Uusien työntekijöiden perehdytys

Transkriptio

1 Uusien työntekijöiden perehdytys ValueFramen käyttäjäpäivät Heidi Hakkarainen, Protacon Solutions Oy

2 Esityksen sisältö Perehdytysprosessi Uuden henkilön lisääminen Kokonaisuuden hahmottaminen Ohjeiden hyödyntäminen Perehdytyksen merkitys Sivu 2

3 Perehdytysprosessi Mikä on henkilön rooli yrityksessä? Henkilön lisääminen Käyttöoikeudet Perehdytys Yleisesittely ja käyttäjälle tärkeimmät työkalut Itsenäinen käyttö Pääkäyttäjän tavoittaminen? Pääkäyttäjän varahenkilö? Vaihe 1 Vaihe 2 Vaihe 3 Vaihe 4 Vaihe 5 Valmistelu Ohjeet Kuka perehdyttää? Kuinka henkilö käyttää Vallua? Toimintokohtaiset ohjeet ja muistiot yleisohjeina Sivu 3

4 Uuden henkilön lisääminen 1 Henkilön perustiedot Perustiedot kannattaa täyttää mahdollisimman täydellisesti Esim. matkapuhelinnumeroa ja sähköpostiosoitetta käytetään ValueFramessa kalenterissa, soittopyyntöjen lähettämisessä ja muissa viestintätoiminnoissa Osoitetiedot on hyvä tallentaa henkilöstörekisteriä varten, käyttökelpoinen esim. palkanlaskijalle Ulkopuolisia käyttäjiä (kuten tilitoimisto, buukkaajat, hallituksen jäsenet jn.) voi tarvittaessa perustaa niin, että ne eivät näy kalenterissa tai järjestelmän alasvetovalikoissa Sivu 4

5 Uuden henkilön lisääminen 2 Henkilön perustiedot Työsuhteen alkamispäivä on hyvä laittaa henkilön todellisen työhöntulopäivän mukaisesti. Tuntisaldon laskentaa varten voidaan valita joko työaikapankki (kumulatiivinen kertymä), kuukausittainen (saldo nollaantuu kuukausittain) tai ei saldoa Omakustannushinnan laskentasääntö kannattaa olla yhdenmukaisesti dokumentoitu. Omakustannushinnan laskentaan liittyen on ValueFramelta saatavilla myös erillinen dokumentti Omakustannushinnan ja hintaryhmän aloituspäiväksi suositellaan aina kuluvan vuoden aloituspäivää, jolloin vältetään virheilmoitukset mikäli henkilö resursoidaan projektille ennen työsuhteen alkua Sivu 5

6 Uuden henkilön lisääminen 3 Henkilön perustiedot ValueFramesta on mahdollista lähettää sähköpostia järjestelmään perustetuille kontakteille ja henkilöille. Joukkosähköpostin asetuksissa voidaan määritellä sähköpostissa näytettävä lähettäjän nimi ja vakiomuotoinen allekirjoitus Käyttöoikeusryhmän valinta on tärkeä muistaa, ilman käyttöoikeutta henkilö ei pysty ohjelmaa käyttämään. Oikean ryhmän valinta perustuu käyttäjän roolin tunnistamiseen Tunnus kannattaa yksilöidä ja yhdenmukaistaa, jotta esim. saman etunimen työntekijöille ei tarvitse muodostaa tunnusta eri tavalla Salasanan vahvuus ja kielletyt salasanat voidaan määritellä järjestelmän asetuksissa pääkäyttäjän toimesta. Suosituksena on vähintään 8-merkkiä pitkä salasana, jossa myös erikoismerkkejä Sivu 6

7 Muistilistaa henkilön lisäämisestä Muista henkilön tallentamisen jälkeen myös nämä asiat Määrittele henkilön tarkemmat tiedot henkilön Työsuhdetiedot välilehdellä. Näitä ovat esim. ammattinimike, työsuhteen ehdot, kustannuspaikka jne. --- riippuen yrityksessänne käytettävistä seurantakohteista ja määrityksistä Kuuluuko henkilön useaan käyttäjäryhmään? Työntekijälle voidaan antaa useamman kuin yhden käyttäjäryhmän oikeudet (esim. myyntipäällikkö voi kuulua ryhmiin Myynti ja Peruskäyttöoikeus). Perustamisvaiheessa voidaan antaa vain yksi käyttöoikeusryhmä, muista liittää henkilö myös muihin ryhmiin toiminolla Ylläpito Käyttäjäryhmät. Käytetäänkö alaiskäsittelyä? ValueFramessa on mahdollista määritellä työntekijälle alaiset. Tämän perusteella henkilö saa esim. käyttöoikeudet alaisten projekteihin, ilmoitukset alaisten tekemistä matkalaskuista sekä mahdollisuuden raporttien suorittamiseen vaikkapa alaisten työtunneista. Onko yrityksessä henkilöryhmiä käytössä? Muista liittää työntekijä henkilöryhmiin jotta esim. kalenterissa tai joukkosähköpostia lähettäessä henkilö on vastaanottajalistalla mukana Käytetäänkö yrityksessä henkilökohtaisia hintoja? Mikäli projekteja on hinnoiteltu tuntihintaisena siten, että kullekin työntekijälle annetaan hinnastossa oma hinta hinnastokohtaisesti, muista päivittää henkilön myyntihinta niiden projektien hinnastoihin, joihin henkilö osallistuu Sivu 7

8 Kokonaisuuden hahmottaminen Oma rooli vs. koko yritys ValueFramen käytön hahmottaminen kokonaisuutena helpottaa järjestelmän ymmärtämistä Käytön omaksuminen kiinteäksi osaksi yrityksen toimintaa kannustaa järjestelmän opetteluun Sivu 8

9 Käytännön kautta ymmärrykseen Prosessi opettelun tukena Itse tekemällä opetetut asiat jäävät parhaiten mieleen Kokonaiskuvan aikaansaamiseksi hyvä esitellä järjestelmä yleisesti ennen käyttäjän omien työkalujen läpikäyntiä Valikot kannattaa käydä läpi prosessin mukaan, esim. asiakkaan ja kontaktin lisäys, tarjoukset, projektit Sivu 9

10 Ohjeet käytön tukena Toimintokohtaisen ohjeen lisäys onnistuu mihin tahansa valikkoon ja ohje on täysin yrityskohtainen Kun ohje löytyy suoraan toiminnon yhteydestä, on tämä helposti löydettävissä ongelmatilanteissa Yrityskohtaisia, laajempia käyttöohjeita voidaan lisätä muistioina joille on mahdollista liittää myös tiedostoja Ohjemuistioita varten kannattaa tehdä Ylläpito-valikosta oma muistioluokka ohjeiden löytämisen helpottamiseksi Sivu 10

11 Onnistunut perehdytys tehokas käyttö Itsenäinen käyttö osana kokonaisuutta, tukena ohjeet ja ymmärrys prosessista Pääkäyttäjä avustaa ongelmatilanteissa ja muokkaa tarvittaessa mm. käyttäjän oikeuksia järjestelmässä Tukipalvelu auttaa pääkäyttäjää ongelmissa, joita ei saada ratkaistua yrityksen sisällä Sivu 11

12 Kysymyksiä? Heidi Hakkarainen Sivu 12