Hanketoiminnan STAK-kehän mukainen auditointimatriisi, suunnittelu

Transkriptio

1 Jyväskylän yliopisto LDUNHLLINT ( 21) Hanketoiminnan ST-kehän mukainen auditointimatriisi, suunnittelu Tarkemmat kriteerit löytyvät sivuilta 4-6. Suunnittelu 1. Visio 2. Tavoitteet 3. Hankesalkku 4. Rahoitussuunnitelma ja budjetti 5. ikataulu 6. Laatuvaatimukset i ole i ole On Selkeä i ole Joitain on On Hanketoiminnalla on ja kaikilla yksittäisillä hankkeilla on selvät suunnitelmat. i On, mutta puutteellinen On, mutta ei kaikin osin On uuttuvat On joitain laadittu, mutta ei systemaattisesti. Osittain ovat kunnossa. Molemmat kaikissa hankkeissa. i suunnitteluaikatauluja On aikatauluja, mutta ne pitävät heikosti On osalle, ja ne ovat riittävän väljiä aikilla hankkeilla väljät aikataulut i ole Joitain On yhteiset On hanketyypeittäiset 7. Tulosten ja johtamisen arviointimenettelyt i ole On, mutta puutteellisia On On hanketyypeittäiset menettelyt U:\Data\Hallinnolliset\uditointi\2010\uditointimatriisi, hanketoiminta 2010, versio 5.docx :23

2 Jyväskylän yliopisto LDUNHLLINT ( 21) Suunnittelu 8. Henkilöstösuunnitelmat i ole On, mutta puutteellisia ääosalla on aikilla hankkeilla on 9. umppanuussuhteiden ylläpitosuunnitelmat i ole On, mutta puutteellisia ääosalla on aikilla hankkeilla on 10. Dokumentointisuunnitelmat i ole On, mutta puutteellisia ääosalla on aikilla hankkeilla on 11. Hankesalkun katselmointisuunnitelmat 12. Hanketoiminnan tukipalvelut (tiedekunnan palvelukeskus) 13. Hanketoiminnan tukipalvelut (yliopiston hallinto) i ole On, mutta puutteellisia ääosalla on Hankesalkullakin on alvelukeskuksen toimintaa hanketoiminnassa ei ole suunniteltu. Joitain hajanaisia suunnitelmia on. Suunnitelma on olemassa, mutta sitä ei hyödynnetä alvelukeskuksen toiminta on suunniteltu oleelliseksi osaksi hanketoimintaa. i suunniteltu osaksi hanketoimintaa. Joitain hajanaisia suunnitelmia on. Suunnitelma on olemassa, mutta sitä ei hyödynnetä. Yliopiston hallinnon tukipalvelutoiminta on suunniteltu oleelliseksi osaksi hanketoimintaa. 14. Taloudellinen tuotos ja maksuvalmius 15. Hankesuunnitelmien, valintapäätösten ja asettamispäätösten tallettaminen * Suunnitelmat ovat olemassa * Yksikkö tallettaa kaikki WebDynastyyn = uuttuva U:\Data\Hallinnolliset\uditointi\2010\uditointimatriisi, hanketoiminta 2010, versio 5.docx :23

3 Jyväskylän yliopisto LDUNHLLINT ( 21) Suunnittelu = lkava = ehittyvä = distynyt * vaaditaan ainakin toinen (14. tai 15.) tasolle distynyt pääsemiseksi U:\Data\Hallinnolliset\uditointi\2010\uditointimatriisi, hanketoiminta 2010, versio 5.docx :23

4 Jyväskylän yliopisto LDUNHLLINT ( 21) Hanketoiminnan ST-kehän mukainen auditointimatriisi SUUNNITTLU UUTTUV 1. Yksikön hanketoiminnalla ei ole selkeää visiota. 2. Hanketoiminnan tavoitteita ei ole määritelty. 3. Hankesalkkua ei ole suunniteltu, tai sen suunnittelusta puuttuvat strateginen lähtökohta, rahoituksen koostumuksen monipuolisuus sekä taloudellisen tuotoksen ja maksuvalmiuden hallintasuunnitelmat. 4. i ole tehty hankkeiden rahoitussuunnitelmia eikä budjetteja. 5. ikatauluja ei ole olemassa hankkeille eikä hankkeiden suunnittelulle. Hankkeiden suunnittelu aloitetaan, kun rahoittajan haku avautuu. 6. Yksikön hankkeille ei ole määritelty laatuvaatimuksia. 7. Yksikkö ei ole suunnitellut menettelyjä yksittäisten hankkeiden tulosten ja johtamisen arvioimiseksi. 8. Hankkeilta puuttuvat henkilöstösuunnitelmat. 9. Hankkeilta puuttuvat kumppanuussuhteiden ylläpidon suunnitelmat. 10. Hankkeiden dokumentointisuunnitelmia ei ole. 11. Hankesalkun katselmointimenettelyjä ei ole suunniteltu. 12. Tiedekunnan palvelukeskuksen käyttöä hanketoiminnan tukipalveluyksikkönä ei ole suunniteltu. 13. Yliopiston hallinnon tukipalveluilla ei ole suunniteltua sijaa hanketoiminnassa. SUUNNITTLU LV 1-2. Yksikön hanketoiminnalta puuttuu selkeä visio, mutta joitain tavoitteita on asetettu. 3. Hankesalkkua on suunniteltu, mutta se ei perustu kaikilta osin strategiaan, rahoitusta ei ole suunniteltu riittävän monipuoliseksi tai taloudellisen tuotoksen ja maksuvalmiuden hallintasuunnitelmia ei ole. 4. Rahoitussuunnitelmia tai budjetteja on laadittu, mutta ei systemaattisesti. 5. Hankkeille on suunniteltu aikatauluja, mutta hankehakemukset lähtevät rahoittajille yleensä viime hetkellä. 6. Yksikön hankkeille on määritelty joitain laatuvaatimuksia. 7. Yksikkö on suunnitellut menettelyjä yksittäisten hankkeiden tulosten ja johtamisen arvioimiseksi, mutta ne ovat puutteellisia. 8. Hankkeilla on henkilöstösuunnitelmia, mutta ne ovat puutteellisia. 9. Hankkeilla on kumppanuussuhteiden ylläpidon suunnitelmia, mutta ne ovat puutteellisia. U:\Data\Hallinnolliset\uditointi\2010\uditointimatriisi, hanketoiminta 2010, versio 5.docx :23

5 Jyväskylän yliopisto LDUNHLLINT ( 21) 10. Hankkeiden dokumentointia on suunniteltu, mutta se on puutteellista. 11. Hankesalkun katselmointimenettelyjä on suunniteltu, mutta ne ovat puutteellisia. 12. Joillekin hankkeille tai hanketyypeille on suunnitelma hyödyntää palvelukeskusta. 13. Joillekin hankkeille tai hanketyypeille on suunniteltu yliopiston hallinnon tukipalvelujen käyttäminen. SUUNNITTLU HITTYVÄ 1-2. Yksikkö on määritellyt hanketoiminnalleen vision ja tavoitteet. 3. Hankesalkun suunnittelu perustuu strategiaan, mutta rahoitusta ei ole suunniteltu riittävän monipuoliseksi tai taloudellisen tuotoksen ja maksuvalmiuden hallintasuunnitelmia ei ole. 4. Rahoitussuunnitelmat ja budjetit ovat osittain kunnossa. 5. Hankkeille on suunniteltu aikatauluja, ja hankkeiden suunnitteluaikataulu on riittävän väljä tiedekunnan palvelukeskuksen ja yliopistotason valmisteluavun ja päätöksenteon varmistamiseksi. 6. Yksikkö on määritellyt hankkeidensa laatuvaatimukset. 7. Yksikkö on suunnitellut menettelyjä yksittäisten hankkeiden tulosten ja johtamisen arvioimiseksi. 8. ääosalla hankkeista on henkilöstösuunnitelmat. 9. ääosalla hankkeista on kumppanuussuhteiden ylläpidon suunnitelmat. 10. ääosalle hankkeista on suunniteltu dokumentointi. 11. Hankesalkun katselmointimenettelyjä on suunniteltu. 12. Tiedekunnan palvelukeskuksen hyödyntämiseksi hanketoiminnassa on suunnitelma, mutta sitä ei tunneta tai sitä ei osata soveltaa käytäntöön. 13. Yliopiston hallinnon tukipalvelujen hyödyntämiseksi on olemassa suunnitelma, mutta sitä ei tunneta tai sitä ei osata soveltaa käytäntöön. SUUNNITTLU DISTYNYT 1. Yksikön hanketoiminnalla on selkeä tulevaisuusorientaatio. 2. Hanketoiminnalle kokonaisuudessaan ja kaikissa yksittäisissä hankkeissa tavoitteet ovat selvästi asetetut. 3. Yksikön hanketoiminta ja hankesalkku on suunniteltu strategisista lähtökohdista ja rahoituksen koostumuksen monipuolisuuden perusteella. 4. Rahoitussuunnitelmat ja budjetit ovat kaikissa hankkeissa olemassa. 5. aikille hankkeille on suunniteltu aikataulu. Hankkeiden suunnitteluaikataulu on väljä tiedekunnan palvelukeskuksen ja yliopistotason valmisteluavun ja päätöksenteon varmistami- U:\Data\Hallinnolliset\uditointi\2010\uditointimatriisi, hanketoiminta 2010, versio 5.docx :23

6 Jyväskylän yliopisto LDUNHLLINT ( 21) seksi. 6. Yksikkö on määritellyt hanketyypeittäin hankkeidensa laatuvaatimukset. 7. Yksikkö on suunnitellut hankkeiden tulosten ja johtamisen arvioimisen menettelyt ottaen huomioon erilaiset hanketyypit. 8. aikilla hankkeilla on henkilöstösuunnitelma. 9. aikilla hankkeilla on kumppanuussuhteiden ylläpidon suunnitelmat. 10. aikilla hankkeilla on dokumentointisuunnitelma. 11. Hankesalkun katselmointimenettelyt ovat olemassa, ja niitä käytetään säännöllisesti. 12. alvelukeskuksen toiminta on suunniteltu oleelliseksi osaksi hanketoimintaa. 13. Yliopiston hallinnon tukipalvelutoiminta on suunniteltu oleelliseksi osaksi hanketoimintaa. 14. Taloudellisen tuotoksen ja maksuvalmiuden suunnitelmat ovat olemassa. 15. Yksikkö tallettaa hankesuunnitelmat, valintapäätökset ja asettamispäätökset WebDynastyyn. U:\Data\Hallinnolliset\uditointi\2010\uditointimatriisi, hanketoiminta 2010, versio 5.docx :23

7 Jyväskylän yliopisto LDUNHLLINT ( 21) Hanketoiminnan ST-kehän mukainen auditointimatriisi, toteutus Tarkemmat kriteerit löytyvät sivuilta Toteutus 1. eriaatteet 2. Hankkeiden toimeenpano i ole, tai ne eivät toteudu On joitain, mutta ne toteutuvat vaihtelevasti On ja toteutuvat Selkeät ja toteutuvat hyvin Toistuvasti ongelmia Silloin tällöin ongelmia ääasiassa hyvä, mutta joissain kohdin poikkeaa periaatteista Systemaattista ja hanketoiminnan periaatteiden mukaista 3. Hanketoiminnan laadunvarmistusohje i tue yksikön hanketoiminnan käytäntöjä Tukee joissain kohdin käytäntöjä Tukee käytäntöjä pääosin hyvin Tukee yksikön käytäntöjä täysin 4. Hankeprosessi 5. Vastuut ja valtuudet 6. Laadunvarmistuskäytännöt rosessia ei ole kuvattu. rosessi on kuvattu, mutta se on toimijoille epäselvä. rosessi on kuvattu, ja pääosin toimitaan sen mukaisesti. Selkeä ja hanketoimijoiden tuntema. aikissa hankkeissa toimitaan sen mukaisesti. i määritelty. On määritelty, mutta niiden mukaisesti ei toimita. On määritelty, mutta vastuut toimivat satunnaisesti. Määritelty, ne tunnetaan ja toimitaan niiden mukaisesti. i ole, tai niitä ei noudateta. On, mutta niitä ei noudateta. On, mutta noudatetaan osittain tai satunnaisesti. U:\Data\Hallinnolliset\uditointi\2010\uditointimatriisi, hanketoiminta 2010, versio 5.docx :23

8 Jyväskylän yliopisto LDUNHLLINT ( 21) Toteutus 7. Riskianalyysi 8. Dokumentointi 9. rkistointi On, ja niitä noudatetaan systemaattisesti. i analysoida riskejä. Joidenkin hankkeiden riskejä analysoidaan. Isojen hankkeiden riskit analysoidaan. aikkien isojen hankkeiden riskit analysoidaan. Myös suuressa osassa pieniä hankkeita tehdään riskianalyysi. i dokumentoida tai dokumentoidaan vain rahoittajan tarpeen mukaisesti. Dokumentoidaan, mutta puutteellisesti tai epätarkasti Säännöllinen, mutta puutteellinen tai epätarkka aikissa hankkeissa noudatetaan dokumentointikäytäntöjä. uutteellista Satunnaista Systemaattista, mutta vain osasta hankkeita rkistointikäytäntöjä noudatetaan ja asiakirjat arkistoidaan systemaattisesti ja täydellisesti kaikissa hankkeissa. 10. Hanketoiminnan tukipalvelut (sisäinen palvelukeskus) 11. Hanketoiminnan tukipalvelut (yliopiston hallinto) i hyödynnetä, tai ne eivät ole riittäviä. Hyödynnetään osittain. Jokseenkin riittäviä, mutta toiminnassa puutteita Riittävät Riittävät, ja ne tukevat hanketoiminnan kaikilla osa-alueilla ivät riittäviä, eivät asiantuntevia, tai niitä ei hyödynnetä. Hyödynnetään osittain. Jokseenkin riittävät, mutta puutteellisesti toimivat Joillekin hanketyypeille riittävät aikille hanketyypeille riittävät ja mahdollistavat korkean laadun 12. Tietojärjestelmät ivät tue hanketoimintaa. Tukevat hanketoimintaa, mutta puutteellisesti. Osa tietojärjestelmistä tukee, tai yksikkö pystyy U:\Data\Hallinnolliset\uditointi\2010\uditointimatriisi, hanketoiminta 2010, versio 5.docx :23

9 Jyväskylän yliopisto LDUNHLLINT ( 21) Toteutus 13. Hankehenkilöstön laadunvarmistusosaamisen varmistaminen hyödyntämään niitä vain osittain. Tukevat, ja yksikkö hyödyntää niitä täysimääräisesti. i varmisteta Satunnaisia varmistamisjärjestelmiä Varmistamiseen systemaattisia järjestelmiä, mutta osaamisessa on vielä puutteita Systemaattinen varmistaminen ja korkeatasoinen osaaminen 14. Hallintamenettelyt * Hankesalkulle ovat systemaattiset hallintamenettelyt 15. Hankesalkun strategisuus ja monipuolisuus * Hankesalkku on strategisesti merkittävä ja monipuolinen. 16. Hankesalkun rahoitusrakenne * Hankesalkun rahoitusrakenne on tasapainoinen. 17. Rahoittajan ohjeiden noudattaminen * Hankkeet noudattavat rahoittajan rahoituspäätöstä ja ohjeita. 18. Hankkeenaikaiset muutostarpeet * Hankkeiden muutostarpeet tunnistetaan ja niihin reagoidaan hankkeen kuluessa. 19. ikataulu * aikilla hankkeilla on aikataulu, joka pitää. 20. ustannus- ja rahoitussuunnitelmat * Hankkeilla on realistiset kustannus- ja rahoitussuunnitelmat, joissa pysytään. 21. Taloudenseuranta * Hankkeiden taloutta seurataan ajantasaisesti. 22. Hankkeiden kustannukset, maksuvalmius, arvonlisäverot ja laskutus * Hankkeiden kustannukset kohdistetaan oikein, maksuvalmiutta pidetään yllä, arvonlisäverot käsitellään oikein periaattein ja laskutus hoidetaan asianmukaisesti. 23. estävät hyödyt * Hankkeet tuottavat kestäviä hyötyjä. 24. Viestintä * Hankkeista viestitään suunnitelmien mukaisesti. = uuttuva = lkava = ehittyvä = distynyt *: vaaditaan ainakin kuusi (kohdista 14 24) tasolle distynyt pääsemiseksi U:\Data\Hallinnolliset\uditointi\2010\uditointimatriisi, hanketoiminta 2010, versio 5.docx :23

10 Jyväskylän yliopisto 10 (21) LDUNHLLINT UDITOINTIMTRIISI Hanketoiminnan ST-kehän mukainen auditointimatriisi, toteutus TOTUTUS UUTTUV 1. Hanketoiminnan periaatteita ei ole, tai ne eivät toteudu käytännössä. 2. Hankkeiden toimeenpanossa on yksikössä toistuvasti ongelmia. 3. Yliopiston hanketoiminnan laadunvarmistusohje ei tue yksikön hanketoiminnan käytäntöjä. 4. Hankeprosessia ei ole yksikössä kuvattu (ei sanallisesti eikä graafisesti). 5. Hanketoiminnan vastuita ja valtuuksia ei ole selkeästi määritelty. Hankkeen asettamislomaketta ei käytetä. (Hanketoiminnan laadunvarmistusohje, Liite 3). 6. Yksikössä ei ole hankkeiden laadunvarmistuskäytäntöjä, tai niitä ei noudateta. 7. Hankesalkkua ei katselmoida, tai hankesalkku puuttuu. 8. Hankkeiden riskejä ei analysoida. 9. Hankkeita ei dokumentoida tai dokumentoidaan vain rahoittajan tarpeet täyttävästi. 10. Hankkeiden arkistointi on puutteellista. 11. Yksikön käytössä olevat hanketoiminnan tukipalvelut (yleensä sisäisen palvelukeskuksen palvelut) eivät ole riittävät, tai niitä ei hyödynnetä. 12. Yliopistontasoiset hanketoiminnan tukipalvelut eivät ole riittävät tai riittävän asiantuntevia, tai niitä ei muusta syystä hyödynnetä. 13. Tietojärjestelmät eivät tue hanketoimintaa. 14. Hanketoimijoiden laadunvarmistusta koskevaa osaamista ei varmisteta. TOTUTUS LV 1. Hanketoiminnalla on joitain periaatteita, mutta ne toteutuvat vaihtelevasti käytännössä. 2. Hankkeiden toimeenpanossa on yksikössä ongelmia silloin tällöin. 3. Yliopiston hanketoiminnan laadunvarmistusohje tukee joissain kohdin hanketoiminnan käytäntöjä. 4. Hankeprosessi on kuvattu (sanallisesti tai graafisesti), mutta se on hanketoimijoille epäselvä. 5. Hanketoiminnan vastuita ja valtuuksia on määritelty, mutta määritellyt vastuut eivät toimi käytännössä. 6. Yksikössä on määritelty hankkeiden laadunvarmistuskäytäntöjä, mutta niitä ei noudateta. 7. Hankesalkkua katselmoidaan satunnaisesti. 8. Joidenkin yksittäisten hankkeiden riskit analysoidaan. 9. Hankkeita dokumentoidaan osittain myös yliopiston tarpeisiin, mutta puutteellisesti tai epä- U:\Data\Hallinnolliset\uditointi\2010\uditointimatriisi, hanketoiminta 2010, versio 5.docx :23

11 Jyväskylän yliopisto 11 (21) LDUNHLLINT UDITOINTIMTRIISI tarkasti. 10. Hankkeita arkistoidaan satunnaisesti. 11. Yksikön käytössä olevat hanketoiminnan tukipalvelut ovat jokseenkin riittävät, mutta niiden toimimisessa on puutteita. 12. Yliopistontasoiset hanketoiminnan tukipalvelut ovat jokseenkin riittävät, mutta niiden toimimisessa on puutteita, ja näin ollen niitä hyödynnetään vain osittain. 13. Tietojärjestelmät tukevat hanketoimintaa puutteellisesti. 14. Hanketoimijoiden laadunvarmistusta koskevaa osaamista varmistetaan satunnaisesti. TOTUTUS HITTYVÄ 1. Hanketoiminnalla on periaatteita, jotka toteutuvat käytännössä. 2. Hankkeiden toimeenpano yksikössä toimii pääasiassa hyvin, mutta poikkeaa joissain kohdin hanketoiminnan periaatteista. 3. Ylipiston hanketoiminnan laadunvarmistusohje tukee yksikön hanketoiminnan käytäntöjä pääosin hyvin. 4. Hankeprosessi on kuvattu, ja hanketoimijat toimivat pääosin sen mukaisesti. 5. Hanketoiminnan kaikki vastuut ja valtuudet on määritelty, mutta vastuut toimivat käytännössä satunnaisesti. 6. Yksikössä ovat hankkeiden laadunvarmistuskäytännöt, mutta niitä noudatetaan vain osittain tai satunnaisesti. 7. Hankesalkku katselmoidaan säännöllisesti, mutta katselmoinnin tuloksia ei hyödynnetä täysimääräisesti. 8. Isojen hankkeiden (> ) riskit analysoidaan. 9. Hankkeita dokumentoidaan yliopiston tarpeisiin säännöllisesti, mutta dokumentointitavassa on puutteita tai epätarkkuuksia. 10. Hankkeiden asiakirjoja arkistoidaan systemaattisesti, mutta vain osasta hankkeita. 11. Yksikön käytössä olevat hanketoiminnan tukipalvelut ovat riittävät. 12. Yliopistontasoiset hanketoiminnan tukipalvelut ovat joillekin hanketyypeille riittävät, mutta eivät kaikille. 13. Vain osa tietojärjestelmistä tukee hanketoimintaa, tai yksikkö pystyy hyödyntämään niitä vain osittain hankkeen toteutuksessa. 14. Hanketoimijoiden laadunvarmistusta koskevaan osaamiseen on systemaattisia järjestelmiä, mutta toistaiseksi hanketoimijoilla on puutteita osaamisessaan. U:\Data\Hallinnolliset\uditointi\2010\uditointimatriisi, hanketoiminta 2010, versio 5.docx :23

12 Jyväskylän yliopisto 12 (21) LDUNHLLINT UDITOINTIMTRIISI TOTUTUS DISTYNYT 1. Hanketoiminnan periaatteet ovat selkeät, ja ne toteutuvat käytännössä hyvin. 2. aikkien hankkeiden toimeenpano yksikössä on systemaattista ja hanketoiminnan periaatteiden mukaista. 3. Yliopiston hanketoiminnan laadunvarmistusohje tukee täysin yksikön hanketoiminnan käytäntöjä. 4. Hankeprosessi on selkeä, ja hanketoimijat tuntevat sen. Yksikön kaikissa hankkeissa toimitaan sen mukaisesti. 5. Hanketoiminnan kaikki vastuut ja valtuudet on määritelty. Ne ovat hanketoimijoille selkeät ja tunnetut, ja he toimivat niiden mukaisesti. aikki hankkeet asetetaan (Hanketoiminnan laadunvarmistusohje, Liite 3). 6. Yksikön hankkeilla on laadunvarmistuskäytännöt, ja niitä noudatetaan systemaattisesti. 7. Hankesalkku katselmoidaan säännöllisesti, ja katselmoinnin tuloksilla systemaattisesti ohjataan hankesalkkua. 8. aikkien isojen hankkeiden riskit analysoidaan ja myös suuressa osassa pieniä hankkeita tehdään riskianalyysi. 9. Hankkeille määriteltyjä dokumentointikäytäntöjä noudatetaan kaikissa hankkeissa, ja dokumentointi on tarkkaa. 10. siakirjojen arkistointikäytäntöjä noudatetaan kaikissa hankkeissa. aikkien hankkeiden asiakirjat arkistoidaan systemaattisesti ja täydellisesti. 11. Yksikön käytössä olevat hanketoiminnan tukipalvelut ovat riittävät, ja ne tukevat hanketoimintaa sen kaikilla osa-alueilla. 12. Yliopistontasoiset hanketoiminnan tukipalvelut ovat kaikilla hanketoiminnan osa-alueilla riittävät. alvelut mahdollistavat hanketoiminnan korkean laadun. 13. Yliopiston tietojärjestelmät tukevat hanketoimintaa, ja yksikkö osaa hyödyntää niitä täysimääräisesti hankkeen toteutuksessa. 14. Hanketoimijoiden laadunvarmistusosaamista varmistetaan systemaattisesti, ja hanketoimijoiden osaaminen on korkeatasoista. 15. Hankesalkulle kehitetyt hallintamenettelyt ovat käytössä systemaattisesti. 16. Yksikön hankesalkku on strategisesti merkittävä ja monipuolinen, eli se sisältää useiden rahoittajien hankkeita ja erityyppisiä hankkeita. 17. Yksikön hankesalkun rahoitusrakenne on tasapainoinen, eli yksiköllä on riittävä määrä täydentävää rahoitusta, ja oma osuus on rahoitettavissa hyvin. 18. Hankkeet noudattavat rahoittajan rahoituspäätöstä ja ohjeita. 19. Hankkeen kuluessa mahdolliset muutostarpeet tunnistetaan ja niihin reagoidaan tarvittaessa. 20. aikilla hankkeilla on todennettavissa oleva aikataulu, ja hankkeet pysyvät aikataulussa. U:\Data\Hallinnolliset\uditointi\2010\uditointimatriisi, hanketoiminta 2010, versio 5.docx :23

13 Jyväskylän yliopisto 13 (21) LDUNHLLINT UDITOINTIMTRIISI 21. Hankkeiden kustannus- ja rahoitussuunnitelmat on laadittu realistisesti, ja hankkeet pysyvät suunnitelmien rajoissa. 22. Hankkeiden taloutta seurataan ajantasaisesti. 23. Hankkeiden kustannukset kohdistetaan oikein, tulojen saanti varmistetaan, maksuvalmiutta pidetään yllä, arvonlisäverot käsitellään oikein periaattein ja laskutus hoidetaan asianmukaisesti. 24. Hankkeet tuottavat yksikölle ja yliopistolle kestäviä hyötyjä. 25. Hankkeista viestitään sekä ulkoisen että sisäisen viestinnän sisältävän suunnitelman mukaisesti. U:\Data\Hallinnolliset\uditointi\2010\uditointimatriisi, hanketoiminta 2010, versio 5.docx :23

14 Jyväskylän yliopisto 14 (21) LDUNHLLINT UDITOINTIMTRIISI Hanketoiminnan ST-kehän mukainen auditointimatriisi, arviointi Tarkemmat kriteerit löytyvät sivuilta Seuranta ja arviointi 1. rviointimenettelyt 2. Indikaattorit 3. alautemenettelyt i ole On joitain, mutta niitä käytetään puutteellisesti. On, ja niitä käytetään suhteellisen systemaattisesti. On, ja niitä käytetään systemaattisesti. i ole Joitain on, mutta niitä ei käytetä systemaattisesti. On, ja niitä käytetään suhteellisen systemaattisesti. On, ja niitä käytetään arvioinnissa systemaattisesti. i ole On joitain, mutta niitä käytetään puutteellisesti tai satunnaisesti. On, ja niitä käytetään suhteellisen systemaattisesti. On, ja niitä käytetään systemaattisesti. 4. rvioinnin peilautuminen päämääriin ja tavoitteisiin pääsemiseen i On menettelyjä, mutta ne eivät peilaudu päämääriin eivätkä tavoitteisiin. Useimmiten ina 5. Hankesalkun katselmointimenettelyt i ole, tai hankesalkku puuttuu On menettelyjä, joita sovelletaan satunnaisesti On, ja niitä sovelletaan suhteellisen systemaattisesti. On, ja niitä sovelletaan systemaattisesti. 6. rviointitulosten käyttäminen * rviointitulosten synteesin luomiseksi on kehitetty menettelyt, ja niitä käytetään. = uuttuva = lkava U:\Data\Hallinnolliset\uditointi\2010\uditointimatriisi, hanketoiminta 2010, versio 5.docx :23

15 Jyväskylän yliopisto 15 (21) LDUNHLLINT UDITOINTIMTRIISI Seuranta ja arviointi = ehittyvä = distynyt * vaaditaan (kohta 6.) tasolle distynyt pääsemiseksi U:\Data\Hallinnolliset\uditointi\2010\uditointimatriisi, hanketoiminta 2010, versio 5.docx :23

16 Jyväskylän yliopisto 16 (21) LDUNHLLINT UDITOINTIMTRIISI Hanketoiminnan ST-kehän mukainen auditointimatriisi, arviointi RVIOINTI UUTTUV 1. Hanketoiminnalla ei ole mitään menettelyjä esim. sisällöllisten tavoitteiden, aikataulun toteutumisen tai budjetin toteutumisen arvioimiseen. 2. Yksikkö ei ole määritellyt hanketoiminnalleen indikaattoreita. 3. Hanketoiminnassa ei ole systemaattista järjestelmää rahoittajien, yhteistyökumppaneiden, hyödynsaajien eikä hanketoimijoiden palautteen saamiseksi. 4. Hanketoiminnan päämääriin ja tavoitteisiin pääsemistä ei arvioida järjestelmällisesti. 5. Yksiköllä ei ole hankesalkun katselmointimenettelyjä, tai hankesalkku puuttuu. RVIOINTI LV 1. Yksiköllä on joitain arviointimenettelyjä esim. sisällöllisille tavoitteille, aikataulun toteutumiseen tai budjetin toteutumiseen, mutta niiden käyttö on puutteellista. 2. Yksikkö on määritellyt hanketoiminnalleen indikaattoreita, mutta ei käytä niitä systemaattisesti arvioinnissa. 3. Hanketoiminnassa on käytössä joitain palautemenettelyjä rahoittajien, yhteistyökumppaneiden, hyödynsaajien eikä hanketoimijoiden palautteen saamiseksi, mutta niitä käytetään puutteellisesti tai satunnaisesti. 4. äytetyt arviointimenettelyt eivät peilaudu hanketoiminnan päämääriin ja tavoitteisiin. 5. Yksiköllä on hankesalkun katselmointiin menettelyjä, joita sovelletaan satunnaisesti. RVIOINTI HITTYVÄ 1. Yksikkö arvioi esim. sisällöllisiä tavoitteita, aikataulun toteutumista ja budjetin toteutumista suhteellisen systemaattisesti. 2. Yksikkö on määritellyt hanketoiminnalleen indikaattorit ja käyttää niitä suhteellisen systemaattisesti arvioinnissa. 3. Hanketoiminnassa käytetään suhteellisen systemaattisesti järjestelmää rahoittajien, yhteistyökumppaneiden, hyödynsaajien tai hanketoimijoiden palautteen saamiseksi. 4. rviointi peilautuu useimmiten hanketoiminnan päämääriin ja tavoitteisiin. 5. Yksiköllä on menettelyt hankesalkun katselmointiin. Menettelyjä sovelletaan suhteellisen systemaattisesti. U:\Data\Hallinnolliset\uditointi\2010\uditointimatriisi, hanketoiminta 2010, versio 5.docx :23

17 Jyväskylän yliopisto 17 (21) LDUNHLLINT UDITOINTIMTRIISI RVIOINTI DISTYNYT 1. Yksikkö arvioi systemaattisesti mm. sisällöllisiä tavoitteita, aikataulun toteutumista ja budjetin toteutumista. 2. Yksikkö on määritellyt hanketoiminnalleen indikaattorit ja käyttää niitä systemaattisesti arvioinnissa. 3. Hanketoiminnassa käytetään systemaattisesti järjestelmää rahoittajien, yhteistyökumppaneiden, hyödynsaajien ja hanketoimijoiden palautteen saamiseksi. 4. rviointi peilautuu aina hanketoiminnan päämääriin ja tavoitteisiin. 5. Yksiköllä on menettelyt hankesalkun katselmointiin, ja menettelyjä sovelletaan systemaattisesti. 6. rilaisten arviointitulosten synteesin luomiseksi on kehitetty menettelyt, ja niitä käytetään. U:\Data\Hallinnolliset\uditointi\2010\uditointimatriisi, hanketoiminta 2010, versio 5.docx :23

18 Jyväskylän yliopisto 18 (21) LDUNHLLINT UDITOINTIMTRIISI Hanketoiminnan ST-kehän mukainen auditointimatriisi, kehittäminen Tarkemmat kriteerit löytyvät sivuilta ehittäminen 1. Hanketoiminnan keskeisten tulosten tunnistaminen 2. Vaikuttavuuden ja keskeisten hyötyjen tunnistaminen 3. Tavoitteiden saavuttamisen tunnistaminen i ole tunnistettu. Joitain on tunnistettu. On tunnistettu kohtalaisen hyvin, mutta systematiikka puuttuu. Tunnistetaan systemaattisesti. i ole tunnistettu. Joitain on tunnistettu. On tunnistettu kohtalaisen hyvin, mutta systematiikka puuttuu. Tunnistetaan systemaattisesti. i ole tunnistettu. Joidenkin tavoitteiden saavuttaminen on tunnistettu. On tunnistettu kohtalaisen hyvin, mutta systematiikka puuttuu. Tunnistetaan systemaattisesti. 4. ehittämisen systemaattisuus i ole. On menettelyjä, mutta niitä sovelletaan satunnaisesti. On luotu systemaattiset menettelyt, mutta niitä sovelletaan puutteellisesti. ehitetään systemaattisesti. 5. Hyvien käytäntöjen jakamismenettelyt 6. Hanketoiminnan kehittämistarpeiden tunnistaminen i ole. On menettelyjä, mutta niitä sovelletaan satunnaisesti. On luotu systemaattiset menettelyt, mutta niitä sovelletaan puutteellisesti. On, ja niitä sovelletaan systemaattisesti. i tunnisteta. Tunnistetaan joitain. Tunnistetaan systemaattisin menettelyin, mutta tulevissa hankkeissa tuloksia sovelletaan puut- U:\Data\Hallinnolliset\uditointi\2010\uditointimatriisi, hanketoiminta 2010, versio 5.docx :23

19 Jyväskylän yliopisto 19 (21) LDUNHLLINT UDITOINTIMTRIISI ehittäminen teellisesti. Tunnistetaan systemaattisin menettelyin, ja tulevissa hankkeissa otetaan tarpeet huomioon. 7. Hanketoiminnan johtamiskulttuurin kehittäminen arviointitiedon avulla 8. Hanketoiminnan asiantuntija- ja tukipalvelujen kehittäminen arviointitiedon avulla 9. Menettelyt hankkeenaikaisiksi kehittämistoimiksi * ehitetään jatkuvasti sekä hankkeiden arvioinnista että hankesalkun katselmoinnista saadun tiedon avulla. * ehitetään jatkuvasti sekä hankkeiden arvioinnista että hankesalkun katselmoinnista saadun tiedon avulla. * Yksikössä ovat menettelyt. 10. Hankesalkun kehittäminen * ehitetään jatkuvasti. 11. Hanketoimijoiden kouluttautuminen * Hanketoimijat kouluttautuvat jatkuvasti. 12. Yhteistyön kehittäminen * Yhteistyötä sisäisten ja ulkoisten sidosryhmien ja kumppanien kanssa kehitetään systemaattisesti. 13. ehittämisajatusten viestiminen * Systemaattisesti hanketoimijoille = uuttuva = lkava = ehittyvä = distynyt * vaaditaan vähintään neljä (kohdat ) tasolle distynyt pääsemiseksi U:\Data\Hallinnolliset\uditointi\2010\uditointimatriisi, hanketoiminta 2010, versio 5.docx :23

20 Jyväskylän yliopisto 20 (21) LDUNHLLINT UDITOINTIMTRIISI HITTÄMINN UUTTUV 1. Hanketoiminnan keskeisiä tuloksia ei ole tunnistettu. 2. Hanketoiminnan vaikuttavuutta tai keskeisiä hyötyjä ei ole tunnistettu. 3. Tavoitteiden saavuttamista ei ole tunnistettu. 4. ehittäminen ei ole systemaattista. 5. Hyvien käytäntöjen jakamiseen ei ole menettelyjä. 6. Hanketoiminnassa ei tunnisteta kehittämistarpeita. HITTÄMINN LV 1. Joitain hanketoiminnan keskeisiä tuloksia on tunnistettu. 2. Joitain hanketoiminnan vaikuttavuudesta tai keskeisistä hyödyistä on tunnistettu. 3. Joidenkin tavoitteiden saavuttaminen on tunnistettu. 4. ehittämiseen on menettelyjä, mutta niitä sovelletaan satunnaisesti. 5. Hyvien käytäntöjen jakamiseen on menettelyjä, mutta niitä sovelletaan satunnaisesti. 6. Hanketoiminnassa yksikkö tunnistaa joitain kehittämistarpeita. HITTÄMINN HITTYVÄ 1. Hanketoiminnasta on tunnistettu keskeisiä tuloksia kohtalaisen hyvin, mutta tunnistamisen systematiikka puuttuu. 2. Hanketoiminnan vaikuttavuutta ja keskeisiä hyötyjä tunnistetaan kohtalaisen hyvin, mutta tunnistamisen systematiikka puuttuu. 3. Tavoitteiden saavuttaminen tunnistetaan kohtalaisen hyvin, mutta tunnistamisen systematiikka puuttuu. 4. Hanketoiminnan kehittämiseen on luotu systemaattiset menettelyt, mutta niitä sovelletaan puutteellisesti. 5. Hyvien käytäntöjen jakamiseen on luotu systemaattiset menettelyt, mutta niitä sovelletaan puutteellisesti. 6. Yksikkö tunnistaa kehittämistarpeet systemaattisin menettelyin, mutta tulevissa hankkeissa tuloksia sovelletaan puutteellisesti. U:\Data\Hallinnolliset\uditointi\2010\uditointimatriisi, hanketoiminta 2010, versio 5.docx :23

21 Jyväskylän yliopisto 21 (21) LDUNHLLINT UDITOINTIMTRIISI HITTÄMINN DISTYNYT 1. Hanketoiminnan keskeiset tulokset tunnistetaan systemaattisin menettelyin. 2. Hanketoiminnan vaikuttavuus ja keskeiset hyödyt tunnistetaan systemaattisin menettelyin. 3. Tavoitteiden saavuttaminen tunnistetaan systemaattisin menettelyin. 4. Hanketoimintaa kehitetään systemaattisin menettelyin. 5. Hyvät käytännöt tunnistetaan ja niitä jaetaan systemaattisin menettelyin. 6. ehittämistarpeet tunnistetaan systemaattisin menettelyin, ja tulevissa hankkeissa otetaan tarpeet huomioon. 7. Hanketoiminnan johtamiskulttuuria kehitetään jatkuvasti hankkeiden arvioinnista ja hankesalkun katselmoinnista saadun tiedon avulla. 8. Hanketoiminnan asiantuntija- ja tukipalveluja kehitetään jatkuvasti arvioinnista ja katselmoinnista saadun tiedon avulla. 9. Yksikössä on menettelyjä hankkeen kehittämistoimiksi myös silloin, kun niitä tarvitaan hankkeen aikana. 10. Hankesalkkua kehitetään jatkuvasti. 11. Hanketoimijat kouluttautuvat jatkuvasti. 12. Yhteistyötä sisäisten ja ulkoisten sidosryhmien ja kumppanien kanssa kehitetään systemaattisesti. 13. ehittämisajatukset viestitään hanketoimijoille systemaattisesti. U:\Data\Hallinnolliset\uditointi\2010\uditointimatriisi, hanketoiminta 2010, versio 5.docx :23