Aika: klo Paikka: Forssan kaupungintalo (kaupunginhallituksen huone 2. kerros), Turuntie 18, Forssa

Transkriptio

1 KOKOUSPÖYTÄKIRJA 2/2014 Forssan seudun kuntarakennelain mukaisen selvityksen ohjausryhmä Aika: klo Paikka: Forssan kaupungintalo (kaupunginhallituksen huone 2. kerros), Turuntie 18, Forssa Osallistujat: Kaisa Lepola, Forssa, kaupunginvaltuuston pj, ohjausryhmän pj Mika Penttilä, Forssa, kaupunginhallituksen pj Sami Sulkko, Forssa, kaupunginjohtaja Kaija Romppainen, Humppila, kunnanvaltuuston pj Anja Syrjälä, Humppila, kunnanhallituksen pj Marko Järvenpää, Humppila, kunnanjohtaja Jorma Hacklin, Jokioinen, kunnanvaltuuston pj Antero Suonpää, Jokioinen, kunnanhallituksen pj Jarmo Määttä, Jokioinen, kunnanjohtaja Esa Ryhtä, Tammela, kunnanvaltuuston pj (poistui klo 14.37, kohdan 9 aikana) Harri Kaunisto, Tammela, kunnanhallituksen pj (poistui klo 14.37, kohdan 9 aikana) Matti Setälä, Tammela, kunnanjohtaja 1. Kokouksen avaus Esko Tonteri, kuntarakenneselvityksen projektipäällikkö Anna Tonteri, Etocon Oy, sihteeri Leena Järvenpää, Forssa, talousjohtaja Puheenjohtaja avasi kokouksen klo ja toivotti osallistujat tervetulleiksi. 2. Talous- ja painelaskelmat - tilattu Perlacon Oy/Eero Laesterä Sopimus kuntien talous- painelaskelmien tilaamisesta Perlacon Oy:ltä on tehty ja kaikkia kuntia on pyydetty lähettämään niiden tekemiseen tarvittavat vuoden 2013 tiedot Perlocon Oy:lle. Eero Laesterä tulee esittelemään ensimmäisiä laskelmia kuntien valtuutettujen yhteiseen seminaariin Työryhmien tilanne - työryhmät perustettu ja tehtävät annettu - määräaika lisäkysymyksiä tullaan antamaan talous- ja painelaskelmien edetessä - työryhmät ovat: hallinto, sosiaali- ja terveyspalvelut, sivistyspalvelut, yhdyskuntarakenteen kehittäminen, elinkeinopalvelut ja työllisyys sekä tietohallinto - keskeisenä kaikkia ryhmiä yhdistävänä ja läpileikkaavana teemana on alueen elinvoiman lisääminen ja kilpailukyvyn parantaminen suhteessa kilpaileviin seutuihin

2 Käytiin läpi työryhmien tilanne. Osa työryhmistä on jo kokoontunut ensimmäisen kerran, ja projektipäällikkö on osallistunut tapaamisiin. Työryhmät kuvaavat ensin oman sektorinsa nykytilan ja sen jälkeen alkavat miettiä tulevaisuutta. Päätettiin ohjeistaa ryhmiä kirjoittamaan lyhyt tiedote jokaisen tapaamisen jälkeen. Tiedote laitetaan FSHKY:n verkkosivuille, ja lisäksi jokainen kunta jakaa sitä tahollaan. 4. Valtuutettujen seminaari Eerikkilässä klo seminaari varmistunut (liite) Kaikkien kuntien valtuutettujen yhteinen seminaari pidetään Eerikkilässä. Seminaarin ohjelma on pöytäkirjan liitteenä 1. Yhteistä kuljetusta ei järjestetä. Kuntien johtoryhmien jäsenet ja muut kuntarakenneselvitysprosessissa mukana olevat ovat myös tervetulleita seminaariin. Projektipäällikkö lähettää seminaarista vielä muistutusviestin, jonka jokainen kunta välittää omille valtuutetuilleen. Lisäksi projektipäällikkö selvittää, josko tilaisuuden ohjelmaan saataisiin vielä lisättyä lyhyt katsaus kuntarakenne-, sote- ja kuntalain uudistuksen etenemiseen valtakunnan tasolla. 5. ICT-selvitys ja avustuksen hakeminen - liitteenä valtionvarainministeriön asiaa koskeva kirje - asiaa koskeva valmistelu ja sen esittely Päätettiin toteuttaa ICT-selvitys osana kuntarakenneselvitystä ja hakea siihen valtion ICTselvitysavustusta liitteenä olevan hakemuksen ja projektisuunnitelman mukaisesti. Hakijana toimii Forssan kaupunki. Valtiovarainministeriön kirje on pöytäkirjan liitteenä 2, hakemus liitteenä 3 ja projektisuunnitelma liitteenä Henkilöstöjärjestöjen edustus ohjausryhmässä - käytyjen neuvottelujen perusteella projektiryhmä esittää, että ohjausryhmään nimetään seudullisesti yksi jäsen kustakin kolmesta pääsopijajärjestöstä siten, että varsinaiset edustajat ovat eri kunnista ja kaksi varaedustajaa kunnasta, joka ei saa varsinaista edustajaa Todettiin, että järjestöt ovat nimenneet ohjausryhmään seuraavat varsinaiset edustajat ja varaedustajat: Kaija-Leena Niemi/JHL (varsinainen edustaja) Jari Isotalo/JUKO (varsinainen edustaja) Jasu Markkanen/JUKO (varaedustaja) Jukka Suonpää/KTN (varaedustaja) 7. Tiedottaminen ja keskustelufoorumi - FSHKY:n nettisivuille avattu oma sivu kuntarakenneselvitykselle - keskustelufoorumi avataan oikeusministeriön ylläpitämälle otakantaa.fi-sivustolle Keskustelufoorumi on avattu otakantaa.fi-palveluun, ja se löytyy otsikolla Forssan seudun kuntarakenneselvitys. Projektipäällikkö ottaa yhteyttä kuntien atk-vastaaviin keskustelun

3 linkin lisäämisestä kuntien verkkosivuille. Forssan Lehti tekee vielä kuluvalla viikolla jutun kuntalaisten osallistumisesta. 8. Kuntalaistilaisuuksien järjestäminen - viikko 33 ( ) Päätettiin pitää kuntalaisten kuulemis- ja keskustelutilaisuudet seuraavina ajankohtina: Forssa klo Jokioinen klo Tammela klo Humppila klo Kutsussa tullaan mainitsemaan, että kuntalaiset voivat osallistua minkä kunnan tilaisuuteen tahansa. Elokuun tilaisuuksien lisäksi tullaan jokaisessa kunnassa järjestämään toiset tilaisuudet myöhemmin syksyllä. Tilaisuuksien ajankohdat päätetään myöhemmin. Mikäli tarvetta ilmenee, voidaan järjestää lisää tilaisuuksia. 9. Muut asiat Forssan kaupunki on ilmoittanut valtiovarainministeriöön, että Forssan seudulla on käynnissä vapaaehtoinen kuntajakoselvitys. Kaupunginhallitus ei ole vielä käsitellyt erityisen kuntajakoselvityksen peruuttamista. Todettiin, että kaikki seudun kunnat eivät ole vielä tehneet päätöstä osallistumisestaan Hamkin biotalouden alan tutkijayliopettajan palkkaamiseen. Ohjausryhmän tiedoksi tuotiin Terveydeksi Forssan seutu -mobiilisovellus, jonka jokainen voi ladata älypuhelimeensa. 10. Seuraava kokous klo Forssan kaupungintalo - syyskuun kokouksen ajankohta Ohjausryhmän seuraavat kokoukset päätettiin pitää: klo Forssan kaupungintalossa klo Forssan kaupungintalossa. Puheenjohtaja päätti kokouksen klo ja toivotti mukavaa kesää. Puheenjohtaja Kaisa Lepola Sihteeri Anna Tonteri

4 Ohjausryhmän kokous 2/2014 LIITE 1 Kutsu Forssan kaupungin, Humppilan kunnan, Jokioisten kunnan ja Tammelan kunnan valtuutettujen yhteinen seminaari Eerikkilän Urheiluopistolla keskiviikkona klo 14.45, Eerikkilä salissa Ohjelma Tulokahvi Seminaarin avaus Ohjausryhmän puheenjohtaja Kaisa Lepola Näkemyksiä tulevaisuuden muutoksista ja haasteista Tulevaisuuden tutkimuskeskuksen kehitysjohtaja Olli Hietanen Kuntarakenneselvitysalueen tilanne numerojen valossa Perlacon Oy:n toimitusjohtaja Eero Laesterä Kuntarakenneselvityksen tilanne ja tulevat toimenpiteet Projektipäällikkö Esko Tonteri Keskustelu ja kuntarakenneselvityksessä huomioon otettavaa Päivällinen, ravintolasalissa Sitovat ilmoittautumiset projektipäällikkö Esko Tonterille esko.tonteri@etocon.fi tai puh viimeistään mennessä. Myös mahdolliset allergia- ym. erityistoiveet ruokailuun samassa yhteydessä

5

6

7

8

9

10 Forssan seudun (mukana 4 kuntaa) kunta- ja palvelurakennemuutosten selvitysvaiheen ICT-tuki Projektisuunnitelma Versio

11 Forssan kaupunki 2 (11) Projektisuunnitelma Sisällys Sisällys... 2 Dokumentin versiohistoria... 2 Projektin sisältö Projektin tausta Projektin kohde ja tehtävät Lopputulokset Toteutuksen osapuolet Toteutus Läpiviennin yleiset periaatteet Aikataulu ja vaiheistus Vaiheet Tietohallintojen nykytilan kartoitus (08/2014) Nykytilan analysointi (08/2014) Nykytilan analyysin yhteenveto (08/2014) Tavoitetilan määrittely ja toteutuksen suunnittelu, selvityksen loppuraportti (09/2014) Projektin organisointi Projektin hallinnollinen organisointi Roolit, vastuut ja velvollisuudet Tehtäväkohtaiset erityisvastuut Työmääräarvio ja tehtäväjako Kustannusarvio Dokumentin versiohistoria Versio Päiväys Laatija Muutoksen kuvaus SB Ensimmäinen versio SB Projektin aikataulua ja työmääriä muokattu TILA:

12 Forssan kaupunki 3 (11) Projektisuunnitelma Projektin sisältö 1.1. Projektin tausta Neljä Forssan-seudun kuntaa Forssa, Humppila, Jokioinen ja Tammela ovat päättäneet tehdä kuntarakennelain mukaisen selvityksen, ja se tehdään ajalla Selvitys kattaa kuntarakennelain mukaisesti suunnitelman hallinnon ja palvelujen järjestämisestä ja tuottamisesta, selvityksen yhdistymisen vaikutuksista kuntien yhteistoimintaan, selvityksen taloudellisesta tilanteesta, arvion asukkaiden osallistumis- ja vaikutusmahdollisuuksien sekä lähidemokratian toteutumisesta. Selvitys kattaa lisäksi yksityiskohtaisen arvion kuntien yhdistymisen eduista ja haitoista. Selvitystyö on organisoitu siten, että kuntien valtuustot vastaavat kokonaisuudesta. Ohjausryhmä ohjaa ja johtaa työtä, ja se päättää erikseen mahdollisista eri alojen asiantuntijatyöryhmistä. Ohjausryhmän ohjauksessa toimii projektiryhmä, joka tukee käytännön työtä (käyttää tarvittaessa asiantuntijoita), selvityksen tekijät sekä avustava henkilökunta Projektin kohde ja tehtävät Tämän projektin tehtävänä on tehdä tietohallintojen nykytilan kartoitus ja laatia kuvaukset Forssan seudun kuntien ICT ympäristöistä, ICT-palvelujen järjestämismalleista, kustannuksista ja resursseista. Näiden pohjalta määritellään tavoitetila, ja laaditaan suunnitelma tunnistettujen kehittämiskohteiden toteutuksesta ja synergiaetujen saavuttamisesta sekä muutoksen toteuttamisesta ja organisoinnista. Projektin keskeisimmät tehtävät ovat: Selvityskuntien tietohallinnon ja ICT toiminnan nykytilan kuvaaminen o Tietojen keruu kunnista. o Tietojen yhtenäistäminen ja yhteenveto. Nykytilan analyysi o Keskeisten haasteiden ja kehittämiskohteiden tunnistaminen. o Tunnistetaan hyödyt ja synergiaedut, jotka ovat saavutettavissa keskeiset haasteet ratkaisemalla ja toteuttamalla tunnistetut kehittämiskohteet. Tietohallintojen ja/tai tietoteknisten ratkaisujen yhdistämisen kustannusvaikutusten ja hyötyjen arviointi karkealla tasolla (kuntaliitostilanteessa). Tavoitetilan määrittely ja toteutuksen suunnittelu TILA:

13 Forssan kaupunki 4 (11) Projektisuunnitelma o Suunnitellaan, millainen yhteisen tietohallinnon tavoitetila voisi olla, ja tarkastellaan ylätason konseptien kautta, miten kuntien yhteistä tietohallintoa edistetään ja kehitetään o Luodaan karkea tiekartta tavoitetilan saavuttamiseksi Lopputulokset Projektin tuloksia ovat: Nykytilan kuvaus o Tuotetut ICT-palvelut ja niiden arvo. o Palvelujen järjestämismalli. o Organisointi ja resursointi. o Päätöksenteko- ja ohjausrakenteet. o ICT ympäristöjen kartoitus. Nykytilan analyysi o ICT-palvelujen kysynnän ja tarjonnan vastaavuuteen liittyvät haasteet. o Haasteet ICT-palvelutuotannon järjestämisessä. o Järjestämisvastuun organisointiin ja ohjaukseen liittyvät haasteet. o Hyödyt ja synergiavaikutukset, jotka ovat saavutettavissa. Nykytilan kartoituksen ja analyysin loppuraportti o Yhteenveto nykytilan kuvauksesta ja analyysistä. Tavoitetilan määrittely ja toteutuksen suunnittelu o Yhteisen tietohallinnon tavoitetila ja kehittämissuunnitelma o Karkea tiekartta tavoitetilan saavuttamiseksi Toteutuksen osapuolet Organisaatio Forssa Humppila Jokioinen Tammela Kuntien Tiera Oy Rooli toteutuksessa Selvitykseen osallistuva kunta, selvityksen vastuukunta, selvitysryhmän puheenjohtaja Selvitykseen osallistuva kunta Selvitykseen osallistuva kunta Selvitykseen osallistuva kunta Projektissa ja selvitystyössä avustava konsultti TILA:

14 Forssan kaupunki 5 (11) Projektisuunnitelma Toteutus 2.1. Läpiviennin yleiset periaatteet Projektin läpiviennistä vastaa kuntien nimeämä projektipäällikkö sekä Kuntien Tiera Oy:n projektipäällikkö. Projektia ohjaa sille nimettävä ohjausryhmä. Projektin aikana sen ohjausryhmä ja projektipäällikkö (projektipäälliköt) kokoontuvat säännöllisesti valvomaan projektin kulkua ja tekemään sitä koskevia päätöksiä. Mahdollisuuksien mukaan kokoukset toteutetaan virtuaalikokouksina. Valtiovarainministeriön edustaja osallistuu tarvittaessa projektiryhmän kokouksiin Aikataulu ja vaiheistus Projektin toteutus on jaettu seuraaviin vaiheisiin: 1. Tietohallintojen nykytilan kartoitus. 2. Nykytilan analysointi. 3. Nykytilan analyysin yhteenveto (loppuraportti). 4. Tavoitetilan määrittely ja toteutuksen suunnittelu. 5. Projektihallinta. Projekti viedään läpi aikavälillä 08-09/2014. Projektin vaiheistus ja läpivienti on seuraava: 2.3. Vaiheet Alla on kuvattu projektiin sisältyvät päävaiheet ja niiden keskeiset tehtävät Tietohallintojen nykytilan kartoitus (07-08/2014) Kunnat laativat selvityksen tietohallintonsa nykytilasta. TILA:

15 Forssan kaupunki 6 (11) Projektisuunnitelma Vaiheessa syntyvät tuotokset: Tuotetut ICT-palvelut ja niiden arvo. Palvelujen järjestämismalli. Organisointi ja resursointi. Päätöksenteko- ja ohjausrakenteet Nykytilan analysointi (08/2014) Kunnat tarkastelevat nykytilan kartoitusvaiheessa koottuja tietoja. Täydennetään ja muunnetaan tiedot vertailukelpoisiksi. Todetaan olemassa olevat rakenteet, palvelut ja päällekkäisyydet. Tunnistetaan keskeiset haasteet ja kehittämiskohteet sekä hyödyt, jotka ovat saavutettavissa kuntarakenteen muutoksen kautta. Vaiheessa syntyvät tuotokset: ICT-palvelujen kysynnän ja tarjonnan vastaavuuteen liittyvät haasteet. Haasteet ICT-palvelutuotannon järjestämisessä. Järjestämisvastuun organisointiin ja ohjaukseen liittyvät haasteet. Tuottavuuden parantamiseen liittyvät haasteet. Hyödyt ja synergiavaikutukset, jotka ovat saavutettavissa haasteet ratkaisemalla Nykytilan analyysin yhteenveto (08/2014) Nykytilan analyysin pohjalta laajasta aineistosta tuotetaan tiivistetty yhteenveto kuntien johdolle. Vaiheessa syntyvät tuotokset: Yhteenveto nykytilan kuvauksista ja analyysistä Tavoitetilan määrittely ja toteutuksen suunnittelu, selvityksen loppuraportti (08-09/2014) Määritellään kuntien yhteisen tietohallinnon tavoitetila. Suunnitellaan tavoitetilan toteutus tiekartan muodossa. Vaiheessa syntyvät tuotokset: TILA:

16 Forssan kaupunki 7 (11) Projektisuunnitelma Yhteisen tietohallinnon tavoitetila sekä suunnitelma yhteisen tietohallinnon edistämiseksi ja kehittämiseksi. Karkea tiekartta tavoitetilan saavuttamiseksi. Projektin loppuraportti esitellään VM:lle viimeistään joulukuussa Projektin organisointi 3.1. Projektin hallinnollinen organisointi Ohjausryhmä: projektin ohjausryhmänä toimii kuntarakenneselvityksen ohjausryhmän asettama projektiryhmä (koostuu kuntajohtajista). Kokoonpano on seuraava: Sami Sulkko, Forssa Marko Järvenpää, Humppila Jarmo Määttä, Jokioinen Matti Setälä, Tammela Esko Tonteri, kuntaselvityksen projektipäällikkö Projektiryhmänä toimii tietopalvelut-työryhmä ja kokoonpano on seuraava: Jarmo Määttä, Jokioinen Lea Jaakkola, Humppila Päivi Korkalainen, Jokioinen Jouni Karhe, Tammela Soile Haavisto, Loimijoen Kuntapalvelut Oy Johanna Tulander-Välkki, Forssan seudun hyvinvointikuntayhtymä Eija Haonperä, Forssa TILA:

17 Forssan kaupunki 8 (11) Projektisuunnitelma sekä Ossi Korhonen, VM, ohjelmapäällikkö tai Hanna Majurinen, VM, projektipäällikkö Roolit, vastuut ja velvollisuudet Ohjausryhmän tehtävät ja vastuut ovat seuraavat: Vastaa projektin onnistumisesta ja tärkeimmistä päätöksistä Hyväksyy muutokset Hyväksyy lopputulokset Päätöksenteko (muissa) ohjausryhmälle eskaloiduissa kysymyksissä Ohjaa projektia Tunnistaa ja nimeää sopivat resurssit projektiin. Projektipäällikön/projektipäälliköiden (+Projektihallinnan) tehtävät ja vastuut ovat seuraavat: Koordinoi, ohjaa ja hallinnoi projektia käytännön tasolla Varmistaa tavoitteiden saavuttamisen ohjausryhmän määrittelemän laajuuden ja ajan puitteissa Johtaa projektiryhmän päivittäisiä toimenpiteitä Toimii asiakasrajapinnassa Raportoi projektin etenemisestä ohjausryhmälle Valmistelee ohjausryhmän kokoukset Tehtäväkohtaiset erityisvastuut Projektipäällikkö Erityisvastuut: Projektipäällikkö vastaa projektin toteutuksesta annettujen sisällöllisten, ajallisten, taloudellisten ja laadullisten tavoitteiden puitteissa. Projektipäällikkö vastaa projektin aikana tekemistään tehtävien ajoitukseen, työjärjestelyihin ja resursseihin liittyvistä päätöksistä. Projektipäälliköllä on valtuudet toteuttaa projekti hyväksytyn projektisuunnitelman mukaisesti. Vastaa tarkennetun projektisuunnitelman laatimisesta, ylläpitämisestä ja muutoshallinnasta. Vastaa projektiryhmän muodostamisesta. Järjestää projektin työtavat ja osallistujien roolit. Jakaa ja koordinoi projektiryhmän tehtävät. Valvoo tehtävien edistymistä ja analysoi poikkeamat. Ennakoi potentiaalisia ongelmia ja toimii aktiivisesti niiden poistamiseksi. TILA:

18 Forssan kaupunki 9 (11) Projektisuunnitelma Raportoi projektin edistymisestä projektin johtoryhmälle. Esittää ongelmatilanteessa ratkaisuehdotuksia. Pyrkii poistamaan ongelmat välittömästi niiden ilmaannuttua. Pitää yhteyttä kaikkiin osapuoliin ja sidosprojekteihin. Välittää tietoa projektin osapuolten kesken. Vastaa projektin jäsenten motivoinnista. Luo projektin henkilöstöstä tiimin. Vastaa siitä, että projektin toimitettavaksi sovitut asiat projektissa toteutetaan hyväksytyn projektisuunnitelman mukaisesti. Hän vastaa myös johtoryhmässä päätettyjen tehtävien läpiviennistä. On ensisijainen yhteyshenkilö projektissa. Vastaa projektin raportin laatimisesta. Osaamisvaatimukset: Projektipäällikkökokemus kansallisen tason julkisen hallinnon tai kuntasektorin kehittämisprojekteissa, viisi vuotta tai enemmän. Kuntien asiantuntijajäsenet Erityisvastuut Antaa asiantuntemuksensa projektin käyttöön työpajatyöskentelyn, katselmointien ja aktiivisen kommentoinnin muodossa. Osaamisvaatimukset: o Riittävän pitkä kokemus tietohallinnon vastuullisista tehtävistä ja kehittämisestä o Kuntien toimintamallin ja toimintaympäristön tuntemus, kokemus kuntatyöstä. TILA:

19 Forssan kaupunki 10 (11) Projektisuunnitelma Työmääräarvio ja tehtäväjako Projektin vaihekohtainen työmääräarvio henkilötyöpäivinä on seuraava: ICT-Selvitystyön vaiheet Tietohallintojen nykytilan kartoitus Nykytilan analysointi Nykytilan yhteenveto Tavoitetilan määrittely ja toteutuksen suunnittelu Projektihallinta htp:t yhteensä Forssa Humppila Jokioinen Tammela Kunnat yht Tiera Kustannusarvio Selvitykseen osallistuvien kuntien oman sisäisen työn määrä muodostuu seuraavasti: a' euroa euroa yht. Forssa Humppila Jokioinen Tammela Kunnat yht Selvitystyössä avustavan Kuntien Tiera Oy:n työpanos on 25 htp, yhteensä euroa. Muihin mahdollisiin kustannuksiin (esim. matkakustannukset) varataan euroa. TILA:

20 Forssan kaupunki 11 (11) Projektisuunnitelma Kustannusten jakomalli ja rahoitusosuudet Jokainen kunta vastaa omista kustannuksistaan. Ulkoisen työn eli Kuntien Tiera Oy:n osuuteen haetaan rahoitusta Valtiovarainministeriöstä. TILA: