CxO Academy CxO Mentor Oy

Transkriptio

1 CxO Academy CxO Mentor Oy Kehityshankkeen kipupisteet ja niiden lievittäminen Reino Myllymäki

2 Projektimentorointi on vähän kuin viikkosiivousta. Ei viikkosiivouksessakaan kodista puhdasta tule mutta sen jälkeen kodissa on olennaisesti vähemmän pölyä ja likaa. Mentoroinnin seurauksena projektin kipupisteiden määrä vähenee ja onnistumisen todennäköisyys paranee.

3 VAROITUS! Tämä esitys on tehty todellisista projekteista kertyneiden mentorointikokemusten pohjalta eikä siis edusta ideaalista eikä tavoitteellista mallia. Usein projektimentorointi alkaa vasta RFI/RFP-prosessin aloituksen tienoilla. [Tätä kalvoa ei ole alkuperäisessä esityksessä]

4 Epäonnistuuko tietojärjestelmäprojekti aina? 32 % = Onnistui 24 % = Epäonnistui 44 % =? Lähde: The Standish Group: Chaos Report 2009

5 Yleisesti ottaen noin 70 % tietojärjestelmäprojekteista keskeytetään tai joutuu vakaviin vaikeuksiin tai tuloksia ei oteta käyttöön Lähde: esim. Onnistunut tietojärjestelmäprojekti. Osa 1: Neuvoja tietojärjestelmää hankkivalle

6 CxO Kehityshankemalli 2.2

7 CxO Kehityshankemalli 2.2

8 Projektilla on alku ja loppu Alku valmistelutyö Varsinainen projektityö Tulosten käyttöönotto Loppu

9 valmistelutyö Arkkitehtuuri -kysymykset Business Case Idea, jolla linkki strategiaan Prosessit Toiminnot RFI & RFP - prosessit Sopimusneuvottelut Varsinainen projektityö laajuus tavoitteet G0 Saa valmistella G1 Saa suunnitella

10 alku idea, josta kaikki alkoi Useimmiten idea pohjaa strategiaan, vaikkei yhteys olisikaan kristallinkirkas. Esimerkiksi: Jokin järjestelmä on riittämätön liiketoiminnan uusille tarpeille Kasvava yritys tarvitsee edes jonkin järjestelmän hallitakseen osto- ja myyntilaskutusta (ja kaikkea sen väliltä) Kansainvälistyvä yritys tarvitsee platformin (olemassa olevat poliittisesti mahdottomia?) Joskus idean yhteys strategiaan on epäselvä Toimitusjohtaja haluaa SAPin ja saa kanssa!

11 alku idea, josta kaikki alkoi Yritysjohdolla on usein idean toteuttamiseen liittyviä rajoitteita, joita on vaikea kyseenalaistaa: Kokemuksia aiemmista projekteista, toimittajista tai järjestelmistä Makro- tai mikrotason näkemyksiä siitä, miten asiat pitää hoitaa Vastakauppasidonnaisuuksia Sisäpoliittisia ongelmia Yksipuolisten näkemysten avartaminen jää usein ulkopuolisen asiantuntijan tehtäväksi.

12 valmistelutyön kipukohdat Mitä mukaan? Tunnistettu? Kuvattu? Omistajat? Yhteensopivuus, MD Tarvittavat parannustoimet Arkkitehtuuri -kysymykset Kustannusten ali- ja hyötyjen yliarviointi, entä riskit? Business Case Idea, jolla linkki strategiaan Prosessit Toiminnot RFI & RFP - prosessit Sopimusneuvottelut Varsinainen projektityö laajuus tavoitteet G0 Yleensä liian laaja -> vaiheistus Poliittiset ja tekniset ongelmat Saa valmistella Aikataulun realistisuus? Budjetin G1 tiukkuus! 80/20 sääntö. Saa suunnitella

13 valmistelutyön kipukohdat Idea, jolla linkki strategiaan Prosessit Toiminnot Tunnetaanko ratkaisumarkkinat? Kaikki vaihtoehdot huomioitava! RFI- ja RFP-vaiheiden kattavuus ja työläys Arkkitehtuuri -kysymykset Vertailut ja valinnat RFI & RFP - prosessit Business Case Voidaanko allekirjoittaa? Mitä itse asiassa allekirjoitetaan? Sopimusneuvottelut Varsinainen projektityö laajuus tavoitteet Aikataulun realistisuus? Neuvottelustrategia Lisenssiehdot. Exit-ehdot. Rahoitusasiat. Miten saadaan yhteisymmärrys paperille? G0 Saa valmistella G1 Saa suunnitella

14 Huono sopimus = kivi kengässä vuosia Neuvoteltavia sopimuksia on useita Pää- eli puitesopimus ja toimitussopimus Lisenssisopimus ja lisenssien ylläpito- ja tukipalvelusopimus Helposti keskitytään vain toimitussopimukseen. Aikapula voi estää hyvien lisenssiehtojen saavuttamisen. Hyvä lisenssisopimus mahdollistaa Riippumattomuuden toimipisteestä, liiketoiminnasta ja toimintamaasta Yrityksen rakenteen muutokset Yritysten osien myynnit Yritysostot ja liiketoiminnan kasvun Yrityksen pienenemisen Lisenssiehtojen tarkistaminen jää usein yrityksen lakimiehen tai ulkopuolisen asiantuntijan tehtäväksi.

15 Varsinainen projektityö Liiketoimintamuutosten suunnittelu Viestintä Muutospyyntöjen hallinta Liiketoimintamuutosten toteutus Esimäärittely Määrittely Toteutus ja testaus Sopimusneuvottelut Käyttöönoton valmistelu organisointi Toimittajan hallinta Integraatiot G1 Saa suunnitella G2 Saa toteuttaa Saa ottaa käyttöön G3

16 Varsinaisen projektityön aloittaminen Prosessien omistajat/avainosaajat mukaan Nimilistojen sijaan osallistumista Kokemus vs. näkemys Liiketoimintamuutosten toteutus Liiketoimintamuutosten suunnittelu Älä delegoi tietohallinnolle. Viestintä Muutospyyntöjen hallinta Esimäärittely Viestinnän merkitys usein aliarvioidaan Monikanavainen ja roolipohjainen viestintä Muutos pohjustetaan viestinnällä 3-tasoinen toimittajanhallinta alusta alkaen Hallitse toimittajaa Määrittely ei päinvastoin Tiukkuus ja reiluus Toteutus ja testaus Sopimusneuvottelut Käyttöönoton valmistelu organisointi Toimittajan hallinta Integraatiot Ohjausryhmä kokoon jo valmistelussa. Oikeat ihmiset (valtaa, näkemystä, aikaa) G1 mukaan. Saa Hyvä suunnitella projektipäällikkö (oma, vuokrattu, mentorilla vahvistettu?). Projektisuunnitelma! G2 Saa toteuttaa Saa ottaa käyttöön G3

17 Liiketoiminnan on muututtava? Liiketoimintamuutosten suunnittelu Viestintä Muutospyyntöjen hallinta Ei ole kiire, sillä IT-osasto ei ikinä pysy aikataulussa Sopimusneuvottelut Todelliset hyödyt saadaan määrittely Esi- ajattelu pois. Älä automatisoi roskaa. toimintatapamuutoksilla. Liiketoimintamuutosten toteutus Käyttöönoton valmistelu Määrittely Muutokset valmisteltava ajoissa Toteutus ja Uudet toimintatavat ja järjestelmät testattava yhdessä Itekseen testaus ei tapahdu mitään: muutosjohtaminen! organisointi Pidä kiinni kilpailukyvylle oikeasti tärkeistä asioista. Toimittajan Muissa asioissa hyväksy valmisjärjestelmän Integraatiot prosessit. Määrittelyn hallinta ongelmat näkyvät toteutuksessa. G1 Saa suunnitella G2 Saa toteuttaa Saa ottaa käyttöön G3

18 Tietojärjestelmä rakennetaan Liiketoimintamuutosten toteutus Liiketoimintamuutosten suunnittelu Kirjaa ja käsittele muutospyynnöt. Viestintä Kaikki muutokset ohjausryhmään! Muutospyyntöjen hallinta Määrittelyn ja testauksen väli lyhyeksi. Harkitse ketteriä menetelmiä. Testaa! Esimäärittely Määrittely Toteutus ja testaus Sopimusneuvottelut Käyttöönoton valmistelu organisointi Toimittajan hallinta Vain valmista käyttöön! Aikalisä, jos tarpeen. Mikäli mahdollista: pientä, tärkeää ja toimivaa 1. aallossa: onnistuminen! Integraatiot G1 Saa suunnitella Saa toteuttaa Saa ottaa käyttöön Integraatiot toisiin järjestelmiin selkeä kipukohta sekä kustannusten, aikataulun G2 että testauksen osalta. Älä ala-arvioi! Selkeä arkkitehtuuri helpottaa. G3

19 Käyttöönotto Tehostettu tuki Viestintä Muutospyyntöjen hallinta Business Case puntariin Käyttöönoton valmistelu Pilottikäyttö Käyttönotto vaiheittain Käyttö lopetus purkaminen Muutosjohtaminen Loppuraportti G3 Saa ottaa käyttöön Saa lopettaa G4

20 Käyttöönotto Taklaa ongelmat tehostetulla tuella. Valmistaudu teknisiin murheisiin. Käyttöönoton valmistelu Tehostettu tuki Pilottikäyttö Viestintä Valitse 1. käyttööotto huolella: onnistuminen vai ei? Käyttönotto vaiheittain Jatka muutospyyntöjen hallintaa. Siirrä tukiorganisaatiolle. Käyttö Business Case puntariin Taklaa huhut asiallisella viestinnällä. lopetus Pidä käyttöönottoprojekti lämpimänä. Ota huomioon kulttuurierot. purkaminen Muutospyyntöjen hallinta Muutosjohtaminen Loppuraportti G3 Palkitse käyttäjät, rankaise vastaanhangoittelijoita. Vain ne, jotka käyttää, saa tilata muutoksia. Ole asiallinen. Saa ottaa käyttöön Saa lopettaa G4

21 lopettaminen Viestintä Laske kustannukset, arvioi hyödyt. Miten kävi? Tehostettu tuki Muutospyyntöjen hallinta Business Case puntariin Projektijuhla! Käyttöönoton valmistelu Pilottikäyttö Käyttönotto vaiheittain Käyttö lopetus purkaminen Muutosjohtaminen Loppuraportti Lessons learned G3 Saa ottaa käyttöön Saa lopettaa G4

22 Toteutus & käyttöönotto kärsii valmistelusta Tavoite Tarjous x x Ok x y Ei Ok x z Ok? Monet ongelmat pohjustetaan valmisteluvaiheessa Ohjausryhmä koolle viimeistään RFI/RFP - prosessin aikana! Määrittele tavoitteet, vertaa tarjouksia. Sopimuksiin vaiheistukset ja asialliset exit pointit; joskus kannattaa keskeyttää eikä jatkaa. Vaadi kunnollista, maksa kunnolla, kirjaa sopimuksiin. Investoi aikaa ja osaamista sopimusneuvotteluihin.

23 CxO:n projektimentorointi Valmisteluvaiheessa Selventämään yhteistä tahtotilaa Valmistelun health check Business Casen laadinnan tuki RFI/RFP/Sopimusneuvottelu -vaiheiden tuki Varsinaisen projektin aikana Projektipäällikön ja projektin omistajan tuki Projektityön health check Projektipäällikkö verkostosta Testausosaamista ja työkaluja verkostosta Yrityksen johtamisen kehittäminen Avainhenkilöiden tukeminen mentoroinnin keinoin Kehitys-, projekti- ja sovellussalkun hallinnan valmennus Arkkitehtuurityön & arkkitehtuurista vastaavien mentorointi

24 Kiitos!

25 CxO Mentor Oy Apu haasteisiisi löytyy täältä: Sales Director Petteri Haipus, p Leading Mentor Tomi Dahlberg, p Leading Mentor Reino Myllymäki, p Managing Mentor Toni Hinkka, p Sales Assistant Sari Tuur-Salonen, p Url: Y-tunnus: S-posti: Osoite: Perintötie 2d, Vantaa Ennen kuin aloitat, hanki hyviä neuvoja, ja kun sitten olet tehnyt päätöksesi, toimi viipymättä. -Sallustius CxO Mentor Oy