ISÄNNÖINNIN TARJOUSPYYNTÖ

Transkriptio

1 Hei, Kiitos mielenkiinnosta KuusPlussa Oy:n isännöintipalveluja kohtaan. Olkaa ystävällinen ja täyttäkää tämä lomake huolellisesti. Lisäksi pyydämme ystävällisesti liittämään seuraavat dokumentit tarjouspyyntönne liitteeksi, mikäli ette ole niitä jo aiemmin toimittanut: 1. Yhtiöjärjestys 2. Isännöitsijäntodistus liitteineen a. Viimeisin vahvistettu tilinpäätös, toimintakertomus ja talousarvio b. Energiatodistus c. Selvitys suoritetuista kunnossapito- ja muutostöistä sekä niiden valmistumisajankohdat d. Tiedot tai selvitykset tehdyistä kuntoarvioista ja kuntotutkimuksista sekä korjaussuunnitelma (jos tehty) e. Taloyhtiön strategia 3. Kunnossapitotarveselvitys seuraavalle viidelle vuodelle Olkaa hyvä ja lähettäkää dokumentit ensisijaisesti sähköpostitse osoitteeseen: Mikäli tämä ei ole mahdollista, voitte lähettää kopiot myös postitse tai sopia noudosta soittamalla meille! Postiosoitteemme on: KuusPlussa Oy PL Forssa Mikäli teille herää lisäkysymyksiä, vastaan mielelläni! Ystävällisin terveisin, Ilkka Tuovinen Isännöitsijä, KuusPlussa Oy Puh KuusPlussa Oy 1/15

2 YHTIÖN TAUSTATIEDOT Olkaa hyvä ja täyttäkää tämä lomake taloyhtiönne tarpeiden mukaisesti. Mikäli yhtiönne ei ole aiemmin määritellyt tarkasti tarvitsemianne isännöintipalveluita, suosittelen, että hallituksen jäsenet täyttävät tämän lomakkeen yhdessä. YHTEYSTIEDOT Yhteyshenkilö: Puhelinnumero: Sähköposti: Toivottu tarjouksen vastaanottotapa: Sähköpostitse Kirjepostissa Tapaaminen Tarjouksen viimeinen palautuspäivä: Annathan vähintään kaksi viikkoa aikaa tarjouksen tekoon. Kiireellisissä tapauksissa soita meille, puh Postiosoite tarjousta varten Vastaanottajan nimi: Katuosoite: Postinumero: Postitoimipaikka: KuusPlussa Oy 2/15

3 YHTIÖN PERUSTIEDOT Yhtiön nimi: Y-tunnus: Asuinhuoneistoja: Liikehuoneistoja: Huoneistoala yhteensä: Tilavuus yhteensä: TIEDOT NYKYISESTÄ ISÄNNÖINNISTÄ JA TAVOITTEISTA Miksi olette vaihtamassa isännöintiyritystä? Muut lisätiedot Kertokaa muista oleellisista asioista, kuten mahdollisista riita-asioista ja oikeudenkäynneistä, keskeneräisistä vahinkokäsittelyistä tai vastaavista. KuusPlussa Oy 3/15

4 ISÄNNÖINTITEHTÄVÄLUETTELO (LAAJA) Tehtäväluettelossa on harmaalla taustavärillä merkitty Kiinteistöalan Kustannus Oy:n julkaiseman isännöintitehtäväluettelon suosituksenomainen malli isännöinnin tehtäväjaosta kiinteään kuuluviin ja erillisveloitettaviin tehtäviin. 1 HALLINNOLLISET TEHTÄVÄT 1.1 TALOYHTIÖN STRATEGIAN LAATIMINEN a) Strategian laatimisen organisointi, toimeenpano, raportointi ja valvonta taloyhtiön hallituksen kanssa b) Nykytilan ja korjaustarpeen selvittäminen c) Vaurio- ja korjaushistorian raportointi d) Toimintasuunnitelman laatiminen e) Strategian laadinta yhdessä hallituksen kanssa f) Strategian laadintaa täydentävien selvitysten hankinta ja raportointi g) Asukkaiden ja osakkaiden tahdon selvittäminen esim. kyselyin h) Nykytilan ja korjaustarpeen lisäselvitykset KuusPlussa Oy 4/15

5 1.2. KOKOUKSET Hallituksen kokoukset, yhtiökokoukset ja asukaskokoukset (muut kokoukset, kts. kohta 3.5.). a) Kokousasioiden valmistelu ja kokouskutsun toimittaminen b) Päätösten täytäntöönpanosta huolehtiminen c) Kokouksiin osallistuminen 1.3 KIINTEISTÖN SOPIMUSASIAT Kiinteistönhoitosopimusten valmistelu ja valvominen, ks. kohta 3.2. a) Tontinvuokra-, vakuutus-, sähkö- ja liittymissopimusten, tiedonsiirtoa koskevien sopimusten yms. sopimusten valmistelu ja valvominen b) Sopimusriitojen ja niiden jatkotoimien hoitaminen 1.4 TURVALLISUUS- JA VAKUUTUSASIAT a) Palo- ja pelastusmääräysten valvominen b) Lukitusturvallisuudesta ja avainhallinnasta huolehtiminen c) Vakuutusyhtiöille tehtävistä ilmoituksista ja selvityksistä huolehtiminen KuusPlussa Oy 5/15

6 d) Häiriöt: huomautusten, varoitusten, irtisanomis- ja purkamisilmoitusten laatiminen ja toimittaminen sekä mahdollisten jatkotoimenpiteiden käynnistäminen häätö- ja hallintaanottotilanteissa e) Häädön ja hallintaanoton jatkotoimenpiteet f) Pelastussuunnitelman laatiminen g) Vakuutus- ja vahinkotapahtumiin liittyvien muiden tehtävien hoitaminen 1.5 KIINTEISTÖN TYÖNTEKIJÖIDEN TYÖSUHDEASIOIDEN HOITAMINEN JA ESIMIESTEHTÄVÄT a) Työsuhteen solmimiseen, työsuhteen aikaiseen toimintaan ja työsuhteen päättämiseen liittyvät toimet b) Työsuhde-erimielisyyksien ja niiden jatkotoimenpiteiden hoitaminen 1.6 ILMOITUSVELVOLLISUUDET a) Kaupparekisteri-ilmoitusten laatiminen ja jättäminen b) Tilastokeskukselle tehtävien ilmoitusten tekeminen KuusPlussa Oy 6/15

7 c) Henkilötietolain mukaisten rekisteriselosteiden laatiminen d) Osakas- ja asukastiedotteiden laatiminen e) Rakentamiseen liittyvä tiedonantovelvollisuus verottajalle 1.7 MUUT HALLINNOLLISET TEHTÄVÄT a) Asiakirjojen arkistoinnista ja arvopaperien säilyttämisestä huolehtiminen b) Osakeluettelon ylläpito ja osakekirjoihin liittyvät tehtävät c) Lunastusmenettelyyn liittyvät toimenpiteet d) Todistuksen kirjoittaminen osakekirjaan osakeluetteloon merkitsemisestä e) Vuokralaisten hankinnasta huolehtiminen tai tällaisen toimeksiannon tekeminen f) Panttikirjojen hankinnasta huolehtiminen g) Kunnallisten ja alueellisten ilmoitusten ja tiedotusten seuraaminen h) Isännöitsijäntodistuksen laatiminen ja antaminen KuusPlussa Oy 7/15

8 i) Panttikirjojen hakeminen j) Kiinteistönmuodostamise- tms. toimenpiteisiin osallistuminen k) Rasitesopimusten laatiminen ja rekisteröinnistä huolehtiminen l) Aloitteiden ja reklamaatioiden tekeminen viranomaisille ja järjestöille m) Yhtiöjärjestysmuutosten tekeminen n) Vuokranvälitystehtävien hoitaminen 2 KIINTEISTÖN TALOUSHALLINTOON LIITTYVÄT TEHTÄVÄT 2.1 TALOUS-, TOIMINTA- JA VEROSUUNNITTELU a) Toiminta- ja rahoitussuunnitelman laatiminen (PTS) sekä niiden toteutumisen seuraaminen ja raportointi hallitukselle b) Talousarvion laatiminen ja sen toteutumisen seuraaminen sekä raportointi hallitukselle c) Maksuvalmiudesta huolehtiminen ja kassavarojen tarkoituksenmukainen hoitaminen KuusPlussa Oy 8/15

9 2.2 RAHALIIKENNE a) Laskujen hyväksyminen ja maksaminen b) Lainatarjousten pyytäminen ja lainoihin liittyvän rahaliikenteen hoitaminen c) Lainan nostaminen d) Vastike-, vuokra- ja käyttökorvaussuoritusten laskuttaminen, maksuliikenteen järjestäminen ja suorituksista muistuttaminen e) Pääomavastikkeiden määrittäminen f) Palkkojen ja palkkioiden sekä niiden sivukulujen laskeminen ja maksattaminen g) Arvonlisäveron laskeminen ja tilittäminen arvonlisäverovelvollisille osakkaille tai vuokralaisille kohteessa, joka on osittain hakeutunut arvonlisäverovelvolliseksi h) Energian arvonlisäverolaskelman laatiminen pyynnöstä arvonlisäverovelvollisille osakkaille tai vuokralaisille i) Arava- ja hitaslunastushintalaskelmien laatiminen KuusPlussa Oy 9/15

10 j) Huoneistokohtaisen lainaosuuslaskelman tekeminen pyydettäessä k) Maksukehotuksista ja perintätoimista huolehtiminen sekä saatavien valvominen l) Huoneistokohtaiseen mittaukseen perustuva vesi- ja sähkölaskutus m) Erikseen sovittujen käyttökorvausten laskuttaminen 2.3 KIRJANPITO JA TILINPÄÄTÖS a) Kirjanpito b) Tilinpäätösehdotuksen ja tilinpäätöksen tekeminen c) Välitilinpäätöksen laatiminen isännöintisopimuksen päättyessä kesken tilikautta d) Tilintarkastuksen ja/tai toiminnantarkastuksen järjestäminen e) Viranomaisille tehtävien ilmoitusten laatiminen ja toimittaminen f) Verotuksen tarkistaminen ja muutoksenhaun hoitaminen g) Useampien välitilinpäätösten tekeminen KuusPlussa Oy 10/15

11 3 KIINTEISTÖN HOITO, YLLÄPITO JA KORJAUS 3.1 YLLÄPITOTASO JA HUOLTOKIRJA Taloyhtiön strategian laatiminen, ks. kohta 1.1 a) Ylläpidon laadullisen tavoitetason määrittäminen yhteistyössä hallituksen kanssa b) Huoltokirjan laatimisesta, päivittämisestä ja käyttämisestä huolehtiminen c) Huoltokirjan laatiminen ja päivittäminen 3.2 KIINTEISTÖNHOITOTEHTÄVIEN JÄRJESTÄMINEN a) Kiinteistönhoitotyön järjestäminen ja ohjaaminen b) Kiinteistönhoidon ohjelmien laatimisesta ja ajantasaisuudesta huolehtiminen c) Erikoislaitehuoltojen järjestäminen d) Kulutustavoitteiden asettaminen ja seuranta e) Tavoite- ja seurantatietoihin perustuvien toimenpiteiden käynnistäminen ja ohjaus f) Huoneistokohtaisten mittareiden luennan järjestäminen KuusPlussa Oy 11/15

12 g) Kiinteistönhoitoa varten tarvittavien materiaalien hankinnasta ja kiinteistön hoitotöihin liittyvistä järjestelyistä huolehtiminen h) Kiinteistönhoidon sopimusohjelman laatiminen i) Kiinteistönhoidon ohjelmien laatiminen ja päivittäminen j) Kiinteistönhoidon laatu- ja tehtävämäärittelyjen laatiminen sekä laadunvalvonta k) Kulutusseuranta l) Huoneistokohtaisten mittareiden luenta m) Talkootarvikkeiden hankkiminen 3.3 KIINTEISTÖN JA RAKENNUSTEN KUNNOSSAPITO (VUOSIKORJAUSLUONTEISET TEHTÄVÄT) a) Nykytilan ja korjaustarpeen seuranta ja toimenpiteiden käynnistäminen b) Kuntoarvion, kuntotutkimusten tms. ja niiden päivitysten teettäminen c) Kuntotodistuksen teettäminen d) Energiatodistuksen teettäminen päivityksineen KuusPlussa Oy 12/15

13 e) Vuosikorjausten teettäminen ja dokumentointi f) Kunnossapitoon liittyvien tarkastusten ja katselmusten järjestäminen g) Tarkastuksiin ja katselmuksiin osallistuminen h) Kunnossapitotarveselvityksen laatiminen ja päivittäminen i) Kunnossapitosuunnitelman (PTS) laatiminen j) Korjausohjelman laatiminen ja päivittäminen 3.4 HUONEISTOJEN KUNNOSSAPITO- JA MUUTOSTYÖT a) Yhtiön vastuulla olevien pienehköjen, äkillisten ja ennakoimattomien vahinkotapahtumien hoitaminen b) Muiden yhtiön vastuulla olevien huoneistokohtaisten vahinkotapahtuminen hoitaminen c) Osakkaan kunnossapito- ja muutostyöilmoituksen vastaanottaminen, käsitteleminen ja arkistoiminen d) Osakkaan kunnossapito- ja muutostyöilmoituksen tiedoksiantaminen toiselle osakkaalle KuusPlussa Oy 13/15

14 e) Tarkastukset ja katselmukset f) Osakkaan kunnossapito- ja muutostyöilmoituksen vaatimien tarpeellisten lisäselvitysten tekeminen tai teettäminen g) Osakkaan kunnossapito- ja muutostyön valvominen 3.5 YHTIÖN KORJAUS- JA PERUSPARANNUSHANKKEET Erityistä huomioitavaa: - Laajoissa ja vaativissa hankkeissa on yleensä taloyhtiön edun mukaista käyttää ulkopuolista asiantuntijaa. - Korjaus- ja perusparannushankkeista sovitaan yleensä erikseen projektinjohtopalkkio tai muu vastaava, eivätkä nämä tehtävät yleensä ole osana isännöintisopimusta. Lyhyt kuvaus suunnitelluista tai jo päätetyistä hankkeista sekä niiden aikataulusta Näihin eivät kuulu normaalit ylläpitohankkeet vaan laajemmat korjaus- ja perusparannushankkeet. KuusPlussa Oy 14/15

15 LISÄTIETOJA Tänne voitte kirjoittaa vapaamuotoiset lisätiedot, selvitykset ja toiveet liittyen yhtiönne isännöintiin ja tarpeisiin. Muista tallentaa itsellesi täytetty tiedosto! Lähetä tämä lomake liitteineen meille joko sähköpostissa tai postitse. KuusPlussa Oy 15/15