Taloushallinnon ammattilaisen rooli viraston johtamisen tukena kuinka hyödynnän Kiekusta saatavaa tietoa keskusteluissa johdon kanssa

Transkriptio

1 Taloushallinnon ammattilaisen rooli viraston johtamisen tukena kuinka hyödynnän Kiekusta saatavaa tietoa keskusteluissa johdon kanssa Kieku- käyttäjäfoorum Talouspäällikkö Tiina Lundgren

2 Sisältö Rajavartiolaitos Seurantakohteet Raportointi

3 RAJATURVALLISUUS Rajatarkastukset Rajojen valvonta Rikostorjunta ja - tutkinta MERIPELASTUSTOIMI Etsintä- ja pelastustehtävät maa- ja merialueilla SOTILAALLINEN MAANPUOLUSTUS

4 Rajavartiolaitoksen organisaatio RVL toimintamenot 231,7 M esikunta Rajavartiolaitoksen päällikkö rajavartioasema merivartioasema rajatarkastusasema Rajavartiolaitoksen esikunta Rajavartiolaitoksen apulaispäällikkö Osastot (5) Taloushallintoryhmä Rajavartiostot (4) Merivartiostot (2) Vartiolentolaivue Raja- ja merivartiokoulu HENKILÖSTÖ (HTV) ~2 700 VARTIOASEMAT 37 Rajojen pituudet: Venäjä Norja Ruotsi Aluevesiraja km 736 km 614 km km km

5 RVL:n keskitetty taloushallinto alkaen, Kieku alkaen Taha-ryhmä 23 henk. Kirjanpitosektori Menojen käsittely sektori asiatarkastajaa laskua Suunnittelu- ja raportointisektori 1+2

6 Taloushallintoryhmän suunnittelu- ja raportointisektori, mm. vastaa RVL:n taloushallinnon ja tuloksellisuuden raportoinnin keskitetystä toteutuksesta vastaa RVL:n määrärahaseurannasta ja raportoinnista sekä sen kehittämisestä (Kieku BI) vastaa RVL:n sisäisten budjettitietojen viemisestä taloushallinnon tietojärjestelmään toimii valtakunnallisena sisäisenä ja ulkoisena yhteyspisteenä taloushallinnon ja tuloksellisuuden tilastotietojen tuottamisessa ja toimittamisessa mm. VM ICT kysely, VK:n htv-kysely jne. osallistuu RVL:n talouden suunnitteluun (tukee RVLE osastoja TMS prosessissa) osallistuu RVL:n tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen laadintaan

7 SEURANTAKOHTEET

8 Seurantakohteet KIS Seurantakohteiden keskitetty suunnittelu ja hallinta Tee vuosittain, kyseenalaista tarve, johdon kanssa keskustellen Seurannan oleellisuus / tärkeys Pidä koodisto mahdollisimman yksinkertaisena ja selkeänä Muuta kirjausperiaatteet yksinkertaiseksi / oleellisuus => kaikkea ei tarvitse seurata kirjanpidon kautta Vaikutus menojen käsittelyn laatuun / oikeellisuuteen ja tehokkuuteen, työajan kirjaamiseen, kirjanpidon korjauksiin Vaikutus raportointiin, sen helppouteen ja ymmärtämiseen Raportoinnin "myyminen" / kartoitus tarpeesta määrärahavastuullisille = yhteiset keskustelut 8

9 Seurannan tarkkuus / määrärahat Mieti / suhteuta esim. miten tarkkaa kustannuspaikkaseurantaa/kirjauksia (ja budjetointia) tarvitaan: Toimintamenot TAE: 231,7 milj. euroa, josta 167,6 M palkkoja, jotka kirjataan tarkalle organisaatiolle ja kohdennetaan työajan avulla seurantakohteille RVL tuloksellisuuden laskenta (RATU) toteutetaan mm. siten että muut toimintamenot jyvitetään ydintoiminnoille ko. toiminnoille kirjatun työajan suhteessa 70 M muu toimintamenot (sis. siirtyvä määräraha) Tukitoimintoja: kiinteistökulut, ydin- tukitoimintojen tietojärjestelmät, koulutus

10 RVL seuranta, historia v maksupisteet lakkautettiin, talous keskitettiin, koodiston karsinta v Kiekun seurantakohteet käyttöön vanhoissa järjestelmissä Lkp, Takp, Tulosyksikkö, Valtuus, Toiminto, Suorite, Projekti, Seuko1 v taloushallinnon toiminnot ja budjetointi keskitettiin (4/2014 Kieku) v koodiston (suorite, seuko1) karsinta ja kirjaustavan yksinkertaistaminen hallintoyksikkö-tasolle v "ei volyymitoimintojen" karsinta ja kirjaaminen pääsäänt. vain RVL tasolle (oltava erityinen syy poikkeuksiin), raportointi muutoin, esim. vaatetus (toimittajalta saatava raportti), ( /henkilö) koiratoiminta ( /kirsu) kiinteistökulut (seuko1 erottelee), 24 milj. euroa / vuodessa työterveys ( /henkilö) polttoaineet (ka. kulutuksen ja ajokilometrien mukaan) 10

11 KIEKU BI RAPORTOINNIN HYÖDYNTÄMINEN

12 Talouden seuranta Kieku BI Olet tässä Kirjanpidon raportit ammattikäyttäjille sis. ed. vuodet ja palkat / seukoittain (ei henkilötaso) Kom-asiantuntija

13 Kieku- BI Normaalit määräraharaportit Palkkakulut lkp, takp, tuy TALOUDEN SEURANTA Yleisimmin käytetään seuranta- ja vertailuraportti suppea: kk-tot, va-tot, budjetti, jäljellä, vuoden toteuma-%, määrä Seuranta- ja vertailuraportti laaja, sisältää ed. vuoden vastaavat tiedot ja paljon muuta (poistettavissa) Sisäinen laskenta analyysiraportti, sis. palkat seukoittain (ei henkilötasolle porautumista) sekä muut kulut Toiminto ja organisaatioraportti, vastaavat haut toimivat myös ym. suppealla ja laajalla raporteilla. HR-ASIANTUNTIJAN RAPORTIT Maksetut palkat, palkat seurantakohteittain, htv seurantakohteittain (ml. ennuste) Henkilötason tietoja, ikä-, ikä-, henkilöstöryhmä jaolla Rajatut oikeudet

14 Jakopalkkaraportointi Ulkopuolinen rahoitus Työajan seuranta

15 Jakopalkkaraportit Palkat seurantakohteittain Saa raportoitua työntekijäkohtaisesti kaikilla seukoilla

16 Jakopalkkaraportit Jakopalkoissa käytettävät tuntikirjaukset Henkilötasolla, kaikki seurantakohteet

17 Jakopalkkaraportit Sisäisen laskennan analyysiraportti Samankaltainen raportti saatavissa talouden seuranta/sisäisen laskennan analyysiraportti mutta siinä ei ole henkilötasoa Sisältää sekä palkat kohdistetun työajan mukaan eri seurantakohteille sekä muut toimintamenot. Porautumismahdollisuus henkilötasolle 17

18 Talouden seuranta Sisäisen laskennan analyysiraportti Linkki, jota klikkaamalla raportti päivittyy ed. päivän tilanteeseen. Sisäisen laskennan analyysiraportti Toiminto Tilikausi Arvotyyppi Toteuma Toteuma Toteuma Toteuma Toteuma Toteuma Debet/Kredit summa Tuntimäärä Muut määrät Debet/Kredit summa Tuntimäärä Muut määrät LKP -tili EUR H EUR H PV Tulojen käsittely Virkasuhteisten varsinaiset palkat , , ,73 761, Tulojen käsittely Virkasuhteisten työaika- ja suoriteperusteiset lis 72,67 0, ,38 16,000 0, Tulojen käsittely Virkasuhteisten ylityökorvaukset 88,98 0,000 0,00 0,000 0, Tulojen käsittely Työnantajan sosiaaliturvamaksut 832, ,560 0, ,31 761,837 0, Tulojen käsittely Eläkemaksut , ,560 0, ,74 761,837 0, Tulojen käsittely Tapaturmamaksut 348, ,560 0, ,50 761,837 0, Tulojen käsittely Pankkipalvelut 0,00 0, Tulojen käsittely Tulos , ,240 0, , ,348 0, Kirjanpito Virkasuhteisten varsinaiset palkat , , , , Kirjanpito Virkasuhteisten työaika- ja suoriteperusteiset lis 1 299,51 0, ,04 42,870 0, Kirjanpito Virkasuhteisten ylityökorvaukset 628,52 0, ,65 56,890 0, Kirjanpito Työnantajan sosiaaliturvamaksut 1 386, ,550 0, , ,731 0, Kirjanpito Eläkemaksut , ,550 0, , ,000 0, Kirjanpito Tapaturmamaksut 579, ,550 0, , ,000 0, Kirjanpito Päivärahat kotimaa 156,00 0, Kirjanpito Taksikulut koti- ja ulkomailla 76,46 0, Kirjanpito Palvelumaksut matkoista 6,90 0, Kirjanpito Matkustuspalvelut kotimaa 327,03 0, Kirjanpito Kotimaan hotelli- ja majoituspalvelut 86,12 0, Kirjanpito Tulos , ,200 0, , ,654 0,

19 Kieku BI riviraportoinnin hyödyntäminen Rondolaskulle kirjatun tiliöintiselitteen hyödyntäminen voidaan suodattaa / hakea Rondossa ja Kieku BI:ssa raportoinnissa sekä hyödyntää kirjanpidon tarkastuksissa Kirjataan toimittaja/selkokielinen selite ostosta esim. edustusmenoseuranta (johto) lkp- vs. tapahtuma-analyysi (kirjanpitäjät) toimittaja-analyysi (kaupallinen/hankintayksikkö)

20 Seuranta- ja vertailuraportti suppea Edustusmenot maaliskuu

21 Edustusmenot maaliskuu 2015 Johdon edustusmenojen raportointi saldotasoinen raportti liitetään rivitasoinen raportti, josta näkyy selite Siirrettävissä Exceliin, suodatettavissa/haettavissa seurantakohteilla, toimittajalla, tositelajilla/- numerolla jne. laskulla tulee olla lisäksi selvitykset isännästä ja osallistujien nimet ja organisaatio, jos enintään viisi henkilöä Tositela ji Tositenumero Rivi Toimittaja Kirjauspäiväm äärä Debetsumma kotival. LKP -tili Rahoitusrivi Tulosyksikkö Riviteksti EUR XA Rondo ostolaskut Nordea Rahoitus Suomi Oy TILI/ ElintarvJuomatTupakk RVL FC Heinon Tukku Oy rvldno 2014/ ,66 XA Rondo ostolaskut Nordea Rahoitus Suomi Oy TILI/ ElintarvJuomatTupakk RVL FC Alko oy / rvldno 2014/ ,86 XA Rondo ostolaskut K & T Lehtonen Oy TILI/ ElintarvJuomatTupakk RVL K-Superm./PV kom/vierailu ,76 XA Rondo ostolaskut K & T Lehtonen Oy TILI/ ElintarvJuomatTupakk RVL K-Superm./PV kom/vierailu ,36 XA Rondo ostolaskut Etelä-Karjalan Osuuskauppa TILI/ ElintarvJuomatTupakk RVL eekoo/14.1. Kenraalien vierailu/rvlpääll 204,96 XA Rondo ostolaskut Etelä-Karjalan Osuuskauppa TILI/ ElintarvJuomatTupakk RVL eekoo/151. Kenraalien vierailu/rvlpääll 4,40 XA Rondo ostolaskut Etelä-Karjalan Osuuskauppa TILI/ ElintarvJuomatTupakk RVL eekoo/151. Kenraalien vierailu/rvlpääll 79,84 XA Rondo ostolaskut Nordea Rahoitus Suomi Oy TILI/ ElintarvJuomatTupakk RVL FC/Prisma, RVLn ja SUPOn johdon yt-til ,98 XA Rondo ostolaskut Nordea Rahoitus Suomi Oy TILI/ ElintarvJuomatTupakk RVL FC/Alko, RVLn ja SUPOn johdon yt-til ,87 XA Rondo ostolaskut Nordea Rahoitus Suomi Oy TILI/ ElintarvJuomatTupakk RVL FC/Prisma, Ilmatieteen laitoks. tap ,27 XA Rondo ostolaskut Nordea Rahoitus Suomi Oy TILI/ ElintarvJuomatTupakk RVL FC/Prisma, Ilmatieteen laitoks. tap ,21 XA Rondo ostolaskut Nordea Rahoitus Suomi Oy TILI/ ElintarvJuomatTupakk RVL FC/Prisma, Ilmatieteen laitoks. tap ,31 XA Rondo ostolaskut Nordea Rahoitus Suomi Oy TILI/ ElintarvJuomatTupakk RVL FC/HT, RVLn ja PVn johdon yt-tap ,38 XA Rondo ostolaskut Nordea Rahoitus Suomi Oy TILI/ ElintarvJuomatTupakk RVL FC/HT, RVLn ja PVn johdon yt-tap ,43 XA Rondo ostolaskut Nordea Rahoitus Suomi Oy TILI/ ElintarvJuomatTupakk RVL FC/HT, Arktisen neuvoston pj:n vier , NordeaFC/Heinon t/rvl_supo Yhteisttilaisuus 21 XA Rondo ostolaskut Nordea Rahoitus Suomi Oy TILI/ ElintarvJuomatTupakk RVL FC/HT, Arktisen neuvoston pj:n vier ,29 XA Rondo ostolaskut Nordea Rahoitus Suomi Oy TILI/ ElintarvJuomatTupakk RVL XA Rondo ostolaskut Nordea Rahoitus Suomi Oy TILI/ ElintarvJuomatTupakk RVL FC/Messi Kokous RVLE/teknos-VLLVE 4,12 173,74

22 Toimittaja-analyysi lkp-tilin/toiminnon tmv. perusteella

23 Yhteenvetona Tarve vs seurantakohteet Oleellisuuden periaate Kirjaamissäännöt (ja ohjeet) Yksinkertaisuus/helppous Menojen käsittely / työajan kirjaaminen Yksinkertainen kirjaa oikein Raportointi ja sen ymmärtäminen Keskitä, hallitse seurantakohteet ja kirjaamistapa

24 Kiitos, kysyttävää?