Toimintakertomuksen laatiminen

Transkriptio

1 Valtiknttri Ohje 1 (14) VK/948/ /2016 Kirjanpityksiköt ja talusarvin ulkpulella levat valtin rahastt Timintakertmuksen laatiminen Valtin talusarvista annetun asetuksen (1243/1992) 62 :n 2 mmentin (1786/2009) mukaan Valtiknttri antaa tarvittavat hjeet kirjanpityksikköjen tilinpäätöksistä sekä niiden liitteistä ja laadinnasta. Valtiknttri n tänään päättänyt antaa hjeen kirjanpityksikön ja rahastn timintakertmuksen laatimisesta. Vimaantul Lisätietja Tämä hje tulee vimaan välittömästi. Tällä hjeella kumtaan Valtiknttrin antama hje Timintakertmuksen laatiminen (VK 510/03/2010). Lisätietja tähän hjeeseen liittyvistä asiista saa Valtiknttrin Talus ja henkilöstö -timialalta puh tai sähköpstitse sitteesta h.laskentatimi (at) valtiknttri.fi. Timialajhtaja Mikk Kangaspunta Palvelupäällikkö Olli Ahnen Tiedksi: Valtintaluden tarkastusvirast Valtivarainministeriö, valtivarain cntrller -timint Sörnäisten rantatie 13, Helsinki PL 14, VALTIOKONTTORI Puh , Faksi ,

2 Valtiknttri Ohje 2 (14) Sisältö 1 Yleistä timintakertmuksen laatimisesta Timintakertmusta kskevat säännökset ja susitukset Timintakertmuksen sisältö Jhdn katsaus Tulksellisuus Vaikuttavuus Timinnallinen tehkkuus Tutkset ja laadunhallinta Henkisten vimavarjen hallinta ja kehittäminen Tilinpäätösanalyysi Sisäisen valvnnan arviinti- ja vahvistuslausuma Arviintien tulkset Yhteenvet havaituista väärinkäytöksistä... 13

3 Valtiknttri Ohje 3 (14) 1 Yleistä timintakertmuksen laatimisesta Kirjanpityksiköt ja talusarvin ulkpulella levat valtin rahastt laativat tilinpäätöksen, jhn sisältyy timintakertmus. Kirjanpityksikön timintakertmuksessa tiedt raprtidaan niin, että tulksena n ikeat ja riittävät tiedt ja ikea ja riittävä kuva jkaisen kirjanpityksikköön kuuluvan virastn tai laitksen timinnasta ja taludesta. Kska kaikkien kirjanpityksikköön kuuluvien virastjen ja laitsten päälliköt allekirjittavat tilinpäätöksen malta saltaan, tulee kunkin suus selvitä timintakertmuksesta. Rahastn tilinpäätöksen timintakertmus-sin sisällytetään ne tiedt, jtka vat rahastn lunteesta riippuen raprtitavissa. Esimerkiksi katsaus rahastn timintaan n susiteltava. Samin tehdyistä rahasta kskevista arviinneista n raprtitava. Kirjanpityksiköille, virastille, laitksille tai rahastille ei le säädetty velvllisuutta julkaista erillistä vusikertmusta timinnastaan. Js vapaamutinen vusikertmus julkaistaan, tällä ei krvata timintakertmusta tai tilinpäätöstä. Timintakertmus hyväksytään ja allekirjitetaan tilinpäätöksen yhteydessä Valtin talusarvista annetun asetuksen 63 :n mukaisesti. 1.1 Timintakertmusta kskevat säännökset ja susitukset - Laki valtin talusarvista (423/1988;12, 21, 21 a, 24 d ) - Asetus valtin talusarvista (1243/1992; 55, 61 63, 65, 65b, 68b, 69 ) - Valtiknttrin antamat määräykset: Suunnittelun ja seurannan asiakirjjen sekä tulksellisuustietjen julkaiseminen Valtin raprtintipalvelussa (Netra) VK 540/03/2010, Maksullisen timinnan kustannusvastaavuuslaskelman laatiminen VK/1078/00.01/2014 sekä Yhteisrahitteisen timinnan kustannusvastaavuuslaskelman laatiminen VK/1077/00.01/ Henkilöstötilinpäätöksen tiedt: Henkilöstövimavarjen hallintajärjestelmä, Valtin työmarkkinalaits 3/ Valtin kirjanpidn käsikirja - Sisäisen valvnnan arviinti- ja vahvistuslausuma: Valtin virastn ja laitksen sekä rahastn sisäinen valvnta ja riskienhallinta Valtinhallinnn hyvä käytäntö ja sen tteutumisen arviinti laaja arviintikehikk, Valtivarainministeriö, Valtivarain cntrller -timint, 2005.

4 Valtiknttri Ohje 4 (14) 2 Timintakertmuksen sisältö Timintakertmus kuvaa timinnallista tulksellisuutta ja sen kehitystä sekä vaikutuksia yhteiskunnallisen vaikuttavuuden kehitykseen. Kirjanpityksikkö julkaisee timintakertmuksensa sana tilinpäätöstä. Timintakertmus mudstaa tilinpäätöksen ensimmäisen luvun. Timintakertmus laaditaan seuraavaa rakennetta nudattaen: Timintakertmus 1. Jhdn katsaus 2. Tulksellisuus 3. Vaikuttavuus 3.1 Timinnan vaikuttavuus 3.2 Siirt- ja sijitusmenjen vaikuttavuus 4. Timinnallinen tehkkuus 4.1 Timinnan tuttavuus 4.2 Timinnan taludellisuus 4.3 Maksullisen timinnan tuls ja kannattavuus 4.4 Yhteisrahitteisen timinnan kustannusvastaavuus 5. Tutkset ja laadunhallinta 5.1 Suritteiden määrät ja aikaansaadut julkishyödykkeet 5.2 Palvelukyky sekä suritteiden ja julkishyödykkeiden laatu 6. Henkisten vimavarjen hallinta ja kehittäminen 7. Tilinpäätösanalyysi 7.1 Rahituksen rakenne 7.2 Talusarvin tteutuminen 7.3 Tutt- ja kululaskelma 7.4 Tase 8. Sisäisen valvnnan arviinti- ja vahvistuslausuma 9. Arviintien tulkset 10. Yhteenvet havaituista väärinkäytöksistä 10.1 Virheitä ja väärinkäytöksiä kskevat yhteenvettiedt 10.2 Takaisinperintää kskevat yhteenvettiedt Rahastn timintakertmukseen sisällytetään ne tiedt, jtka vat rahastn lunteesta riippuen raprtitavissa. Esimerkiksi katsaus rahastn timintaan n susiteltava. Samin tehdyistä rahasta kskevista arviinneista n raprtitava. 2.1 Jhdn katsaus Jhdn katsaus n tiivis, pituudeltaan nin 1-2 sivua ja lunteeltaan arviiva. Siinä keskitytään tärkeimpiin päättyneen vuden timinnan tulksiin sekä timintaympäristössä tapahtuneisiin muutksiin. Jhdn katsauksessa ei esitellä rganisaatin tehtäviä, visita, missita tai arvja, ellei näissä le timintavuden aikana tapahtunut merkittäviä muutksia. Jhdn katsauksessa arviidaan timinnan tulksellisuutta ja siinä varainhitvuden aikana tapahtunutta kehitystä. Katsauksessa tulee ttaa kantaa päättyneen vuden timinnan nnistumiseen. Jhdn katsauksessa arviidaan myös, miten hyvin tulksellisuus n viimeksi kuluneiden vusien aikana kehittynyt ja miten tulksellisuuden usktaan kehittyvän lähivusien aikana.

5 Valtiknttri Ohje 5 (14) 2.2 Tulksellisuus 2.3 Vaikuttavuus Lisäksi katsauksessa käsitellään timinnassa, taludessa ja timintaympäristössä tapahtuneet merkittävimmät muutkset sekä muutkset, jiden dtetaan tapahtuvan lähivusien aikana. Merkittäviä muutksia vat esim. virastn yhdistäminen tiseen virastn, siirt tiselle hallinnnalalle tai timinnan san siirt talusarvitaluden ulkpuliseen yhteisöön. Virastjen jhdn tulee katsauksissaan erityisesti keskittyä timinnallisen tehkkuuden, laadunhallinnan ja henkisten vimavarjen hallinnan ja kehittämisen tarkasteluun. Ministeriöiden jhdn katsauksissa vidaan enemmän painttaa timinnan vaikuttavuutta. Tulksellisuuden kuvauksen tehtävänä n antaa virastn tulksellisuudesta ikea ja riittävä kuva. Siinä esitetään tärkeimmät tiedt virastn tai laitksen (myös ministeriön virastna) timinnan tulksellisuudesta ja se n kuvaus virastlle tai laitkselle vahvistettujen tulstavitteiden tteutumisesta. Kuvauksessa keskitytään lennaisimpiin ja tärkeimpiin tietihin siten, että kaikki timinnan lennaiset sa-alueet tulevat kuvauksessa katetuiksi. Kuvauksen tulee lla tiivis ja siitä tulee mudstua kattava ja ymmärrettävä kuva kknaistulksellisuudesta. Tulksellisuuden muita tärkeitä tietja vivat lla sellaiset strategian tteuttamisen kannalta lennaiset tiedt, jtka eivät välttämättä sisälly ministeriön vahvistamiin tulstavitteisiin. Tärkeitä vat aina myös sellaiset tulksellisuustiedt, jtka kertvat virastille lakisääteisesti kuuluvien tehtävien hidn tulksellisuudesta ja jihin käytetään merkittävä sa resursseista. Myös merkittävimmät tukitimintjen tulksellisuutta kuvaavat tiedt esitetään tulksellisuuden kuvauksessa. Tulksellisuutta tulee mitata mittareiden ja indikaattreiden avulla. Siksi tunnuslukujen käyttö tulksellisuuden esittämisessä n sutavaa. Tunnuslukujen sisältöä n hyvä selittää, jtta lukijalle mudstuu käsitys mitä kukin tunnusluku tarkittaa ja mitä sillä mitataan. Tunnuslukujen sisältämää infrmaatita vi myös täydentää sanallisten kuvausten ja arviintien avulla. Timintakertmuksessa esitetään tulstavitteiden saavuttamisen lisäksi aina vertailutiet kahdelta edelliseltä vudelta sekä tulsanalyysi. Tulksia analysitaessa n syytä muistaa, että analyysillä tarkitetaan ensisijaisesti sen kertmista, miksi tavite n saavutettu tai jäänyt saavuttamatta. Lisäksi analyysissa n hyvä käsitellä tutettujen suritteiden ja julkishyödykkeiden määrän ja laadun suhdetta käytettyihin resursseihin sekä timinnan vaikuttavuuden suhdetta käytettyihin resursseihin. Laaja-alaisesta yhteiskunnallisesta vaikuttavuudesta raprtiminen kuuluu pääasiallisesti ministeriöiden vastuulle. Ministeriöt raprtivat timialansa yhteiskunnallisen vaikuttavuuden kehityksestä ensisijaisesti hallituksen tilinpäätöskertmuksen sana levassa ministeriön timialan tulksellisuuden kuvauksessa. Virastjen ja laitsten tulee raprtida man timintansa vaikuttavuudesta. Tisin sanen tässä khdin ilmaistaan, miten virastn tai laitksen

6 Valtiknttri Ohje 6 (14) 2.4 Timinnallinen tehkkuus Timinnan tuttavuus (myös ministeriön virastna) timinta n tukenut timialan yhteiskunnallisten vaikuttavuustavitteiden saavuttamista. Vaikuttavuudesta raprtiminen jaetaan mahdllisuuksien mukaan kahteen alalukuun Timinnan vaikuttavuus ja Siirt- ja sijitusmenjen vaikuttavuus. Tämän luvun tarkituksena n kytkeä timialan yhteiskunnalliset vaikuttavuustulkset ja virastjen timinnalliset tulksellisuustiedt yhteen. Vaikuttavuustavitteista esitetään ministeriön vahvistamat tulstavitteet sekä muut tärkeimmät vaikuttavuutta kskevat tulstavitteet, tulstavitteiden tteumatiedt, tteumatietjen vertailutiedt kahdelta edelliseltä vudelta sekä lyhyt tulsanalyysi erikseen jkaisesta tulstavitteesta. Mikäli timinnan vaikuttavuudelle ei le erikseen asetettu tulstavitteita, vidaan timinnan vaikutuksista yhteiskunnallisen vaikuttavuuden kehitykseen raprtida vapaamutisesti. Raprtinnin tulee lla tiivistä ja tärkeimpiin timinnan vaikutuksiin keskittyvää. Luvussa esitetään myös tärkeimmät tiedt kirjanpityksikön valtinapujen sekä muiden valtintukien ja vastaavien siirtmenjen sekä kirjanpityksikön timeenpanemien sijitusmenjen vaikuttavuudesta. Mikäli siirt- ja sijitusmenjen vaikuttavuudelle ei le erikseen asetettu tulstavitteita, vidaan vaikuttavuudesta raprtida vapaamutisesti. Timinnallisen tehkkuuden tarkastelussa sitetaan, miten tehkkaasti virastn tai laitksen timinta n rganisitu ja miten tehkkaasti se timii. Tarkastelussa tavitteet ja aikaansaannkset suhteutetaan käytettyihin vimavarihin. Olennaista n selvittää vimavarjen käytön ja khdentamisen tehkkuus. Timinnallista tehkkuutta kuvaavat tavite- ja tteumatiedt esitetään alaluvuissa: Timinnan tuttavuus, Timinnan taludellisuus, Maksullisen timinnan tuls ja kannattavuus ja Yhteisrahitteisen timinnan kustannusvastaavuus. Timinnallista tehkkuutta kuvataan taludellisuus- ja tuttavuusmittarein. Taludellisuuden ja tuttavuuden kehitystä vidaan kuvata myös sijaissuureiden avulla, js timintaa ei sen lunteesta jhtuen pystytä kuvaamaan taludellisuus- ja tuttavuusmittareilla. Sijaissuureita käytettäessä kuvataan esimerkiksi tehtäväalue-, prsessi-, timint- tai plitiikka-alueen kustannus- ja henkilövusikehitystä. Esimerkiksi ministeriöissä vivat pääprsessit tai päätehtävät mudstaa ne seurattavat khteet, jiden htv- ja kustannuskehityksestä raprtidaan. Tuttavuus tarkittaa tutsten ja pansten välistä suhdetta. Esimerkiksi työn tuttavuus n suritteiden lukumäärän suhde suritteiden tuttamiseen käytettyihin henkilötyövusiin (suritelukumäärä/htv). Js työvima n merkittävin panstekijä, lennaisinta n raprtida nimenmaan työn tuttavuudesta.

7 Valtiknttri Ohje 7 (14) Timinnan taludellisuus Jskus virastn tai laitksen timinnan lunteesta ja esimerkiksi sen päämavaltaisuudesta jhtuen kknaistuttavuuden tai pääman tuttavuuden ilmaiseminen vi lla perusteltua. Kknaistuttavuutta mitattaessa suritteiden lukumäärä suhteutetaan kaikkiin niiden tutannssa käytettyihin panksiin (esim. kaikkien käytettyjen pansten kustannukset). Pääman tuttavuutta mitattaessa suritteiden lukumäärä suhteutetaan niiden tuttamisessa käytettyyn pääman määrään (esim. situtuneen pääman tai nettkäyttöpääman määrä). Tuttavuutta mitattaessa n humiitava myös tutteiden ja palvelujen laatuun liittyviä kysymyksiä. Tutkset/palvelut, jihin pansten käyttöä suhteutetaan, tulee lla timinnan tavitteiden ja päämäärien kannalta leellisia sekä asiakkaiden tarpeiden mukaisia. Tuttavuustavitteista esitetään ministeriön vahvistamat tulstavitteet sekä muut tärkeimmät vaikuttavuutta kskevat tulstavitteet, tulstavitteiden tteumatiedt, tteumatietjen vertailutiedt kahdelta edelliseltä vudelta sekä lyhyt tulsanalyysi erikseen jkaisesta tulstavitteesta. Taludellisuuden mittaamisessa panstekijät muutetaan rahamääräisiksi. Tämän jälkeen lasketaan suritteiden aikaansaamisessa syntyneet kustannukset, jiden perusteella saadaan laskettua yksikkökustannukset (eura/surite). Kustannukset tulisi esittää suritteittain tai suriteryhmittäin. Jissakin tapauksissa kustannukset vidaan esittää myös timinnittain tai tehtävittäin. Myös taludellisuuden muutsprsentti vidaan ilmittaa. Taludellisuuden mittaamisessa n lennaista se, että kustannukset vat ajallisesti ikein khdistettuja ja sisältävät kaikki aiheutuneet kustannukset. Kassamenphjaiset tiedt eivät le riittäviä, vaan taludellisuutta kskevien tietjen tulee perustua kustannustietihin. Taludellisuustavitteista esitetään ministeriön vahvistamat tulstavitteet sekä muut tärkeimmät vaikuttavuutta kskevat tulstavitteet, tulstavitteiden tteumatiedt, tteumatietjen vertailutiedt kahdelta edelliseltä vudelta sekä lyhyt tulsanalyysi erikseen jkaisesta tulstavitteesta Maksullisen timinnan ja yhteisrahitteisen timinnan kustannusvastaavuuslaskelmat Maksullisen timinnan kannattavuutta mitataan suritteista saatujen myyntituttjen ja tutannntekijöiden käytöstä aiheutuneiden kustannusten ertuksena ja suhteena. Tavitteiden ja tulsten analyysissa esitetään perustelut tulstavitepikkeamille. Olennaiset maksullista timintaa kskevat kehitystarpeet kuvataan. Yhteisrahitteisessa timinnassa tiedt kustannusvastaavuudesta kertvat, paljnk timintaan n saatu rahitusta muilta virastilta ja talusarvitaluden ulkpulisilta rahittajilta ja paljnk virastn tai laitksen marahitussuus n llut. Hankkeiden hyödyt virastn timinnalle tulee esitellä erityisesti sillin, kun kustannusvastaavuus n alle 100 %.

8 Valtiknttri Ohje 8 (14) 2.5 Tutkset ja laadunhallinta Maksullisen timinnan ja yhteisrahitteisen timinnan kustannusvastaavuuslaskelmien laadinnassa nudatetaan niistä erikseen annettuja määräyksiä 1. Sillin, kun timinta n niin vähäistä, että laskelmia ei määrätä esitettäväksi timintakertmuksessa, tulee tulksia kuitenkin esitellä ja analysida tiivistetysti. Tutkset ja laadunhallinta -luvussa esitetään tärkeimmät tiedt virastn tai laitksen tuttamista suritteista (tutteista tai palveluista), julkishyödykkeistä, niiden määristä ja määrien kehityksestä. Lisäksi tässä luvussa esitetään tiedt virastn palvelukyvystä ja suritteiden ja julkishyödykkeiden laadusta. Perustietihin palvelukyvystä kuuluvat myös tiedt asiakastyytyväisyydestä (tai kettu asiakaslaatu). Tutksia ja laadunhallintaa kuvaavat tavite- ja tteumatiedt esitetään alaluvuissa Suritteiden määrät ja aikaansaadut julkishyödykkeet ja Palvelukyky sekä suritteiden ja julkishyödykkeiden laatu Suritteiden määrät ja aikaansaadut julkishyödykkeet Suritemäärien selvittämisen edellytyksenä n timinnan tutteistaminen ja tutettujen suritteiden määrien rekisteröiminen. Js tutettujen julkishyödykkeiden määriä ei kaikissa tapauksissa pystytä lukumäärinä ilmittamaan, käytetään sveltuvia sijaissuureita, jiden avulla ilmaistaan aikaansaatujen julkishyödykkeiden määrää. Sijaissuureena n käytetty esimerkiksi merenkulussa ylläpidettyjä väyläkilmetrejä tai rajavalvnnassa partiinti- ja valvntatuntien lukumäärää. Luvussa esitetään ministeriön vahvistamat tulstavitteet sekä muut tärkeimmät tulstavitteet, tulstavitteiden tteumatiedt, tteumatietjen vertailutiedt kahdelta edelliseltä vudelta, lyhyt tulsanalyysi erikseen jkaisesta tulstavitteesta sekä tärkeimpien suritteiden lukumäärät ja vertailutiedt kahdelta edellisiltä vudelta. Lukumäärät n esitettävä, vaikka niille ei lisi asetettu tavitteita Palvelukyky sekä suritteiden ja julkishyödykkeiden laatu Palvelukyvyllä tarkitetaan virastn tai laitksen kykyä palvella yhteiskuntaa ja asiakkaitaan. Siihen sisältyy asiakkaiden tyytyväisyys virastn tuttamiin tutteisiin ja palveluihin sekä asiakkaiden tyytyväisyys virastn kykyyn palvella asiakkaitaan. Yleisemmin vidaan puhua virastn kyvystä täyttää asiakkaidensa dtukset. Lisäksi palvelukykyä vidaan arviida myös asiakasvaikuttavuuden näkökulmasta, jllin arviidaan timinnan kykyä saavuttaa asiakkaiden sille asettamat tavitteet. Palvelukyvyn mittaaminen vi perustua esimerkiksi asiakkaille määräajin tehtäviin asiakastyytyväisyyskyselyihin, asiakkailta saataviin suriin palautteisiin palvelutilanteissa, erilaisten palautekanavien kautta saatavaan infrmaatin, asiakashaastatteluihin ym. Olennaista n, että käytettävien menetelmien avulla saadaan kattava tiet virastn kyvystä palvella asiakkaitaan ja vastata sille asetettuihin dtuksiin. Tulkset n hyvä esittää tunnuslukujen avulla, jita vi tarvittaessa täydentää sanallisin kuvauksin. 1 Valtiknttrin antamat määräykset Maksullisen timinnan kustannusvastaavuuslaskelman laatiminen (VK/1078/00.01/2014) ja Yhteisrahitteisen timinnan kustannusvastaavuuslaskelman laatiminen (VK/1077/00.01/2014)

9 Valtiknttri Ohje 9 (14) Laadunhallinnassa vidaan esittää myös tärkeimmät tiedt timintaprsessien laadusta. Timintaprsessien laadusta kertvat esimerkiksi läpimenajat, timitusajat tai dtusajat sekä tutettujen suritteiden virheettömyys. Myös prsessien laadusta kertvia tietja, esimerkiksi laatupalkintkriteeristöjen tai laatustandardien (CAF-, EFQM- tai ISO-standardit) avulla, vidaan esittää tässä khdassa. Laatupalkintkriteeristöillä tehtyjen arviintien tulksina vidaan esittää esimerkiksi eri arviintialueista saadut pisteet ja niiden kehitys, js arviinti n tehty useana vunna. Luvussa esitetään ministeriön vahvistamat tulstavitteet sekä muut tärkeimmät tulstavitteet, tulstavitteiden tteumatiedt, tteumatietjen vertailutiedt kahdelta edelliseltä vudelta sekä lyhyt tulsanalyysi erikseen jkaisesta tulstavitteesta. 2.6 Henkisten vimavarjen hallinta ja kehittäminen Henkisten vimavarjen hallintaan ja kehittämiseen liittyvien tunnuslukujen määritelmät ja standardit löytyvät valtin henkilöstötilinpäätöksen käsikirjasta. 2 Luvussa esitetään ministeriön vahvistamat tulstavitteet sekä muut tärkeimmät tulstavitteet, tulstavitteiden tteumatiedt, tteumatietjen vertailutiedt kahdelta edelliseltä vudelta sekä lyhyt tulsanalyysi erikseen jkaisesta tulstavitteesta. Lisäksi esitetään henkisten vimavarjen hallintaan ja kehittämiseen liittyvät tärkeimmät tunnusluvut ja näiden vertailutiedt kahdelta edelliseltä vudelta. Tiedt esitetään timintakertmuksessa, vaikka ne eivät lisikaan erikseen tulstavitteiksi vahvistettuja. Esitettävät tiedt vat samja tunnuslukuja, jtka kerätään henkilöstötilinpäätökseen. Tunnusluvuista, jtka susitellaan esitettävän sukupulen mukaan, n maininta (n/m) tunnusluvun perässä. Henkilöstömääristä, henkilöstörakenteesta ja henkilöstökuluista n hyvä esittää seuraavat tiedt: - henkilöstön lukumäärä ja sen muutsprsentti (n/m) - henkilötyövudet - keski-ikä (n/m) - ikäjakauma - kulutustas, indeksiluku (n/m) - vakinaiset, määräaikaiset (n/m), lukumäärä ja prsenttisuus - kkaikaiset/sa-aikaiset (n/m), lukumäärä ja prsenttisuus - tehdyn työajan suus säännöllisestä vusityöajasta (n/m) %, - kknaistyövimakustannukset /vusi - tehdyn työajan palkat, prsenttisuus palkkasummasta - välilliset työvimakustannukset ja niiden suus tehdyn työajan palkista (n/m) 2 Henkilöstövimavarjen hallintajärjestelmä, Henkilöstötilinpäätös, Käsikirja valtin rganisaatiille, Valtin työmarkkinalaits 3/2001

10 Valtiknttri Ohje 10 (14) Työhyvinvinnista n hyvä esittää seuraavat tiedt: - työtyytyväisyysindeksi (n/m) - lähtö- ja tulvaihtuvuus (% henkilöstöstä) - työkyvyttömyyseläkkeelle siirtyminen (% henkilöstöstä) - sairauspissalt, pv/htv - työterveyshult (eura/htv) - työkunnn ja työtyytyväisyyden edistäminen (eura/htv) Osaamisesta ja muusta aineettmasta päämasta n hyvä esittää seuraavat tiedt: - kulutus ja kehittäminen (eura/htv ja työpäivät/htv) - henkilöstön arv (eura) 3 Timinnan uusiutumisesta selvitetään merkittävimmät uudistukset timinnassa ja timintatavissa ja arviidaan niiden vaikutukset timinnan tulksellisuuteen. 2.7 Tilinpäätösanalyysi Tilinpäätösanalyysi jaetaan seuraaviin alalukuihin: Rahituksen rakenne, Talusarvin tteutuminen, Tutt- ja kululaskelma ja Tase. Lisäksi rahastjen timintakertmuksessa esitetään tässä luvussa Rahastn rahituslaskelma. Muualla tilinpäätöksessä esitettäviä laskelmia ei kpiida tähän timintakertmuksen saan, vaan laskelmat esitetään niille sitetuissa tilinpäätöksen luvuissa. Tarvittaessa tässä luvussa vidaan esittää tarkentavia laskelmia. Tilinpäätösanalyysissa selvitetään tilinpäätöslaskelmiin sisältyviä seikkja taluden kehityksestä ja rakenteesta sekä taluden ja tulksellisuuden välisistä yhteyksistä. Luvussa analysidaan, miten ja mihin rahaa n käytetty. Analyysin tulee lla ytimekäs ja sen tulee keskittyä timinnallisesti ja taludellisesti merkittäviin eriin ja keskittyä näissä tapahtuneisiin muutksiin. Analyysillä tarkitetaan ensisijaisesti sen kertmista, miksi luvut vat muuttuneet, eikä niinkään sitä, kuinka paljn luvut vat muuttuneet. Tilinpäätöslaskelmien analyysissa n tärkeätä keskittyä lennaisten tekijöiden ja erien tarkasteluun. Tilinpäätösanalyysiin liittyvien laskelmien tarkituksena n tukea muualla tilinpäätöksessä esitettäviä havaintja ja jhtpäätöksiä timinnan tulksellisuuden ja taluden kehityssuunnista. 3 Henkilöstön arv tiettynä vunna vidaan laskea kunkin vuden vusitasn tiedista (henkilöstötilinpäätöksen käsikirjassa n tarkempi kaava, jta ei le välttämätön tässä käyttää) seuraavasti: lasketaan henkilöstön keskimääräinen eläkkeellesiirtymisikä (vutta, mukana kaikki eläkelajit) vähennetään luvusta henkilöstön keski-ikä kerrtaan saatu luku henkilötyövusien lkm:llä kerrtaan saatu luku tehdyn työajan keskimääräisellä vusipalkalla (eura/htv, tehdyn työajan palkat saadaan vähentämällä kknaispalkkasummasta välilliset palkat) saatuun lukuun lisätään vusitasn investinnit työtyytyväisyyteen, työkuntn, henkilöstökulutukseen ja muuhun saamisen kehittämiseen sekä terveydenhitn

11 Valtiknttri Ohje 11 (14) Rahituksen rakenne Talusarvin tteutuminen Tutt- ja kululaskelma Rahituksen sanallisessa rakenneanalyysissa tulee eritellä ja analysida talusarvin kautta tuleva rahitus ja muu rahitus. Kirjanpityksikön salta analyysi sisältää myös selvityksen siitä, miten kirjanpityksikön vastuulla levat jakamattmat määrärahat n khdennettu eri kirjanpityksiköiden käytettäväksi. Talusarvin tteutumisen sanallisessa analyysissa tulee keskittyä esimerkiksi seuraaviin asiihin: - Budjetintitavan muuts - Muutkset virastlle tai tehtäväalueelle sitetuissa määrärahissa ja tularviissa - Alkuperäisen talusarvin tteutuminen (myös tularvit), lisäbudjeteissa talusarvin (myös tularviihin) tehdyt muutkset ja niiden tteutuminen - Määrärahjen käyttö, siirtäminen ja säästö - Siirrettyjen määrärahjen käyttö ja muutkset siirrettyjen määrärahjen määrässä - Määrärahjen ylitystarpeet ja syyt ylitystarpeisiin - Valtuuksien käyttö, käyttämättä jääneet valtuudet, uusitut ja perutut valtuudet Mikäli timintamenista n siirretty merkittäviä summia seuraavalle vudelle tai mikäli talusarvin tteutuman vertailu talusarvin sittaa merkittäviä pikkeamia, esitetään myös näiden syyt. Tuttjen ja kulujen sanallisessa analyysissa tulee keskittyä esimerkiksi seuraaviin asiihin: - Tutt- ja kululaskelman lukujen vertailuun tavitteeseen, kun se n mahdllista, ja edelliseen vuteen. Merkittäviä pikkeamia ja muutksia tulee analysida ja eritellä. Vertailu tavitteeseen tehdään sekä tuttjen että kulujen salta. Laskelmien tarkastelu vi khdistua tutt- ja kululaskelman tiliryhmittäiseen summatietn, jta n tisinaan syytä tarkentaa jakamalla ne edelleen tarkituksenmukaisiin suriteryhmiin. - Tuttjen ja kulujen sisällön yksityiskhtaisempi erittely. Kirjanpityksikön timinnan minaispiirteiden takia tutt- ja kulutilien sisältöä n tisinaan tarpeen analysida valtin kirjanpidn yhteisiä tiliryhmäkhtaisia nimiä yksityiskhtaisemmin. Erien tarkastelussa pyritään mudstamaan käsitys siitä, mistä eri erät kstuvat ja mikä niiden merkitys n. Esimerkkinä tarkempaa analysintia vaativista tutista ja kuluista vivat lla: muut timinnan tutt satunnaisiin tuttihin ja kuluihin sisältyvät lennaiset erät lennainen varastn muuts, jsta vidaan eritellä epäkurantin varastn suus tiet siitä, mihin tase-erään lennainen valmistus maan käyttöön n aktivitu.

12 Valtiknttri Ohje 12 (14) - Tutt- ja kulurakenteen yksikkökhtainen, tehtäväalueittainen tai asiakasryhmittäinen erittely ja/tai vertailu. Virastt jäsentävät usein timintaansa myös esimerkiksi tehtäväalueittain. Näiden tekijöiden tarkastelussa pyritään mudstamaan käsitys niiden merkityksestä ja kehityksestä. Tisinaan tutt- ja kulurakenteen erittely määrärahittain n paikallaan. Tavitteena n nstaa esiin lisäinfrmaatita virastn timinnan tulksellisuudesta ja taludesta sekä näiden kehityssuunnista Tase Taseen sanallisessa analyysissa tulee keskittyä esimerkiksi seuraaviin asiihin: - Tase-erien vertailu edellisvuteen sellaisenaan tai tase-erien suhteellisina suuksina. Jidenkin erien salta saattaa esimerkiksi yksiköittäin tai tehtäväalueittain vertailu tuttaa lennaista lisätieta. - Olennaisten saatavien ja velkjen sisällön yksityiskhtaisempi erittely ja kehityksen analysinti. Esimerkkinä tarkempaa erittelyä vaativista taseeristä vivat lla: myyntisaamisiin ja muihin saataviin sisältyvät hitaasti kiertävät erät siirtsaamisiin ja -velkihin sisältyvät pikkeuksellisen suuret tai muutin humita ansaitsevat erät, js n esimerkiksi tehty saatavien tileistäpistja merkittävien käyttömaisuuden muutsten erittely sekä selvitys, mitä valmistettiin, hankittiin, myytiin tai rmutettiin, hallinnansiirrt ja maisuuden luvutus apprttina, miksi ja mihin arvnkrtuksia tehtiin (erityisesti niiden lennaisuuden ja pysyvyyden perusteet) ja miksi pistt pikkesivat suunnitelmasta pistjen määrän kehitys suhteessa krvausinvestinteihin vaiht-maisuuden arvn merkittävän muutksen syyn selvitys eriteltynä varastjen lisäyksistä, vähennyksistä tai hallinnansiirrista aiheutuneisiin vaiht-maisuuden muutksiin Rahastn rahituslaskelma Tämä luku sisältää vain rahastlla levan rahituslaskelman analyysin. Rahituslaskelman sanallisessa analyysissa vi keskittyä esimerkiksi käyttösuunnitelman tteutumisen analysintiin. 2.8 Sisäisen valvnnan arviinti- ja vahvistuslausuma Lausuma sisäisen valvnnan tilasta ja lennaisimmista kehittämiskhteista n virastn tai laitksen jhdn kannantt sisäisen valvnnan ja riskienhallinnan tilaan ja tästä mahdllisesti jhtuviin kehittämistarpeisiin. Lausumassa virastn tai laitksen jht ttaa kantaa siihen, miltä sin sisäisen valvnnan ja riskienhallinnan menettelyt vat riittäviä ja täyttävät niille asetetut tavitteet. Lausumassa esitetään myös mahdlliset sisäisen valvnnan ja riskienhallinnan lennaiset puutteet. Lausuma kskee asiiden tilaa tilinpäätöksen ja timintakertmuksen antamishetkellä. Lausuman tulee perustua tdelliseen, järjestelmälliseen ja riittävän kattavaan sisäisen valvnnan tilan arviintiin. Lausuman taustalla levan

13 Valtiknttri Ohje 13 (14) 2.9 Arviintien tulkset 2.10 Yhteenvet havaituista väärinkäytöksistä arviinnin tulisi lla dkumentitu ja perustua sveltuvaan ja yleisesti hyväksyttyyn sisäisen valvnnan viitekehykseen. Perusteena tehtävälle arviinnille ja annettavalle lausumalle vat sisäiselle valvnnalle ja riskienhallinnalle talusarviasetuksen 69 :ssä säädetyt tavitteet. Tehdystä arviinnista esitetään keskeisimmät havainnt ja jhtpäätökset. Lausuman valmistelussa susitellaan käytettävän valtivarainministeriön julkaisemaa susitusta valtin virastn, laitksen ja rahastn sisäisen valvnnan ja riskienhallinnan lähestymistavista ja arviinnista sekä susitukseen sisältyvää arviintikehikka ja arviintikehikn käyttöhjeita. Arviintikehiksta n laadittu suppea malli, jta vidaan harkinnan mukaan käyttää esimerkiksi pienissä virastissa laajemman kehikn sijaan. Arviinnit täydentävät vutuisen raprtinnin sisältämää tieta ja antavat tieta vaikuttavuuden, tehkkuuden ja palvelujen laadun kehittämistä varten. Arviintien avulla saadaan tieta timenpiteiden vaikutuksista, vurvaikutussuhteista sekä rakenteellisista vaikuttavuuden kehitykseen ja tehkkuuteen vaikuttavista seikista. Arviinneilla vidaan myös tarkastaa strategiita ja strategisia suunnitelmia sekä j tehtyjen strategisten valintjen suvuutta. Luvussa vidaan esitellä sekä ulkpulisten surittamien arviintien että rganisaatin itsensä surittamien arviintien tulksia. Tulksissa esitetään tehdyn arviinnin tavitteet, keskeisimmät humit ja kehittämisehdtukset. Yhteenvet havaituista väärinkäytöksistä jaetaan tarvittaessa alalukuihin Virheitä ja väärinkäytöksiä kskevat yhteenvettiedt ja Takaisinperintää kskevat yhteenvettiedt. Virheitä ja väärinkäytöksiä kskevissa yhteenvettiedissa esitetään yhteenvettiedt havaituista väärinkäytöksistä ja rikksista sekä esitutkinnasta ja ikeudenkäynneistä ja mahdllisista muista käynnistetyistä timenpiteistä, jtka jhtuvat väärinkäytöksistä ja rikksista. Luvussa esitetään tilinpäätösvelvllisen yksikön hitamiin tai vastattavina leviin varihin tai maisuuteen (mukaan lukien EU-varat) khdistuneet, timenpiteisiin jhtaneet väärinkäytökset ja rikkset. Riksepäilystä raprtidaan ensimmäistä kertaa sillin, kun asiasta n tehty riksilmitus. Raprtinnissa esitetään tiedt mahdllisesti j syntyneistä tai arvi myöhemmin syntyvistä välittömistä ja välillisistä vahingista. Raprtinnissa ei tule esittää sellaisia tietja, jiden perusteella väärinkäytöksestä epäillyn henkilön/henkilöiden henkilöllisyys n tunnistettavissa. EU-rahitukseen liittyvät säännönvastaisuudet ilmitetaan erikseen. Säännönvastaisuus ilmitetaan siinä vaiheessa, kun tarkastuksessa tai muussa valvnnassa esille tulleen epäillyn säännönvastaisuuden lemassalsta ja jatktimista n tehty päätös. Tällainen päätös vi lla esimerkiksi: a) päätös tuen maksatuksen keskeyttämisestä b) päätös maksettavan tuen sittaisesta tai täydellisestä pidättämisestä c) päätös tuen sittaisesta tai täydellisestä ikaisemisesta eli kuittaamisesta tulevista maksatuksista tai takaisinperintäpäätös.

14 Valtiknttri Ohje 14 (14) Takaisinperintää kskevissa yhteenvettiedissa annetaan yhteenvettiedt tilinpäätösvuden aikana tehdyistä takaisinperintää kskevista päätöksistä sekä päätösten lukumäärä. Lisäksi ilmitetaan yhteenvettiedt näihin tehtyihin päätöksiin liittyvistä nnistuneista takaisinperinnöistä. Tarkitus ei siis le esittää tietja yksittäisistä tapauksista. Lisäksi annetaan tiedt takaisinperinnöistä, jtka n tteutettu ilman takaisinperintäpäätöstä vähentämällä ne muista maksusurituksista. Aikaisempien vusien takaisinperinnöistä ei tässä yhteydessä raprtida. Takaisinperinnöistä raprti välittävä viranmainen. Js lpullinen edunsaaja n kirjanpityksikkö, myös kirjanpityksikkö raprti takaisinperinnästä. Timintakertmuksen lisäksi väärinkäytöksistä ilmitetaan aina niille viranmaisille, jtka tarvitsevat tietja Sumen kansainvälisten velvitteiden tai niille kuuluvien tehtävien hitamiseksi. Niistä ilmitetaan myös a. ministeriölle ja Valtintaluden tarkastusvirastlle (Laki valtintaluden tarkastusviraststa 16, 17 ).