Lohjan tuottavuushanke. Versio

Transkriptio

1 Lohjan tuottavuushanke Versio

2 Käsitteiden sekamelska Käsitteet sotkeutuvat: tuottavuus, tuottavuuden kasvu, tehokkuus, kustannustehokkuus, tuloksellisuus, taloudellisuus, aikaansaannoskyky, palvelukyky, vaikuttavuus, yhteiskunnallinen vaikuttavuus

3 Tuottavuus on tuotannon tehokkuuden mitta Mitä on tuottavuus? Tuottavuudella tarkoitetaan tuotoksen ja panoksen suhdetta: tuotos/panos Tuotanto on aina prosessi Mitä vähemmillä panoksilla saadaan sama määrä tuotoksia sitä parempi on toiminnan tuottavuus tai Mitä enemmän saadaan aikaan samalla määrällä tuotoksia, sitä parempi on toiminnan tuottavuus -> mittausongelma syntyy, koska sekä tuotos, että panostukset koostuvat lukuisista erilaisista tuotteista ja panoksista Julkistalouden tuottavuuden parantaminen välttämätöntä, jotta palvelutuotanto voidaan turvata tulevaisuudessa Tuottavuus ei ota huomioon sitä, tehdäänkö oikeita tai järkeviä asioita Kunnallisten palvelujen vaikuttavuudessa vallitsee semanttinen kompleksisuus Laadun ja vaikuttavuuden huomioiminen tuottavuustarkastelussa tärkeää

4 Mitä on tuottavuuden kasvu Panos/tuotos ajattelutapa: Panokset esim. työntekijät, työtilat, koneet, laitteet ja raaka-aineet Tuotos on tuotannossa syntyvät tavarat, palvelut jne. Panosten mittaaminen ->esim. työaika, neliöt, kuutiot, tilavuus jne Tuloksena saadaan tuottavuustieto -> voidaan mitata rahassa Pelkistys: Kun samalla määrällä panoksia saadaan aikaan enemmän palveluja tai tuotteita => tuottavuuden kasvua Kun samalla panosmäärällä saadaan tyytyväisempiä asiakkaita -> tuottavuuden kasvua Kun pienemmällä määrällä panoksia saadaan aikaan yhtä paljon palveluja kuin aiemmin

5 Julkisen hallinnon tehokkuus? Tehokkuus määritellään aina verrattuna johonkin vertailukohteeseen Kustannustehokkuus tarkoittaa tuotosten ja resurssien käyttöön liittyvien kustannusten suhdetta verrattuna esim. toiseen yksikköön Tehokkuuden lisäksi tulee ottaa huomioon laatu ja vaikuttavuus

6 Mitä on vaikuttavuus? Vaikuttavuudella tarkoitetaan tavoiteltuja muutoksia, joita tuotetuilla tuotteilla saadaan aikaan asiakkaissa: oppiminen oppilaissa, potilaan paraneminen Julkisen sektorin tuotannon vaikutukset ovat usein välillisiä vaikutuksia Tuottavuuden mittaamiseen liittyvä ongelma on laadun huomiointi Julkisella sektorilla laadun parantaminen aiheuttaa yleensä sekä välittömiä että välillisiä vaikutuksia -> välillisiä vaikutuksia on lähes mahdotonta mitata Mitattavan tuotteen aikaperiodin vaikutukset; lyhyen aikavälin tuottavuus ei välttämättä edistä pidemmän aikavälin tuottavuutta, arvonlisäys on vaikea määritellä

7 Aikataulu Tuottavuushankkeen aikataululuonnos: tuottavuushankkeen valmistelun käynnistäminen, khall / 307 valmistelu keskushallinnossa ja kaupungin johtoryhmässä tuottavuushankkeen osat ja päälinjaukset khall / väliraportti tuottavuushankkeen käynnistymisestä khall / väliraportti tuottavuushankkeen ensimmäisistä tuloksista khall / Väliraportti sähköisen asioinnin ja palkkausuudistuksen toteuttamisesta khall / Kevään 2014 painopisteitä / tavoitteita eri työryhmillä => Tuottavuushankkeen esittely työyhteisöissä ja henkilöstön innostaminen ideointiin ja tuottavuusrekisterin käyttöön Tilinpäätösennuste helmikuun alussa, talousarvion ennustaminen, TA-prosessin automatisointi Tuotteistaminen eri palveluissa Mitkä tuotteet ovat lakisääteisiä, mitkä harkinnanvaraisia? Tuotteiden yksikköhintojen määrittäminen, kirjanpidon kustannuslaskennan kehittäminen Prosessien läpimenoaikojen määrittely ja tavoitteena läpimenoaikojen lyhentäminen Ns. pienet säästöt tulosyksiköissä, tuottavuusaloitejärjestelmä ja sen palkitseminen Aloitteet ja ehdotukset Raportointi kaupunginvaltuustolle kevään valtuustoseminaarissa : miten tuottavuushanke on käynnistynyt? syksyn valtuustoseminaarissa : joko näkyy tuloksissa ja miten huomioidaan vuoden 2015 TA:ssa ja toiminnassa? Vuodet 2015 ja 2016

8 Lohjan kaupunki Lohjan tuottavuushanke kaupunginvaltuusto 1/3 vuosiraportointi ja tilinpäätös kaupunginhallitus Projektia arvioidaan uudestaan, projekti ei etene Tuottavuushankkeen ideat Kuntalaiset lautakunta Päätökset Toimialat Päätökset ja hankkeen resursointi Yksittäinen tuottavuusprojekti siirtyy toteutukseen Tuottavuuden arviointi Työntekijät Organisaatio Aluetoimikunnat esitykset toteutettavista hankkeista Tarkastuslautakunta Järjestöt Lehdistö Poliitikot Kaupungin johtoryhmä 0-ryhmä = Työvaliokunta ohjaa, koordinoi hankeosia 1-4 ohjaa, koordinoi ja erityisvastuu 5-8 hankeosista 1. Palvelutarve, palvelutaso ja tuotantotapa 2. Tuotteistaminen ja yksikköhinnoittelu 3. Palveluverkko 4. Toimintatavat 5. Prosessit 6. Sähköinen asiointi Aikataulu: perustyö I - IV / 2014 Aikataulu: I-VI / 2014 Aikataulu: I-XII / 2014 Aikataulu: I - VI / 2014 Aikataulu:I - VI / 2014 Aikataulu: I - X / 2014 Valmisteluvastuu: toimiala ja lautakunta Valmisteluvastuu: toimiala ja lautakunta Valmisteluvastuu: toimiala, lautakunta + yhteinen koordinaatio Valmisteluvastuu: toimiala, lautakunta + yhteinen koordinaatio Valmisteluvastuu: yhteinen + hallintopalvelut Valmisteluvastuu: yhteinen + tietohallinto Idea ja tuottavuus hankerekisteri 7. Palkkaus ja henkilöstö Aikataulu: I - VI / 2104 Valmisteluvastuu: yhteinen + henkilöstöhallinto 8. Benchmark vertailut Aikataulu: I _ X / 2014 Valmisteluvastuu: yhteinen + taloushallinto Ideavarastoon, ei vielä toteutukseen Valitaan hankerekisteristä tuottavuusprojekteja Ideat tuottavuuteen

9 Työvaliokunta Hankkeen yleinen koordinointi- ja seurantaryhmä on 0-ryhmä = työvaliokunta, johon kuuluvat kaupunginjohtaja, keskushallinnon johtoryhmä ja keskushallinnon hallintopäällikkö Päätehtävät Tuottavuushankkeen osien 1,2 ja 3 raportointi kaupungin johtoryhmälle ja kaupunginhallitukselle Erityisvastuu tuottavuushankkeen osien 4-8 johtamisessa ja koordinoinnissa Osoitettava, että tuottavuuden kasvu ei ole nolla Seuranta ja raportointi kaupungin johtoryhmälle Tuottavuushankerekisteriin vietyjen hankkeiden arviointi ja alustava hyväksyntä Esitykset toteutettavista hankkeista kaupungin johtoryhmälle ja kaupunginhallitukselle Kokoontuu joka toinen tiistaiaamu / tarpeen mukaan Jäsenet yhteistyöparit Tehtävät Kaupunginjohtaja Kehittämisjohtaja Talousjohtaja Tietohallintojohtaja Hallintopäällikkkö Puheenjohtajuus, prosessin omistajuus, yhteydet luottamushenkilöihin Pääsihteeri, aikataulutus, koordinointi, esitykset kaupunginhallitukselle Talousvalvonta, TP 13 ennuste ja TA 14 valvonta, TA 15,16,17 (ennusteet, reunaehdot, tavoitteet), hinnoittelut Prosessien ideointi, kriittinen prosessien arviointi ja hinnoittelu, hankerekisterin luonti Nollaryhmän sihteeri, hankerekisterin ylläpito ja valvonta - Kullakin toimialalla tuottavuusvastaava tai useampia Työparit Noora, Eero ja Pasi Hanna-Mari ja Pasi Pasi ja Hanna-Mari Noora ja Tuula Henri ja Kari M Hankeosat / v 4. Toimintatavat 5. Prosessit 6. Sähköinen asiointi 7. Henkilöstö ja palkkaus 8. Benchmark-vertailut

10 Tuottavuushankkeen osat Lohjan kaupungin tuottavuushankkeessa toimintaa arvioidaan eri näkökulmien kautta. Tavoitteena on saada tuottavuushanke koskemaan koko organisaatiota, työyksiköitä, henkilöitä ja toimintatapoja. Tuottavuushanke jaetaan 8 eri osaan, joista osat 1-3 ovat toimielimin vetoisia ja osat 4-8 keskushallintovetoisia. Tuottavuushankkeen osat: 1. Palvelutarve, palvelutaso ja tuotantotapa 2. Tuotteistaminen ja yksikköhinnoittelu 3. Palveluverkko 4. Toimintatavat 5. Prosessit 6. Sähköinen asiointi 7. Henkilöstö ja palkkaus 8. Benchmark vertailut (Miten muissa kunnissa?)

11 Tuottavuusajattelu Kaupungin toimintaa ja kehittämismahdollisuuksia kuvataan kahdeksan eri hankeosan avulla. Hankeosat 1.Palvelutarve, palvelutaso ja tuotantotapa 2. Tuotteistaminen ja yksikköhinnoittelu Hankeosa Vaihe I: Arvioidaan eri toimintojen ja prosessien nykyinen palvelutaso ja sen lakisääteisyys ja luodaan palvelukartta, jossa on kuvattu kaupungin palvelutuotanto ja sen tuotantotapa yksikkötasolla (oma, osto kunnalliselta, ulkoistettu) sekä verrataan sitä verrokkikuntien benchmarkkaus tietojen avulla -> kevät 2014 Vaihe II: Arvioidaan palvelut, jotka ovat kaupungin strategisia ja jotka tuotetaan omana työnä sekä muutos tulevaisuudessa. Vaihe I: Palvelun tai hyödykkeen analysointi siten, että sisältö, hinta ja käyttöehdot määritellään. Vakioidaan palvelu, määritellään sen tuotanto, prosessit, tiedottaminen, toimitus ja luodaan rutiineja, käytettävät välineet ja menetelmät, käytettävät dokumentit; tiedotusjärjestelmä ja aineellisten tarvikkeiden hallinta (esitteet, lomakkeet, mapit, oppaat ) ja kehitetään tuote ja palvelu "markkinakelpoiseksi". Tuotteistuksen tuloksena tapahtuu muutos siten, että tuote saa nimen ja erilaisia kuvauksia asiakas- ja tuotantolähtöisesti. -> kevät 2014 Vaihe II: Saadaan yksilöity palveluesite, jossa määritellään palvelun osien hinnoittelu ja miten hinta asiakkaalle muodostuu. Mitä sisältyy maksuttomaan palveluun ja mitä asiakas voi ostaa lisäpalveluna ja mikä on hinta. 3. Palveluverkko Vaihe I: Luodaan kolme skenaariota kaupungin palveluverkosta (omat mallit perusturvatoimelle, sivistystoimelle sekä tekniselle toimelle kaupungin kiinteistöjen omistamisesta) Vaihe II: Eri skenaarioiden pohjalta luodaan muutosstrategian vuoden 2016 ja siitä eteenpäin palveluverkon kehittämiselle. 4. Toimintatavat Haastaa työntekijät ideatalkoisiin tuottavuuden kehittämiseksi, tehdään kaikilla työpaikoilla, intraan avataan henkilöstölle tuottavuusaloitejärjestelmä 5. Prosessit Vaihe I: Saada määritetty prosesseille alustava läpimenoaika, vaihe II: Arvioida mahdollisuutta lyhentää läpimenoaikaa toimintatavan, teknologian yms. avulla 6. Sähköinen asiointi 7. Henkilöstö ja palkkaus 8. Benchmarkvertailut Haastaa kaikki työyksiköt miettimään sähköisen asioinnin mahdollisuuksia palvelutuotannon kehittämiseksi, automatisoinniksi ja läpimenoaikojen lyhentämiseksi Henkilöstömitoitukset, arvio henkilökunnan poistumasta (eläköityminen), palkitseminen tuottavuushankkeiden osalta tulospalkkauksen käynnistäminen joissakin yksiköissä Saada parannettua tulevaisuuden talousarviota yhä muuttuvammassa maailmassa, luoda nopeita taloushallinnon ja budjetoinnin reagointivälineitä nopeasti muuttuviin taloustilanteisiin, saada luotua vertailuluvut verrokkikuntiin, kevät 2014

12 Tuottavuushankkeen organisointi Hankkeen osa Valmistelu Työryhmiä Työtapoja Aikataulu Vastuutaho 1.Palvelutarve, palvelutaso ja tuotantotapa Toimiala 1 per toimiala Lautakuntien seminaarit Yrittäjät ja ay-järjestöt mukaan 1-3/2014 Perustyö 1-4/2014 Toimiala 2. Tuotteistaminen ja yksikköhinnoittelu Toimiala Sama kuin yllä Toiminnan simulointi; prosessointi vaihe vaiheelta ja samalla jokaisen vaiheen kustannuslaskenta. Tarkastelu tuotteen ja palvelun käyttäjän näkökulmasta. Sama Toimiala 3. Palveluverkko Toimiala +yhteinen koordinaatio Verkkotyöryhmä 1-12/2014 Palveluverkkotyöryh mä 4. Toimintatavat Toimiala +yhteinen koordinaatio Työyhteisö- ja henkilöstökierros Työyhteisöjen tuottavuushankken osa, työyhteisöiden kuuleminen ja henkilöstö-ideoiden jatkotyöstäminen muille toimiryhmille 1-6/ 2014 Henkilöstöpalvelut Kehittömispalvelut? 5. Prosessit Yhteinen +työ toimialoilla Keskushallinto koordinoi Kuvauksien tekninen tuki. Kuvauksista kehittämiseen, prosesseille hintalappu Perustyö 1-6/2014 Hallintopalvelut 6. Sähköinen asiointi Yhteinen +työ toimialoilla Yksi työryhmä Sähköisten kehittämishankkeiden hankesalkun ylläpito 1-10/2014 Tietohallinto 7. Henkilöstön määrä ja palkkaus Yhteinen Yksi työryhmä Ennusteet ja tavoitteet henkilöstön määräsille muutoksielle (=vähennyksille) Palkkausmuutokset (kannustavuus, tuottavuus) Palkkauksen kehittäminen, henkilöstöennuste, 1-6/2014 Henkilöstöpalvelut 8. Benchmark -vertailut Yhteinen +toimialat Yksi työryhmä Myös ltk:t Yksikköhintojen määrittämisenperiaatteet, vierailut, tilastovertailut 1-10/2014 Talouspalvelut Hankeosat 1-3 ovat kaikille toimielimille yhteiset ja niiden organisointi toteutetaan toimielimittäin Hankeosat 4-8 ovat keskushallintovetoisia

13 Hankeosa 1: Palvelutarve, palvelutaso ja tuotantotapa 1. Ohjaus 0-ryhmä = Työvaliokunta ohjaa, tarvittaessa kaupungin johtoryhmä Toimiala valmistelee ja toteuttaa 2. Tehtävät (nykyinen toimintaympäristö, ei kuntaliitoksia ja sotea) Millaisena näette toimipaikkanne tulevaisuuden vuonna 2017? Palvelutarve on pysynyt entisellään (), kasvanut +, vähentynyt - Miten benchmarkkauksen vertailutulokset kertovat? Palvelutaso on parempi +, huonompi -, samantasoinen () Vaihe I: Arvioidaan eri toimintojen ja prosessien nykyinen palvelutaso ja sen lakisääteisyys sekä verrataan sitä verrokkikuntien benchmarkkaus tietojen avulla. Luodaan palvelukartta, jossa on kuvattu kaupungin palvelutuotanto ja sen tuotantotapa (oma, osto kunnalliselta, ulkoistettu), kuvaus työyksikkötasolla? Vaihe II: Arvioidaan palvelutarpeen muutos tulevaisuudessa Mitkä tekijät luultavasti muuttavat omaa palvelutoimintaanne merkittävimmin seuraavien 10 vuoden tähtäimellä? Mikä toimintamuutos, teknologia tehostaisi palvelutuotannon taloudellisuutta ja tuottavuutta eniten? Mitkä ovat työpaikkanne suurimmat esteet ottaa käyttöön sähköisiä palveluita? Arvioidaan palvelut, jotka ovat kaupungin strategisia ja jotka tuotetaan omana työnä? 3. Tavoite Luoda kuva Lohjan kaupungin palvelutarpeesta ja sen resurssoinnista Luoda eri skenaarioita tuotantotapojen kehittämiseen

14 Hankeosa 2: Tuotteistaminen ja yksikköhinnat 1. Ohjaus 0-ryhmä = Työvaliokunta ohjaa, tarvittaessa kaupungin johtoryhmä Toimiala valmistelee ja toteuttaa 2. Tehtävät - Analysoidaan palvelun / tuote siten, että sisältö, hinta ja käyttöehdot määritellään. - Vakioidaan palvelu, määritellään sen tuotanto, prosessit, tiedottaminen, toimitus - Luodaan rutiineja, käytettävät välineet ja menetelmät, käytettävät dokumentit; tiedotusjärjestelmä ja aineellisten tarvikkeiden hallinta - Tuotekehityslaboratorio uudistumisen moottoriksi - Uudistuminen on kaikkien velvollisuus - Asiakaskeskeisyydestä asiakaslähtöisyyteen 3. Tavoite - Vakioitu palvelu tai tuote - Tuotteistuksen tuloksena tapahtuu muutos siten, että tuote saa nimen ja erilaisia kuvauksia asiakas- ja tuotantolähtöisesti. - Otetaan rutiinit toimintatavaksi -> yksikkökustannukset laskevat - Esitteet, lomakkeet, mapit, oppaat ja kehitetään tuote ja palvelu "markkinakelpoiseksi - Asiakkaat tietävät selkeästi, mistä hinta muodostuu ja mitä asiakas saa maksaessaan palvelun tai tuotteen

15 Hankeosa 3: Palveluverkko 1. Ohjaus 0-ryhmä = Työvaliokunta ohjaa kunnes kaupunginhallitus nimittää palveluverkkotyöryhmän Palveluverkon selvitys kohdistuu lähinnä: perusturvatoimi, sivistystoimi ja tekninen toimi Toimiala valmistelee ja toteuttaa 2. Tehtävät Vaihe I: Luodaan kolme skenaariota kaupungin palveluverkosta (omat mallit perusturvatoimelle, sivistystoimelle sekä tekniselle toimelle kaupungin kiinteistöjen omistamisesta) Vaihe II: Eri skenaarioiden pohjalta luodaan muutosstrategian vuoden 2016 ja siitä eteenpäin palveluverkon kehittämiselle. 3. Tavoite Käytössä palveluverkon muutostrategian vuodelle 2016 ja eteenpäin.

16 Hankeosa 4: Toimintatavat 1. Ohjaus 0-ryhmä = Työvaliokunta ohjaa Koskee kaikkea henkilöstöä 2. Tehtävät Mikä tietojärjestelmä tai toimintatapamuutos tehostaisi työyksikkönne toiminnan taloudellisuutta ja tuottavuutta eniten seuraavien 10 vuoden tähtäimellä? Mitä ns. turhaa työtä voitaisiin vähentää tai poistaa kuljetukset, varastot, liike, odotusaika, ylituotanto, yliprosessointi, viallinen tuote Haastaa työntekijät ideatalkoisiin tuottavuuden kehittämiseksi, tehdään kaikilla työpaikoilla, intraan avataan henkilöstölle tuottavuusaloitejärjestelmä 3. Tavoite Saada kerättyä henkilöstöltä kehittämisideoita jatkovalmisteluun

17 Hankeosa 5: Prosessit 1. Ohjaus 0-ryhmä = Työvaliokunta ohjaa Koskee kaikkia esimiehiä QPR pääkäyttäjä / kehittämispalvelut esimiesten tukena 2. Tehtävät Ohjaa ja tukee prosessien kuvaamista ja määrätä niille läpimenoaika Arvioidaan mahdollisuudet lyhentää läpimenoaikaa Joillekin prosesseille annetaan euro tasoinen määre tai arvo (tuottavuushankken osa 8) Vaihe I: Saada määritetty prosesseille alustava läpimenoaika, vaihe II: Arvioida mahdollisuutta lyhentää läpimenoaikaa toimintatavan, teknologian yms. avulla 3. Tavoite Saada määritettyä prosesseille läpimenoaika ja arvion sen lyhentämisestä Saada hinta joillekin prosesseille

18 Hankeosa 6: Sähköinen asiointi 1. Ohjaus 0-ryhmä = Työvaliokunta ohjaa Koskee kaikkia esimiehiä 2. Tehtävät Kuvataan kaikki olemassa olevat sähköisen asioinnin kehittämishankkeet projektisalkkuun Arvioidaan jokaiselle tulosyksikölle yksi sähköisen asioinnin kehittämishanke Haastaa kaikki työyksiköt miettimään sähköisen asioinnin mahdollisuuksia palvelutuotannon kehittämiseksi, automatisoinniksi ja läpimenoaikojen lyhentämiseksi 3. Tavoite Saada sähköinen asioinnin kehittäminen käyntiin koko organisaatiossa

19 Hankeosa 7: Henkilöstö ja palkkaus 1. Ohjaus 0-ryhmä = Työvaliokunta ohjaa Koskee kaikkia esimiehiä Oma henkilöstön kehittämisryhmä? 2. Tehtävät Henkilöstömitoituksien jatkaminen Arvio henkilökunnan poistumasta (eläköityminen) Palkitseminen tuottavuushankkeiden osalta 3. Tavoite

20 Hankeosa 8: Benchmark -vertailut 1. Ohjaus 0-ryhmä = Työvaliokunta ohjaa Tasu ryhmä 2. Tehtävät Saada parannettua tulevaisuuden talousarviota yhä muuttuvammassa maailmassa, luoda nopeita taloushallinnon ja budjetoinnin reagointivälineitä nopeasti muuttuviin taloustilanteisiin, saada luotua vertailuluvut verrokkikuntiin 3. Tavoite

21 Tuottavuusrekisteri & raportointi Tehdyt aloitteet Lohjan kaupungin intranettiin avataan palvelu, johon esimiehet, työntekijät voivat jättää erilaisia tuottavuusideoita ja kehittämishankkeita. Kaikki hankkeet kirjataan ja nollaryhmä arvioi niiden jatkovalmistelua. Jos hanke arvioidaan jatkokäsittelyyn, se valmistellaan kaupungin johtoryhmään, josta se lähetetään tuottavuushankkeen osajaon mukaiseen suunnitteluun. Osoitteet sivulle ovat:

22 Tuottavuusrekisteri & raportointi Järjestelmän koodaus, tuottavuusaloitteet on nyt koodattu seuraavasti: Toimielin / tulosyksikkö jota aloite koskee 1. Palvelutaso 2. Tuotantotapa 3. Palveluverkko 4. Toimintatavat 5. Prosessit 6. Sähköinen asiointi 7. Henkilöstö ja palkkaus 8. Benchmarkkaus, miten muualla tehdään? 9. Ei tiedä, tai jokin muu. Mikä muu? Kustannuksien vähentäminen Tulojen lisääminen Tuttavuuden lisääminen Turhan toiminnon / työn vähentäminen Uuden teknologian hyödyntäminen Tuotteen tai työn laadullinen parantaminen Muu, mikä? Kuljetukset Varastot Liike Odotusaika Ylituotanto Yliprosessointi Viallinen tuote

23 Tuottavuusrekisteri & raportointi Tähän tarvitaan tekstiä tuottavuushankkeesta (Kaupunginjohtajan teksti) (erilaiset uutiset ) Voidaan laittaa myös ilmoituksia ja tietoa tuottavuus hankkeen tilasta

24 Tuottavuusrekisteri & raportointi Tuottavuusaloitteen teko Kommentit: Aloitteen tekijän nimi ei pakolliseksi

25 Tuottavuusrekisteri & raportointi Ylläpitäjän näyttö Kommentit:

26 Tuottavuusrekisteri & raportointi Aloitteen tilat, mitä halutaan seurata (mietittävä)

27 Tuottavuusrekisteri & raportointi Tarvittaan värit, näytetään hallitukselle

28 Tuottavuusrekisteri & raportointi Tuottavuuden arviointi, miten sidotaan tähän, eli miten kirjataan arvioita tuottavuudesta, hintalappu vaikuttavuusarvio. Tehdäänkö liitetiedostoilla ja yhdellä avoimena kenttänä

29 Tuottavuusrekisteri & raportointi Hankkeen tai prosessin nimi omistaja Hankekuvaus Hintalappu vaikuttavuusarvio Aikataulu Sähköinen lupaprosessi Rakennusvalvonta Mahdollistetaan rakennuslupien sähköinen hakeminen Arvioidaan suoria säästöjä Sähköisellä rakennuslupaproses silla nopeutetaan rakennuslupien läpimenoaikaa ja näin. 1/ /2014

30 Miten toimialat osallistuvat tuottavuushankkeeseen? Tuottavuushanke käsitellään hallintokuntien, työyksiköiden työpaikkakokouksissa Toimialat laativat omista prosesseitaan prosessikaaviot tarkastellen niitä Lean-ajattelun pohjalta Pyritään keskustelemaan asiasta jatkuvan kehittämisen periaatteella Esimiesten ja johtajien esimerkki sitoutumisesta kehittämiseen on tärkeää

31 Miten henkilökunta osallistuu tuottavuushankkeeseen? Henkilökunnalle järjestetään info tuottavuushankkeesta Laaditaan/päivitetään prosessikaaviot Tarkastellaan avoimesti prosesseja ja aikaansaannoksia - tarkastellaan vaihtoehtoja Prosessien ja tulosten arvomäärittely perustuu asiakkaan näkemykseen ja imuohjaukseen Samaa sanastoa käyttämällä keskustelu helpottuu Henkilöstö on huippuasiantuntija omassa työssään -> hyödynnetään prosessien ja toimintojen kehittämisessä Aloiterekisteri kehittämisaiheet palautteet vaihtoehdot Palkitseminen

32 Miten kuntalaiset osallistuvat Lohjan tuottavuushankkeeseen? Käsitellään asiaa lähidemokratian alueiden johtokunnassa Asukasdemokratian toimielimistä pyydetään palautetta, esityksiä ja aloitteita Lohjalaiset yritykset mukaan tuottavuushankkeeseen käsittelemällä tuottavuushanketta yhteisissä kokoontumisissa Kaupungin kotisivulle lomake kuntalaisia varten

33 Valtuusto, kaupunginhallitus ja lautakunnat mukana tuottavuushankkeessa Tuottavuushanke esitellään lautakunnissa, hallituksessa ja valtuustossa Pyydetään palautetta ja ehdotuksia näkökulmana Lohjan tuottavuushanke Arvioidaan tuottavuushankkeen pohjalta päätöksentekoprosesseja ja tehtyjä ja toteutettuja päätöksiä Valtuutetut voivat tehdä tuottavuusaloitteita, joita ei käsitellä valtuustoaloitteina, vaan ne menevät suoraan työvaliokunnan kautta valmisteluun Luottamushenkilöillä on keskeinen rooli tuottavuushankkeen sparraajina Luottamushenkilöillä on keskeinen rooli tuottavuushankkeen julkisuuskuvan luojina

34 LEAN - johtamisfilosofia Keskittyy seitsemän erilaisen turhuuden (tuottamattoman toiminnon) poistamiseen Kuljetukset Varastot Liike Odotusaika Ylituotanto Yliprosessointi Viallinen tuote Toteutuessaan parantaa asiakastyytyväisyyttä ja laatua, pienentää kustannuksia ja lyhentää tuotannon läpimenoaikoja Parantaa tuottavuutta Parantaa taloudellisuutta Parantaa aikaansaannoskykyä Parantaa palvelukykyä Parantaa yhteiskunnallista vaikuttavuutta

35 Miten Lean-ajattelu toteutetaan? -> koko henkilöstö ymmärtää, mitä LEAN-ajattelu tarkoittaa -> koko ketju puhuu samaa kieltä -> hyödynnetään jatkuvasti koko henkilöstön voimavaroja -> koko henkilöstö osallistuu kehittämiseen -> pysyvään kehittymiseen tähtäävä ajattelutapa -> ollaan joustavia -> ollaan avoimia muutoksille -> tehdään oikeita asioita -> tehdään oikea määrä -> toimitetaan oikeaan paikkaan -> vältetään kaikkea turhaa -> arvon määrittäminen perustuu asiakkaan näkemykseen -> arvoketjun määrittäminen perustuu asiakkaan tarpeiden imuohjaukseen -> toimintaa kehitetään jatkuvasti

36 Leanilla kaikenlaista ajan ja resurssien tuhlausta vastaan Ylituotanto: liikaa, liian aikaisin Häiriöt: sekoilua, laatuongelmia, toimintavarmuus kalpenee asiakkaiden tarpeiden edessä Tarpeettomat varastot: ovat ennenaikaisia työsuoritteita, matkalle jäänyt tai viivästynyt informaatio Asiaankuulumaton prosessointi: väärät tai monimutkaiset työkalut, menettelytavat, järjestelmät Liiallinen kuljetus: liika ihmisten, informaation, tavaroiden kuljettaminen johtaa ajan, vaivan ja rahan haaskaukseen Odottaminen: ihmisten, informaation tai tavaroiden tarpeettomana oleminen johtaa huonoon virtaukseen ja venyttää läpimenoaikaa Tarpeeton liike: huono työtilojen organisointi johtaa huonoon ergonomiaan ja kadotettuihin tavaroihin Älykkyyden hyödyntämättä jättäminen: ihmiset ovat paitsi viisaita, myös huippuasiantuntijoita omassa työssään hyödynnetään prosessien ja toimintojen kehittämisessä