CxO Mentor Oy. Miksi IT-projekti epäonnistuu miten epäonnistumiset estetään? Reino Myllymäki. CxO Mentor Oy

Transkriptio

1 CxO Mentor Oy Miksi IT-projekti epäonnistuu miten epäonnistumiset estetään? Reino Myllymäki 2010

2

3 Onnistunut tietojärjestelmäprojekti -kirjan julkistus ellemme epäonnistu ;-) CxO Mentor Oy

4 Reino Myllymäki Keskeiset saavutukset ja erityisosaaminen tietohallinnon organisointi ja strategiatyö tietojärjestelmäprojektien arviointi Työkokemus Leading Mentor, CxO Mentor Oy Business Director, Wedo Consulting Oy CIO, YIT Oyj Toimitusjohtaja, YIT Tietotekniikka Oy Tietohallintopäällikkö, YIT Oyj Kehitysinsinööri, YIT Oyj, Atk-vastaava, Otto Wuorio Oy, Luottamus- ja sivutehtävät Puheenjohtaja, IT Forum Päätoimittaja, Tietohallinnon Joht. Käsikirja Johtoryhmän jäsen, Hetkyn Tietohallintokerho Tietoviikko-lehden valinta 100 tivi-vaikuttajan joukkoon Koulutus Diplomi-insinööri, TKK 1992

5 CxO Mentor Oy Missio: Jotta suomalaiset osaisivat johtaa paremmin. Jotta sinä menestyisit! Teemme sen tarjoamalla asiakkaidemme käyttöön huippuasiantuntijoitamme eri aloilta Kuva: Andrew Dunn

6 It-alan vanhempainyhdistys CxO Mentor sempauttelee tietohallintoja yritysjohtoväkeä eri teemoilla tiuhahkosti. Kauko Ollila erikoistoimittaja Tietoviikon Joutokommentissa

7 Esityksen näkökulmat Epäonnistuuko aina? Miksi epäonnistuneet tekivät niin? Mitä onnistumiseksi pitäisi tehdä?

8 EPÄONNISTUUKO AINA?

9 Epäonnistuuko tietojärjestelmäprojekti aina? 32 % = Onnistui 24 % = Epäonnistui 44 % =? Lähde: The Standish Group: Chaos Report 2009

10 Epäonnistuuko tietojärjestelmäprojekti aina? 2 % yli 10 M$ (7,5 M ) projekteista onnistui Lähde: The Standish Group via Panu Kause: Suurten tietojärjestelmähankkeiden suunnittelun ja johtamisen haasteet. Ixonos, 2009.

11 Epäonnistuuko tietojärjestelmäprojekti aina? 46 % alle $ (0,6 M ) projekteista onnistui Lähde: The Standish Group via Panu Kause: Suurten tietojärjestelmähankkeiden suunnittelun ja johtamisen haasteet. Ixonos, 2009.

12 Epäonnistuuko tietojärjestelmäprojekti aina? 60 % keskisuurten yritysten ERP-projekteista ylitti budjettinsa Lähde: 2008 ERP Report Part III. ERP Implementation at SMBs Versus Large Organizations. Panorama Consulting Group, 2009.

13 Liiketoiminnan mielipide: Projektit eivät oikein onnistu Lähde: IT-barometri tutkimus 78 % 48 % 43 % 73 % Projektien tulos vastaa suunniteltua Projektit pysyvät budjetissaan Projektit pysyvät aikataulussaan Projektit saavuttavat liiketoiminnalliset tavoitteet

14 Yleisesti ottaen noin 70 % tietojärjestelmäprojekteista keskeytetään tai joutuu vakaviin vaikeuksiin tai tuloksia ei oteta käyttöön Lähde: yhteenveto useasta em. lähteestä

15 Projektien epäonnistuminen on: Taloudellinen taakka sekä organisaatioille itselleen että kansantaloudelle Mahdollisuus sekä henkilökohtaiseen että kollektiiviseen itseluottamuksen menettämiseen, mikä on edellistäkin kohtaa vakavampi seuraus.

16 MIKSI EPÄONNISTUNEET TEKIVÄT NIIN?

17 Tausta Keväällä 2009 aloimme kerätä tarinoita epäonnistuneista tietojärjestelmäprojekteista. Tarinoiden perusteella Toni Hinkka kirjoitti Reino Myllymäen päätoimittamaan Tietohallinnon johtamisen käsikirjaan artikkelin Tietojärjestelmäprojektin sudenkuopat. Olimme ilmeisesti päästäneet pirun irti ja jatkoimme tarinoiden keräämistä. Jo syyskuussa 2009 kirjoittaa aiheesta kirjan. 80 % kirjasta on kirjoitettu Kirja julkistettiin Finlandiatalolla Onnistunut ERP-projekti -tapahtumassa

18 Kirjan lähestymiskulma 1 Kirja perustuu haastattelemalla saatuihin ja mediasta kerättyihin tarinoihin sekä kirjoittajien omiin kokemuksiin. Lähestymiskulma perustui Anna Karenina -periaatteeseen Kaikkiaan 61 tarinasta 55 pystyttiin analysoimaan (nyt ) Tarinat epäonnistuneista projekteista analysoitiin CxO:n kehityshankemallia vasten. Kaikki onnelliset perheet ovat toistensa kaltaisia; jokainen onneton perhe on onneton omalla tavallaan Leo Tolstoi Anna Karenina

19 CxO Kehityshankemalli 2.2

20 CxO Kehityshankemalli 2.2

21 Kirjan lähestymiskulma 2 Tarinoista poistettiin identifioimiseen tarvittavat yritys-, henkilö- ja tuotenimet. Pyrimme löytämään sekä välittömät että perimmäiset epäonnistumiseen johtaneet syyt. Ongelmana oli, että perimmäisten syiden ketjussa edeltävä syy löytyy aina edeltävästä vaiheesta eli ensin valmisteluvaiheesta ja sitten organisaatiosta itsestään. Problematiikkaa kuvastaa tietojärjestelmäprojekteissakin ongelmien kehitysprosessi, joka on kuvattuna Jared Diamondin kirjassa Romahdus. Ongelmia ei osata odottaa Ongelmia ei havaita Ongelmia ei tunnusteta Ongelman ratkaiseminen ei onnistu tuho

22 Analyysin tulokset Epäonnistumisen syy löytyivät seuraavista projektin vaiheista (suluissa loppuun asti viedyt projekti): Valmisteluvaihe 98 % (100 %) Tietojärjestelmän rakentaminen 71 % (81 %) Tietojärjestelmän integrointi 43 % (46 %) Liiketoiminnan kehittäminen 71 % (86 %) Projektin kokonaishallinto 81 % (80 %) Käyttöönotto 23 % (24 %) Muut tutkitut osa-alueet Toimittajat 42 % Liiketoiminnan ja tietohallinnon yhteistyö 29 %

23 Valmisteluvaihe 98 % Strategialinkki Laajuus Tavoitteet Business Case Riskit Mahdollisuudet Nyky- ja tavoiteprosessit Sopimusneuvottelut Arkkitehtuurikysymykset Järjestelmä- ja toimittajavalinnat Valmisteluvaiheen virheitä ja puutteita löytyi paljon jokaiselta osa-alueelta! Erityisen vaikeita ovat: Arkkitehtuurikysymykset 55 % Strategialinkki, laajuus, tavoitteet 47 % Prosessit 44 % Kaikki muut vähintään 31 % Myyjille jäi epäselväksi miten heidän mahdollisille tulospalkkioille käy jatkossa sekä myöskin pelko asiakkaiden myyntien ohjautumisesta pois omista myynneistä.

24 Projektin kokonaishallinto 81 % Toimittajan hallinta 45 % Projektin organisointi Organisointi 43 % Roolit ja toimintatavat 41 % Projektin vaiheistaminen 29 % Muutoshallinta 26 % Onnistuneen projektin ehto on projektin suunnittelu. Yleensä projektin suunnittelun puutteeseen palataan, jos projekti epäonnistuu. Suunnittelu Organisointi Toimintatavat Viestintä Vaiheistus Raportointi Katselmointi Toimittajahallinta Riskien hallinta Mahdollisuudet Alasajot Muutoshallinta

25 Tietojärjestelmän rakentaminen 71 % Liiketoiminnan vaatimusmäärittelyt 33 % Tekniset ja toiminnalliset määrittelyt 41 % Toteuttaminen ja testaaminen 45 % Käyttöönoton valmistelu 20 % Toteutusvaiheen kustannukset ylittyivät, koska työmäärä-arviot perustuivat puutteellisiin määrittelyihin. Määrittelyjä täydennettiin ja osittain myös muutettiin vielä toteutusvaiheessa. Liiketoiminnan vaatimusmäärittelyt Toiminnalliset ja tekniset määrittelyt Toteutus ja testaus Käyttöönoton valmistelu

26 Integrointi 43 % Master Data 20 % Integrointi 36 % BI/DW N/A Master Data on miina, johon kaikki hankkeet kaatuvat. Tietojärjestelmätoimittajat ovat hyviä välttämään vastuuta: vika [on] ollut asiakkaassa. Master Data Integrointi BI/DW

27 Liiketoiminnan kehittäminen 71 % Nyky- ja tavoitetila & niiden erot 31 % Toimintatapamuutosten suunnittelu 35 % Yhteistestaus 38 % Muutosjohtaminen 24 % Mukaan otetaan avainhenkilöt, jotka ovat avainhenkilöitä muissakin asioissa, joten heillä on kiire, mistä seurauksena joko projekti ei saa aikaa tai ihmiset ylikuormittuvat. Liiketoiminnan nykytila, tavoitetila ja gapit Toimintatapamuutosten suunnittelu Toimintatapojen ja järjestelmien yhteistestaus Muutosjohtaminen

28 Käyttöönotto 23 % Kun yhdet ostavat, toiset ottavat käyttöön ja kolmannet yrittävät käyttää, se on viittä vaille katastrofi. Hämmästyttävää kyllä, 17 % keskeytetyistä projekteista ehti käyttöönottovaiheeseen saakka Käyttöönotto kärsii usein edellisten vaiheiden puutteista Käyttöönoton valmistelun puutteista Teknisistä murheista Liiketoiminnan kypsymättömyydestä

29 MITÄ ONNISTUMISEKSI PITÄISI TEHDÄ?

30 Emme jääneet laakereille lepäämään!

31 Tausta Ensimmäisen kirjan Onnistumisen siemeniä osuus jäi hiukan kevyeksi Heti julkaisun jälkeen syksyllä 2010 näytti olevan sosiaalista tilausta työkirjalle, jossa epäonnistuminen käännettäisiin onnistumiseksi. Bongasin kirja-arvostelun Haastatteluja VR-jupakan vuoksi Kirjan kirjoittaminen aloitettiin Kirja julkistettiin m/s Viking Mariellalla Hetkyn Akva-kerhon syysristeilyllä kansallisena epäonnistumisen päivänä

32 Kirjan rakenne Kirjan jaottelu otettiin Hinkan ja Hirvensalon artikkelista Tietohallinnon johtamisen käsikirjaa 21 neuvoa, jakaantuen kolmeen lukuun Kehityshankkeen lähtökohdat Oma toiminta Toimittajan hallinta

33 Kehityshankkeen lähtökohdat 1. Onhan projektille aito liiketoimintatarve? 2. Mahdollistaako liiketoiminnan nykytila projektiin panostamisen? 3. Tukevathan johtamisjärjestelmä ja kulttuuri projektin onnistumista? 4. Onhan projekti valmisteltu huolella? 5. Laadi projektille kattavat ja selkeä tavoitteet sekä business case 6. Onko liiketoiminnan kriittiset menestystekijät määritetty? 7. Think Big, Start Small

34 Oma toiminta 8. Resursoi oikein jo alussa 9. Hanki osaava projektipäällikkö ja/tai hankejohtaja 10. Laita projektin omistajuus ja ohjausryhmä sekä prosessien omistajuus kuntoon alusta alkaen 11. Käytä projektinhallinta ja kuvausmenetelmiä 12. Unohda kiire ja säästäminen väärissä paikoissa! 13. Johtaminen, johtaminen ja johtaminen 14. Tee iteratiivisesti ja visualisoi

35 Toimittajan hallinta 15. Valitse itsellesi sopiva toimittaja 16. Tee toimittajan kanssa molemmin puolin hyvä sopimus 17. Hallitse toimittajaa jämäkästi mutta reilusti 18. Ovathan toimittajan projektipäällikkö ja muut avainhenkilöt päteviä ja sitoutuneita? 19. Tarkista eteneminen jokaisessa tarkistuspisteessä 20. Tarkista toimittajan osaaminen 21. Vältä räätälöintiä

36 MITÄ MUUTA PITÄISI VIELÄ TEHDÄ?

37 Liiketoiminnan mielipide: IT on kyllä tärkeää, mutta 89 % 52 % 25 % 34 % vastaajista uskoi IT:n roolin korostuvan kilpailutekijänä liiketoiminnan vastaajista piti IT:tä osana yritysstrategiaa tai liiketoiminnan strategiaa tukevana tietohallintojohtajista pääsee mukaan liiketoimintojen strategiatyöhön tietohallintojohtajista kuuluu organisaationsa ylimpään johtoryhmään Lähteet: IT-barometri 2010, Tietohallintojen johtaminen Suomessa 2011, CxO Mentor Oy

38 IT-projekti Liiketoiminnan kehitysprojekti Asiaa on vatvottu jo 20 vuotta mutta: IT-asiat otettava osaksi organisaation normaalia päätöksentekoa Riikinkukot pingviinien maassa kulttuuri lopetettava IT-projekti Tietojärjestelmäprojekti Liiketoiminnan kehitysprojekti

39 Kohti onnistuneita projekteja Hallintotapa/työjärjestys Yhtenäiset investointiohjeet CTO:lle* Arkkitehtuuri Salkunhallinta (kehitys/projekti/sovellus) Projektitoiminta Ohjausryhmät toimintaan jo projektin valmisteluvaiheessa Projektikulttuuri! Kohti strategista kehittämistä Koko ketju: liiketoimintamalli-operatiivinen malli-prosessit-organisaatiotietojärjestelmät-it-palvelut-it-infra otettava kokonaisuutena harkintaan Liiketoiminnan ja tietohallinnon saumaton yhteistyö *Yhtä hyvin CIO:lle, jos niin halutaan!

40 CxO Mentor Oy Apu haasteisiisi löytyy täältä: Sales Director Petteri Haipus, p Leading Mentor Tomi Dahlberg, p Leading Mentor Reino Myllymäki, p Managing Mentor Toni Hinkka, p Sales Assistant Sari Tuur-Salonen, p Url: Y-tunnus: S-posti: Osoite: Perintötie 2d, Vantaa Ennen kuin aloitat, hanki hyviä neuvoja, ja kun sitten olet tehnyt päätöksesi, toimi viipymättä. -Sallustius CxO Mentor Oy