Yliopiston henkilöstön työn sisällöt ja kokemukset uudistuneesta työympäristöstä

Transkriptio

1 TIETEELLISET ARTIKKELIT PIA SIROLA, VIRPI RUOHOMÄKI & MARJAANA LAHTINEN Yliopiston henkilöstön työn sisällöt ja kokemukset uudistuneesta työympäristöstä Monitilatoimistoja on esitetty yhdeksi ratkaisuksi pyrittäessä tilatehokkuuteen sekä yhteistyötä korostavaan työkulttuuriin. Tutkimustietoa monitilaratkaisujen soveltuvuudesta yliopistotyöhön on niukalti. Tässä kyselytutkimuksessa (N = 118) vertailtiin uuden työympäristön toimivuutta neljässä erityyppisessä yliopistotyössä. Lisäksi selvitettiin työympäristömuutoksen koettuja vaikutuksia. Analyysimenetelminä käytettiin korrelaatioita, Kruskall-Wallis-, Mann-Whitneyn U- ja χ² -testejä sekä logistista regressioanalyysiä. Yliopiston henkilöstö oli pääosin tyytyväinen työympäristöönsä. Monitilatoimistot arvioitiin työtehtävien hoitamisen näkökulmasta tarkoituksenmukaisiksi. Monitilatoimistoon siirtymisen koettiin parantaneen yhteisöllisyyttä ja vuorovaikutusta sekä lisänneen viihtyisyyttä ja tilatehokkuutta. Työrauhan arvioitiin heikentyneen. Kokemukset monitilatoimistojen toimivuudesta erosivat työn sisältöjen mukaan, ja erot olivat tilastollisesti merkitsevät, kun ikä, sukupuoli ja työtyytyväisyys vakioitiin. Toteutetut tilaratkaisut tukivat parhaiten hallinto-, asiantuntija- ja asiakaspalvelutyötä, joissa korostui koordinointi sekä jatkuva vuorovaikutus. Opetus- ja tutkimustyössä, jossa korostui ideointi sekä täydellistä keskittymistä vaativat jaksot, monitilaratkaisu ei tukenut työn vuorovaikutusja yhteistyötarpeita yhtä hyvin kuin kaikissa muissa tutkituissa tehtävissä. Monitilatoimistojen suunnittelussa tulee huomioida eri henkilöstöryhmien työn vaatimukset ja varmistaa työrauhaa tukevat tilaratkaisut. Avainsanat: työympäristö, monitilatoimistot, toimivuus, työn sisältö, työtyytyväisyys, käyttäjäkokemus JOHDANTO Muuttuva työ, digitalisaatio sekä tila- ja energiatehokkuusvaatimukset haastavat perinteisiä oppimis- ja tutkimustyön ympäristöjä uudistumaan (Kauppinen, 2014; Kuuskorpi, 2012). Suomessa yliopistojen kampuksia on viime vuosina kehitetty aktiivisesti ja monialaisesti. Visiona on ollut edistää tilojen käyttäjien viihtyvyyttä, terveyttä ja työn tuottavuutta ekologisesti kestävällä tavalla (Niemi, 2015; Rakennetun ympäristön strategisen huippuosaamisen keskittymä, 2015b). Kampuksia on tutkittu ja kehitetty tulevaisuuden oppimisympäristöinä eri hankkeissa kampusyhteisön, kestävän kehityksen, yhteiskehittämisen ja monialaisen oppimisen näkökulmista. Hankkeil le on ollut tyypillistä monitilallisten ja monikäyttöisten ympäristöjen yhteissuunnittelu ja toteuttaminen (Niemi & Nenonen, 2015; Rakennetun ympäristön strategisen huippuosaamisen keskittymä, 2015a). Kampusten tarkoituksena on tarjota monipuolinen ympäristö ja palvelut, jotka tukevat yliopiston ydintoimintaa eli opetusta, tutkimusta ja yhteiskunnallista vaikuttavuutta. Käyttäjälähtöisyys on noussut kehittämisen painopiste alueeksi: tilojen tulee tyydyttää eri käyttäjäryhmien moninaiset tarpeet aina opiskelijoista tutkijoihin ja opettajiin sekä muihin sidosryhmiin (den Heijer, 2011; Harrison & Hutton, 2014; Kärnä & 4

2 Julin, 2015). Oppimisympäristöjä ja oppimista koskevissa tutkimuksissa opiskelijat ovat olleet keskiössä (Kolb & Kolb, 2005; Lonka, Vaara & Sandström, 2015). Kolb ja Kolb (2005) tarkastelivat yliopistoympäristöissä tapahtuvaa oppimista kokemuksellisen oppimisen ja oppimisen tilojen näkökulmasta. He korostavat sellaisten oppimisen tilojen luomisen tärkeyttä, joissa kullekin henkilölle tyypillinen oppimistyyli vahvistuu. Parhaimmillaan oppijat pystyvät näin itse hallitsemaan oppimistaan. Yliopistojen uudistuvien työympäristöjen tutkiminen henkilöstön näkökulmasta on jäänyt vähemmälle huomiolle. Yliopistoissa on meneillään muutos, jossa tilankäyttöä tehostetaan, omien työhuoneiden määrä vähenee ja monikäyttöisten ja jaettujen tilojen tarjonta kasvaa (den Heijer, 2011; Harrison & Hutton, 2014; Niemi & Nenonen, 2015; Rakennetun ympäristön strategisen huippuosaamisen keskittymä, 2015a). Tilojen alhaiset käyttöasteet, korkeat ylläpitokustannukset ja loppukäyttäjien erilaiset tarpeet asettavat omat haasteensa yliopistojen tilakehittämiselle (Rytkönen & Korpinen, 2015). Monitilatoimisto on tietotyön murroksen myötä syntynyt tilakonsepti, joka on alun perin kehitetty monipaikkaisen ja liikkuvan tietotyön tarpeisiin. Ratkaisun on ajateltu kompensoivan perinteisissä avotoimistoissa havaittuja ongelmia. Sen tavoitteena on muunneltava tilakonsepti, jossa on tarjolla erilaisia tiloja kulloisellekin työtehtävälle. Monitilatoimistoissa (multi-space office, activity-based office, combi office, flexible office) on tyypillisesti tarjolla rauhallisia tiloja keskittymistä vaativille töille, hiljaisia tiloja, erilaisia tiloja ryhmätyöskentelyä varten sekä avoimia tiloja ja kohtaamispaikkoja erityyppisille yhteistyön tilanteille (Haapamäki ym., 2011). Monitilatoimistoja kuvaavien käsitteiden käyttö on kirjavaa. Useimmiten multi-space office viittaa monitilatoimistoon, jossa työntekijöillä on nimetyt työpisteet, ja activity-based office työympäristöön, jossa työskennellään nimeämättömissä työpisteissä ja jossa niiden määrä on yleensä pienempi kuin henkilöstön lukumäärä. Flex/flexible office -konseptissa työskennellään nimeämättömissä työpisteissä joustavin työajoin etätyömahdollisuuksineen. Combi office määritellään joissakin tutkimuksissa samaan tapaan kuin flexible office, kun taas toisissa tutkimuksissa kysymyksessä on yksilötyöhuoneiden ja yhteisen tiimityötilan yhdistelmä. Monitilaratkaisun toivotaan paitsi vastaavan tilatehokkuusvaatimuksiin myös edistävän henkilöstön hyvinvointia sekä uutta työn tekemisen kulttuuria, jolle on ominaista osaamisen jakaminen, yhteistyö, luovuus sekä entistä parempi työn laatu ja tuottavuus (Bakke, 2007). Toimistoympäristöjen ohella monitilaratkaisuja ollaan soveltamassa myös yliopistoihin. Tutkimustietoa ratkaisun toimivuudesta yliopistoissa ja soveltuvuudesta erityyppiseen työhön on toistaiseksi niukasti. Akateeminen työ on luonteeltaan hyvin monialaista ja vaikeasti määriteltävissä. Se sisältää monenlaisia rooleja ja tehtäviä. Sisällöllisesti akateeminen työ on jaoteltu opetukseen, tutkimukseen ja hallintoon sekä nykyisin myös palvelutehtäviin (Malcolm & Zukas, 2009; Pekkola, Kuoppala & Lätti, 2012). Näiden henkilöstöryhmien vastuut, tehtävät ja työprosessit sekä asema työyhteisössä eroavat toisistaan. Käytännössä palvelu- ja asiantuntijatehtävissä työskentelevä henkilöstö tukee opetus- ja tutkimustyötä. Yliopistoissa tehtävä työ on viime aikoina ollut suurten muutosten kohteena. Työlle tyypillinen määräaikaisuus ja sen myötä epävarmuus ovat kasvaneet taloudellisesti vaikeina aikoina. Yliopistojen yksityistämisen myötä työ on muuttunut entistä vahvemmin yksilön vastuuta ja yrittäjämäistä työskentelyä korostavaksi, ja tehtäväkenttään kuuluu monenlaisia tehtäviä, esimerkiksi opetus- ja tutkimustyöhön hallintoa (Nikkola & Harni, 2015). Samanaikaisesti myös työtilat ovat muutoksessa. Yliopistoissa, joissa henkilökunta on perinteisesti työskennellyt omissa huoneissaan, muutos monitilatoimistoon siirryttäessä on radikaali. Se tarkoittaa siirtymistä aivan erilaiseen työympäristöön, jossa toimiminen vaatii uudenlaisia ajatteluja työtapoja ja edellyttää uuden oppimista. Kiinteistöjen omistajat, tilojen suunnittelijat ja henkilöstöjohto tarvitsevat tutkittua tietoa päätösten ja ratkaisujen perustaksi. Tämän poikkileikkaustutkimuksen tarkoituksena oli arvioida monitilatoimistoissa työskentelevien kokemuksia tilojen toimivuudesta neljässä erityyppisessä yliopistotyössä. Lisäksi tutkittiin työympäristötyytyväisyyden ja työtyytyväisyyden välisiä yhteyksiä sekä työympäristömuutoksen koettuja vaikutuksia. Kokemuksia uuden työympäristön toimivuu 5

3 PIA SIROLA, VIRPI RUOHOMÄKI & MARJAANA LAHTINEN desta tarkasteltiin hyvinvointia edistävän työtilan viitekehyksessä (Ruohomäki, Lahtinen & Reijula, 2015b.). Tavoitteena hyvinvointia edistävät työtilat Tieto- ja viestintäteknologian kehittymisen myötä kaikki työt eivät ole enää sidoksissa tiettyyn aikaan ja paikkaan. Monet työntekijät voivat valita työtehtävälleen sopivimman työskentelypaikan etätyö ja monipaikkainen työ yleistyvät. Tiloilta vaaditaan laatua, muunneltavuutta ja monikäyttöisyyttä. Tulevaisuuden oppimisen tilojen tulee tukea mielekästä oppimista ja tiedon yhteiskehittelyä. Suunniteltaessa ja integroitaessa fyysisiä, virtuaalisia, sosiaalisia ja mentaalisia sekä sulautuvia oppimisympäristöjä ajattelun tulisi perustua moderniin oppimistutkimukseen (Kauppinen, 2014; Kolb & Kolb, 2005; Lonka ym., 2015). Tilasuunnittelussa luodaan edellytykset tiloissa tapahtuvalle työtoiminnalle. Työtilat luovat työtoiminnalle edellytykset ja puitteet. Parhaimmillaan tilaratkaisut helpottavat työtä ohjaamalla ihmisten käyttäytymistä ja vuorovaikutusta, mutta ne voivat myös rajoittaa työn sujumista. Hyvä sisäympäristö vaikuttaa merkittävästi ihmisten terveyteen, hyvinvointiin ja työsuoritukseen. Ruohomäki työtovereineen (2015b) on esittänyt henkilöstön hyvinvointia edistävän lähestymistavan työtilojen suunnitteluun ja kehittämiseen (Kuva 1). Viitekehys perustuu sosiotekniseen systeemisuunnitteluun, oppivan organisaation teorioihin, positiiviseen työpsykologiaan sekä tutkimuksiin työympäristön vaikutuksista hyvinvointiin ja työsuoritukseen. Hyvinvointia edistävän työtilan ulottuvuuksia ovat terveellisyys, turvallisuus, toiminnallisuus sekä psykologinen ja sosiaalinen ulottuvuus. Työtilan ulottuvuuksilla voi olla joko hyvinvointia ja tuottavuutta edistäviä tai heikentäviä ominaisuuksia. Tilan tulee olla laadukas kaikilla ulottuvuuksilla, jotta myönteinen vaikutus henkilöstön hyvinvointiin ja tuottavuuteen voidaan saavuttaa. Viitekehyksen mukaan hyvinvointia edistävä työtila on terveellinen, turvallinen ja es KUVA 1. Hyvinvointia edistävän työtilan ulottuvuudet (Ruohomäki, Lahtinen & Reijula, 2015b). 6 PSYKOLOGIA

4 YLIOPISTON HENKILÖSTÖN TYÖN SISÄLLÖT JA KOKEMUKSET UUDISTUNEESTA TYÖYMPÄRISTÖSTÄ teetön; tukee työprosessien sujuvuutta; on hallittava ja kunnioittaa henkilökohtaista tilantarvetta; mahdollistaa työrauhan ja yksityisyyden; tarjoaa valinnan mahdollisuuksia; edistää kommunikaatiota, yhteistyötä ja yhdessä oppimista. Tilaratkaisujen tulee olla myös kestävän kehityksen periaatteiden mukaisia, esimerkiksi energiatehokkuuden osalta. Jotta työtilat vastaisivat muuttuvan tietotyön vaatimuksiin, tulisi tilasuunnittelun olla käyttäjälähtöistä ja osallistavaa (Ruohomäki ym., 2015b). Tässä tutkimuksessa keskitytään viitekehyksen osa-alueista fyysisen työtilan toiminnallisuuteen, turvallisuuteen sekä psykologiseen ja sosiaaliseen ulottuvuuteen. Tutkittua tietoa monitilatoimistoista Tutkimustietoa monitilatoimistojen toimivuudesta on toistaiseksi vähän (McElroy & Morrow, 2010; van der Voordt, 2004), ja tutkimusten tulokset työssä suoriutumisen, työtyytyväisyyden ja hyvinvoinnin osalta ovat ristiriitaisia (Bjerrum & Bodger, 2003; McElroy & Morrow, 2010; Meijer, Frings-Dresen & Sluiter, 2009; Nenonen, Niemi, Pärttö & Saariluoma, 2012; Vos & van der Voordt, 2001). Tutkimusten kohteena ovat olleet vaihtelevasti erilaista tietotyötä tekevät organisaatiot, joissa työntekijät ovat usein maantieteellisesti hajautuneet eri maihin tai eri paikkakunnille. Töiden sisältöjä ja vaatimuksia on tutkimuksissa kuvattu tarkemmin vain harvoin. Bodin Danielsson ja Bodin vertasivat tilan käyttäjien kokemuksia sisäympäristöstä (Bodin Danielsson & Bodin, 2009) sekä koettua terveyttä ja työtyytyväisyyttä (Bodin Danielsson & Bodin, 2008) seitsemässä erityyppisessä toimistoympäristössä: perinteisessä huonetoimistossa (celloffice), jaetussa huonetoimistossa (shared room office), pienessä avotoimistossa (small open-plan office), keskisuuressa tai suuressa avotoimistossa (medium open-plan office, large open-plan office) ja monitilatoimistossa (flex-office, combi-office). Tulosten mukaan yksilötyöhuoneissa työskentelevien jälkeen toiseksi tyytyväisimpiä fyysiseen työympäristöönsä olivat monitilaratkaisua noudattavissa toimistoissa (flex-office) työskentelevät. Tyytymättömimpiä olivat keskisuurissa tai suurissa avotilatoimistoissa työskentelevät. Yksilötyöhuoneissa ja monitilatoimistoissa työskentelevät kokivat samoin terveydentilansa ja työtyytyväisyytensä parhaimmaksi, kun ikä, sukupuoli, ammattiasema ja toimiala oli vakioitu. De Been ja Beijer (2014) havaitsivat eri toimistotyyppejä vertailevassa kyselytutkimuksessa, että toimistotyypillä on vaikutusta henkilöstön työympäristötyytyväisyyteen ja työn tuottavuuteen. Tuottavuuteen, keskittymiseen ja yksityisyyteen oltiin tyytyväisempiä omissa tai jaetuissa työhuoneissa kuin monitilatoimistossa. Kommunikaatioon oltiin tyytyväisimpiä sellaisissa monitilatoimistoissa, joissa henkilöstöllä oli oma nimetty työpiste. Sen sijaan, yleisten oletusten vastaisesti, monitilatoimiston vaihtuvissa työpisteissä työskentely ei lisännyt henkilöstön tyytyväisyyttä kommunikaatioon ja sosiaaliseen vuorovaikutukseen. Tutkimuksen mukaan omissa työpisteissä työskenneltäessä yhteistyökumppanien läheisyys ja näkyvyys voivat edistää kommunikaatiota ja yhteistyötä. Bodin Danielsson, Bodin, Wulff ja Theorell (2015) tutkivat kyselytutkimuksessaan toimistotyypin vaikutuksia henkilöiden välisiin konflikteihin työyhteisöissä. Tutkimuksessa vertailtiin työntekijöiden ilmoittamien konfliktien esiintymistä seitsemässä eri toimistotyypissä. Eniten konflikteja kuluneen kahden vuoden aikana raportoitiin monitilatoimistoissa. Miehet raportoivat enemmän konflikteja kuin naiset. Naisten keskuudessa konfliktien määrä erosi toimistotyypin mukaan, mutta ei miesten keskuudessa. Häiritsevää melua raportoitiin avotiloissa ja monitilatoimistoissa enemmän kuin omissa tai jaetuissa työhuoneissa. Melu häiritsi enemmän naisia kuin miehiä. Häiritsevä melu näytti lisäävän konfliktien riskiä naisilla isoissa avotoimistoissa ja monitilatoimistoissa. Tutkijat korostavat akustisen suunnittelun tärkeyttä sekä työyhteisön sosiaalisten suhteiden huomioimista monitilatoimistojen suunnittelussa. De Beenin, Beijerin ja Den Hollanderin (2015) kysely- ja haastattelututkimuksessa tutkittiin monitilatoimistojen hyviä ja huonoja puolia. Myönteisinä puolina tilan käyttäjät pitivät monitilatoimistojen avointa, läpinäkyvää ja valoisaa arkkitehtuuria sekä mahdollisuuksia eri kollegoiden tapaamiseen ja kommunikaatioon. Avoimessa tilassa henkilökohtaiset keskustelut lähikollegoiden kanssa kuitenkin saattoivat vähentyä 7

5 PIA SIROLA, VIRPI RUOHOMÄKI & MARJAANA LAHTINEN ja sosiaaliset suhteet heiketä. Monitilatoimiston kielteiset puolet liittyivät keskittymismahdollisuuksien puutteisiin ja vähäiseen yksityisyyteen sekä sisäilman laatuun. Ongelmalliseksi koettiin jatkuva paikan vaihtaminen, joustamattomat tietotekniset järjestelmät ja vetäytymistilojen riittämättömyys. Yhteisesti sovittujen toimintatapojen sekä johdon ja henkilöstön käyttäytymisen todettiin vaikuttavan siihen, miten monitilatoimistoja parhaiten hyödynnetään. Tutkimusten mukaan monitilatoimistoissa esille tulleita myönteisiä puolia ovat tilojen esteettinen yleisilme, tiedonkulun ja vuorovaikutuksen helppous sekä yhteisöllisyyden parantuminen. Ongelmat sen sijaan liittyvät useimmiten keskittymisvaikeuksiin ja keskeytyksiin, puheääniin, jotka haittaavat työntekoa, yksityisyyden puutteisiin, riittämättömiin työ- ja varastotiloihin sekä mobiiliteknologian puutteisiin (Bjerrum & Bodger, 2003; Bodin Danielsson & Bodin, 2008; Bodin Danielsson & Bodin, 2009; Bosch-Sijtsema, Ruohomäki & Vartiainen, 2010; de Been ym., 2015; McElroy & Morrow, 2010; Meijer ym., 2009; Nenonen ym., 2012; Parking, Austin, Pider, Baguley & Allenby, 2011; Seddigh, Berntson, Bodin Danielsson & Westerlund, 2014; van der Voordt, 2004; Vos & van der Voordt, 2001). Koetut ongelmat näyttäisivät tulevan useimmiten esille huonetoimistoista monitilatoimistoihin siirryttäessä (van der Voordt, 2004). Erityisesti ne työntekijät, joiden työn keskittymisvaatimukset ovat suuret, raportoivat häiriöitä kaikissa muissa toimistotyypeissä paitsi huonetoimistossa (Seddigh ym., 2014). Joissakin tutkimuksissa (McElroy & Morrow, 2010; Pullen, 2014) eri ikäluokista alle 30-vuotiaat raportoivat häiriötekijöitä vähiten. Ongelmien taustalla oli tutkijoiden mukaan useinkin puutteet työympäristön muutosprosessin johtamisessa sekä se, ettei tilasuunnittelussa ollut huomioitu riittävästi työn sisältöjä ja vaatimuksia (Bjerrum & Bodger, 2003; Vos & van der Voordt, 2001). Akateemista tietotyötä tekevien kokemuksia monitilatoimistojen toimivuudesta ei ole juurikaan tutkittu. Parking ja kollegat (2011) vertasivat kahden erilaisen toimistoympäristön vaikutuksia akateemista tietotyötä tekevien yhteistyön sujumiseen ja yksityisyyteen. Toisessa toimistoratkaisussa (A) työpisteet sijaitsivat avoimessa tilassa, minkä lisäksi tarjolla oli tukitiloja hiljaiseen työskentelyyn sekä ryhmätyöhön. Toisessa ratkaisussa (B) henkilöstöllä oli omat työhuoneet, joiden lisäksi tarjolla oli yhteistä tilaa kohtaamisille ja yhteistyölle. Tilaratkaisu A ei tukenut keskittymistä vaativaa ja luovaa työtä. Erityisesti kritisoitiin yksityisyyden puutetta ja ääniympäristöä. Vetäytymistiloja oli hankala käyttää, ja niiden käyttöaste oli pieni. Tieto- ja viestintätekniset ratkaisut eivät tukeneet monipaikkaista työtä riittävästi. Työtiloissa B henkilöstö oli tyytyväinen työympäristöön. Tilat tukivat keskittymistä vaativaa työtä ja yksityisyyttä, mutta myös yhteistyötä. Tutkimuskysymykset Tämän tutkimuksen tavoitteena oli tutkia monitilatoimistojen toimivuutta yliopiston henkilöstön näkökulmasta. Tutkimuksessa verrattiin työn sisältöjä ja henkilöstön kokemuksia monitilaratkaisun toimivuudesta neljässä sisällöltään ja vaatimuksiltaan erityyppisessä työssä: tutkimus- ja opetustyössä, asiantuntijatyössä, asiakaspalvelutyössä sekä hallinnollisessa toimistotyössä. Lisäksi tutkittiin työympäristötyytyväisyyden ja työtyytyväisyyden yhteyttä sekä kokemuksia työympäristömuutoksesta ja sen vaikutuksista. Tutkimuskysymykset olivat: 1. Millainen oli yliopiston henkilöstön työn sisältö? 2. Millainen oli monitilatoimistojen koettu toimivuus ja henkilöstön työympäristötyytyväisyys? 3. Oliko työympäristötyytyväisyys yhteydessä työtyytyväisyyteen? 4. Millaisia olivat työympäristömuutoksen koetut vaikutukset? 5. Miten henkilöstö arvioi työympäristön muutosprosessia? 6. Miten työn sisällöt erosivat eri tehtävissä? 7. Miten erilaista työtä tekevien kokemukset tilojen toimivuudesta erosivat toisistaan? 8 PSYKOLOGIA

6 YLIOPISTON HENKILÖSTÖN TYÖN SISÄLLÖT JA KOKEMUKSET UUDISTUNEESTA TYÖYMPÄRISTÖSTÄ MENETELMÄT Tutkimusaineisto Tutkimusaineisto koostui erään suomalaisen yliopiston valtiotieteellisessä tiedekunnassa, teologisessa tiedekunnassa sekä tuki- ja kehityspalveluissa työskentelevästä henkilöstöstä, joka oli muuttanut omista huoneista uudistettuun monitilatoimistoon. Tutkimuksen kohdejoukossa oli opetus- ja tutkimustyötä (professorit, lehtorit, yliopistotutkijat, tohtorikoulutettavat), hallintotyötä (henkilöstö-, talous- ja opintohallinto), asiantuntijatyötä (huolto, kiinteistöpalvelu ja tekninen ala) sekä asiakaspalvelutyötä (IT, markkinointi, viestintä ja kirjastoala) tekeviä henkilöitä. Osalla työ oli monialaista ja sisälsi useita edellä mainittuja tehtäviä. Monitilatoimistot oli otettu käyttöön vuosina , ja tutkittavat olivat työskennelleet niissä vähintään yhden vuoden ajan. Tutkittavilla oli omat kiinteät työpisteet. Tutkittavat tilat sijaitsivat kohdeyliopiston kuudessa eri rakennuksessa, joissa oli sekä monitilatoimistoja että perinteisiä huonetoimistoja. Tutkimukseen valikoitiin mukaan pelkästään monitilatoimistoja, joissa oli erilaisia tiloja erityyppisille tehtäville (muun muassa avotilaa, hiljaisia tiloja, ryhmätyötiloja sekä vetäytymistiloja). Määritelmään soveltuvat tilat valikoitiin kohdekierroksen ja pohjapiirustusten perusteella. Monitilatoimistojen toimivuutta tutkittiin Työterveyslaitoksessa kehitetyllä työympäristö- ja hyvinvointikyselyllä (Ruohomäki, Haapakangas & Lahtinen, 2013). Kysely toteutettiin sähköisenä Digium-kyselynä ja lähetettiin keväällä 2015 kaikkiaan 332:lle yliopiston tiloissa työskentelevälle henkilölle. Vastausprosentti oli 57 prosenttia (N = 190). Aineiston käsittelyä varten tästä joukosta poistettiin henkilöt, jotka työskentelivät huonetoimistoissa. Lopullinen monitilatoimistoja koskeva tutkimusaineisto oli 118 henkilöä, joista 66 prosenttia oli naisia. Monitilatoimistoissa työskentelevistä asiakaspalvelu- ja/tai asiantuntijatyötä tekevien osuus oli suurin (39 %), opetus- ja tutkimustyötä tekeviä oli toiseksi eniten (31 %), ja hallintotyötä (14 %) sekä monia erilaisia työtehtäviä tekevien (16 %) osuudet olivat pienimmät (Taulukko 1). Opetus- ja tutkimustyötä tekevät olivat tilastollisesti merkitsevästi asiakaspalvelu/asiantuntijatyötä ja hallintotyötä tekeviä nuorempia, χ 2 = 23.4, p <.001. Sukupuolten välisiä eroja ei tullut esille, χ 2 = 5.8, p =.120. TAULUKKO 1. Sosiodemografiset tekijät ja työtyytyväisyys monitilatoimistossa työskentelevillä työntekijäryhmillä. A opetus- ja tutkimus (n = 36) B asiakaspalvelu/asiantuntija (n = 45) C hallinto (n = 16) D kombinaatiot (n = 18) Kaikki (N = 118) Ikä (vuotta KA) Ikä (vaihteluväli) Sukupuoli n (%) nainen 29 (81 %) 25 (56 %) 11 (69 %) 11 (61 %) 78 (66 %) mies 7 (19 %) 20 (44 %) 5 (31 %) 7 (39 %) 40 (34 %) Työtyytyväisyys n (%) erittäin tyytymätön 2 (6 %) 0 (0 %) 0 (0 %) 0 (0 %) 2 (2 %) melko tyytymätön 5(14 %) 5 (11 %) 2 (12 %) 1 (6 %) 13 (11 %) ei tyytyväinen/tyytymätön 4 (11 %) 5 (11 %) 2 (12 %) 2 (11 %) 14 (12 %) melko tyytyväinen 13 (36 %) 28 (62 %) 6 (38 %) 9 (50 %) 58 (49 %) erittäin tyytyväinen 12 (33 %) 7 (16 %) 6 (38 %) 6 (33 %) 31 (26 %) 9

7 PIA SIROLA, VIRPI RUOHOMÄKI & MARJAANA LAHTINEN Yliopiston henkilöstö työskenteli pääosin yliopiston tiloissa. Yli puolet vastanneista (63 %) työskenteli työpaikalla tuntia viikossa. Lähes puolet (49 %) teki työtä kotona 1 9 tuntia viikossa, 31 prosenttia ei työskennellyt kotona lainkaan. Noin kolmannes (28 %) työskenteli asiakkaan tai yhteistyökumppanin tiloissa 1 9 tuntia viikossa, 65 prosenttia ei lainkaan. Julkisissa kulkuvälineissä työskenneltiin keskimäärin yhden tunnin ajan viikossa, samoin kahviloissa tai hotelleissa. Tutkimus kävi läpi eettisen käsittelyn Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiirin (HUS) eettisessä toimikunnassa. Kysely Työympäristö- ja hyvinvointikysely oli laaja työympäristön toimivuutta, sisäilmastoa ja henkilöstön hyvinvointia arvioiva kysely (Ruohomäki ym., 2013; Ruohomäki & Lahtinen, 2013). Tässä artikkelissa tarkastelun kohteena olivat seuraavat kyselyn osa-alueet: työn sisältö, työn tekemisen paikat, tilojen koettu toimivuus, tyytyväisyys työympäristöön ja työhön, arvio työympäristön muutosprosessista sekä tilamuutoksen vaikutukset oman työn kannalta. Työn tekemisen paikkojen selvittämiseksi vastaajia pyydettiin arvioimaan, kuinka monta tuntia viikossa he työskentelivät yleensä seuraavissa paikoissa: (1) työpaikalla, (2) kotona, (3) asiakkaan tai yhteistyökumppanin tiloissa, (4) julkisissa kulkuvälineissä, (5) kahviloissa tai hotelleissa (1 = ei lainkaan, 2 = 1 2 tuntia, 3 = 3 9 tuntia, 4 = tuntia, 5 = tuntia, 6 = tuntia). Yliopistossa tehtävän työn sisältöä kysyttiin seuraavasti: Työ sisälsi (1) opetusta, (2) hallintoa (esim. talous- tai henkilöstöhallintoa), (3) tutkimusta, (4) asiakaspalvelua kasvokkain, (5) asiakaspalvelua puhelimitse/virtuaalisesti ja (6) asiantuntijatyötä. Vastausvaihtoehdot kunkin osion kohdalla olivat 1 = päivittäin, 2 = lähes päivittäin, 3 = viikoittain, 4 = kuukausittain ja 5 = ei lainkaan. Vastaajia pyydettiin myös arvioimaan, kuinka usein työ sisälsi (1) yksintyöskentelyä, (2) parityöskentelyä, (3) tiimityötä ja (4) johto-/esimiestehtäviä (1 = päivittäin, 2 = lähes päivittäin, 3 = viikoittain, 4 = kuukausittain, 5 = ei lainkaan). Työn sisältöä koskeviin kysymyksiin sai valita useamman kuin yhden vastausvaihtoehdon. Lisäksi työn sisältöä pyydettiin arvioimaan Kuvassa 2 esitettyjen työn autonomiaa, koordinointia, ongelmanratkaisua ja päätöksentekoa sekä keskittymistä kuvaavien väittämien avulla (1 = ei lainkaan 5 = erittäin paljon). Tyytyväisyyttä työhön mitattiin asteikolla 1 = erittäin tyytymätön 5 = erittäin tyytyväinen kysymyksellä: Kuinka tyytyväinen olet työhösi kokonaisuutena? Tilojen toimivuutta oman työn kannalta mitattiin 23 väittämän avulla (1 = täysin samaa mieltä 5 = täysin eri mieltä). Tyytyväisyyttä työympäristöön kysyttiin seitsemänportaisella asteikolla (1 = erittäin tyytymätön 7 = erittäin tyytyväinen) kysymyksellä: Kuinka tyytyväinen olet työympäristöösi? Työympäristömuutoksen vaikutuksia kysyttiin muun muassa työrauhan, työn sujuvuuden ja työhyvinvoinnin kannalta (Kuva 3) asteikolla 1 = parantunut merkittävästi, 2 = parantunut jonkin verran, 3 = ei ole ollut vaikutusta, 4 = heikentynyt jonkin verran ja 5 = heikentynyt merkittävästi. Lisäksi työympäristön muutosprosessia arvioitiin 11 väittämällä, jotka on esitetty kuvassa 4 (1 = täysin samaa mieltä 5 = täysin eri mieltä, 6 = en osaa sanoa). Monitilatoimistossa työskentelevien tarvetta siirtyä rauhallisempaan tilaan esimerkiksi keskittymistä vaativan tehtävän vuoksi kysyttiin kolmiportaisesti (1 = ei, 2 = vain poikkeustapauksissa ja 3 = kyllä, toistuvasti). Keskittymistä haittaavia tekijöitä kysyttiin viisiportaisesti (1 = ei lainkaan 5 = erittäin paljon). Vastaajat saivat valita myös vaihtoehdon jokin muu asia ja vastata siihen kirjallisesti. Kyselylomakkeen kysymyksiä ja väittämiä tarkasteltiin yksittäisinä muuttujina. Tilastolliset menetelmät Aineisto luokiteltiin työn sisällön mukaan neljään ryhmään päivittäin tai lähes päivittäin tehtävän työn mukaan siten, että jokainen tutkittava kuului ainoastaan yhteen ryhmään. Muodostuneet ryhmät olivat: (A, n = 36) opetus- ja tutkimustyötä tekevät, (B, n = 45) asiakaspalvelua ja/tai asiantuntijatyötä tekevät, (C, n = 16) hallintotyötä tekevät sekä luokittelun pohjalta muodostunut uudenlainen ryhmä (D, n = 18), joka käsitti henkilöt, joiden tehtävänkuvaan kuului erilai 10 PSYKOLOGIA

8 YLIOPISTON HENKILÖSTÖN TYÖN SISÄLLÖT JA KOKEMUKSET UUDISTUNEESTA TYÖYMPÄRISTÖSTÄ sia tehtäväkombinaatioita: opetus/tutkimus ja asiantuntijatyö, hallinto-, asiakaspalvelu- ja asiantuntijatyö, opetus/tutkimus ja asiakaspalvelutyö, opetus/tutkimus ja hallinto, opetus/tutkimus ja hallinto- ja asiantuntijatyö sekä opetus/tutkimus, hallinto, asiakaspalvelu ja asiantuntijatyö. Kyselyn tulokset analysoitiin IBM SPSS 20 -tilasto-ohjelmalla. Analyysimenetelminä käytettiin frekvenssi- ja prosenttijakaumia, keskiarvoja ja mediaaneja. Työympäristö- ja työtyytyväisyyttä koskevien muuttujien välisiä yhteyksiä tutkittiin Spearmanin korrelaatiokertoimella. Työn sisältöä kuvaavien ryhmien erojen tilastollista merkitsevyyttä tutkittiin Kruskall-Wallis- ja Mann Whitneyn U -testeillä. Sukupuolten välisiä eroja tutkittiin χ 2 -testeillä. Tilastollisesti merkitseväksi rajaksi asetettiin p <.05. Tilojen toimivuutta koskevia eroja tutkittiin vakioimalla ikä, sukupuoli ja työtyytyväisyys. Ikä valikoitui vakioitavaksi tekijäksi, koska iäkkäämmät henkilöt arvioivat joidenkin tutkimusten mukaan kielteisemmin tilojen toimivuutta kuin nuoremmat (alle 30-vuotiaat). Naisilla puolestaan häiritsevän melun on todettu lisäävän konfliktien riskiä isoissa monitilatoimistoissa (Bodin Danielsson ym., 2015; McElroy & Morrow, 2010; Pullen, 2014). Lisäksi työtyytyväisyyden ja työympäristötyytyväisyyden myönteisestä yhteydestä on saatu jonkin verran näyttöä avotoimistotutkimuksissa (Hongisto, Haapakangas, Varjo, Helenius & Koskela, 2016). Sekoittavien tekijöiden (ikä, sukupuoli, työtyytyväisyys) yhteyttä tilojen toimivuutta koskeviin arvioihin tutkittiin logistisilla binaarisilla regressiomalleilla. Logistista regressiomallia varten tilojen toimivuutta koskevat väittämät luokiteltiin kaksiluokkaisiksi (1 = eri mieltä 2 = samaa / ei samaa eikä eri mieltä). Eri mieltä olevien luokka valittiin referenssikategoriaksi (RR kiinnitettiin arvoksi 1), johon kuulumisen todennäköisyyttä tutkittiin eri työn sisältöjen sekä iän, sukupuolen ja työtyytyväisyyden suhteen. Tulokset raportoidaan suhteellisena riskinä (RR), ja niille esitetään 95 prosentin luottamusvälit. TULOKSET Työn sisältö Vastaajista valtaosan (98 %) työ sisälsi päivittäin tai lähes päivittäin yksintyöskentelyä. Työnkuvaan kuului myös parityöskentelyä (21 %) ja tiimityöskentelyä (30 %). Työn sisältöä kuvattiin pääosin itsenäiseksi työtehtävien aikatauluttamisen ja työn suorittamisen osalta (Kuva 2). Valtaosalla työ sisälsi täydellistä keskittymistä vaativia jaksoja (77 %), ongelmanratkaisua (73 %), useamman kuin yhden asian hoitamista (70 %) Voin pääcää itse työtehtävien aikataulucamisesta Työtehtävät ovat vaihtelevia Voin suoricaa työtehtävät huomacavan itsenäisesa ja vapaasa Työ edellycää, ecä hoidan useampaa kuin yhtä asiaa kerrallaan Työ sisältää täydellisen keskicymisen jaksoja Työn hoitaminen vaaai jatkuvaa vuorovaikutusta Työni sisältää luocamuksellisten asioiden käsicelyä Työni sisältää koordinoinaa ja organisoinaa Työni sisältää ideoinaa ja uuden suunnicelua Työni sisältää monimutkaista päätöksentekoa Työni sisältää ongelmanratkaisutehtäviä Ei lainkaan Vain vähän Jossain määrin Melko paljon EriCäin paljon KUVA 2. Monitilatoimistossa työskentelevien työn sisältö (%). 11

9 PIA SIROLA, VIRPI RUOHOMÄKI & MARJAANA LAHTINEN sekä uuden ideointia ja suunnittelua (67 %). Sen sijaan vuorovaikutusta, monimutkaista päätöksentekoa ja luottamuksellisten asioiden käsittelyä sisältyi työhön vähemmän. Tilojen toimivuus ja työympäristötyytyväisyys Kaikista monitilatoimistossa työskentelevistä (N = 118) valtaosa (89 %) piti työympäristöä turvallisena. Tiloja arvioitiin työtehtävien hoitamisen näkökulmasta pääosin sopiviksi ja tarkoituksenmukaisiksi (72 %). Myönteisiksi asioiksi arvioitiin mahdollisuus tavoittaa helposti työtoverit (85 %) ja yhteistyön sujuminen (71 %). Yli puolet vastanneista (59 %) oli samaa mieltä siitä, että työtilat tukivat työtehtäviä, joita tehtiin yksin, kolmannes oli asiasta eri mieltä. Vastanneista 69 prosenttia koki työtilojen tukevan ryhmässä työskentelyä, ja lähes yhtä moni (64 %) oli sitä mieltä, että tilat tukivat henkilöiden välistä vuorovaikutusta. Runsas kolmannes vastanneista arvioi, että työtila oli rauhaton (36 %) ja että tiloissa oli häiritseviä tekijöitä (36 %). Noin viidennes (22 %) arvioi, että tiloissa oli helppo siirtyä rauhallisempaan paikkaan työskentelemään, jos ei pystynyt keskittymään työhön omassa työpisteessä, yli puolet (63 %) oli asiasta eri mieltä. Vastaavasti 41 prosenttia oli sitä mieltä, että tiloissa oli helppo löytää paikka, jossa voi keskustella tai puhua puhelimessa asioista, joita ei halunnut toisten kuulevan. Noin puolet vastanneista (52 %) oli sitä mieltä, etteivät toiset työpisteet olleet liian lähellä omaa työpistettä, neljännes (25 %) arvioi niiden olevan liian lähellä. Lähes puolet (49 %) arvioi, että työtilassa oli riittävästi näköesteitä, runsas kolmannes (33 %) olisi kaivannut näköesteitä lisää. Valtaosa (73 %) vastaajista arvioi, että työpisteessä oli työskentelytilaa riittävästi. Yli puolet oli sitä mieltä, että säilytystilaa (66 %) sekä neuvottelutiloja (58 %) oli riittävästi. Noin puolet (52 %) oli sitä mieltä, että tilat eivät olleet helposti muunneltavissa eri käyttötarkoituksiin, kun taas muunneltavuutta myönteisesti arvioivien osuus oli 21 prosenttia. Yli puolet (65 %) arvioi tietojärjestelmät helppokäyttöisiksi, 57 prosenttia arvioi, että tietojärjestelmät olivat käytettävissä riippumatta siitä, missä työskenteli, ja 45 prosenttia koki, että tietojärjestelmät tukivat hyvin virtuaalista vuorovaikutusta ja yhteistyötä. Yli puolet (65 %) arvioi pystyvänsä työskentelemään tiloissa tehokkaasti. KUVA 3. Työympäristömuutoksen koetut vaikutukset (%, N = 118, asteikko 1 = parantunut merkittävästi 5 = heikentynyt merkittävästi). 12 PSYKOLOGIA

10 YLIOPISTON HENKILÖSTÖN TYÖN SISÄLLÖT JA KOKEMUKSET UUDISTUNEESTA TYÖYMPÄRISTÖSTÄ Työympäristötyytyväisyyden yhteys työtyytyväisyyteen Suurin osa monitilatoimistossa työskentelevistä (N = 118) oli tyytyväisiä tai melko tyytyväisiä työhönsä (75 %) ja työympäristöönsä kokonaisuutena (73 %, asteikolla 5 7 yhdistettynä). Työympäristötyytyväisyys oli tilastollisesti merkitsevästi yhteydessä työtyytyväisyyteen (r = 0.461, p <.001). Työympäristömuutoksen koetut vaikutukset Monitilaratkaisuun siirtymisen arvioitiin parantaneen erityisesti yhteisöllisyyttä ja vuorovaikutusta (60 %) sekä lisänneen tilojen viihtyisyyttä (51 %) ja tilankäytön tehokkuutta (62 %) (Kuva 3). Sen sijaan työrauhan arvioitiin heikentyneen (65 %). Runsas puolet vastanneista koki, ettei työympäristömuutoksella ollut vaikutusta työprosessien sujuvuuteen, työn tuloksellisuuteen, työn mielekkyyteen tai työhyvinvointiin. Noin puolet (53 %) monitilatoimistossa työskentelevistä (N = 118) ilmoitti tarpeesta siirtyä rauhallisempaan tilaan toistuvasti ja kolmannes (34 %) poikkeustapauksissa. Eniten häiriötä aiheuttivat puheäänet läheisistä työpisteistä (24 %) sekä liike näkökentässä (15 %). Avovastauksissa keskittymistä haittaavina tekijöinä esille tulivat myös riittämätön äänieristys vetäytymistiloissa sekä liian matalat sermit työpisteiden välissä. Vähiten häiritsivät puheäänet yleisistä tiloista (8 %), kulkemisen äänet (8 %), ilmanvaihto ja taustahumina (7 %) sekä muiden aiheuttamat työäänet (6 %). Arviot työympäristön muutosprosessista Työympäristön muutosprosessia koskevat arviot jakaantuivat myönteiseen ja kielteiseen (Kuva 4). Lähes puolet vastanneista koki, että organisaa tion johdolla oli hyvät perusteet tilamuutoksen toteuttamiseen. Yhtä moni koki, että johto tiedotti muutoksen tavoitteista selkeästi, ja puolet vastan KUVA 4. Arviot työympäristön muutosprosessista (%, N = 118). 13

11 PIA SIROLA, VIRPI RUOHOMÄKI & MARJAANA LAHTINEN TAULUKKO 2. Erot työn sisällöissä (Kruskall-Wallis-testi: KA, Md, asteikko 1 = ei lainkaan 5 = erittäin paljon). A opetus- ja tutkimus (n = 36) B asiakaspalvelu/ asiantuntija (n = 45) C hallinto (n = 16) D kombinaatiot (n = 18) Ryhmien välinen ero, p-arvo Voin päättää itse työ- KA 4.6 KA 3.7 KA 4.2 KA 4.1 χ 2 =22.5 tehtävieni aikataulutta- Md 5.0 Md 4.5 misesta. p <.001 Voin suorittaa työtehtä- KA 4.7 KA 4.0 KA 4.3 KA 4.2 χ 2 = 17.2 vät huomattavan itsenäi- Md 5.0 Md 5.0 sesti ja vapaasti. p <.001 Työ edellyttää, että hoi- KA 3.7 KA 4.2 KA 4.3 KA 4.7 χ 2 = 18.0 dan useampaa kuin yhtä Md 5.0 Md 5.0 Md 5.0 asiaa kerrallaan. p <.001 Työ sisältää täydellistä KA 4.8 KA 3.7 KA 3.8 KA 4.7 χ 2 = 50.4 keskittymistä vaativia Md 5.0 Md 5.0 jaksoja. p <.001 Työn hoitaminen vaatii KA 2.5 KA 4.0 KA 4.0 KA 4.0 χ 2 = 35.6 jatkuvaa vuorovaiku- Md 2.6 Md 3.8 Md 3.6 tusta*. p <.001 Työni sisältää koordi- KA 3.0 KA 3.6 KA 3.5 KA 4.1 χ 2 = 14.8 nointia ja organisointia. Md 3.0 p =.002 Työni sisältää ideointia KA 4.1 KA 3.5 KA 3.3 KA 4.1 χ 2 = 10.7 ja uuden suunnittelua. Md 3.0 p =.013 Työni sisältää ongelman- KA 4.2 KA 3.8 KA 3.6 KA 4.1 χ 2 = 9.8 ratkaisutehtäviä. Md 4.5 Md 3.5 p =.020 KA = keskiarvo, Md = mediaani. *Jatkuva vuorovaikutus tarkoittaa vuorovaikutusta muiden työntekijöiden, asiakkaiden tai opiskelijoiden kanssa. 14 PSYKOLOGIA

12 YLIOPISTON HENKILÖSTÖN TYÖN SISÄLLÖT JA KOKEMUKSET UUDISTUNEESTA TYÖYMPÄRISTÖSTÄ neista arvioi, että tavoitteet olivat ymmärrettäviä. Omia osallistumis- ja vaikutusmahdollisuuksia tilasuunnitteluprosessissa arvioitiin kielteisemmin. Vastanneista 42 prosenttia koki toteutetun monitilaratkaisun myönteiseksi ja vajaa kolmannes kielteiseksi. Työn sisällöt ja työtilojen toimivuus eri työtehtävien kannalta Erot työn sisällöissä Alustavassa tarkastelussa havaittiin tilastollisesti merkitseviä eroja työn sisällöissä opetus- ja tutkimus- (A), asiakaspalvelu/asiantuntija- (B), hallinto- (C) ja kombinaatiot (D) -ryhmien välillä (Taulukko 2). Mann Whitneyn U-testillä havaittiin seuraavia ryhmien välisiä eroja: Opetus- ja tutkimustyötä tekevien työlle oli ominaista mahdollisuus aikatauluttaa omat työtehtävät (A vs B, U = 329.0, p <.001; A vs C, U = 199.0, p =.04) ja suorittaa työhön kuuluvat tehtävät muita ryhmiä itsenäisemmin ja vapaammin (A vs B, U = 336.5, p <.001; A vs C, U = 158.0, p =.006). Työssä korostuivat enemmän ideointi ja uuden suunnittelu (A vs B, U = 547.0, p =.015; A vs C, U = 150.5, p =.013) sekä ongelmanratkaisu (A vs B, U = 564.5, p =.013; A vs C, U = 172.5, p =.015). Eroja ei tullut esille suhteessa kombinaatiot-ryhmään. Opetus- ja tutkimustyötä tekevien työssä oli myös muita ryhmiä enemmän täydellistä keskittymistä vaativia jaksoja (A vs B, C ja D, U = 209.5, U = 70.0 ja U = 279.0, p <.001). Asiakaspalvelu/asiantuntijatyössä, hallinnossa ja erilaisia tehtäväkombinaatioita sisältävässä työssä korostuivat jatkuva vuorovaikutus muiden työntekijöiden, asiakkaiden tai opiskelijoiden kanssa (A vs B ja C, U = 203.0, U = 109.5, p <.001 ja A vs D, U = 183.5, p =.006), useamman kuin yhden asian hoitaminen kerrallaan (A vs B, U = 558.5, p =.012; A vs C, U = 182.0, p =.028; A vs D, U = 125,0, p <.001) sekä koordinointi ja organisointi (A vs B, U = 518.0, p =.004; A vs C, U = 185.0, p =.054; A vs D, U = 148.0, p =.001). Työtilojen toimivuus eri työtehtävien kannalta Kaikki ryhmät arvioivat tilojen toimivuutta pääosin melko myönteisesti. Eri ryhmistä opetus- ja tutkimustyötä tekevät olivat kuitenkin kriittisimpiä (Taulukko 3). Mann-Whitneyn U-testillä tarkasteltuna tuli esille seuraavia eroja: Opetus- ja tutkimustyötä tekevät arvioivat kaikkia muita ryhmiä kielteisemmin sitä, miten työtilat tukivat henkilöiden välistä vuorovaikutusta (A vs B ja C, U = 288.5, U = 71.0, p <.001; A vs D, U = 198.0, p =.022), sekä asiakaspalvelu/asiantuntijaja hallintotyötä tekeviä kielteisemmin ryhmässä työskentelyä (A vs B, U = 572.5, p =.017; A vs C, U = 151.5, p =.005), työtovereiden helppoa tavoitettavuutta (A vs B ja C, U = 403.5, U = 132.0, p <.001), yhteistyön tehokasta sujuvuutta (A vs B ja C, U = 517.0, U = 143.0, p =.003) ja työyhteisöön kuuluvuutta (A vs B, U = 442.0, p <.001; A vs C, U = 135.0, p =.002). Hallintotyötä tekevät sen sijaan arvioivat tilojen tarkoituksenmukaisuutta (A vs C, U = 138.0, p =.002 ja B vs C, U = 219.0, p =.012) ja säilytystilan riittävyyttä (A vs C, U = 147.5, p =.005 ja B vs C, U = 227.5, p =.023) opetus- ja tutkimus- sekä asiakaspalvelu/ asiantuntijatyötä tekeviä myönteisemmin. Vuorovaikutusta, työtovereiden helppoa tavoitettavuutta, yhteistyön tehokasta sujumista ja työyhteisöön kuuluvuutta sekä tilojen tarkoituksenmukaisuutta koskevat erot olivat tilastollisesti merkitsevät myös, kun ikä, sukupuoli ja työtyytyväisyys vakioitiin (Taulukko 4). Todennäköisyys kuulua eri mieltä olevien ryhmään oli opetus- ja tutkimustyössä muita ryhmiä suurempi. Esimerkiksi väittämän työtilat tukevat eri henkilöiden välistä vuorovaikutusta osalta eri mieltä olleiden suhteellinen osuus oli lähes seitsemän kertaa suurempi opetusta ja tutkimusta työkseen tekevillä kuin muilla. Sen sijaan ryhmässä työskentelyä ja säilytystiloja koskevat erot eivät olleet tilastollisesti merkitsevät, kun ikä, sukupuoli ja työtyytyväisyys vakioitiin. POHDINTA JA JOHTOPÄÄTÖKSET Työ- ja elinkeinoministeriön Työelämä hankkeen tavoitteena on, että Suomen työelämästä tulee Euroopan paras. Jotta tämä tavoite saavutetaan, on tärkeää, että myös työtilat suunnitellaan työntekijöiden työkykyä, työssä jaksamista ja jatkamista sekä työn sujuvuutta tukeviksi. Edellytyksenä on, että tilat soveltuvat erityyppisiin työtehtäviin ja työkulttuureihin. Tilojen käyttäjien tarpeet, tieto työn sisällöstä ja vaati 15

13 PIA SIROLA, VIRPI RUOHOMÄKI & MARJAANA LAHTINEN TAULUKKO 3. Monitilatoimistojen toimivuus: Tilojen toimivuus eri tehtävien kannalta (Kruskall-Wallis-testi: KA, Md, asteikko 1 = täysin samaa mieltä 5 = täysin eri mieltä). A opetus- ja tutkimus (n = 36) B asiakaspalvelu/ asiantuntija (n = 45) C hallinto (n = 16) D kombinaatiot (n = 18) Ryhmien välinen ero, p-arvo Minulla on käytössä sopivat ja tarkoituksenmukaiset työtilat työtehtävien hoitamiseksi. KA 2.6 KA 2.1 KA 1.5 Md 1.0 KA 2.2 χ 2 = 11.5 p =.009 Työtilat tukevat ryhmässä työskentelyä. KA 3.0 Md 3.0 KA 2.4 KA 1.9 KA 2.5 χ 2 = 10.5 p =.015 Työtilat tukevat eri henkilöiden välistä vuorovaikutusta. KA 3.2 Md 3.0 KA 1.9 KA 1.6 Md 1.5 KA 2.5 χ 2 = 35.5 p <.001 Tässä ympäristössä työtoverit on helppo tavoittaa. KA 2.6 KA 1.6 KA 1.5 Md 1.5 KA 2.1 χ 2 = 23.0 p <.001 Yhteistyö sujuu täällä tehokkaasti. KA 2.7 Md 2.5 KA 2.0 KA 1.7 Md 1.7 KA 2.4 χ 2 = 14.8 p =.002 Näissä tiloissa koen kuuluvani työyhteisöön. KA 3.0 Md 3.0 KA 1.9 KA 1.8 Md 1.5 KA 2.4 χ 2 =18.1 p =.001 Työpisteessäni on riittävästi säilytystilaa. KA 2.6 KA 2.4 KA 1.6 Md 1.0 KA 2.1 Md 1.0 χ 2 = 8.7 p =.034 KA = keskiarvo, Md = mediaani 16 PSYKOLOGIA

14 YLIOPISTON HENKILÖSTÖN TYÖN SISÄLLÖT JA KOKEMUKSET UUDISTUNEESTA TYÖYMPÄRISTÖSTÄ TAULUKKO 4. Erot työtilojen toimivuudessa erilaista työtä tekevillä, kun ikä, sukupuoli ja työtyytyväisyys vakioitiin. A opetus- ja tutkimus (n = 36) B asiakaspalvelu/ asiantuntija (n = 45) C hallinto (n = 16) D kombinaatiot (n = 18) vakioimaton RR *vakioitu RR vakioimaton RR *vakioitu RR vakioimaton RR *vakioitu RR vakioimaton RR *vakioitu RR Työtilat tukevat eri henkilöiden välistä vuorovaikutusta ( ) 9.20 ( ) 0.16 ( ) 0.20 ( ) 0.60 ( ) 0.52 ( ) 0.36 ( ) 0.40 ( ) Tässä ympäristössä työtoverit on helppo tavoittaa ( ) 8.40 ( ) 0.14 ( ) 0.14 ( ) 1.22 ( ) 1.18 ( ) - - Yhteistyö sujuu täällä tehokkaasti ( ) 5.07 ( ) 0.29 ( ) 0.34 ( ) 1.09 ( ) 1.04 ( ) - - Näissä tiloissa koen kuuluvani työyhteisöön ( ) 4.28 ( ) 0.29 ( ) 0.29 ( ) 0.68 ( ) 0.68 ( ) 0.40 ( ) 0.37 ( ) Minulla on käytössä sopivat ja tarkoituksenmukaiset tilat työtehtävieni hoitamiseksi ( ) 3.20 ( ) 0.40 ( ) 0.54 ( ) 0.73 ( ) 0.63 ( ) - - *vakioitu ikä, sukupuoli ja työtyytyväisyys samanaikaisesti, ei havaintoja ( eri mieltä -vastanneita) 17

15 PIA SIROLA, VIRPI RUOHOMÄKI & MARJAANA LAHTINEN muksista sekä ymmärrys hyvinvointia tukevasta sisäympäristöstä tulee ottaa tilojen suunnittelun lähtökohdiksi. Tässä tutkimuksessa uudistuvien monitilaympäristöjen toimivuutta yliopistoissa tarkasteltiin Ruohomäen ym. (2015b) viitekehyksen näkökulmasta: hyvinvointia edistävien tilojen tulee olla turvallisia ja toiminnallisia ja huomioida tilan käytettävyyden kannalta keskeiset psykologiset ja sosiaaliset ulottuvuudet. Monet näistä kriteereistä toteutuivat toteutetuissa monitilaratkaisuissa, mutta myös kehittämistarpeita ilmeni. Työympäristöä pidettiin turvallisena. Yliopistotyöntekijät olivat pääosin tyytyväisiä työympäristöönsä kokonaisuutena, ja tilat arvioitiin työtehtävien hoitamiseen pääosin sopiviksi ja tarkoituksenmukaisiksi. Sosiaalisista ulottuvuuksista työtovereiden tavoitettavuutta tiloissa ja yhteistyön sujumista arvioitiin myönteisesti. Työtilojen arvioitiin tukevan ryhmässä työskentelyä ja monitilaympäristöön siirtymisen koettiin parantaneen yhteisöllisyyttä ja vuorovaikutusta. Tulokset vastasivat pitkälti aikaisempia tutkimustuloksia, joissa monitilatoimistojen myönteisinä puolina ovat olleet tiedonkulun ja vuorovaikutuksen helppous, yhteisöllisyyden parantuminen sekä tilojen esteettisyys (Bjerrum & Bodger, 2003; Bodin Danielsson & Bodin, 2008; Bodin Danielsson & Bodin, 2009; Bosch-Sijtsema ym., 2010; de Been ym., 2015; McElroy & Morrow, 2010; Meijer ym., 2009; Nenonen ym., 2012; van der Voordt, 2004; Vos & van der Voordt, 2001). Viitekehyksen psykologisia ulottuvuuksia arvioitiin kriittisemmin. Kuten aiemmissakin tutkimuksissa (Bjerrum & Bodger, 2003; Bodin Danielsson & Bodin, 2008; Bodin Danielsson & Bodin, 2009; Bosch-Sijtsema ym., 2010; de Been ym., 2015; McElroy & Morrow, 2010; Meijer ym., 2009; Nenonen ym., 2012; van der Voordt, 2004; Vos & van der Voordt, 2001) keskeinen kehittämiskohde oli työrauhan parantaminen. Vaikka yli puolet arvioi tilojen tukevan myös yksin ja itsenäisesti tehtävää työtä, arvioi kolmannes tilojen tukea yksilötehtäville kielteisesti. Lähes kaksi kolmannesta vastaajista koki, ettei ollut helppo siirtyä rauhallisempaan paikkaan työskentelemään, mikäli ei pystynyt keskittymään työhän omassa työpisteessä. Keskittymistä haittaavina tekijöinä tuotiin esille riittämätön äänieristys vetäytymistiloissa, puheäänet läheisistä työpisteistä ja liike näkökentässä. Tilaratkaisuja suunnitel taessa tulisikin kiinnittää erityistä huomiota työrauhaa lisääviin tekijöihin, joilla voidaan tukea työsuoritusta ja jaksamista sekä välttää avoimissa tiloissa mahdollisesti herkemmin syntyviä konflikteja (Bodin Danielsson ym., 2015). Aiemmista tutkimuksista poiketen oman työtilan riittämättömyys ei tullut tässä tutkimuksessa yhtä vahvasti esille, mutta säilytys- ja neuvottelutilojen puutetta arvioitiin kriittisesti. Kriittisimmin säilytystilojen riittävyyteen suhtautuivat opetus- ja tutkimustyötä tekevät, joiden työssä paperisen tutkimus- ja opetusmateriaalin käyttö saattoi yhä korostua. Mobiiliteknologian puutteet eivät korostuneet, vaikkakaan tietojärjestelmien ei koettu tukevan kovin hyvin paikasta riippumatonta työskentelyä ja virtuaalista yhteistyötä. Monitilatoimistojen tavoitteena on muunneltava tilakonsepti, mutta tilojen ei koettu olevan helposti muunneltavissa eri käyttötarkoituksiin. Muuntojoustavien tilojen suunnittelu on yksi keino vahvistaa uudistuvien tilojen soveltuvuutta erilaisille käyttäjille. Tutkimuksessa verrattiin monitilatoimiston toimivuutta opetus- ja tutkimus-, hallinto- sekä asiakaspalvelu/asiantuntijatyössä. Tulosten perusteella osa henkilöstöstä sijoittui myös ryhmään, jossa tehtiin kaikkia edellä mainittuja tehtäviä. Toteutetut tilaratkaisut tukivat parhaiten hallinto-, asiantuntija- ja asiakaspalvelutyötä, joissa korostui useamman kuin yhden asian hoitaminen, koordinointi ja organisointi sekä jatkuva vuorovaikutus asiakkaiden tai muiden työntekijöiden kanssa. Hallintotyötä tekevät arvioivat tilojen tarkoituksenmukaisuutta muita ryhmiä myönteisemmin. Opetus- ja tutkimustyössä, jossa korostui uuden suunnittelu ja ideointi sekä täydellistä keskittymistä vaativat jaksot, monitilaratkaisu ei tukenut työn vuorovaikutus- ja yhteistyötarpeita yhtä hyvin kuin kaikissa muissa tutkituissa tehtävissä. Tulokset näyttäisivät vahvistavan aikaisempia tuloksia (Parking ym., 2011), joiden mukaan avoin työympäristö vetäytymistiloineen ei tukenut keskittymistä vaativaa akateemista työtä yhtä hyvin kuin huoneratkaisu, josta oli pääsy yhteisiin vuorovaikutuksellisiin tiloihin. Tulosten perusteella myös yksilötyöhuoneiden mahdollisuutta 18 PSYKOLOGIA

16 YLIOPISTON HENKILÖSTÖN TYÖN SISÄLLÖT JA KOKEMUKSET UUDISTUNEESTA TYÖYMPÄRISTÖSTÄ osana uudenlaisia monitilaratkaisuja tulisi harkita intensiivistä ja pitkäjänteistä keskittymistä vaativissa työtehtävissä. Toisaalta tulos saattaa heijastaa neuvottelu- ja vetäytymistilojen riittävyyteen ja saavutettavuuteen sekä niiden äänieristykseen liittyviin puutteisiin kohdistettua kritiikkiä. Uusien tilaratkaisujen myötä tiedekuntien välistä yhteistyötä oli pyritty lisäämään sijoittamalla eri oppiaineiden tutkijoita samoihin tiloihin. Toisaalta taas tiedekuntien sisällä yliopiston henkilöstöä oli eriytetty siten, että aiemmin samassa kerroksessa työskennelleet hallintohenkilöstö, opettajat ja tutkijat saattoivat nyt työskennellä eri kerroksissa. Myös nämä muutokset monitilaratkaisuun siirtymisen ohella ovat voineet heijastua opetus- ja tutkimustyötä tekevien yhteistyötä ja vuorovaikutusta koskeviin arvioihin sekä yhteisöllisyyden kokemuksiin tiloissa. Kiinnostava tulos on myös se, että kun osa yliopistotyöntekijöistä teki monialaista ja monenlaisia rooleja sisältävää työtä (kombinaatiotryhmä), myös tässä ryhmässä monitilaratkaisujen arvioitiin tukevan työn vuorovaikutustarpeita tutkimus- ja opetustyötä paremmin. Olisikin kiinnostavaa seurata, minkälaisia vaikutuksia yhä monialaisemmalla yliopistotyöllä tulee olemaan uudenlaisia työympäristöjä koskeviin arviointeihin tulevaisuudessa. Suuri osa vastaajista oli tyytyväisiä työhönsä, vaikka tulos oli hieman matalampi verrattuna suomalaisiin palkansaajiin, joista 86 prosenttia oli melko tai erittäin tyytyväisiä työhönsä (Työ ja terveys Suomessa 2012, 2013). Yliopistojen kiristyvä taloustilanne, työsuhteiden epävakaisuus ja organisaatiouudistukset (Wilhelmsson, 2016) saattavat osaltaan heijastua tämän tutkimuksen tuloksissa. Tutkimus osoitti myös, että mitä tyytyväisempi henkilöstö oli työympäristöönsä, sitä tyytyväisempää se oli työhönsä. Vastaavasti työhönsä tyytyväisemmät saattoivat olla taipuvaisempia arvioimaan työympäristöään myönteisemmin. Tulos viittaa työympäristöjen merkitykseen osana kokonaisvaltaista työtyytyväisyyden kokemusta ja on samansuuntainen kuin aiemmissa avotoimistotutkimuksissa (Hongisto ym., 2016). Monitilatoimistoissa havaittujen ongelmien taustalla on tutkimusten mukaan usein ollut se, ettei tilasuunnittelussa ole otettu huomioon työn sisältöjä ja vaatimuksia (Bjerrum & Bodger, 2003; Vos & van der Voordt, 2001). Selkeät tavoitteet, tilan käyttäjien työn sisältöjen ja työn vaatimusten huolellinen analyysi, hyvä viestintä ja osallistavat toimintatavat ovat keskeisiä, kun tavoitellaan sujuvaa työympäristön muutosprosessia sekä hyvinvointia ja tuottavuutta tukevaa työympäristöä (van der Voordt, de Been & Maarleveld, 2012). Hyvin organisoidun osallistuvan suunnittelun avulla saadaan käyttäjälähtöinen työtä koskeva tieto hyödynnettyä suunnitteluprosessissa ja voidaan varmistaa lopputuloksen onnistuneisuutta ja hyväksyttävyyttä ( Jensen, 2006; van der Voordt ym., 2012; Visher, 2008). Osallistumisen tavoitteiden tulee olla realistisia ja reunaehtojen selkeästi ja avoimesti ilmaistuja. Myös tilan käyttäjien roolin ja vaikutusmahdollisuuksien tulee olla selkeästi määriteltyjä osallistuvan suunnittelun prosessin eri vaiheissa (Broberg, Andersen & Seim, 2011). Väärät odotukset johtavat pettymykseen ja turhautumiseen. Tässä tutkimuksessa osallistumis- ja vaikutusmahdollisuuksia uusien tilojen suunnitteluprosessissa arvioitiin kriittisesti. Merkittävä osa vastaajista koki myös, ettei tilojen toimivuutta oltu parannettu henkilöstöltä saadun palautteen mukaisesti. Bjerrumin ja Bodkerin (2003) mukaan onkin tavallista, että työympäristön kehittämisprosessi päätetään liian aikaisin, heti tilan käyttäjien muutettua uusiin työtiloihin. Kokemusta tilojen käytöstä ei näin ollen hyödynnetä tilojen edelleen kehittämiseksi, ja työympäristöön jää usein valuvikoja, jotka eivät tule korjatuiksi. Vaikka monitilaratkaisussa on erilaisia tiloja erilaisille työtehtäville, se ei sellaisenaan välttämättä edistä työn sujuvaa tekemistä. Myös teknologian on tuettava tilavalintojen vapautta. Tilojen tarkoituksenmukainen käyttö on vaikeaa, jos käytössä oleva tietoteknologia ei tue monipaikkaista työskentelyä. Lisäksi työn tekemisen tapoja on syytä kehittää. Työskentelytapaa, jolla aiemmin toimittiin omissa huoneissa, ei voi sellaisenaan siirtää monitilatoimistoon. Henkilöstöä osallistava tilojen suunnitteluprosessi ja ennen uusiin tiloihin muuttoa yhteisesti sovitut pelisäännöt, jotka ohjaavat toimimaan uudenlaisessa työtilassa, ovat tärkeitä uuden työkulttuurin edistäjiä. Työn sujuminen edellyttää myös erilaista työtä tekevien suunnitelmallista sijoittamista tiloihin. Tämä tutkimus on ensimmäisiä tutkimuksia 19