Taloushallinnon kehitystrendit ja ulkoistamistarpeet Kvantitatiivinen tutkimus - Tiivistelmäraportti Kari Elkelä, Itella Oyj Pekka Törrönen, AddValue Oy Research series - Tutkimussarja 37/009.10.009 1 FOR INTERNAL USE ONLY VAIN SISÄISEEN KÄYTTÖÖN
1. Tutkimuksen tavoitteet ja toteutus
Tutkimuksen tavoitteet ja toteutus Tavoite Selvittää yritysten taloushallinnon eri prosessien ulkoistamistaso, tulevat ulkoistamistarpeet sekä ulkoistamisen edellytykset Kohderyhmä Toimitusjohtajat ja talousjohtajat yrityksissä, joissa työskentelee yli 00 henkilöä ja liikevaihto on yli 10 miljoonaa euroa. Toteutus Kvantitatiivinen esitutkimus toteutettiin henkilökohtaisina teemahaastatteluna Kvalitatiivinen osa toteutettiin 14 puhelinhaastatteluna, vastaajista % oli toimitusjohtajia ja 74 % hoiti talousjohtajan tehtäviä Tulosten analyysi ja raportointi tehtiin AddValuen ja Itellan yhteistyönä 3
. Taloushallinnon kehittämisen painopisteet 4
Taloushallinnon kehittämisen painopisteet Tärkeimmät kehittämiskohteet ovat johdon raportoinnin ja ennustetyökalujen kehittäminen. Keskeisiksi koetaan myös ostolaskujen muuttaminen sähköisiksi ja kustannustehokkuuden lisääminen. Haasteeksi muodostuu yleensä myös kehittämisresurssien niukkuus. Talousjohtajille tärkeämpinä kohteina nousevat esille taloushallinnon tietojärjestelmien ja prosessien yhtenäistäminen, ostolaskujen muuttaminen sähköisiksi sekä taloushallinnon roolin vahvistaminen strategisessa suunnittelussa. 5
Taloushallinnon kehittämisen painopisteet Erittäin tärkeä Tärkeä Melko tärkeä Vain vähän tärkeä Ei lainkaan tärkeä Johdon raportoinnin kehittäminen 44 44 11 01 Analysointi- ja ennustamistyökalujen kehittäminen 40 41 17 1 Ostolaskujen käsittelyn muuttaminen sähköiseksi 44 34 13 3 Kustannustehokkuuden lisääminen organisoinnissa 31 44 0 Taloushallinnon tietojärjestelmien yhtenäistäminen 38 34 1 7 5 Taloushallinnon prosessien yhtenäistäminen 3 35 1 Sähköisen myyntilaskutuksen kehittäminen 35 35 3 Prosessien tuottavuuden mittaaminen 1 50 10 Roolin vahvistaminen strategisessa suunnittelussa 19 43 9 3 Suoritevolyymien keskittäminen palvelukeskuksiin 19 31 14 17 19 AddValue/Itella - KE 009-0-07 0% 0% 40% 0% 80% 100% Taloushallinnon kehitystrendit ja ulkoistamistarpeet, Toukokuu 009 (n=14)
Taloushallinnon kehittämisen painopisteet toimitusjohtajilla ja talousjohtajilla (erittäin tärkeä + tärkeä %-osuudet) Toimitusjohtaja Talousjohtaja Johdon raportoinnin kehittäminen Analysointi- ja ennustamistyökalujen kehittäminen 78 8 91 88 Ostolaskujen käsittelyn muuttaminen sähköiseksi Kustannustehokkuuden lisääminen organisoinnissa 78 75 83 Taloushallinnon tietojärjestelmien yhtenäistäminen Taloushallinnon prosessien yhtenäistäminen 5 58 77 7 Sähköisen myyntilaskutuksen kehittäminen Prosessien tuottavuuden mittaaminen 5 71 Roolin vahvistaminen strategisessa suunnittelussa Suoritevolyymien keskittäminen palvelukeskuksiin 39 47 53 7 AddValue/Itella - KE 009-0-15 7 0 5 50 75 100 Taloushallinnon kehitystrendit ja ulkoistamistarpeet, Toukokuu 009 (n=14)
Taloushallinnon kehittämisedellytykset 8 Tällä hetkellä taloushallinnon työajasta puolet menee rutiinien ylläpitoon. Tavoite taloushallinnolla olisi, että rutiineihin menisi vain reilu kolmasosa ajasta. Enemmän aikaa haluttaisiin käyttää organisaation toiminnan tuloksellisuuden seuraamiseen ja johdon raportointiin sekä suunnitteluun, budjetointiin, strategian laadintaan sekä päätetyn strategian toteutusedellytysten luomiseen varsinkin toimitusjohtajat haluaisivat, että enemmän aikaa kohdistettaisiin suunnitteluun ja strategiatyöhön. Taloushallinnon kehittäminen jää selvästi talousyksikön ja taloushallinnon palvelukeskuksen johdon tehtäväksi liiketoimintajohdon ja ulkopuolisten asiantuntijain osallistuminen on melko satunnaista Taloushallinnon asiantuntijoilta liikenee kuitenkin kehittämiseen vain runsas viidesosa työajasta.
Taloushallinnon työajan jakaantuminen nykyisin ja tavoitetila (%) Taloushallinnon rutiinien ylläpito 37 5 Tulosseuranta ja johdon raportointi 7 33 Suunnittelu, budjetointi ja strategia 1 30 Nykyinen Tavoitetila AddValue/Itella - KE 009-0-07 9 0 10 0 30 40 50 0 Taloushallinnon kehitystrendit ja ulkoistamistarpeet, Toukokuu 009 (n=14)
Eri ryhmien osallistuminen taloushallinnon kehittämiseen Jatkuvasti Melko säännöllisesti Silloin tällöin Vain harvoin Ei koskaan Oma taloushallinnon henkilöstö 5 30 1 Taloushallinnon palvelukeskuksen johto 38 18 19 5 1 IT-johto ja muu tietotekniikkayksikön henkilöstö 14 38 37 9 Liiketoimintojohto 1 5 48 1 Ulkopuoliset konsultit tai asiantuntijat 1 48 31 8 AddValue/Itella - KE 009-0-07 10 0% 0% 40% 0% 80% 100% Taloushallinnon kehitystrendit ja ulkoistamistarpeet, Toukokuu 009 (n=14)
3. Asennoituminen ulkoistamiseen 11
Asennoituminen ulkoistamiseen Yritykset kokevat, että taantumassa on hyviä edellytyksiä taloushallinnon kehityshankkeille. Yritykset kokevat, että on tärkeää vähentää kiinteitä kuluja, tukitoimet ulkoistaen voi keskittyä omaan ydinliiketoimintaan. Talousjohtajia huolettavat selvästi enemmän ulkoistamiseen liittyvät henkilöstöratkaisut. 1
Asennoituminen taloushallinnon ulkoistamiseen Täysin samaa mieltä Jokseenkin samaa mieltä Ei samaa eikä eri mieltä Jokseenkin eri mieltä Täysin eri mieltä Taantumassa hyvät edellytykset kehityshankkeille 3 44 10 4 Taloushallinto samanlaista toimialasta riippumatta 19 0 7 13 Tärkeää vähentää kiinteitä kustannuksia 34 4 15 4 Henkilöstöratkaisut vaikeimpia ulkoistamisessa 31 38 13 1 Tukitoimet ulkoistaen voi keskittyä ydintoimintaan 4 37 14 19 Keskeisissä taloushallintotehtävissä omat henkilöt 8 3 8 30 10 Aina syytä ulkoistaa jos laskennallisia säästöjä 3 7 1 1 17 Taantumassa ei pidä käynnistää riskihankkeita. 18 18 1 8 Kunnollisia ulkoistusratkaisuja ei ole tarjolla 7 0 1 35 19 AddValue/Itella - KE 009-0-07 13 0% 0% 40% 0% 80% 100% Taloushallinnon kehitystrendit ja ulkoistamistarpeet, Toukokuu 009 (n=14)
Toimitusjohtajien ja talousjohtajien asennoituminen taloushallinnon ulkoistamiseen (täysin tai jokseenkin samaa mieltä %-osuudet) Toimitusjohtaja Talousjohtaja Taantumassa hyvät edellytykset kehityshankkeille Taloushallinto samanlaista toimialasta riippumatta Tärkeää vähentää kiinteitä kustannuksia 7 84 80 81 78 78 Henkilöstöratkaisut vaikeimpia ulkoistamisessa 59 74 Tukitoimet ulkoistaen voi keskittyä ydintoimintaan 58 9 Keskeisissä taloushallintotehtävissä omat henkilöt Aina syytä ulkoistaa jos laskennallisia säästöjä 50 53 53 49 Taantumassa ei pidä käynnistää riskihankkeita 33 34 Kunnollisia ulkoistusratkaisuja ei ole tarjolla 41 0 0 40 0 80 100 AddValue/Itella - KE 009-0-15 14 Taloushallinnon kehitystrendit ja ulkoistamistarpeet, Toukokuu 009 (n=14)
Ulkoistushyödyt Eniten ulkoistuksen uskotaan auttavan siihen, että voidaan itse keskittyä ydintehtäviin. Seuraavaksi tärkein tekijä on kustannussäästöt. Toimitusjohtajat ja talousjohtajat näkevät hyödyt eri tavoin Toimitusjohtajilla korostuvat yhtenäiset toimintatavat ja ydintehtäviin keskittyminen Talousjohtajilla painottuvat kustannussäästöt ja lyhemmät prosessien läpimenoajat 15
Toimitusjohtajien ja talousjohtajien tärkeimmiksi kokemat ulkoistushyödyt (% valitsi tärkeäksi) Voidaan itse keskittyä ydintehtäviin 34 41 Säästetään kustannuksia 7 3 Maksetaan suoritteista, ei kiinteitä kustannuksia Palvelu jatkuvasti saatavissa 19 0 0 4 Toimintatavat yhtenäistyneet 1 Saadaan käyttöön parempaa osaamista 14 15 Prosessien läpimenoajat lyhentyneet 5 11 Raportointi tehostunut 3 3 Toimitusjohtaja Talousjohtaja AddValue/Itella - KE 009-0-10 0 10 0 30 40 50 Taloushallinnon kehitystrendit ja ulkoistamistarpeet, Toukokuu 009 (n=14) 1
4. Ulkoistamistilanne 17
Ulkoistamistilanne Perintä on laajalti ulkoistettu taloushallinnan osa. Selvästi yli puolet yrityksistä on ulkoistanut sen ainakin osittain. Vajaa kolmasosa yrityksistä on ulkoistanut ostolaskujen skannauksen, palkat, matka- ja kululaskut sekä myyntilaskujen lähettämisen 18
Taloushallinnon tehtävien ulkoistamistaso Ulkoistettu kokonaan Ulkoistettu osittain Käytetään apuna vuokratyövoimaa Tehdään omalla työvoimalla Perintä 31 8 39 Ostolaskujen skannaus 9 3 1 7 Palkat, matka- ja kululaskut 0 17 3 Myyntilaskujen lähettäminen 0 1 Ostolaskujen vastaanotto 18 9 7 Maksuliikenne 11 81 Pääkirjanpito 11 87 Ostoreskontra 9 5 1 85 Käyttöomaisuuskirjanpito 9 3 88 Myyntireskontra 7 85 Ostolaskujen käsittely 1 88 Arkistointi 5 11 8 Raportointi 7 93 Controllerin tehtävät 1 98 AddValue/Itella - KE 009-0-10 0% 0% 40% 0% 80% 100% Taloushallinnon kehitystrendit ja ulkoistamistarpeet, Toukokuu 009 (n=14) 19 009-0-17
Ulkoistamiskohteet Vähintään kolmasosa ulkoistuksia tehneistä yrityksistä arvioi useimpien tehtävien ulkoistuksen toteutuneen erittäin hyvin tai erinomaisesti. Parhaiten on onnistuttu perinnän, ostoreskontran ja ostolaskujen vastaanoton ulkoistamisessa huonoiten maksuliikenteen sekä palkka-, matka- ja kululaskujen ulkoistamisessa. Tärkeimpien ulkoistamiskohteiden valinta oli vastaajille vaikeaa. Kärkeen nousivat palkka-, matka- ja kululaskut, ostolaskujen skannaus sekä myyntilaskujen lähettäminen. 0
Ulkoistuksen onnistuminen eri tehtävissä Perintä 45 Ostoreskontra Ostolaskujen vastaanotto 4 43 Pääkirjanpito 40 Ostolaskujen skannaus Myyntilaskujen lähettäminen 37 38 Myyntireskontra Ostolaskujen käsittely Arkistointi 33 33 33 Palkat, matka- ja kululaskut Maksuliikenne 11 5 Toteutunut erittäin hyvin tai erinomaisesti % AddValue/Itella - KE 009-0-07 0 10 0 30 40 50 Taloushallinnon kehitystrendit ja ulkoistamistarpeet, Toukokuu 009 (n=14) 1
Tärkeimmiksi koetut ulkoistamiset Palkat, matka- ja kululaskut 15 Ostolaskujen skannaus 1 Myyntilaskujen lähettäminen 10 Ostolaskujen vastaanotto 9 Pääkirjanpito 8 Ostolaskujen käsittely 7 Perintä Ostoreskontra Maksuliikenne 5 Arkistointi Myyntireskontra Käyttöomaisuuskirjanpito 1 Raportointi Controllerin tehtävät % valitsi tärkeimmäksi AddValue/Itella - KE 009-0-07 0 5 10 15 0 Taloushallinnon kehitystrendit ja ulkoistamistarpeet, Toukokuu 009 (n=14)
5. Tiivistelmä 3
Tiivistelmä: Miksi ulkoistetaan? Mikä vetoaa ulkoistuksessa: Yrityksissä harmitellaan, että taloushallinnon rutiineihin kuluu liikaa aikaa. Niiden sijaan työpanosta haluttaisiin käyttää enemmän kehittämiseen, tulosseurantaan ja budjetointiin. Ulkoistamisen suurimmaksi hyödyksi koetaan juuri se, että rutiinien ulos siirtäminen tarjoaa paremmat mahdollisuudet keskittyä taloushallinnon ydintehtäviin. Kustannussäästöt koetaan varsinkin nyt taantuma-aikana tärkeiksi. Potentiaaliset ulkoistajat: Ulkoistamishalukkuuden edellytyksenä on keskimääräistä suurempi halu kehittää yrityksen taloushallintoa. Joka neljäs 00-500 työntekijän yritys on ulkoistusmyönteinen eli siellä on asenteelliset edellytykset taloushallinnon ulkoistusratkaisujen käyttöönotolle. Tämä on se avarakatseinen potentiaali, joka on halukas keskustelemaan ja arvioimaan ulkoistuksen hyötyjä ja toteutusvaihtoehtoja. 4