Edelliset kirjeet löydät tarvittaessa Purkista: purkki.partio.fi > Piiri palvelee > Kuksa-jäsenrekisteri

Transkriptio

1 KUKSA-KIRJE (8) HEI! Tämä n syksyn 2014 aikana klmas Pääkaupunkiseudun Partilaisten tuttama Kuksa-kirje eli lyhyt apuväline lippukunnille Kuksan käyttöönttn. Edellisissä kirjeissä n hjeistettu: - 1. kirje: Kuksaan rekisteröityminen, Parti-ID:n luminen, hultajien tietjen lisääminen, lippukunnan timintaryhmien lisääminen ja kulutusvastaaville hjeet piirin kursseille ilmittautumisesta - 2. kirje: Lippukunnan etusivun päivittäminen laskutustietjen salta, hjeet ktisivujen kautta tulleisiin jäsenhakemuksiin (ns. jn-timint), hultajien ja timintaryhmien tietjen lisäämisen muistutus ja ryhmien timintasuunnitelmien tekeminen Edelliset kirjeet löydät tarvittaessa Purkista: purkki.parti.fi > Piiri palvelee > Kuksa-jäsenrekisteri Tähän kirjeeseen n pulestaan kttu alkuun lyhyesti muutamia infja ja muistutuksia, jnka jälkeen kerrtaan hieman tarkemmin tapahtumien lumisesta. Vuden 2015 alussa ilmestyy neljäs kirje, jssa tullaan kertmaan Kuksan kautta tehtävästä tapahtumien laskutuksesta. LIPPUKUNNAN T AVO ITTEEKSI VUONNA 2015? Ottakaa lippukunnassa tavitteeksi, että vunna 2015 Kuksassa n teidän lippukunnan salta pestitiedt ja jäsenten yhteystiedt päivitetty, kaikki ikäkausissa timivat jäsenet n merkitty lippukunnan timintaryhmiin, ryhmien timintasuunnitelmat n lutu Kuksaan ja jäsenille n merkattu suritetut aktiviteetit ja että lippukunnan kaikki vuden 2015 tapahtumatiedt ja sallistumiset hidetaan Kuksan kautta. Js te hidatte lippukunnassa nämä vuden aikana, niin jäsenrekisteristä saa autmaattisesti vuden 2016 alussa raprtit lippukunnassa suritetuista aktiviteeteista ja merkeistä, jäsentiedt ikäkausittain ja sallistujamäärät tapahtumista. Raprtin avulla nkin sitten mukava täyttää avustushakemuksia, timintakertmusta ja vusiselstetta! Lisäksi kullekin jäsenelle kertyy henkilökhtainen partihistria, jnka phjalta n helpp jatkssa tehdä partin kautta saatu ansiluettel tai (parti)cv. Pääkaupunkiseudun Partilaiset ry Töölönkatu 55, Helsinki, puh. (09) papa.timist@parti.fi

2 LYHYET INFOT: - Humaattehan jäsenten tietja päivittäessänne tai uusia jäseniä lisätessänne, että ETTE valitse jäsenen sitetiet-khdassa 2-khdan vaihtehta eli rganisaatin sitetta. Valitessanne nimittäin rganisaatin sitteen, näkyy jäsenen sitteena pelkästään lippukunnan nimi. Mikäli humaatte näitä virheitä rekisterissä, pistattehan rganisaatin sitteen ja vaihdatte tilalle jäsenen man sitteen! - Kukaan ei vi luda Kuksassa itselleen pestiä. Lippukunnissa pestien lisäämisikeus n jäsenrekisterinhitajalla ja sihteerillä. Js sama henkilö timii mlemmissa pesteissä, lkaa yhteydessä piiritimistn kyseisen henkilön pestien päivittämiseen tai lisäämiseen liittyvissä asiissa. - Merkatkaa lippukunnan etusivulla laskutussite-khtaan, että kenelle haluatte lippukunnan laskut. Js laskutussitetta ei le määritelty, mutta esimerkiksi pstisite n, hjautuvat laskut Kuksan kautta kyseiseen pstisitteeseen. Samalla n hyvä tarkistaa, että js lippukunta haluaa laskut sähköpstilla, niin lippukunnan etusivulle n merkattu tapahtumalaskutuksen sähköpstisite -kenttään jnkun henkilön sähköpsti. - Etusivulta ktisivujen kautta tulleet ilmittautumiset: Js lippukunnan jäsen EI ilmittaudu lippukunnan tapahtumaan malla PartiID:llään, kertyy ilmittautumiset tänne. Samaan paikkaan kertyy myös EVP:den ilmittautumiset. Jäsenrekisterinhitajan täytyy käydä käsittelemässä tätä kautta tulleet ilmittautumiset, jtta ne tulevat näkymään tapahtumien sallistujatiedissa. Humaattehan, että js henkilö löytyy rekisteristä (n siis lippukunnan jäsen), niin käsittelyvaiheessa käytätte rekisteristä löytyvää henkilöä ettekä lu uutta henkilöä. Tarkistattehan säännöllisesti, etteivät teidän lippukunnan ilmittautumiset riku tällä listalla! - Etusivulta ktisivujen kautta tulleet jäsenhakemukset: Muistakaa myös käsitellä uudet, partin haluavat lapset ja aikuiset! (kts. tarkemmin Kuksa-kirje 2) - Kun vuden 2015 jäsenmaksu n maksettu, n jkaisen jäsenen mahdllista tulstaa ma jäsenkrttinsa Kuksasta: henkilön tiedt > jäsenyydet -välilehti > ykköslippukunta - valinnan vieressä Tulsta jäsenkrtti nappula - Mnilla n llut ngelmia hultajien tietjen lisäämisessä. Tarkistakaa aina ensin, että hultajan tietja (sähköpsti ja puhelinnumer) EI löydy jäsenen tiedista; Js löytyy, pistakaa ensin kyseiset tiedt jäsenen tiedista pis. Humatkaa tässä khdin myös tarkistaa mahdllisten sisarusten tiedt! Sen jälkeen lisätkää hultaja Lisää hultaja nappulan kautta. Hultaja saa tämän jälkeen hjeet maan sähköpstiinsa man Parti- ID:n lumiseen, jnka avulla hän vi esimerkiksi ilmittaa man lapsensa tapahtumiin. - Muistakaa päivittää pestitiedt vuden vaihtuessa Kuksaan (lippukunnanjhtajan ja hjelmavastaavan muuttuessa tiedt pitää päivittää myös piiritimistlle malle lippukuntatyöntekijälle sähköpstilistjen päivittämistä varten). - Vunna 2015 jäsenrekisterinhitajille järjestetään Kuksa-kulutusta seuraavasti: Ti kl 18 Partiasemalla kaikille PäPan jäsenrekisterinhitajalle suunnattu kulutus, jssa käydään läpi Kuksan uudet minaisuudet. Oma tietkne mukaan! Ti Nettisivutyöpaja ja Kuksa-ilta, jssa käydään läpi Kuksan integrintia lippukunnan nettisivuille ja vastataan Kuksaan liittyviin kysymyksiin. Ti Nettisivutyöpaja ja Kuksa-ilta

3 - Kuksa vaatii nyt käyttööntt-vaiheessa jäsenrekisterinhitajalta paljn aikaa päivitysten tekemiseen ja lippukunnan jhtajistn kuluttamiseen. Js jäsenrekisterinhitaja n kiireinen ja tuntuu, että jäsenrekisterinhitajan aika ei riitä riittävästi siihen, että Kuksa tetaan aktiivisesti lippukunnan käyttöön, vi lippukunta halutessaan valita jnkun muun hitamaan jäsenrekisteriä. Js lippukunta päätyy tähän, vaihtakaa Kuksassa jäsenrekisterinhitajan pesti kyseiselle tuuraajalle, niin hän saa tarvittavia ikeuksia timia pestissä. - Mikäli tarvitsette apua Kuksan käytössä, laittakaa viestiä kuksatuki@parti.fi TAPAHTUMIEN LUONTI KUKSAAN: Lippukunta vi luda Kuksaan kaikki tapahtumansa: niin lippukunnan yhteiset ist (kuten kesäleiri), mutta myös ryhmien mat pienemmät retket tai vaikkapa jhtajistn kkukset! Kaikista Kuksaan luduista tapahtumista saa kätevästi sallistujaraprtin allergia- yms. tietineen. Tapahtumien luntia ehtiikin vielä harjitella esimerkiksi vuden alussa pidettävän jhtajistn timinnansuunnittelupäivän ja sitten alittaa täydellä tehlla vuden 2015 tapahtumien parissa. Kyllä sitten vuden 2016 alussa nkin helpp täyttää sallistujamääriä timintakertmusta ja avustushakemuksia varten! Näin näppärästi teet tapahtuman (tähän n kttu VAIN ne khdat, jtka saattavat aiheuttaa hämmennystä): - Klikkaa ylälaidan valiksta Tapahtumat > Valitse vasemmalta Lisää tapahtuma - Selaa järjestäjiä khdassa valitse tapahtuman järjestäjäksi ma lippukuntasi. Js lippukunta tekee tapahtuman yhdessä jnkun tisen lippukunnan kanssa, tässä khdassa valitaan kaikki tapahtumaan sallistuvat lippukunnat järjestäjiksi yksitellen. Muista painaa Lisää järjestäjä jka valinnan khdalla, jllin järjestävät lippukunnat ilmestyvät Järjestäjät - khtaan! Yksi lippukunnista n valittava aina laskuttavaksi lippukunnaksi (vaikka ette laskuttaisikaan tapahtumaa Kuksan kautta).

4 - Tapahtumalinkki n heti käytettävissä ellet merkitse Pikkeava julkaisupäivämäärä khtaan jtain muuta päivämäärää. - Mikäli et valitse, että Lippukunta maksaa sallistumisen, maksaa jäsen aina itse sallistumisensa. - Ketkä saavat sallistua khdassa vit valita, että vaaditaank sallistujilta maksettu jäsenmaksu tai nk tapahtuma vain järjestäjärganisaatiiden jäsenille (näin llen EVPkaverit eivät vi sallistua tapahtumaan). - Vit kirjata tapahtumanjhtajan nimen ja yhteystiedt Jhtaja khtaan. Tapahtuman Vastuuhenkilö khtaa käytetään piirin ja keskusjärjestön tapahtumissa. - Lisätiedt ktisivun ilmittautumislmakkeelle tarkittaa ilmittautumislmakkeen ylälaitaan tulevaa tekstiä, esim: Tämä n Karhut-lippukunnan kesäleirin sähköinen ilmittautumislmake. Täytä jkainen khta hulellisesti! Js sinulla n kysyttävää, ta yhteyttä leirinjhtaja Pekka Karhuun, puh Vit kirjittaa ilmittautujalle lähtevän vahvistusviestin, esim: Hei! Kiits ilmittautumisestasi Karhujen kesäleirille! Lisätieta leiristä tulee heinäkuun alussa. Terveisin, Karhujen jhtajat. Vahvistusviestin ylle kirjitetaan keltä ja mistä sitteesta vahvistusviesti lähetetään. HUOM! Js vahvistusviesti-kenttään ei kirjita mitään, lähettää Kuksa autmaattisesti vahvistusviestin Sumen Partilaisten timistlta. - Kuvaus ktisivulle tarkittaa sitä kuvausta, jka vidaan integrida lippukunnan nettisivuille kyseisestä tapahtumasta, esim: Karhujen upea kansainvälinen kesäleiri vunna 2015 pidetään lippukunnan kämpällä. Nyt kaikki ilmittautumaan mukaan leirille mennessä suraan Kuksaan tästä linkistä: xxxxx - Paina tallenna! - Tämän jälkeen pääset lumaan ilmittautumiseen liittyviä maksuja ja kysymyksiä. - Ensin tehdään Tapahtuman maksun pääryhmät, esim. sallistumismaksu, leiripaita ja kuljetukset. Humaa, js haluat tehdä jstain kysymyksestä pakllisen! Humaa myös, että vit järjestysnumern avulla valita mihin järjestykseen maksut tulevat näkyville ilmittautumislmakkeeseen; Js kenttä jätetään tyhjäksi, tulevat kysymykset lmakkeelle aakksjärjestyksessä.

5 - Sitten käy määrittelemässä yläpalkissa levassa Ohjaustiedt khdassa kirjanpidn tili ja kustannuspaikka. Tiedt kannattaa pimia suraan lippukunnan kirjanpidsta, jllin Kuksan kautta vi tehdä myöhemmin tapahtumalaskutuksenkin. Kysy apua tähän khtaan lippukunnan taludenhitajalta, jllin vitte syöttää kerralla kaikki lippukunnan kirjanpidn tilit järjestelmään! - Sen jälkeen palaa tekemääsi tapahtumaan ylärivin Tapahtumat -painikkeen kautta: Etsi tapahtuma kirjittamalla Järjestäjä khtaan lippukunnan nimi tai selaamalla tapahtuma esiin jllain muulla annetulla tavalla. HUOM! Js timit myös piirin tai SP:n luttamustehtävissä, n tärkeää valita Järjestäjä khdassa ikea rganisaati tekemäsi tapahtuman löytämiseksi.

6 - Mene Tapahtuman maksut khtaan määrittelemään hinnat maksujen pääryhmille: Valitaan pääryhmä, esim. sallistumismaksu Kirjitetaan tutekdi-khtaan Maksu (js khta muuttuu jssain vaiheessa niin, että se ei le pakllinen, vi khdan jättää tyhjäksi) Määritellään maksun nimi khtaan esim. sudenpentuleiri Määritellään hinta, esim. 60 eura Valitaan äsken hjaustietjen kautta määritellyt kirjanpidn tili ja kustannuspaikka Muista klikata Näytetään ktisivuilla nappia, jtta saat kysymykset näkyviin ilmittautumislmakkeella! Tallenna! Sen jälkeen vit tehdä uuden sallistumismaksun määritelmän samalla tavalla, esim. kk leiri hinnaltaan 100 eura jne. - Lput ilmittautumislmakkeen halutut kysymykset tehdään samalla tapaa kuin maksutkin. Ensin siis ludaan Tapahtuman lisävalinnan pääryhmiin halutut pääryhmät (esim. allergiat, leiripaidan kk, sallistuuk yhteiskuljetuksiin, uimatait yms.), jnka jälkeen kullekin pääryhmälle määritellään valittavat vaihtehdt Tapahtuman lisävalinnat -khdassa (esim. allergiat: raaka prkkana, keitetty prkkana, sitrushedelmät ja kala). Jkainen vaihteht ludaan yksitellen ja taas järjestysnumerlla vi vaikuttaa vaihtehtjen järjestykseen. Muista jälleen klikata, että kysymys näytetään ktisivulla!

7 - Lisätietkentät -khdassa vi lpuksi luda avimia kysymyksiä, esim. Mitä muuta leirinjhdn tulisi humiida ja valita kuinka mnta riviä vastaukselle annetaan. - Kun kaikki n valmista, tarvitse enää ilmittautumislinkin, jnka vit jakaa eteenpäin. Linkki löytyy äsken lutujen kysymysten ja maksujen yltä Ilmittautumislmake khdasta.

8 Ilmittautumisen aikana vi seurata sallistujamäärää ja ilmittautumisen lputtua tehdä raprtin: - Kun let tekemäsi tapahtuman sivulla, näet Osallistujat -välilehdeltä ilmittautumisen aikana ketkä kaikki vat ilmittautuneet mukaan. - Kun haluat tehdä ilmittautumisen päätyttyä raprtin sallistujatiedista, hae tapahtuma ylävalikn Tapahtumat khdasta ja muista taas valita ikea Järjestäjä. Kun let löytänyt tekemäsi tapahtuman, paina Tulsteet khdasta K-kirjainta. - Valitse kaikki tai sa kysymyksistä ja paina sitten Hae tiedt. HUOM! Saadaksesi tekemäsi kysymykset (allergiista, uimataidsta yms.) näkyviin tekemääsi raprttiin, valitse Lisävalinnat ja Lisätietja khdat! Sen jälkeen ikealta löytyy nappula, jlla saat vietyä tiedt Exceliin, jssa vit käsitellä tietja helpsti.