Lean toimintamallia tukevan Excelin pikakäyttöopas versio 1.1

Transkriptio

1 Lean toimintamallia tukevan Excelin pikakäyttöopas versio 1.1 versio 1.0 Varhac Oy Jussi Luukkonen versio 1.1. HSY Lotta Toivonen

2 Sisällys 1 Sovelluksen asennus Sovelluksen rakenne Tietojen syöttö Taulukko Seurantalomake Taulukko Täyttöohjeet Taulukko Viikkoseuranta Taulukko Kustannukset Taulukko Yhteenvetotaulukot

3 1 Sovelluksen asennus Sovellus on toteutettu Microsoft Excel 2010-taulukkolaskentaohjelmalla. Sovellus ei tarvitse erillistä asennusta toimiakseen. Sovelluksesta voidaan luoda kopioita, esimerkiksi jokaiselle vuodelle oma työkirja. 2 Sovelluksen rakenne Sovellus koostuu viidestä taulukosta (Seurantalomake, Täyttöohjeet, Tietojen syöttö, Kustannukset ja Yhteenvetotaulukot) sekä Yhteenvetotaulukot-taulukosta luoduista viidestä graafista. Graafit Ruokalajien osuudet, Poisheiton syyt ruokalajeittain, Kustannukset ruokatyypeittäin, Poisheitettyjen ruokien kehitys ja Poisheiton syiden kehitys on tehty Pivot-taulukoista muodostetuilla Pivot-kaavioilla 3 Tietojen syöttö 3.1 Taulukko Seurantalomake Seurantalomake on tarkoitettu seurantatietojen käsin syöttämiseen. Lomake kannattaa tulostaa kaksipuoleisena, jolloin paperin molemmin puolin tulostuu sama lomake. Tätä lomaketta ei tarvitse täyttää sähköisesti, vaan tiedot täytetään suoraan tietojen syöttö välilehdelle. Mikäli haluat lisätä uuden luokan, se tulee lisätä myös kustannukset sivulle sekä tietojensyöttö välilehden kustannukset laskevaan kaavaan. Vinkki! Kannattaa suunnitella yhdessä, kuinka eri ruoat sijoitetaan eri ruokakategorioihin. 3.2 Taulukko Täyttöohjeet Suositellaan tulostettavaksi seinälle ohjeeksi seurantamallista ja jatkuvasta parantamisesta. 3.3 Taulukko Viikkoseuranta Tähän taulukkoon syötetään seurantalomakkeiden avulla kerätyt tiedot. 1. Tietoja syötettäessä ruokatyypit ja poisheiton syyt kannattaa kirjoittaa pelkkien numeroiden sijaan, jotta graafeista tulee helposti tulkittavia. Kirjoitusmuodon oikeellisuus on graafien muodostamisen kannalta olennaisen tärkeää. Tämän vuoksi ensimmäisen syöttökerran jälkeen helpoin tapa syöttää tietoja taulukon sarakkeeseen on valita hiiren kakkospainikkeesta avautuvasta valikosta Valitse avattavasta valikosta-kohta ja valita avautuvasta valikosta oikea vaihtoehto. Tällä tavoin estetään virhenäppäilyt 3

4 Kuva 1. Valitse avattavasta valikosta-kohta. Kuva 2. Avautuva valikko. Painikkeesta osoitin siirtyy seuraavan tyhjän rivin alkuun ja uusi syötettävä tieto voidaan kirjoittaa. Esimerkki taulukon täyttämisestä. Toimipaikka Viikko Päiväys Ruokatyyppi kg l Syyn nro Toimipaikka muu 0,56 valmistettu, ei viety tarjolle Toimipaikka salaatti/raaste 9,6 syömäkelvoton osa HUOM! Tiedot haetaan taulukosta suoraan yhteenvetoihin ja graafeihin, jolloin kaikki erilaiset versiot samoista tiedoista (esim. Liharuoka ja Liharuoat) ovat eri tietoja ja näkyvät omana kohtana yhteenvedoissa ja graafeissa. HUOM! Mikäli haluat lisää tietoja seurantaan, voit kirjoittaa uusia tietoja tähän taulukkoon (esim.7. Maitotuote). HUOM! Taulukkoon ei saa jättää tyhjiä rivejä, mutta rivejä voi lisätä ja poistaa 4

5 3.4 Taulukko Kustannukset Tälle sivulle syötetään eri ruokatyyppien kustannukset ruokahävikin kustannusten laskemisen pohjaksi. 3.5 Taulukko Yhteenvetotaulukot Taulukko koostuu pääosin Pivot-taulukoista. Voit valita Pivot-taulukoista Pois heiton syyt ruokalajeittain ja Pois heitettyjen ruokien osuudet sen viikon, jonka tietoja haluat tarkastella (ks. kuva 5). Kuva 3. Raporttisuodatin. Muissa taulukoissa ei ole käytetty raporttisuodatinta. Pivot-taulukon rakennetta voit muuttaa valitsemalla muutettavan Pivot-taulukon ja vetämällä kenttien nimet joko ylhäällä olevasta Pivot-taulukon kenttäluettelosta tai alapuolella olevista kentistä (Raporttisuodatin, Sarakeotsikot, Riviotsikot tai Arvot) uuteen paikkaan. Seuraa muutosten jälkeen Pivot-taulukon tietoja ja arvioi tietojen oikeellisuus sekä järkevyys. Valituista sarake- ja riviotsikoista 5

6 voidaan valita Pivot-taulukossa näytettävät tiedot tai suorittaa lajittelu. Kuva 4. Sarake- ja riviotsikoiden lajittelu. Mikäli halutaan tarkastella asioita esimerkiksi toimipaikoittain, voidaan yläosan kenttäluetttelosta raahata Toimipaikka-kenttä raporttisuodattimeen ja valita ponnahdusvalikosta tarkasteltava toimipaikan nimi. Kuva 5. Tietojen tarkastelu toimipisteittäin. Muutokset Pivot-taulukoissa muuttavat myös samannimisiä Pivot-kaavioita. Samat muutokset voi tehdä ko. Pivot-kaavion kautta. 6

7 Kuva 6. Pivot-kaavion tietojen muokkaaminen. Pivot-taulukoiden ja kaavioiden tulostaminen onnistuu helpoiten Tulosta taulukko- ja Tulosta pelkkä kaavio-painikkeilla, jotka sijaitsevat Yhteenvetotaulukot-taulukossa ko. Pivot-taulukon vieressä. Tulostaminen onnistuu myös ko. kaavion sivulta perinteisesti. Kuva 7. Pivot-taulukon ja -kaavion tulostus-painikkeet. Pivot-taulukoissa Poisheitettyjen ruokien määrän kehitys ruokatyypeittäin ja Poisheiton syiden kehitys voidaan valita 1-10 viikkoa samanaikaisesti tarkasteltavaksi. Lisätietoa Excelin Pivoteista löytyy Microsoftin ohjesivuilta 7