A310A0300 LEAN -lähestymistavat toimitusketjun kehittämisessä - Harjoitustyö I

Transkriptio

1 A31A3 LEAN -lähestymistavat toimitusketjun kehittämisessä - Harjoitustyö I Jukka Hallikas Valitkaa case toimitusketjuketju, jonka prosessin kuvaatte ja analysoitte. Case voi olla esim. palveluliiketoimintaa, tuotantotoimintaa, tietojärjestelmä. Kohde voi olla esim. ravintola, tuotantoprosessi, kahvila, operaattori, verkkokauppaa jne.). Case kuvauksessa kannattaa ensin keskittyä korkeamman tason mallinnukseen ja kuvata laajasti sekä palveluita, informaatiota ja materiaalista vaihdantaa. Huomatkaa, että arvovirrat etenevät molempiin suuntiin (esim. tilaustarjous, lasku-maksu, tuotekehitys). Harjoituksessa on tarkoitus kuvata ja analysoida niitä prosesseja, jotka tulevat tarkasteltavaan systeemiin ja lähtevät pois tarkastelevasta systeemistä. Voitte kuvauksessa erottaa erityyppiset virrat erilaisella nuolella (esim. palvelut katkoviivalla). Hyödyntäkää kurssimateriaalissa olevaa Työkalut-exceliä, johon on koottu harjoitustyössä tarvittavia työkaluja (SIPOC, Arvovirtakuvaus, QFD, FMEA, XY-matriisi) Tehtävä 1: Case-kohteen laajemman tason kuvaus Liiketoiminnan mallinnuksen yhtenä tavoitteena on oppia asiakkaiden, toimittajien ja kokonaisten verkostojen liiketoiminnasta sekä arvoa luovista toiminnoista. Liiketoimintaa mallinnetaan eri tarkoituksia varten mm. yhteisen kuvan muodostamiseen nykyisestä toiminnasta (as is) ja tulevien toimintavaihtoehtojen kartoittamiseen (to be). Harjoitustyön ensimmäisessä kohdassa kuvataan casekohdetta ns. SIPOC / relationship map (RM) prosessikuvauksen avulla. RM kuvauksia käytetään yleisesi antamaan organisaatiotason ( korkeamman tason ) kuva toiminnoista, inputeista ja outputeista. Voitte käyttää SIPOC kuvauksen tekemisessä Työkalut excelissä olevaa SIPOC Templatea. Myös Liitteessä 1 (SIPOC) olevassa kuvauksessa on annettu karkean tason ohjeistus prosessien kuvaamiseen. Pyrkikää esittämään kaikki keskeiset case-kohteen toiminnot sekä toimittajien ja asiakkaiden väliset rajapinnat. Tarkistakaa kuvauksen irtikytkennät (disconnections), jotka ilmenevät mm. toimintoina, johon ei mene tai josta ei lähde yhtään input/output nuolta ja pyrkikää täydentämään kuvausta siihen saakka kunnes virtaukset etenevät loogisesti. Esimerkki SIPOC kuvauksesta on esitetty kuvassa 1. 1

2 Kuva 1. SIPOC For Assembly and Laser Welding Tehtävä 2: Arvovirtakuvaus (prosessitason kuvaus) Tarkempien kuvauksien tekemisessä käytetään yleensä tarkempia prosessien kuvausmenetelmiä (flow charts, functional charts jne.). Arvovirtakuvauksella pyritään kuvaamaan valittu prosessi toimintojen tai aktiviteettien avulla kuten esimerkissä 1. Kuva 2. Prosessikuvaus Tämän jälkeen arvovirtamallinnuksessa tarkastellaan yleensä aikaa, joka virtaa vaiheiden läpi. Tässä voidaan erotella kuinka kauan aikaa kuluu erityyppisiin asiakkaalle arvoa lisääviin ja arvoa lisäämättömiin tehtäviin (esim. Operations, Transport, Inspection, delay) tai vaikka yksinkertaisemmin (Cycle Time, Touch Time). Arvovirran tehokkuutta mitataan yleensä arvoa tuottavan ajan ja kokonaisajan suhteella %. 2

3 Kuva 3. Prosessivaiheiden arvovirta-analyysi Tarkastelkaa tässä case-kohteen valittua prosessia 1) kuvaamalla prosessin vaiheet ja 2) analysoimalla prosessia arvovirta-analyysillä (voit valita kohteeseen sopivan tavan tähän). Tehtävä 3: Asiakastarpeiden linkittäminen toimitusverkostoon Ottakaa pohjaksi Tehävässä 2 tehty prosessikuvaus. Tehtävässä kuvaus yhdistetään asiakastarpeisiin/-vaatimuksiin hyödyntämällä QFD (Quality Function Deployment) menetelmää. Asiakasvaatimuksista ja prosessin toiminnoista luodaan matriisi, jolla vaatimukset yhdistetään toimintoihin. Tehtävän päävaiheet ovat: 1. Ideoikaa prosessin asiakastarpeet (Customer needs/wants) Tarve kuvaa palvelun saajan (asiakkaan) vaatimusta lopputuotteelle/-palvelulle. Nämä ovat tekijöitä joita asiakas arvostaa ja joista asiakas saa tyydytystä. Nämä voivat olla myös sisäisen asiakkaan näkökulmasta. Valitkaa n. 5 tarvetta tarkasteluun. 2. Listatkaa prosessin keskeiset toiminnot/arvovirrat Valitkaa n. 5 toimintoa tarkasteluun. 3

4 Arvottakaa QFD matriisi taulukkoon: a) Tarpeiden tärkeys (importance) 1-7 asteikolla, jossa 7 on erittäin tärkeä ja 1 ei-tärkeä; voitte käyttää tässä myös AHP:tä b) Yhteydet, jossa 1 (L) = vähäinen, 3 (M) = keskivahva, 9 (H) = vahva yhteys tarpeiden ja toimintojen välillä. HUOM! yhteyttä ei välttämättä ole tunnistettavissa, jolloin kohta jätetään tyhjäksi. Taulukko 1. Esimerkki QFD matriisista X's (How's) Process steps/activities Relationship Key: Strong Medium Weak Weight Y's (What's) Customers' Needs/Wants Importance (1-Low, 5-High) CTQ Priority % Importance Priority rank Total Laskekaa toimintojen kriittisyydet täyttämällä edellä arvotettu QFD matriisi Excel pohjaan, joka on mukana kurssimateriaalin excel-työkalussa. Mitkä ovat prosessin tärkeimmät toiminnot harjoituksen perusteella? 4

5 Tehtävä 4: Prosessin Riskianalyysi Numeroikaa harjoituskuvauksen inputit/outputit (prosessimallin arvovirrat) ja tehkää karkean tason sovellus FMEA analyysistä (Failure Mode and Effect Analysis) muutamalle toiminnolle alhaalla olevan taulukon mukaisesti. Listatkaa alla selitettyjä tekijöitä taulukkoon. Potentiaaliset virhetilanteet ovat tilanteita, jotka aiheuttavat toiminnon epäonnistumisen (esim. myöhästyminen, laatuvirhe, väärä informaatio, luottamuspula jne.) Potentiaaliset virheen seuraukset vastaavat kysymykseen mitä seurauksia tulee jos virhetilanne tapahtuu. Potentiaaliset virheen syyt vastaavat kysymykseen mitkä tekijät voivat aiheuttaa virhetilanteen tapahtumisen. Hallintakeinot/Kontrollit ovat toimintoja, jotka auttavat hallitsemaan virhetilanteen syntymistä tai virhetilanteiden seurauksia. Taulukko 2. Prosessien virhetilanteiden analysointi Toiminto/ tehtävä (no) Mahdolliset virhetilanteet Mahdolliset virheen seuraukset Mahdolliset virheen syyt Nykyiset hallintakeinot/ kontrollit 1 Pullan paisto Pullat kypsyvät liian vähän Paisto viivästyy Pullat ovat uunissa liian vähän aikaa Käytetään herätyskelloa paistossa Tarjotaan raakoja pullia Uunin lämpötila on väärä Kalibroidaan uunin lämpömittari Pullat maistuvat pahalta Pullat joudutaan heittämään pois Leipuri syö pahalta maistuvat pullat Käytetään vääriä aineita Käytetään vanhentuneita aineita Käytetään ruokaohjetta Merkitään kaikkien tuotteiden käyttöaika ja vanhentumispäivä 3 4 N Virhetilanteiden tunnistamisen ja analysoinnin jälkeen arvioidaan tunnistettuja virhetilanteita seuraavien muuttujien avulla Vaikutus: Seuraus jos virhe tapahtuu. Tapahtuman mahdollisuus: Todennäköisyys, että virhe tapahtuu. Havainnointi: Todennäköisyys, että virhe havainnoidaan ennen sen seurausvaikutuksen. 5

6 Taulukko 3. Arviointiskaalat (sovelletusti) Vaikutus: Tapahtuman mahdollisuus: Havainnointi 1 = Vaarallisen korkea 1= Ei vaikutusta 1 = Erittäin korkea 1 = Virhe on epätodennäköinen 1 = Täysin epävarma => Prosessia ei ole tarkastettu 1 = Varma => Prosessi on täysin luotettava Taulukko 4. Riskien arviointi Toiminto/ tehtävä (no) Potentiaaliset virhetilanteet V (Vaikutus) (1-1) M (Mahdollisuus) (1-1) K (Kontrollit) (1-1) RPN Risk Priority Number =V*M*K 1 Pullan paisto Pullat kypsyvät liian vähän 2 Pullat maistuvat pahalta N Tunnistakaa 3 tärkeintä riskitekijää (korkein RPN) ja perustelkaa toimenpiteitä näiden riskien hallintaan. Tehtävä 5: Prosessin parantaminen Ideoikaa ja tunnistakaa prosessin parantamiseen vaikuttavia tekijöitä x. Linkittäkää nämä tekijät XY-matriisilla prosessin priorisoituihin asiakasvaatimuksiin (tehtävästä 3). XY-matriisi toimii samalla periaatteella kuin QFD mutta tässä tarkoituksena on arvioida prosessin parantamiseen vaikuttavien tekijöiden merkitystä. Mitkä valitut tekijät ovat analyysin perusteella tärkeimpiä parannuskohteita? 6

7 Delete Output Variables (Ys) Description broken foreign material smears thickness unbonded area Weight Input Variables (Xs) Ranking pressure temperature time clean room practices clean room cleanliness washer material properties robot handling human handling Kuva 4. XY matriisin esimerkki Tehtävä 6: Yhteenveto Mitä harjoituksesta opittiin Ideoikaa muutama parannusehdotus (esim., uusi funktio, muutettu/parannettu funktio, muuttunut rakenne), jolla saadaan lisää arvoa asiakkaalle. Raportointi: Liittäkää raportti harjoituksesta harjoitustyöraporttiin, joka palautetaan viikon 16 aikana. Raportointimuoto on vapaaehtoinen (PowerPoint/Word), mutta siinä tulee näkyä: - Nimi ja opiskelijanumero - Kuva prosessikartasta (SIPOC ja prosessikuvaus) - Toimintojen analyysi - QFD analyysi - FMEA analyysitaulukko prosessikartan perusteella tehtynä - Prosessin parantamisen testaus XY matriisilla - Yhteenveto: Mitä tehtiin ja mitä opittiin 7