KYSYMYKSET JA VASTAUKSET: KOTIHOIDON PALVELUN HANKINTA Jyväskylän kaupungin perusturvan toimialan tarjouspyynnöstä, jonka hankintailmoitus julkaistiin Hilma-ilmoituskanavassa 3.11.2015, annettiin mahdollisuus pyytää lisätietoja sähköpostitse lähettämällä kysymykset tarjouspyynnössä ilmoitettuun osoitteeseen info@ptcs.fi 11.11.2015 klo 12 mennessä. Määräaikaan mennessä saapui 24 kysymystä. Tähän asiakirjaa on koottu esitetyt kysymykset ja niihin annetut vastaukset. Kysymykset ja vastaukset on pyritty lajittelemaan asiakokonaisuuksien mukaisesti. Palveluntuottajia pyydetään tutustumaan kaikkiin kysymyksiin ja vastauksiin. Vastaukset ja täsmennykset tulee huomioida tarjousta laadittaessa. HUOM. hankinnasta on julkaistu korjausilmoitus Hilma-ilmoituskanavassa 20.11.2015. Korjausilmoitus korvaa 3.11.2015 julkaistun hankintailmoituksen. Hankintailmoitukseen ja tarjouspyyntöön on korjattu tarjouksen jättötapa. Tarjouspyynnön kohtaa 8. Tarjousten jättäminen on korjattu ja korjattu muotoilu on seuraava: Tarjous on toimitettava hankintayksikölle viimeistään 27.11.2015 kello 14.00 seuraavaan sähköpostiosoitteeseen: hankinnat@ptcs.fi. Sähköpostin liitetiedostojen tulee olla tallennettu yleisimmillä toimisto-ohjelmilla luettavaan muotoon esimerkiksi.doc/.docx, xls./.xlsx /.pdf,.ppt/.pptx tai.jpeg tiedostoiksi. Määräajan jälkeen saapuneita tarjouksia ei oteta huomioon. Seuraava muotoilu on poistettu tarjouspyynnöstä: Hankintayksikölle osoitettu tarjous suljetussa kirjekuoressa paperiversiona ja allekirjoitettuna on toimitettava viimeistään 27.11.2015 kello 14.00. Lisäksi tarjous on toimitettava sähköisenä versiona USB-muistitikulla samassa kirjekuoressa paperiversion kanssa. Sähköisen version tulee olla tallennettu yleisimmillä toimisto-ohjelmilla luettavaan muotoon esimerkiksi.doc/.docx, xls./.xlsx /.pdf,.ppt/.pptx tai.jpeg tiedostoiksi. Tiedostojen tulee olla siirrettävissä tallennusvälineeltä tietokoneen muistiin. Jos sähköisen ja paperiversiona toimitetun tarjouksen välillä on ristiriita, noudatetaan tarjouksen paperiversiota. Tarjousmerkintä Tarjous: Kotihoidon palvelun hankinta sekä tarjoajan nimi on mainittava kirjekuoressa. Posti- ja käyntiosoite: Jyväskylän kaupunki, Vanhuspalvelut OIVA-keskus, Pirkko Soidinmäki Keljonkatu 26, A-talo 40600 Jyväskylä KYSYMYKSET JA VASTAUKSET Hankinnan aikataulu ja palvelun aloittaminen 1. Tarjouksen dl. on 27.11.2015 ja toiminnan siirtymisaika uudelle palveluntuottajalle on 25.1. 7.2.2016, kuinka nopeasti / mihin mennessä hankintayksikkö tekee päätöksen / ilmoittaa päätöksen tarjoajille?
VASTAUS: Hankintapäätös pyritään tekemään viikolla 50 tai 51. Hankintapäätös pyritään antamaan sähköisesti tiedoksi tarjoajille samana päivänä, kun se on tehty. Hankintalain 77 :n mukainen hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 21 päivän kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi. Kotihoidon palvelua koskeva sopimus voidaan tehdä vasta odotusajan jälkeen. 2. Tuleeko valitulle palveluntuottajalle sakkoja, jos sopimus olisi jo allekirjoitettu ja palvelua ei pystyttäisikään aloittamaan 25.1.2016 mennessä, mikäli palveluntuottaja on ilmoittanut viivästymisestä tilaajalle? VASTAUS: Tarjouspyynnön liitteen 5A Sopimus kohdassa 22 Sopimussakot mainitaan palvelun aloittamisen viivästymisestä seuraavaa: Palveluntuottajan havaitessa, ettei hän voi noudattaa sopimuksen mukaista palvelun aloittamisajankohtaa, palveluntuottajan on ilmoitettava siitä välittömästi tilaajalle sekä kerrottava ajankohta milloin palvelun tuottaminen alkaa. Mikäli palveluntuottamisen aloitus viivästyy sovitusta, tilaajalla on oikeus sopimussakkoon osoittamatta, että palvelun viivästymisestä on aiheutunut vahinkoa. Oikeutta sopimussakkoon ei ole jos viivästys johtuu tilaajan syyksi luettavasta seikasta. Sopimussakko on viisituhatta euroa (5.000) euroa jokaiselta alkavalta kalenteriviikolta, jolla palveluntuottaja ylittää sovitun aloitusajan. Tilaajalla on oikeus vähentää sopimussakko palveluntuottajalle maksettavista maksuista. Jos palvelun aloittaminen viivästyy enemmän kuin kymmenen (10) arkipäivää, tilaajalla on oikeus purkaa sopimus päättymään välittömästi. Sopimuksen purku on tehtävä kirjallisesti. Mikäli palveluntuottamisen aloitus viivästyy, on tilaajalla oikeus sopimussakkoon, vaikka palveluntuottaja olisi ilmoittanut viivästymisestä tilaajalle. Hoitokäynnit ja asiakaskunta 3. Miten asiakkaat ovat jakautuneet eri työvuoroihin (käyntien määränä, aikana)? VASTAUS: Hoitokäyntejä on suurin piirtein saman verran arkena ja viikonloppuna. Pääsääntöisesti suihkutukset hoidetaan arkipäivinä. Lähes kaikilla kotihoidon asiakkailla on vähintään 1 x / vrk kotikäynti. Aamulla käyntejä eniten klo 7-10, päivällä klo 12 14 sekä illalla klo 17 21. 4. Millaisia etäisyyksiä asiakkaiden välillä on? Kuinka pitkiä siirtymisiä asiakaskäyntien välillä on? VASTAUS: Kotihoidon toinen tiimi ajaa päivittäin noin 20 30 km, koska toimisto on Huhtasuolla. Muiden kotihoidon tiimien kilometrit ovat vaihdellen 3-20 km riippuen siitä, onko käyntejä apteekissa tms.
Kauimmaisena nykyisestä tiimitilasta, Nevakatu 1, asuvan asiakkaan luo on 4 km, muissa tiimeissä noin 2 km. Aittotiimin asiakkaat ovat melko tasaisesti Yläaitankadun, Väliaitankadun ja Ala-aitankadun sekä tuohimutkan, Tavintien ja Kivääritehtaan alueilla. Muiden tiimien asiakkaat ovat tasaisesti ympäri Huhtasuota, Kangasvuorta, Kangaslampea ja Sulkua. Muutama asiakas on myös Rasinrinteellä. 5. Mikäli tilaajalla on tieto, niin mikä on keskimääräinen ajettu kilometrimäärä / käynti? VASTAUS: Ks. kysymys 4. 6. Mikäli tilaajalla on tieto, niin mikä on keskimääräinen kotikäynnin pituus? VASTAUS: Keskimääräinen kotihoitokäynnin kesto on ollut n. 25 min ajalla 8/2015 ja 9/2015. Tarjouspyynnön liitteen 1A kohdasta 4 ilmenee seuraavat tiedot: Huhtasuo-Aittorinne-alueen kotihoidossa oli ajalla 8/2015 67 asiakasta, 1231,98 toteutunutta kotihoitotuntia/kk ja 2935 toteutunutta käyntiä/kk. Huhtasuo- Aittorinne-alueen kotihoidossa oli ajalla 9/2015 66 asiakasta, 1042,02 toteutunutta kotihoitotuntia/kk ja 2535 toteutunutta käyntiä/kk. Asiakasmäärä ja hoito- ja palvelusuunnitelman mukaisen tunnit voivat sopimuskaudella lisääntyä tai vähentyä. Tilaaja ei sitoudu määräostovelvoitteeseen. 7. Mikäli tilaajalla on tieto, niin mikä suhde ko. kotihoidon palveluista on ollut kotihoitajan käyntejä / kotisairaanhoitajan käyntejä? VASTAUS: Jos 10 työntekijän tiimi, niin suhde on n. 8-9 lähihoitajaa / 1-2 sairaanhoitajaa. Palvelun sisältö, työajan laskeminen ja laskuttaminen 8. Kuuluuko palveluntuottajan vastuulle laboratorio- ja hoitotarvikkeiden järjestäminen vai voiko palveluntuottaja hakea esim. laboratoriovälineitä terveyskeskuksesta? Onko hoitotarvikkeiden/laboratoriovälineiden hakeminen laskutettavaa aikaa? VASTAUS: Palveluntuottajan tulee hankkia laboratorio- ja hoitotarvikkeet. Verinäyteputket saa Keski-Suomen keskussairaalan näytteenottokeskuksesta. Laboratorio- ja hoitotarvikkeiden hakeminen ei ole laskutettavaa aikaa. 9. Onko laboratorionäytteiden vienti laboratorioon laskutettavaa aikaa? Entä apuvälineiden kuljettaminen lainaamoon/asiakkaalle? VASTAUS: Laboratorionäytteiden käsittelyyn voi asiakkaalle tilastoida säännölliseen kotihoitoon 20 min / kerta. Laboratorionäytteiden vieminen laboratorioon ja apuvälineiden kuljettaminen ei ole laskutettavaa aikaa. 10. Toimiiko palveluntuottaja yhteistyössä kaupungin tukipalveluiden edustajien kanssa siten, että palveluntuottaja on tasavertaisessa asemassa kaupungin omiin
kotihoitoalueisiin nähden (esim. apuvälineiden kuljetus, hoitotarvikkeiden tilaus/kuljetus)? Jos ei, niin ovatko nämä asioita, mistä palveluntuottaja saa laskuttaa kaupunkia? VASTAUS: Palveluntuottaja toimii yhteistyössä tukipalvelutuottajien kanssa, mutta myös kaupungin omassa toiminnassa kotihoidon henkilöstö huolehtii asiakkaiden apuvälineiden, hoitotarvikkeiden ym. kuljetukset, tilaukset jne. Ei ole erikseen järjestetty tukipalveluiden kuljetuksia. Eivät ole laskutettavaa työtä. Ilmoitetut toteutuneet kotihoitotunnit sisältävät välitöntä asiakaskohtaista työaikaa, sekä lisäksi asiakkaan hoitoon, Jyväskylän kaupungin tilastointiohjeen mukaisesti, liittyvää välillistä asiakastyötä joka tilastoidaan myös asiakkaan säännölliseen kotihoitopalveluun ja se on näin ollen myös palveluntuottajan laskuttamaa aikaa. 11. Mikä on asiakaskäynnin laskutussykli (esim. 10 min tai 15 min)? Mikäli asiakaskäynti venyy suunniteltua pidemmäksi, voiko käynnin laskuttaa toteutuneen ajan mukaan? VASTAUS: Kotihoidon toteutuneet palvelut tilastoidaan asiakkaalle minuutilleen, joten myös palveluntuottaja laskuttaa toteutuneen todellisen ajan mukaisesti /kuukausi. Jos käynti venyy suunniteltua pidemmäksi esim. asiakkaan voinnin takia, tilastoidaan käynti toteutuneen hoitoajan mukaan. 12. Mikäli asiakas joutuu äkillisesti sairaalaan, miltä ajalta suunnitellun asiakaskäynnin voi laskuttaa? VASTAUS: Jos asiakkaalle on suunniteltu esim. aamu- ja iltakäynnit (17 min/aamukäynti ja 22 min/iltakäynti) ja asiakas joutuu aamukäynniltä sairaalaan, aamukäynti tilastoidaan asiakkaan säännölliseen kotihoitoon toteutuneen todellisen ajan mukaan ja iltakäyntiä palveluntuottaja ei voi laskuttaa. 13. Laskutetaanko turvapuhelinkäynti toteutuneen ajan mukaan? Tehdäänkö turvapuhelinkäynti yhden vai kahden hoitajan voimin? VASTAUS: Turvapalvelukäynnin palveluntuottaja laskuttaa toteutuneen ajan mukaan tilaajalta. Turvapalvelukäynti voi olla yhden hoitajan suorittama tai kaupungin oman turvapalvelutyöntekijän parina tai mahdollisesti joskus palveluntuottajan kahden työntekijän suorittamana (tällöin palveluntuottaja voi laskuttaa tilaajaa kahden työntekijän turvakäyntiajasta). 14. Onko Efficassa mobiilikirjausmahdollisuus? VASTAUS: Ei tällä hetkellä. 15. Käyntien hinta ilmoitetaan tuntihintoina. Laskutusperuste on aina alkava tunti? Nykyinen henkilöstö VASTAUS: Laskutusperuste on aikaperusteinen, ei alkava tunti. Asiakaskäynnit tilastoidaan minuutin tarkkuudella, joka on laskutuksen peruste. Ks. myös kysymys 11.
16. Montako työntekijää on työskennellyt aamuvuorossa arkisin, lauantaisin ja sunnuntaisin ja sama iltavuorosta? VASTAUS: Tällä hetkellä aamuvuorossa on työntekijöitä n. 8 ja iltavuorossa työntekijöitä on n. 4. 17. Onko valittavalla palveluntuottajalla mahdollisuus palkata nykyhenkilöstö? Millaisilla ehdoilla nykyhenkilöstö työskentelee ja millä ehdoin siirtymä olisi mahdollinen? Lääkärit VASTAUS: Kilpailutuksen perusteella valittava palveluntuottaja tulee edellisen kilpailutuksen perusteella valitun palveluntuottajan tilalle. Palvelua on tuottanut aiemmin Visita Oy / Pihlajalinna Terveys Oy. Mikäli tarjoaja haluaa lisätietoja nykyhenkilöstön ehdoista ja palkkaamisesta, voi se olla yhteydessä aiempaan palveluntuottajaan. 18. Pitääkö palvelu sisällään kotihoidon asiakkaiden lääkäripalvelut? VASTAUS: Ei. Alueen terveyskeskuslääkäri toimii asiakkaan omana lääkärinä. 19. Miten lääkäripalvelut on järjestetty? Voiko palveluntuottaja laskuttaa kaupungilta asiakkaiden lääkäriasioiden hoitamiseen käytettävästä työajasta? VASTAUS: Alueen terveyskeskuslääkäri toimii asiakkaan omana lääkärinä ja lääkärikäynnit hoituvat terveyskeskuslääkärin vastaanotolla. Palveluntuottaja ei voi laskuttaa tilaajaa erikseen asiakkaiden lääkäriasioiden hoitamisesta. Muut kysymykset 20. Tarjouspyynnössä sekä perus- että sairaanhoidollisten työtehtävien suorittamiseen vaaditaan alan koulutus. Liitteen 1a kohdassa 8.1 eritellyistä perustehtävistä osa (esimerkiksi kodinhoidolliset tehtävät sekä asiointiavut) on kuitenkin luonteeltaan sellaisia, että niiden suorittaminen ei sinänsä vaatisi alan koulutusta. Miksi koulutusvaatimus koskee kaikkia perustehtäviä? Onko sellainen malli mahdollinen, jossa palveluntuottaja tuottaa asiointiavun ja kodinhoidollisten tehtävien kaltaiset perustehtävät kouluttamattomalla (mutta tehtäviin perehdytetyllä) henkilöstöllä? VASTAUS: Malli, jossa palveluntuottaja tuottaa asiointiavun ja kodinhoidollisten tehtävien kaltaiset perustehtävät kouluttamattomalla (mutta tehtäviin perehdytetyllä) henkilöstöllä, ei ole mahdollinen. Työntekijöiden tulee täyttää tarjouspyynnössä asetetut vaatimukset. Tarjouspyynnön liitteen 1A kohdan 8.1 Perustehtävät mukaan Työntekijällä on oltava vähintään sosiaali- ja/tai terveysalan kouluasteen ammatillinen tutkinto ja työntekijän on täytettävä kohdan 11 vaatimukset. 21. Mikä on palvelun nykyinen hinta tällä alueella entäs muilla aiemmin kilpailutetuilla alueilla?
VASTAUS: Hintavertailu suoritettiin edellisessä kilpailutuksessa samalla tapaa kuin nyt. Edellisen kilpailutuksen perusteella valittujen palveluntuottajien vertailuhinnat olivat nyt kilpailutuksen kohteena olevalla alueella (Huhtasuo-Aittorinne) seuraavat: 1. Palveluntuottaja: 3034,00 euroa 2. Palveluntuottaja: 3079,60 euroa Edellisen kilpailutuksen perusteella valittujen palveluntuottajien vertailuhinnat olivat alueella Keljo-Keltinmäki seuraavat: 1. Palveluntuottaja: 3120,00 euroa 2. Palveluntuottaja: 3209,30 euroa 22. Voiko palveluvastaavan nimetä kilpailutustuloksen selvittyä, jos sitoutuu annettuihin vähimmäisvaatimuksiin? VASTAUS: Voi. Sitoutuminen tulee toimittaa jo tarjouksen mukana. Vakiintuneen oikeuskäytännön mukaan tarjoajalta ei voida edellyttää, että sillä täytyisi jo tarjouksen tekohetkellä olla käytettävissään palvelun harjoittamista varten tarpeelliset resurssit. Riittävää on, että tarjoaja on osoittanut hankintayksikölle luotettavalla todennäköisyydellä, että sillä on sopimuksen täyttämisen alkaessa siihen edellytykset. Tarjoajan tulee luotettavalla todennäköisyydellä osoittaa, että sopimuskauden alkaessa sillä on palvelun toteuttamista varten käytettävissään tarjouspyynnön vaatimukset täyttävä palveluvastaava, esimerkiksi antamalla tarjouksen liitteenä sitoumus vaatimukset täyttävän henkilön palkkaamisesta. 23. Onko Jyväskylässä kotihoidossa sähkölukot käytössä? Jos on, niin voiko palveluntuottaja hyödyntää näitä (maksusta/maksutta)? VASTAUS: Ei ole sähkölukkoja 24. Tarjouspyynnössä (sivulla 1) mainitaan, että kilpailutettava alue on havainnollistettu liitteessä 1 B. Liitteessä 1300_liite-1b-karttaliite on kaksi erillistä karttaa. Ensimmäisessä kartassa on nimetty Huhtasuo ja Aittorinne. Koskeeko hankinta vain ensimmäisen kartan vai liitteen kummankin kartan mukaista aluetta? VASTAUS: Hankinta koskee vain aluetta Huhtasuo ja Aittorinne. Hankinta koskee vain liitteen 1B Karttaliite ensimmäisen kartan mukaista aluetta. Hankinta ei koske karttaliitteen toisen kartan mukaista aluetta.