HAKUOHJEET RINGETEN NAISTEN MM2015 JA NUORTEN U19 MM2015 JÄRJESTÄJILLE

Transkriptio

1 HAKUOHJEET RINGETEN NAISTEN MM2015 JA NUORTEN U19 MM2015 JÄRJESTÄJILLE AJANKOHTA Naisten finaalipeli perjantaina 2. Naisten finaalipeli lauantaina 3. Naisten finaalipeli (tarvittaessa) sunnuntaina SISÄLTÖ Viikon aikana pelataan sekä Naisten että Nuorten U19 MM- kisat, sekä kaksi näytösottelua (ti ja ke). Lisäksi järjestetään avajaiset/kaupungin vastaanotto (ma) ja/tai palkintogaala (su - aikaa tarvitaan 2-3 h). Jokaisesta tapahtumasta tehdään erillinen käsikirjoitus (aika, paikka, vastuuhenkilöt, minuuttiaikataulu, jne) Toimihenkilöistä tehdään lista, josta selviää henkilöiden vastuut ja tehtävät tapahtumassa. Listan mukaan jaetaan myös toimitsijapassit ja ruokaliput. TARVITTAVAT TILAT JA JÄÄAIKA (Naisten MM2015 ja U19 MM2015) Jäähallivaraus sunnuntai- illasta sunnuntaihin ( ). MM- kilpailuja varten jäähallin pitää täyttää mahdollisen televisioinnin ja muun valtamedia tarpeet. Hallissa tulee olla pelivalaistus, tunnelmavalaistus (spotit sisääntuloihin) äänentoisto, screeni/kuutio (tai vastaava) ja nettiyhteys live- streemausta varten. Halliin tulee mahtua vähintään 5000 katsojaa. Hallin välittömässä läheisyydessä tulee olla ruokailumahdollisuus toimitsijoille, kutsuvieraille ja pelaajille. JÄRJESTÄJÄN TARJOAMAT PALVELUT Järjestäjän tarjoamat palvelut Turnauksen aikana paikalla tulee olla järjestettynä - turnaustoimisto - ensiapu otteluissa - tulospalvelu (paikan päällä järjestettynä ja liiton internetin live- tulospalvelu) - järjestysmiespalvelut ja pelastussuunnitelma - luistimienteroituspalvelut tai vähintäänkin teroitustilat joukkueiden huolloille - kahvio tms. - otteluiden live streemaus (valinnainen) - oheisohjelmaa (valinnainen) ja jumbon/screenin käyttö hallilla - avajaisten ja palkintogaalan paikka (valinnainen) - kokoustila - kutsuvieraspalvelut Jos tarjolla on muitakin palveluja, ne on hyvä liittää hakemukseen.

2 Majoitus- ja ruokailuvaihtoehdot (liiton yhteistyökumppanin kautta) Joukkueiden majoitusvaraukset sekä ruokailujen ennakkovaraukset (hotelli/jäähalli). MATERIAALIT Tapahtumaan tehdään käsiohjelma, joka tulee olla ulkoasultaan yhteneväinen liiton markkinointiviestinnän ohjeiden mukainen (värit, logot ym.). Käsiohjelman suunnittelee ja taittaa liitto, ellei järjestävän seuran kanssa muuta sovita. Jos esimerkiksi järjestelyvastuussa olevalla seuralla on mahdollisuus tehdä barter- tai rahasopimus paikallisen painotalon kanssa, voidaan taitto- ja painotyö sopia hoidettavaksi tätä kautta. Käsiohjelmassa tulee olla seuraavat asiat: - tervehdystekstit (IRF:n puheenjohtaja / liiton tai lajiryhmän puheenjohtajan, seuran tai kaupungin edustaja) - tapahtuman ohjelma ja aikataulu - joukkueiden kokoonpanot (nimet, pelinumerot, pelipaikat, kätisyys) - liiton yhteistyökumppaneiden logot - liittojen ja järjestelyvastuussa olevan seuran / seurojen logo / t Käsiohjelmaan voi myydä mainoksia. Mainosten hinnat määritellään yhdessä järjestävän seuran kanssa. Tapahtumaa varten tehdään liiton toimesta lisäksi yleisjuliste, joka tulee jakoon sähköisenä ja painettuna versiona. Sähköinen versio on tarkoitettu käytettäväksi: - ennakkomainonnassa (mm. sähköpostin liitteenä) - halutessa siitä voi itse tulostaa kopioita jaettavaksi esim. kotiotteluissa ennen tapahtumaa Painettua julisteversiota on tarkoitus jakaa kaikille Ringetteseuroille kiinnitettäväksi esim. jäähallien, koulujen, päiväkotien jne. seinille. Tapahtumaan myydään pääsylippuja, joiden hinta määritellään erikseen vuosittain. Ringetteliitto teettää tapahtuman pääsyliput, ellei yhdessä toisin sovita. Toimitsijapassit, ruoka- ja kahviliput teettää liitto yhdessä kootun toimitsijaluettelon pohjalta. Näissä voidaan käyttää myös paikallisten yhteistyökumppaneiden apua bartervaihtona. MAINOSTILAT Finaalitapahtuman jäähallissa tulee olla helposti muunneltavat laitamainokset sekä mahdollisuus jäämainosten peittoon. JÄRJESTELYVASTUUT JA HALLINNOINTI Tapahtuma on Kaukalopallo- ja Ringetteliiton tapahtuma, joka tehdään yhteistyössä seuran tai seurojen kanssa. Seura tai seurat hakevat turnausta liitosta ( mennessä). Liitto maksaa järjestelyistä seuralle pienen kiinteän korvauksen. Lisäksi seura saa provision tapahtumaan myymistään mainoksista jne. Näistä seuran ja liiton välille tehdään kirjallinen sopimus.

3 Liitto maksaa tapahtuman jääaika, tuomari-, markkinointi- ja palkintokuluista. Seura vastaa käytännön järjestelyistä, hankkii riittävästi vapaaehtoisia tapahtuman järjestämiseen, tekee jää- ja hallivaraukset. Seura tekee tapahtuman pääsääntöisesti vapaaehtoistyöllä - mahdolliset arpajais- ja myyntituotot jäävät seuralle Liiton henkilökunta auttaa tapahtuman järjestelyissä. TULOJEN (tappion) JAKO Seura saa provision lipunmyyntituloista, kun tapahtuman kokonaistulos on positiivinen. Järjestelyvastuussa oleva seura on velvollinen noudattamaan tapahtumaa varten liitossa tehtyä budjettia. Voitto jaetaan kolmen osapuolen kesken (IRF, Liitto ja järjestävä Seura/t) sopimuksessä määriteltävin ehdoin.

4 HAKEMUS Hakijaseura: Rastita sopiva vaihtoehto/vaihtoehdot (punainen pakollinen) ( ) Haemme Naisten MM2015 ja U19 MM2015 järjestelyoikeuksia ( ) Olemme kiinnostuneita Ringette Festivaali turnauksen järjestämisestä MM- kisojen aikana Rastita sopiva vaihtoehto/vaihtoehdot (punainen pakollinen) ( ) Vapaaehtoisten rekrytointi ja toimitsijatehtävät (n hlö/tapahtuma) ( ) LIVE- streemaus ja muut jäätapahtumat ( ) Oheistapahtumien järjestelyt (mm. avajaiset ja palkintogaala) ( ) Ulkoinen viestintä n. 5 kk ennen tapahtumaa (media) ( ) Sisäinen viestintä n. 5 kk ennen tapahtumaa (joukkueet ja toimihenkilöt) Kilpailunjohtaja: Nimi, puh, s- postiosoite Talousarvio Menot - jään hinta / otteluhinta täysvalaistuksella (kokonaishinta + tuntihinta) - siivouskulut - screenin /kuution / DJ:n käyttö - laitamainokset ja jään peitto - järjestysmiespalvelut Tulot - mainostulot - pääsylipputulot Suorituspaikat ja palvelut (missä, miten, jne.) - käytettävissä olevat jäähallit/kaukalot (sijainti, lukumäärä, pukuhuoneiden lukumäärä, hallien välimatka jne.) - muut joukkueiden käytössä olevat tilat - tulospalvelun ja turnausjulkaisun järjestelyt - kahvio- ja ravintolapalvelut - ensiavun järjestäminen - järjestysmiespalvelu / hinta - huoltopalveluiden järjestelyt / hinta - kutsuvierastilaisuuden järjestäminen 2. Naisten finaalipelissä lauantaina - palkintogaalan järjestämispaikka lauantaina hlö Majoitus- ja ruokailuvaihtoehdot: - Mitä majoitusvaihtoehtoja pystytte tarjoamaan - Mitä ruokailuvaihtoehtoja pystytte tarjoamaan

5 Hakemuksen palautus mennessä. Hakemuksen jättäminen sekä lisätiedot: Suomen Kaukalopallo- ja Ringetteliitto ry Salla Mäkelä Hämeentie 105 A, Helsinki salla.makela at skrl.fi