Johtamiskulttuurin puutteet tärkeimmät liiketoiminnan ja tietohallinnon yhteistoiminnan esteet

Koko: px

Aloita esitys sivulta:

Download "Johtamiskulttuurin puutteet tärkeimmät liiketoiminnan ja tietohallinnon yhteistoiminnan esteet"

Jari Pääkkönen
7 vuotta sitten
Katselukertoja:

1 Johtamiskulttuurin tärkeimmät liiketoiminnan ja tietohallinnon yhteistoiminnan esteet CxO Academy tutki yhteistyössä IT Forumin ja IT Governance Forumin kanssa liiketoiminnan ja tietohallinnon yhteistoiminnan esteitä. Tutkimukseen vastasi yhteensä 70 liiketoiminnan ja tietohallinnon vaikuttajaa lähes yhtä monesta organisaatiosta. Yleensä Merkittävimmiksi liiketoiminnan ja tietohallinnon yhteistoiminnan esteiksi osoittautuivat organisaation johtamiskulttuurissa ja prosessien omistajuuksissa, molemmat tunnistettiin esteiksi 70 %:ssa vastauksissa. Yli puolet (53 %) tunnisti esteiksi myös projektikulttuurin ja IT-väen käyttämän terminologian. Viidenneksi yleisimmäksi liiketoiminnan ja tietohallinnon yhteistoiminnan esteeksi osoittautuivat tietojen omistajuuksissa; puolet vastaajista tunnisti tämän mm. Master Data Managementiin vaikuttavan ongelman. Johtamiskulttuurin Prosessien omistajuuden Projektikulttuurin IT-väen käyttämä terminologia Tietojen omistajuuden 0 % 15 % 29 % 44 % 59 % 74 % 88 % Liiketoiminta Tietohallinto Yhteensä Kuva 1. Merkittävimmät yksittäiset yhteistoiminnan esteet Kysymysten yhteenveto osoittaa, että vastaajien mielestä suurimmat yhteistyön esteet löytyvät organisaation yleisjohtamisen puutteista (96 %), IT:n kommunikoinnista (76 %), projektikulttuurin puutteista (64 %), IT:n osaamisesta ja molempien osapuolten aikaisemmista kokemuksista (57 %).

2 Liiketoiminta Liiketoimintaa edusti tutkimuksessa reilut 20 % (N=15) vastaajista. Liiketoimintaa edustavien mielestä pahimpia liiketoiminnan ja tietohallinnon yhteistoiminnan esteitä ovat hieman yllättäen prosessien omistajuuksissa ja odotetusti IT-väen käyttämä terminologia; 60 % vastaajista nosti esiin nämä ongelmat. Yli puolet (53 %) liiketoiminnankin edustajista nosti esiin organisaation johtamiskulttuurissa. Vajaat puolet (47 %) tunnisti ongelmaksi projektikulttuurin ja 40 % liiketoiminnan vastaajista nosti esiin seuraavat asiat: liiketoiminnan mielikuvat IT:n huonosta palvelutasosta ja/tai IT-palvelujen kalleudesta, IT-asioiden päätöksenteossa, liikkeenjohdon välinpitämättömyys esim. hankkeiden reunaehtoihin (kuten arkkitehtuurikysymykset) ja vahvat ennakkoasenteet ja toisen osapuolen aidon kuuntelemisen puuttuminen. Vedettäessä kysymyksiä yhteen, havaittiin yleisjohtamisen puutteiden olevan yhteistyön este peräti 87 %:n mielestä ja IT:n kommunikoinnin 80 % mielestä. 60 %:n mielestä parannettavaa on myös IT:n osaamisessa ja henkilösuhteissa liiketoiminnan ja tietohallinnon välillä. Tietohallinto Valtaosa vastaajista (N=55, lähes 80 %) edusti tietohallintoa. He nostivat suurimmiksi esteiksi organisaation johtamiskulttuurissa (75 %) ja prosessien omistajuuksissa (73 %). Kolmanneksi merkittäväksi esteeksi nousi tietojen omistajuuksissa (58 %) ja seuraavaksi listalle nousivat projektikulttuurin (55 %), IT-väen käyttämä terminologia (51 %) ja liiketoiminnan mielikuvat IT:n huonosta palvelutasosta ja/tai IT-palvelujen kalleudesta. Kysymysten yhteenveto osoittaa, että tietohallinnon näkemys yhteistyön esteistä on hyvin samankaltainen kuin liiketoiminnankin, joskin painotukset ovat erilaisia. Peräti 96 %:n mielestä esteenä ovat yleisjohtamisen ja 75 %:n mielestä IT:n kommunikointi. Kolmantena listalla on 67 %:lla projektikulttuuriin liittyvät. Näkemyserot Yleisesti ottaen näkemyserot liiketoiminnan ja tietohallinnon edustajien välillä eivät ole tutkimuksen mukaan suuria mutta muutama vahva näkemysero on kyllä varsin helppo huomata. Merkittävimmät näkemyserot on kuvattu kuvassa 2.

3 Tietojen omistajuuden Johtamiskulttuurin Kommunikaatio-ongelmat ylimmän johdon ja keskijohdon välillä IT-väen kommunikoinnin Puutteet kehityshankkeiden päätöksenteossa Liiketoimintaväen käyttämä terminologia 0 % 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % 70 % 80 % Liiketoiminta Tietohallinto Näkemysero Kuva 2. Merkittävimmät näkemyserot tutkimuksen mukaan. Kaikki merkittävät näkemyserot ovat syntyneet siten, että tietohallinnon edustajat pitävät ongelmia suurempina kuin liiketoiminnan edustajat. Asetelman johdosta helposti odottaa, että nämä yhteistoiminnan esteet olisivat nimenomaan liiketoiminnan ongelmia. Näin ei kuitenkaan ole. Tutkimuksen mukaan merkittävin näkemysero on tietojen omistajuuteen liittyvissä puutteissa. Tietojen omistajuus onkin toisen tutkimuksen (Dahlberg & Hinkka 2010) mukaan useissa yrityksissä epäselvä ja käytännössä hajallaan liiketoiminnassa siitä huolimatta, että tehtävänimikkeen perusteella vastuu tiedon hallinnasta kuuluisi tietohallintojohtajalle (CIO). Puutteet organisaation johtamiskulttuurissa koettiin sekä liiketoiminnan että tietohallinnon edustajien joukossa merkittäviksi yhteistoimintaa estäviksi ongelmiksi, tietohallinnon edustajien joukossa tosin suuremmiksi kuin liiketoiminnassa. Samantyyppinen tilanne on puutteissa kehityshankkeiden päätöksenteossa. Yllättävää on, että tietohallinnon edustajat kokevat IT-väen kommunikoinnin suuremmiksi kuin liiketoiminnan edustajat. Liekö ongelman tunnistamisen ongelmista vai mistä kyse, että nimenomaan tietohallinto kokee kommunikaation ylimmän johdon ja keskijohdon välillä ongelmaksi. Yllättävää sen sijaan ei ole, että tietohallinnon edustajat kokevat heidän ja liiketoiminnan välisen yhteistoiminnan esteeksi liiketoimintaväen käyttämän terminologian selvemmin kuin liiketoimintaväki itse. Sen sijaan IT-väen käyttämä terminologia on yhteistoiminnan este molempien osapuolten mielestä. Yhteen vedettyjä kysymyksiä tarkasteltaessa huomattiin, että ainoa merkittävä ero liittyy projektikulttuuriin, jonka muodostavat yhteistoiminnan esteitä selvimmin tietohallinnon edustajien kuin liiketoiminnan edustajien mielestä.

4 CxO: yhteistoimintaa voidaan parantaa Liiketoiminnan ja tietohallinnon yhteistoiminnan esteet ovat yksi perinteisistä tietotekniikan hyödyntämisen, tietoteknisten palvelujen ja niillä käsiteltävän tiedon johtamisen ongelmista. Yhteistoiminnan merkittävimmät esteet liittyvät yrityksen johtamiseen, jota voidaan parantaa monin keinoin. Hyvään johtamistapaan (Corporate Governance) kuuluvien rooli- ja tehtäväkuvausten sekä erityisesti kehityshankkeisiin ja tietohallintoon liittyvien päätöksentekomallien määrittäminen ja käyttöönotto laajasti ymmärretyn IT:n osalta tuo nopeimmat hyödyt. IT:n johtamisen alueelle tuotuja Corporate Governance -periaatteita kutsutaan Corporate Governance of IT and Information -periaatteiksi. Rooli- ja tehtäväkuvausten sekä päätöksentekomallin lisäksi tällöin tulevat sovituiksi myös IT:n liiketoiminnalliset tavoitteet sekä tavoitteiden toteutumisen seuranta. Lukuisten tutkimusten mukaan näiden periaatteiden noudattaminen ja IT:n tuottamien hyötyjen määrä ovat keskenään voimakkaasti riippuvaisia. Enemmän työtä vaatii prosessien määrittäminen ja niiden omistajien sopiminen samoin kuin tietojen omistajuuden määritteleminen. Näidenkin määrittelyllä saataisiin tutkimuksen perusteella parannettua yhteistyötä merkittävästi. Tällöinkin Corporate Governance of IT and Information periaatteet sopivat määrittelyn lähtökohdiksi. Siitä huolimatta, että kehittäminen on pitkään pohjautunut projektimaisiin ponnistuksiin, projektikulttuurin haittaavat yritysten toimintaa ja kehitystä edelleen. Tämä on ymmärrettävää erityisesti prosessiteollisuudessa ja palveluliiketoiminnassa, joissa prosessit hallitsevat päivittäistä toimintaa. Kannattaa muistaa, että panostuksen on oltava pitkä, jotta johtamis- ja projektikulttuurit saadaan kehittymään oikeaan suuntaan. Vaikka edellä mainitut toimenpiteet kohdistuvatkin lähinnä yrityksen yleisjohtamiseen, on sekä liiketoiminnoilla että tietohallinnolla tehtävää. Erityisesti jos yrityksellä on monta toisistaan poikkeavaa liiketoimintaa ja keskitetty tietohallinto, kannattaa tietohallinnon ja liiketoimintojen rajapintaan perustaa Relationship Managementiksi kutsuttu toiminto. Relationship Managementissä tietohallinnon liiketoimintaorientoitunut henkilö ja liiketoiminnan IT-orientoitunut henkilö toimivat ns. taisteluparina valmistellen, suunnitellen ja ohjaten kehitysponnistuksia ja ratkoen merkittäviä liiketoimintakohtaisia IT-ongelmia. Toiminta kannattaa aloittaa pienestä esimerkiksi siten, että taistelupari toimii Relationship Managementissä aluksi oman toimen ohessa ja toiminto toimii lähinnä tiedotuskanavana. Onnistumisten karttuessa toiminnon tehtäviä ja painoarvoa voidaan sitten kasvattaa. Toki tietohallinnon viestintää kannattaa kehittää, oli Relationship Management olemassa tai ei. Tietohallinnolle Relationship Managementistä on tullut ajan myötä yhä tärkeämpää, koska monissa yrityksissä tietotekniikan, tietoteknisen palvelujen ja tiedon merkityksen jatkuva kasvu ovat tuoneet tietohallintoyksiköiden pöydille jatkuvasti enemmän asioita ja tehtäviä. Helsingissä 23. elokuuta 2011 Reino Myllymäki Leading Mentor

5 Viitatut raportit: Dahlberg, Tomi & Hinkka, Toni: Rapakunnossa olevan kriittisen liiketoimintatiedon hallinnan parantaminen tuottaa nopeita hyötyjä. CxO Mentor Oy Myllymäki, Reino, Hinkka, Toni, Dahlberg, Tomi & Uimonen, Börje: Miksi tietojärjestelmäprojekti epäonnistuu? Tositarinoita tuhon teiltä ja onnistumisen siemeniä. CxO Mentor Oy CxO Mentor Oy: CxO Mentor Oy on uudenlainen johtamisen parantamiseen mentoroinnin keinoin keskittynyt yritys. Tavoitteenamme on parantaa suomalaista johtamista ja auttaa johtajia menestymään. Henkilö-, organisaatio- ja projektimentoroinnin lisäksi CxO tekee koulutus-, tutkimus- ja foorumitoimintaa (CxO Academy) ja täsmäprojekteja (CxO Projects) asiantuntemuksemme eri alueilla. Moni yritys on hyötynyt CxO:n avusta mm. Corporate Governance- ja Corporate Governance of IT and Information alueilla. Lisätietoja: Leading Mentor Reino Myllymäki, Leading Mentor Tomi Dahlberg,

Samankaltaiset tiedostot

CxO Mentor Oy. Liiketoiminnan ja tietohallinnon yhteistyön esteet käyvät yrityksille kalliiksi! Reino Myllymäki. CxO Mentor Oy 2011

CxO Mentor Oy. Liiketoiminnan ja tietohallinnon yhteistyön esteet käyvät yrityksille kalliiksi! Reino Myllymäki. CxO Mentor Oy 2011 CxO Mentor Oy CxO Mentor Oy Liiketoiminnan ja tietohallinnon yhteistyön esteet käyvät yrityksille kalliiksi! 21.9.2011 Reino Myllymäki CxO:n tuore tutkimus Tutkimus tehtiin yhteistyönä IT Forumin ja IT