Projektiryhmä Tete Työajanseurantajärjestelmä. Käyttöohje

Transkriptio

1 Projektiryhmä Tete Työajanseurantajärjestelmä

2 T Tietojenkäsittelyopin ohjelmatyö 2(14) Muutoshistoria Version Date Author Description Miikka Lötjönen First incomplete draft Miikka Lötjönen Käännös suomeksi Miikka Lötjönen Tekstiosuus kirjoitettu Miikka Lötjönen Screenshotit paikallaan Niilo Fredrikson Tarkistettu ja hyväksytty palautukseen

3 T Tietojenkäsittelyopin ohjelmatyö 3(14) Sisällysluettelo Muutoshistoria... 2 Sisällysluettelo Johdanto Dokumentin laajuus Yleistä Järjestelmän tarkoitus Käytetty terminologia Käyttöliittymä Käyttäjien roolit Yleiset toiminnallisuudet Sisään- ja uloskirjautuminen Työntekijän käyttämät toiminnot Sisään- ja ulosleimaus Automaattinen sisään- ja ulosleimaus Tuntien syöttö Tuntien poistaminen Syötettyjen tuntien muuttaminen Omien tuntien haku Johtajan käyttämät toiminnot Raporttitoiminnot Tuntiraporttien tekeminen Tuntien hyväksyminen Tuntien merkitseminen laskutetuiksi Ylläpitäjän käyttämät toiminnot... 11

4 T Tietojenkäsittelyopin ohjelmatyö 4(14) 7.1 Työntekijöiden hallinta Työntekijöiden lisäys Työntekijöiden tietojen muokkaaminen Työntekijöiden poisto Työnlajien hallinta Työlajien lisäys Työlajien muokkaaminen Työlajien poisto Järjestelmäylläpito... 14

5 T Tietojenkäsittelyopin ohjelmatyö 5(14) 1 Johdanto Tämä käyttöohje kuvaa Work-time Attendance System (WTAS) -työnajanseurantajärjestelmän toiminnan käyttäjän näkökulmasta kertoen, kuinka yleisimmät toiminnot suoritetaan. 2 Dokumentin laajuus kuvaa järjestelmään kirjoittamishetkeen mennessä implementoidun toiminnallisuuden, pääosin havainnollistavien esimerkkien avulla. Tekninen dokumentaatio on erikseen dokumentissa technical specification. 3 Yleistä 3.1 Järjestelmän tarkoitus WTAS-Järjestelmää käytetään työajan ja projektien seurantaan. Sillä voidaan kirjata tunteja tehdyiksi ja liittää nämä tunnit käytetyiksi tiettyihin työtehtäviin. Tämän jälkeen voidaan luoda erilaisia raportteja tehdyistä tunneista tiettynä ajanjaksona ja tehdä merkintöjä niihin, esimerkiksi tunteja voi merkitä laskutetuksi. Tunteja voidaan syöttää myös automaattisesti usealle päivälle, jolloin esim. työmatkat saadaan kirjattua. 3.2 Käytetty terminologia Termi Käyttäjä Valikko Hanke Työlaji Selitys Käyttäjiä ovat kaikki ohjelmistoa hyödyntävät ihmiset. WWW-sivun yläpalkissa olevat navigointipainikkeet. Projekti, johon töitä tehdään. 1. Kategoria, johon työn voi sisällyttää. Esimerkiksi suunnittelu, toteutus, markkinointi jne. 2. Työlajia käytetään myös yhteisnimenä hankkeesta, työlajista ja työtyypistä. Työtyyppi Rooli Kertoo, minkä tyyppisestä työstä työlajin sisällä on kyse. Työlaji voi olla esimerkiksi suunnittelu, ja sen sisällä on monta työtyyppiä, jotka kertovat erilaisista suunnittelutehtävistä. Määrittää käytössä olevat toiminnot ja käyttöoikeudet järjestelmään. Kuvattu tarkemmin kohdassa 1.3

6 T Tietojenkäsittelyopin ohjelmatyö 6(14) Raportti Raportointi Leimaus Listaus tehdyistä tunneista. Tehtyjen tuntien syöttäminen järjestelmään. Perinteisen kellokorttiajattelun mukainen sisään- tai uloskirjaus. Tunteja voidaan kirjata vain sisään- ja ulosleimauksen väliselle ajalle. 3.3 Käyttöliittymä Yllä on tyypillinen ohjelman aloitusruutu, tuntinäkymä. Käyttöliittymä jakaantuu kolmeen selkeään alueeeseen: 1. Tummemman sininen yläosa on jokaisessa ohjelman näkymässä lähes vakio. Se sisältää navigointiin tarvittavat linkit, joista myöhemmin käytetään nimeä valikko. Huomaa, että valikon sisältö ei välttämättä ole juuri kuvan mukainen, sillä se luodaan ajonaikaisesti käyttäjäryhmien mukaan. 2. Vasemman reunan vaalean sininen alue muuttuu ruutukohtaisesti, se sisältää tilanteen mukaan eri tyyppisiä toimintopainikkeita. 3. Ruudun loppuosa muodostaa työalueen. 3.4 Käyttäjien roolit Järjestelmää käyttää monta erilaista käyttäjäryhmää, joilla on erilaisia rooleja ja oikeuksia. Jokaisella käyttäjällä pitää olla vähintään yksi rooli, usein useampia. Esimerkiksi projektipäälliköllä voi olla johtajarooli, käyttäjien ylläpitäjärooli ja työntekijärooli. Jokaiselle rooliyhdistelmälle näytetään sovelluksessa asiaankuuluvat näkymät ja sallitaan tietyt toiminnallisuudet.

7 T Tietojenkäsittelyopin ohjelmatyö 7(14) Työntekijä pystyy raportoimaan tekemiään tunteja ja tekemään raportteja tekemistään tunneista. Johtaja pystyy tekemään raportteja, hyväksymään tunteja ja merkitsemään niitä laskutetuiksi. Käyttäjien ylläpitäjä pystyy luomaan uusia käyttäjiä sekä muokkaamaan ja poistamaan vanhoja. Projektien työlajien ylläpitäjä pystyy luomaan uusia hankkeita, työlajeja ja työtyyppejä. Järjestelmän ylläpitäjä pystyy tekemään yksityiskohtaisia järjestelmä toimintaan vaikuttavia asetuksia ja muutoksia. 4 Yleiset toiminnallisuudet Seuraavassa mainitaan, mitkä toiminnallisuudet ovat kaikille rooleille yhteisiä. 4.1 Sisään- ja uloskirjautuminen Ennen kun järjestelmää voidaan käyttää, täytyy uudelle käyttäjälle hankkia käyttäjätunnus ja salasana. Tämä pyydetään järjestelmän ylläpitäjältä. Kun tunnus on saatu, voidaan kirjautua sisään itse järjestelmään. Tämä tapahtuu kirjoittamalla aloitussivulla käyttäjätunnus ja salasana niille varattuihin kohtiin ja painamalla sisäänkirjautumisnappia. 5 Työntekijän käyttämät toiminnot 5.1 Sisään- ja ulosleimaus Järjestelmään kerätään perinteisen kellokorttiajattelun mukaisesti kirjauksia töihinsaapumisajoista ja töistälähtöajoista. Tarkoituksena on, että heti töihin tulon yhteydessä kirjaudutaan ja leimataan sisään järjestelmään ja töistä lähtiessä leimataan ulos. Tunteja voi kirjata vain näiden leimauksien välisille ajoille. Kun Leimaa sisään nappia on painettu, se muuttuu Leimaa ulos painikkeeksi. Ulosleimauksen yhteydessä näytetään leimauksen kesto.

8 T Tietojenkäsittelyopin ohjelmatyö 8(14) 5.2 Automaattinen sisään- ja ulosleimaus Työaikoja voidaan merkitä automaattimerkinnöillä joustavasti useille päiville, esimerkiksi työmatkan ajaksi. Automaattiset leimaukset toimivat ulospäin samalla tavoin kuin käsinleimauksetkin. Raportoidessa tunteja näytetään, mitkä leimaukset on luotu automaattisesti. Automaattileimaus tehdään vasemmalla olevan toimintopalkin kohdasta Kirjaa tunteja usealle päivälle. 5.3 Tuntien syöttö Tunteja kirjataan valikon Tehdyt tunnit -kohdasta. Ensin valitaan vasemman palkin kalenterista päivä, jolle halutaan tunteja kirjata. Päivät, joille on jo kirjattu tunteja, näkyvät siinä lihavoituna. Tunteja voi tietyille ajanjaksoille kirjata vain, jos kyseisenä aikana on ollut leimautuneena sisään. Järjestelmä näyttää, mille ajanjaksoille on mahdollista kirjata tunteja. Tarvittaessa voidaan lisätä kohdassa 3.2 mainittu automaattinen sisään- ja ulosleimaus, jotta tunteja voidaan kirjata myös muille ajanjaksoille. 1. Määrittele alasvetovalikosta hanke, johon työtä on tehty. 2. Määritelle työlaji, joka kertoo minkälaista työtä on tehty. 3. Määrittele työtyyppi. 4. Määrittele työn alku- ja loppuaika, kellonajat annetaan eroteltuina kaksoispisteellä. 5. Kirjoita havainnollinen kuvaus, mitä kirjattavien tuntien aikana on tehty.

9 T Tietojenkäsittelyopin ohjelmatyö 9(14) 5.4 Tuntien poistaminen 1. Valitse ensin vasemman palkin kalenterista päivä, jolta tunteja poistetaan 2. Valitse poistettavat kirjaukset rastittamalla vasemmalta halutut tapahtumat. 3. Paina listauksen alla olevaa poista valitut painiketta. 4. Hyväksy poisto painamalla ok esiin tulevasta dialogista. 5.5 Syötettyjen tuntien muuttaminen Jo syötettyjä tunteja voi muuttaa painamalla tehdyt tunnit kohdassa painamalla muuta nappia ja vaihtamalla tiedot haluamakseen. 5.6 Omien tuntien haku Työntekijä voi luoda yksinkertaisia raportteja omista tunneistaan ylävalikon Raportit kohdasta. Raportti luodaan valitsemalla raporttiin haluttava aikaväli ja siihen sisällytettävät hankkeet, työlajit ja työtyypit. Sitten valitaan vielä, halutaanko listata kaikki kirjaustapahtumat erikseen, vai halutaanko pelkkä yhteenveto, jossa kerrotaan jaksolla tehtyjen tuntien määrä.

10 T Tietojenkäsittelyopin ohjelmatyö 10(14) 6 Johtajan käyttämät toiminnot 6.1 Raporttitoiminnot Tuntiraporttien tekeminen Johtaja voi luoda monipuolisempia raportteja kuin normaali työntekijä. 1. Valitse ylävalikosta Raportit. 2. Valitse haluttu aikaväli. 3. Valitse raporttiin mukaan otettavat hankkeet, työlajit ja työtyypit. 4. Valitse tehdäänkö raportti kaikista työntekijöistä vai yksittäisestä henkilöstä. 5. Valitse raportin tyypiksi joku seuraavista Listaus näyttää valitun mukaisen raportin sisältäen kaikki kirjaustapahtumat erikseen. Yhteenveto näyttää pelkän yhteenvedon, jossa kerrotaan jaksolla tehtyjen tuntien määrä. Hyväksy tunteja näyttää listaus-tyypin mukaisen näkymän ja lisäksi valintalaatikon, jolla johtaja voi hyväksyä tehtyjä tunteja. Merkitse tunteja laskutetuksi näyttää listaus-tyypin mukaisen näkymän ja lisäksi valintalaatikon, jolla johtaja voi merkitä tunteja laskutetuksi. Huom.! Tunnit pitää hyväksyä ennen kuin ne merkitään laskutetuiksi. Jos käyttäjä yrittää tehdä merkintää ennen hyväksyntää, hänelle tarjotaan mahdollisuus hyväksyä tunnit samalla.

11 T Tietojenkäsittelyopin ohjelmatyö 11(14) Tuntien hyväksyminen Tunteja hyväksytään tekemällä kohdan mukaisesti Hyväksy tunteja tyyppinen raportti ja merkitsemällä tästä raportista halutut tunnit hyväksytyiksi Tuntien merkitseminen laskutetuiksi Tunteja merkitään laskutetuiksi hyväksymällä ensin tunnit ja sitten tekemällä kohdan mukaisesti Merkitse tunteja laskutetuksi tyyppinen raportti ja merkitsemällä tästä raportista halutut tunnit laskutetuiksi. Jos tunteja ei ole hyväksytty, ja niitä yritetään merkitä laskutetuiksi, järjestelmä tarjoaa näitä tunteja hyväksyttäväksi. Vasta hyväksymisen jälkeen tunnit voidaan merkitä laskutetuiksi. 7 Ylläpitäjän käyttämät toiminnot 7.1 Työntekijöiden hallinta

12 T Tietojenkäsittelyopin ohjelmatyö 12(14) Työntekijöiden lisäys 1. Valitse valikosta Työntekijät. 2. Valitse esiin tulevassa ruudussa vasemmasta palkista Luo uusi työntekijä. 3. Kirjoita uuden työntekijän tiedot niille varattuihin kenttiin. 4. Valitse työntekijälle annettavat roolit. 5. Hyväksy painamalla lisää työntekijä Työntekijöiden tietojen muokkaaminen 1. Valitse valikosta Työntekijät. 2. Paina muutettavan henkilön nimeä. 3. Muuta halutut tiedot. Varoitus! Jos otat käytössä rastin pois, käyttäjä poistetaan etkä enää pääse käsiksi hänen tietoihinsa. Lisäksi jos poistat itseltäsi käyttäjien ylläpitäjä oikeudet, et enää pääse muokkaamaan käyttäjätietoja. 4. Hyväksy muutokset painamalla tallenna Työntekijöiden poisto 1. Valitse valikosta Työntekijät. 2. Merkitse poistettavat työntekijät painamalla niiden kohdalle rasti

13 T Tietojenkäsittelyopin ohjelmatyö 13(14) 3. Paina listauksen alla olevaa Poista valitut nappia. 4. Vahvista poisto. 7.2 Työnlajien hallinta Työlajien lisäys 1. Valitse valikosta Työlajit. 2. Valitse esiin tulevassa ruudussa vasemmasta palkista Luo uusi työlaji. 3. Kirjoita uuden työlajin nimi sille varattuun kenttään. 4. Valitse taso, jolle uusi työlaji sijoitetaan. 5. Valitse vasemmasta valintalaatikosta uuden työlajin alle sijoitettavat työlajit tai työn tyypit.

14 T Tietojenkäsittelyopin ohjelmatyö 14(14) 6. Valitse >>, jolloin ne merkitään valituiksi alakategorioiksi. Jos teit virheen, valitse << ja työlajit palautetaan listaukseen. 7. Tarkista, että käytössä valintalaatikko on valittuna. 8. Vahvista lisäys painamalla Lisää työlaji Työlajien muokkaaminen 1. Valitse valikosta Työlajit. 2. Valitse muokattava hanke, työlaji tai työtyyppi painamalla sen nimeä. 3. Työlajin muokkaus toimii oleellisilta osin samoin kuin lisääminenkin. Voit: Muokata työlajin nimeä kirjoittamalla uuden nimen sille varattuun kenttään. Nostaa tai laskea työlajin tasoa valitsemalla Taso valikosta jonkin muun tason. Lisätä tai poistaa alakategorioita siirtämällä niitä >> ja << painikkeilla oikealle tai vasemmalle. Voit poistaa työlajin käytöstä, jolloin se säilyy tietokannassa, mutta sitä ei voi käyttää. 4. Hyväksy muutokset painamalla tallenna Työlajien poisto 1. Valitse valikosta Työlajit. 2. Merkitse poistettavat työlajit painamalla niiden kohdalle rasti 3. Paina listauksen alla olevaa Poista valitut nappia. 4. Vahvista poisto. 7.3 Järjestelmäylläpito Järjestelmäylläpitäjän toiminnallisuutta ei ole vielä toteutettu käyttöliittymään.