Henkilörekisterin tietosuojaseloste

Transkriptio

1 Henkilörekisterin tietsujaselste Tässä tietsujaselsteessa kuvataan, miten Vaasan Uimaseura Vasa Simsällskap r.y ( VUS-VSS ) käsittelee Vaasan Uimaseuran jäsentensä henkilötietja. VUS-VSS käsittelee jäsenten henkilötietja ensisijaisesti uintiurheilun harrastamiseen ja kilpailemiseen liittyvien timien ja tehtävien tteuttamiseen. Uimariperheen jäsenenä sinulla n ikeus myös VUS-VSS:n tarjamiin, uinnin harrastamiseen kiinteästi liittyviin muihin palveluihin ja siksi tietjasi käsitellään myös muihin kiinteästi liittyviin tarkituksiin, kuten sähköisen kuukausikirjeen lähettämisen tarkituksiin siten, kuin tässä selsteessa n tarkemmin jäljempänä esitetty. 1. REKISTERINPITÄJÄ Vaasan Uimaseura Vasa Simsällskap ry Käyntisite: Hietalahdenkatu Vaasa 2. YHTEYSHENKILÖ REKISTERIÄ KOSKEVASSA ASIASSA Taina Reini-Vierikk 3. REKISTERIN NIMI Vaasan Uimaseura Vasa Simsällskap ry:n henkilörekisteri Vaasa

2 4. REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTE Ensisijainen käsittelyperuste n jäsenyys Vaasan Uimaseurassa. Jäsenyysperustetta svelletaan siltä sin, kuin kerättyä henkilötieta tarvitaan kilpauinnin, uimakulun tai uintikurssien ja siihen liittyvän palvelun timittamiseksi. Tissijaisesti käsittelyperuste n asialliseen yhteyteen perustuva rekisterinpitäjän ikeutettu etu, jta vidaan sveltaa tietyin edellytyksin siltä sin, kun kyseessä n sellainen käsittelytimi, jta ei vida tehdä spimussuhteen perusteella, esimerkiksi jäsenrekisterin ylläpitäminen 5. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN JA REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS Henkilötietja vidaan käsitellä vain ennalta määriteltyihin käyttötarkituksiin, jtka vat seuraavat: Henkilöiden rekisteröinti Harjittelu- ja kilpailutiminnan tteuttaminen kilpauintiryhmissä, uimakulussa ja muissa uintiryhmissä (mm. majituslistat, sallistujalistat) Tulsten ja tilastjen julkaisu Vakuutustietjen välittäminen vakuutusyhtiölle Sähköinen viestintä (sähköpstituslistat, WhatsApp-ryhmät, Facebk, Twitter, ktisivut, VUS-VSS uutiskirje) Lähetämme 1-2 kertaa kuukaudessa sähköpstitse khdistetun uutiskirjeen, jka sisältää VUS-VSS:n eksklusiivisia sisältöjä ja etuja lain sallimissa rajissa ikeutetun etumme perusteella tai rekisteröidyn sustumuksella Vaasa

3 Laskutus Analysinti ja tilastinti Asiakaspalvelun ja timinnan tteuttaminen sekä kehittäminen Suramarkkininti 6. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ Rekisteri vi sisältää seuraavia tietja: Käyttäjän antamat tai henkilökhtaisesti tunnistavat tiedt: Henkilön perustiedt, kuten: nimitiedt sukupuli syntymäaika yhteystiedt (alle 18-vutiaan salta vanhemman yhteystiedt) sitetiedt puhelinnumer sähköpstisite asiintikieli muu mahdllinen yksilöivä tunnus Vaasa

4 Henkilön kuva Mahdlliset luvat ja sustumukset Spimussuhdetta kskevat tiedt, kuten: laskutus- ja maksutiedt tute- ja tilaustiedt asiakaspalautteet ja yhteydentt peruutustiedt Viestinnän tteuttamiseen liittyvät tiedt sekä palveluiden käyttöä kskevat tiedt, kuten: selailu- ja hakutiedt ja tunnistautumistiedt tiedt palveluiden käytöstä Rekisteröintitiedt, kuten: Rekisteröintihistria (esim. ryhmäsiirrt) Mahdlliset henkilötdistukset, kilpailu- ja siirtspimukset Kilpailutilastt, kuten: Osallistujalistat Lähtöluettelt Tulkset Ennätykset Muut kilpailutapahtumaan liittyvät tilastintitiedt Tapahtumien sallistumistiedt Vaasa

5 Järjestelmän käyttötiedt ja -tilastt Seuran ja henkilön kilpailutimintaan liittyvät tiedt sekä muut asiakkaan sustumuksella kerätyt tiedt Palkan- ja palkkinmaksuun liittyvät yksilöivät tiedt, kuten henkilötunnus 7. HENKILÖREKISTERIN SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET Henkilöä kskevat tiedt saadaan säännönmukaisesti: Henkilöltä itseltään suraan järjestelmään, sähköpstitse, puhelimitse, lmakkeella, mbiilisvelluksen kautta, tai muulla vastaavalla tavalla Rekisterin käsittelijän (esim. seurakäyttäjän) tai timihenkilön syöttäminä Evästeiden tai muiden vastaavien tekniikiden avulla Sumen Uimaliitn rekistereistä ja Oct-kilpailujärjestelmästä Sumen Uimaliitn jäsenseurjen rekistereistä ja kilpailujärjestelmistä VRK/Väestötietjärjestelmästä, Pstin sitetietjärjestelmästä, puhelinyhtiöiden yhteystietrekistereistä ja muista vastaavista yksityisistä ja julkisista rekistereistä. 8. TIETOJEN SÄILYTTÄMISAIKA Säilytämme käyttäjän tietja vain niin kauan kuin n tarpeen yllä khdassa 5 määriteltyjen tarkitusten tteuttamiseksi kullinkin vimassalevan lainsäädännön mukaisesti, kuitenkin vähintään klmen timintavuden ajan Vaasa

6 9. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELIJÄT Rekisterinpitäjän työntekijöiden lisäksi VUS-VSS:n nimeämät valmentajat, hjaajat ja harjittelijat vivat käsitellä henkilötietja vimassa levan tietsujalainsäädännön mukaisesti. Vimme myös ulkistaa henkilötietjen käsittelyn sittain klmannelle sapulelle, jllin takaamme spimusjärjestelyin, että henkilötietja käsitellään vimassa levan tietsujalainsäädännön mukaisesti ja muutin asianmukaisesti. 10. TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI EUROOPAN TALOUSALUEEN ULKOPUOLELLE Tietja ei siirretä säännönmukaisesti EU:n tai Eurpan talusalueen ulkpulelle. Mikäli tietja siirretään EU:n ja ETA:n ulkpulelle, hulehdimme henkilötietjen sujan riittävästä tassta muun muassa spimalla henkilötietjen luttamuksellisuuteen ja käsittelyyn liittyvistä asiista lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Luvutamme tietja klmansille ainastaan khdassa 11 esitellyissä tapauksissa. 11. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOJEN LUOVUTUKSET Emme myy tai vukraa tunnistetun käyttäjän henkilötietja klmansille sapulille. Luvutamme tietja klmansille sapulille vain seuraavissa tapauksissa. Vimme luvuttaa Sumen Uimaliitn jäsenseurjen rekistereihin, kilpailujärjestelmiin ja julkaisuihin Vimme luvuttaa käyttäjän tietja klmansille sapulille, mikäli käyttäjä n antanut siihen sustumuksensa Vaasa

7 Vimme luvuttaa käyttäjän henkilötietja timivaltaisten viranmaisten tai muiden tahjen esittämien vaatimusten edellyttämällä, kullinkin vimassalevaan lainsäädäntöön perustuvalla, tavalla. Vimme luvuttaa tietja tilastllista, tieteellistä tai histriallista tutkimusta varten edellyttäen, että tiedt n muutettu sellaiseen mutn, että tiedn khde ei enää le niistä tunnistettavissa. 12. EVÄSTEET JA SELAILUN SEURANTA Vimme kerätä käyttäjän päätelaitetta kskevia tietja evästeiden ("ckies") ja muiden vastaavien tekniikiden, kuten selaimen paikallisen tietvarastn, avulla. Eväste n pieni tekstitiedst, jnka selain tallentaa käyttäjän päätelaitteelle. Evästeet sisältävät usein nimettömän, yksilöllisen tunnisteen, jnka avulla vimme tunnistaa ja laskea sivustllamme vierailevat selaimet. Klmannet sapulet vivat asettaa evästeitä käyttäjän päätelaitteelle käyttäjän vieraillessa palveluissamme tilastidakseen eri sivustjen kävijämääriä. Klmansilla sapulilla tarkitetaan ulkpulisia tahja, kuten mittaus- ja seurantapalveluiden tarjajia. Palvelumme vivat myös sisältää linkkejä muihin sivustihin ja yhteisöpalveluihin, mutta emme vastaa näiden ulkpulisten sivustjen yksityisyydensujakäytännöistä tai sisällöistä. Susittelemme tutustumaan näiden palveluiden yksityisyydensujaa kskeviin ehtihin Vaasa

8 13. REKISTERÖIDYN OIKEUDET Olemme situtuneita tarjamaan käyttäjillemme valintja ja hallintamahdllisuuksia tietsujaan liittyen. Alla listaamme erilaisia tapja, jilla käyttäjämme vivat vaikuttaa tietjen keräämiseen ja käsittelyyn. Tietjen tarkastus- ja ikaisuikeus Rekisteröidyllä n ikeus tarkistaa, mitä häntä kskevia tietja rekisteriin n talletettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjitettuna sitteeseen: Vaasan Uimaseura Vasa Simsällskap ry Taina Reini-Vierikk Hietalahdenkatu Vaasa tai sähköpstitse sitteeseen. Tarkastuspyyntö vidaan esittää myös henkilökhtaisesti Vaasan Uimaseuran timistlla, Hietalahdenkatu 8, Vaasa. Rekisteröidyllä n ikeus vaatia virheellisen tiedn krjaamista ilmittamalla siitä kirjallisesti yllä levaan pstisitteeseen tai sähköpstitse Oikeus kieltää sähköinen sidsryhmäviestintä Rekisteröidyllä n ikeus kieltää sähköinen sidsryhmäviestintä jkaisen uutiskirjeen lpussa levan linkin kautta tai ilmittamalla siitä sähköpstitse taina.reinivierikk@vus.fi Rekisteröidyllä n ikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä henkilötietjaan sähköiseen sidsryhmäviestintään tai muuhun suramarkkinintiin ilmittamalla siitä kirjallisesti yllä levaan pstisitteeseen tai sähköpstitse Oikeus pistaa tiedt Rekisteröidyllä n ikeus vaatia rekisterinpitäjää pistamaan hänen tietnsa kaikista Vaasa

9 rekisterinpitäjän järjestelmistä, pikkeuksena lakiin perustuva jäsenrekisteri, ilmittamalla siitä kirjallisesti yllä levaan pstisitteeseen tai sähköpstitse Oikeus vastustaa autmaattista päätöksenteka ja prfilintia Rekisteröidyllä n ikeus vastustaa autmaattista päätöksenteka ja prfilintia ilmittamalla siitä kirjallisesti yllä levaan pstisitteeseen tai sähköpstitse 14. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET Rekisteriä kskevat manuaaliset aineistt säilytetään sujatuissa tilissa. Digitaalisesti tallennetut ja käsiteltävät tiedt vat tietkannissa, jtka vat palmuurein, salasanin ja muiden teknisten keinjen avulla sujattuja. Tietkannat sijaitsevat lukituissa ja valvtuissa tilissa. 15. TIETOSUOJASELOSTEEN MUUTTAMINEN Kehitämme palvelujamme jatkuvasti ja pidätämme itsellämme ikeuden muuttaa tätä tietsujaselstetta ilmittamalla siitä palveluissamme. Muutkset vivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Susittelemme tutustumaan tietsujaselsteen sisältöön säännöllisesti Vaasa