Piiriapurahojen hakeminen ja raportointi Rotarypiirissä 1420

Transkriptio

1 Piiriapurahojen hakeminen ja raportointi Rotarypiirissä 1420

2 Piiriapurahojen tarkoitus Rotarypiirin 1420 alueelle toimivat klubit voivat hakea piiriltä apurahaa ensisijaisesti rotaryaatteen mukaisiin humanitaarisiin hankkeisiin, joiden tarkoitus on: parantaa sosiaali- tai terveydenhuoltoa tukea koulutusta auttaa vähäosaisia tai nuorisotyötä tai ympäristönsuojelua edistäviin hankkeisiin.

3 Piiriapurahoilla rahoitetaan klubien pienehköjä paikallisia tai kansainvälisiä hankkeita, jotka kohdistuvat oman tai ulkomaisen yhteiskunnan tarpeisiin. Etusijalle asetetaan paikalliset humanitaariset hankkeet. Nuorisovaihdosta klubille aiheutuvat kustannukset eivät voi sellaisenaan olla piiriapurahan hakemisen perusteena, ellei suunniteltuun hankkeeseen liity klubin muuta nuorisovaihtoon liittyvää toimintaa.

4 Hakijalle asetetut vaatimukset Ø Klubin tulee olla kvalifioitu Memorandum of Understandingin (MoU) mukaisesti. Hakemukseen on liitettävä klubin yhteistyösopimus (MoU) allekirjoitettuna. Ø Apurahan saamisen edellytyksenä on, että klubi on tehnyt rahalahjoituksen Rotarysäätiön (TRF) vuosirahastoon vähintään kerran viimeisten kolmen vuoden aikana (esim.phf). Hakemuksessa tulee olla tiedot rahalahjoituksen tekemisestä, muussa tapauksessa apurahaa ei voida myöntää. Ø Klubin tulee lähettää ainakin yksi jäsen piirin vuosittain järjestämään rotarysäätiöseminaariin. Ø Hakemuksessa on mainittava, onko klubi rekisteröitynyt. Vain rekisteröity yhdistys voi hakea yli 2000 euron apurahaa. Ø Hakemuksessa tulee olla se klubin nimi ja pankkitilin numero, jolle mahdollinen apuraha maksetaan, sekä yhteyshenkilön sähköpostiosoite.

5 Piiriapurahojen hakuprosessi Apurahojen hakuaika Piirin rotarisäätiökomitea julistaa apurahat haettavaksi vuosittain tammikuussa. Klubien on jätettävä apurahahakemukset mennessä. Hakemus voidaan jättää joko sähköpostitse tai postitse (lähetyksessä oltava tai aikaisemman päivän postileima).

6 Piiriapurahahakemuksen sisältö Vapaamuotoinen hakemus, josta selviää: Mitä tehdään? Humanitaariset hankkeet etusijalla. Miksi tehdään? Hankkeen selkeä perustelu tärkeä. Milloin tehdään? Tarkka toteuttamisaikataulu. Missä hanke toteutetaan ja keitä/mitä se koskee? Edunsaajien määrä ja hankkeen merkitys tärkeitä. Miten tehdään? Henkilöresurssit; klubilaisten laaja osallistuminen tärkeää. Millä tehdään eli budjetti. Ø Tulot: klubin oma osuus (50/50), haettavan piiriapurahan osuus ja muu mahdollinen rahoitus. Ø Menot: yksityiskohtaisesti eriteltyinä

7 Piiriapurahahakemusten käsittely Piirin rotarysäätiökomitea tekee ehdotuksen apurahojen saajista. Rotarypiiri päättää ja julkistaa apurahojen saajat mennessä. Rahat myönnetään rotarypiiriltä 1420 ja rotarysäätiöltä (The Rotary Foundation, TRF) saatujen varojen puitteissa. Piiriapurahat tilitetään klubeille sen jälkeen kun TRF on hyväksynyt piirin loppuraportin ja siirtänyt DDF-varat piirille.

8 Myöntämis-/hylkäämismisperusteita Vanhentuneita, eli edelliselle rotaryvuodelle ajoittuneita hankkeita ei käsitellä. Matka-apurahoja ei yleensä myönnetä, elleivät ne olennaisesti liity paikallisen hankkeen toteuttamiseen. Hankkeille, jotka sisältävät avustusta muille järjestöille tai osallistumista kunnan tai jonkin julkisoikeudellisen yhteisön vastuulla olevaan toimintaan, ei myönnetä apurahaa. Saman hakijan saman sisältöisiä projekteja ei tueta toistuvasti. Muiden kuin humanitaaristen hankkeiden osalta pyritään tukemaan mahdollisimman monien klubien projekteja edellyttäen, että klubi myös itse rahoittaa esittämäänsä hanketta myönnettyä apurahaa vastaavalla summalla.

9 Hankkeen loppuraportti Hankkeen toteuttamisesta tehdään raportti piirin rotarysäätiökomitealle: Ø Hankkeen loppuraportti on jätettävä viimeistään 12 kuukauden kuluessa apurahan myöntämisestä tai 2 kuukauden kuluessa siitä kun apuraha on käytetty. Ø Hankkeen loppuraportti tehdään englanninkielisenä Rotarysäätiön Individual project report -lomakkeella (Google: District simplified grant report form). Ø Piirin rotarysäätiökomitea toimittaa raportin Rotarysäätiölle (The Rotary Foundation, TRF) Evanstoniin hyväksyttäväksi. Ø Loppuraportti sisältää kuvauksen hankkeen etenemisestä, sekä tiedot hankkeesta hyötyneistä tahoista, toteutukseen osallistuneista ja rahojen käytöstä. Ø Kuitit on säilytettävä klubissa mahdollista toiminnantarkastusta varten kuuden vuoden ajan projektin toteuttamisesta. Ø Raportin allekirjoittaa klubin presidentti.

10 Individual Project Report 1. Kuvaile projekti. Mitä tehtiin ja missä projektin aktiviteetit tapahtuivat? 2. Kuinka moni henkilö hyötyi tästä projektista? 3. Ketä hyötyjät olivat, miten projekti vaikutti heihin ja mitä humanitaarisia tarpeita tyydytettiin? 4. Kuinka monta rotaria osallistui projektiin? 5. Mitä he tekivät? Anna vähintään 2 esimerkkiä, pois lukien rahallinen tuki projektille. 6. Jos projektiin osallistui jokin yhteistyöjärjestö, mikä sen rooli oli? Talousraportti 7. Tulot 1. Piiriltä saatu District Simplified Fund (DSF). 2. Muu rahoitus, erittely (klubin osuus 50/50). 8. Menot (erittele ja lisää rivejä tarvittaessa).

11 Piiriapurahahakemusten ja loppuraportin lähettäminen Apurahahakemus ja loppuraportti lähetetään piirin rotarysäätiökomitealle mieluiten sähköpostitse osoitteeseen tai postitse: Piirin 1420 Rotarysäätiökomitea Erkki Ilus Harakkamyllyntie Helsinki