Satakunnan Noutajakoirayhdistyksen ry:n jäsen-, tiedotus- ja tapahtumajärjestämisen henkilötietorekisterien tietosuojaseloste.

Transkriptio

1 1. TIETOSUOJASELOSTEEN NIMI Satakunnan Nutajakirayhdistyksen ry:n jäsen-, tiedtus- ja tapahtumajärjestämisen henkilötietrekisterien tietsujaselste. 2. REKISTERINPITÄJÄ JA KOTIPAIKKA Satakunnan Nutajakirayhdistys ry, Pri Yhteystiedt: 3. REKISTERIASIOITA HOITAVAT HENKILÖT Tehtävä: Sähköpsti: Kari Grönman Satakunnan Nutajakirayhdistys ry:n puheenjhtaja kari.grnman(at)tv.fi Tehtävä: Sähköpsti: Arja Pylväs Satakunnan Nutajakirayhdistys ry:n jäsensihteeri arjapylvas2(at)gmail.cm 4. REKISTERÖIDYT Rekisterissä käsitellään Yhdistyksen jäsenien, sen entisten jäsenien sekä yhdistyksen timintaan liittyvien rganisaatiiden yhteyshenkilöiden sekä sen luttamushenkilöiden henkilötietja. Lisäksi rekisteröityjen henkilötietja käsittelevät yhdistyksen hallituksen jäsenet käsitellessään jäsentä ja/tai jäseniä kskevia asiita. Yhdistyksen tapahtumien järjestäjillä n myös käytettävissään jäsen- ja asiakastietja ja muita henkilötiediksi lukiteltavia tietja siltä sin kuin se n tapahtuman järjestämisen kannalta tarpeellista. 5. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN PERUSTE JA KÄYTTÖTARKOITUS Rekisterin käyttötarkituksena n rekisteröityjen henkilötietjen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana, sen ylläpit ja kehittäminen sekä markkininti ja myös päättyneiden jäsenyyksien dkumentaatin hallinta. Henkilötietjen käsittely perustuu Yhdistyksen lainsäädännölliseen velvitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä sekä tietyissä tapauksissa spimuksen täytäntöönpann. Yhdistyksen timintaan liittyvien tapahtumien järjestämisessä käsiteltävien henkilötietjen käsittelyperuste n yhdistyksen timintaan liittyvä ikeutettu etu sekä rekisteröidyn sustumus. Rekisteröidyn terveystietjen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan sustumukseen, esimerkiksi tapahtumasallistumisen peruuntuessa sallistumismaksun palauttamiseen. Lasten henkilötietjen käsittely perustuu siihen, että vanhempainvastuunkantaja n antanut tähän nimenmaisen sustumuksensa tai valtuutuksensa. Henkilötunnuksen salta käsittelyperusteena n se, että rekisteröity vidaan yksilöidä lutettavasti ja yksiselitteisesti rekisteröidyn ikeusturvan sekä etujen ja ikeuksien varmistamiseksi. Henkilötunnuksia käsitellään vain siinä tapauksessa, että sen käsittelyyn n jkin lakisääteinen peruste.

2 6. KÄSITELTÄVÄT HENKILÖTIEDOT Rekisterissä käsitellään Yhdistyksen jäsenien henkilö- ja yhteystietja sekä muita jäsenyyteen liittyviä tarpeellisia tietja. Yhdistyksen timintaan liittyvissä tapahtumissa käsitellään myös ikeutettuna etuna tapahtuman järjestämiseksi välttämättömiä tietja. Käsiteltäviä tietja vat: Rekisteröidyn etu- ja sukunimi Rekisteröidyn sitetiedt ja ktipaikka Rekisteröidyn sähköpstisite Rekisteröidyn puhelinnumer Rekisteröidyn sustumus suramarkkinintiin ja viestintään tai sen est Sähköisen viestinnän tunnistetiedt Rekisteröidyn jäsennumer ja jäsenlaji sekä jäsenyyden kest Rekisteröidyn henkilötunnus tarvittaessa ja lakisääteisen tietjen käsittelyperusteen täyttyessä Rekisteröidyn luttamustehtävä yhdistyksessä Verkktunnistetiedt sekä tiedt käytetystä kanavasta, svelluksesta, laitteesta ja selaimesta, kuten Laitteen malli Käytetyn svelluksen tiedt Käytetyn selaimen ja käyttöjärjestelmän tiedt Verkktunnistetiedt, kuten evästeet ja ip-sitteet, laskennallinen tunniste Istunttunnisteet: aika ja kest Sijaintitiedt (GPS, WLAN tai matkapuhelinverkn tukiasemien avulla mudstetut paikkatiedt) asiakkaan sustumukseen perustuen Tietjärjestelmissä tiedn käsittelyyn liittyvät tiedt 7. EVÄSTEIDEN KÄYTTÖ Yhdistyksen verkkpalveluissa käytettävillä evästeillä ja muilla internettunnisteilla mahdllistetaan verkkpalveluiden tteutus sekä parannetaan palvelun turvallisuutta ja käyttäjäystävällisyyttä. Verkkpalvelussa kerättävän tiedn perusteella yhdistys vi analysida ja kehittää palveluitaan tietäen mitkä tietsisällöt kiinnstavat käyttäjiä ja miten verkkpalvelua käytetään. Tietja vidaan hyödyntää myös yhdistyksen ja sen viestinnän ja tiedtuksen khdentamisessa sekä tiedtustimenpiteiden ptiminnissa. Verkkpalvelun käyttäjä vi antaa sustumuksensa tai kieltää evästeiden käytön selaimensa asetuksista. Ellei evästetimint le käytössä, n mahdllista, ettei kaikkia yhdistyksen verkksivustn palveluita vi käyttää.

3 8. REKISTERIN TIETOLÄHTEET Henkilötietja kerätään rekisteröidyltä itseltään heidän sustumuksellaan sekä muilta timintaan kiinteästi liittyviltä yhdistyksiltä ja seurilta. Jäsenrekisterin pentuejäsentietjen salta tietja kerätään klmannelta sapulelta, mutta tiedn saannin jälkeen kerätään asianmaisen sustumus henkilötietjen käsittelyyn. 9. HENKILÖTIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET JA SIIRROT Henkilötietja vidaan luvuttaa yhdistyksen yhteistyökumppaneille yhdistyksen jäsenyyteen tai timintaan liittyvien timenpiteiden ja palveluiden tteuttamiseksi. Henkilötietja vidaan siirtää myös muille palveluntarjajille järjestelmien tteuttamiseksi. Henkilörekisterin teknisen ylläpidn tteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani vi siirtää henkilötietja sveltuvan yksityisyyden sujaa kskevan lainsäädännön ja tämän tietsujaselsteen mukaisesti. Yhdistyksen järjestelmätimittajat vat situtuneet ylläpitämään henkilörekisterin sisältämät tiedt salassa ja käsittelemään tietja hulellisesti ja luttamuksellisesti tietsuja-asetuksen vaatimuksen humin ttaen. Tiedt luvutetaan knekielisessä mudssa, tapauksesta riippuen turvallisen teknisen käyttöyhteyden kautta. 10. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET Henkilötietrekisteri n sujattu ulkpuliselta käytöltä ja tietjen käyttöä valvtaan. Pääsy tietkantaan tai yksilöllisiin tietihin n sujattu nrmaaleilla tietturvamenettelyillä käyttöikeuksineen, salasanineen ja palmuureineen. Pääsy svelluksiin n sujattu käyttäjätunnuksilla ja salasanilla. Svelluksia käytetään julkisesta internetistä sujattujen verkkyhteyksien kautta. Henkilötietja käsittelevät yhdistyksen luttamushenkilöt ja yhteistyökumppanit vat situtuneet nudattamaan yhdistyksen henkilötietjen käsittelyperiaatteita tietsujaselsteen mukaisesti ja käsittelijöiden kanssa n svittu asiasta henkilötietjen käsittely- ja salassapitspimusten mudssa. 11. HENKILÖTIETOJEN SIIRROT EUROOPAN UNIONIN TAI EUROOPAN TALOUSALUEEN ULKOPUOLELLE Yhdistys vi käyttää henkilötietjen käsittelyssä myös muita palveluntarjajia, jtka sijaitsevat Eurpan uninin tai Eurpan talusalueen ulkpulella. Henkilötietjen siirt Eurpan uninin tai Eurpan talusalueen ulkpulelle tteutetaan aina jllakin alla mainitulla, lainmukaisella perusteella: Eurpan kmissi n päättänyt, että kyseisessä vastaanttajamaassa n varmistettu riittävä tietsujan tas Yhdistys n tteuttanut asianmukaiset sujatimet henkilötietjen siirtämiseksi käyttämällä Eurpan kmissin hyväksymiä tietsujaa kskevia vakilausekkeita. Rekisteröidyllä n tällöin ikeus saada jäljennös kyseisistä vakilausekkeista ttamalla yhdistykseen yhteyttä Yhteydenttkhdassa kuvatun mukaisesti tai Rekisteröity n antanut nimenmaisen sustumuksensa henkilötietjensa siirtämiseksi, tai henkilötietjen siirtämiselle n lemassa muu lainmukainen peruste. Henkilötietihin ei anneta pääsyä enempää kuin n välttämätöntä palveluiden tteuttamiseksi. Henkilötietjen siirt Eurpan uninin tai Eurpan talusalueen ulkpulelle perustuu aina vimassalevaan henkilötietjen käsittelyä kskevaan lainsäädäntöön ja tteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti. 12. HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA

4 Henkilötiedt säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity n yhdistyksen jäsen. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietja säilytetään enintään kymmenen vuden ajan jäsenyyden päättymisestä yhdistyksen ikeutetun edun perusteella, ts. mahdllisiin ikeusvaateisiin pulustautumisen takia (KKO 2017:15). Henkilötiedt vidaan säilyttää myös tätä kauemmin, js svellettava lainsäädäntö tai yhdistyksen spimusvelvitteet klmansia khtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa. Humii myös, että tietjen varmuuskpiinti vaikuttaa pistettujen tietjen lpulliseen pistumiseen tietjärjestelmistä. Tarkista tarvittaessa rekisterijärjestelmän palveluntarjajalta (esim. spimuksesta tai käyttöehdista) kuinka kauan palveluntarjaja säilyttää pistettuja tietja varmuuskpiissa. Yhdistyksen timintaan liittyvien tapahtumien tteuttamiseksi kerättyjä henkilötietja säilytetään krkeintaan kymmenen vutta kirjanpidn lakisääteisten velvitteiden jhdsta. Tapahtumiin liittyviä henkilötietja vidaan salata, annymisida ja pseudnymisida mahdllistaen pitkäaikaisen säilyttämisen tilastllisia tarkituksia varten. Sveltuvin sin tapahtumien järjestämiseen kerätyt henkilötiedt pistetaan krkeintaan kahden vuden kuluessa tietjen keräämisestä, js jku muu lakisääteinen velvite ei edellytä yhdistystä säilyttämään tietja. 13. REKISTERÖIDYN OIKEUDET Rekisteröidyllä n ikeus kska tahansa vastustaa henkilötietjensa käsittelyä suramarkkinintitarkituksiin. Rekisteröity vi antaa yhdistykselle kanavakhtaisia suramarkkinintia kskevia sustumuksia ja kieltja; esimerkiksi kieltää sähköpstitse lähetettävät tiedte- ja markkinintiviestit. Lisäksi rekisteröidyllä n lähtökhtaisesti ikeus sveltuvan tietsujalainsäädännön mukaisesti millin tahansa: saada tiet henkilötietjensa käsittelystä saada pääsy miin tietihinsa ja tarkastaa itseään kskevat Yhdistyksen käsittelemät henkilötiedt vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedn ikaisua ja tietjen täydentämistä vaatia henkilötietjensa pistamista peruuttaa sustumuksensa ja vastustaa henkilötietjensa käsittelyä siltä sin kuin henkilötietjen käsittely perustuu rekisteröidyn sustumukseen vastustaa henkilötietjensa käsittelyä henkilökhtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä sin kuin henkilötietjen käsittelyperusteena n Yhdistyksen ikeutettu etu saada henkilötietnsa kneluettavassa mudssa ja siirtää kyseiset tiedt tiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity n itse timittanut kyseiset henkilötiedt Yhdistykselle, Yhdistys käsittelee kyseisiä henkilötietja rekisteröidyn sustumuksen perusteella ja käsittely suritetaan autmaattisesti ja vaatia henkilötietjensa käsittelyn rajittamista. Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun ikeuden tteuttamista kskeva pyyntö tämän tietsujaselsteen Yhteydentt-khdan mukaisesti. Yhdistys vi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistys vi kieltäytyä pyynnön tteuttamisesta svellettavassa laissa säädetyllä perusteella. 14. OIKEUS VALITTAA VALVONTAVIRANOMAISELLE

5 Jkaisella rekisteröidyllä n ikeus tehdä valitus asianmaiselle valvntaviranmaiselle taikka sen Eurpan uninin jäsenvaltin valvntaviranmaiselle, jssa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity kats, että hänen henkilötietjaan ei le käsitelty sveltuvan tietsujalainsäädännön mukaisesti. 15. YHTEYDENOTOT Rekisteröidyn ikeuksien käyttämistä kskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietsujaselsteesta ja muut yhteydentt tulee tehdä sähköpstitse khdassa 3. ilmitettuun sähköpstisitteeseen / sähköpstisitteisiin. Rekisteröidyn pyynnön vi esittää rekisteröity itse tai hänen valtuuttamansa edustaja. 16. MUUTOKSET TÄHÄN TIETOSUOJASELOSTEESEEN Tätä tietsujaselstetta vidaan päivittää aika ajin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietsujaselste n viimeksi päivitetty ja hyväksytty yhdistyksen hallituksen kkuksessa