Elina Kaarela, HRD-asiantuntija

Transkriptio

1 SUJUVAMMAN MAKSAMISEN PUOLESTA. Case Luottokunta: t Tuloksia kokonaisvaltaisella k i ll HRjärjestelmällä Elina Kaarela, HRD-asiantuntija

2 Sisältö Luottokunta lyhyesti Alkutilanne keväällä 2009 Tavoitteet HR järjestelmälle Miksi valitsimme Sympa HR järjestelmän Käyttöönotto Luotsin läpikäyntiä Hyödyt Seuraavat askeleet

3 1965 OLI MERKITTÄVÄ VUOSI. Sill i Al k t i k d k i t j Silloin Aleksanterinkadun kauppiaat ja pankkiirit päättivät tehdä maksamisesta sujuvampaa.

4 1 ON SUURIN. Luottokunta t on Suomen johtava korttimaksamisen palveluyhtiö ja Pohjoismaiden suurimpia luottokorttitapahtumien välittäjiä.

5 860 EUROA SEKUNNISSA. Luottokunnan n kautta kulkee euroa vuodessa.

6 BUSINESS EUROCARD -KORTTIA. Luottokunta pitää suomalaisen työelämän liikkeessä.

7 KILOA PERUNOITA LOUNAAKSI suomalaista maksaa päivän tärkeimmän ä aterian Lounassetelillä.

8 10 EUROA MUUTTUU SADAKSI. Virikeseteli kasvattaa työhyviny y vointia, johon investoidut rahat tulevat kymmenkertaisina takaisin.

9 UUTTA MAHDOLLISUUTTA. Luottokunta kehittää tulevaisuuden maksutapoja myös matka- puhelimiin.

10 Alkutilanne keväällä 2009 Luottokunta t kasvanut voimakkaasti Henkilöihin liittyvät tiedot monissa eri järjestelmissä Henkilöstöllä ei mahdollisuutta omien henkilötietojensa päivitykseen tai selaamiseen Tarve käyttäjäystävälliseen ja moderniin järjestelmään sekä helppoon raportointiin Entisen HRD -järjestelmän j kehitystyö loppunut Tietojen raportointi hankalaa

11 TAVOITTEET HR- JÄRJESTELMÄLLE Olemassa olevien HRD -prosessien siirto uuteen järjestelmään Perustiedot, toimenkuvat Tavoite-, kehitys- ja palkkakeskustelut sekä henkilökohtaiset kehityssuunnitelmat Uudet osat Työsuhteen elinkaari prosessi Sähköinen hyväksymisketju Laajennetut esimiehen ja toimihenkilön itsepalvelutoiminnot Automaattinen historiatiedon keruu Oman henkilöstön CV:t ja koulutusrekisteri

12 Miksi valitsimme Sympa HR -järjestelmän? Sovellusvuokraus mahdollisuus Käyttäjäystävällisyys Ohjelmisto kattaa työntekijän koko elinkaaren hallinnan rekrytointivaiheesta työsuhteen päättymiseen Itsepalvelutoimintoja niin esimiehille kuin työntekijöillekin Lomakkeiden helppo luonti ja hallittavuus Kustannustehokkuus Luottokunnalle sopivin tuote ilman räätälöintiä Käyttöönotto Nopea käyttöönotto Raportointi Luottokunnalla mahdollisuus luoda ja muokata suoraan järjestelmään sähköisiä raporttipohjia, lomakkeita ja dokumentteja Rajapintojen mahdollistaminen Jatkokehitysmahdollisuus

13 Käyttöönotto Käyttöönoton toteutus Suunnittelu Aloitettiin valintaprosessin yhteydessä Testaus Testaukselle vain 3 kk aikaa,,prosessit mietittynä suuriltaosin Lanseeraus ja koulutus Esimiehille sähköpostia järjestelmästä sekä käyttäjätunnukset ja salasanat Käyttäjätunnukset ja salasanat koko henkilöstölle Esimiesten koulutukset Haasteet Tiukka aikataulu Aikatauluissa varauduttava yllätyksiin Hyväksyntä ketjut, käyttäjäoikeudet Tiedonsiirto vanhasta järjestelmästä Onnistumiset Projektihenkilöiden roolit ja vastuut selvät Projektin seuranta Onnistunut yhteistyö yhteiset tavoitteet, luotettavuus puolin ja toisin Viestintä

14 LUOTSI SUJUVAMMAN TYÖN PUOLESTA.

15 Luotsi on valittu! Vuoden 1696 luotsiasetuksen mukaan Laivaan nousun tulee aina tapahtua suojan puolelta. Vain taitamattomat luotsit tekevät sen tuulen puolelta. Laivaan päästyään luotsin on heti otettava selvää aluksen syväyksestä sekä purjehtimisominaisuuksista. Ruorikomennot tulee antaa kuuluvalla ja selvällä äänellä. Luotsin tulee suunnata katseensa keulaan ja purjeisiin. Hän ei saa olla masentunut eikä peloissaan, koska hän siten saattaa aiheuttaa äkillisen onnettomuuden. Toimenkuva Luotsi ohjaa turvallisesti ja ammattitaitoisesti avomereltä satamaan, tuntee kivet ja karikot ja opastaa liikennettä väylillä. Vaatimukset Luotsilta vaaditaan hyvää fyysistä kuntoa, jatkuvaa tarkkaavaisuutta, vastuuntuntoa ja huolellisuutta. Ole kuulolla, lisätietoa tulossa pian Henkilöstöpalvelut

16

17 Käyttöoikeudet Käyttöoikeuksia k i rajattu organisaatiotiedon/rakenteen t perusteella siten, että esimiehet näkevät henkilön tiedot Käyttäjäoikeuksia hallinnoi HR Erilliset oikeudet mm. koulutusten luomiseen

18 Käyttöliittymä -pääkäyttäjä Ylläpidetään henkilöstön ja konsulttien tietoja Hyväksynnät Sisäisiin koulutuksiin ilmoittautumiset

19 Käyttöliittymä -esimies

20 Käyttöliittymä -henkilöstö

21 Tietokortti, lomakkeet ja profiilit

22 Esimerkkejä lomakkeista - Toimihenkilöt pystyvät pitämään CV:nsä sekä koulutusrekisterinsä ajan tasalla

23 Esimerkki täytetystä työsopimuksesta

24 Raporttiesimerkki henkilötiedoista - Henkilötietojen raportointi graafisina taulukkoina

25 Toimintoja Sähköiset hyväksyntäketjut mm. lomakkeissa: Työsopimus Perustiedot Palkkakeskustelun yhteenveto Kehityskeskustelu Toimenkuva Automaattinen historiatiedon keruu

26 HYÖDYT. Luottokunta Päivittäinen suorituksen johtaminen tehostuu toimivalla työkalulla Kehittää ja yhtenäistää henkilöstöjohtamisen toimintaprosesseja Paperilomakkeiden merkittävä väheneminen Esimies Nopea ja helppokäyttöinen työkalu Esimiehen hallinnolliset rutiinit helpottuvat ja tehostuvat aineiston sähköisen kierrätyksen ja hyväksynnän avulla Paremmat raportointimahdollisuudet ja analyysit esimiehille Henkilö Jokainen henkilö pääsee sovituilta osin päivittämään tietojaan Henkilöstön osallistumisen lisääminen heitä koskevissa asioissa Henkilöstön motivaation ja sitä kautta työtyytyväisyyden ja työssä jaksamisen säilyttäminen HR HR-rutiinien sähköistyminen ja nopeutuminen Kokonaisuuden hallinta helpottuu Hyvä yleisnäkymä läpi talon HR voi laatia monipuolisesti olisesti raportteja koko organisaatiosta

27 SEURAAVAT ASKELEET. Integrointi Työsuhteen perustaminen ja päättäminen -> esimiesten vastuulle Palkkamuutosilmoitus Palkkioiden maksu

28 LUOTSI SUJUVAMMAN TYÖN PUOLESTA. KIITOS!