KSHJ -hankkeen ohjausryhmän kokous 22

Transkriptio

1 KSHJ-hankkeen ohjausryhmä Pöytäkirja Sivu 1/6 KSHJ -hankkeen ohjausryhmän kokous 22 Aika: klo Paikka: OKM, Meritullinkatu 10, neuvotteluhuone Kalevala Osallistujat: Poissa: ylitarkastaja Ilmari Hyvönen, OKM (pj) Joni Penkari, OPH (sihteeri) Opiskelijapalveluiden päällikkö Airi Hirvonen, Haaga-Helia ammattikorkeakoulu (läsnä 2->) Mikko Kautto, University Admissions Finland Opiskelijapalvelun päällikkö Tuija Pasanen, Itä-Suomen yliopisto Tietojärjestelmäpäällikkö Juho Rautamäki, Oulun yliopisto Opintoasiainpäällikkö Janne Santala, Satakunnan ammattikorkeakoulu Koulutuspoliittinen sihteeri Veli-Matti Taskila, SAMOK ry Projektipäällikkö Ritva Sammalkivi, Oppijan palvelukokonaisuus, SADe-hanke, OKM Kehittämispäällikkö Erja Nokkanen, Opetushallitus Projektipäällikkö Antti Mäki, CSC Tieteen tietotekniikan keskus Oy Opetusneuvos Birgitta Vuorinen, OKM Johtaja Klaus Lindberg, CSC Tieteen tietotekniikan keskus Oy

2 KSHJ-hankkeen ohjausryhmä Pöytäkirja Sivu 2/6 1. Kokouksen avaus, työjärjestyksen hyväksyminen ja edellisen kokouksen pöytäkirja kokouksen pöytäkirja Keskustelu/ehdotus: hyväksytään työjärjestys, hyväksytään edellisen kokouksen pöytäkirja Puheenjohtaja avasi kokouksen klo Esityslista hyväksyttiin kokouksen työjärjestykseksi. Edellisen kokouksen pöytäkirja hyväksyttiin muutoksitta. 2. Tilannekatsaus ja riskit (Erja Nokkanen, Joni Penkari) OPH:n tilannekatsaus seminaarin terveiset (Ilmari Hyvönen) Merkitään tilannekatsaus käsitellyksi Hankejohtaja Erja Nokkanen esitteli tilannekatsauksen. Keskeisimpiä aiempaan tilanteeseen tapahtuneita muutoksia olivat toteutusmallin muuttaminen scrumista kanbaniin sekä hankeaikataulun pieni korjaus, jonka mukaan kevään 2015 koulutustarjonnan syöttämisen aloitus siirretään kesäkuun lopusta 2014 elokuulle Nokkanen kertoi myös, että hankkeen toteutuksessa ollaan siirretty yhä suuremmassa määrin valmistumassa olevien palveluiden toteutusta kehittäjätiimeiltä ylläpitotiimeille kehittämisresurssien vapauttamiseksi. Puheenjohtaja kertoi OKM:n maanantaina järjestämän seminaarin annista, minkä jälkeen käytiin sitä koskevaa keskustelua. Seminaarin tärkeimpänä sisältönä oli ollut opiskelijavalintauudistuksen toiseen vaiheeseen valmistautuminen. OKM esitteli seminaarin osallistujille vaihtoehtoja ns. kiintiöiden jatkokehittämiseen, ja esitellyistä malleista suosituimmaksi nousi tilaisuudessa malli, joka kehittäisi ensimmäisen vaiheen ratkaisua edelleen säilyttäen kaikkien hakijoiden hakeutumisen samassa yhteishaussa. Keskustelua ja valmistelua tullaan jatkamaan seminaarissa käydyt keskustelut huomioiden, ja oletettavasti siinä ollaan pidemmällä jo seuraavaan opiskelijavalintojen kehittämisryhmän kokoukseen mennessä. Projektipäällikkö Antti Mäki esitteli tiiviisti CSC:n RAKETTI-opi osahankkeeseen liittyvää VIRTA-projektin tilannetta sekä samaan osahankkeeseen projektoitavaksi esitettyä korkeakoulujen ilmoittautumispalvelua. VIRRAN osalta eteneminen on ollut suunniteltua, ja sen tilanne vaikuttaa hyvälle. Ilmoittautumispalveluun liittyen käytiin keskustelua projektoitavaksi esitetyn palvelun ja toisaalta OPH:n keskitettynä Opintopolussa tarjoaman ilmoittautumispalvelun suhteesta. Todettiin, että OPH:n palvelu vastaa kyllä ammattikorkeakoulujen nykyisin saamaa palvelutasoa, mutta ettei se todennäköisesti ole jatkossa enää riittävä. OPH lupasi kuvata tiiviisti oman palvelunsa tarjoaman vaihtoehdon ja toimittaa kuvauksen kommentoitavaksi puheenjohtajalle ja CSC:n RAKETTI-opi edustajille.

3 KSHJ-hankkeen ohjausryhmä Pöytäkirja Sivu 3/6 Keskustelussa otettiin esille myös OKM:n opiskelijavalintauudistusta koskevan verkkosivun usein kysyttyjen kysymysten osion päivittäminen. Puheenjohtaja kertoi lisäksi korkeakoulujen tulevaan yhteishakuun liittyvän yhteishakuasetuksen valmistelun tilanteesta. Merkittiin tilannekatsaus tiedoksi. 3. KSHJ-hankeen ohjaus- ja viestintädokumentit Lista voimassaolevasta ohjausdokumentaatiosta: 1. Hankesuunnitelma (yhteinen SADe ohjelman oppijan palveluiden hankesuunnitelman kanssa) o ei käsitellä 2. Käyttöönottosuunnitelma sisältäen aikatauludokumentin o asiakaskäyttöönotto _kshj_aj.pptx ei käsitellä Aikataulu: 3. Hyväksymistestaussuunnitelma Hyvaksymistestaussuunnitelma_-_Hakeutujan_palvelut_ja_TOR (2).docx ei käsitellä 4. Perussetti o 5. Viestinnän toteutussuunnitelma ei käsitellä Merkitään dokumentaation tilanne tiedoksi. Ei tarkempaa käsittelyä tässä kokouksessa. Merkittiin tiedoksi, ettei dokumentaatioon ole tehty merkityksellisiä muutoksia edellisen ohjausryhmän kokouksen jälkeen. 4. Prosessikuvaus (Joni Penkari) KSHJ:n prosessi, v. 0.5 Prosessikuvaukseen on lisätty viime kerralla linjattuja asioita. Hyväksytään kuvaus.

4 KSHJ-hankkeen ohjausryhmä Pöytäkirja Sivu 4/6 Puheenjohtaja esitteli prosessikuvaukseen tehdyt muutokset, joista käytiin keskustelu. Korkeakoulujen antamissa kommenteissa oli nostettu esille yliopistojen yhteisvalintojen toteutukseen liittyviä kysymyksiä. Todettiin, että yhteisvalinnan muuttuva toteutusmalli, jossa ei ole enää nykymuotoista jonotusta, tulee vaikuttamaan joidenkin nykyisten yhteisvalintojen valintaperusteisiin. OPH lähettää tästä vielä erillisen muistutuksen yhteisvalintojen koordinaattoreille. Korkeakoulujen opiskelijavalintojen kehittämisryhmän suosituksiin kuuluu alakohtaisen yhteistyön kehittäminen. Keskusteltiin sen suhteesta yksittäisten korkeakoulujen prosesseihin sekä aikatauluihin. Lisätään prosessikuvaukseen maininta yhteistyötä koskevasta suosituksesta. Prosessikuvaukseen sovittiin lisättäväksi myös oppijanumeron (OID-tunniste) hallintaprosessin kuvaus. Keskusteltiin hakemuksen perumiseen/poistamiseen liittyvästä työnkulusta. Samassa yhteydessä todettiin, että uuden palvelun hakemusten käsittely tai hakemustietojen siirtäminen tulee poikkeamaan siitä, mihin on totuttu suhteessa HAREK- ja AMKOREKrekistereihin. Keskusteltiin myös hakujen välisistä opiskelupaikan vastaanottamista koskevista rajoituksista sekä hakukohteiden välisistä rajoituksista yhteishaun hakulomakkeella. Näiden osalta prosessikuvausta ei kuitenkaan katsottu tarpeelliseksi täydentää. Valintojen toteuttamista koskevaa prosessikuvausta tarkennetaan vielä siten, että mahdollisuus esivalintojen suorittamiseen tulee paremmin esille. Sijoittelua koskevaa osuutta muotoillaan siten, että kuvausta kaikkien tulosten tallentamisen takarajaa edeltävästä vaiheesta tiivistetään muotoon sijoittelun tulos voi olla lopullinen ennen kuin kaikkien hakukohteiden tulokset on tallennettu. Prosessin loppuvaiheeseen liittyen keskusteltiin uudenlaisesta lisähausta, ja miten se palvelee korkeakouluja. Prosessin loppuvaiheeseen asiallisesti liittyvän opiskelupaikan peruuttamismenettelyn kuvausta sovittiin täydennettäväksi viittauksella, että menettely edellyttää keskustelua niiden korkeakoulujen kesken, joihin yksittäistä hakijaa koskevalla päätöksellä voi olla vaikutusta huomioiden hakijan mahdollinen hyväksyttävyys toiseen koulutukseen. Lopuksi sovittiin vielä lisättäväksi hakijoiden asiakaspalvelua käsittelevään kohtaan korkeakoulujen asiakaspalveluryhmän valmistelema perustoimintamalli. Hyväksyttiin prosessikuvaus keskustelussa päätetyin muutoksin. Annettiin muutosten päivittäminen kuvaukseen kokouksen sihteerin tehtäväksi. Päätettiin, että prosessikuvaus voidaan julkaista muutoksien jälkeen puheenjohtajan luvalla.

5 KSHJ-hankkeen ohjausryhmä Pöytäkirja Sivu 5/6 5. Asiakaspalveluryhmä III (Tuija Pasanen, Janne Santala) Esitellään tilannekatsaus kokouksessa Keskustelu ryhmän työn etenemisestä ja tulosten jalkauttamisesta. Asiakaspalveluryhmän puheenjohtajaksi valittu Janne Santala kertoi terveisiä ryhmän edellisestä kokouksesta. Ryhmän toimikautta oli jatkettu ja samassa yhteydessä sen kokoonpanoa oli hieman muutettu edelliseen, keväällä loppuraporttinsa jättäneeseen ryhmään nähden. Ryhmän sihteerinä jatkamaan oli valittu Tuija Pasanen. Ryhmän kokouksessa oli keskusteltu vilkkaasti oikaisumenettelystä uudistuvassa korkeakouluhaussa. Varsinkin lainopillisen näkökulman ja prosessin tiivistämisen yhteensovittaminen on osoittautunut haastavaksi. Lisähaasteena on, että oikaisumenettelyä koskeva lainsäädäntö eroaa korkeakoulusektorien välillä. Tämän eroavuuden tarkoituksenmukaisuutta olisi hyvä vielä harkita, kun ne sisältäviin lakeihin tehdään seuraavan kerran muutoksia. Muina käsiteltävinä asioina olivat olleet mm. korkeakoulujen sitoutuminen yhdessä sovittaviin menettelytapoihin, paperisten hakulomakkeiden käsitteleminen sekä yleisemminkin hakemusten käsittely esimerkiksi kansainvälisten hakijoiden yksilöimisessä. Merkittiin tilannekatsaus tiedoksi. 6. Seuraavat kokoukset klo Meritullinkatu 10, Kalevala Hyväksyttiin ehdotuksen mukaisesti. 7. Muut asiat Ei muita käsiteltäviä asioita.

6 KSHJ-hankkeen ohjausryhmä Pöytäkirja Sivu 6/6 8. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo