Ohje tietokonversiotyöhön valmistautumiseksi

Transkriptio

1

2 2 (8) Sisällysluettelo 1 Miksi tietokonversio ja tietojen siivous? Tietokonversiotyön aikataulu ja seuranta Valmistaudu tietokonversiotyöhön Kartoita yhtiösi resurssit ja varmista osaaminen Luo alustava aikataulu Arvioi resurssitarpeet ja kustannukset Huomioi mahdollinen järjestelmän vaihto Varaa tapaaminen järjestelmätoimittajan kanssa Vastaa seurantakyselyyn Kartoita toimitettavat tiedot Selvitä löytyykö ohjeiden mukainen tieto omista tietojärjestelmistä Selvitä mikä järjestelmä on tiedon omistaja, eli masterjärjestelmä Tietojärjestelmän vaihto Vastaa toiseen seurantakyselyyn Suunnittele järjestelmämuutokset ja poimintatyökalut Selvitä onko järjestelmässäsi asiakaskohtaisia ratkaisuja Määrittele tarvittavat toimenpiteet yhdessä järjestelmätoimittajan kanssa Vastaa kolmanteen seurantakyselyyn Siivoa ja rikasta tiedot Ylläpidä laatua... 8

3 3 (8) Muutoshistoria Päivämäärä Versio Muutos 1.0 Ensimmäinen virallinen versio

4 4 (8) 1 Miksi tietokonversio ja tietojen siivous? Tiedonlaatu on eräs keskeisimmistä tekijöistä datahubin käyttöönoton onnistumisen kannalta. Tietokonversiotyöllä varmistetaan, että jokaisella sähkömarkkinatoimijalla on omissa järjestelmissään tietojen laatu vaaditulla tasolla datahubin käyttöönottoa varten. Tietoa on tallennettu suuri määrä sähkömarkkinatoimijoiden järjestelmiin ja siksi tietojen laadun ja oikeellisuuden tarkistamisessa on valtava työ edessä. Jotta työn määrä ei aiheuta yllätyksiä, on jokaisen toimijan syytä aloittaa konversiotyö ja tietojen siivous omalta osaltaan viipymättä. 2 Tietokonversiotyön aikataulu ja seuranta Tietokonversiotyössä on paljon työtä ja on tärkeää, että kaikki toimijat aloittavat työn viipymättä ja etenevät siinä riittävän nopeasti. Työn etenemisen varmistamiseksi ja seuraamiseksi Fingrid on laatinut toimijoille vaiheistetun aikataulun, jota jokaisen tulee noudattaa. Työn etenemisen seuranta tullaan toteuttamaan toimijoiden yhteyshenkilöille suunnatulla kyselyllä kolmen ensimmäisen vaiheen päätteeksi. Seurantakyselyjen päivämäärät ovat siis takarajoja kunkin vaiheen loppuunsaattamiselle. Kyselyn tulosten perusteella Fingrid tulee myös julkaisemaan avoimen listan sivuillaan, josta selviää kunkin yhtiön eteneminen konversiotyössä. Seurantakyselyt kohdistuvat tämän ohjeen kohtiin 3-5, kohtien 6 ja 7 osalta seuranta tullaan toteuttamaan konversiojärjestelmän tuottamien raporttien perusteella. Konversiotyön aikataulu ja seurantakyselyjen ajankohdat: 3 Valmistaudu tietokonversiotyöhön 3.1 Kartoita yhtiösi resurssit ja varmista osaaminen Huolehdi, että yrityksessäsi kaikki datahub projektiin liittyvät avainhenkilöt tuntevat uudet datahub prosessit ja ovat perehtyneet konversiosuunnitelmaan ja datastandardiin. Varmista, että avainhenkilöiden työpanos on aina tarpeen mukaan käytettävissä konversiotyöhön. Nimeä yrityksestäsi vastuuhenkilö datahub tietokonversiotyöhön. Vastuuhenkilö on välttämätön ja työn

5 5 (8) jatkuvan etenemisen varmistamiseksi vastuuhenkilölle on syytä nimetä myös varahenkilö. Vastuuhenkilöt toimivat myös yhteyshenkilöinä Fingridin suuntaan. 3.2 Luo alustava aikataulu Alustava aikataulu auttaa arviomaan omien resurssien tarvetta konversiotyöhön. Laadi hankkeen aluksi ison työmäärän suhteen realistinen aikataulu huomioiden oman yhtiösi lähtötilanne ja muut mahdolliset sisäiset kehityshankkeenne, joilla on yhteys tiedonvaihtomallin muuttumiseen. Koko työmäärän hahmottaminen ei välttämättä ole täysin mahdollista heti alusta alkaen, joten alustavaa aikataulua täytyykin varautua päivittämään työn edetessä. Toimijan oman alustavan aikataulun tulee olla yhteensopiva tämän ohjeen kappaleessa 2 esitetyn tietokonversiotyön yleisen aikataulun ja seurantakyselyiden kanssa. 3.3 Arvioi resurssitarpeet ja kustannukset Alustavan aikataulun perusteella resurssitarpeen arvioiminen on helpompaa. Kannattaa huomioida, että konversiotyössä resurssitarve ei ole luonteeltaan jatkuvaa, välillä työ sitoo enemmän resursseja ja välillä selvästi vähemmän. 3.4 Huomioi mahdollinen järjestelmän vaihto Mahdollinen järjestelmän vaihto ei ole syy viivyttää konversiotyön aloittamista. Konversiotyö on syytä aloittaa viipymättä järjestelmävaihdosta huolimatta ja ottaa uusi järjestelmä käyttöön osin jo korjatuilla tiedoilla. 3.5 Varaa tapaaminen järjestelmätoimittajan kanssa. Ole tarpeeksi ajoissa yhteydessä järjestelmätoimittajaasi ja sovi konversiotyön resursseista järjestelmätoimittajan kanssa. On suositeltavaa, että järjestelmätoimittaja järjestää yhteisiä asiakastilaisuuksia (helpottaa koordinointia ja säästää erityisesti järjestelmätoimittajan aikaa). 3.6 Vastaa seurantakyselyyn Konversiotyöhön valmistautumista kartoittava ensimmäinen seurantakysely tullaan lähettämään joulukuun aikana. Kyselyyn vastaamisen takaraja on , joka on samalla myös takaraja konversiotyöhön valmistautumiselle. Kysely tullaan lähettämään datahub projektin esitietokyselyssä ilmoitetuille yhteyshenkilöille.

6 6 (8) 4 Kartoita toimitettavat tiedot 4.1 Selvitä löytyykö ohjeiden mukainen tieto omista tietojärjestelmistä Toimitettavat tiedot on kuvattu siirtotiedosto-ohjeessa ja esimerkkitiedostoissa. Alla on kuvattu muutamia tyypillisimpiä tilanteita ja ratkaisuja niihin. Tiedot löytyvät ohjeen mukaisesti OK! Tiedot löytyvät, mutta tekstikentän pituus ei vastaa datastandardia o Lyhempi kenttä ei ole lähtökohtaisesti ongelma tietokonversion näkökulmasta, mutta on huomioitava integroinnissa. o Pidempi kenttä aiheuttaa haasteita. Tarkista arvojen pituudet (kohdassa tietojen siivous) ja keskustele tarkastussäännöstä järjestelmätoimittajan kanssa. Huomaa myös arvojen pituus, jos datahubiin tuotava tieto yhdistetään useasta kentästä Löytyy, mutta eri muodossa o Jos tieto on pääteltävä useamman tiedon avulla, selvitä järjestelmätoimittajan kanssa ristiinkytkennän tai muun logiikan hyödyntämisestä poimintatyökalussa ja integraatiossa. Tietokenttää tai tietoa ei löydy o Selvitä ratkaisu järjestelmätoimittajan kanssa 4.2 Selvitä mikä järjestelmä on tiedon omistaja, eli masterjärjestelmä Tietojen korjaaminen tulee aloittaa masterjärjestelmästä paremman tiedon laadun ylläpidon varmistamiseksi. Alla on yleinen ohje tiedon omistajuuteen, mutta tiedon omistajuuteen voi löytyä järjestelmäkohtaisia poikkeuksia. Järjestelmä, jossa käsitellään PRODAT-sanomia, on yleensä perustietojen masterjärjestelmä. Järjestelmä, josta välitetään mittausarvoja sähkön myyjille, on yleensä mittaustietojen masterjärjestelmä 4.3 Tietojärjestelmän vaihto Mikäli olette ottamassa käyttöön uutta järjestelmää, varmista uuden järjestelmän tietosisältö ja pyri yksinkertaistamaan järjestelmän integroitavuutta datahub-tietomalliin. 4.4 Vastaa toiseen seurantakyselyyn Tietojen kartoitukseen keskittyvä toinen seurantakysely tullaan lähettämään maaliskuun aikana. Kyselyyn vastaamisen takaraja on , joka on samalla myös takaraja tietojen kartoitukselle. Seurantakysely tullaan lähettämään ensimmäisessä seurantakyselyssä ilmoitetuille konversiotyön vastuuhenkilöille.

7 7 (8) 5 Suunnittele järjestelmämuutokset ja poimintatyökalut 5.1 Selvitä onko järjestelmässäsi asiakaskohtaisia ratkaisuja Tietojen keräämistä varten tarvittavan poimintatyökalun suunnittelu ja toteutus helpottuu, kun on tiedossa, kuinka yksilölliseksi käyttämänne järjestelmä on räätälöity. Ainakin alla oleviin kysymyksiin kannattaa etsiä vastaukset. Käytättekö asiakaskohtaisia tietokenttiä? Käytättekö asiakaskohtaisia ristiinkytkentöjä? Poikkeaako yhtiösi käytännöt ylläpitää joitain tiettyjä tietoja yleisistä käytännöistä? Onko mahdollista yhdenmukaistaa tietojen ylläpidon käytäntöjä yleisen käytännön mukaiseksi? 5.2 Määrittele tarvittavat toimenpiteet yhdessä järjestelmätoimittajan kanssa Suunnittele ja sovi järjestelmätoimittajasi kanssa siirtotiedostojen poimintatyökalun toteutuksesta, edellisen kohdan vastaukset huomioiden. Selvitä järjestelmätoimittajaltasi, voidaanko tietojen siivous tai osa siitä suorittaa koneellisesti ja mitä on tehtävä manuaalisesti. Sovi mahdollisesti tarvittavista järjestelmämuutoksista. 5.3 Vastaa kolmanteen seurantakyselyyn Tarvittaviin järjestelmä muutoksiin ja poimintatyökaluun keskittyvä kolmas seurantakysely tullaan lähettämään kesäkuun aikana. Kyselyyn vastaamisen takaraja on , joka on samalla myös poimintatyökalun suunnittelulle. Seurantakysely tullaan lähettämään ensimmäisessä seurantakyselyssä ilmoitetuille konversiotyön vastuuhenkilöille. 6 Siivoa ja rikasta tiedot Virheellisten ja puutteellisten tietojen korjaaminen tietojen masterjärjestelmiin on keskeisen tärkeää tietokonversion ja datahubin käyttöönoton onnistumisen kannalta. Täydennä puuttuvat ja korjaa virheelliset tiedot. Tietoja puutteista ja virheistä saat tietokonversiojärjestelmän raporteista, mutta siivouksen nopeuttamiseksi virheitä on syytä etsiä aktiivisesti myös muilla mahdollisilla omilla työkaluilla. Yhdenmukaista tiedot datahubin datastandardin mukaisiksi, mikäli mahdollista ja luo selkeät ohjeet organisaatiollesi tietojen yhdenmukaiseen rekisteröintiin, erityisesti osoitetietojen ja asiakkaan nimen osalta. Varmista prosessin toimivuus säännöllisesti. Tarkista tietojen laatu. Pelkkä oikea kirjoitusasu ei riitä, vaan tietojen tulee myös olla oikein ja vastata todellisuutta. Alla olevassa listassa on muutamia tyypillisiä tarkastettavia tietoja.

8 8 (8) Henkilötunnukset ja Y-tunnukset ovat oikein ja vastaavat asiakkaan muita tietoja. Osoitetiedot on jaettu datastandardin mukaisesti eri kenttiin Etäkytkettäviksi merkityt käyttöpaikat ovat oikeasti etäkytkettäviä ja päinvastoin. Kaikki kiinteistökäyttöpaikoiksi merkityt käyttöpaikat ovat oikeasti kiinteistökäyttöpaikkoja. Mikään ei-kiinteistökäyttöpaikoiksi merkitty käyttöpaikka ei ole kiinteistökäyttöpaikka. Käyttöpaikan tilatieto vastaa käyttöpaikan todellista tilaa. Käyttöpaikan tyyppitieto on oikein kaikilla käyttöpaikoilla. Sopimustiedot ovat oikein ja tiedot vastaavat sopimuksen osapuolia ja sopimuksen kohdetta. 7 Ylläpidä laatua Nykyinen sanomaliikenne mahdollistaa tiedon uudelleen vikaantumisen. Kartoita kaikki rajapinnat, joiden kautta päivitetään tieto järjestelmiin, huomioi myös mahdolliset muut eri tuotealueet (esim. kaukolämpö tai vesi), jotka käyttävät samaa asiakastietojärjestelmää. Muilta toimijoilta tulevat PRODAT-sanomat saattavat sisältää virheellisiä tietoja, jotka tallentuvat sanomista suoraan omaan järjestelmään. Tiedon laadun parantamisen ja ylläpitämisen kannalta on tärkeää, että jokainen sähkömarkkinatoimija aloittaa määrätietoisesti ja tehokkaasti tietojen korjaamisen omissa järjestelmissään viipymättä. Jokainen toimija vastaa omasta järjestelmästään ja jokaisen toimijan tuleekin luoda toimintatapoja ja prosesseja, joilla estetään tiedon uudelleen vikaantuminen ja helpotetaan uudelleen korjaamista.