Mukava tulla töihin! yhteisen työn tulos

Transkriptio

1 Mukava tulla töihin! yhteisen työn tulos Kokemäen kaupungin henkilöstöstrategia Kaupunginvaltuusto XX 20

2 Kokemäen kaupungin henkilöstöstrategian valmisteluun osallistuneet Kaupungin henkilöstö Kaupungin johtoryhmä Osastojen yhteistyöryhmät Yhteistyötoimikunta Kaupunginhallituksen henkilöstöjaosto Kaupunginhallitus Kaupunginvaltuusto Strategiatyöryhmä Ari Prinkkala, kaupunginhallituksen henkilöstöjaoston puheenjohtaja Marianne Mäkelä, hallintojohtaja Janne Lehtonen, työsuojelupäällikkö Sirkka Vanhatalo, henkilöstösihteeri Henkilöstöstrategian käsittely ja hyväksyminen Yhteistyöryhmät Paikallisneuvottelut Yhteistyötoimikunta Kaupunginhallituksen henkilöstöjaosto Kaupunginhallitus XX Kaupunginvaltuusto XX 1

3 Sisällysluettelo 1. Johdanto Kokemäen kaupungin henkilöstöstrategian tarkoitus Yhteinen prosessi henkilöstöstrategian luomiseksi ja strategisen ajattelun kehittämiseksi Strategia -käsitteen ja strategian luonteen ymmärtäminen Kokemäen kaupungin henkilöstöhallinnon ja koko organisaation toiminta Kokemäen kaupungin henkilöstöhallinnon toimintaympäristö Toimintaympäristö ja siinä tapahtuvat muutokset Henkilöstöstrategian yhteys kaupunkistrategiaan Henkilöstöstrategian yhteys palvelujen järjestämiseen Henkilöstöstrategian yhteys taloussuunnitteluun Henkilöstöstrategian luomisen, kehittämisen ja toteuttamisen toimintaympäristö Kokemäen kaupungin henkilöstöstrategian visio Kokemäen kaupungin henkilöstöstrategian arvot ja periaatteet Kokemäen kaupungin henkilöstöstrategian tavoitteet Toiminta/keinot henkilöstöstrategiassa asetettuihin tavoitteisiin pääsemiseksi Arvojen, tavoitteiden ja keinojen muodostama kokonaisuus Kokemäen kaupungin henkilöstöstrategian tavoitteet sekä toiminta kuntajakoselvitysten ja mahdollisten kuntaliitosten aikana Henkilöstöstrategian elävyys, strategiatyön jatkuvuus ja henkilöstöhallinnon kehittäminen Kokemäen kaupungissa Henkilöstöstrategiakokonaisuus Lähteet Liitteet

4 1. Johdanto 1.1 Kokemäen kaupungin henkilöstöstrategian tarkoitus Kokemäen kaupungin henkilöstöstrategian tarkoituksena on henkilöstöhallinnon ja koko kaupungin organisaation toiminnan jatkuvan kehittämisen kautta ylläpitää ja edistää henkilöstön hyvinvointia sekä mahdollisuuksia tehdä työtään hyvin. Henkilöstöstrategian avulla pyritään osaltaan myös turvaamaan kaupungin palvelujen järjestämistä sekä toiminnan taloudellisuutta. Edelleen tavoitteena on mahdollisten muutosten hallittu johtaminen. Ajankohtaisen mittavan muutosprosessin toteutuessaan muodostavat kuntaliitokset, joita koskeva selvitystyö on käynnissä. 1.2 Yhteinen prosessi henkilöstöstrategian luomiseksi ja strategisen ajattelun kehittämiseksi Henkilöstöstrategiaan sisältyvät arvot, tavoitteet ja keinot on muodostettu yhteisessä prosessissa, johon ovat osallistuneet henkilöstö, johtavat viranhaltijat ja päätöksentekijät. Strategiavalmistelun lisäksi tavoitteena on ollut strategisen ajattelun kehittäminen. Seuraava kuvio kuvaa mainittujen elementtien yhteyttä: Toimintaympäristö Arvot Tavoitteet STRATEGINEN AJATTELU Keinot Toimintaympäristö Kuvio 1. Yhteinen prosessi henkilöstöstrategian luomiseksi ja strategisen ajattelun kehittämiseksi. 3

5 Strategisen ajattelun kehittämisen tavoitteeseen liittyy näkemys strategiatyön jatkuvuudesta. Valmisteltu henkilöstöstrategia ei siten ole päätepiste, vaan yksi vaihe strategiatyössä. Jatkuvaan strategiseen kehittämiseen osallistumalla pääsee jokainen Kokemäen kaupungin organisaatioon kuuluva osaltaan vaikuttamaan kaupungin tulevaisuuden luomiseen. 1.3 Strategia -käsitteen ja strategian luonteen ymmärtäminen Strategian käsite ymmärretään henkilöstöstrategiassa jatkuvasti elävänä, muuttuvana ja osana arjen työtä kulkevana kokonaisuutena. Kaupungin henkilöstöstrategiaa luo ja toteuttaa työssään jokainen työntekijä ja luottamushenkilö. Keskeiseen asemaan nousevat kokonaisvaltainen lähestymistapa sekä strateginen ajattelu ja sen kehittäminen. Henkilöstöstrategiassa nivoutuvat yhteen - asiakkaiden ja palvelujen järjestämisen näkökulma - henkilöstön näkökulma - jatkuvan kehittämisen ja oman tulevaisuuden luomisen näkökulma - osaamisen ja oppimisen näkökulma - organisaatiokulttuurin, toimivien prosessien ja työhyvinvoinnin näkökulma - talouden näkökulma - toimivan kokonaisuuden näkökulma Henkilöstöstrategiassa omaksuttu strategiakäsitys pohjautuu organisaatioiden toiminnan strategisen kehittämisen, oppivan organisaation sekä osaamisperusteisen johtamisen alueilla tehtyyn tutkimukseen Kokemäen kaupungin henkilöstöhallinnon ja koko organisaation toiminta Kokemäen kaupungin henkilöstöhallinto ja koko organisaatio työskentelevät kaupungin tehtävien ja tavoitteiden toteuttamiseksi, ja ovat olemassa asukkaita, asiakkaita, henkilöstöä, johtamista ja päätöksentekoa varten. Osana työtä edistetään kaupungin tavoitteiden saavuttamista palvelevan organisaatio- ja toimintakulttuurin luomista ja ylläpitämistä. Henkilöstöhallinto ja esimiesorganisaatio luovat kaupungin työntekijöille hyvät edellytykset tehtäviensä hoitamiseen sekä edesauttavat työntekijöiden oppimis-, kehittymis- ja osallistumismahdollisuuksia, työhyvinvointia ja työhön sitoutumista. Henkilöstö osallistuu työhön aktiivisesti. Edelleen henkilöstöhallinto toimii esimiestyön ja luottamushenkilöiden työn tukena, sekä valmistelee asioita päätöksentekoon. Vastaavasti henkilöstöhallinto toimii muun organisaation ja luottamushenkilöorganisaation tuen turvin. Henkilöstöhallinto edistää osaltaan rekrytoinnissa onnistumista sekä kaupungin houkuttelevuutta työnantajana. Henkilöstöhallinto työskentelee myös henkilöstön tarkoituksenmukaisen mitoituksen, 1 Ks. mm. Kaplan & Norton 2007; Mintzberg, Ahlstrand & Lampel 1998; Sotarauta 1996; Sarala & Sarala 1998; Senge 1994; Sanchez & Heene

6 kohdentamisen ja osaamisen hyväksi, sekä tarvittaessa joustavien työelämäpolkujen mahdollistamiseksi työnantajan palveluksessa. Luottamushenkilö- ja viranhaltijaorganisaation keskinäinen vuorovaikutus on aktiivista, ja työskentely tapahtuu hyvässä yhteistyössä. Henkilöstö osallistuu oman työnsä ja työyksikkönsä/osastonsa toiminnan kehittämiseen. Kaikkinensa lähtökohtatilannetta henkilöstöstrategian valmistelulle ja henkilöstöasioiden hoitamisen kehittämiselle voidaan pitää hyvänä. 3. Kokemäen kaupungin henkilöstöhallinnon toimintaympäristö 3.1 Toimintaympäristö ja siinä tapahtuvat muutokset Kaupungin henkilöstöhallinto toimii jatkuvasti muuttuvassa toimintaympäristössä. Keskeisiä huomioitavia tekijöitä ovat työssä ja työympäristössä tapahtuvat muutokset organisaatiossa tapahtuvat muutokset muutokset työntekijöiden toiveissa työn suhteen mahdolliset muutokset työnantajan toimintaedellytyksissä toimintaympäristössä tapahtuvat muutokset (esim. oikeudellinen sääntely ja määräykset, taloudellinen tilanne) palvelujen järjestämisessä tapahtuvat muutokset kehityksen ja yhteistyön mukanaan tuomat mahdollisuudet valmisteltava kunta- ja palvelurakenneuudistus sekä käynnissä olevat kuntajakoselvitykset toimintaympäristön avoimuus Kokemäen kaupunki ja henkilöstöhallinto osana toimintaympäristöään sekä vuorovaikutuksessa toimintaympäristönsä kanssa Muuttuva toimintaympäristö edellyttää henkilöstöstrategialta joustavuutta, elävyyttä sekä kykyä palvella vaihtuvissa tilanteissa. Kaupungin tehtävänä kuntalain mukaan on hoitaa itsehallinnon nojalla itselleen ottamansa ja kunnalle laissa säädetyt tehtävät, jolloin oikeudellinen sääntely muodostaa keskeisen kehikon toimintaympäristölle. Kunta voi sopimuksen nojalla ottaa hoitaakseen muitakin kuin itsehallintoonsa kuuluvia julkisia tehtäviä. Edelleen kunta voi hoitaa sille laissa säädetyt tehtävät itse tai yhteistoiminnassa muiden kuntien kanssa. Tehtävien hoidon edellyttämiä palveluja kunta voi hankkia myös muilta palvelujen tuottajilta. Toiminnallaan kunnan tulee pyrkiä edistämään asukkaidensa hyvinvointia ja kestävää kehitystä alueellaan. Kunnan asukkaiden itsehallinto on turvattu perustuslaissa. (Perustuslaki 731/ ; Kuntalaki 365/ ja 2 :t). Kokemäen kaupungin ja sen organisaation hoitama tehtäväkenttä on moninainen. Kaupungin henkilöstöhallinnon toiminta ja henkilöstöstrategia ovat tiiviissä yhteydessä kaupungin palvelujen järjestämiseen ja talouden suunnitteluun, ja vaikuttavat osaltaan koko organisaation toimintaan. Kaupungin organisaatio muodostuu keskinäisessä yhteistyössä toimivasta luottamushenkilö- ja viranhaltijaorganisaatiosta. Henkilöstöä on yhteensä noin 420, joista noin 40 esimiestehtävissä. Kaupunginjohtajan tukena työskentelee johtoryhmä, johon kuuluvat hallintojohtaja, talousjohtaja, 5

7 sivistysjohtaja, perusturvajohtaja ja tekninen johtaja. Edelleen kaupunki toimii yhteistyössä useiden sidosryhmien kanssa. 3.2 Henkilöstöstrategian yhteys kaupunkistrategiaan Kokemäen kaupunkistrategian toiminta-ajatus on: Kokemäki kuntalaisia varten, ja visio vuoteen 2016: Hyvä elämä Kokemäellä. Keskeisiin arvoihin kuuluvat asukaslähtöisyys, jolla tarkoitetaan tasapuolisuutta kaupungin toiminnassa sekä palveluasennetta suhtautumisessa kuntalaiseen. Toiminta on avointa ja ystävällistä. yhteistyö organisaation sisällä, kunnan eri toimijoiden kanssa ja seudullisesti. Kokemäkeläinen ote yhteistyöhön on aktiivinen ja toiminta on luotettavaa. kehittämishalukkuus ja innovatiivisuus, joiden myötä olemassa olevia toimintamalleja uskalletaan kyseenalaistaa ja uusia ratkaisuja kehittää. Kokemäen kaupunki kannustaa henkilökuntaansa innovatiivisuuteen ja omassa työssään kehittymiseen palkiten siitä. turvallisuus. Turvallisuusnäkökohdat otetaan laaja-alaisesti huomioon sekä päätöksenteossa että henkilöstön toiminnassa. kestävä kehitys, jolla tarkoitetaan toimintaa hyvinvoivan elinkeino- ja asuinympäristön turvaamiseksi myös tuleville sukupolville. Kestävän kehityksen periaatteet otetaan huomioon organisaation kaikilla tasoilla. Kaupungin strategisia päämääriä ovat Hyvät peruspalvelut Monipuoliset vapaa-ajan palvelut Oman kotikunnan arvostaminen Monipuolinen elinkeinorakenne Turvallinen, viihtyisä ja luonnonläheinen asuin- ja elinympäristö Tasapainoinen kuntatalous Toimiva, kehittyvä kuntaorganisaatio Luottamus- ja viranhaltijahenkilöstö työskentelevät asetettujen tavoitteiden hyväksi, jolloin yhteys henkilöstöstrategiaan muodostuu kaikkien mainittujen välillä. Samoin kaupungin toiminta-ajatus, visio ja arvot antavat perustaa henkilöstöstrategialle. 3.3 Henkilöstöstrategian yhteys palvelujen järjestämiseen Henkilöstöstrategialla on yhteyttä kaupungin palvelujen järjestämiseen erityisesti ammattitaitoisen, innovatiivisen sekä oman osaamisensa ja työyksikön toiminnan kehittämisestä kiinnostuneen henkilöstön saatavuuden turvaamiseksi ja pysymiseksi Kokemäen kaupungin palveluksessa. Edelleen strategisella suunnittelulla voidaan mitoittaa ja kohdentaa henkilöstöä tarkoituksenmukaisesti. Henkilöstöstrategialla on yhteytensä palvelujen järjestämiseen myös organisaatiokulttuurin kautta. Kaupungin tavoitteina ovat asukaslähtöisyys sekä avoin ja ystävällinen palvelu, jolloin tätä edistävän toimintakulttuurin tulee läpäistä koko organisaatio. Luonnollisesti henkilöstöhallinto 6

8 järjestää työnantajan tarjoamat palvelut ja työnantajatehtävien hoitamisen palvelujen tuottamisessa työskentelevälle henkilöstölle ja esimiehille, sekä edesauttaa osaltaan oppimiseen ja kehittämismyönteisyyteen kannustavan ilmapiirin luomista. 3.4 Henkilöstöstrategian yhteys taloussuunnitteluun Henkilöstökustannukset muodostavat merkittävän osan Kokemäen kaupungin menoista, jolloin henkilöstöstrategia on keskeisessä yhteydessä kaupungin taloussuunnitteluun. Henkilöstöhallinnon hyvällä toimivuudella voidaan osaltaan saavuttaa kustannussäästöjä. Yhteyden toteutumiseksi on henkilöstöstrategiassa asetettujen tavoitteiden vieminen osaksi vuosittain valmisteltavaa kaupungin talousarviota ja tulevien vuosien taloussuunnitelmaa tärkeää. Keskeinen merkityksensä kaupungin toiminnan taloudellisuudelle on henkilöstön tarkoituksenmukaisella määrällä ja kohdentamisella. Samoin tärkeäksi nousevat henkilöstön osaaminen sekä kehittymis- ja kehittämismyönteisyys. Edelleen voidaan työhyvinvoinnin ylläpitämisellä ja edistämisellä vaikuttaa myönteiseen kehitykseen, millä on oma merkityksensä myös talouden kannalta. Asetettujen tavoitteiden toteuttamiseksi on huomioitava henkilöstöhallinnon riittävä resursointi. 3.5 Henkilöstöstrategian luomisen, kehittämisen ja toteuttamisen toimintaympäristö Kokonaisuutena henkilöstöstrategian luomisen, kehittämisen ja toteuttamisen toimintaympäristöä voidaan kuvata seuraavasti: Asukkaat, asiakkaat, sidosryhmät Kaupunkistrategia Palvelujen järjestäminen Muutos Talous HENKILÖSTÖ- STRATEGIA Oikeudellinen sääntely Valtionhallinto ja kansainväliset yhteydet Henkilöstö ja luottamushenkilöstö Yhteistyötahot Kaupungin organisaatio Kuvio 2. Henkilöstöstrategian luomisen, kehittämisen ja toteuttamisen toimintaympäristö. 7

9 4. Kokemäen kaupungin henkilöstöstrategian visio Henkilöstöstrategiadokumentin etusivulla näkyvä Kokemäen kaupungin henkilöstöstrategian visio kuvaa kaupungin keskeistä, sekä tämän päivän että pitkän tähtäimen tavoitetta. Visiona on: Mukava tulla töihin! yhteisen työn tulos OMAN TULEVAISUUDEN LUOMINEN Mukava tulla töihin! Kaupungin tavoitteiden saavuttaminen Yhteisen työn tulos Kuvio 3. Kokemäen kaupungin henkilöstöstrategian visio. Visiossa yhteisen työn tuloksella viitataan sekä kaupungin tavoitteiden saavuttamiseen että vision ensimmäisen osan toteutumiseen. Onnistuneen henkilöstöasioiden hoitamisen kautta kaupunki voi henkilöstön ja luottamushenkilöiden hyvinvoinnin, osaamisen ja yhteisen työn tuloksena menestyksekkäästi luoda omaa tulevaisuuttaan ja palvella asukkaitaan. Edelleen jokainen henkilöstöön ja luottamushenkilöstöön kuuluva antaa oman panoksensa vision toteutumiseen siten, että kaikkien kaupungin työntekijöiden ja luottamushenkilöiden on 1. mukava saapua työhön 2. hyvä tehdä työtä sekä mahdollisuus tuntea onnistumista työssään yhteisten tavoitteiden saavuttamisen ja kaupungin palvelujen järjestämisen hyväksi Eri tehtävissä toimivien roolit vaihtelevat, mutta tavoitteeseen päästään jokaisen sitoutumisen tuloksena. 8

10 5. Kokemäen kaupungin henkilöstöstrategian arvot ja periaatteet Henkilöstöstrategian taustalla vaikuttavat seuraavat arvot: Henkilöstön arvostaminen Henkilöstö on Kokemäen kaupungin tärkein resurssi laadukkaiden palveluiden järjestämiseksi kuntalaisille. Työntekijöitä arvostetaan yksilöinä ja osana työyhteisöä. Oman ja toisten työn arvostaminen Oman ja toisten työn arvostamisen kautta työ koetaan tärkeäksi ja merkityksekkääksi. Tämä lisää työn mielekkyyttä sekä sitoutuneisuutta ja motivaatiota tehtävien hyvään hoitamiseen. Kiinnostus myös toisten työhön lisää yhteistyön mahdollisuuksia ja kokonaisuuden hahmottumista. Luovuuden ja innovatiivisuuden arvostaminen sekä työn kehittäminen Luovuus ja innovatiivisuus edesauttavat organisaation oman tulevaisuuden luomista. Uusien asioiden kokeileminen on mahdollisia ilmapiirissä, jossa epäonnistuminen sallitaan, ja arvostelun sijaan keskitytään työn ja toiminnan kehittämiseen. Osaamisen ja oppimisen arvostaminen Osaaminen ja uuden oppiminen antavat hyvät mahdollisuudet kaupungin tavoitteiden hyväksi työskentelyyn. Oppimisvalmiudet mahdollistavat joustavuuden myös muutostilanteissa. Yhdenvertaisuus ja oikeudenmukaisuus yksilöllisyys ja joustavuus Yhdenvertaisuus ja oikeudenmukaisuus luovat perustan henkilöstön hyvälle kohtelulle ja työhyvinvoinnille. Yksilöllisyys ja joustavuus yhteisissä puitteissa antavat mahdollisuuden myös erilaisten tilanteiden huomioimiseen. Keskustelu, vuorovaikutus ja yhteistyö Avoin keskustelu, tiedonkulku, toimiva vuorovaikutus ja hyvä yhteistyö edesauttavat kaupungin tavoitteiden saavuttamista sekä yksilön ja työyhteisön hyvinvointia. Myönteisyys, rakentavuus ja kannustavuus Myönteisyys, rakentavuus ja kannustavuus luovat hyvää työilmapiiriä edistäen samalla kaupungin tehtävien hyvää hoitamista. Kokemäen kaupunki kaikkien yhteisenä työpaikkana Yhteenkuuluvuuden tunne sekä työyksiköiden ja osastojen välinen yhteystyö edistävät työssä viihtymistä ja hyvinvointia sekä kaupungin palvelujen järjestämistä. 9

11 6. Kokemäen kaupungin henkilöstöstrategian tavoitteet Henkilöstöstrategian tavoitteet on muodostettu edellä esitettyjen arvolähtökohtien pohjalta. Tavoitteita ovat: Mukava tulla töihin! Kokemäen kaupungin koko organisaation yhteinen toimintakulttuuri Kaupungin organisaatio työskentelee sen hyväksi, että jokaisen työntekijän on mukava tulla töihin. Yhteinen toimintakulttuuri vallitsee kautta koko organisaation. Keskeisiä tekijöitä tavoitteeseen pääsemiseksi ovat: - motivoivat, mielekkäät tehtävät sekä selkeä tehtävänkuva - myönteinen, kannustava ja keskusteleva työilmapiiri, jossa työtoverit huomioidaan ja heitä samoin kuin heidän työtään arvostetaan - avoimuuden ja luottamuksen rakentaminen - yhdenvertaisuutta ja oikeudenmukaisuutta edistävät toimintaperiaatteet - avoin tiedottaminen ja tiedonkulku - uusien työntekijöiden perehdyttäminen ja toivottaminen tervetulleiksi työyhteisöön - kokonaisvaltainen työhyvinvoinnin edistäminen - jokaisen henkilöstöön ja luottamushenkilöstöön kuuluvan vastuullisuus ja sitoutuminen - hyvä yhteistyö Kokemäen kaupunki on arvostettu työnantaja Kaupungin organisaatio työskentelee sen hyväksi, että kaupunki koetaan arvostetuksi työnantajaksi. Samalla kaupunki edesauttaa palvelujen järjestämisen turvaamista työntekijöiden saatavuuden ja hyvinvoinnin kautta. Keskeisiä tekijöitä tavoitteeseen pääsemiseksi ovat: - työnantajan/organisaation luotettavuus ja vastuuntuntoisuus - oikeudenmukainen ja resurssit huomioiden sopivalla tasolla oleva palkkaus - henkilöstön arvostamat työelämän elementit, kuten aineeton palkitseminen, työaikojen joustavuus sekä mahdollisuudet työ- ja muun elämän yhteensovittamiseen - ennakoiva, pitkän tähtäimen henkilöstösuunnittelu - kokonaisvaltainen koulutussuunnittelu - kokonaisvaltainen työhyvinvoinnin edistäminen Yhteen hiileen puhaltaminen kaupungin yhteiset tavoitteet Kaupungin organisaatio työskentelee yhteisten tavoitteiden hyväksi. Keskeisiä tekijöitä tavoitteeseen pääsemiseksi ovat: - kaupungin organisaatio muodostaa yhtenäisen kokonaisuuden - osastojen välinen hyvän vuorovaikutus ja yhteistyön ylläpitäminen ja kehittäminen edelleen - työnantajan ja työntekijöiden sekä heidän edustajiensa hyvän yhteistyön ylläpitäminen ja kehittäminen edelleen - luottamushenkilö- ja viranhaltijaorganisaation hyvän yhteistyön ylläpitäminen ja kehittäminen edelleen Erilaisuus ja erilaiset näkemykset hyväksytään ja huomioidaan yhteisiin tavoitteisiin pyrittäessä. 10

12 Jatkuva kehittäminen Kaupungin organisaatio kehittää jatkuvasti toimintaansa luodakseen omaa tulevaisuuttaan. Keskeisiä tekijöitä tavoitteeseen pääsemiseksi ovat: - luovuuteen, innovatiivisuuteen ja uusien toimintatapojen kokeilemiseen kannustaminen - oppimisvalmiuksien ja oman osaamisen kehittäminen sekä mahdollisuudet hankitun osaamisen hyödyntämiseen työssä - joustavien ajattelu- ja toimintatapojen omaksuminen - mahdollisuuksien antaminen ja kannustaminen oman työn sekä työyksikön/ osaston/kaupungin toiminnan kehittämiseen työn imu Palvelujen järjestämisen turvaaminen Kaupungin tavoitteena on laadukkaiden ja monipuolisten palvelujen järjestäminen. Palvelujen järjestämisen ollessa pitkälti sidoksissa henkilöstön saatavuuteen, työskentelyyn ja hyvinvointiin edistetään kaikilla henkilöstöstrategian tavoitteilla kaupungin palvelujen järjestämisen turvaamista. Kaupungin toiminnan taloudellisuus Kaupunki järjestää palvelut mahdollisimman taloudellisesti ja tehokkaasti. Henkilöstöhallinnon kannalta keskeisiä tekijöitä tavoitteeseen pääsemiseksi ovat: - ennakoiva, pitkän tähtäimen henkilöstösuunnittelu - henkilöstön oikea mitoittaminen ja kohdentaminen - ennakoiva työhyvinvointiin panostaminen - osaamisen ja oppimisvalmiuksien kehittäminen - työmotivaation ylläpitäminen ja edistäminen - toimivat työskentelyprosessit ja toimintakulttuuri - työssä jatkamisen tukeminen, joustavuus, tarvittavat tehtäväjärjestelyt - talouden näkökulman huomioiminen henkilöstöä koskevissa ratkaisuissa muun muassa paikallisneuvotteluissa Jokainen henkilöstön jäsen ja luottamushenkilö toteuttaa henkilöstöstrategiaa osana arjen työtään Kaupungin henkilöstöstrategiassa hyväksytyt arvot, tavoitteet ja toimintatavat kuuluvat kiinteänä osana arjen työhön. Tavoitteiden toteutumista edistää jokainen työntekijä ja luottamushenkilö omalla toiminnallaan. Keskeisiä tekijöitä tavoitteeseen pääsemiseksi ovat: - yhteisesti valmisteltuun henkilöstöstrategiaan sitoutuminen - henkilöstön, esimiesten, henkilöstöhallinnon ja luottamushenkilöiden hyvä yhteistyö - strategisen ajattelun omaksuminen 11

13 7. Toiminta/keinot henkilöstöstrategiassa asetettuihin tavoitteisiin pääsemiseksi Henkilöstöstrategiassa asetettuihin tavoitteisiin pyritään seuraavin keinoin: Työn ja työyksiköiden toiminnan kehittämiseen panostaminen Työn ja työyksiköiden toimintaa kehittämällä edesautetaan laadukkaiden ja monipuolisten palvelujen järjestämistä. Samalla kehittämistyö motivoi henkilöstöä ja lisää työn mielekkyyttä kannustaen myös uuden oppimiseen. Keskeisiä keinoja työn ja työyksiköiden toiminnan kehittämiseksi ovat: - mahdollisuuksiin tarttuminen sekä aktiivinen uusien mahdollisuuksien luominen - työyksiköiden toimintastrategioiden luominen sekä pienempiin kehittämiskohteisiin panostaminen - ratkaisukeskeinen, kehittämiseen suuntautunut lähestymistapa Keskustelevan, osallistumisen mahdollistavan, kannustavan ja innovatiivisen toimintakulttuurin ylläpitäminen ja kehittäminen edelleen Keskustelevalla, osallistumisen mahdollistavalla, kannustavalla ja innovatiivisella toimintakulttuurilla edistetään työlle asetettujen tavoitteiden saavuttamista ja henkilöstön hyvinvointia. Edelleen myönteisen toimintakulttuurin avulla voidaan ennaltaehkäistä ongelmallisten tilanteiden syntymistä. Toimiva vuorovaikutus luo edellytyksiä asioista keskusteluun varhaisessa vaiheessa. Päätöksenteossa omaksutun, keskustelevan toimintakulttuurin ylläpitämisellä ja edistämisellä voidaan edesauttaa asioiden sujuvaa etenemistä ja toimivien palvelujen turvaamista. Keskeisiä keinoja keskustelevan, osallistumisen mahdollistavan, kannustavan ja innovatiivisen toimintakulttuurin luomiseen ovat: - myönteisyys, kannustaminen - säännölliset kokoukset ja vapaamuotoiset keskustelut - vuosittaiset kehityskeskustelut - toimiva vuorovaikutus mahdollisuus osallistumiseen kaikille, kuuntelemisen ja rakentavan keskustelun taito - luottamushenkilö- ja viranhaltijaorganisaation välinen vuorovaikutus, muun muassa iltakoulukeskustelut sekä vapaamuotoinen yhteydenpito - avoimuus, joustavuus ja luottamuksen rakentaminen kehittämistyön edellytysten luomiseksi Osaamisen ja oppimisvalmiuksien ylläpitäminen, edistäminen ja hyödyntäminen Osaamisen ja oppimisvalmiuksien ylläpitämisellä, edistämisellä ja hyödyntämisellä luodaan sekä työntekijöiden että kaupungin organisaation tulevaisuutta. Oppimisvalmiudet myös antavat edellytyksiä jatkuvassa muutoksessa menestymiseen. Keskeisiä keinoja tavoitteen saavuttamiseksi ovat: - pitkän tähtäimen osaamistarpeiden kartoitus ja koulutussuunnitelman valmistelu - sekä työnantajan tarjoamaan että omaehtoiseen koulutukseen kannustaminen - työssä oppimisen mahdollisuuksien edistäminen - koulutuksista saadun ja muun osaamisen jakaminen organisaatiossa 12

14 - henkilöstön osaamisen hyödyntäminen tehtäväjärjestelyissä - oppimismyönteisen toimintakulttuurin ylläpitäminen ja edistäminen Työhyvinvoinnin ylläpitäminen ja edistäminen jatkuvana osana työtä Työhyvinvointia ylläpitämällä ja edistämällä edesautetaan henkilöstön hyvän työn tekemistä ja sitä kautta laadukkaiden palvelujen järjestämistä. Keskeisiä keinoja työhyvinvoinnin ylläpitämiseksi ja edistämiseksi ovat: - työhyvinvointisuunnitelman ylläpitäminen, päivittäminen ja toteuttaminen - työsuojelutoiminta ja sen kehittäminen - työterveyshuollon kehittäminen - työhyvinvoinnin edistämisen keskeisten toimenpiteiden määrittely ja seuranta vuosittain työhyvinvointityö osana arjen työtä - työhyvinvointikartoitukset tarkoituksenmukaisin väliajoin - kaupungin tason työhyvinvointitilanteen seuraaminen henkilöstöhallinnon toimesta Organisaatiorakenteen ennakoiva suunnittelu Organisaatiorakenteen ennakoivalla suunnittelulla voidaan työskentelyn ja palvelujen järjestämisen toimivuuden ohella saavuttaa taloudellisia säästöjä. Keskeisiä keinoja organisaatiorakenteen pitkän tähtäimen suunnitteluun ovat: - joustavan päätöksenteon mahdollistavan hallintosäännön ylläpitäminen ja kehittäminen edelleen - organisaatiorakenteen kokonaisuuden tarkastelu tehtävien toimivan järjestämisen kannalta sekä muutostilanteissa - organisaatiorakenteen kokonaisuuden tarkastelu rekrytointitilanteiden yhteydessä - kaupungin henkilöstösuunnitelman valmistelu henkilöstön, esimiesten, johtoryhmän, henkilöstöhallinnon ja kaupunginhallituksen henkilöstöjaoston yhteistyönä Henkilöstöä koskevien ratkaisujen tarkoituksenmukaisuus ja taloudellisuus Henkilöstöä koskevien ratkaisujen tarkoituksenmukaisuudella ja taloudellisuudella voidaan vaikuttaa palvelujen järjestämisen mahdollisuuksiin sekä kaupungin talouden tasapainoon. Nämä lisäävät jatkuvuuden turvaamisen mahdollisuuksia sekä yleisesti että mahdollisissa kuntaliitostilanteissa. Keskeisiä keinoja tavoitteeseen pääsemiseksi ovat: - ennakointi ja tehtävien ratkaisujen pitkän aikavälin tarkastelu - organisaation tilanteen kokonaisuuden hahmottaminen rekrytoinnin suunnittelussa o henkilöstön osaamisen, koulutuksen ja tehtävien kartoitus o pitkän aikavälin kartoitus ja suunnitelma olemassa olevan henkilöstön mahdollisuuksista/halukkuudesta kouluttautua eläkkeelle jäävien tehtäviin - ymmärrys taloudellisten tekijöiden huomioimisen tärkeydestä yhteistoiminnassa ja paikallisneuvotteluissa käsiteltävissä asioissa Henkilöstöhallinnon ja henkilöstöasioiden kehittämiseen panostaminen Henkilöstöhallintoa kehittämällä luodaan kaupungin henkilöstö- ja luottamushenkilöorganisaatiolle hyvät edellytykset tehtäviensä hoitamiseen. Keskeisiä keinoja henkilöstöhallinnon ja henkilöstöasioiden kehittämisessä ovat: 13

15 - jatkuva kehittäminen - oman tulevaisuuden luominen ennakoivalla ja aktiivisella suunnittelulla sekä kehittämistyöllä - työn kehittämiseen panostaminen mielekkäiden tehtäväkokonaisuuksien muodostamiseksi ja ylläpitämiseksi - yhdenvertaisuuden edistäminen koko organisaatiota koskevien yhteisten periaatteiden, suunnitelmien ja ohjeiden valmistelun, ylläpitämisen ja päivittämisen kautta - yhdenvertaisuuden huomioiminen osastojen käyttöön varattavien määrärahojen suunnittelussa (mm. koulutusmahdollisuudet, työvälineet) - henkilöstöhallinnon toimiminen tukena muutosprosesseissa - määrärahojen varaaminen henkilöstöhallinnon kehittämiseen Henkilöstöhallinnon/päätöksenteon tuen ja henkilöstöhallinnon tulosyksikön resursointia lisätään yhden henkilötyövuoden verran. Muutos toteutetaan joko ulkopuolelta rekrytoiden tai tehtäväjärjestelyin siten, että lisäresurssi vapauttaa nykyisen henkilöstön työpanosta henkilöstöhallinnon tehtäviin. Strategisen ajattelun kehittäminen - henkilöstöstrategian valmistelu ja toteuttaminen koko henkilöstön yhteisenä työnä Jokainen kaupungin henkilöstöön ja luottamushenkilöorganisaatioon kuuluva toteuttaa henkilöstöstrategiaa osana työtään. Strategia valmistellaan ja päivitetään yhdessä. Keskeisiä keinoja strategisen ajattelun kehittämisessä ovat: - mahdollisuuksien antaminen ja kannustaminen strategiatyöhön osallistumiseen - oman työn ja työyksikön toiminnan kehittämiseen kannustaminen - henkilöstöstrategian hyödyntäminen jatkuvana arjen työssä sekä strategiseen ajatteluun ohjaaminen - henkilöstöhallinnon tuki henkilöstöstrategian käytännön toteuttamisessa jatkuva prosessi - vastuullisuuteen ja strategiatyöhön sitoutumiseen kannustaminen - jatkuva strategiatyö 14

16 8. Arvojen, tavoitteiden ja keinojen muodostama kokonaisuus Henkilöstöstrategian arvot, tavoitteet ja keinot ovat vahvassa yhteydessä keskenään. Seuraava kuvio esittää nämä kootusti: ARVOJEN, TAVOITTEIDEN JA KEINOJEN YHTEYS Arvot Tavoitteet Keinot - henkilöstön arvostaminen - oman ja toisen työn arvostaminen - luovuuden ja innovatiivisuuden arvostaminen sekä työn kehittäminen - osaamisen ja oppimisen arvostaminen - yhdenvertaisuus ja oikeudenmukaisuus yksilöllisyys ja joustavuus - keskustelu, vuorovaikutus, yhteistyö - myönteisyys, rakentavuus ja kannustavuus - Kokemäen kaupunki kaikkien yhteisenä työpaikkana - Mukava tulla töihin! Kokemäen kaupungin koko organisaation yhteinen toimintakulttuuri - Kokemäen kaupunki arvostettu työnantaja - yhteen hiileen puhaltaminen kaupungin yhteiset tavoitteet - jatkuva kehittäminen - palvelujen järjestämisen turvaaminen - kaupungin toiminnan taloudellisuus - jokainen henkilöstön jäsen ja luottamushenkilö toteuttaa strategiaa osana työtään - työn ja työyksikön toiminnan kehittämiseen panostaminen - keskustelevan, osallistumisen mahdollistavan, kannustavan ja innovatiivisen toimintakulttuurin ylläpitäminen ja kehittäminen edelleen - osaamisen ja oppimisvalmiuksien ylläpitäminen, edistäminen ja hyödyntäminen - työhyvinvoinnin ylläpitäminen ja edistäminen jatkuvana osana työtä - organisaatiorakenteen ennakoiva suunnittelu - henkilöstöä koskevien ratkaisujen tarkoituksenmukaisuus ja taloudellisuus - henkilöstöhallinnon ja henkilöstöasioiden kehittämiseen panostaminen - strategisen ajattelun kehittäminen henkilöstöstrategian valmistelu ja toteuttaminen koko henkilöstön yhteisenä työnä Kuvio 4. Arvojen, tavoitteiden ja keinojen yhteys henkilöstöstrategiassa. 15

17 9. Kokemäen kaupungin henkilöstöstrategian tavoitteet sekä toiminta kuntajakoselvitysten ja mahdollisten kuntaliitosten aikana Kokemäen kaupungin tavoitteita henkilöstöasioissa kuntajakoselvitysten ja mahdollisten kuntaliitosten aikana ovat muun muassa: Ennakointi, jatkuvuus, turvallisuus Kaupunki työskentelee mahdollisissa kuntarakennemuutoksissa jatkuvuuden turvaamisen hyväksi pyrkien samalla lisäämään henkilöstönsä turvallisuudentunnetta - tavoitteena ennakointi rekrytoinnissa ja tehtäväjärjestelyissä siten, että irtisanomisilta vältyttäisiin myös lainsäädännössä asetetun määräajan jälkeen o keskeisiä keinoja tavoitteeseen pääsemiseksi suunnitelmallinen, harkittu rekrytointi kokonaistilanteen tarkastelu työyksikön/osaston/kaupungin tasolla ennen rekrytointipäätöksen tekemistä huomion kiinnittäminen rekrytoinnissa valittavien henkilöiden monipuoliseen osaamiseen ja oman osaamisen kehittämisen edellytyksiin - tavoitteena palvelujen järjestämisen turvaaminen o keskeisiä keinoja tavoitteeseen pääsemiseksi työskentely tavoitteiden saavuttamiseksi hallittu muutosprosessi - tavoitteena kaupungin talouden tasapainosta huolehtiminen o keskeisinä keinoina tavoitteeseen pääsyyn henkilöstöhallinnon osalta henkilöstöstrategiassa edellä mainitut toimintatavat Motivointi työhön ja oman osaamisen kehittämiseen muutoksiin valmistautuminen Kokemäen kaupunki motivoi henkilöstöään työtehtävien hyvään hoitamiseen myös muutosten keskellä, sekä omien mahdollisuuksien laajentamiseen muun muassa täydennyskoulutuksen kautta. - tavoitteena työn mielekkyyden säilyminen sekä erilaisten mahdollisuuksien laajentaminen mahdollisissa muutostilanteissa o keskeisiä keinoja tavoitteeseen pääsemiseksi myönteisyys ja kehitystyöhön keskittyminen mahdollisuuksien luominen ja kannustaminen oman osaamisen kehittämiseen, muun muassa joustavat työjärjestelyt koulutukseen osallistumisen mahdollistamiseksi työntekijän aloitteellisuus uuden oppimisessa ja kehitystyössä tulevaisuuden mahdollisuuksien kartoittaminen ja ennakointi työntekijöiden ja työnantajan yhteistyönä Valmiuksien kehittäminen erilaisten organisaatiokulttuurien yhteensovittamiseen Erilaisten organisaatiokulttuurien yhteensovittamisessa keskeisiksi tekijöiksi nousevat joustavuus sekä kyky erilaisten toimintatapojen hyväksymiseen. Edelleen tärkeää on kokonaisuuden kannalta toimivien toimintatapojen omaksuminen sekä löydettyjen hyvien käytäntöjen jatkaminen. 16

18 - tavoitteena joustavan ajattelun omaksuminen sekä kyky erilaisten toimintatapojen hyväksymiseen ja omaksumiseen o keskeisiä keinoja tavoitteeseen pääsemiseksi toisten näkökulmien huomioiminen ja kunnioittaminen valmius uusien asioiden ja toimintatapojen omaksumiseen - tavoitteena kaupungin organisaatiokulttuurin myönteisten elementtien säilyminen myös mahdollisissa muutostilanteissa o keskeisiä keinoja tavoitteeseen pääsemiseksi rohkeus tuoda esiin hyväksi havaittuja toimintatapoja kyky sovittaa yhteen erilaisia toimintatapoja - tavoitteena kyky kokonaisuuden hahmottamiseen o keskeisiä keinoja tavoitteeseen pääsemiseksi kokonaisvaltaisen ajattelun omaksuminen 10. Henkilöstöstrategian elävyys, strategiatyön jatkuvuus ja henkilöstöhallinnon kehittäminen Kokemäen kaupungissa Kaupungin henkilöstöstrategian valmisteluprosessissa tavoitteena on ollut strategisen ajattelun kehittäminen läpi organisaation. Strategiatyö ja strategian toteuttaminen jatkuvat käytännön työssä tämän kautta. Edelleen strategiatyö jatkuu strategiatyöryhmän toimesta. Strategiatyön jatkuvuudella ja strategisen ajattelun kehittämisellä tavoitellaan toiminnan jatkuvaa kehittämistä. Tätä kautta myös henkilöstöstrategia muodostuu eläväksi kokonaisuudeksi, joka toimii peilinä arjen työssä. Tarpeen mukaan strategiaan tehdään päivityksiä strategiatyöryhmän toimesta. Laajemmat muutokset käsitellään yhteisessä prosessissa ja hyväksytään kaupunginvaltuustossa. Osana strategiatyötä seurataan toiminnan kehittämistä ja kehittymistä asetettujen tavoitteiden mukaisesti. 17

19 11. Henkilöstöstrategiakokonaisuus Seuraava kuvio esittää kaupungin henkilöstöstrategian kokonaisuuden ja keskeiset elementit: Kokonaisvaltainen, ennakoiva kehittäminen ja oman tulevaisuuden luominen Toimintaympäristö Yhteiset tavoitteet Yhteistyöhön, vuorovaikutukseen ja kehittämiseen kannustava organisaatiokulttuuri Henkilöstöstrategian luominen, kehittäminen ja toteuttaminen osana jokaisen työtä Talouden näkökulma Työhyvinvointi JATKUVA STRATEGINEN KEHITTÄMINEN STRATEGINEN AJATTELU Kuntalaiset ja muut asiakkaat palvelujen järjestäminen Innovatiivisuus, osaaminen, oppiminen Yhdenvertaisuus ja oikeudenmukaisuus Henkilöstöstrategian luominen, kehittäminen ja toteuttaminen osana jokaisen työtä Henkilöstöasioiden ja henkilöstöhallinnon kehittäminen Kuvio 5. Kokemäen kaupungin henkilöstöstrategian keskeiset elementit. Kuviossa esitetty Kokemäen kaupungin henkilöstöstrategia perustuu kokonaisvaltaiseen strategianäkemykseen, jossa strategian eri ulottuvuudet ovat keskinäisessä vuorovaikutuksessa. Strategia nähdään elävänä ja muuttuvana kokonaisuutena. Kaupungin henkilöstöstrategiatyö perustuu jatkuvaan kehittämiseen sekä strategisen ajattelun omaksumiseen. Strategiaa luodaan, kehitetään ja toteutetaan kommunikatiivisessa prosessissa koko henkilöstön ja luottamushenkilöstön toimesta. Strategia ei siten näyttäydy ainoastaan dokumenttina, vaan elävänä osana jokaisen arjen työtä. Myös toimintaympäristön merkitys osana strategiaprosessia korostuu. Strateginen kehittäminen ei muodosta suoraviivaisesti etenevää prosessia, vaan erilaiset ihmiset, tapahtumat ja muutokset tuovat kokonaisuuteen oman panoksensa mahdollisesti muuttaen strategiaa. Kuviossa näkyvän strategisen kehittämisen suunta on siten samoin elävä. 2 2 Ks. myös Sotarauta 1996, s

20 Lähteet Kaplan, Robert S. & Norton, David P. Strategian toteutus. Helsinki Mintzberg, Henry: Ahlstrand, Bruce & Lampel, Joseph: Strategy safari. The Complete Guide Through the Wilds of Strategic Management. The Free Press Sanchez, Robert & Heene, Aimé: The New Strategic Management. Organization, Competition and Competence. New York Sarala, Urpo & Sarala, Anita: Oppiva organisaatio. Oppimisen, laadun ja tuottavuuden yhdistäminen. Tampere Senge, Peter: The Fifth Discipline. The Art & Practice of the Learning Organization. Yhdysvallat Sotarauta, Markku: Kohti epäselvyyden hallintaa. Pehmeä strategia 2000-luvun alun suunnittelun lähtökohtana. Jyväskylä Liitteet Liite 1. Kokemäen kaupungin henkilöstöstrategiaa täydentävät kokonaisuudet. Liite 2. Henkilöstöstrategian valmisteluprosessi. 19

21 Liite 1 Henkilöstöstrategia Henkilöstökertomus ja henkilöstösuunnitelma Palkkauksen määrittymisen perusteet Henkilöstöperiaatteet Työhyvinvointisuunnitelma Tasa-arvo- ja yhdenvertaisuussuunnitelma Tehtävien vaativuuden arviointijärjestelmä Henkilökohtaisen lisän myöntämisen perusteet Työterveyshuollon toimintasuunnitelma ja soveltamisohje Työsuojelun toimintaohjelma Työkyvyn hallinta, seuranta ja varhainen tuki -toimintamalli Työterveyshuollon palveluiden soveltamisohje Työsuojelun toimintasuunnitelma Riskien ja vaarojen arviointi -ohjelma Kokemäen kaupungin henkilöstöstrategiaa täydentävät kokonaisuudet (päivitetään tarpeen mukaan kaupunginhallituksen henkilöstöjaostossa). Ohje häirinnän ja epäasiallisen kohtelun hallintaan 20

22 Liite 2 Henkilöstöstrategian valmisteluprosessi HENKILÖSTÖSTRATEGIAN LUOMINEN, TOTEUTTAMINEN JA KEHITTÄMINEN OSANA JOKAISEN TYÖTÄ Strategiatyön käynnistäminen ja strategiatyöryhmän nimeäminen Keskustelu henkilöstöstrategian arvolähtökohdista, keskeisistä periaatteista ja tavoitteista Henkilöstöstrategian työstäminen/toimintaa ohjaavat arvot ja tavoitteet sekä keinot tavoitteisiin pääsemiseksi Henkilöstöstrategian käsittely yhteistoimintamenettelyssä sekä päätöksenteko Henkilöstöstrategian päivittäminen, strateginen ajattelu ja kehittäminen Lokakuu 2013 Loka-marraskuu 2013 Marraskuu 2013-maaliskuu 2014 Maalis-toukokuu 2014 Jatkuva Kaupunginhallituksen henkilöstöjaosto strategiatyöryhmä kaupunginvaltuuston iltakoulu kaupungin johtoryhmä strategiatyöryhmä osastojen yhteistyöryhmät sekä henkilöstön ajatukset yhteistyötoimikunta strategiatyöryhmä kaupunginhallituksen iltakoulu kaupungin johtoryhmä strategiaseminaari* strategiatyöryhmä kaupunginhallituksen henkilöstöjaosto 7.1. kaupungin johtoryhmä 8.1. strategiatyöryhmä strategiailtapäivä* 3.2. kaupunginhallituksen iltakoulu osastojen yhteistyöryhmät ja henkilöstö osastojen yhteistyöryhmät paikallisneuvottelut 25.3 yhteistyötoimikunta 3.4. kaupunginhallituksen henkilöstöjaosto kaupunginhallitus kaupunginvaltuusto jokainen henkilöstön ja luottamushenkilöstön jäsen kaupungin koko organisaatio strategiatyöryhmä - pienimuotoiset päivitykset strategiaan henkilöstön ja työnantajan yhteistoiminta kaupunginhallituksen henkilöstöjaosto kaupunginhallitus kaupunginvaltuusto - suurempien muutosten hyväksyminen henkilöstöstrategiaan kaupunginhallituksen henkilöstöjaosto 25.2 yhteistyötoimikunta kaupunginvaltuuston iltakoulu strategiatyöryhmä kaupunginhallituksen henkilöstöjaosto *Osallistujat: kaupunginhallituksen henkilöstöjaosto + kokouksissa läsnäolo-oikeutetut, yhteistyötoimikunta, päätöksenteon tuen ja henkilöstöhallinnon tulosyksikkö 21