TIETO- JÄRJESTELMÄN PROSESSIEN KEHITTÄMINEN

Transkriptio

1 Digia Konsultointipalvelut TIETO- JÄRJESTELMÄN PROSESSIEN KEHITTÄMINEN Palvelukuvaus

2 Tietojärjestelmän prosessien kehittäminen Palvelukuvaus 2 TIETOJÄRJESTELMÄN PROSESSIEN KEHITTÄMINEN Palvelun yleiskuvaus Liiketoimintaprosessien johtaminen (BPM) on tärkeä osa kokonaisvaltaista liiketoiminnan kehittämistä, joka lähtee organisaation visiosta ja strategiasta. Tietojärjestelmän prosessien kehittäminen on liiketoimintaprosessien johtamista ja keskeinen osa käyttäjä- ja liiketoimintalähtöistä tietojärjestelmien kehittämistä. Tietojärjestelmän prosessien kehittämisen tavoite on kuvata kehitettävä tietojärjestelmä suhteessa siihen liittyviin liiketoimintaprosesseihin, käyttäjiin ja tietovirtoihin. Tietojärjestelmän prosessien kehittäminen on osa prosesseja tukevien tietojärjestelmien kehittä mis- ja integrointihankkeita, joissa tavoitteena on prosessien automatisointi. Tavoitteena on löytää optimaaliset työnkulut, joissa kehitettävä järjestelmä voi tukea käyttäjien työtä ja tehostaa prosesseja. Digian tietojärjestelmän prosessien kehittämispalvelut ovat toimiala- ja teknologiariippumattomia, vaikka palveluiden tuottamisessa hyödynnetäänkin Digian vahvaa toimialaosaamista ja kokemusta erilaisten teknologioiden toimittamisesta. Palvelut sovitetaan aina asiakastarpeeseen pyrkien hyödyntämään asiakkaalla mahdollisesti olevaa materiaalia ja kuvauksia. Tietojärjestelmän prosessien kehittämisen yhteydessä Digia voi tarvittaessa tehdä esiselvityksiä ja suosituksia asiakkaalle parhaiten soveltuvista, prosesseja automatisoivista tietojärjestelmäratkaisuista. Digian liiketoimintaprosessien johtamispalvelut on jaettu kolmeen osaan: Liiketoimintaprosessien kehittämispalvelu, jossa tavoitteena on valittujen liiketoimintaprosessien kehittäminen, prosessissa tunnistettujen haasteiden ja ongelmien ratkaiseminen sekä tavoiteprosessien kuvaaminen. Tietojärjestelmän prosessien kehittäminen, joka sopii tilanteeseen, jossa on tunnistettu tarve tietyn prosessia tukevan tietojärjestelmän kehittämiselle ja halutaan kuvata tietojärjestelmän toimintaperiaatteet. Liiketoimintaprosessien johtaminen (BPM) Tekniset BPM-palvelut ja prosessien ajoympäristöt (BPP = business process platform) sekä niihin liittyvien työnkulkujen kuvaaminen.

3 Tietojärjestelmän prosessien kehittäminen Palvelukuvaus 3 Tässä palvelukuvauksessa kuvataan tietojärjestelmän prosessien kehittämispalvelun sisältö. Tarve uudelle tietojärjestelmälle ja siihen liittyvään tietojärjestelmän prosessien kehittämiseen on usein tunnistettu liiketoimintaprosessien kehittämisen yhteydessä. Liiketoimintaprosessin kehittämispalvelu on kuvattu omassa palvelukuvauksessa. Tavoite Liiketoimintaprosessien johtamisen tavoitteena on lisätä organisaation kykyä vastata asiakkaiden tarpeisiin ja muuttuviin markkinoihin sekä parantaa organisaation tehokkuutta ja prosessien läpinäkyvyyttä. Lisäksi BPM:n tavoitteena on parantaa liiketoiminnan ja IT:n välistä yhteistyötä yhteisten tavoitteiden saavuttamisessa, mikä on haaste monessa organisaatiossa. Tietojärjestelmän prosessien kehittäminen alkaa yleensä siitä, että organisaatiossa on tunnistettu esimerkiksi liiketoimintaprosessien kehittämishankkeen yhteydessä tarve yhden tai useamman uuden tai olemassa olevan tietojärjestelmän kehittämiseksi. Tietojärjestelmän prosessien kehittämisen tavoitteena on optimaalisten tietojärjestelmän prosessikulkujen selvittäminen. Tarkoitus on tuottaa tavoitetilan kuvaukset tietojärjestelmän suorittamista toiminnoista ja niistä vastaavista toimijoista sekä tietojärjestelmän yleisistä toimintaperiaatteista. Erityisesti tavoitteena on selvittää, mitä käyttäjän suorittamia toimintoja voidaan tehostaa ja automatisoida tietojärjestelmän avulla. Lisäksi tavoitteena on tunnistaa muiden prosessien riippuvuudet sekä liittymät muihin tietojärjestelmiin. Tuotetut tavoitetilan kuvaukset toimivat lähtökohtana ja vaatimuksina uuden tietojärjestelmän hankinnassa tai olemassa olevan järjestelmän kehittämisessä. Tietojärjestelmän prosessien kuvaaminen myös mahdollistaa kohdejärjestelmän rajaamisen riittävän selkeästi esim. järjestelmämäärittelyä varten. Hyödyt Tietojärjestelmän prosessien kuvaaminen mahdollistaa tietojärjestelmien kehittämisen käyttäjä- ja liiketoimintalähtöisesti. Tavoitteena on varmistaa, että tietojärjestelmät palvelevat ja tukevat liiketoimintaprosesseja parhaalla mahdollisella tavalla ja ovat linjassa liiketoimintastrategian ja tavoitteiden kanssa. Tietojärjestelmän prosessien kehittäminen auttaa hahmottamaan tietojärjestelmän käyttöä kokonaisuutena sekä analysoimaan järjestelmän käyttöön liittyviä pullokauloja ja riskejä. Prosessikuvaukset kertovat konkreettisella tasolla, miten tavoitetilassa toimitaan. Tavoitetilan prosessit luovat pohjan tietojärjestelmien kehittämiselle. Prosesseista voidaan suoraan johtaa tietojärjestelmälle asetettavia liiketoimintavaatimuksia sekä toiminnallisia ja ei-toiminnallisia vaatimuksia, mikä helpottaa varsinaisen tietojärjestelmän vaatimusmäärittelyn tekemistä. Prosessikuvaukset myös tukevat eri ratkaisuvaihtoehtojen vertaamista ja kilpailuttamista. Lisäksi tavoitetilan prosessikuvaukset toimivat lähtökohtana ja tukimateriaalina, kun tavoitetilan toimintatapoja jalkautetaan organisaatioon. Usein oman työn ohessa tehty prosessien kehittämistyö etenee hitaasti ja heikoin lopputuloksin. Ulkopuolelta ostettu palvelu säästää aikaa ja lopulta myös rahaa. Digian tarjoamat BPM-palvelut mahdollistavat asiakkaan asiantuntijoiden keskittymisen oman ydinliiketoimintansa kehittämiseen. Digian asiantuntijat osaavat tuottaa oikeantasoiset kuvaukset, jotka palvelevat liiketoiminnan konkreettisia tarpeita. BPM-asiantuntijat vastaavat kokonaisvaltaisesti BPM-hankkeen läpiviennistä sopimuksen mukaan (workshopit, dokumentointi, työkalut jne.). Työssä hyödynnetään vahvaa toimialaosaamista ja alan parhaita käytäntöjä, jolloin laadukkaat lopputulokset saadaan aikaan nopeasti ja tehokkaasti. Digia tarjoaa myös toimintamallit ja menetelmät prosessien ylläpitoon ja jatkuvaan kehittämiseen, mikä varmistaa tehokkaan muutosjohtamisen ja parhaan mahdollisen hyödyn saavuttamisen tehdystä prosessien kehitystyöstä. Lopputulokset Palvelun lopputulokset sovitaan yhteistyössä asiakkaan kanssa. Tyypillisesti tietojärjestelmän prosessien kehittämisen lopputuloksena syntyy: Karkean tason kuvaus nykytilan prosesseista, käytetyistä tietojärjestelmistä, mittareista ja kehitystarpeista Kuvaus tavoitetilan prosesseista (vuokaavio ja sanallinen prosessikuvaus) ja tietojärjestelmistä Lista tavoitetilan liiketoimintavaatimuksista sekä prosessien että tietojärjestelmien tehokkuuden arvioinnissa käytettävistä mittareista Yhteenveto asioista, jotka auttavat pääsemään nykytilasta tavoitetilaan Edellytykset ja vastuut Palvelun toteuttamisen edellytyksenä on, että on pystytty tunnistamaan ja rajaamaan tarve uuden tai olemassa olevan tietojärjestelmän ja siihen liittyvien prosessien kehittämiseen. Asiakkaan vastuulla on tarjota tietojärjestelmän prosessien kehittämisen projektiin tarvittava liiketoiminnan asiantuntemus. Toimeksiannon luonteesta johtuen projekti edellyttää asiakkaalta merkittävää työpanosta. Digian asiantuntijat vastaavat työpajojen vetämisestä, lopputulosten dokumentoinnista sekä projektin läpiviemisestä sovitussa aikataulussa. Asiantuntijat tutustuvat tarjolla olevaan kirjalliseen

4 Tietojärjestelmän prosessien kehittäminen Palvelukuvaus 4 materiaaliin ja hyödyntävät kokemustaan aikaisemmista projekteista. Asiakkaan asiantuntemusta kerätään työpajoissa ja työkokouksissa. Palvelun toimitusprosessi ja menetelmät Kokonaiskuva Tietojärjestelmän prosessien kehittäminen lähtee liikkeelle siitä, että on tunnistettu tarve uudelle tietojärjestelmän ja siihen liittyvien prosessien kuvaamiseen ja kehittämiseen. Tietojärjestelmän prosessien kehittäminen sisältää viisi vaihetta. Nykytilan kuvaaminen Nykytilan kuvaamisen tavoitteena on saada riittävän tarkka kuva nykytilan toiminnasta ja tunnistaa kehittämiskohteet ja vahvuudet. Nykytilan kuvaamisen yhteydessä myös määritetään toiminnan kannalta keskeiset sidosryhmät. Nykytilan kuvaamisen aikana esiin nousseet kehitystarpeet priorisoidaan ja niistä yleensä johdetaan tavoitetilan liiketoimintavaatimuksia. Nykytilan kuvaamisen lopputuloksena syntyvät nykytilan prosessikuvaukset, karkean tason kuvaukset käytettävistä tietojärjestelmistä ja prosessien tietovirroista sekä lista kehittämiskohteista priorisoituna. Tavoitetilaprosessien kuvaaminen Digian asiantuntijat tekevät edeltävän vaiheen lopputulosten perusteella ensimmäisen hahmotelman tavoitetilan prosesseista, jota lähdetään työstämään eteenpäin yhdessä asiakkaan kanssa. Vaiheessa kuvataan kohdealueen ja sidosryhmien tavoitetila ja tavoitetilan prosessi sekä määritellään tärkeimmät liiketoimintavaatimukset. Vaiheen tavoitteena on kuvata tulevaisuuden toimintatapa sillä tasolla, että tietojärjestelmän prosessien kuvaamisesta voidaan jatkaa sujuvasti tietojärjestelmän vaatimusmäärittelyyn ja määrittelyyn. Tavoitetilan prosessien kuvaamisen lopputuloksena syntyvät tavoitetilan prosessikuvaukset (vuokaaviot ja sanalliset kuvaukset) riittävällä tarkkuustasolla, luettelo tietojärjestelmälle asetetuista liiketoimintavaatimuksista sekä määrittely keskeisimmistä tietojärjestelmän tehokkuutta kuvaavista mittareista. Valmistelu Kehityssuunnitelma ja toimenpidesuositukset Kuvausten ylläpito Nykytilan kuvaaminen Tavoitetilan prosessien kuvaaminen Kehityssuunnitelma ja toimenpidesuositukset Tietojärjestelmän prosessien kuvaamisen päätteeksi tehdään kehityssuunnitelma ja yhteenveto toimenpiteistä, joilla päästään nykytilasta tavoitetilaan. Tavoitteena on tunnistaa ja kuvata keskeiset elementit, jotka vaativat muutosta nykytilan ja tavoitetilan välillä ja jotka tulee huomioida tietojärjestelmien kehitystyössä. Kehityssuunnitelmaan kuvataan myös muutosalueiden keskinäiset riippuvuudet, loogiset asiayhteydet ja ajalliset yhteydet. Valmistelu ja projektin käynnistäminen Valmisteluvaiheessa lopputuloksien perusteella tarkennetaan työsuunnitelma ja eri vaiheiden tarkemmat tehtävät, tavoitteet, resurssit, aikataulu ja lopputulokset. Projektin aluksi järjestetään kick-off -tilaisuus, johon osallistuvat avainhenkilöt sekä asiakkaan että toimittajan puolelta. Projektin aluksi projektiin osallistuville voidaan myös järjestää koulutustilaisuus liiketoimintaprosessien kehittämisestä ja prosessien kuvaamisesta. Kehityssuunnitelma ja toimenpidesuositukset toimivat pohjana tietojärjestelmän hankinnalle ja siihen liittyvälle projektin suunnittelulle. Prosessikuvausten ylläpito Tietojärjestelmän prosessikuvaukset elävät sekä tietojärjestelmäprojektin aikana että järjestelmän käyttöönoton jälkeen liiketoiminnan muuttuessa. On tärkeää, että prosessikuvausten käyttöön ja ylläpitoon on määritelty malli, jossa on kuvattu ylläpidon vastuut ja toimintatavat. Ilman tätä prosessien kuvaaminen jää helposti kertaluontoiseksi. Kuvaukset hautautuvat usein mappeihin, kun ne eivät enää vastaa todellisuutta, eikä niitä voida hyödyntää esimerkiksi tietojärjestelmään liittyvän koulutuksen tukena. Keskeinen osa tietojärjestelmän prosessien kehittämisprojektia on tehdä suunnitelma prosessien jatkuvan kehityksen organisoinnista. Lisäksi Digia tarjoaa jatkuvana palveluna tukea prosessien kehityksen organisointiin ja toteuttamiseen. Ulkopuoliset asiantuntijat tuovat liiketoimintaprosessien jatkuvaan kehittämiseen lisää tehokkuutta, varmuutta ja kokemusta eri menetelmien käytöstä, mikä takaa laadukkaat lopputulokset. Asiakas voi keskittyä olennaiseen ilman, että päivittäinen liiketoiminta häiriintyy liikaa. Menetelmät ja välineet Digialla on käytössään prosessien kehittämiseen valmiit menetelmät ja toimintamallit, jotka kattavat prosessien kehittämisen erityispiirteet eri osa-alueille ja mahdollistavat hallitun ja suunnitelmallisen etenemisen.

5 Tietojärjestelmän prosessien kehittäminen Palvelukuvaus 5 Työpajat ovat keskeinen osa prosessien kehittämistä. Työpajat viedään läpi Digian asiantuntijan vetäminä hyödyntäen Digiassa hyväksi havaittuja työpajakäytäntöjä. Tilanteen mukaan työpajoissa voidaan käyttää erilaisia tiedonkeruutapoja ja -menetelmiä. Työpajojen lisäksi tietoja voidaan kerätä esimerkiksi kyselyiden avulla ja haastattelemalla avainhenkilöitä. Prosessien kuvaamiseen voidaan käyttää asiakkaan tarpeiden ja toiveiden mukaan eri työvälineitä, esimerkiksi Microsoft Visio, QPR tai ARIS. Lisäksi työntuloksena syntyy tyypillisesti muuta kirjallista dokumentaatiota. Miten liikkeelle Sisällönhallinta (ECM) ICT-palvelujen hallinta ERP-järjestelmät Hinnoittelumalli Tietojärjestelmän prosessien kehittämisprojektin läpivienti on aina asiakaskohtainen. Käytettävä hinnoittelumalli sovitaan tarjousvaiheessa. Samalla määritetään myös toimeksiannon laajuus ja aikataulu. Tarvittaessa lopputulosten tarkkuustasoa ja työmääriä tarkennetaan projektin aikana. Rajaukset Prosessien kehittäminen on aina tapauskohtaista ja lähtee liikkeelle asiakkaan tarpeista. Digialla on valmiit menetelmät ja toimintamallit, jotka mahdollistavat helpon ja nopean liikkeellelähdön. Ennen projektin käynnistämistä asiantuntijamme tutustuu asiakkaan tarpeisiin ja lähtökohtiin. Tämän perusteella valitsemme asiakkaan kanssa yhteistyössä tilanteeseen parhaiten soveltuvat palvelut ja lähestymistavat Digian BPM-palvelutarjonnasta ja laadimme ehdotuksen asiakkaalle sopivasta prosessien kehittämisprojektista (työsuunnitelma ja tarjoutuminen). Ehdotuksen avulla sovitaan työn organisoinnista ja käynnistämisestä. Muut palvelut Ennen prosessien kehittämisen käynnistämistä voidaan tehdä muutaman henkilötyöpäivän mittainen tarvekartoitus, jossa Digian asiantuntijat arvioivat prosessien kehittämisen nykytilan ja tekevät etenemisehdotuksen. Usein tietojärjestelmän projektien kehittämistä edeltää myös liiketoimintaprosessien kehittämishanke, jossa on kuvattu yleisemmällä tasolla liiketoimintaprosessien tavoitetilaa ja tunnistettu tarve uuden tai olemassa olevan tietojärjestelmän kehittämiseen. Liiketoimintaprosessien kehittämisen tueksi Digia tarjoaa myös muita liiketoimintakonsultoinnin palveluita. Näistä keskeisimpiä ovat: Tietojärjestelmien esiselvitykset Kannattavuustarkastelut Yritysarkkitehtuurien kehittämispalvelut Tietojärjestelmien vaatimusmäärittelyt ja määrittelyt Hankesuunnittelu ja johtaminen Projektin alussa määritetään, mihin kokonaisuuteen ja tietojärjestelmiin toimeksianto rajataan. Tietojärjestelmän prosessien kehittämisen yhteydessä prosesseja kuvataan toimeksiannossa rajattujen tietojärjestelmien näkökulmasta. Liiketoimintaprosessien kokonaisvaltaiseen kehittämiseen Digia tarjoaa liiketoimintaprosessien kehittäminen palvelua. Tietojärjestelmän prosessien kehittämisen yhteydessä kuvataan tietojärjestelmälle asetetut liiketoimintavaatimukset. Varsinainen tietojärjestelmän vaatimusmäärittely ja määrittely tapahtuu tämän jälkeen. Prosessien kehittämistä voidaan tehdä hyvin erilaisista lähtökohdista. Siten tietojärjestelmän prosessien kehittämishankkeen sisältö, tarkkuustaso ja työhön käytettävä aika sovitetaan tapauskohtaisesti asiakkaan tarpeeseen ja tilanteeseen. Lisätietoja Digia Oyj, info@digia.com Teemu O. Virtanen, johtaja teemuo.virtanen@digia.com p Digia tarjoaa myös asiakkaan liiketoimintaprosesseja tukevia ICTratkaisuja esimerkiksi seuraaville alueille: BPM-teknologiat, prosessien ajoympäristöt (BPP = business process platform) ja palvelukeskeinen arkkitehtuuri (SOA) Järjestelmien integrointi Business Intelligence ja tietovarastointi