Joukkueen/ryhmän varainhankinta- ja talousohjeet

Transkriptio

1 Joukkueen/ryhmän varainhankinta- ja talousohjeet

2 Seuran varainhankinnan pelisäännöt Joukkueen/ryhmän on noudatettava Seinäjoen Taitoluistelijat ry:n asettamia pelisääntöjä joukkue/ryhmäkohtaisesta varainhankinnasta sekä seuran talousohjeita. Miten varainhankintaa joukkue/ryhmäkohtaisesti voidaan kerätä vuosittain tehdyn talousarvion perusteella (liite 2), jonka johtokunta hyväksyy. varoja kerätään vain tarpeellinen määrä suunniteltua toimintaa varten (yleishyödyllinen yhdistys) varat ovat joukkueen/ryhmän käytössä tasapuolisesti riippumatta vanhempien /luistelijan panoksesta varainhankintaan joukkueella/ryhmällä on oma taloudenhoitaja, joka huolehtii maksujen keräämisestä, seurannasta ja toimii seuran rahastonhoitajan ohjauksessa. joukkueelle/ryhmälle ei avata omaa pankkitiliä vaan rahaliikenne hoidetaan seuran pankkitilin kautta, jossa joukkueella/ryhmällä on oma kustannuspaikka varainhankintamuodot on tarkistettava johtokunnalta/rahastonhoitajalta, jolloin tarkastetaan niistä mahdollisesti aiheutuvat alv- tai muut vastuut. Mihin varainhankinnan tulee olla aina perusteltua ja kohteet tulee ilmoittaa talousarviossa varoja voidaan kerätä joukkuetta/ryhmää koskeviin yhteisiin kuluihin kuten esim. ryhmäytymiseen, bussimatkoihin, yöpymisiin, ruokailuihin, yhtenäisiin asusteisiin/varusteisiin ja kilpailumaksuihin. Myös huoltajien ja valmentajien kuluihin voidaan varoja kerätä. lähtökohtaisesti varainhankinta on kausikohtaista. Joukkue/ryhmä -kohtaisen varainhankinnan lisäksi voidaan tehdä myös projektikohtaista varainhankintaa (ulkomaanmatkat, näytösmatkat tmv). Isompien projektien kohdalla kausi voi olla perustellusti yhtä tilikautta pidempi. Projektikohtaisissa varainhankinnoissa toimitaan samoilla säännöillä kuin joukkue/ryhmäkohtaisessakin varainhankinnassa. joukkueen/ryhmän varoja ei voi käyttää seuran harjoitusmaksuihin tai jäsenmaksuihin. epäselvissä kuluissa on asia tarkistettava johtokunnalta/seuran rahastonhoitajalta

3 Muuta joukkue/ryhmä on velvoitettu osallistumaan myös seuran yhteiseen varainhankintaan, arpamyyntiin ja talkoisiin. Talkoisiin osallistumistavoitteena on vähintään 1 krt/perhe/vuosi. joukkueen/ryhmän taloudenhoidossa tulee noudattaa kaikkia voimassaolevia lakeja ja asetuksia ja kaikenlaiset veronkiertoon viittaavat järjestelyt ovat ehdottomasti kiellettyjä. joukkueen/ryhmän tukijat eivät saa olla ristiriidassa seuran päätukijoiden kanssa, eikä joukkue/ryhmä voi tehdä kilpailevia hakemuksia kaupungille/säätiöille/ rahastoille. avustushakemus on aina hyväksytettävä seuran hallituksella ennen sen lähettämistä. Nuori Suomi-hengen vastainen toiminta on kielletty nämä pelisäännöt tarkastetaan johtokunnassa vuosittain.

4 Joukkue/ryhmäkohtaiset talousohjeet 1. Yleisiä ohjeita varainhankinnasta Varainhankintaa voi tehdä kilpa- ja harrasteryhmät, jotka muodostuvat lähtökohtaisesti seuran ryhmäjaon mukaisesti sekä joukkueet. Ryhmä voi muodostua myös liittyen tiettyyn projektiin, esim. ulkomaan kilpailumatkat. Varainhankintaa tekevään ryhmään kuuluminen tulee olla avointa kaikille seuran ryhmään kuuluville. Varainhankinta voidaan aloittaa vain joukkueen/ryhmän vanhempainkokouksen päätöksellä. Joukkue/ryhmä toimittaa seuran hallitukselle hyväksyttäväksi varainhankintailmoituksen (liite 1) ja sen liitteeksi vanhempainkokouksen hyväksymän talousarvion (liite 2). Näiden hyväksynnän jälkeen joukkue/ryhmä saa oman kustannuspaikkatunnuksen ja voi aloittaa varainhankinnan. Joukkueen/ryhmän on huomioitava, että se voi neuvotella sopimuksista, mutta vain seuran virallisilla nimenkirjoittajilla on oikeus allekirjoittaa sopimukset. Allekirjoitettavat sopimukset toimitetaan seuran puheenjohtajalle. Kaikista yhteistyömuodoista tulee tehdä mahdollisimman yksilöity sopimus. Muun muassa sponsoroinnista ja talkootöistä tulee tehdä kirjallinen sopimus teettäjän kanssa. (Liite 3) Arpajaisten suhteen noudatetaan arpajaislakia. Joukkueen/ryhmän varojen käyttöä valvovat joukkueenjohtaja/ryhmävastaava ja taloudenhoitaja. Kokonaisvastuu toiminnasta on kaikkien luistelijoiden vanhemmilla. 2. Kirjanpito Joukkueen/ryhmän kirjanpito hoidetaan seuran toimesta. Joukkue/ryhmä on velvoitettu toimimaan kaikissa toiminnassaan seuran rahastonhoitajan ohjeiden mukaisesti. Varainhankintaa tekevälle joukkueelle/ryhmälle annetaan oma kustannuspaikkanumero, joka tulee laittaa jokaiseen tulo- ja menotositteeseen. Yksityiskohtaiset ohjeet saa seuran rahastonhoitajalta. Seura on arvonlisäverollinen yhdistys, jonka vaikutus täytyy selvittää jokaisessa tapahtumassa erikseen. Joukkue/ryhmä vastaa mahdollisen arvonlisäveron maksamisesta kirjanpitäjän tekemän laskelman mukaisesti. Lisätietoja saa varainhankintavastaavalta. Yhteystiedot löytyvät Verotietoon voi tutustua myös

5 3. Laskutus Kaiken laskutuksen hoitaa seuran laskuttaja. Laskuttajalle ilmoitetaan laskun saajan yhteystiedot, laskun aihe ja summa, arvonlisäverollisuus sekä joukkueen/ryhmän kustannuspaikkanumero sekä mahdollisesti kopio sopimuksesta, johon lasku liittyy. 4. Joukkuemaksu Joukkueilla/ryhmällä on oikeus kerätä halutessaan joukkuemaksua. Joukkuemaksulla kerätään etukäteen varoja isompia kuluja, mm. matkoja varten. Joukkuemaksu kerääntyy seuran tilille joukkueen/ryhmän kustannuspaikalle. Joukkuemaksun suuruutta ja riittävyyttä tulee tarkastella kauden aikana ja reagoida siihen tarvittaessa. Joukkuemaksusta päättää joukkueen/ryhmän vanhempainkokous joukkueen/ryhmän taloudenhoitajan esityksen pohjalta. Joukkuemaksun suuruus tulee hyväksyttää hallituksella. 5. Joukkueen/ryhmän rahat ja omaisuus Kaikki joukkueen/ryhmän rahat ja omaisuus, jotka on maksettu tilille, kerätty tai hankittu eri menetelmillä, on seuran omaisuutta, joka on joukkueen/ryhmän käytössä. 6. Rahavarojen ja omaisuuden siirtyminen Luistelijan lopettaessa luistelun seurassa, kaikki rahat ja omaisuus jäävät joukkueen/ryhmän/seuran tilille. Luistelijan siirtyessä ryhmästä toiseen, varojen siirtyminen käsitellään hallituksessa tapauskohtaisesti.

6 Käytännön ohjeita varainhankintaan: 1. Varainhankinnan aloitus: 1. Ryhmän/joukkueen tulee pitää vanhempainkokous, jossa esitellään seuran ohjeet varainhankinnasta. Tämän jälkeen vanhemmat päättävät, haluavatko he ryhtyä varainhankintaan. 2. Jos ryhmän/joukkueen vanhempainkokous tekee päätöksen varainhankinnan aloittamisesta, se tekee varainhankintailmoituksen (liite 1), jossa määritellään alustavasti varainhankintamuodot. 3. Ryhmä/joukkue valitsee joukostaan taloudenhoitajan. 4. Taloudenhoitaja laatii ryhmävastaavan/joukkueenjohtajan kanssa talousarvion varainhankintailmoituksessa olevien suunnitelmien pohjalta (liite 2). 5. Vanhempainkokous hyväksyy talousarvion. 6. Varainhankintailmoitus (liite 1) ja talousarvio (liite 2) toimitetaan seuran hallitukselle hyväksyttäväksi. 7. Hallituksen hyväksyessä varainhankintasuunnitelman, ryhmä/joukkue saa kustannuspaikkanumeron, jota sen tulee käyttää jokaisessa tulo- ja menotositteessa 7. Ryhmä/joukkue voi aloittaa varainhankinnan seuran pelisääntöjen ja joukkue/ryhmäkohtaisen talousohjeiden mukaisesti. 2. Yhteistyösopimusten tekeminen (talkoot, sponsorointi yms.): Ryhmä/joukkue voi neuvotella yhteistyökumppanin kanssa sopimuksen ehdoista, jonka jälkeen ryhmä/joukkue laatii yhteistyösopimuksen kahtena kappaleena (liite 3). Vasta seuran hyväksynnän ja allekirjoitusten jälkeen sopimukseen otetaan yhteistyökumppanin allekirjoitus. Kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet, toinen kappale jää yhteistyökumppanille ja toinen seuralle. Ryhmä/joukkue huolehtii itse, että sopimus tulee laskutettavaksi. Ryhmän/joukkueen talousvastaava huolehtii sopimusten arkistoinnista. Kauden päättyessä ne kootaan seuran kirjanpitoon liitettäväksi.

7 3. Kirjanpidon toimintaohjeet: Tilataan laskulle tavaraa tms. ja ko. laskun maksu Lasku osoitetaan suoraan seuralle. Jos laskun saa mukaansa, tilaaja toimittaa laskun seuran rahastonhoitajalle tai puheenjohtajalle ja merkitsee laskuun tarkastusmerkinnän. Postissa tulevista laskuista on hyvä ilmoittaa sähköpostitse etukäteen seuran puheenjohtajalle. Laskutusosoite: Seinäjoen Taitoluistelijat ry, Kiminkatu 12, SEINÄJOKI Laskuun merkki: joukkueen tai ryhmän nimi ja tilaaja Laskun tarkastaa: Tavaran/palvelun tilaaja Laskun hyväksyy: Seuran puheenjohtaja Laskun maksaa: Seuran rahastonhoitaja Maksut tililtä kuittia vastaan Kuitti selvityksineen (esim. pizzailta: ryhmäytyminen tms., pvm., kustannuspaikkanumero, osallistujat, tarkastajan merkintä/allekirjoitus ja maksajan tilinumero) toimitetaan seuran rahastonhoitajalle, joka maksaa summan ryhmän/joukkueen kustannuspaikalta annetulle tilille. Joukkue/ryhmä laskuttaa esim. sponsorointimaksun. Laskuttaja: Laskutuksen hoitaa seuran laskuttaja. Osoite: Laskuttajalle ilmoitetaan laskun saajan yhteystiedot, laskun aihe ja summa sekä joukkueen/ryhmän kustannuspaikkanumero. Ilman allekirjoitettua sopimusta laskua ei voi lähettää. Joukkue/ryhmä kerää kertaluonteisen maksun käytettäväksi yleisiin kuluihin tai itse maksettaviin tilattuihin vaatteisiin. Taloudenhoitaja kerää käteisenä rahat, ja toimittaa ne seuran rahastonhoitajalle ilmoittaen samalla kustannuspaikkanumeronsa. Rahat viedään yhtenä summana pankkiin (vältytään pankkikuluilta vs. jos jokainen laittaa siirtona tilille) Joukkuemaksu Joukkuemaksu laskutetaan seuran toimesta kuukausilaskutuksen yhteydessä seuran hallituksen hyväksynnän jälkeen. Joukkuemaksun perimisestä tulee tehdä ilmoitus seuran laskuttajalle. Ilmoituksessa on oltava ryhmän nimi, luistelijoiden nimet, joukkuemaksun suuruus ja joukkueen kustannuspaikkanumero ja miltä kuukausilta joukkuemaksut laskutetaan.

8 Kuukauden valmistelu kirjanpitoa varten Kaikki tositteet tulee toimittaa sen kuukauden kirjanpitoon, kun ne ovat syntyneet. Aineisto tulee toimittaa seuran rahastonhoitajalle seuraavan kuun 5. päivään mennessä. Varojen riittävyys Varojen riittävyyttä tulee seurata jatkuvasti. Ryhmän/joukkueen on huolehdittava, että sen kustannuspaikalla on tai on tulossa riittävästi rahaa tekemiensä kulujen peittämiseksi. Jos ryhmällä/joukkueella ei ole varoja kuluja vastaavasti, seura laskuttaa erotuksen luistelijoilta. Varoja ei tule kerätä kuin poikkeustapauksissa enempää kuin ryhmä/joukkue kaudessa käyttää. Ohjaus: Kaikesta varainhankintaan liittyvästä neuvoja voi ensisijaisesti kysyä seuran rahastonhoitajalta tai varainhankintavastaavalta. Ajantasaiset yhteystiedot löytyvät seuran nettisivuilta