Hallituksen kokous 3 /

Transkriptio

1 Hallituksen kkus 3 / Aika: kl 16:50 18:03 Paikka: Paikalla: Pissa: Vartikl, Vetelintie 5 kerhhuneist, Helsinki Mika Kntiainen (puheenjhtaja) Mikk Mulari (sihteeri) Teemu Kujala (pistui 8) Hannes Hämäläinen Tmmi Svanbäck Susanna Kskinen Jhanna Vesterinen Kati Hum 1. Lippukunnanjhtaja Mika Kntiainen avasi kkuksen kl 16: Pöytäkirjat Hyväksyttiin hallituksen kkuksen 2/10-11 pöytäkirja. 3. Timintakertmuksen kkaminen Timintakertmuksen kkaminen n kesken: vielä puuttuu mm. Tintin pätkä tarpjatiminnasta, Katin ja Tintin pätkä ikäkausitiminnasta ja muutama muu pätkä. Mika vastaa timintakertmuksen kkamisesta. 4. Tilinpäätös Hannes esitteli tilintarkastajien muistin menneestä tilikaudesta (liite 2). Kilmetrikrvauksia n maksettu eri summilla ennen kun hallitus vahvisti kkuksessaan uusista krvaussummistaan elkuussa. Päätettiin, että hallituksen kkuksen 9/2010 mukaista kilmetrikrvauspäätöstä svelletaan alkaen. Päätettiin jatkaa tehtyjen päätösten seurantalistan käyttämistä esityslistissa. 5. N-retki Läsnälijista paikalla ei llut lippukunnanjhtaja Mika, mutta retki li nnistununut. Tdettiin, että lippukunnanjhtajan läsnäl retkellä lisi llut tärkeää. Tapahtumavastuita ei juuri saatu jaettua. Susanna Kskinen n hävittänyt retken kuitit, mutta Hanneksella n kyseisistä kuiteista verkkpankissa merkinnät, jten summat vat tiedssa. 6. Kaiku Muutama ryhmä sallistui Kaikuun ja tapahtuma li nnistunut. 7. Prjektien hjaaminen Päätettiin, että jkaista lippukunnan ei-ikäkausiprjektille nimetään jku hallituksen jäsen vastuulliseksi hjaajaksi, jka pestaa, hjaa, seuraa ja antaa palautetta prjektin jhtajalle. Näin hallitus pysyy ajantasalla lippukunnan prjekteista. Ikäkausivastaavat vastaavat maan ikäkauteensa liittyvien prjektien hjaamisesta. Lppuvuden tapahtumien hjaajat: Mika: puurjuhla, Hannes: julukalenterit, Tmmi myyjäiset. Eetu hjaa Janin ja SufQn pj-jälkitehtävät ja Mika Jennan.

2 8. Mäyrien ja kettujen merkkien tilitys Päätettiin kustantaa ryhmien rahista Susanne Rantasen tilityksen mukaiset merkit, jtka eivät mene lippukunnan tukikäytäntöjen mukaisesti. 9. KAY:n sallistumismaksut Päätettiin periä Kaukametsän Paklaiset -vartin sallistumismaksut (yhteensä 45 ) ja jättää perimättä vartiiden Krysmania ja Pöllöt sallistumismaksut. Päätettiin periä Ilvesten yhden jäsenen sallistumismaksun js kyseessä ei llut sairastapaus. 10. Jntuslistacase Päätettiin seuraavista timintatavista uusien jäsenten suhteen: 1. Henkikirjuri ilmittaa ikäkausivastaavalle, js heidän ikäkauteensa kuuluvia lapsia n jnssa. 2. Ikäkausivastaava miettii ja spii ryhmän vetäjien kanssa mitä tehdään ja laittaa tarkemmat tiedt ryhmän vetäjille lapsista + merkkaa jntuslistaan kmmentteihin, mitä lapsen suhteen n tehty. 3. Ryhmien vetäjät vahvistavat ikäkausivastaavalle ja henkikirjurille, ketkä vat tulleet mukaan timintaan (ja myös mahdlliset lpettaneet). 4. Henkikirjuri peri plun yms. systeemit ja siivaa jntuslistan. 11. Kuninkaan illalliset Päätettiin budjetiksi 15 sallistuvaa henkilöä khden. 12. Vaeltajatiminta Päätettiin siirtää tuleviin kkuksiin, sillä ei keretty nyt käsittelemään. 13. Lippukunnanjhtaja Mika Kntiainen päätti kkuksen kl 18:03. Liitteet: Esityslista 3/10-11 Tilintarkastajien muisti Oikeaksi tdistaen: Mika Kntiainen puheenjhtaja Mikk Mulari sihteeri

3 Partilippukunta Susiveikt ry Hallituksen kkuksen esityslista Esityslista Esityslistan numer: 11 / 2010 Kkus alkaa: kl Kkuspaikka: Vartikl, Vetelintie 5 Kutsutut: Lippukunnan hallitus 1) Pöytäkirjat ja tilinpäätös 1. Hyväksyminen: 10/ Timintakertmuksen kkaminen 3. Talus-/kirjanpitpäätökset HANNES? 2) Menneet ist tapahtumat 1. N-retki 2. Kaiku 3) Tulevat ist tapahtumat 1. Lippukuntaleiri 4) Adventtikalentericase 5) KAY:n sallistumismaksut 6) Jntuslistacase 7) Prjektien hjaaminen 8) Killan saunailta 9) HSK:n jhtajahult 10) Vaeltaja-timinta 11) Muut asiat

4 Renne Tergujeff, Mikk Sane Muistita tilintarkastuksesta - Saamisia 2500! Tapahtumien pitäisi lla maksettu etukäteen. Karhuamiseen kiinnitettävä humiita (prsessit kuntn). Näin suurta määrää saamisia ei seuraavalle tilikaudelle. - Kevätkkuksen pöytäkirja ja siihen liittyvä timintakertmus 2009 puuttuvat (kkuksen läsnällista löytyy + jkin kynällä krjailtu timintakertmuslunns) - Myyntitavarainventaati tekemättä (tsite 208). Tähän liittyvät Sväbän tilitykset ja kirjanpit myynneistä. - Tasekirja (sisältäen timintakertmuksen) ikein kstettuna puuttuu vielä, ks. talusppaan ( khdat Hallituksen kkuspöytäkirjasta nr 5 puuttuu puheenjhtajan eli Kati Humn allekirjitus, ja hän n nyt ulkmailla? Hänelle visi nyt heti lähettää k. pöytäkirjan sähköisesti, ja sitten vaihtehtja: 1) hän printtaa, allekirjittaa ja lähettää pöytiksen pstissa, 2) hän printtaa, allekirjittaa, skannaa ja lähettää meilissä, 3) hän lähettää meilin jssa tteaa hyväksyvänsä pöytäkirjan, täällä meili printataan kkuspöytäkirjan heen - Kkuspöytäkirjasta nr 6 puuttuu sihteerin eli Helin allekirjitus - Vakuutukset: nk irtaimistn vakuuttaminen edelleen kesken? Mulari selvittänyt, s-psti , aihe: Partivakuutus ei kata kalusta nk selvityksen perusteella keskusteltu hallituksessa? kalustn inventaari, kska tehty? - Kilmetrikrvausta jhtajapurjehduksen matkista (189) n maksettu 0,20 /km, vaikka tapahtuman aikaan vimassa llut li 0,14 /km (hallitus päätti 9.8. uudesta kilmetrikrvauksesta). Tilitys n laadittu ja Hanneksen hyväksytty (Hannes) Lippukunnan näkökulmasta era n yhteensä 67 eura, jka n siis nyt jaettu Mularille, Hannekselle ja Maurille. Vaatisik krjauksen? Pitäisi letettavasti nudattaa tapahtuman aikaan vimassa llutta krvaustaksaa, jten tässä pitäisi tehdä kirjaukset saamisiin. Samalla päivällä Hannes n hyväksynyt myös Lpk-retken tilityksen jssa Tintti, Linsku ja Hannes vat saaneet bensakrvaukset vanhalla 0,14 taksalla (jka siis li tämänkin tapahtuman aikaan vimassa). Lisäksi Mulari hyväksynyt Hanneksen keväisiä bensakuluja taksalla 0,14. - Kilke- ja Pauke-tilitysten sallistumismaksutaulukt pitää printata uudestaan ajantasaisilla tiedilla, ja niin että tsikkrivi näkyy Kilke-tilityksen kalustn kuljetuskulut eura: puuttuu perustelut, eli ajkilmetrit ja päivämäärät (vrt. tilintark.muisti 2009)

5 leiriavustusarvin perusteet selkeästi näkyviin Pauke-tilitys: päätettiinkö jhtajien leirimaksu vasta tapahtuman jälkeen? - #48: PäPan lasku puuttuu, 113 e - jhtajapurjehduksen tilitys tsitteessa #189 n päivätty ja hyväksytty mutta kirjanpitn merkitty j suritusperusteisuus? - #203: tsitteessa visi mainita jakstuksen levan vatk kaikki ryhmien retken tilitetty? Samalla kun ryhmä ilmittaa retkestä turvallisuushjeiden mukaisesti lpk:n jhdlle, visi ilmitus mennä myös taludenhitajalle, jka kirjaisi ylös ja saisi näin dttaa tapahtumatilitystä - Yritystietjärjestelmässä n Susiveikkjen pstisitteena Hanuriplku 4 A 13, merkitty , jka n Jnna Sutisen site. Visi hulehtia että ajankhtaisempi site tulisi päivitettyä. (Edellinen sitemerkintä li tki vimassa vielä pitempään, alkaen...) Humiita taludenhitn / tilityksiin / kirjanpitn: - tapahtumatilityksen (myös kesäleirit) sallistujaluetteln sallistumismaksun perään hintaperuste js muu kuin tavallinen; esim. js nrmimaksu tapahtumalle n 10, niin js n merkitty 5 tai 7 jidenkin khdalle, niin siihen perään syy (jka nudattaa LPK tukee -dkumenttia), esim. munittaja (vrt. 62 C) - vatk kaikki halukkaat varmasti saaneet lpk:n ja KY:n tuen Kilkkeelle (nk tiedtus llut riittävä ja asia ymmärretty)? esim. Elina Sivnen maksanut pikkeuksellisesti kk ei liikaa hankintja teennäisesti timintamenihin, esim. fläppitaulu n. 100 e (tsite 93) - Susiveikkjen matkakrtin kirjanpit alitettu ROK-retkellä, miten hidettu/hidetaan siitä eteenpäin? Onk Sanen tekemä lmake käytössä? Teknisiä humiita kirjanpitn: - Kummaksuttaa käytäntö, jssa tiettyyn retkeen tms. khdistuvat tapahtumat niputetaan malle tililleen tilitykseen asti mutta ei enää sen jälkeen? Tileinä erilaiset ennakt näyttävät erikiselta esim. tase-erittelyssä, n siis saamisia retkimaksuennakt -tilillä. Mularin edellisinä vusina käyttämä menetelmä lisi selkeämpi (s-psti , aihe: Re: VS: *Hallitus+ Re: Lpk:n talus : tilityksessä vedetään ennakkmaksut- ja retkimaksuennakt-tilit nllille. Eli maksamattmat ennakkmaksut siirretään velkihin ja retkimaksuennakt tulutetaan (retkitult) ja maksamattmat maksut kirjataan saamisiin ). Hannes kirjitti, s-psti , aihe: Re: VS: *Hallitus+ Re: Lpk:n talus :...tais lla Kannn kanssa puhetta, että pitäiskö ni tilit lla suraan tulla saamisten alla eikä tlleen erikseen - ei stketa tilitteita, ks. 3/2010

6 - js kerran Tappi ei järjestä tsitteeseen kuuluvia kirjauksia aina vakijärjestykseen, visi kirjanpitäjä selkeyden vuksi laittaa aina esim. Pankkitilin 170 ensimmäiseksi tai aina viimeiseksi; vrt. esim. tsitteet 47 ja 53, jissa samanlainen asia näyttäytyy eri järjestyksessä; visuaalisesti hankalampi hahmttaa - hum. Tappi tulstaa tsitteiden tsikista vain tietyn mittaisen pätkän, jten lyhyemmät tsikt / vähemmän eri tapahtumien niputtamista samaan tsitteeseen - suritusperusteisuudessa riittää se, että kirjaukset tehty samana päivänä Esimerkiksi lpk-retki 193 tilitys tehty jllin maksettu sekä Hannekselle että Kati Humlle rahaa tililtä samana päivänä, mutta Katin summa n kirjattu ennakksi tsitteella 192. esim. ROK-retken yhteydessä n eri henkilöiden aiheuttamat retkikulut kirjattu ensin muihin velkihin (tili 240) ja samalla päivämäärällä maksettu pankkitililtä k. henkilölle ja pistettu velista? ts. miksi ei suraan ROK-retken tilityksessä (tsite 93) le vastatileinä 355 retkikulut ja 170 pankkitili - kummaksuttaa myös käytäntö niputtaa useita tilityksiä yhteen tilitapahtumaan, esim. jhtajapurjehdus 189 Viime vuden kmmenttien phjalta - hyvä: päätösten seurantaan n kiinnitetty humita: jatkssa visi kkuksessa päivitetyn listan laittaa pöytäkirjan liitteeksi, nyt llut vasta seuraavan kkuksen esityslistassa visi myös siirtyä hallituksen yhteiseen sähköiseen td-listaan (aina up-t-date), esim. tdled.cm tms. - hyvä: pöytäkirjjen numerinti kunnssa - hyvä: tiedtus parantunut, pöytäkirjat netissä - hyvä: jäsenlistan seurantaa petrattu: jatkssa jäsenlistatteisiin - hyvä: ryhmien rahat seurannassa - vuden 2009 tilintarkastusmuistista: Edellisiltä vusilta n jäänyt khtalaisen paljn ylijäämää tämän siirtämistä ns. peruspäämaksi vitaisiin harkita Yleisiä kmmentteja: - 182: Nirsn yleisavustus: humatkaa tarkasteltavat luvut ja miettikää niiden vaikutusta saatavan yleisavustuksen suuruuteen; nyt esim. näkyvissä n rahitusmaisuus yli 7000, mikä ei tki le järjettömän paljn mutta periaatteessa sittaa kuitenkin hyvää kykyä selvitä ainakin vusi jpa ilman avustusta; aihetta peruspääman perustamiseen? - tilintarkastajien vaiht (hyvä hallinttapa)