KSHJ -hankkeen ohjausryhmän kokous 9

Transkriptio

1 KSHJ-hankkeen hjausryhmä PÖYTÄKIRJA Sivu 1/7 KSHJ -hankkeen hjausryhmän kkus 9 Aika: kl Paikka: OKM, Meritullinkatu 1, neuvtteluhune Venla (B437) Osallistujat: Opetusneuvs Birgitta Vurinen, OKM (puheenjhtaja) Prjektipäällikkö Anita Jhanssn, OPH (sihteeri) Tiethallintjhtaja Tuulikki Kalli, Päijät-Hämeen kulutusknserni POISSA Opiskelijapalvelujen päällikkö Anne Kskela, Savnia Ammattikrkeakulu Jhtaja Klaus Lindberg, CSC - Tieteen tiettekniikan keskus Oy POISSA - sijaisena kehityspäällikkö Kristiina Ulia, CSC - Tieteen tiettekniikan keskus Oy Suunnittelija Mikk Kautt, University Admissins Finland Opiskelijapalvelun päällikkö Tuija Pasanen, Itä-Sumen ylipist Tietjärjestelmäpäällikkö Juh Rautamäki, Oulun ylipist Opintasiainpäällikkö Janne Santala, Satakunnan ammattikrkeakulu Kulutuspliittinen sihteeri Veli-Matti Taskila, SAMOK ry POISSA - sijaisena hallituksen jäsen Tim Pieti, SAMOK ry Tiethallintjhtaja Antti Ylä-Jarkk, Opetushallitus Tietjärjestelmäasiantuntija Antti Mäki, OKM Prjektipäällikkö Ritva Sammalkivi, Oppijan palvelukknaisuus, SADe-hanke, OKM POISSA Tiedttaja Heidi Mäenpää, OKM Käsiteltävät asiat 1 Kkuksen avaus, työjärjestyksen hyväksyminen ja edellisen kkuksen pöytäkirja 2 KSHJ-hankeen viestintä 3 KSHJ-hankkeen määrittelyvaiheen tilannekatsaus 4 Asiakkaiden palvelu 5 Ohjausryhmän linjausta vaativat asiat 6 Seuraavat kkukset 7 Muut asiat 8 Kkuksen päättäminen

2 KSHJ-hankkeen hjausryhmä PÖYTÄKIRJA Sivu 2/7 Muisti 1 Kkuksen avaus, työjärjestyksen hyväksyminen ja edellisen kkuksen pöytäkirja Materiaali: kkuksen pöytäkirja timitetaan sen valmistuttua hjausryhmälle Keskustelu/ehdtus: hyväksytään työjärjestys, hyväksytään edellisen kkuksen pöytäkirja - Puheenjhtaja avasi kkuksen ja ttesi, että kutsusta piketen kkuspaikkana n Meritullinkatu 1, neuvtteluhune Venla eikä Meritullinkatu Kkuksen alkuun puheenjhtaja Birgitta Vurinen kerti hallituksen lakiesityksestä ja siihen tulleista lausunnista. Lausunnn anti nin 70 taha. - Lausuntpyyntö ja lausunnt löytyvät ministeriön ktisivuilta piskelijavalintjen uudistaminen - khdasta linkkinä valtineuvstn hankerekisteriin (HARE) : Hankenumer OKM097:00/2011 (OKM/68/010/2011). - Työjärjestys hyväksyttiin. - Edellisen kkuksen pöytäkirjalunnkseen tehtiin krjaukset kkuksessa, krjattu pöytäkirja timitetaan hjausryhmälle ja laitetaan KSHJ-wikiin. 2 KSHJ-hankeen viestintä Materiaali: - Ohjausryhmän viimeksi käsittelemät KSHJ-hankkeen viestintäsuunnitelma ja viestinnän timintasuunnitelma 2011_12_12_-2a_viestintasuunnitelma.dcx 2011_12_12_-2b_viestinnan_timintasuunnitelma.dcx hjausryhmälle esitelty petus- ja kulttuuriministeriön lunns viestintäsuunnitelmaksi krkeakulujen piskelijavalintjen uudistamisesta 2011_12_12_-2c_OKM_viestinta_piskelijavalinnista.dc Keskustelu/ehdtus: hjausryhmä päättää asian esittelyn ja käymänsä keskustelun phjalta tarvittavista linjauksista ja timenpiteistä hankkeen viestinnän tueksi. Tiedttaja Heidi Mäenpää OKM:n viestintäyksiköstä kerti OKM:n viestinnän ja KSHJ-prjektiryhmän (ml. Oppijan verkkpalvelun viestinnästä vastaava Jhanna Ruhikk) kesken käynnistetystä valmistelusta KSHJhankkeen ja Oppijan verkkpalvelun viestinnän yhteensvittamiseksi. - Jukk kkntunut kerran edellisellä viiklla ja jatkaa tällä viiklla tarkituksenaan tteuttaa Oppijan verkkpalvelun alle yksi yhteinen viestintäsuunnitelma. - Tdettu, että tällä hetkellä resurssit eivät riitä laaja-alaisempaan viestintään, kuten messujen järjestämiseen. - Heidi esitteli nykyisiä viestintäsuunnitelmia ja mm. ydinviestejä Keskustelussa aiheesta:

3 KSHJ-hankkeen hjausryhmä PÖYTÄKIRJA Sivu 3/7 - Tdettiin, että tammikuulle suunniteltu seminaari judutaan siirtämään myöhempään ajankhtaan. - KSHJ:n viestinnän timintasuunnitelmassa n perussetti, jllainen n laadittu ja prjektipäälliköllä ylläpidssa. Ohjausryhmä ei llut tietinen sen sisällöstä. - Viestinnästä tivttiin ajantasaista tiedttamista ikeille khderyhmille sekä päätöksistä, että valmiista asiista. - Esitettiin, että viestintä jakautuu kahteen saan: Viestintään suurelle yleisölle ja medialle, jllin viestintä lisi yleislunteisempaa viestintää. Tähän jukkn kuuluvat niin hakeutujat kuin heidän hjaajansakin. Ulkisessa viestinnässä tulee esitellä palveluita, kuten Oppijan verkkpalvelu" ja hakeutujan palvelut eikä prjekteja, kuten KSHJ tai KOTVE. Ulkinen viestintä n näin llen laajempi kknaisuus, jka edellyttää myös laajemman viestintäsuunnitelman laatimista. Tässä viestinnässä hyödynnetään OKM:n ja OPH:n viestintärganisaatiita. Tisaalta viestintä n khdennettua viestintää krkeakuluille ja muille uusien palveluiden ja niitä rakentavien prjektien tteuttamiseen sallistuville tahille. Tämä edellyttää tarkempaa tiedttamista mm. siitä, missä vaiheessa dtetaan krkeakuluilta timenpiteitä, jtta tietjärjestelmän tteutuksessa vidaan edetä. Tämän viestinnän perusmateriaalin mudstavat prjektien asiakirjat ja viestinnän tekijöitä vat prjektien sallistujat, KSHJ:n salta ensisijaisesti prjektiryhmä OPH:ssa ja valmisteluun sallistuvat virkamiehet OKM:ssä. - Prjektien tteuttamiseen liittyen tdettiin, että prjektilta dtetaan pikemminkin ennakivaa viestintää ja suunnitelmaa, jtta seuraavien vusien haasteita ja timintaa pystytään paremmin hahmttamaan ja niihin varautumaan eikä niinkään viikittaisia katsauksia siihen, missä mennään. Valintaperusteiden salta aikaa n enintään alkuvusi tai kevät 2012, jllin yksityiskhtaiset linjaukset j tehdään krkeakuluissa Jtkut hjausryhmän jäsenet vat laatineet krkeakulujen pinthallinnn frumeille viikittaisia katsauksia hankkeen etenemisestä Tdettiin, että päätöksien, linjauksien ja ratkaisujen kkaminen, esittäminen ja niistä tiedttaminen n tärkeintä varauduttaessa KSHJ-hankkeen haasteisiin ja tulksiin - Tdettiin, että hankkeen edistymisestä ja eri palveluiden käyttöönttamisesta tarvitaan arviita mahdllisimman aikaisin, jtta krkeakulut ja muut timijat vivat yksityiskhtaisemmin vaikuttaa siihen, missä vaiheessa mitäkin tehdään. Antti Ylä-Jarklla n aina ajantasainen hankesuunnitelma, jka kattaa kk Oppijan verkkpalveluiden tteutuksen. Frmaatti n MS Prject Tdettiin, että tieta tarvitaan kaikille krkeakuluille ja timijille eikä vain hjausryhmän jäsenille, jten frmaatti ei liene spiva Tarvittava frmaatti n juhannukseen mennessä pitää lla valintaperusteet valmiina Viestinnän pitää käsittää kk Oppijan verkkpalvelut eli KSHJ:n lisäksi KOTVE:n ym. - Sisäisessä viestinnässä prjektin tteuttamista, eri timintjen käyttöönttvaiheita ja ensimmäisiä valintakierrksia kskeva aikataulu lunns auttaa krkeakuluja ja muita timijita sekä varautumisessa että vaikuttamisessa. - Viestinnän mudstavat: ulkinen viestintä syntyvien palveluiden asiakkaille ml. suurelle yleisölle sisäinen viestintä tteutukseen sallistuville ja tulksien käyttöön valmistautuville timijille, kuten krkeakuluissa niille, jtka jutuvat varautumaan hankkeen tulksiin esimerkiksi valintaperusteiden valmisteluun liittyen - Oppijan viestintäryhmä vastaa ulkisesta viestinnästä ja laatii yhteisen viestintäsuunnitelman, jka käsittää myös KSHJ:n asiat. Ohjausryhmä saa viestintäsuunnitelman myöhemmin käsiteltäväkseen.

4 KSHJ-hankkeen hjausryhmä PÖYTÄKIRJA Sivu 4/7 - Sekä ulkisessa että sisäisessä viestinnässä hyödynnetään ydinviestejä. Ydinviesteistä khta neljä (Opiskelijiden valitseminen laajempiin kknaisuuksiin) liittyy valintaperusteiden kulutusrakenteisiin, eikä krkeakulujen autnmian piiriin kuuluvana asiana le sa KSHJ:n puitteissa tunnistettuja ydinviestejä. Opiskelijavalintjen perusteiden kehittäminen kuuluu kuitenkin kehittämisryhmän tehtäviin ja asiaa edistetään, mutta siitä ei viestitä KSHJ:n sana. Ydinviesteihin lisätään hallitushjelman mukaisesti hallituksen esityksessä kuvattu piskelijavalintjen uudistamisen vaiheittainen eteneminen. Tämän ydinviestin mutilussa humiidaan pliittisen jhdn mahdllisesti antamat tarkennukset HElunnksesta saatujen lausuntjen phjalta. - Hankkeen linjaukset ja päätökset edellytetään näkyvän KSHJ:n tai Oppijan wiki-sivulla. Sekä wikisivustlla, että ministeriön viestinnässä esitetään yhteneväisesti asiat. - Sisäistä viestintää varten laaditaan kuukausitaslla laajempi suunnitelma, jssa n esitetty kulutustiedn verkkpalvelun, tarjnnan ja valintaperusteiden mallinnuksen salta aikataulu. Suunnitelma n laaditava tästä hetkestä käyttöönttn saakka ja siitä edelleen ensimmäiset valintakierrkset humiiden eli esitutkimuksessa kuvatun mukainen valintaerä/vusikell ensimmäisten valintakierrksien lppuun saakka. Valmistellaan seuraavaan kkukseen mennessä OPH:ssa Valintjen kehittämisryhmään , jsta syystä suunnitelma n laadittava mennessä. Käsitellään tarvittaessa hjausryhmän sähköpsti- tai etäkkuksessa. Ohjausryhmän jäsenten kautta kautta krkeakulujen verkstille Suunnitelma esitellään ylipistjen ja ammattikrkeakulujen petuksesta vastaavien vararehtreiden tapaamisissa (y:t 28.2., amk:t 29.2.) - Svittiin, että KSHJ-hankkeen esittelevä perussetti tarkastetaan jatkssa hjausryhmän kkusten yhteydessä, jtta sen ajantasaisuus varmistuu, jtta hjausryhmä n setin sisällöstä tietinen ja, jtta settiä vivat käyttää kaikki hankkeen tekemisessä ja hjauksessa mukana levat taht. 3 KSHJ-hankkeen määrittelyvaiheen tilannekatsaus Materiaali: - OPH esittelee määrittelyvaiheen tilannekatsauksen määrittelyvaiheen prjektisuunnitelman ja hankesuunnitelmassa määritettyjen riippuvuuksien phjalta 2011_12_12_-3f_KSHJ_Tilannekatsaus_ja_timenpiteet.pdf 2011_12_12_-3a_KSHJ-aikataulu_tulkset_ja_sidkset.dcx - Prjektia hjaavat asiakirjat: hjausryhmä n hyväksynyt prjektin hankesuunnitelman kkuksessaan siten, että suunnitelmaa tarkistetaan esiselvitysvaiheen jälkeen 2011_12_12_-3b_KSHJ-hankesuunnitelma.pdf 2011_12_12_-3c_KSHJ-maarittelyvaiheen_prjektisuunnitelma.pdf 2011_12_12_-3d_KSHJ-riskit.pdf 2011_12_12_-3e_OKM-asettamiskirje.pdf Keskustelu/ehdtus: - Ohjausryhmä päättää esityksen ja keskustelun phjalta tilanteen edellyttämistä tarkennuksista Määrittelyvaiheen aikatauluun (prjektisuunnitelma) Määrittelyvaiheen lpputulksiin ja tarkastuspisteisiin (prjektisuunnitelma) Hankesuunnitelman khtaan Hankkeen riippuvuudet ja työnjak rinnakkaishankkeiden kanssa; - Ohjausryhmä päättää perusteista hankesuunnitelman päivittämiselle ja prjektin seuraavan vaiheen valmistelulle Antti Ylä-Jarkk kerti KSHJ:n tilannekatsauksen

5 KSHJ-hankkeen hjausryhmä PÖYTÄKIRJA Sivu 5/7 - Määrittelyvaiheiden tutkset vat edenneet hitaammin alkuperäiseen suunnitelmaan nähden, jsta syystä määrittelyvaiheessa n juduttu tekemään krjaavia timenpiteitä. - Määrittelyvaihe etenee nyt ketterällä menetelmällä, jssa viikn tutkset katselmidaan viikn päätteeksi. Ensimmäisen sprintin tarkistuspiste n jllin arviidaan siihen mennessä saavutetut tulkset. - Ensimmäisessä vaiheessa määritellään valmistautuminen hakuun -käyttötapaukset ja kuvataan prsessit tarkemmalle taslle. - Krjausliikkeiden vaikutus työn tutksiin arviidaan tammikuussa tarkemmin. - Tteutus pitäisi alkaa maaliskuussa. Määrittelytyötä jatketaan kuitenkin vielä limittäin tteutusvaiheen aikana. Käyttööntt ajittuisi syyskuulle ja tarjntatietjen syöttäminen lkakuulle. - Määrittelyvaihe n nyt rganisitu siten, että erillisiä prjekteja ei le vaan käytettävissä levat resurssit n suunnattu yli prjektirajjen määrittelyyn. Määrittelyä hjaa yksi henkilö ja knsultteja n vitu käyttää pastamassa määrittelijöitä. Keskustelussa - Phdittiin pystytäänkö määrittämään tammikuussa 2012, valmistuuk aikataulussa, mihin vastattiin, että pystytään määrittämään tammikuussa. On pystyttävä, jtta hallitus vi antaa esityksensä eduskunnalle. Prjektipäällikkö Anita Jhanssnin mukaan Antti Ylä-Jarkn tilannekatsauksessaan esittelemät krjaustimenpiteet n tehty sitä varten ja sen varmistamiseksi, että pysytään aikataulussa. - Phdittiin, että js määrittelyssä tulee j näin paljn viiveitä ja mennään ensimmäisen vaiheen määrittelyn kanssa, miten vidaan luttaa muiden vaiheiden määrittelyyn ja kaikkien vaiheiden tteutukseen? Eli nk tteutuksen laajuutta ja taviteltuja palveluita mahdllista ja syytä karsia? Tdettiin, että mennään taviteratkaisun kuvauksen mukaisesti eli vielä ei le tiedssa mahdllisesti karsittavissa tai myöhemmässä vaiheessa tteutettavaksi siirrettävissä levia sia Sisäistä viestintää varten laadittava ja ylläpidettävä laajempi suunnitelma mm. kuukausitaslla käyttöön tettavista palveluista tulee tarkentamaan tätä kuvaa - Kysyttiin, miten ehditään testaamaan, jhn arviitiin, että eri palvelut tulevat pala kerrallaan käyttöön, jten niitä päästään testaamaan j kauan ennen kuin viimeinen sa valmistuu. - Kiinnitettiin jälleen humita siihen, että krkeakuluille tulee tdella kva kiire saada kaikki valintaperusteita ym. kskevat päätökset tehdyksi siten, että ensi syksynä n j KSHJ:n tavitetilan mukaiset hje-, viestintä- ja markkinintimateriaalit käytettävissä. Tiukka aikataulu ja haasteet myös krkeakulujen resursseille n tettava esille alku vuden vararehtritapaamisissa. - Tehtiin jhtpäätös, että KSHJ -hankesuunnitelma ja määrittelyvaiheen prjektisuunnitelma vat vanhentuneet käsiin eivätkä enää vastaa hankkeen etenemistapaa, rganisintia tai aikatauluja. Erityisesti riskien hallitsemiseksi nämä asiakirjat ja itse riskikartitus n pidettävä ajan tasalla. - Tdettiin, että KSHJ:n määrittelyvaiheen käyttötapaukset vat wikissä julkisena Ehdtettiin, että krkeakulujen asiantuntijat visivat svitun rytmin mukaisesti käsitellä käyttötapauksia ja timittaa OPH:lle tarpeelliset kmmentit asiasta OPH:n prjektiryhmä tivi nimettyä ryhmää, jssa henkilöitä, jtka saavat lukea ja kmmentida käyttötapauksia, jtta liian laaja ryhmä hidastaisi timintaa Lisäksi vidaan hyödyntää työpajakäsittelyä, mutta vaatii etukäteisvalmistelua hyvin tarkkaan Opi -Synergiaryhmä visi lla kntaktipintana krkeakuluille tai rganisimassa sallistumista

6 KSHJ-hankkeen hjausryhmä PÖYTÄKIRJA Sivu 6/7 - Seuraava hankkeen hjauksen tarkistuspiste n hjausryhmän tammikuun kkuksessa, jllin käsitellään Oppijan verkkpalvelun hankesuunnitelma ja KSHJ -hankkeen eteneminen. - Tdettiin, että hanketta hjaavien asiakirjjen päivittämisessä n keskeistä, että esitetään suunnitelma siitä, mitä ja millaisia palveluita tetaan käyttöön missäkin vaiheessa erityisesti hankkeen riskien tunnistamisen, seuraamisen ja hallinnan näkökulmasta. - Katselmintiin käytetään Raketti-Opi ryhmän asiantuntijita edustamaan krkeakuluja. Janne Santala, Kristiina Ulia ja Anita Jhanssn rganisivat käyttötapausten katselminnin siten, ettei OPH:n henkilöstöä työllistetä, vaan pyritään saamaan mahdllisimman suuri hyöty työn etenemisen kannalta. 4 Asiakkaiden palvelu Materiaali: Kkuksessa esitellään katsaus pidetystä asiakkaiden palvelua kskeva työpajasta Keskustelu/ehdtus: hjausryhmä merkitsee asian ja käydyn keskustelun tiedksi - Tdettiin, ettei asiakaspalvelutyöpajaa järjestetty, jhtuen mm. määrittelyvaiheen kiireellisestä aikataulusta. - Tdettiin, ettei krkeakulujen piskelijavalintjen tarpeet spesifisti humiiva asiakaspalvelun ratkaisumalli le llut vielä esillä tai kmmentivana. - Prjektisuunnitelman tarkennuksissa pitäisi ttaa myös kantaa, miten asiakaspalveluratkaisu etenee. - Keskustelua herättää edelleen se, miten jatkssa tullaan käsittelemään liitteiden käsittely, miten kelpisuuden määrittely ja yhteinen timintamalli hakukelpisuuden tteamiseksi tteutetaan ja miten se kuvataan. Krkeakulujen kesken pitäisi vida spia liitteiden käsittelystä. Samin hakijiden yhdenvertainen käsittely tulisi ttaa humin. Asiakaspalvelu käyttäjän näkökulmasta - mitä kaikkea se ylipäätään tarkittaa. Kansainvälisten hakijiden salta vat krkeakulut itse maksaneet hakijiden neuvnnan, ja tähän ei tule varmaankaan muutksia. - Asiakaspalveluratkaisu n tisaalta KSHJ:n tietjärjestelmän kannalta tettava humin, mutta tisaalta asiakaspalveluratkaisu n enemminkin timinnallinen ja strateginen näkemys kuin tietjärjestelmän ratkaisu eikä siten vaikuta merkittävästi tietjärjestelmäprjektiin, kska käyttötapauksissa keskitytään tietjärjestelmäkysymyksiin eikä siihen, miten tai kuka järjestelmää käyttää. - Tdettiin, että Tuija Pasanen ja Janne Santala vat yhteydessä pinthallinnn verkstihin, jtta krkeakulujen pinthallinnn näkökulmasta ja timesta vitaisiin valmistella npealla aikataululla esitys siitä, mitä krkeakulujen näkökulmasta ja käytännön taslla asiakaspalveluratkaisu tarkittaa ja miten se tulisi tteuttaa: KSHJ:n tumat muutkset nykytilaan siirryttäessä krkeakulujen yhteiseen hakuun, yhteiset käytännöt, paikalliset palvelut, tehtäväjat, rajanvedt - Anita Jhanssn ja Aspara -ryhmä pulestaan hulehtii siitä, että krkeakulujen (KSHJ:n) näkökulma tetaan Aspara -suunnitelmissa humin. 5 Ohjausryhmän linjausta vaativat asiat Materiaali: esitellään kkuksessa Keskustelu/ehdtus: hjausryhmä merkitsee asian ja käydyn keskustelun tiedksi

7 KSHJ-hankkeen hjausryhmä PÖYTÄKIRJA Sivu 7/7 - Päätettiin ttaa jhnkin seuraavista hjausryhmän kkuksista käsiteltäväksi muu kuin tutkintn jhtava kulutus, kuten avin krkeakulupetus sekä pettajakrkeakulutus. 6 Seuraavat kkukset Materiaali: - Kkukset vunna 2011: 31.1., 14.3., 12.4., (peruttiin), 13.6., 7.9., (ylimääräisenä kkuksena, samalla peruttiin kkus), 4.11., Ehdtus hjausryhmän kkusajankhdiksi vunna 2012: ma Opiskelijavalintjen kehittämisryhmä (KSHJ-jhtryhmä) ke kell 12:30-15:30 pe määrittelyvaihe päättyy t kell 12:30-15:30 t tteutusvaihe alkaa ke Opiskelijavalintjen kehittämisryhmä (KSHJ-jhtryhmä) ma kell 12:30-15:30 ke kell 12:30-15:30 ma Opiskelijavalintjen kehittämisryhmä (KSHJ-jhtryhmä) ke kell 12:30-15:30 t kell 12:30-15:30 ke Opiskelijavalintjen kehittämisryhmä (KSHJ-jhtryhmä) ke kell 12:30-15:30 ti kell 12:30-15:30 ma Opiskelijavalintjen kehittämisryhmä (KSHJ-jhtryhmä) t kell 12:30-15:30 ke Opiskelijavalintjen kehittämisryhmä (KSHJ-jhtryhmä) Keskustelu/ehdtus: hjausryhmä päättää seuraavista kkuksistaan esityksen phjalta - Hyväksyttiin vuden 2012 kkussuunnitelma. Mikäli kkuksiin tulee muutksia, niistä svitaan sähköpstitse tilanteen mukaan. - Seuraava kkus n kl 12:30-15:30 7 Muut asiat Opiskelijapalvelujen päällikkö Anne Kskela Savnia ammattikrkeakulusta jää äitiyslmalle, jten hänen tilalleen hjausryhmään nimetään sijainen. 8 Kkuksen päättäminen Materiaali: puheenjhtaja esittää hyvät julun tivtukset Keskustelu/ehdtus: esityksen phjalta puheenjhtaja päättää kkuksen - Puheenjhtaja kiitti Antti Mäkeä syksyn timinnasta. - Puheenjhtaja kiitti kaikkia kkuksiin sallistuneita ja tivtti kaikille mukavaa julunaikaa ja päätti kkuksen.