Tulojen käsittely Laskutustietojen käsittelyn uudistaminen

Transkriptio

1 Kiekun käyttäjäpäivä Tulojen käsittely Laskutustietojen käsittelyn uudistaminen Sisältö: - Alustus keskustelulle diat Tavoitetila ehdotukset diat 5-8 Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus

2 Laskutustietojen toimittamisen vaihtoehdot Kertakirjaamisen periaate Laskutustietojen tallentaminen suoraan Kiekuun Substanssijärjestelmästä laskutustiedot liittymällä Kiekuun Laskutustietojen ilmoittaminen Kiekun Excel-taulukolla Tietojen tallennus erikseen Kiekuun Toistuva laskutus, laskutustietojen ilmoittaminen sopimuslaskutus toimeksiannolla

3 Kiekun Excel-laskutuslomakkeet Hyödyt Suoraan sisään luettavissa Kiekuun, kertakirjaamisen periaate Kaikille samanlainen, helpottaa neuvontaa ja ohjeistusta Mahdollistaa useiden eri asiakkaiden laskutustietojen ilmoittamisen samalla lomakkeella Väline ei tarvitse erillistä koulutusta Puutteet Huolehdittava, että kaikki pakolliset tiedot myös tallennetaan Tarkistukset puuttuvat, virhealtis Piilomerkkejä voi tulla kopioidessa aineistosta toiseen Ei kovin käyttäjäystävällinen Asiakastiedot ilmoitettava erillisellä lomakkeella Sarakkeita, mitä ei käytetä, ei voi poistaa lomakkeelta Vaatii käyttäjäkoulutuksen, miten tiedot on vietävä lomakkeelle, jotta siirtyvät Kiekuun oikein Erillinen toimittaminen, AT tai siirto välityspalvelimelle

4 Tavoitetila laskutustietojen käsittelyssä Tiedot tallennetaan suoraan Kiekun ymmärtämään muotoon Tallennuksen yhteydessä tarkastetaan tietojen riittävyys ja oikeellisuus niin pitkälle kuin mahdollista Palaute puutteellisista tiedoista tai virheistä tulee heti tallentajalle Käyttöliittymä on: Käyttäjäystävällinen ja itseohjaava Helposti käytettävissä Ajasta ja paikasta riippumaton

5 Laskutuslomakkeelle voi valita valintalistasta nimikkeet, tiliöintitiedot Asiakastiedot voi ilmoittaa samalla laskutuslomakkeella Uudet asiakastiedot voidaan antaa suoraan laskutietojen kanssa samalle lomakkeelle Pelkällä asiakasnumerolla saadaan olemassa olevan asiakkaan tiedot lomakkeelle ja muuttuneet tiedot voidaan korjata suoraan siihen

6 Palkeille ehdotuksia Kirjanpitoyksiköillä on erilaisia ohjeistuksia Palkeista Samat säännöt kaikille virastoille Laskutusluettelo olisi hyvä kierrättää vielä virastoissa, jotta virheet voisi vielä korjata ennen kuin lasku lähtee asiakkaille Virastoille omat yhteyshenkilöt-> yhteystiedot tarvittaessa kiireellisissä asioissa saa heti kiinni/yhteyden. Ei pompottelua henkilöltä toiselle Laskutuksen kehittäminen yleisesti Liiketaloudellinen ja julkisoikeudellinen samalle laskulle (esim. laskutuslisä, postikulut yms.) Alaraja, minkä alle olevia ei laskutettaisi Laskutus meno-oikaisuna pitäisi olla mahdollista

7 Suoratallennuksen kehittäminen Validointisäännöt pitäisi tarkistaa tallennuksen yhteydessä, ei pelkästään seurantakohteiden voimassaolot Liitteen lisääminen samaan transaktioon VA01 (muuten helposti unohtuu) Monitiliöinnissä ilmoittaa päänimikkeen yhteydessä virheilmoitukseen, onko mahdollista poistaa turhat ilmoitukset Voisiko olla yksi yhteinen pikaohje suoratallennukseen? Suoralaskutus suoraan Kiekuun, miksi ei poliisilla, miksi ei annettu valintamahdollisuutta Poliiseille Sopimuslaskutuksen kehittäminen Excel-taulukkoon ALV:lle oma sarake Substanssijärjestelmistä tuleva laskutuksen kehittäminen Laskutusaineisto saataisiin liittymän kautta Vakavasta tai tulevasta järjestelmästä Substanssijärjestelmistä suoraan aineistot liittymällä Kiekuun (joko Excel-muodossa tai tiedostona)

8 Excel-laskutuksen kehittäminen Älykäs Excel-lomake: Näyttää tiliöinnin ainakin LKP-tilin Riittää että kirjoittaa asiakkaan nimen Selkeästi Excel-lomakkeelle näkyviin, onko hyvitys vai veloituslasku Excel-lomakkeelta piilotetaan turhat sarakkeet Asiakastiedot voi ilmoittaa samalla laskutuslomakkeella Laskutus-Excelissä olevat asiakkaan osoitetiedot kumoaisi asiakasrekisterissä olevat osoitetiedot laskulla

9 Yleisiä kehitystoiveita AT-tiketti voitaisiin tehdä yhteisessä käytössä olevasta postilaatikosta, onko TUVE esteenä? Asiakasrekisterin moninkertaiset samat asiakkaat pois Yritysasiakkaat valmiiksi käyttöön kaikille Tiedonsiirtopalvelu yleisempää käyttöön