KSHJ -hankkeen ohjausryhmän kokous 25

Transkriptio

1 KSHJ-hankkeen ohjausryhmä Pöytäkirja Sivu 1/6 KSHJ -hankkeen ohjausryhmän kokous 25 Aika: klo Paikka: OKM, Meritullinkatu 10, neuvotteluhuone Louhi Osallistujat: Poissa: ylitarkastaja Ilmari Hyvönen, OKM (pj) Joni Penkari, OPH (sihteeri) Opiskelijapalveluiden päällikkö Airi Hirvonen, Haaga-Helia ammattikorkeakoulu Opiskelijapalvelun päällikkö Tuija Pasanen, Itä-Suomen yliopisto Tietojärjestelmäpäällikkö Juho Rautamäki, Oulun yliopisto Opintoasiainpäällikkö Janne Santala, Satakunnan ammattikorkeakoulu Koulutuspoliittinen sihteeri Veli-Matti Taskila, SAMOK ry Opetusneuvos Ritva Sammalkivi, Oppijan palvelukokonaisuus, SADe-hanke, OPH (kohdat 1-4) Opetusneuvos Birgitta Vuorinen, OKM Kehityspäällikkö Antti Mäki, CSC Tieteen tietotekniikan keskus Oy Opiskelijapalveluiden päällikkö Anne Koskela, Savonia-ammattikorkeakoulu Ossi Raatikainen, CSC Joanna Kumpula, UAF Mikko Kautto, University Admissions Finland

2 KSHJ-hankkeen ohjausryhmä Pöytäkirja Sivu 2/6 1. Kokouksen avaus, työjärjestyksen hyväksyminen ja edellisen kokouksen pöytäkirja _KSHJ-ohjausryhma_poytakirja_luonnos Keskustelu/ehdotus: hyväksytään työjärjestys, hyväksytään edellisen kokouksen pöytäkirja Puheenjohtaja avasi kokouksen klo Edellisen kokouksen pöytäkirja hyväksyttiin muutoksitta. Hyväksyttiin kokouksen työjärjestys. 2. Tilannekatsaus ja riskit (Ritva Sammalkivi, Joni Penkari) OPH:n tilannekatsaus, toimitetaan myöhemmin Päätösehdotus: Merkitään tilannekatsaus käsitellyksi ja tehdään tarvittavat tilannekatsauksen edellyttämät päätökset Ritva Sammalkivi esitteli tilannekatsauksen. Keskustelussa virkailijakoulutuksiin osallistunut Anne Koskela kertoi kokemuksiaan koulutuksista ja niissä kohdatuista keskeneräisyyden aiheuttamista haasteista. Koulutetut palvelut eivät kuitenkaan sinällään olleet hankalia käyttää. Tuija Pasanen toi esille, että korkeakouluille on annettu ristiriitaista informaatiota siitä, miten kandidaatin ja maisterin tutkinnot voidaan kuvata verkkopalvelussa. Todettiin, että määrittelyn mukaan ne tulee voida kuvata joko yhdessä tai erikseen. Tämä mahdollisuus ei kuitenkaan täysin toteutunut vielä koulutuksissa olleessa versiossa. OPH toimittaa kuvausta koskevan varmistuksen OKM:lle mennessä. Aikataulullisesti hyväksymistestauksen rooli on osoittautunut haastavaksi. Palveluiden kehittäminen valmistuu toistuvasti niin myöhään, ettei niitä ehditä testaamaan ja korjaamaan hyväksymistestauksen prosessin mukaisesti ennen käyttöönottoa. Tästä johtuen keskusteltiin hyväksymistestauksen roolista tulevaisuudessa. Todettiin, että testaus on sinällään tarpeellista, ja sitä on syytä jatkaa samalla testausryhmällä kuin tähänkin saakka. Kuitenkin varsinaisesti hyväksymistestauksen roolista voidaan tässä vaiheessa luopua, ja hoitaa testaus asiakastestauksena, jonka palautteet huomioidaan korjauksissa. Lisäksi keskusteltiin tarpeesta antaa suositus toimipisteiden nimeämisestä. Keskustelussa todettiin, että tärkeintä on hakijan kannalta ymmärrettävä esittämismalli. Varsinaista suositusta ei ole tarpeen muotoilla, mutta asia on syytä huomioida käyttöohjeissa. Merkittiin tilannekatsaus käsitellyksi. Päätettiin, että Opetushallituksen edustajat toimittavat ohjausryhmän puheenjohtajalle mennessä tiedon siitä, onnistuuko kandidaatti-, ja maisterikuvausten esittäminen yhdessä koulutuskuvauksessa. Päätettiin, että korkeakoulujen testaus suoritetaan tästä eteenpäin asiakastestauksena ilman varsinaisen hyväksymistestauksen roolia. Saatu palaute otetaan huomioon, ja sen mukaan tehdään korjauksia mahdollisuuksien mukaan.

3 KSHJ-hankkeen ohjausryhmä Pöytäkirja Sivu 3/6 3. Korkeakoulujen käyttöönottojen tukeminen (Ossi Raatikainen, CSC) tilastotarkastelu ja OPH:n tilastoja Päätösehdotus: Merkitään keskustelu tiedoksi ja tehdään tarvittavat tilannekatsauksen edellyttämät päätökset Ossi Raatikainen esitteli tilannekatsauksen korkeakoulujen käyttöönottojen tukemisesta. Käyttöönottoon liittyvät kysymykset ovat olleet esillä sekä RAKETTI OPI-ohjausryhmässä että OKM:n asettamassa opiskelijavalintojen kehittämisryhmässä. Näissäkin yhteyksissä on tuotu esille huoli siitä, että korkeakoulut saavat tietoa palveluiden tarjoamista mahdollisuuksista riittävissä ajoin oman toimintansa suunnittelun näkökulmasta. Korkeakoulut järjestivät keskenään työpajan koulutustarjonnan syöttämiseen liittyen. Siellä keskusteltiin myös nimeämiskäytännöistä. Nimeämisistä on tulossa myös Arenen opiskelijavalintaryhmän suositus. Sovittiin, että Ossi Raatikainen katsoo ehtiikö tehdä työpajakeskustelun pohjalta koosteen siellä sovituista yhteisistä käytännöistä, mikä voitaisiin toimittaa korkeakouluille. Nimeämisessä on huomioitava kaikki kolme käytettävää kieltä (suomi, ruotsi ja englanti). Huhtikuun alkuun suunniteltu integraatiotyöpaja siirtyy myöhäisempään ajankohtaan, koska Opintopolun hakemuspalvelun kehitysvaihe ei mahdollista vielä suoranaista kehittämistä rajapintaa vasten. Keskustelussa todettiin, että siirtopäätös on käytännössä tarpeen, koska korkeakoulujen ei kannata lähettää kehittäjiään työpajaan, joka ei sisällöltään vastaisi kustannusvaikutusta. Huhtikuun alussa järjestetään sitä vastoin keskustelu OPH:n pääarkkitehdin ja korkeakoulujen tietomallista vastaavien henkilöiden kesken ja pyritään tätä kautta tukemaan integraatioihin valmistautumista. Valintapalvelusta järjestetään myös oma esittelytilaisuus korkeakoulujen edustajille. Laskennan operaattorit ovat jo riittävällä tasolla syksyn 2014 valintojen toteuttamiseen, mutta muilta osin palvelun kehittäminen on edelleen kesken. Keskustelussa nostettiin vielä esille huoli siitä, saavatko korkeakoulut riittävän kuvan palveluiden mahdollistamista vaihtoehdoista syksyn valintojaan silmälläpitäen. Merkittiin keskustelu tiedoksi. 4. KSHJ-hankeen ohjaus- ja viestintädokumentit (Joni Penkari, Ilmari Hyvönen)

4 KSHJ-hankkeen ohjausryhmä Pöytäkirja Sivu 4/6 Lista voimassaolevasta ohjausdokumentaatiosta: 1. Hankesuunnitelma (yhteinen SADe ohjelman oppijan palveluiden hankesuunnitelman kanssa) o ei käsitellä 2. Käyttöönottosuunnitelma sisältäen aikatauludokumentin ei käsitellä Aikataulu: 3. Hyväksymistestaussuunnitelma ei käsitellä 4. Perussetti o 5. Viestintä o Viestintämateriaali Päätösehdotus: Käsitellään päivitetty aikatauludokumentti ja viestintämateriaali Aikatauludokumenttia ei käsitelty, koska tässä kokouksessa käsiteltävät asiat vaikuttavat siihen olennaisesti. Päivitetty dokumentti tuodaan seuraavaan kokoukseen. Laila Puranen esitteli OPH:n käytöönottokirjeen korkeakouluille. Keskustelussa todettiin, että siinä olevan aikataulun ei pitäisi tuottaa korkeakouluille ongelmia valintaperusteiden ilmoittamisen osalta. Viimeistelyä voidaan jatkaa näin ollen käsitellyltä pohjalta, minkä jälkeen valmis kirje lähetetään korkeakouluille. Sen yhteyteen liitetään myös kuvaus korkeakoulujen ja Opetushallituksen työnjaosta hakujen toteuttamisessa. Samaan vastuunjakodokumenttiin toivottiin myös riskinhallintakuvausta siitä, miten riskienhallinnan vastuu jakautuu korkeakoulun ja Opetushallituksen kesken. Laila Puranen esitteli myös viestintämateriaalin. Keskustelussa nostettiin esille, mikä on materiaalin kohderyhmä. Sitä koottaessa lähdettiin liikkeelle periaatteesta, että samaa materiaalia voitaisiin toimittaa erilaisille kohderyhmille. Lisäksi viestintämateriaalin kokoamisen pitkän keston vuoksi osa siinä esitellyistä asioista koskee enemmänkin aiempaa tavoitetilaa kuin karsittua todellista toteutusta. Tämä erottelu syksyllä 2014 toteutuvaan ja myöhempään tavoitetilaan kuuluvaan todettiin tarpeelliseksi esittää selkeämmin. Aikatauludokumenttiin toivottiin lisättäväksi tulevien virkailijakoulutusten ajankohdat, jotta korkeakoulut voisivat huomioida ne vastuuhenkilöidensä työsuunnitelmissa. Päätettiin, että aikatauludokumentti päivitetään seuraavaan ohjausryhmän kokoukseen ja käsitellään siellä. Päätettiin, että Opetushallitus jatkaa korkeakouluille lähetettävän ohjekirjeen valmistelua käsitellyltä pohjalta, ja lähettää valmiin kirjeen korkeakouluille. Sen yhteyteen tehdään kuvaus vastuunjaosta Opetushallituksen ja korkeakoulujen välillä hakujen toteuttamisessa sekä riskien hallinnassa. Päätettiin, että viestintämateriaalia kehitetään vielä siten, että siinä erotetaan selvästi syksyllä 2014 toteutuva kokonaisuus ja myöhempi tavoitetila. Opetushallituksen edustajat esittelevät lisäksi kriisiviestintäsuunnitelman seuraavassa ohjausryhmän kokouksessa.

5 KSHJ-hankkeen ohjausryhmä Pöytäkirja Sivu 5/6 5. Asiakaspalveluryhmä III:n ehdottama toiminnallisuus (Joni Penkari) Asiakaspalveluryhmän loppuraportin toiminnallisuusvaatimusten toteuttamisaikataulua KSHJ Aspa III loppuraportti viimeistelty Muu mahdollinen materiaali Kokouksessa nostettiin käsiteltäväksi tässä vaiheessa mahdollisuus tuloskirjeiden lähettämiseen hyödyntäen ipost-mahdollisuutta. Joni Penkari esitteli vaihtoehtoiset toimintamallit sähköisen postituksen hyödyntämiseksi. Tekninen toteutus on jo tehty ammatillisen ja lukiokoulutuksen yhteishaun tarpeisiin. Samaa ratkaisua voidaan hyödyntää myös korkeakoulujen kohdalla, mikäli prosessiin ja sopimustenhallintaan liittyvät kysymykset saadaan ratkaistuiksi ensiksi. Keskustelussa oltiin yksimielisiä siitä, että keskitetty kirjeiden lähettäminen Opetushallituksesta olisi tehokkain ja kustannuksiltaan edullisin ratkaisu. Opetushallitus vastaisi tällöin kirjeiden lähettämisestä ja korkeakoulut niiden kustannuksista sekä tarvittavien tietojen tallentamisesta. Sovittiin, että asiaa jatkovalmistellaan tältä pohjalta edelleen. Opetushallitus ja OKM keskustelevat ensiksi kustannuksiin ja sopimuksiin liittyvistä kysymyksistä, minkä pohjalta valmistellaan tarkempi esitys käsiteltäväksi. Palvelua ei tarjota vielä syksyllä Päätettiin, että sähköistä hyväksymiskirjeiden postitusta jatkovalmistellaan seuraavaan kokoukseen. Valmistelun pohjana on malli, jossa lähetys tapahtuu keskitetysti Opetushallituksesta ja korkeakoulut vastaavat kustannuksista. Päätettiin, että muut loppuraportin kehittämisehdotukset käsitellään ohjausryhmän seuraavassa kokouksessa. 6. Opiskelijavalintauudistuksen II vaihe (Ilmari Hyvönen) Projektisuunnitelma (muutokset edellisessä kokouksessa käsiteltyyn versioon) Puheenjohtaja esitteli asian ja totesi, että aikataulu vaikuttaa tällä hetkellä hieman vähemmän kriittiseltä kuin vuoden alussa ajateltiin. Opetushallitukseen II vaiheen toteutukseen rekrytoitu Ulla Lehtonen aloittaa huhtikuun alussa ja hänen tuekseen kootaan nyt kaksi määrittelyryhmää, joista toinen käsittelee siirtohakuihin liittyviä kysymyksiä ja toinen hakijamaksuja. Ohjausryhmä keskusteli ryhmiin kutsuttavista henkilöistä. Kumpaankin ryhmään kutsutaan edustajia sekä yliopistoista että ammattikorkeakouluista ja lisäksi hyödynnetään esimerkiksi CSC:n ja UAF:n asiantuntijaedustajia. Ryhmien kokoamisen tekee Ulla Lehtonen kokouksessa tehtyjen ehdotusten pohjalta.

6 KSHJ-hankkeen ohjausryhmä Pöytäkirja Sivu 6/6 Päätettiin, että Ulla Lehtonen tulee kutsumaan asiantuntijaryhmien edustajat huomioiden ohjausryhmässä käydyn keskustelun henkilöistä. Ryhmiä tulee olemaan kaksi, ja toinen niistä keskittyy siirtohakuihin ja toinen hakijamaksuihin. 7. Seuraavat kokoukset :30-15:30 Louhi :30-15:30 Kalevala 8. Muut asiat Ohjausryhmän toimikausi päättyy kesällä Sitä tullaan kuitenkin jatkamaan vuoden 2016 loppuun saakka. Ohjausryhmän jäseninä jatkavat nykyiset jäsenet lukuun ottamatta Juho Rautamäkeä. Ohjausryhmää täydennetään näin ollen yliopistosektorin osalta. 9. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo