Henkilötietojen käsittely yhdistyksessä I samma båt samassa veneessä ry.

Transkriptio

1 Henkilötietjen käsittely yhdistyksessä I samma båt samassa veneessä ry. Yhdistyksen yhteystiedt (henkilörekisterivastaavan tiedt) Dkumentin sisältö: Tähän dkumenttiin yhdistys n kartittanut ne henkilörekisterit jtka yhdistys n tehnyt, jihin sillä n pääsy ja jtka sillä n arkistituna. Yhditys kerätä tietja kahta tarkitusta varten, yhdistyskäyttöön ja Leader-timintaryhmänä timimiseen, jka perustuu spimukseen Maa- ja metsätalusministeriön kanssa, sekä siihen svellettavaan lainsäädäntöön. Yhdistys ei jaa henkilötietja klmansille sapulille, muuta kuin kysymyksissä jtka liittyvät lakisääteisiin ja spimusperusteisiin velvitteisiin. Alle n listattu ne henkilörekisterit jihin yhdistyksellä n pääsy ja miten niitä hidetaan Yhdistystiminta 1) Jäsenrekisteri Syy: Laillisuusperuste, yhdistyslaki Käyttötarkitus: Olla yhteyksissä jäseniin asiissa, jtka liittyvät jäsenyyteen yhdistyksessä ja kerätä se data jta tarvitaan yhdistyksen lähetyksiin, sekä jäsenen-, että jäsenkategrian tunnistaminen. Kest ja sijituspaikka: Vusittainen jäsentietjen päivitys ja pääsy henkilökunnan tietkneilta ja ulkiselta kvalevyltä. Jäsenhakemukset jätetään sisään sähköisesti netissä. Opt in ja pt ut: Mahdllisuus yhdistyksen jäsenyyteen n niillä jtka hakevat jäsenyyttä, ja se tarkittaa samalla myös tarvittavien henkilötietjen antamista hakemuksen yhteydessä. Jäsenyydestä eraminen tapahtuu yhdistyksen sääntöjen mukaan, eli jk siten, että ilmaistaan taht erta yhdityksestä tai js ei hida velvitteitaan yhdistystä khtaan. Jäsenyydestä eraminen tarkittaa samaa kuin pt-ut. 2) Rekisteri työntekijöistä spimusmudssa ja muissa dkumenteissä, jtka liittyvät työnantajavelvitteisiin, sekä dkumentinti luttamustehtävistä. Syy: Laillisuusperuste ja spimusperuste Käyttötarkitus: Henkilötiedt työspimuksista välitetään kirjanpittimistlle, jka vastaa palkanlaskennasta ja kirjanpidsta. Yhdistys antaa klmansille sapulille vain sellaisia henkilötietja, jtka vat välttämättömiä lakisääteisten tehtävien selvittämiseksi (vert ja lakisääteiset sivukulut) ja n tehnyt spimuksen tästä kirjanpittimistn kanssa. Henkilötietja vidaan myös antaa raprtintivelvllisuuksien yhteydessä, jita yhdityksen n nudatettava työnantajana ja Leader-timintaryhmänä. Tietja, jita ei tarvita raprtteja varten ei anneta uls. Tietja työntekijöistä Fredrikanauki 1 FIN PARAINEN

2 ja luttamushenkilöistä kerätään myös ikeudellisen velvitteiden hitamiseksi, esim. viranmaisrekistereihin ja Hyrrä-hakujärjestelmän pääsynhallintaa varten ja timinnan raprtimiseen. Kest ja sijituspaikka: Henkilökunnan tietkneet ja yhdistyksen paperinen arkist timistlla (hallituksen pöytäkirjat ja yhdistyksen kkuspöytäkirjat). Tiedt säilyteteen yhdistyksessä niin kauan kuin kirjanpitlaki vaatii, tai pidempään js EU-lainsäädäntö niin vaatii. Ne henkilötiedt, jita ei tarvita arkistintia varten, tuhtaan sen jälkeen kun käyttötarkitusta kerättyyn tarpeeseen ei enää le. 3) Kirjanpittimist niiden tietjen käsittelijänä, jtka löytyvät yhdistykselle sitetuista ja/tai yhdistyksen muille timijille sittamista tsitteista. Yhdistys n tehnyt spimuksen kirjanpitpalveluista ulkisen tahn kanssa. Kirjanpitsta vastaavan yrityksen kanssa n erillinen spimus, jssa säännellään henkilötietjen käyttöä kirjanpidssa ja palkanlaskussa. Syy: Spimusperuste Käyttötarkitus: Ne tehtävät jtka yhdistys n antanut kirjanpittimistlle. Kest ja sijituspaikka: Henkilökunnan tietkneet, kirjanpittimistn tilat ja yhdistyksen arkist. Tiedt säilyteteen yhdistyksessä niin kauan kuin kirjanpitlaki vaatii, tai pidempään js EU-lainsäädäntö niin vaatii. 4) Muut spimukset Yhdistys n slminut spimuksia ulkisten sapulten kanssa tietteknisistä palveluista (kpiinti, nettipalvelin, puhelimet, tietverkkyhteys, sftwarehjelmat/office, verkksivujen seurantatyökalu GgleAnalytics). Tämän lisäksi n tehty vukraspimus vukranantajan kanssa timitilista. Ne henkilötiedt jtka annetaan vat nimenkirjittajan tunnistamistiedt. Yhdistys ei anna klmansien sapulien hyödyntää yhdistyksen henkilörekisteriä muihin tarkituksiin, kuin mitä tarvitaan spimusvelvitteiden täyttämiseen tai lakisääteisten vaatimusten täyttämiseksi. Syy: Spimusperuste tai laillisuusperuste (kirjanpit ja palkanlasku). Spimussidnnaisuus (spimukset puhelin- ja IT-timittajien kanssa) Käyttötarkitus: Spimusten mukaisten velvitteiden tteuttaminen ja lainsäädännöstä tulevat vaatimukset. Kest ja sijituspaikka: Yhdistyksen timist, se aika jka n tarpeellinen tiedstjen arkistinnille hankelainsäädännön mukaan, tai kunnes pt-ut n ilmaistu spimuksen purkautumisen tai päättymisen takia. GgleAnalyticsissä tiedt säilyvät 38 kuukautta, jka n riittävä aika mien raprtintivelvitteiden täyttämiseen, eli datan saaminen verkksivujen vierailijamäärästä. Fredrikanauki 1 FIN PARAINEN

3 5) Sähköpsti- ja pstilistat, ja yleinen ulkinen tiedtus hanketiminnasta Syy: Sustumus lla mukana listalla ja käyttötarvesidnnaisuus tehtävään perustuen tai spimusperuste/kirjallinen sustumus, jssa määritellään, että I samma båt vi käyttää materiaalia, jssa henkilöitä vi tunnistaa. Käyttötarkitus: Olla yhteydessä viiteryhmiin asiissa jtka liittyvät paikalliseen kehittämiseen, alakhtainen tiedtus, sekä ajankhtainen tiedttaminen timinnasta. Ne, jilla n luttamustehtäviä yhdistyksessä vat mukana listilla nimellä, sähköpsti-, puhelin- ja pstisitetiedilla sen ajan kun heidän luttamustehtävät kestävät. Kest- ja sijituspaikka: Yhdistyksen timist, se aika jka n tarpeellinen, tai siihen asti kun pt-ut n ilmaistu tai, että luttamusasema/tehtävä n päättynyt. Opt in ch pt ut: Kun yhditys käyttää sähköpstilistja, jtka eivät le sidnnaisia tehtävien hitn, niin viesteissä n mukana tiet siitä, että ptut n mahdllista. Niiltä henkilöiltä, jtka tetaan listille kysytään kirjallisesti ennen kuin heidät lisätään listille. Hanketiminta Yleisesti Hanketiminnassa yhdistys käyttää haku- ja raprtintityökalu Hyrrää, jnka mistus ja hallinninti kuuluu Maaseutuvirastlle, jka myös timii henkilörekisterivastaavana. Yhdistys timii järjestelmän käyttäjänä ja sillä n pääsy niihin tietihin, jtka vat yhdistyksen rahituskiintiöstä haetuissa hakemuksissa. Syy n laillisuusperuste hankelainsäädännöstä. Pääsy tietihin n yhdistyksen henkiiökunnalla ja niillä jilla n luttamustehtäviä yhdistyksessä. Kun työsuhde tai luttamustehtävä päättyy, niin myös pääsy nettityökalu Hyrrään päätetään. Maaseutuvirastn selste Hyrräjärjestelmästä löytyy alla levasta linkistä. 6) Osallistujalistat ja tapahtumiin ilmittautumiset Syy: Lakiin perustuva vaatimus hankelainsäädännössä ja ilmaisu sustumuksesta sallistua tapahtumiin ja tilaisuuksiin. Käyttötarkitus: Listjen tekeminen selvityksiin ja maksatuksiin hankelainsäädännön vaatimusten mukaisesti. Listissa tulee esille henkilön nimi, tah jta edustetaan ja allekirjitus. Js muita henkilötietja tulee Fredrikanauki 1 FIN PARAINEN

4 esille, niin ne tuhtaan heti kun yhdistyksellä ei enää le tarvetta säilyttää henkilötietja. Kest- ja sijituspaikka: Yhdistyksen timist ja sähköinen hakujärjestelmä Hyrrä. Tiedt säilyteteen yhdistyksessä niin kauan kuin kirjanpitlaki vaatii, tai pidempään js EU-lainsäädäntö niin vaatii. Ne tiedt, jita ei tarvita arkistintia varten tuhtaan heti kun käyttötarkitusta ei enää le. 7) Yhteystiedt hanketimijihin Syy: Laillisuusvaatimus hankelainsäädännöstä ja spimus maa- ja metsätalusministeriön kanssa Leader-timinnan hitamisesta (hankeaktivinti, hankeneuvnta ja rahitus), sekä tarve tilisiirttietjen salta maksatustehtävien hitamiseen. Käyttötarkitus: Listja viestintään ja maksatuksiin, liittyen hankehallintn ja selvityksiin/maksatuksiin. Tiedt saadaan hanketimijilta hakuvaiheessa hankejärjestelmä Hyrrästä ja hankkeiden kanssa suraan viestimällä kun hakemus n vireillä. Tämä tarkittaa käytännössä uusien hanketyöntekijöiden ja vastuuhenkilöiden henkilötietja. Tiedt säästetään excel-taulukkihin (hakijat) ja sähköpstihjelmien sitekirjihin, niiden salta jtka vat lleet yhteydessä sähköpstitse. Yhditys tallentaa itse vain nimen, tahn, sähköpstin ja puhelinnumern. Muut tiedt hakija itse lataa hakujärjestelmä Hyrrään hakemusten yhteydessä ja yhdistys ei tee/tallenna niistä tiedista mia henkilörekistereitä. Kest ja sijituspaikka: Yhdistyksen tietkneet (pääsy työntekijöillä) ja sähköinen hakujärjestelmä Hyrrä (Maaseutuvirastn vastuulla). Tiedt säilyteteen yhdistyksessä niin kauan kuin kirjanpitlaki vaatii, tai pidempään js EU-lainsäädäntö niin vaatii. Opt in ja pt ut: Kun yhditys käyttää listja viestinnässä hankkeille, vi hakija ilmittaa Hyrrän kautta uuden yhteys- tai vastuuhenkilön hankkeelle, ja tämä nähdään pt-in hyväksyntänä, että yhditys vi lla näihin ihmisiin yhteydessä hankkeeseen liittyen. Muutkset vi ilmittaa myös suraan timistlle. Kun ilmitus n saapunut, että nämä tehtvät vat päättyneet se nähdään myös pt-ut ilmaisuna. 8) Yhdistyksen sähköinen kalenteri Syy: Lakiin perustuva vaatimus hankelainsäädänössä, ja spimus maa- ja metsätalusministeriön kanssa Leader-timinnan hitamisesta (hankeaktivinti, hankeneuvnta ja rahitus) Käyttötarkitus: Ajanhallinta, työajan seuranta ja sisäinen suunnittelu työntekijöiden välillä. Tietihin lisätään ne tunnistamistiedt, jtka vat annettu kun timija n llut meihin yhtydessä ja tapaaminen n svittu (mukana kkuksessa ja käsiteltävä asia lyhykäisyydessään). Fredrikanauki 1 FIN PARAINEN

5 Kest ja sijituspaikka, sekä pt-ut mahdllisuus: Yhdistyksen tietkneet (pääsy työntekijöillä) paikka Partelin palvelin. Tiedt säilyteteen yhdistyksessä niin kauan kuin kirjanpitlaki vaatii, tai pidempään js EUlainsäädäntö niin vaatii. Yhdistys ei anna muille tahille, kuin työntekijöilleen pääsyä sähköiseen kalenteriin ja tunnistamistietja ei anneta klmansille sapulille. Tietjen fyysinen käsittely: Js yllämainitussa tekstissä ei le erikseen määritelty tarkemmin, niin henkilötietja käsitellään timistlla, tietkneilla ja mbiililaitteilla. Yhditys ei välitä henkilörekisteritietja EU/ETA-maiden ulkpulelle. Salassapitlupaukset: Kaikki työntekijät ja luttamushenkilöt, jilla n pääsy henkilötietihin n allekirjittanut salassapitlupauksen. Timinnanjhtaja vastaa siitä, että salassapitlupaukset vat allekirjitettu, ennen kuin henkilö pääsee käsiksi tietjärjestelmiin. Miten päästä käsiksi yhdistyksen käytössä leviin miin henkilötietihin: Ota yhteys yhdistyksen timinnanjhtajaan, jka tarkastaa tiedt. Tivttaessa kaikki henkilötiedt, jtka yhdistyksellä ei le velvllisuutta lakiin tai spimuksiin viitaten säilyttää, tuhtaan khtuullisessa ajassa. Fredrikanauki 1 FIN PARAINEN

6 Fredrikanauki 1 FIN PARAINEN