- PDF Ilmainen lataus

Transkriptio

1 Tekninen valiokunta/tekniska utskottet Kunnanhallitus/Kommunstyrel sen Kahden toimen muuttaminen / Ändring av två befattningar TEKVLK 108 Tekninen valiokunta / Tekniska utskottet Valmistelija/Beredare: tilapalvelupäällikkö / lokalservicechef Juha Pohjonen Toimitilojen vuoden 2013 toimintasuunnitelmassa on sitovana tavoitteena Toimitilojen palvelutasomääritteiden tekeminen. Palvelutasomääriteprojektin loppuraportti valmistui elokuussa 2013 ja siinä esitetään, että toimitilojen organisaatioon tehdään useampia toimintaa tehostavia muutoksia. Esitettyjä muutoksia ovat operatiivisten toimintojen muuttaminen ennakoitavissa ja ohjettavissa oleviksi toiminnallisiksi prosesseiksi, henkilöstön toimenkuvien määritteleminen, hallintajärjestelmän hankkiminen sekä uutena asiana asiakastapaamisprosessin lisääminen toimintaan. Operatiivisia prosesseja ovat siivous, huolto, äkillinen vika, ennakoitu korjaus ja muutostyöt. Liitteessä 1 on kuvattu kiinteistöhallinnan prosessikartta, jossa on Toimitilojen keskeisimmät toiminnot ja niiden keskinäiset suhteet. Uuden toimintavan vaikutuksia arvioitaessa nähdään, että toiminnan kustannukset saadaan pysymään lyhyelläkin tähtäimellä samana kuin nykyisellä toimintatavalla, ja keskipitkällä tähtäimellä saadaan lisää hyötyä toimintojen tehostumisen kautta. Esimerkiksi oikein ajoitettujen ennakoitujen korjausten ja muutostöiden vaikutus tulee näkymään äkillisten vikojen vähenemisenä sekä sitä kautta myös näiden kustannusten ja edelleen kokonaiskustannusten pienentymisenä. Asiakaspalvelu parantuu, kun käyttöön otetaan säännölliset ja vuosittaiset asiakastapaamiset, jolloin myös tiedonkulku Toimitilojen ja asiakkaan välillä paranee. Prosessien yhdenmukaistaminen helpottaa tiedon jakamista omassa organisaatiossa, ja samalla toiminnasta tulee sekä ennakoitavampaa että tehokkaampaa. Lisäksi sen kohdentuvuus paranee.

2 Yhtenäiset käytännöt sekä työnkuvien ja tavoitteiden selkeys helpottavat päivittäistä johtamista ja takaavat myös paremman työilmapiirin. Osana palvelutasomääriteprojektia ja myös sen edellytyksenä on kahden uuden toimihenkilövakanssin saaminen Toimitiloihin. Vakanssit ovat kiinteistövastaava sekä siivoustyönjohtaja ostopalveluihin. Nämä vakanssit on tarkoitus muuttaa olemassa olevista ja tällä hetkellä täyttämättä olevista siivoojan ja laitoshuoltajan vakansseista. Nykyisellä palkkatasolla palkkakustannukset sivukuluineen näille vakansseille ovat noin euroa. Vuoden 2014 toimintasuunnitelma- ja budjettiesitys on laadittu tämän uuden toimintamallin mukaisesti. Vuoden 2014 toimintasuunnitelmaan sisältyy myös lupaus, että kokonaiskulut eivät saa ylittyä, eli palkkakustannusten muutokset on katettava säästöinä ulkoa ostettavista palveluista, erityisesti siivouspalveluista. Kiinteistövastaava Siivoustyönjohtaja ostopalveluihin Kiinteistövastaavan keskeisistä tehtävistä ensimmäinen on asiakastapaamisprosessin omistajana toimiminen ja siihen liittyen vuosittaisten asiakastapaamisten suunnittelu ja organisointi; toisena kokonaisuutena on kiinteistöjen ylläpidosta vastaaminen käsittäen mm. siivous-, huolto-, ennakoitu korjaus - ja muutostyöprosessit. Lisäksi kiinteistövastaavalle kuuluu huoltokirjan kehittäminen. Toimen kelpoisuusvaatimuksena on vähintään AMK-tasoinen insinöörin tutkinto tai aikaisempi teknisessä oppilaitoksessa suoritettu talonrakennustekniikan teknikon tutkinto tai muu soveltuva tutkinto, osoitettu työkokemus sekä kummankin kotimaisen kielen hyvä suullinen ja kirjallinen taito. Kokemus teknisestä isännöinnistä ja sähköjärjestelmien, rakennusautomaation ja kiinteistönpidon atk-ohjelmien tuntemus sekä ITS-tek tutkinto katsotaan eduksi. Erityistä arvoa annetaan asiakasyhteistyökokemukselle. Kiinteistönhuolto käsittää kaiken kaikiaan 24 henkilöä ja ennakoiva korjaustoiminta 9 henkilöä, palkkakustannuksien vuosikustannus tämän vuoden toteutuman mukaan ennustettuna vastaa arviolta euroa, tähän kustannukseen on laskettu myös sijaisten sekä määräaikaisien palkkakustannukset. Alihankitun toiminnan suuruus on puolestaan euroa. Omia kohteita on noin 60 ja ulkoistettuja kohteita on 12.

3 Ostopalveluiden siivoustyönjohtajan keskeisimmät tehtävät ovat ulkoisen siivoustoiminnan kilpailutus, kilpailutetun siivoustoiminnan ohjaaminen ja laadunvalvonta siivousprosessin mukaisesti. Muut siivoustyönjohtajan tehtävät ovat materiaalien, koneiden ja välineiden kilpailutus ja hankinta, huoltokirjan päivittäminen hoitamiensa kohteiden osalta sekä ostopalvelusuhteiden hoitaminen. Toimen kelpoisuusvaatimuksena on vähintään teknisessä oppilaitoksessa suoritettu siivoustekniikon tutkinto tai muu soveltuva alan tutkinto, toisen kotimaisen kielen hyvä suullinen ja kirjallinen taito ja toisen kotimaisen kielen tyydyttävä suullinen ja tyydyttävä kirjallinen taito. Kokemus siivoustyön johtamisesta ja erityisesti sen kilpailutuksesta katsotaan eduksi. Siivouspalvelu käsittää tällä hetkellä 43 vakanssia ja palkkakustannusksien vuosikustannus ennustettuna tämän vuoden toteuman mukaan on arviolta euroa, mukana laskelmassa ovat myös määräaikaisten ja sijaisten palkat. Tämän lisäksi ulkoistetun toiminnan suuruus on noin euroa. Omia kohteita siivouksen piiriin kuuluu 23, ja ulkoistettuja kohteita on 10 kpl. Edellä mainitun lisäksi merkittävä siivoukseen liittyvä ja sen kautta kulkeva toiminto on puhdistusaineiden ja -tarvikkeiden hankinta ja edelleen välittäminen. Aineita ja tarvikkeita välitetään myös päiväkotien siivoukseen, tänä vuonna arviolta euroa. Saavutettavat säästöt Ulkoistetun siivouksen laajuus on tällä hetkellä vähintään euroa, ja tämän kilpailutustoiminnan johtoon siivoustyönjohtajan uusi vakanssi ollaan luomassa. Kilpailutustoiminnasta on mahdollista säästää arviolta noin 30% eli ainakin euroa vuositasolla. Kaikkea hyötyä kilpailuksesta ei heti ensimmäisen vuoden aikana ole saatavilla, mutta tavoiteltuun kustannussäästöön päästään jo ensimmäisenä vuonna. Siivoustoimintojen kilpailutus on nyt aloitettu, ja lisäksi toisena uutena toimintatapana ollaan aloittamassa sijaistamisjärjestelyt. Jatkossa siivoustoiminnossa sijaiset ovat talon omaa henkilökuntaa eivätkä ostopalvelun kautta hankittuja, kuten tähän asti. Tälläkin saavutettaan merkittäviä kustannussäästöjä. Vastaavasti kiinteistöhuollossa tavoitteena on tehostaa omaa huoltoa nykyisellä henkilökunnalla sekä vähentää ostopaveluita ja saavuttaa siten säästöjä. Oleellinen säästö tullaan saavuttamaan myös kohdistamalla huolto- ja korjaustoimenpiteet tarkemmin.

4 Liitteessä 2 (organisaatiokaaviot; sivu 1: organisaatio, sivu 2: operatiiviset prosessit) on punaisella ympyröity ne kohdat, miten henkilöt uudessa organisaatiossa sijoittuvat. Kiinteistökanta, johon näiden henkilöiden sekä operatiivisten prosessien toiminta vaikuttaa suoraan on tällä hetkellä 140 kiinteistöä. Päätöksen perusteluksi on laadittu myös liitteenä 3 toimeenkuviin liittyvä ennakkovaikutusten arviointitaulukko (EVA). Liitteet: - 1/ 108 tekvlk, Kiinteistöjen hallinnan prosessikartta - 2/ 108 tekvlk, Organisaatiokaaviot - 3/ 108 tekvlk, EVA Teknisen johtajan esitys: Tekninen valiokunta esittää hallitukselle laitoshuoltajan vakanssin muuttamista kiinteistövastaavan vakanssiksi ja siivoojan vakanssin muuttamista siivoustyönjohtajan vakanssiksi. Kiinteistövastaavan toimen kelpoisuusvaatimuksena on vähintään AMK-tasoinen insinöörin tutkinto tai aikaisempi teknisessä oppilaitoksessa suoritettu talonrakennustekniikan teknikon tutkinto tai muu soveltuva tutkinto, osoitettu työkokemus sekä kummankin kotimaisen kielen hyvä suullinen ja kirjallinen taito. Siivostyönjohtajan toimen kelpoisuusvaatimuksena on vähintään teknisessä oppilaitoksessa suoritettu siivoustekniikon tutkinto tai muu soveltuva alan tutkinto, toisen kotimaisen kielen hyvä suullinen ja kirjallinen taito ja toisen kotimaisen kielen tyydyttävä suullinen ja tyydyttävä kirjallinen taito. Tekniska direktörens förslag: Tekniska utskottet föreslår åt styrelsen att vakansen för lokalvårdare ändras till vakans för fastighetsansvarig och att vakansen för städare ändras till vakans för städarbetsledare. Behörighetskraven för befattningen för fastigetsansvarig är minst en ingenjörsexamen på YH-nivå, eller en tidigare på tekniskt läroverk genomförd teknikerexamen i husbyggnadsteknik eller annan passande examen, påvisbar arbetserfarenhet samt goda muntliga och skriftliga färdigheter i båda inhemska språken.

5 Behörighetskraven för befattningen för städarbetsledare är minst en städteknikerexamen från ett tekniskt läroverk eller annan passande utbildning samt goda muntliga och skriftliga kunskaper i det ena inhemska språket och nöjaktiga muntliga och skriftliga kunskaper i det andra inhemska språket. Päätös Tekninen valiokunta hyväksyi yksimielisesti esittelijän esityksen. Beslut Tekniska utskottet godkände enhälligt föredragandens förslag. KH 10 Kunnanhallitus/Kommunstyrelsen Kunn.joht:n ehdotus Kunnanhallitus päättää hyväksyä laitoshuoltajan toimen (vakanssinro ) muuttamisen kiinteistövastaavan toimeksi ja siivoojan toimen (vakanssinro ) muuttamisen siivoustyönjohtajan toimeksi. Kiinteistövastaavan toimen kelpoisuusvaatimuksina ovat vähintään AMK-tasoinen insinöörin tutkinto tai aikaisempi teknisessä oppilaitoksessa suoritettu talonrakennustekniikan teknikon tutkinto tai muu soveltuva tutkinto, osoitettu työkokemus sekä molempien kotimaisten kielten hyvä suullinen ja kirjallinen taito. Siivostyönjohtajan toimen kelpoisuusvaatimuksina ovat vähintään teknisessä oppilaitoksessa suoritettu siivousteknikon tutkinto tai muu soveltuva alan tutkinto, toisen kotimaisen kielen hyvä suullinen ja kirjallinen taito ja toisen kotimaisen kielen tyydyttävä suullinen ja tyydyttävä kirjallinen taito. Kd:s förslag Kommunstyrelsen beslutar godkänna att befattningen som lokalvårdare (vakansnr ) ändras till en befattning som fastighetsansvarig och att befattningen som städare (vakansnr ) ändras till en befattning som städarbetsledare. Behörighetskraven för befattningen som fastigetsansvarig är minst ingenjörsexamen på YH-nivå eller tidigare vid tekniskt läroverk avlagd teknikerexamen i husbyggnadsteknik eller annan lämplig examen, påvisad arbetserfarenhet samt goda muntliga och skriftliga kunskaper i båda inhemska språken.

6 Behörighetskraven för befattningen som städarbetsledare är minst städteknikerexamen från tekniskt läroverk eller annan lämplig utbildning inom branschen samt goda muntliga och skriftliga kunskaper i det ena inhemska språket och nöjaktiga muntliga och skriftliga kunskaper i det andra inhemska språket. Päätös Kunnanhallitus hyväksyi yksimielisesti esittelijän ehdotuksen sillä tarkennuksella, että kiinteistövastaavan keskeisiin tehtäviin kuuluu myös asiakasvastuiden hoitaminen. Beslut Kommunstyrelsen godkände enhälligt föredragandens förslag med den preciseringen att till den fastighetsansvariges centrala uppgifter hör även ansvaret gentemot kunderna. Liite / Bilaga 3 / 10