Microsoft Projectin mukauttaminen

Transkriptio

1 LIITE 385 C Microsoft Projectin mukauttaminen Tässä liitteessä kuvataan yleisimpiä tapoja mukauttaa Microsoft Projectia käyttäjän tarpeiden mukaan. Jotkin Microsoft Projectin mukauttamisasetukset ovat samanlaisia kuin muissa Microsoft Office -perheen ohjelmissa, esimerkiksi Microsoft Wordissa tai Microsoft Excelissä. Jotkin mukautusasetukset koskevat kaikkia Microsoft Office -perheen sovelluksia riippumatta siitä, missä ohjelmassa asetukset tehdään. Jotkin toiset asetukset koskevat vain Microsoft Projectia. PROJ PROJ2000E-6-3 PROJ2000E-6-8 Microsoft Project -ympäristön mukauttaminen Kuten muissakin Microsoft Office -perheen ohjelmissa, Microsoft Projectissa on useita työskentelytapojen vaihtoehtoja. Jotkin määritettävät asetukset vaikuttavat automaattisesti myös muihin Microsoft Office -tuoteperheen ohjelmiin ja päinvastoin. Monet määritettävät ominaisuudet löytyvät Asetukset-valintaikkunasta, joka aukeaa Työkalut-valikon Asetukset-komennolla (Options). Ohjeita valintaikkunan välilehdistä saa napsauttamalla Ohje-painiketta. Ohjeita valintaikkunan eri kohteista saa napsauttamalla valintaikkunan oikean yläkulman kysymysmerkkipainiketta ja sitten kohdetta, josta halutaan lisätietoja.

2 386 Microsoft Project 2000 Trainer Helppokäyttöasetusten tarkasteleminen Microsoft Projectissa on useita ominaisuuksia, jotka auttavat toimintarajoitteisia käyttämään sovellusta. Ominaisuudet löytyvät sovelluksen eri osista. Näistä ominaisuuksista saa tietoa parhaiten Ohjeen avulla. 1 Napsauta Office-avustajaa tai Ohjeen Vastaustoiminto-välilehteä (Answer Wizard). 2 Kirjoita Mistä haluat tietoja? -laatikkoon (What Would You Like To Do) Toimintarajoitteisten helppokäyttötoiminnot (Accessibility) ja napsauta sitten Etsi-painiketta (Search). 3 Lue ohjeaihe Toimintarajoitteisille suunnatut helppokäyttötoiminnot tai jokin muu esiin tulevista aiheista. Tiedostojen tallennuksen oletuskansion määrittäminen Avaa- ja Tallenna nimellä -valintaikkunoiden oletusarvon mukaan aukeavan kansion voi määrittää Työkalut-valikon Asetukset-komennolla. Tästä on hyötyä, jos haluat pitää suurimman osan tai kaikki Microsoft Project -tiedostot samassa paikassa. 1 Valitse Työkalut-valikosta Asetukset. Esiin tulee Asetukset-valintaikkuna. 2 Napsauta Tallennus-välilehteä (Save). 3 Valitse Tiedostojen sijainti -otsikon alta (File Locations) tiedostotyyppi, jolle haluat määrittää oletussijainnin ja napsauta sitten Muokkaa-painiketta (Modify). Esiin tulee Muokkaa sijaintia -valintaikkuna. 4 Valitse haluamasi sijainti ja napsauta OK-painiketta. 5 Sulje Asetukset-valintaikkuna napsauttamalla uudelleen OK-painiketta. Tiedostojen tallentaminen automaattisesti tietyin väliajoin Microsoft Projectin voi määrittää tallentamaan automaattisesti aktiivisen tiedoston tai kaikki avoimena olevat tiedostot määritettävin aikavälein. 1 Valitse Työkalut-valikosta Asetukset. Esiin tulee Asetukset-valintaikkuna. 2 Napsauta Tallennus-välilehteä. 3 Valitse Automaattinen tallentaminen -kohdan (Auto Save) Tallenna: minuutin välein -laatikko (Save Every) ja määritä haluamasi aikaväli. 4 Tee Automaattinen tallentaminen -kohtaan muut haluamasi asetukset ja sulje Asetukset-valintaikkuna napsauttamalla OK-painiketta.

3 Liite C Microsoft Projectin mukauttaminen 387 Office-avustajan piilottaminen Office-avustajan voi näyttää tai piilottaa. Kun Office-avustaja on piilotettu, Ohjetta voi käyttää napsauttamalla Ohje-valikon Sisällys ja hakemisto - komentoa.! Piilota Office-avustaja väliaikaisesti valitsemalla Ohje-valikosta Piilota Office-avustaja (Hide The Office Assistant). 1 Poista Office-avustaja käytöstä napsauttamalla Office-avustajaa niin, että puhekupla tulee esiin. 2 Napsauta puhekuplan Asetukset-painiketta (Options). Esiin tulee Office-avustaja-valintaikkuna. 3 Napsauta Asetukset-välilehteä. 4 Poista Käytä Office-avustajaa -valintaruudun valinta (Use The Office Assistant) ja napsauta OK-painiketta. 5 Ota Office-avustaja näkyviin valitsemalla Ohje-valikosta Näytä Officeavustaja (Show The Office Assistant). 10 Abbrev. Lesson Title Office-avustajan näyttäminen tai piilottaminen Microsoft Projectissa vaikuttaa kaikkiin Office-tuotteisiin ja päinvastoin. Mukautettujen valikkojen ja työkalurivien poistaminen käytöstä Jos haluat mieluummin käyttää täyspitkiä valikkoja kuin lyhyitä valikkoja, jotka mukautuvat useimmin käyttämiesi komentojen mukaan, voit poistaa mukautuvuusominaisuuden käytöstä. 1 Valitse Työkalut-valikosta Mukauta ja napsauta sitten Työkalurivitvaihtoehtoa. 2 Napsauta Asetukset-välilehteä. 3 Poista Viimeksi käytetyt komennot näkyvät valikoissa ensimmäisinä - valintaruudun valinta (Menus Show Recently Used Commands First). Office-avustajan näyttäminen tai piilottaminen Microsoft Projectissa vaikuttaa kaikkiin Office-tuotteisiin ja päinvastoin.

4 388 Microsoft Project 2000 Trainer PROJ PROJ PROJ2000E-4-3 PROJ2000E-6-9 Järjestämisominaisuuden käyttäminen Järjestäminen-ominaisuuden avulla voidaan jakaa mukautettuja osia Microsoft Project -tiedostojen kesken. Järjestäminen-toiminnolla tiedostosta toiseen kopioitavissa olevat elementit näkyvät Järjestäminen-valintaikkunan välilehdissä. Avaa Järjestäminen-toiminto valitsemalla Työkalut-valikosta Järjestäminen (Organizer). Järjestäminen-toiminnolla voidaan kopioida kohteita Global.mpt-malliin ja mallista. Globaali malli sisältää kaikkien Microsoft Projectissa luotavien uusien tiedostojen oletusnäkymät, taulukot ja muut elementit. Globaalista mallista voi kopioida elementtejä mihin tahansa avoimeen projektitiedostoon tai kahden avoimen projektitiedoston välillä. Jos olet mukauttanut valmista näkymää, taulukkoa, lomaketta tai muuta Microsoft Project -tiedoston elementtiä ja haluat palauttaa sen alkutilaansa, kopioi se Järjestäminen-valintaikkunassa Global-mallista.

5 Liite C Microsoft Projectin mukauttaminen 389 Tiedoston mukauttaminen järjestämistoiminnolla 1 Avaa Microsoft Project -tiedosto, jonka sisältämiä elementtejä haluat kopioida toiseen tiedostoon. 2 Avaa Microsoft Project -tiedosto (tai luo uusi tiedosto), johon haluat kopioida ensimmäisen tiedoston elementtejä. 3 Valitse Työkalut-valikosta Järjestäminen. Esiin tulee Järjestäminen-valintaikkuna. 4 Napsauta haluamaasi elementtiä vastaavaa välilehteä. 5 Valitse Järjestäminen-valintaikkunan vasemman laidan Käytettävissä kohteessa -laatikosta (Available In) tiedosto, josta haluat kopioida elementtejä. 6 Valitse Järjestäminen-valintaikkunan vasemman reunan tiedostoluettelolaatikosta kopioitava elementti ja napsauta sitten Kopioipainiketta (Copy). Kopioi-painikkeessa pitäisi olla kaksi oikealle osoittavaa nuolta. Microsoft Project kopioi elementin valintaikkunan oikealla puolella näkyvään tiedostoon. 10 Abbrev. Lesson Title Yleisen mallin mukauttaminen 1 Avaa Microsoft Project -tiedosto, jonka sisältämän mukautetun elementin haluat lisätä Global.mpt-malliin. 2 Valitse Työkalut-valikosta Järjestäminen. Esiin tulee Järjestäminen-valintaikkuna. 3 Napsauta haluamaasi elementtiä vastaavaa välilehteä. 4 Valitse Järjestäminen-valintaikkunan oikean reunan laatikosta kopioitava elementti ja napsauta sitten Kopioi-painiketta. Kopioi-painikkeessa pitäisi olla kaksi vasemmalle osoittavaa nuolta. Microsoft Project kopioi elementin globaaliin malliin. Toistotyön automatisoiminen makrojen avulla PROJ2000E-7-3 Monet Microsoft Projectissa tehtävät toimet ovat luonteeltaan toistuvia. Ajan säästämiseksi voit nauhoittaa makron, joka tallentaa näppäimistöllä ja hiirellä tehtävät toimet. Makro nauhoitetaan Visual Basic for Applicationsilla (VBA), joka on Microsoft Office -tuoteperheen makro-ohjelmointikieli. VBA:lla voi tehdä hyvinkin monimutkaisia asioita, mutta sillä voi myös nauhoittaa ja toistaa yksinkertaisia makroja ilman, että VBA-koodia tarvitsee suoranaisesti nähdä tai käsitellä.

6 390 Microsoft Project 2000 Trainer Makrot tallennetaan oletusarvon mukaan Global-malliin, joten ne ovat käytettävissä aina kun Microsoft Project on käynnissä. Makron käyttämiseksi muissa tiedostoissa ei tarvitse avata tiedostoa, jossa makro alunperin on luotu. Jos haluat, voit kuitenkin kopioida makron järjestämistoiminnon avulla globaalista mallista johonkin toiseen tiedostoon, esimerkiksi ystävälle annettavaksi. Lisätietoja on edellä kohdassa Järjestämistoiminnon käyttäminen. VBA on monipuolinen ja hyvin dokumentoitu ohjelmointikieli. Jos haluat tutustua VBA:han paremmin Microsoft Projectissa, valitse Työkalut-valikosta Makro ja valitse sitten Visual Basic -editori (Visual Basic Editor). Napsauta Microsoft Visual Basic -ikkunan Help-valikosta Microsoft Visual Basic Ohje (Help). Voit palata Microsoft Projectiin valitsemalla File-valikosta Close And Return To Microsoft Project. Makron nauhoittaminen 1 Valitse Työkalut-valikosta Makro ja valitse sitten Nauhoita uusi makro (Record New Macro). Esiin tulee Nauhoita makro -valintaikkuna. 2 Kirjoita Makron nimi -laatikkoon (Macro Name) haluamasi nimi. Nimen täytyy alkaa kirjaimella eikä siinä saa olla välilyöntejä. Makron nimen luettavuutta voi parantaa käyttämällä välilyönnin asemesta alaviivaa (_). Makron nimeksi voi antaa esimerkiksi Muotoile_Kesto (eikä MuotoileKesto). 3 Jos haluat käynnistää makron pikanäppäimellä, kirjoita Pikavalintanäppäinruutuun (Shortcut Key) haluamasi kirjain. Microsoft Projectin käyttöön varattuja Ctrl+näppäin -yhdistelmiä ei voi käyttää. Esimerkiksi Ctrl+F ja Ctrl+G eivät ole sallittuja. Kun suljet valintaikkunan napsauttamalla OK-painiketta, Microsoft Project hälyttää, jos näppäinyhdistelmää täytyy vaihtaa.

7 Liite C Microsoft Projectin mukauttaminen Valitse Makron tallennuspaikka -laatikosta (Store Macro In) Yleinen malli (Global File), jos haluat tallentaa makron yleiseen mallitiedostoon, jolloin sitä voi käyttää aina kun Microsoft Project on käynnissä. Voit myös valita vaihtoehdon Tämä projekti (This Project), jolloin makro tallennetaan käytettäväksi vain aktiivisessa projektitiedostossa. 5 Syötä Kuvaus-laatikkoon (Description) haluamasi kuvaus, joka muistuttaa sinua tai muita makron käyttötarkoituksesta. 6 Muuta tarvittaessa Riviviittaukset- ja Sarakeviittaukset-asetuksia (Row References ja Column References). Oletusarvot sopivat useimpien makrojen käyttöön. 7 Valitse OK. Tee toimet, jotka haluat tallentaa makroon. Microsoft Project ei varsinaisesti nauhoita ja esitä jokaista hiiren liikettä videokameran tapaan. Se tallentaa näppäimillä ja hiirellä tehtävien toimien tulokset. Älä kiirehdi makron nauhoittamisessa. 8 Kun olet nauhoittanut haluamasi toiminnot, valitse Työkalut-valikosta Makro ja valitse sitten Lopeta nauhoittaminen (Stop Recorder). 10 Abbrev. Lesson Title Makron suorittaminen Tee jokin seuraavista: Valitse Työkalut-valikosta Makro ja valitse sitten Makrot. Esiin tulee Makrot-valintaikkuna.! Valitse Makron nimi -luettelosta (Macro Name) haluamasi makro ja napsauta sitten Suorita-painiketta (Run). TAI! Paina makrolle määrittämääsi pikavalintanäppäintä. Makron suorittamisen voi keskeyttää painamalla Ctrl+Break.

8