TYÖNHAKIJAN TIETOSUOJALAUSUNTO

Transkriptio

1 TYÖNHAKIJAN TIETOSUOJALAUSUNTO Tervetula Rekrytintipalvelu Sihti Oy:lle. Haluamme auttaa sinua urasi kehittämisessä. Keräämme sinusta tietja ja käytämme niitä, jtta vimme tarjta palvelujamme. Adecc kunniittaa yksityisyyttäsi ja n situtunut sen sujaamiseen. Tämä yksityisyydensujalausunt kuvaa käsittelemiimme tietihisi liittyvät yksityisyyttä käsittelevät tietsujaikeutesi, sekä timenpiteet, jtka teemme tietjesi sujaamiseksi. Lausunt n pitkä, mutta lue se hulellisesti. Alla n hakemist, jtta vit siirtyä suraan haluamaasi khtaan. Hakemist Sanast Mitä henkilötietja Adecc kerää ja käyttää? Miksi käytämme henkilötietjasi? Mitä laki san tästä? Onk sinun annettava pyytämämme henkilötiedt? Käsittelemmekö sinuun liittyviä tietja autmaattisesti? Kuinka kauan säilytämme henkilötietsi? Siirrämmekö henkilötietjasi muille sapulille? Siirrämmekö tietjasi EU:n ulkpulelle? Mitä ikeuksia sinulla n? Valvnta Minkälainen tietturva Adeccn järjestelmissä n? Kuinka vit ttaa meihin yhteyttä? Kuinka käsittelemme tähän lausuntn liittyvät muutkset? Sanast Selvitämme ensin, kuinka käytämme eräitä sanja tässä lausunnssa. Tässä lausunnssa sinuun viitataan nimellä työnhakija tai sinä. Kun puhumme meistä tai yrityksestä, tarkitamme Rekrytintipalvelu Sihti Oy:tä. Rekisteröity timistmme sijaitsee sitteessa Tampellan Esplanadi 2, Tampere. Yritys n sa Adecc knsernia, jka n maailman suurin henkilöstöpalveluiden tarjaja. Adecc knserni tarjaa eri yritystensä ja liiketimintayksiköidensä kautta useita erilaisia henkilöstöhallinnn (HR) timintja, kuten henkilöstön hankkiminen, palkanlaskentapalvelut, rekrytinti ja valinta, testaus- ja arviintipalvelut, uran vaiht, kykyjen kehittäminen, kulutus, uudelleensijittaminen ja kansainvälinen liikkuvuus ( timintamme ). Yritys käyttää timintjen surittamiseen erilaisia tietjärjestelmiä. Eräissä tapauksissa yritys tarjaa työnhakijille tai työntekijöille itsepalveluprtaalin ( prtaali ). Prtaali mahdllistaa mien tietjesi päivittämisen, kuten yhteystiedt. Prtaalista vit nähdä paikat, jissa työskentelet asiakasyrityksille sekä työskentelemäsi tunnit.

2 Lpuksi tässä n lausunt ihmisiin, kuten sinä ja perheesi, liittyvästä tiedsta. Se sisältää tsiasiita sinusta sekä myös mielipiteitäsi (esimerkiksi: Olen jalkapallfani ). Se ei sisällä tieta yrityksestä (vaikka nämä kaksi jskus limittyvätkin). Tämän tyyppisiä tietja kutsutaan jskus nimellä henkilötiedt tai henkilökhtaisesti tunnistettavissa levat tiedt. Käytämme tässä lausunnssa termiä henkilötiedt. Mitä henkilötietja yritys kerää ja käyttää? Yrityksen tavallisesti keräämiä henkilötietja vat näihin kuitenkaan rajittumatta: nimesi, syntymäpäivä- ja paikka, yhteystiedt ja pätevyydet (kulutus, kulutuskurssit ja harjittelut), sekä muut tiedt, jtka mainitsit ansiluettelssa tai CV:ssä. js kirjaudut prtaaliin käyttämällä LinkedIn-tiliä tai mitä tahansa muuta ssiaalisen median tiliä: prfiilitietsi js tat meihin yhteyttä, säilytämme jissakin tapauksissa tämän keskustelun palaute henkilöstöltämme, ja muilta sapulilta, jiden kanssa työskentelet sekä muut arviintitiedt. Kun annat palautetta muista, säilytämme tavallisesti myös nämä tiedt, jtka vat myös sinuun liittyviä henkilötietja (kyseessä n sinun mielipiteesi) saatamme myös kerätä tietja verkksivustmme tai prtaalimme käytöstä, mukaan lukien (näihin kuitenkaan rajittumatta): IP-sitteesi, selain, aikaleima, sijainti, liikennetiedt, sijaintitiedt, verkklkit ja muut tiednsiirtn liittyvät tiedt ja resurssit. Nämä tiedt tekevät järjestelmien käyttämisestä helpmpaa tulevaisuudessa tiedt vammista ja mahdllisista työpaikalle tteutettavista mukautuksista kun alitat työskentelyn yritykselle, saatamme myös kerätä seuraavat tiedt: sukupuli, kansallisuus, kpi henkilötdistuksista, tdiste sitteesta ja kpit asiakirjista, jtka tdistavat ikeutesi tehdä töitä paikissa, jissa tulet työskentelemään (viisumit, työluvat, jne.) palkanmaksutiedt, kuten pankkitilin tiedt, kansallinen vakuutus- tai ssiaaliturvanumer, verkdit ja viitenumert sekä tiedt velituksista, palkasta ja eduista ja mahdlliset vapaaehtiset vähennykset, jita pyydät meiltä palkastasi ja velituksistasi (kuten liittjen jäsenyys tai muut maksut) sallistumistiedt, prjekteihin käytetty aika, kulutus, ylennykset, tutkimukset ja kurinpitmenettelyt tiedt tietjärjestelmiemme ja kiinteistöjemme käyttämisestä (mukana lukien CCTV ja venavausjärjestelmät) matkustustiedt (matkjen tiedt, luttkrttitiedt, passin numer, kulut) liittyen neuvtteluihin, järjestelyihin ja matkustustimintjen hankkimiseen (esim. lent-, juna-, htelli- ja autnvukrausvaraukset) sekä matkjen kulukrvaukset

3 valkuvat ja videt sallistumisestasi kulutukseen tai vastaaviin tapahtumiin (sinulle annetaan tapahtuman alussa mahdllisuus kieltäytyä videimisesta tai valkuvaamisesta) ja Miksi käytämme henkilötietjasi? Yritys kerää ja käsittelee henkilötietja: 1. tarjtakseen lettamaasi apua, kuten spivien tehtävien löytäminen, kulutuksen järjestäminen tai töiden ja tehtävien hakemisessa auttaminen. Tämä sisältää tulevista työmahdllisuuksista tiedttamisen sähköpstitse, puhelimella, pstitse ja/tai muilla tiednvälitysmenetelmillä 2. kehittääkseen ja parantaakseen järjestelmiämme/prsessejamme. Tämä tapahtuu pääasiassa uusien tietjärjestelmien ja prsessien avulla, jtta sinuun liittyviä tietja vidaan käyttää näiden uusien tietjärjestelmien ja prsessien testaamiseen niissä tapauksissa, jissa keksityt tiedt eivät vastaa tämän uuden tietjärjestelmän timintaa 3. surittaakseen tilastllisia ja analyyttisiä tutkimuksia esimerkiksi vertaamalla sitä, kuinka työntekijät sijittuvat asiakkaille eri liiketiminnan alilla ja maantieteellisesti, sekä etsiäkseen identiteettitekijöitä, jtka saattavat vaikuttaa tunnistamiimme erihin 4. tietjen siirtämiseksi muille sapulille (kats alla) 5. nudattaakseen tarvittaessa lain mukaisia velvitteita 6. kun alitat työskentelyn yritykselle, jtta vimme surittaa velvllisuutemme työnantajanasi tai asiakkaana (js kyseessä n yksittäiset alihankkijat) ja 7. kun alitat työskentelyn yritykselle: a. nudattaaksemme työspimusta tai palveluspimusta ja kaikkia muita spimuksia ja sääntöjä, jtka säätelevät työsuhdetta tai muita spimusikeudellisia suhteita kanssasi b. säilyttääkseen ja parantaakseen kykyjä yleisesti (mukaan lukien työviman analyysi) c. tehdäksemme muita henkilöstöhallinnn timintja (mukaan lukien työn hallinta, pissaljen hallinta, kulutuksen tai henkilöiden hallinta, kulujen hallinta ja kurinpidlliset timenpiteet) d. sakkeiden ja muiden varjen hallinta, jihin sinulla saattaa lla ikeus e. edistääksemme ihmisten, tiljen, järjestelmien ja varjen turvallisuutta ja sujausta f. valvaksemme sisäisten käytäntöjen ja timenpiteiden vaatimustenmukaisuutta; g. tiednsiirrn ja muiden Adecc knsernin käyttämien järjestelmien (mukaan lukien yhteystiettietkannat) hallitsemiseksi h. tapausten ja valitusten tutkimiseen tai niihin vastaamiseen i. nudattaaksemme velvitteita sekä ikeuksia ja timiaksemme yhteistyössä pliisin, hallituksen tai viranmaisten surittamiin tutkimuksiin liittyen

4 Mitä laki san tästä? j. kulutusten valkuviin tai videihin liittyen sisäiseen raprtintiin, jtta vimme tallentaa tiedt siitä, että kulutus n tapahtunut ja kulutuksen sisällön (esimerkiksi sisäisissä päivityksissä) ja myös markkinidaksemme vastaavia kulutuksia sisäisesti ja muille sapulille tai k. sallistuaksemme kaikkiin mahdllisiin tai tdellisiin liiketiminnan, yrityksen tai niiden sien hankintihin tai myynteihin tai yhteistyöprjekteihin, jihin mikä tahansa Adecc knsernin jäsen haluaa sallistua. Meillä n lain mukaan velvllisuus määrittää käsittelyperusteet sinusta säilytettäville tiedille. Kun työskentelet Adeccn kautta, näihin tarkituksiin liittyvien henkilötietjen käsittely perustuu käsittelyperusteisiin, kuten spimukseen, jnka sapuli rekisteröity n (tarkitukset 1 ja 5 7), laillisten ja säädöksellisten velvitteiden nudattamiseen vaadittava käsittely (tarkitukset 5 7) ja/tai Adeccn laillisten intressien vaatima käsittely, kun se käyttää mia ja henkilöstönsä perusikeuksia harjittaa liiketimintaa tavalla, jka ei vaikuta khtuuttmasti intresseihisi tai perusikeuksiisi ja vapauksiisi (tarkitukset 1-4 ja 7). Kun käsitteleminen n välttämätöntä Adeccn laillisten intressien vuksi, varmistamme, että käsittelyssä asetetaan yrityksen lailliset intressit yksilön intressien edelle. Käsittelemme henkilötietjasi vain muilla kuin näillä perusteilla sustumuksestasi (lisäkäsittelyperusteet). Onk sinun annettava pyytämämme henkilötiedt? Henkilötietjesi hankkiminen n välttämätöntä, jtta vimme slmia spimuksen kanssasi ja ylläpitää sitä. Tämä tarkittaa, että let velvitettu tarjamaan henkilötietsi meille. Js et anna henkilötietjasi meille, emme vi slmia työsuhdetta tai yhteistyösuhdetta kanssasi tai et pysty ainakaan sallistumaan tiettyihin prsesseihin, kuten palaute tai uran kehittäminen (jka ei ehkä myöskään vastaa spimustasi kanssamme). Käsittelemmekö sinuun liittyviä tietja autmaattisesti? Kyllä, yritys käyttää autmatisituja järjestelmiä tai prsesseja autmaattista päätöksenteka (kuten prfilintia) tarjtakseen sinulle ja asiakkaillemme pyytämiänne palveluita. Esimerkiksi, kun asiakkaat etsivät ehdkkaita töihin, suritamme haun ehdkasluettelista käyttämällä autmatisituja ehtja, jtta vimme luda listan lppusuralle valintamenettelyssä selviytyneistä. Kuinka kauan säilytätte henkilötietni? Yritys saattaa (ja jissain lsuhteissa sen n pakk, tietjen tyypistä riippuen) säilyttää tietjasi useita vusia työsuhteen päättymisen jälkeen. Säilytämme yleisesti verihin, työspimuksiin ja taludellisiin liittyvät tiedt (mukaan lukien palkanmaksutiedt ja maksuihin liittyvät tiedt jne.) 10 vutta ja muut henkilötiedt 2 vutta. Emme säilytä henkilökhtaisia tietja pidempään, kuin mitä n khtuullisesti katsen tarpeellista. Siirrämmekö henkilötietjasi muille sapulille?

5 Kuten yllä mainittiin, välitämme tietsi klmansille sapulille. Tämä tapahtuu täysin yllä mainitussa tarkituksessa. Teemme tämän seuraavissa tapauksissa: Yhteistyökumppaneillemme. Saatamme esimerkiksi pyytää yhteistyökumppania tekemään hallinnllisia ja peratinaalisia töitä tukeaksemme suhdettamme kanssasi. Yhteistyökumppaneilla n spimusikeudellinen ja muiden ikeudellisten velvitteiden mukainen velvllisuus säilyttää tietjesi luttamuksellisuus ja kunniittaa yksityisyyttäsi. Yhteistyökumppaneilla n pääsy vain niihin tietihin, jtka he tarvitsevat timintjensa surittamiseen. Yhteistyökumppanit vat useimmiten tietjärjestelmätimittajia (jtka isännöivät tai tukevat tietjärjestelmiämme, mukaan lukien sinua kskevat tiedt), kiinteistöhultyrityksiä (jtka hulehtivat rakennustemme fyysisestä turvallisuudesta, ja jiden n tämän vuksi tunnettava sinut, jtta he vivat sallia pääsyn rakennuksiimme), henkilöstöhallintn liittyvät yhteistyökumppanit (jtka surittavat palkkjen ja etujen maksamisen pulestamme, kuten timipaikan catering-palvelut työntekijöille), matkanjärjestäjät (jtka hallitsevat tai järjestävät matkja työntekijöillemme) tai talushallinnn ja kirjanpitpalveluiden tarjajia (jiden n ehkä käsiteltävä työnhakijiden tietja stvelkjen ja myyntisaamisten käsittelemiseksi). Muissa maissa sijaitseville Adecc-knsernin yrityksille. Nämä saattavat sijaita Eurpan yhteisössä tai sen ulkpulella. Knsernin eri yritykset vastaavat eri timinnista ja tämän seurauksena tietsi saatetaan jakaa heidän kanssaan eri syistä. Tiedt jaetaan Adeccn yrityksille maailmanlaajuisesti tietjärjestelmätimintja tarjavien Adecc-knsernin sien kanssa. Nämä tietjärjestelmätiminnt sijaitsevat Ranskassa, Prahassa ja Amsterdamissa. Tiedt jaetaan Sveitsissä sijaitsevan Adecc-knsernin pääknttrin kanssa työviman suunnittelun, budjetinnin ja palautteiden tteuttamiseksi. Sveitsin pääknttri vi käyttää näitä tietja myös uusien Adecc-knsernissa tai asiakkailla avautuvien mahdllisuuksien ehdttamiseen. Tiedt jaetaan myös Adeccn maailmalla timivien yhteistyökumppaneiden kanssa, js let ilmaissut mielenkiintsi kyseiseen markkina-alueeseen tai Adecc knserni havaitsee, että sinulla n erityisiä markkina-alueella vaadittavia taitja, tai jssa taidistasi n hyötyä. Luettel maista, jissa timimme, n nähtävissä valitse maasi -timinnn khdalla Asiakkaillemme tai mahdllisille työnantajille: jaamme tietsi asiakkaidemme kanssa, jtka tarjavat sinua mahdllisesti kiinnstavia töitä tai tehtäviä, tai jtka vat kiinnstuneita prfiilistasi. Kllegiden salta tämä saattaa lla timipaikka, jssa työskentelet asiakkaidemme kanssa. Heillä n sinuun ja meihin liittyviä spimusikeudellisia ja muita luttamuksellisuuteen perustuvia velvitteita, jtka kskevat tietjasi Jaamme tietsi valtin, pliisin, viranmaisten tai lainvalvjien kanssa, js päätämme man harkintamme mukaisesti, että lemme lain mukaan velvitettuja tai valtuutettuja tekemään näin, tai että tämä lisi järkevää, ja meidän n ehkä jaettava tietsi mahdlliselle myyjälle, stajalle, uudelle palveluntarjajalle ja heidän neuvnantajilleen sana asianmukaista hulellisuutta, ja liittyen seuraaviin (tai niiden tteuttamiseen): fuusi, yritysst, palveluntarjajan vaihtaminen tai muu liiketiminnan transakti. Siirrämmekö tietjasi EU:n ulkpulelle?

6 Tietsi saatetaan siirtää yhteen tai useampaan maahan Eurpan yhteisön sisällä tai sen ulkpulella ja käsitellä niissä Täydellinen luettel maista, jissa timimme, n nähtävissä valitse maasi -timinnn khdalla. Siirrämme tietsi vain niihin EU:n ulkpulisiin maihin, jiden Eurpan kmissi usk tarjavan riittävän sujan tiedillesi (luettel näistä maista n saatavana sitteessa: ), tai jissa Adecc knserni n määrittänyt riittävät sujat tietjesi yksityisyyden säilyttämiseksi (käytämme tähän tavallisesti Eurpan kmissin hyväksymiä tiednsiirtspimuksia, jiden kpit vat saatavana täältä: ). Mitä ikeuksia sinulla n? Oikeus käyttää henkilötietjasi ja pyytää niistä kpi Sinulla n ikeus pyytää vahvistusta siitä, käsittelemmekö mitään henkilötietjasi. Tässä tapauksessa sinulla saattaa lla pääsy henkilötietihisi (prtaalin kautta) ja tiettyihin käsittelytapihin liittyviin tietihin. Vit pyytää meiltä jissakin tapauksissa sähköisen kpin tiedistasi. Js käytössä n itsepalvelujärjestelmä, kehtamme käyttämään sitä ja päivittämään tiedt itse. Oikeus henkilötietjen krjaamiseen Js pystyt esittämään, että sinusta säilyttämämme henkilötiedt eivät le ikeita, vit kehttaa päivittämään nämä tiedt tai krjaamaan ne muulla tavalla. Js käytössä n itsepalvelujärjestelmä, kehtamme käyttämään sitä ja päivittämään tiedt itse. Oikeus tietjen hävittämiseen Js meidän ei tarvitse säilyttää tai käsitellä tietja mistä tahansa syystä, vit pyytää, että keskeytämme henkilötietjesi käsittelemisen tai rajitamme sitä, tai että pistamme san henkilötiedistasi tai kaikki henkilötietsi. Vastustamisikeus Kun tietjasi käsitteleminen perustuu yrityksen laillisiin intresseihin (eikä muuhun käsittelyperusteeseen) tai liittyy suramarkkinintiin, sinulla n ikeus vastustaa tietjesi käsittelemistä yrityksen timesta viittaamalla erityiseen tilanteeseen. Js haluat käyttää ikeuksiasi, lähetä meille sähköpstia sitteeseen: tietsuja@adecc.fi Kun lähetät meille sähköpstia liittyen ikeuksiesi käyttämiseen, yritys saattaa pyytää sinua tunnistautumaan ennen pyynnön hyväksymistä. Sinulla n ikeus lähettää valitus tietsujaviranmaiselle paikassa, jssa asut tai työskentelet tai paikassa, jssa letat tietihisi liittyvän ngelman ilmenneen.

7 Teemmekö valvntaa? Adecc pidättää ikeuden lain sallimalla tavalla tarkastaa, valva ja tallentaa kirjautumiseen, käyttöön ja sisältöön liittyviä sen tietjärjestelmissä levia tietja. Teemme tämän yllä määritetyissä tarkituksissa (d)-(h) mutta ilmitamme tästä khdasta erikseen, jtta tiedät, että muut saattavat valva tietjärjestelmiin liittyvää käyttöä. Minkälainen tietturva Adeccn järjestelmissä n? Sinulla n velvllisuus pitää Adeccn järjestelmien kirjautumistunnukset turvassa ja erityisesti salasana, jnka lemme antaneet tai jnka let valinnut. Nämä kirjautumistunnukset n tarkitettu maan käyttöösi. Sinulla ei le ikeutta jakaa tunnuksiasi tai muita tilisi tietja muiden henkilöiden kanssa. Kuinka vit ttaa meihin yhteyttä? Js sinulla n lausuntmme liittyviä kysymyksiä tai hulenaiheita, tai haluat lisätietja tietjesi sujaamisesta (esimerkiksi, kun siirrämme ne Eurpan ulkpulelle), ja/tai kun haluat ttaa yhteyttä yrityksen knsernin tietsujavaltuutettuun (DPO), lähetä meille sähköpstia sitteeseen adecc.glbalprivacy@adecc.cm. Kuinka käsittelemme tähän tietsujalausuntn liittyvät muutkset? Tämän lausunnn ehdt saattavat muuttua ajittain. Julkaisemme kaikki tämän lausunnn materiaalin muutkset asianmukaisilla ilmituksilla jk tällä verkksivustlla tai ttamalla sinuun yhteyttä muiden tiednvälityskanavien kautta. Adecc-tiimi V1 tammikuu 2018