SM:n hallinnonalan TORI-tehtävien siirtoprojektin ohjausryhmä

Transkriptio

1 Pöytäkirja 1 (5) Timintsiirrt/ Mikael Jkela SM:n hallinnnalan TORI-tehtävien siirtprjektin hjausryhmä Aika tiistai kl 8:00-9:42 Paikka Helsinki, Mariankatu 9 (VM:n kkuskeskus), nh Nusukausi Osallistujat Puheenjhtaja: Tapi Aaltnen, tiethallintjhtaja, SM Jäsenet, Asiakas: Ilkka Haataja, jhtaja, HALTIK Stina Huvinen, tutantpäällikkö, HALTIK Kaija Martiskainen, järjestelmäpäällikkö, SM Jäsenet, TORI-hanke, VM: Tum Pigg, neuvtteleva virkamies, hankepäällikkö Tim Saastaminen, neuvtteleva virkamies Jäsenet, Valtri: Mikael Jkela, prjektipäällikkö (sihteeri) Marjut Siintla, hankejhtaja (Mikk Vuriksken sijaisena) Mikk Vurikski, hankintajhtaja (paikalla kl 8:00-9:00) Jakelu sallistujat 1 Esityslistan hyväksyminen Puheenjhtaja avasi kkuksen kl 8:00. Hyväksyttiin esityslista. Puheenjhtaja kerti tivvansa, että js Valtriin siirtyviksi suunnitelluissa tehtävissä havaitaan liittymiä TOSI- tai TUVE-tehtäviin, niin tetaan yhteys Tapi Aaltseen, Kaija Martiskaiseen tai Ilkka Haatajaan. 2 Valtrin tilannekatsaus Marjut Siintla esitteli Valtrin tilannekatsauksen (liite 1). Keskustelussa tuli esille seuraavia asiita: - Tällä hetkellä sa Valtrin asiakkaista laskuttaa siirtyneiden henkilöiden tiljen käytöstä, sa ei laskuta. Kun Valtrissa siirrytään miin timitilihin, niin n tärkeää tietää lähtökustannukset, jtta vidaan vastata timitiljen säästövaatimuksiin. Siksi siirtyneiden henkilöiden timitilakustannukset arviidaan, vaikka asiakas ei laskuttaisi niitä. - Tehtävät siirtyvät Valtriin nykytilassaan, minkä jälkeen siirrytään asteittain Valtrin yhteisiin palveluihin. - Vielä ei le mahdllista ttaa kantaa, mihin HALTIKin Yhteyskeskuspalvelujen (YPA) tuttamat palvelut sijittuisivat Valtrin palvelukartassa. - YPAn khdalla tulee selvittää, nk kyse TORI-lain piiriin kuuluvista palveluista. Svittiin, että prjektipäällikkö kutsuu pikaisesti hjausryhmän ja prjektin YPAn palveluryhmän yhteisen työpajan, jssa keskustellaan siitä, miten YPAn tuttamat palvelut sijittuvat TORI-TUVE-TOSI-akselille. (AP1) Valtin tiet- ja viestintätekniikkakeskus Valtri

2 Pöytäkirja 2 (5) Timintsiirrt/ Mikael Jkela Valtintaluden tarkastusvirast n j kiinnittänyt humita siihen, että Valtriin n siirtynyt sille TORI-lain ja -asetuksen mukaan kuulumattmia tehtäviä. Näin llen tulisi välttää sitä, että Valtriin siirtyy tehtäviä, jita sille ei kuulu. - YPAn tuttamissa palveluissa n jitakin samantyyppisiä piirteitä kuin Valtiknttrin tuttamassa kansalaisneuvnnassa. Olisik näitä palveluja järkevää tuttaa yhdessä? Yhtäältä sen phtiminen, pitäisikö jitakin timintja siirtää HALTIKista Valtiknttriin, ei kuulu TORI-lain sveltamisalaan eikä tämän prjektin tehtäviin, tisaalta asiita tulee tarkastella myös kknaislainsäädännön valssa ja kyetä tekemään päätöksiä asiista, jihin ei le yksiselitteistä vastausta. - Olisik järkevää siirtää YPA Valtriin kknaisuutena, vaikka mukana tulisi TUVElain piiriin kuuluvaa timintaa, sillä Valtri tuttaa myös TUVE-palveluja kasvavassa määrin? TUVE-palvelujen siirt HALTIKista Valtriin tteutuu jssain vaiheessa vunna Päätös siirtyvästä kknaisuudesta syntyy tämän siirtprjektin klmannessa hjausryhmässä, jssa hyväksytään siirtspimukset. 3 Prjektisuunnitelma Mikael Jkela esitteli prjektisuunnitelman liitteineen (liite 2). Prjektisuunnitelma kstuu seuraavista sista: Prjektisuunnitelman runk Prjektisuunnitelman runk sisältää tämän prjektin taustan, prjektin kuvauksen, rganisaatin ja tteutussuunnitelman resurssiarviineen. Prjektisuunnitelma perustuu TORI-hankkeen siirtprjektimalliin. Prjektisuunnitelman rungsta keskustelussa tuli esiin seuraavia asiita: Lukuun 1 lisätään maininta prjektin timikaudesta ja asettamispäätöksestä. Khtaan prjektin tehtävät ja tavitteet tehtiin selventäviä sanamutkrjauksia. Prjektissa käydään läpi kaikki SM:n hallinnnalan virastt. Kaija Martiskainen krdini prjektipäällikkönä tätä aluetta kskevat asiat. Useissa virastissa lienee Elisan puhespimuksia, jtka siirretään Valtriin. Jkaiselle virastlle, jsta siirtyy Valtriin tehtäviä, tehdään erikseen siirtspimus ja palveluspimus. Prjektisuunnitelmaan täsmennetään, että siirtspimuksia tulee useita. Valtineuvst tekee siirtpäätökset virastittain. Humiidaan, että virastt vivat sisältää useita hallintyksikköjä. YPAn palvelujen tilaajat, jtka palveluista maksavat, tekevät spimukset näistä palveluista Valtrin kanssa. Lähtökhtaisesti siirrn yhteydessä palvelu- ja asiakasspimukset siirtyvät Valtriin sellaisenaan. Siirrn jälkeen Valtrilla n mahdllisuus yhdistää spimuksia. Khtaan 2.2 lisätään lyhyt kuvaus muista SM:n hallinnnalan rganisaatiista. Khtaan 2.4 lisätään maininta VNHY:öön liittyvästä tehtävien tarkastelusta. Valtin tiet- ja viestintätekniikkakeskus Valtri

3 Pöytäkirja 3 (5) Timintsiirrt/ Mikael Jkela Prjektin kartitus- ja määrittelyvaiheen tulkset tulee katselmida TORI-lain näkökulmasta. YPAn mbiilihallintapalvelu n tyypillisempi TORI-palvelu kuin yhteyspalvelut ja muuttilmituspuhelinpalvelu. Valtrin tarkitus n lla asiakkaiden kntaktipiste ICT-asiissa, ei muiden virastjen substanssiasiissa, jllin puhelu pitäisi hjata valtineuvstn hallintyksikköön. Khtaan 3.2 lisätään Marjut Siintla Mikk Vuriksken varahenkilöksi. Khtaan 3.4 lisätään asiantuntijaryhmänä SM:n HA:n muut TORI-tehtävät [kuin YPA] käsittelevä ryhmä, jnka vetäjäksi tulee Kaija Martiskainen. Khdassa 4.1 mainittua prjektin aikataulua muutetaan siten, että siirtspimukset n hyväksyttävä elkuun lppuun mennessä ja siirtlupa tulee lla syyskuun lppuun mennessä ja prjekti päättyy vuden lppuun. Tteutuneet työmäärät raprtidaan jatkssa hjausryhmän kkuksiin. Riskiraprtti (prsun liite 1) Riskiraprttia ei käsitelty, kska riskejä työstetään yhteisesti KickOfftilaisuudessa hjausryhmän jälkeen. Riskiraprtti elää prjektin aikana ja arviidaan uudelleen jkaiseen hjausryhmän kkukseen. Muutsehdtuslmake (prsun liite 2) Js prjektisuunnitelmassa svittuja asiita tulee tarvetta muuttaa prjektisuunnitelman hyväksymisen jälkeen, muutkset esitellään jhtryhmälle tämän lmakkeen avulla. Viestintäsuunnitelma (prsun liite 3) Viestintäsuunnitelmaa ei käsitelty, kska sen tekeminen n kesken. Viestintäsuunnitelma sisältää prjektin viestinnän vastuut ja timenpiteet. Viestintäsuunnitelmaa päivitetään prjektin kuluessa. Vastuutaulukk (prsun liite 4) Vastuutaulukssa kuvataan RACI-menetelmällä eri timijiden vastuut prjektin eri tehtävissä. Vastuutaulukka ei le tarkitus muuttaa prjektin kuluessa. Timintsiirrn prsessi (prsun liite 5) Timintsiirrn prsessikuvaus n TORI-hankkeen siirtprjekteille yhteinen prsessikuvaus, jnka n tarkitus selventää työnkulkuja prjektin eri vaiheissa. Prsessikuvausta ei le tarkitus muuttaa prjektissa. Vaihtehtiset esitykset: Prjektisuunnitelmassa esitetty aikataulu lähtee nyt siitä, että siirtpäivä n Prjektiryhmällä n kuitenkin siirtpäiväksi kaksi vaihtehtista ehdtusta, ja , jita pultavat seuraavat seikat: Haltikin taluden suunnittelu ja seuranta tapahtuu kvartaaleittain, jten Haltikin näkemyksen mukaan paras siirtajankhta lisi kvartaalin vaihteessa. Lähin mahdllinen kvartaalin vaihde lisi , kska ei le enää TORI-lain mukainen. Valtin tiet- ja viestintätekniikkakeskus Valtri

4 Pöytäkirja 4 (5) Timintsiirrt/ Mikael Jkela Asettamispäätös 5 Päätökset Tämä n TORI-hankkeen kknaisaikataulussa suunniteltu siirtajankhta. Siirtprjektissa n merkittäviä ja työläitä työvaiheita, kuten DDkartituksen tekeminen, siirtspimuksen tekeminen ja palveluspimuksen tekeminen, jihin kuluva aika ei mahdllista tätä aikaisempaa siirtajankhtaa ttaen humin välissä levat kesälmat ja sen, että näissä työvaiheissa n kriittisinä resursseina useita henkilöitä, jtka tekevät siirtprjektin lisäksi muitakin töitä. Siirtpäivää kskevassa keskustelussa tuli esille seuraavia asiita: - Aikataulussa ei le väljyyttä siirtpäivääkään ajatellen, etenkin ttaen humin valtineuvstn päätösten valmisteluajan. - Prjektin tehtäviä ei vi aikatauluttaa siten, että siirtpäivä lisi mahdllinen. - TORI-hankkeen kknaisaikataulussa n svittu siirtpäiväksi Prjektisuunnitelman liitteet tdettiin sellaisenaan hyväksyttäviksi, pis lukien vielä keskeneräiset riskiraprtti ja viestintäsuunnitelma. Kirjattiin seuraavat timenpiteet Mikael Jkela ja Kaija Martiskainen tekevät svittuja täydennyksiä ja krjauksia kahden päivän ajan, minkä jälkeen prjektisuunnitelma lähetetään hjausryhmälle sähköpstikäsittelyyn. (AP2) Sähköpstikäsittelyn jälkeen prjektisuunnitelma julkaistaan versina 1.0. (AP3) Päätökset: - Siirtpäivä n Tehdään prjektisuunnitelmaan svitut muutkset, jtka hyväksytään sähköpstikäsittelyllä, minkä jälkeen prjektisuunnitelman vi julkaista. Mikael Jkela esitteli prjektin asettamispäätöksen (liite 3). Asettamispäätös n VM:n asiakirja, jsta hjausryhmässä tarkastetaan, että henkilönimet ja timikausi vat ikein. Svittiin, että asettamispäätökseen krjataan prjektin timikausi sekä lisätään hjausryhmän jäsenten varahenkilöt. (AP4) Päätettiin pultaa prjektin asettamista esitetyn asettamispäätöksen mukaisesti svituin muutksin. Tehdään prjektisuunnitelmaan svitut muutkset, jtka hyväksytään sähköpstikäsittelyllä, minkä jälkeen prjektisuunnitelman vi julkaista. Siirtpäivä n Päätettiin pultaa prjektin asettamista esitetyn asettamispäätöksen mukaisesti svituin muutksin. Valtin tiet- ja viestintätekniikkakeskus Valtri

5 Pöytäkirja 5 (5) Timintsiirrt/ Mikael Jkela Svitut timenpiteet N Timenpide Vastuu Deadline 1 Prjektipäällikkö kutsuu pikaisesti hjausryhmän ja prjektin YPAn palveluryhmän yhteisen työpajan, jssa keskustellaan siitä, miten YPAn tuttamat palvelut sijittuvat TORI-TUVE-TOSI-akselille. 2 Mikael Jkela ja Kaija Martiskainen tekevät svittuja täydennyksiä ja krjauksia kahden päivän ajan, minkä jälkeen prjektisuunnitelma lähetetään hjausryhmälle sähköpstikäsittelyyn 3 Sähköpstikäsittelyn jälkeen prjektisuunnitelma julkaistaan versina Asettamispäätökseen krjataan prjektin kestaika sekä lisätään hjausryhmän jäsenten varahenkilöt. 5 Seuraavat kkukset varataan kk prjektin ajalle sen jälkeen, kun prjektisuunnitelma n hyväksytty. 7 Muut asiat Muita asiita ei llut. 8 Seuraava kkus Mikael Jkela Mikael Jkela, Kaija Martiskainen Mikael Jkela Mikael Jkela Mikael Jkela Liitteet Seuraavat kkukset varataan kk prjektin ajalle sen jälkeen, kun prjektisuunnitelma n hyväksytty. (AP5) 1. Valtrin tilannekatsaus 2. Prjektisuunnitelma 2.1 Prjektisuunnitelman liite 2: muutslmake 2.2 Prjektisuunnitelman liite 4: vastuutaulukk 2.3 Prjektisuunnitelman liite 5: timintsiirrn prsessikuvaus 3. Siirtprjektin asettamispäätös Valtin tiet- ja viestintätekniikkakeskus Valtri