KSHJ -hankkeen ohjausryhmän kokous 7

Transkriptio

1 KSHJ -hankkeen ohjausryhmän kokous 7 Aika: klo Paikka: OKM, Meritullinkatu 10, neuvotteluhuone Väinämöinen Osallistujat: Opetusneuvos Birgitta Vuorinen, OKM (puheenjohtaja) Projektipäällikkö Anita Johansson, OPH (sihteeri) Tietohallintojohtaja Tuulikki Kallio, Päijät-Hämeen koulutuskonserni. Opiskelijapalvelujen päällikkö Anne Koskela, Savonia Ammattikorkeakoulu Johtaja Klaus Lindberg, CSC - Tieteen tietotekniikan keskus Oy Suunnittelija Mikko Kautto, University Admissions Finland Opiskelijapalvelun päällikkö Tuija Pasanen, Itä-Suomen yliopisto Tietojärjestelmäpäällikkö Juho Rautamäki, Oulun yliopisto, poissa Opintoasiainpäällikkö Janne Santala, Satakunnan ammattikorkeakoulu Koulutuspoliittinen sihteeri Veli-Matti Taskila, SAMOK ry Tietohallintojohtaja Antti Ylä-Jarkko, Opetushallitus, poissa; tilalla Laila Puranen, Opetushallitus Tietojärjestelmäasiantuntija Antti Mäki, OKM Projektipäällikkö Ritva Sammalkivi, Oppijan palvelukokonaisuus, SADe-hanke, OKM IT-asiantuntija Joonas Mäkinen, Opetushallitus Erityisasiantuntija Merja Väistö, Opetushallitus Esityslista 1 Kokouksen avaus, työjärjestyksen hyväksyminen ja edellisen kokouksen pöytäkirja Materiaali: liitteenä edellisen kokouksen pöytäkirja Keskustelu/ehdotus: hyväksytään työjärjestys, hyväksytään edellisen kokouksen pöytäkirja puheenjohtaja Birgitta Vuorinen avasi kokouksen. Työjärjestys hyväksyttiin. Edellisen kokouksen pöytäkirja hyväksyttiin seuraavin muutoksin: Muutettiin kokouksen päättymisaikaa.

2 2 Esitutkimusvaiheen perusteella päivitetty Tavoiteratkaisun kuvaus Materiaali: esitutkimuksen päivitetty luku 7, Tavoiteratkaisun kuvaus, luonnos Keskustelu/ehdotus: ohjausryhmä hyväksyy Tavoiteratkaisun päivitetyn kuvauksen määrittelyvaiheen pohjaksi Ohjausryhmän tavoitteena oli hyväksyä tavoiteratkaisun kuvaus. Tavoiteratkaisun kuvaukseen sisältyy kuitenkin käsittelyltään keskeneräisiä kokonaisuuksia, kuten kohdat Asiakaspalvelu ja 7.6. Kehittämis- ja ylläpitopalvelu. Todettiin, että ohjausryhmä keskustelee asiasta kohtien ja 7.6. osalta, mutta päätöksiä ei tässä kokouksessa tehdä. Tavoiteratkaisun kuvauksesta käytiin läpi ne kohdat, jotka olivat muuttuneet keväästä Muutokset näkyvät dokumentissa tummennettuna tekstikappaleina. Kokouksessa käydyn keskustelun ja muun valmistelun pohjalta päivitetty tavoiteratkaisun kuvaus lähetetään kirjallisesti ohjausryhmälle hyväksyttäväksi. Kohta Haku- ja valintajärjestelmän peruspalvelut. Kohdasta päivitetty kuva, palvelukeskeinen arkkitehtuuri, hyväksyttiin. Kohta Hakulomakepalvelut. Muutokset hyväksyttiin seuraavin korjauksin: Korjattiin Muokkausmahdollisuudesta johtuen tietojen yhteyteen tulee merkintä, onko kyseessä hakijan ilmoittama vai eri viranomais- tai muista lähteistä haettu tieto. Kohta Valintaperusteiden tallennus. Kappaleeseen tehdään tarkennukset. Valintaperusteista pitää selvittää, missä muodossa ja missä valintaperusteet tuotetaan. Kuka saa tuottaa valintaperusteet järjestelmään? Missä vaiheessa ja miten muodostetaan valintaperusteasiasta kokonaisnäkemys? KSHJ - tavoiteratkaisussa valintaperusteihin otetaan kantaa vain järjestelmän näkökulmasta. Opiskelijavalintojen kehittämisryhmä tukee valintaperusteiden kehittämistyötä. Järjestelmän kannalta valintaperusteista on kuvattava rajapinnat ja miten valintaperusteet tulkitaan ja tulkinta siirretään tietojärjestelmään. Valintaperusteiden mallintamisesta ja tuottamisesta kuvataan vaiheet ja aikataulu. Kohta Asiakaspalveluratkaisu Taustaksi: Asiakaspalveluratkaisu kokonaisuutena vaikuttaa OPH:n talouteen, että resursointiin. Niistä korkeakouluista, jotka olivat ottaneet kantaa asiakaspalveluratkaisuun, enemmistö kannatti tavoiteratkaisussa esitettyä kuvausta. Lausunnonantajien kannantotoista kuitenkin tuli esille vahvasti erilaiset näkemykset asiakaspalvelun suhteen, joten korkeakoulujen näkemystä asiakaspalveluratkaisusta on edelleen selvitettävä. Lausuntojen antajista osa ei ollut ottanut kantaa asiakaspalveluratkaisuun lainkaan. Selvittämistyö asiakaspalveluratkaisusta on edelleen käynnissä. Keskusteluja ja selvitystä on jatkettava sekä OPH:ssa, että yhteistyössä korkeakoulujen kanssa. Tässä kokouksessa päätöksiä asiakaspalveluratkaisusta ei tehty. Valmistelussa ja selvityksessä kuitenkin edellytetään otettavaksi huomioon korkeakoulusektoreiden erityistarpeet. Keskustelussa koottiin esitutkimuksesta saaduissa lausunnoissa ja kommenteissa asiakkaiden palveluun liitettyjä asioita, kuten o Hakijoiden lähettämän materiaalin (todistukset, muut liitteet, ennakkotehtävät) vastaanottaminen ja tallentaminen o Korkeakoulukelpoisuuden toteaminen ja siihen liittyvistä asioista päättäminen ja sitä koskevien tietojen tallentaminen o Toimitettujen tietojen tallentaminen korkeakoulujen käyttöön liitteistä o Täydennyspyyntöihin ym. valinnan vaiheisiin ja tulosten ilmoittamiseen liittyvien tietojen antaminen hakijalle o Oikaisupyyntöihin liittyvät asiat o Neuvonta ja ohjaus hakijoille sekä koulutuksen järjestäjille (tässä kuvattu asiakaspalvelu rajautuu tähän) [puheluun ja sähköpostiin vastaaminen]

3 yleisesti ja teknisesti liittyvä neuvonta n liittyvä neuvonta - Asiakkaiden palvelua koskeva asia täytyy alla kuvatusta tarkentaa korkeakoulujen ja korkeakoulutukseen hakeutumisen näkökulman mukaiseksi - Neuvonta ja ohjaus on esitutkimuksessa esitetty koko opetustoimen palvelemisen ja OPH:n oman suunnittelun näkökulmasta kesken Kohta Yhteishaku. Hallituksen esityksen mukaisesti päivitetty muuttunut kohta. Tekstistä poistettiin viimeinen lause turhana. Kohta lisätty OHRY:n linjaukset. Ei muutoksia. Kohta Sijoittelu. Varasijojen käsittelylle myös takaraja. OHRY:n näkemys on, että voitaisiin suositella lisähauista luopumista. Keväällä olisi varsinainen haku ja täydennyshaku Ammattikorkeakoulujen opintoasiainpäälliköiden verkoston pyynnöstä ohjausryhmä arvioi vielä uudelleen linjausta siitä, että varasijoja ei ole täydennys- ja lisähauissa. Kohta kappaleen otsakkeeksi muutettiin Hakulomakepalvelut yhteishaun ulkopuolella. Kohta 7.4. Järjestelmävaatimukset. Päivitetään ajan tasalle. Kohta Korjattu toteutustavan muutoksia. Kohta Täsmennetty. Kiintiöihin liittyvät asiat käsitellään keskustellen kohdassa muut asiat. 3 Määrittelyvaiheen projektisuunnitelman hyväksyminen Materiaali: Määrittelyvaiheen projektisuunnitelma, luonnos Keskustelu/ehdotus: ohjausryhmä hyväksyy määrittelyvaiheen projektisuunnitelman Määrittelyvaiheen projektisuunnitelma hyväksyttiin. Hankesuunnitelmaan päivitetään KSHJ:n suhde ja vaatimukset muille hankkeille ja projekteille (esim. Tarjonta, Kotve, Tor:n, Virta, opetustoimen sanastotyö). Hankesuunnitelmassa on kuvattava korkeakoulusektoreiden tarpeet ja miten ne toteutetaan ko. projekteissa ja missä laajuudessa ja aikataulussa. 4 Työpajojen tilannekatsaus Materiaali: Keskustelu/ehdotus: ohjausryhmä merkitsee asian tiedoksi Yleisesti syksyn mahdollisista uusista tulevista työpajoista. Toivotaan, että työpajojen aikataulut ja sisällöt ovat riittävän ajoissa korkeakouluilla ja muilla sidosryhmillä (ml. Wiki-sivustoilla), jotta korkeakoulujen asiantuntijat voivat järjestää aikataulunsa ja mahdollisuutensa osallistua niihin. 5 Ohjausryhmän linjausta vaativat asiat Materiaali: esitellään kokouksessa Keskustelu/ehdotus: ohjausryhmä merkitsee asian ja käydyn keskustelun tiedoksi

4 Esityslistalla on säännöllisesti ohjausryhmän linjausta vaativia asioita. Linjattavia asioita tuodaan kokoukseen valmisteltuina tai kokouksessa voidaan keskustella ennakkoon linjattaviksi tulevista asioista. Keskustelussa nostettiin esille seuraavat asiat: - Täydennyshakuja ja lisähakuja koskevat linjaukset - Tietojen välitystapa korkeakoulujen ja kansallisten palveluiden välillä o Edellyttää koottua tietoa, mitä kaikkia tietoja (miltä tahoilta korkeakouluissa) tarvitaan o Ensisijaisesti korkeakoulujen valmistautumisen pohjaksi tarvitaan yhteensopiva ja o yhteentoimiva tietomalli kuvaustavoista Edellyttää kansallisten, yhteisten ja korkeakoulujen omien tietoja käsittelevien palveluiden tunnistamista - Asiakkaiden palveluun liittyvät asiat (ml. asiakaspalveluratkaisu ) - Kiintiöiden ja erityiskiintiöiden käyttäminen - Missä määrin valintaperusteet tarjotaan Opetushallituksen tuottamana palveluna? Mitkä valintaperusteet ovat valtakunnallisia, alakohtaisesti vahvistettuja valintaperusteita o Millaisia vaatimuksia asettaa valintaperusteiden tuottamis/tallentamisvälineille - Ensisijaisuustiedon käyttäminen o Liittyy sekä valintaperusteisiin (ensisijaisuus ansiona) että tiedon muuhun hyödyntämiseen palveluiden tai prosessien ohjauksessa o Ensisijaisuus kohdistuu johonkin määriteltyyn ryhmään eikä korkeakoulujen sähköisen yhteishaun näkökulmasta ole suinkaan sama asia kuin hakulomakkeessa 1. sijalla oleva kohde - Yhteisvalintoihin ja valintayhteistyöjärjestelyihin liittyvät kysymykset - Varasijakäytännöt, joista myös valintojen kehittämisryhmä keskustelee - SORA-vaikutukset valintaperusteisiin ja -toiminnallisuuksiin 6 Muut asiat Kehittämisryhmän kuulumiset. - Ohryn edellisessä kokouksessa linjaamista asioista varasijat jäivät kehittämisryhmässä vielä keskusteltavaksi (Antti Mäki ja Birgitta Vuorinen valmistelevat) - Valmistellaan siirtymiskäytäntöihin liittyviä ratkaisuja: OKM tarkastelee lainsäädännön mahdollisuuksia ja OKM tilaa korkeakoulujen siirtymiskäytäntöjen nykytilasta selvityksen ( yhteistyössä opintoasianjohtajien foorumeiden kanssa) Antti Mäki esitteli kiintiöitä koskevaa valmistelua. Hallituksen esityksen pohjaksi tarkastellaan erilaisia toteuttamisvaihtoehtoja. 7 Seuraavat kokoukset perjantaina kello 9:30-12: maanantaina kello 12:30-15:30 Keskustelu/ehdotus: sovitaan ohjausryhmän kokouksista saakka kokoontumistiheydestä ja ajankohdista käydyn keskustelun pohjalta Seuraavat kokoukset pidetään:

5 perjantaina kello 9:30-12: maanantaina kello 12:30-15:30 Tarvittaessa järjestetään lisäkokous. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 12.40