Riskianalyysi ja riskien hallintasuunnitelma sekä projektisalkun hallinnan tavoitteiden kuvaus. tuotos 1

Transkriptio

1 Riskianalyysi ja riskien hallintasuunnitelma sekä projektisalkun hallinnan tavoitteiden kuvaus. tuotos 1 HANKETOIMINNAN LAADUN VARMISTUS Hanketoiminnan laadun varmistuksella tarkoitetaan tässä käytänteitä, joilla Jyväskylän Yliopiston hankkeet ja hankesalkku hallitaan niin että hanketoiminnan laatupolitiikan ja laatutavoitteiden mukaista. Jyväskylän Yliopiston laatutavoitteet hanketoiminnalle ovat seuraavat: Hanke on JY:n/tiedekuntien/laitosten/erillisyksiköiden asettamien tutkimukseen, koulutukseen, aluekehitykseen tai kansainvälistymiseen liittyvien tavoitteiden mukainen Hankkeen toteuttamiseen on sitoutunut riittävästi asiantuntemusta koko projektin keston ajaksi Hanke pysyy kustannusbudjetissaan Hankkeen rahoitusrakenne toteutuu Asiakkaat ja yhteistyökumppanit ovat tyytyväisiä projektin johtamiseen ja saavutettuihin tuloksiin Hankesuunnitelmaan kirjatut tavoitteet ja tulokset toteutuvat Projektihenkilöstö on tyytyväinen johtamiseen ja saavutettuihin tuloksiin Hanketoiminnan laadunvarmistuksen keinot ovat projektin ja projektisalkun hallinnan prosessien ja vastuiden määritteleminen, työkalujen hyödyntäminen, valvonta- ja tukipalveluiden kehittäminen sekä hanketoiminnan laatujärjestelmän jalkauttaminen. Riskejä ovat kaikki sellaiset tekijät/asiat, jotka uhkaavat laadukkaan projektin toteutumista. Seuraavassa taulukossa on kiteytetty riskianalyysi. Taulukko sisältää riskien tunnistamisen, vaikutusten ja todennäköisyyden arvioimisen sekä riskien hallintasuunnitelman/esityksen ehkäisevistä toimenpiteistä.

2 PROJEKTITOIMINNAN RISKIANALYYSI JA RISKIEN HALLINTASUUNNITELMA Tunnistetut riskit Esimerkiksi rahoitusta tai yhteistyöpyyntöjä on tarjolla. Laitokset ja yksiköt hakevat/käynnistävät projekteja, jotka eivät ole niiden tutkimus- ja/tai koulutusprofiilin ja/tai kehittämistavoitteiden mukaisia De facto yksittäiset asiantuntijat hakevat/käynnistävät projekteja - joissa JY on sopijaosapuolena joiden tavoitteet ovat ylimitoitettuja, resurssit/budjetti alimitoitettu ja/tai asiantuntijat eivät ole korvattavissa, jos he eivät olekaan käytettävissä projektissa JY/TDK:t/laitokset/yksiköt käynnistävät projekteja, joihin avainasiantuntijat eivät ole henkilökohtaisesti sitoutuneet. -> JY:n avainhenkilöt projektissa eivät ole projektin käytettävissä silloin kun projektissa tarvitaan asiantuntijapanosta ja/tai eivät pysty/halua antaa riittävää panosta projektille Riskien toteutumisen todennäköisyys ja vaikutukset JY:n tavoitteisiin liittyvät Projektista tulee taakka. Laitos tai yksikkö ei riittävästi seuraa/valvo projektin toteutumista/toteuttamista eikä huolehdi riittävästä resurssien kohdentamisesta. Koska vastuulliselta laitokselta/yksiköltä puuttuu intressi hoitaa hanke kunnolla, siitä tulee taakka. Laitos tai yksikkö ei riittävästi seuraa/valvo projektin toteutumista/toteuttamista eikä huolehdi riittävästä resurssien kohdentamisesta. Inhimillisiin resursseihin liittyvät Asiantuntijan panoksen puuttuminen silloin kun sitä tarvitaan vaikuttaa negatiivisesti aikataulun toteutumiseen, asiakkaiden, yhteistyökumppaneiden tai henkilöstön tyytyväisyyteen. Pahimmassa tapauksessa rahoitussuunnitelma ei toteudu ja rahoittajat/asiakkaat eivät maksa suunnitellusti. Huonoilla sisäisillä pelisäännöillä voi olla myös Riskinhallinta Riskien hallinta lähtee jo siitä vaiheesta kun jostakin ideasta tai yhteistyötarjouksesta lähdetään suunnittelemaan projektia. Suunnittelu merkitsee työnajankäyttöä ja sitä kautta kustannuksia. Viimeistään ei-strategian mukaiset projektit pitäisi saada estettyä ennen julkisen rahoituksen hakemista tai sopimuksen tekemistä, mielellään ja ideoimisvaiheessa. 1. JY:ssa on laatutavoitteet, johon liittyy kriteerit hyvälle projektille. Laitokset ja yksiköt vertaavat ideoita/yhteistyötarjouksia/suunnitelmia JY:n asettamiin kriteereihin. 2. Laitosten ja yksiköiden johto on tietoinen ideaja suunnitteluvaiheen projekteista (salkusta). Koulutuksella/tiedotuksella ja ohjeistuksella henkilöstö ohjataan tiedottamaan johtoa em. asioista. 3. Tietokantaan (mikä?) viedään viimeistään suunnitteluvaiheen projektit. 4. Määritellään hankkeiden ideointi- ja suunnitteluvaiheen prosesseja ja vastuita tarkemmin. Sama kuin edellinen. Pyritään vaikuttamaan rahoittajien prosesseihin siltä osin, kuka voi hakea rahoitusta Huom. riskien hallinta ei saa tappaa yksilöiden yrittelijäisyyttä, luovuutta eikä byrokratisoida neuvotteluita. 1. Sovitaan projektihenkilöstön kanssa heidän käytettävyydestään projektissa, resurssitarpeesta ja projektissa toimimisesta saatavasta korvauksesta sekä muista pelisäännöistä ennen projektin käynnistämistä tai työn aloittamisesta. 2. Luodaan toimivat asentanta ja työksiantokäytänteet.

3 Asiantuntijat lupautuvat projekteihin saadakseen kustannuspaikan tai ylimääräistä tuloa. Asiantuntijat eivät ymmärrä projektin velvoitteita eikä tarvittavaa työpanosta. -> Avainhenkilöt projektissa eivät ole projektin käytettävissä silloin kun projektissa tarvitaan asiantuntijapanosta ja/tai eivät pysty/halua antaa riittävää panosta projektille Linjaorganisaation tuki- ja valvontatehtävissä (taloushallinto, tiedotus, henkilöstöhallinto, kv. toimisto, innovaatiopalvelut jne.) toimivat henkilöt eivät pysty huolehtimaan tehtävistään joko siksi resurssit ovat alimitoitetut tai vastuut ovat epäselvät. Ao. taho ei tunne pelisääntöjä tai ei välitä pelisäännöistä vyöryttäen kustannuksia projektille. -> Joko JY tai yhteistyökumppanit kohdistavat projektille kustannuksia, joita ei hyväksytä Kustannusseurantaa ja toteutuksen aikaista kustannusten suunnittelua/sitomista ei ole vastuutettu tai siihen ei ole osaamista tai työkaluja. -> Projektin kustannusseuranta/-suunnittelu (toteutuksen aikana) pettää ja kustannusbudjetti ylitetään. Osallistuvat yritykset/muut tahot eivät raportoi suunniteltuja in-kind kustannuksia ajallaan. In-kind kustannuksia ei kerry suunnitellusti pitkäaikaisia vaikutuksia työilmapiriin ja työpaikalla viihtymiseen. Sama kuin edellinen Yksittäisten projektien taloushallinto, viestintä, henkilöstöhallinta ja riskienhallinta eri muodoissaan eivät toimi. Hankkeen hallinta laatutavoitteiden mukaisesti ei toimi. Kustannuksiin liittyvät Projektista ei laskuteta kaikkea mitä voitaisiin tehdä. Jää laskuttamalta kustannuksia mitkä jäävät lopulta laitokselle/yksikölle. Jää hyödyntämättä projektit investointien rahoittajana ja/tai kiinteiden kustannusten rahoituslähteinä. Projektissa voidaan laskuttaa suunniteltua vähemmän. Rahoitukseen liittyvät Sama kuin edellinen Linjaorganisaation (hallinnon) resursseja tuki- ja valvontapalveluiden tarjoamisessa vahvistetaan ja/tai prosesseja/vastuita määritellään uudella tavalla ja/tai organisoidutaan uudelleen. Projektitoiminnan laatujärjestelmä sisältää määrittelemisen kustannusten hallintaan. Vastuut siitä, kuka saa hyväksyä kustannuksia projektille, on selvästi määritelty. Sopimuksin ja projektihallintaprosessien (laskutus- ja laskunhyväksymiskäytänteet) avulla estetään yhteistyökumppaneihin liittyvä riski. Koulutetaan ja ohjeistetaan henkilöstö noudattamana järjestelmää. 1. Sama kuin edellinen 2. Talousjärjestelmä tukee kustannusseurantaa. 3. On selvästi motivoitunut vastuuhenkilö hankkeen seurannan osalta. Sopimuksiin laitetaan myös in-kind rahoitusta/kustannuksia koskeva kohta ja kohta, mitkä ovat seuraukset, jos suunnitelma ei toteudu. Projektipäälliköt ja/tai laitosten/yksiköiden tukihenkilöt huolehtivat seurannasta ja yhteistyökumppaneiden tiedottamisesta.

4 Julkinen rahoittaja muuttaa sopimusehtoja tai laitos/yksikkö ei tunne sääntöjä tai projekti ei toteudu sisällöllisesti niin kuin on suunniteltu. -> Julkinen rahoittaja maksaa vähemmän kuin on suunniteltu. JY saa vähemmän rahoitusta kuin oli suunniteltu. 1. Julkisen rahoittajan yksipuolisesti tekemiltä muutoksilta rahoitusehtoihin ei voida täysin suojautua. 2. Projektipäälliköt ja palvelukeskukset tuntevat julkisten rahoittajien pelisäännöt koulutuksen avulla. Projekti ei toteudu sisällöllisesti niin kuin on suunniteltu tai asiakas/pääsopijapuoli ei syystä tai toisesta ole halukas maksamaan niin kuin on sovittu. -> Asiakas tai pääsopija maksaa vähemmän kuin on suunniteltu. 1. Sopimuksilla suojaudutaan riskiltä, että asiakas/päämies ei maksa suunnitellusti. 2. Projektitoiminnan laatujärjestelmä sisältää määrittelemisen projektin sisällön toteutuksen osalta. Koulutetaan ja ohjeistetaan henkilöstö noudattamaan järjestelmää. 3. Hankkeiden sisällöllistä toteutumista osataan ja kyetään seuraavaan. Siihen on esim. raportointija dokumentointikäytänteitä, mittareita. 4. On olemassa vastuuhenkilö (projektipäällikkö? laitosjohtaja?) joka on motivoinut ja kykenevä seuraamaan sisällöistä toteutumista ja tekemään tarvittaessa toimenpiteitä riskin torjumiseksi. tyytyväisiä johtamisprosesseihin (sopiminen, muutokset aikatauluissa/budjetissa, ulkoisessa/sisäisessä viestinnässä) tyytyväisiä projektin tuloksiin tyytyväisiä projektin tuloksiin Asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden tyytyväisyyteen liittyvät muutoksia sopimusehtoinen projektin aikana. valmiita tekemään omaa osuuttaan projektin toteuttamisessa. muutoksia sopimusehtoinen projektin aikana. valmiita tekemään yhteistyötä projektin jälkeen eikä markkinoimaan JY:a yhteistyökumppanina. muutoksia heidän maksamaan/saamaan osuuteen projektibudjetista. Sisältöön liittyvät muutoksia heidän maksamaan/saamaan osuuteen 1. Projektitoiminnan laatujärjestelmä sisältää määrittelemisen projektin sisällön toteutuksen osalta. Koulutetaan ja ohjeistetaan henkilöstö noudattamaan järjestelmää. 2. Projekteihin on resurssoitu riittävästi osaamista ja henkilöstöä. Henkilöstö on käytettävissä ja sitoutunut. 3. Seurantajärjestelmät/indikaattorit, joilla saadaan tietoa tyytyväisyydestä projektin johtamiseen.

5 Vastuut ovat epäselvät, epäreilut tai epäkäytännölliset projektibudjetista. Henkilöstön tyytyväisyyteen liittyvät Työilmapiiri ja tiimin suorituskyky laskee Monet hankkeiden laatutavoitteet uhkaavat jäädä toteutumatta. 1. Projektitoiminnan laatujärjestelmä sisältää prosessien ja vastuiden määrittelemisen projektin ja projektisalkun hallinnan osalta. Koulutetaan ja ohjeistetaan henkilöstö noudattamaan järjestelmää. 2. Täsmennetään yksikön/laitoksen johtajan, projektipäällikön ja vastuullisen johtajan suhteita. Resurssit ovat riittämättömät suhteessa tehtäviin Tarkistetaan voidaan resursseja lisätä tai rationalisoida Taloudellinen korvaus projektissa toimimisesta on kohtuuton tai epäreilu suhteessa muihin Työilmapiiri ja tiimin suorituskyky laskee Tarkistetaan ovatko palkitsemiskäytänteet oikeudenmukaisia. Monet hankkeiden laatutavoitteet uhkaavat jäädä toteutumatta. Hankkeen tehtävissä toimiminen ei motivoi Toimivat asetanta- ja työksiantokäytänteet. sisällöllisesti Ajanhallintaan liittyvät Projektin tai sen raportointijakson aikana ei ehditä tehdä suunniteltuja/sovittuja toimintoja/tehtäviä. Aikamääriin mennessä ei saada aikaan tuotoksia/tuloksia Yhteistyökumppanit, asiakas tai projektihenkilöstö ei ole tietoinen missä mennään