Hiljaisen tiedon turvaverkko Eero Kankala

Transkriptio

1 Hiljaisen tiedon turvaverkko Eero Kankala Kestävää Kestävää hyötyä hyötyä kannattavasti kannattavasti

2 Agenda Hiljainen tieto mitä se on? Tyypilliset sudenkuopat organisaation sukupolvenvaihdoksessa Tietojärjestelmien mahdollisuudet hiljaisen tiedon pelastajana - itseisarvo vai mahdollisuus? Onko meillä toimintaohjeita muualla kuin "nahkakansissa Sopimukset ja niiden vaikutus yrityksen jatkuvuuteen Läheltä piti - onko turvallisuuden jatkuvuus turvattu? Miten eteenpäin?

3 Hiljainen tieto "We know more than we can tell" ihminen tietää aina enemmän, kuin osaa kertoa tai kuvata (Michael Polanyi 1966) Seuraavissa neljässä kalvossa on tiivistettyjä lainauksia Työterveyslaitoksen Monikko loppuseminaarin aineistosta / Tarita Tuomola

4 Hiljainen tieto on intuitiivista, kokemusperäistä, ruumiillista tai kehollista "kaikki ei ole nyt kunnossa "jotain on tehtävä" vaikeaa ilmaista täsmällisin käsittein, vaikea jakaa toisille henkilökohtaista ja persoonallista, voi olla kuitenkin myös yhteisöllistä Kokonaisuuden hahmottaminen, kyky lukea tilanteita ja soveltaa osaamista, "pelisilmä" "Ei hötkyillä Kulttuuri, yhteisöllisyys, luottamus, talon tavat "tässä ja nyt"; kasvokkainen vuorovaikutus hiljaisen tiedon luomisessa vahva kontekstisidonnaisuus joskus jopa myyttistä tai mystifioitua

5 Ikä ja hiljainen tieto Hiljaista tietoa on kaiken ikäisillä perustuen eri ominaisuuksiin ja osaamiseen nuorten hiljaista tietoa on työn tekniseen ja sisällölliseen osaamiseen liittyvät asiat (esim. atk-taidot) ja toisaalta myös uudet, raikkaat ideat ja näkemykset työhön ikääntyneempien hiljainen tieto on kokonaisvaltaista, vankkaa ammatillista osaamista Hiljainen tieto on peräisin koulutuksesta työkokemuksesta ja elämänkokemuksesta karttuminen ei riipu yksin kronologisesta iästä, ammattitaidon kehittyminen on yhteydessä työntekijän työssäoloaikaan

6 Yksilön ja työyhteisön hiljainen tieto

7 Hiljaisen tiedon siirto Hiljainen tieto siirtyy arjessa, osana työyhteisön normaalia toimintaa havainnointi, toisten työn seuraaminen, kysyminen, kertominen, keskustelu vuorovaikutus ja vertaistuki tärkeää Hiljaisen tiedon siirtoon voi olla myös muodollisia keinoja työssä oppiminen työparityöskentely työkierto perehdytys mestari kisälli malli mentorointi työnohjaus

8 Sudenkuopat Teoriasta käytäntöön... Hiljainen tieto siirtyy arjessa, osana työyhteisön normaalia toimintaa...ja suuret ikäluokat jäävät kerralla eläkkeelle Mitä tapahtuu kun arjesta poistuu 30% työntekijöistä ja samalla 50% osaamispääomasta? Samalla tulee 25% uusia työntekijöitä Muodollisesti aikaa on varattu esim. 6 kk, mutta ne lomat jne... AIKA EI RIITÄ

9 Sudenkuopat Hiljaisen tiedon siirtoon voi olla myös muodollisia keinoja Kuinka monta näistä (työssä oppiminen, työparityöskentely, työkierto, perehdytys, mestari kisälli malli, mentorointi, työnohjaus) on organisaatiossanne otettu jatkuvaan ja määrätietoiseen käyttöön?? Ohjeistus ja vastuutus? Sukupolvien kuilu ja tekniikka (kun sähköpostikin on jo hidas ja vanhanaikainen)

10 Sudenkuopat Sukupolvenvaihdoksessa EI useinkaan: Suunnitella organisaation tiedonsiirron kannalta Valmistella yhdessä eläköityvien henkilöiden kanssa Ymmärretä tiedon arvoa yritykselle Tietopääoma on yrityksen tärkein voimavara Ymmärretä, että kyseessä ei ole kertarysäys vaan jatkuva prosessi

11 Sudenkuopat Toisaalta sukupolvenvaihdos voi tulla koska vain Luonto voi puuttua arvaamattomasti peliin Henkilöstön vaihtuvuus voi yllättää jopa 15 vuoden jatkuvan seesteisen organisaatiokehityksen jälkeen Organisaation tulee olla valmis jatkuvaan uusiutumiseen, vaikka ennusteet olisivatkin päinvastaisia

12 Tietojärjestelmät ja hiljainen tieto Itseisarvo - mahdollisuus Miten tultiin toimeen ilman tietojärjestelmiä, oliko toimintaa ja osaamista sitä ennen? Oli ja nyt hän jää eläkkeelle Tietojärjestelmä ei ole organisaation toiminnan kannalta itseisarvo, vaan sen on tuettava organisaation toimintaa Kova ja pehmeä tieto Kovaa on raha ja tavara Tuotanto, myynti, laskutus, jne. Pehmeää on organisaation osaamispääoma ja toimintatavat Tapa toimia, prosessit Ohjeet Sidosryhmät, yhteystiedot, sopimukset, työturvallisuus, jne.

13 Tietojärjestelmät ja hiljainen tieto Kova tieto on yleensä hallussa Operatiivinen tuotanto / ERP Raskas dokumentinhallinta JU-sektorin Asiakirjahallinto Pehmeä tieto on yleensä hukassa Prosessit kuvattiin x-vuotta sitten ja kuvaukset olivat vielä y-vuotta sitten ajan tasalla ja ne ovat J-levyllä (jossain hakemistossa) Ohjeet samassa paikassa, tosin niistä on noin z versiota Sidosryhmistä on parhaiten tallessa joulukorttilista Missä on chatti, blogi, wiki, social software? Pehmeän tiedon hallintaan on hyviä järjestelmiä, mutta niiden hankintaan ei koskaan ole ollut aikaa ja/tai rahaa Nyt on aika investoida niihinkin Seuraavassa hyviä esimerkkejä

14 Toimintajärjestelmä Organisaatiot toimivat prosesseina Prosesseja / toimintaa kehitettävä pitkäjänteisesti Prosessit on tunnistettava ja viestittävä Toimintatapojen ylläpitämiseen ja kehittämiseen tarvitaan prosessikuvauksia Kuvauksiin ja muihin ohjeisiin on päästävä vaivattomasti Toimintatavat voidaan viestiä kuvina Kuvat voidaan tuottaa millä tahansa ohjelmalla Taustalla järjestelmällinen dokumenttien hallinta J- tai H-asemille hukattu tieto strukturoidusti löydettävissä Prosessikuvasta pääsy muihin tietojärjestelmiin Palautteiden kerääminen ja toimenpiteiden hallinta varmistaa asioiden etenemisen

15 Toimintajärjestelmä Kaikki ohjeet samassa paikassa (intranetissa) Löytyy Oikea versio Taustalla hyväksymiskierrot ja vanhat versiot tallessa Perehdyttäjän apuväline Talon tapa toimia Johto sitoutuneena Henkilöstön mukana kehittämisessä Meidän tapa kuvata toimintaa Riittävä kuvaamisen tarkkuus(ei liian yksityiskohtainen) Ei päällekkäisyyttä muiden järjestelmien kanssa Linkitysmahdollisuus muihin järjestelmiin Linkitysmahdollisuus ulkoisiin www-järjestelmiin

16 Toimintajärjestelmä

17 Sopimushallinta Miten on sovittu ja kenen kanssa? Missä sopimuksesi ovat ja koska ne päättyvät? Kaikki sopimukset samassa paikassa (intranetissa) Oikea versio (versiointimahdollisuus) Tietosuoja korkealla tasolla Katselu- ja muutosoikeudet voidaan määritellä jopa sopimuskohtaisesti Yleensä organisaatioyksiköittäin Automaattiset hälytykset Sopimuksen vastuulliselle heräte esim. kuukausi ennen päättymistä tai irtisanomismahdollisuutta Jos sopimusvastuullinen on poistunut sopimusmanagerille (rooli) Sisältö skannattuna ja nähtävissä missä vain.

18 Sidosryhmähallinta Sidosryhmien perustiedot Yritykset (Asiakkuushallinta) Henkilöt Liidit Tulevaisuuden kaupantekomahdollisuudet Kirjeenvaihto Lähetetyt ja vastaanotetut kirjeet (siis sähköpostit(kin)) Puhelinkeskustelut Myyntimiehen musta kirja Postituslistat Joukkokirjeet Asiakaslehdet Joulukortit

19 Läheltä piti - työturvallisuus Työturvallisuus on osa laadukasta tuotanto-ketjua Kustannukset: Suomessa vuosittain työtapaturmaa, 200 kuollutta, tapaturman hinta keskimäärin 6000, eläköityminen 0,5 1 MEUR/hlö Vastuiden hallinta, workflow tapaturmien torjunnassa linjavastuu ns. työyhteisöväkivallan max rangaistus 2 v. vankeutta, usein sakkorangaistuksia

20 Läheltä piti - työturvallisuus Tarve viralliselle dokumentoinnille vakuutusyhtiöilmoitukset säilytysvelvollisuus 50 v tutkinnan dokumentit viranomaisille Työturvallisuuden johtamisen kehän hallinta: riskit on usein kirjattu paperille tai erilliseen järjestelmään: - päivitystä ei säännöllisesti tapahdu - todelliset tapahtumat eivät kytkeydy niihin -> kokonaisuutta ei hallita

21 Työturvallisuus Mahdollisuus esineellistää vaara

22 Työturvallisuus Tietojärjestelmä ei toteuta turvallisuusjohtamista eikä se poista tapaturmia, sen tekevät ihmiset Turvallisuusjohtamista ei toteuteta ilman tietojärjestelmää Tarvitaan väline jossa sekä yrityksen turvallisuuspolitiikka että käytännön toimenpiteet kohtaavat ja jossa suurta tietomassa voidaan hallita Painopiste ennaltaehkäisevässä työssä, siksi vaaratilanneraportointi on yritysten kannalta oleellisin osa järjestelmää. Niistä syntyy myös suurin osa käsiteltävästä dokumenttimassasta, yleisenä tavoitteena 1 3 ilmoitusta/työntekijä/vuosi (ABB/Ruukki/OK, ilmoitusta vuodessa).

23 Sofor ja Työturvallisuusjärjestelmät TAVA Työturvallisuuden johtamisjärjestelmä yrityksen omaan käyttöön Tavoitteena on auttaa yrityksiä luopumaan erillisjärjestelmistä ja keskittämään työturvallisuusasiat yhteen järjestelmään, roolit: Strateginen johtamisväline Operatiivinen tuotantoväline

24 Sofor ja Työturvallisuusjärjestelmät T2V2 Yhteisten työmaiden työturvallisuuden johtamisväline Vastaavaa palvelua ei tiedetä olevan käytössä missään Kaksi käyttäjäryhmää: Tilaajat, työmaalla pääasiallista määräysvaltaa käyttävät yritykset, laki velvoittaa valvontaan Toimittajat (pienet yritykset, syvät alihankintaketjut) Sisältää kaksi pääkomponenttia: Välitysverkko tiedon siirtämiseen Peruslomakkeisto pienille yrityksille

25 Sofor tarjoaa: Toimintajärjelmäksi Sofor QM Sopimushallintaan - Sofor AM Sidosryhmähallintaan Sofor CR Työturvallisuuteen Sofor TAVA T2V2 Tulevaisuuden nettipolvelle koko IBM:n sosiaalisen ohjelmistokirjon Osaavan organisaation käyttöönoton tueksi.

26 Nyt on aika toimia!! Hiljainen tieto odottaa Sinua vielä tänään entä huomenna?

27 Kiitos mielenkiinnosta! Kysy lisää!! tai Puh