KOKEMUKSIA ITÄ-SUOMEN HUOLTOPALVELUT LIIKELAITOSKUNTAYHTYMÄN, SERVICAN TOIMINNASTA Terveys- ja talouspäivät 26.9.2013, Hämeenlinna TkL Ari Simonen
SISÄLLYS 1. Servican lyhyt esittely liikelaitoskuntayhtymänä 2. Omistaja-tilaajan asiakkuus, terveydenhuollon toimintaympäristö 3. Servican palvelutuotanto ja sopimusrakenne 4. Kahden omistajan palvelutuotannon sidosyksikkö ja sen merkitys sopimus- ja palvelutoimintaan 5. Keskeiset kokemukset tilaajan ja asiakkaiden näkökulmasta 6. Ensimmäisen tuotantovuoden palvelutuottajakokemuksia 7. Jatkokehitystarpeet ja -suunnitelmat 26.9.2013 www.servica.fi
1. SERVICAN ESITTELY Omistajat Kuopion kaupunki yli 50 % Pohjois-Savon sairaanhoitopiiri alle 50 % Servican tehtävänä on tuottaa jäsenilleen ja muille asiakkaille huollon tukipalveluja Ruokapalvelut Laitos- ja välinehuollon palvelut Kiinteistö- ja logistiikkapalvelut 26.9.2013 www.servica.fi
Servican organisaatio Yhtymäkokous Tarkastuslautakunta Johtokunta Toimitusjohtaja Yhtymähallinto (10) Johtoryhmä Laitos- ja välinehuollon palvelut (50) Laitoshuollon hallinto (501) Sairaaloiden laitoshuolto (502) Muiden toimintapisteiden laitoshuolto (503) Välinehuolto (504) Ruokapalvelut (60) Ruokapalvelujen hallinto (601) Hoiva- ja hoitoalan ateriapalvelut KYS (602) Hoiva- ja hoitoalan ateriapalvelut Kuopio (603) Henkilöstön ja alueelliset ateriapalvelut (604) Lasten- ja nuorten ateriapalvelut (605) Yhteiskeittiö 26.9.2013 (607) www.servica.fi Kiinteistö- ja logistiikkapalvelut (70) Kiinteistö- ja logistiikka palveluiden hallinto (701) Logistiikkapalvelut (702) Kiinteistöpalvelut (703)
SERVICAN ESITTELY Servican toimipaikkoja (vakituinen työpiste) on Kuopion seudulla yli 100 sekä laitos- ja kiinteistönhoidon kohteita yli 300 Kummankin luovuttavan omistajatahon henkilöstöstä siirtyi Servicalle n.10 %. Noin puolet Servican henkilöstöstä työskentelee KYSin Puijon sairaalan ja Kuopion Harjulan sairaalan alueella. Henkilötyömäärät (htv) ja v. 2013 arvioidut liikevaihdot toimialoittain ovat: Toimiala Liikevaihto, M Htv Ruokapalvelut 25,0 344 Laitoshuolto 24,0 670 Kiinteistö-ja 21,7 201 logistiikkapalvelut Yhtymähallinto 22 yhteensä 70,7 1237 26.9.2013 www.servica.fi
VISIO, ARVOT JA TOIMINTA-AJATUS Parasta tukipalvelua Hyvinvoiva henkilöstö Tuloksellisuus Asiakaslähtöisyys Rohkeus Servica tuottaa asiakkailleen laadultaan ja hinnaltaan parhaita ruokapalveluja, laitos- ja välinehuoltoa sekä kiinteistöja logistiikkapalveluja. 26.9.2013 www.servica.fi
Terveydenhuollon toimintaympäristö Kaupalliset yritykset ja yksityiset palvelun tuottajat Kaupalliset yritykset ja yksityiset palvelun tuottajat 7 Hallinnon tukipalvelut Pesulapalvelut Hallinto/talous Hoitotarvikkeet Verihuolto LääkehuoltoVälinehuolto ja materiaalit Apuväline palvelutapuväline Diagnostiikka palvelut V Palvelutuotanto Diagnostii kka Lääkintälaitehuolto Kiinteistö IT- palvelut Laitoshuolto huolto ja tieto- sähkö, vesi,jäteliikkenne Apuvälinepalvelut Kuljetukset Ruokahuolto Kaupalliset Kaupalliset yritykset ja yksityiset palvelun palvelun tuottajat tuottajat Kaupalliset yritykset ja yksityiset palvelun tuottajat
3. SERVICAN PALVELUTUOTANTO JA SOPIMUSRAKENNE KIINTEISTÖPALVELUT LOGISTIIKKAPALVELUT LAITOSHUOLTO VÄLINEHUOLTO RUOKAPALVELUT SOPIMUSRAKENNE 26.9.2013 www.servica.fi
LOGISTIIKKAPALVELUT KESKUSVARAS TO TÄYTTÖPALVEL U TERMINAALI SISÄKULJETUK SET LOGISTIIKKA PALVELUT POTILASSIIRR OT PAARITAKSEIL LA LÄHETTIPALVE LUT JÄTEHUOLTO POSTIPALVELU T 26.9.2013 www.servica.fi
LAITOSHUOLLON PALVELUT JA REMONTTISIIV., ESIM. PARTIOTOIMIN TA KIINTEISTÖN- MUUTTO- AVUSTAMIS- TEHTÄVÄT, OHJAUS, POTILASKULJE TUK-SET YLLÄPITO-, JAKSOTTAINE N SIIVOUS LAITOSHUOLTAJA VÄLINE- JA HUOLTO TEKSTIILI- JA VUODEHUOLT O JA MÄÄRÄAIKAIS- APUVÄLINE- HOITOTEHTÄV ÄT RUOKAPALVEL UT, ESIM. RUOKAILUSSA AVUSTAMINEN JA KAHVITARJOIL UT MUUT HUOLTOTEHT., ESIM. VIHERKASVIN HOITO 26.9.2013 www.servica.fi
VÄLINEHUOLLON PALVELUT VÄLINEIDEN PUHDISTUS, DESINFEKTIO JA KUIVAUS LOGISTIIKKA JA TÄYTTÖPALVEL U- TEHTÄVÄT OSASTOILLA VÄLINEIDEN TARKASTAMIN EN, KOKOAMINEN JA PAKKAAMINEN KONEIDEN PUHDISTUS, DESINFEKTIO JA KÄYTTÖKUNTO ON SAATTAMINEN VÄLINEHUOLTAJA VÄLINEIDEN STERILOINTI OMAVALMISTEI -DEN TEKEMINEN JA JAKELU PROSESSIN DOKUMENTOIN TI T-DOC TOIMINNAN- OHJAUSJÄRJES TELMÄÄN 26.9.2013 www.servica.fi
SOPIMUSRAKENNE PUITESOPIMUS 3 + 3 vuotta KYS Servica, Kuopio - Servica PUITESOPIMUS Servica Tilaaja-rooli Palvelusopimukset Kohdekohtaiset ja erillissopimukset tilaustyösopimukset Palveluryhmät Palvelukuvaukset 13.11.2012 www.servica.fi
4. KAHDEN OMISTAJAN PALVELUTUOTANNON SIDOSYKSIKKÖ JA SEN MERKITYS SOPIMUS- JA PALVELUTOIMINTAAN (AS, 2 diaa) sidosyksikköasema on Servicaa velvoittava, Servica on osaomistajana muissa konsernin palvelu- ja yhteistyöyrityksissä: Sakupe Oy, Istekki oy, IS-Hankinta Oy ja Kuhilas Oy molemmilla omistajilla on oma puitesopimuksensa Servican kanssa ja keskinäinen jäsensopimus omistaja-tilaajilla on keskinäinen tilaaja koordinointiryhmä palvelusopimukset tehdään KYSin osalta selkeästi toimialatilaajien johdolla ja Kuopiossa ruokapalveluissa palvelualuejohtoisesti ja kiinteistöpalveluissa ja laitoshuollossa tilakeskusjohtoisesti molemmilla on toimialoittain nimetyt tilaajaedustajat 26.9.2013
5. KAHDEN OMISTAJAN PALVELUTUOTANNON SIDOSYKSIKKÖ JA SEN MERKITYS SOPIMUS- JA PALVELUTOIMINTAAN molempien omistajien palvelusopimukset ovat kaikki kirjallisia ja perusrakenne on sama palvelujen sisältö ja palvelukuvaukset on KYSillä viety osastotasoille pääsääntöisesti Kuopion palvelukuvaukset ovat monin osin yleispiirteisempiä, tuottajan kannalta palvelukuvauksien erilaisuus on perusteltua ja tarpeellista itsenäisen tuottaja-asema edellyttää kuitenkin täysin autonomista operatiivista asemaa ja joko: hintajoustavaa tai sisältöjoustavaa sopimusperustetta Kuopio on kilpailuttanut sekä laitoshuoltoa, kiinteistönhoitoa että ruokapalveluja (Nilsiä) 26.9.2013
6. ENSIMMÄISEN TUOTANTOVUODEN PALVELUTUOTTAJAKOKEMUKSIA Tilaaja-tuottaja malliin siirryttäessä suositellaan ennakkovalmistelut tehtäväksi painottaen seuraavia: palvelujen tuotteistus ja siihen sisältyvä budjetointi ja seuranta siten, että tilaajaksi jääville tulee riittävä käsitys siitä, mitä tulevat tilaamaan ja mitä se oikeasti maksoi ennen siirtymistä valitaan tuottajan liiketoimintamuoto siten että se tukee omistajan/omistajien muita strategisia valintoja (mm. sidosyksikköasema, markkinoille meno, voitontavoittelu tai myynti) tehdään henkilöratkaisuja ajoissa ja siten, että tuottajan operatiivinen johto sitoutuu ja tilaajaosaaminen on tuottajaa ainakin hiukan parempi ja tilaajaresurssi on riittävä valmisteluissa on keskityttävä suuriin linjoihin eikä pyrittävä ratkaisemaan ennakkoon yksityiskohtia, jotka selviää vasta toiminnan kautta 26.9.2013
6. ENSIMMÄISEN TUOTANTOVUODEN PALVELUTUOTTAJAKOKEMUKSIA Tilaaja-tuottaja malliin siirryttäessä suositellaan tilaajan ennakkovalmistelut tehtäväksi painottaen seuraavia: Työnjako eri osapuolien kanssa on syytä määrittää ennakkoon: Tilaajat erityisesti talous- ja budjettiosaajia, joiden kautta valtuustojen ja lautakuntien päättämät määrärahat ja talousarvio kulkee Palvelutilaajat ovat substanssiosaajia, jotka tuotteistavat hankittavat palvelut ja ovat palvelujen loppukäyttäjien yhdyshenkilöitä Palvelujen loppukäyttäjät toimivat suoraan tuottajan palvelujen vastaanottajina ja samalla tuotannon sopimuksenmukaisuuden todentajina. 26.9.2013
6. ENSIMMÄISEN TUOTANTOVUODEN ESIIN TUOIMIA ONGELMIA Laskutuksen oikeellisuus ja arvonlisäveron tulkinta Sopimusten palvelukuvausten sisältö ja tulkinta palvelun käytännön jalkauttaminen kentälle sekä tuottajan että palvelun tilaajan ja palvelun käyttäjän henkilöille Käyttäjäpalvelujen monimuotoisuus sisältyminen vuokranantajan vuokraan ja tilaajan Servican kanssa tekemiin palvelusopimuksiin käyttäjäehtoiset, ei vuokraan sisältyvät käyttäjäpalvelut ja niiden laskuttaminen vuokralaiselta Huoli ns. huolehtimisvelvollisuuden säilymisestä Taloudellisen ja tehokkaan toiminnan mittarit Palvelupyyntöjen (vikailmoitus) vasteajat 26.9.2013
7. JATKOKEHITYSTARPEET JA SUUNNITELMAT Sopimusten kehittäminen Kiinteistöhoidon tavoitehintaiset sopimukset (kuukausiveloitettavat kohteet), jossa sekä porkkanaa että piiskaa; kustannusten alituksista hyötyvät molemmat ja ylityksissä vastuuta tuottajalla Tarvikelaskutus erilleen tavoitehinnasta: Servicalle keskitetty tarvike- ja materiaalihankinta oman varaston kautta on yksi Servican v. 2013 tuottavuustavoitteista Käyttäjäpalvelut erilleen tavoitehinnasta: käyttäjäpalvelukuvaukset tarvitaan, jossa myös tilaus- ja laskutusmenettelyt Käyttäjäpalveluiden selkeyttäminen tilan vuokraajan ja vuokralaisten välillä, siten, että vuokralainen voi tilata vuokraan sisältymättömät palvelut suoraan palvelutuottajilta 26.9.2013
7. JATKOKEHITYSTARPEET JA SUUNNITELMAT, TUOTTAVUUSOHJELMA 2013 T Tulot 1T: myyntiä konsernin sisällä lisätään uuden myynnin kautta, jolloin yksityisen palvelun osuutta omistajien ostoista korvataan Servican palvelutuotannolla 1-3 % v. 2012 ostosummiin verrattuna 2T:konsernin ulkopuolista myyntiä julkisyhteisöille lisätään 5-10 % vuoteen 2012 verrattuna, mutta sidosryhmä-asema säilytetään. Johtokunnan asettamat M- ja T -kokonaistavoitteet saavutetaan toimialojen yhteisvaikutuksena siten, että toimialoittain asetetaan kullekin alalle ja alan tilanteeseen soveltuvat tavoitetasot. Seuraava tavoitetaulukko toimialoittain täydennettynä esitetään johtokunnalle ennen v. 2013 budjettipäätöstä 26.9.2013
7. JATKOKEHITYSTARPEET JA SUUNNITELMAT, TUOTTAVUUSOHJELMA 2013 Menot 1M: toimialojen palkkamenojen euromääräinen summa ei kasva suhteessa henkilömäärään vuodesta 2012. Palkkamenojen kasvu ensi vuonna 2%. Käytännössä tämä tarkoittaa, että varahenkilöstöä käytetään tehokkaasti ja Servican määräaikaisten palkkasumma vähenee 50 % vuoteen 2012 verrattuna, joka tarkoittaa n. -50 htv/5%, 2M: tilojen ja vuokrien osalta käyttömenot pienenevät, v. 2012 vuokralla olevien tilojen määrä vähenee 10 % tai vuokra alenee. 3M: palvelujen ostoja konsernin ulkopuolelta pienennetään 30 %, jolloin tuotetuista palveluista tehdään enemmän omalla henkilökunnalla. 4M: palvelutuotantoon hankittavien tarvikkeiden ja materiaalien hankintaa tehostetaan ja säädellään: tarvikkeiden ja materiaalien tehokkaan oman käytön mittarina on niiden laskutuksen läpimenoaika, jonka tulee lyhentyä 20 %. 26.9.2013
7. JATKOKEHITYSTARPEET JA SUUNNITELMAT Yhteisiä kehityskohteita ja niiden toimenpiteitä Palvelukuvausten tarkentaminen em. tavoitteita varten Kiinteistönhoidon tuntikohteisiin listaus ns. minimitehtävistä, niille kuittausmenettely Kiinteistövalvomon ja päivystystoiminnan kehittäminen, siirto Servican päätoimipaikan yhteyteen ja Servican palvelukeskuksen perustaminen, jonne mm. käyttäjäpalvelutilaukset ohjataan Selkeytetään palvelupyyntöjen reititystä ja sovitaan tarkemmin toimintamallista, keskitetään pyynnöt Servican palvelukeskukseen, joka kirjaa ne ja lähettää myös tilausvahvistuksen Puitesopimuksen mukaisesti Servican toimintajärjestelmä (laatu, ympäristö, työturvallisuus, -hyvinvointi, talous) on käytössä 2013 aikana ja tilaajille intrayhteydellä selattavissa 26.9.2013
7. JATKOKEHITYSTARPEET JA SUUNNITELMAT Servican laskutustoiminnan kehittäminen Laskutuksen oikeellisuus saadaan 95 %:ksi v. 2013 loppuun mennessä ja kulujen kohdennus on kiinteistökohtaisesti aukoton Alv-menettelyt on yhtenäistetty ja verottajan hyväksymät Palvelutuotannon laskut saadaan hyväksyntään ja laskutukseen kahden (2) viikon kuluessa palvelun valmistumisesta Vikakorjauksen luenta on tehty kahden (nyt 3) päivän sisällä toimenpiteitä varten Vikakorjaukset kirjataan välittömästi kiinteistöjärjestelmiin 26.9.2013
7. JATKOKEHITYSTARPEET JA SUUNNITELMAT Tukipalvelutoiminnan kehittämiseksi ja kumppanuuden kehittämisen varmistamiseksi Servica esittää, että: Kuopion konserniohjausjohtaja, palvelualueiden ja tilakeskuksen talouspäälliköt/kysin talous- ja tukipalvelujohto sekä Servican johto järjestäytyvät TILTU-ohjausryhmiksi Ohjausryhmät järjestäytyisi v. 2013 alussa ja sopisi vuodelle 2013 työohjelman ja kokousrytmin 26.9.2013
7. JATKOKEHITYSTARPEET JA SUUNNITELMAT TILTU-ohjausryhmissä yhteensovitettavia ja päätettäviä asioita Palvelutuotannon kokonaisuuden hallinta; sisältö, laatu, hinnoittelu ja ennakointi KYSin kehittämisen vaatimat tukipalvelutarpeet ja muutokset Yhteisten laskutusmenettelyjen varmistaminen ja omakustannushinnoittelun läpinäkyvyyden varmistaminen Servican tilaajille toimittaman raportoinnin laajuus ja laatu Kiinteistöjen laitos- ja kiinteistönhoito osana osastojen maksamaa vuokrahintaa sekä vuokraan sisältymättömät tilaajapalvelut ja niiden tilaus- ja laskutusmenettelyt joustavat palvelusopimukset ja palvelukuvaukset sekä hinnoittelun avoimuus kaikissa tukipalveluissa Esimies- ja asiantuntijapalvelut tuotteistettuna Talousarviovalmistelut ja hinnoittelujen perusteet ennakoituina 26.9.2013
SERVICAN v. 2013 toteutuvia investointeja YHTEISKEITTIÖ VALMISTUU ELOKUUSSA 2013 26.9.2013 www.servica.fi
Servican yhteiskeittiö Puijon sairaalan yhteydessä on otettu käyttöön syyskuussa 2013 26.9.2013 www.servica.fi
SERVICAN TULEVAKSI PÄÄTOIMIPAIKAKSI SUUNNITELLAAN LEVÄSENTIE 3, V. 2013 26.9.2013 www.servica.fi
SERVICAN TULEVAKSI PÄÄTOIMIPAIKAKSI SUUNNITELLAAN LEVÄSENTIE 3, MUUTTO V. 2013 AIKANA 26.9.2013 www.servica.fi
Servican asiakastiedote 18.9.2013 kertoo käytännössä, missä yhteiskunnassa mennään: 26.9.2013 www.servica.fi