TE- keskusten alueellisen ennakoinnin kehittämis- ja tukiprojekti

Transkriptio

1 Ennakointi TE- keskusten alueellisen ennakoinnin kehittämis- ja tukiprojekti Väliraportti II Petri Honkanen Jouni Marttinen

2 2 Sisällysluettelo 1. Johdanto 3 2. Projektin tavoitteiden toteutuminen TE- keskusten käynnistyssuunnitelmat TE- keskusten ennakointijärjestelmän kehittäminen Tieto, tietokannat ja ymmärtäminen Ennakoinnin menetelmät Ennakointianalyysit ja tulkinnat Ennakointisivut Top 15 tietokanta Ennakoinnin kytkentä valtakunnallisesti kehitettäviin suunnittelu-ja ohjausjärjestelmiin Ennakointitiedon integrointi johdon tietojärjestelmään Ennakointikoulutus Ministeriöiden ja TE- keskusten johdon informointi sekä palautteen hankinta TE- keskusten ennakointityön koordinointi ja ennakointihankkeiden verkottuminen Verkottuminen muiden ennakointihankkeiden kanssa Tiedotus Projektin budjetin toteutuminen Projektin jatkosuunnitelmat ja toimenpidesuositukset Lopuksi 23 Liitteet

3 3 1. Johdanto TE- keskusten alueellisen ennakoinnin kehittämis- ja tukiprojektin toiminta alkoi kesällä Projektia on sen alusta asti toteuttanut projektipäällikkö, ja sen toimintaa on ohjannut projektin ohjausryhmä. Projekti on rahoitettu Euroopan sosiaalirahaston tavoite 4 -ohjelman ennakointiprioriteetista ja sen on asettanut työministeri. Projekti on hallinnollisesti kiinnittynyt selkeästi työministeriöön. Ennakointiprioriteetin mukaisesti toiminnan kohteena on ollut työelämän ja osaamistarpeiden muutosten ennakointi. Projektissa on kuitenkin pyritty aidosti kehittämään ennakointijärjestelmää, joka palvelee myös elinkeinoelämän ja maaseutuasioiden ennakointia. Projektissa mahdollisesti painottunut työelämän ja osaamistarpeiden tulokulma on merkinnyt hankaluuksia projektin ulottamisessa TE-keskusten yritys- ja maaseutuosastoihin sekä vastaaviin TE-keskusministeriöihin. Tämä siitä huolimatta, että projektin ohjausryhmässä on ollut aktiivinen edustus myös maa- ja metsätalousministeriöstä sekä kauppa- ja teollisuusministeriöstä. Myös projektin ESR-rahoitteisuus on aiheuttanut epätietoisuutta eri TEkeskusministeriöissä. Esimerkiksi TE-keskusten vastuuministeriössä eli KTM:ssä on ollut epäselvää se, kuinka projektin esittämiin hanke-esityksiin tulisi suhtautua ja kenen niitä pitäisi rahoittaa. Itse ennakointityöhön nämä epäselvyydet ovat vaikuttaneet niin, että joidenkin ennakointijärjestelmään kuuluvien hankkeiden toteuttaminen on viivästynyt. Kaikeksi onneksi ennakointi on kääntymässä pikku hiljaa kiinnostukseksi myös muilla osastoilla. Esimerkiksi maaseutuosastojen henkilökuntaa kokoontui varsin runsaasti alkusyksystä pidettyyn maaseutuosastojen ennakointiseminaariin. Alkuperäistavoitteittensa mukaisesti projektin työ on kohdistunut valtaosaltaan TEkeskusennakoinnin tukemiseen ja koordinointiin. TE-keskusten ennakointijärjestelmää on kehitetty tiiviissä yhteistyössä TE-keskusministeriöiden ja maan kaikkien 15 TEkeskuksen kanssa. Kehitystyön johtavana periaatteena on ollut bottom- up- toiminta. Keskeisenä yhteistyön ja vaikuttamisen foorumeina ovat toimineet ennakointiseminaarit ja workshopit. Helmikuun alussa projektiin palkattiin projektisuunnittelija. Projektin ohjausryhmä on kokoontunut säännöllisesti kuukausittain. Kaikkiaan ohjausryhmä on pitänyt 16 kokousta. Projekti on osallistunut yli 50 seminaariin ja tilaisuuteen, joissa projektin lähtökohtia, tavoitteita ja tuloksia on esitelty. Kuulijoita näissä tilaisuuksissa on ollut lähes Projektin etenemisestä ja tavoitteiden toteutumisesta on laadittu tammikuussa Välira-

4 4 portti I. Toukokuussa valmistui benchmarking- yhteenveto TE- keskusten käynnistyssuunnitelmista. TE- keskusennakoinnista on kirjoitettu useita artikkeleita eri lehtiin. Lokakuussa projektia esiteltiin Brysselissä, EU:n komission järjestämässä Euroopan ennakoinnin parhaita käytäntöjä käsittelevässä workshopissa. Suomen TE- keskusennakoinnin lähtökohdat, tavoitteet ja tulokset herättivät myönteistä kiinnostusta ja huomiota. Projektin todettiin kuuluvan EU:n ennakoinnin parhaisiin käytäntöihin. Projektin pyrkimyksenä on ollut aikaansaada aidosti avoin ja keskusteleva ilmapiiri. Keskustelua projektin tavoitteista ja etenemisestä on käyty vilkkaasti. Viime keväänä niin TE- keskusten johtajat kuin TE- keskusennakoijatkin kohdistivat projektin tavoitteisiin ja toteuttamiseen melko voimakastakin kritiikkiä. Keskustelu on jatkunut syksylläkin - tosin toisin teemoin. Kritiikki on ollut pitkälti seurausta tiedon kulun ongelmista ja viestinnän puutteista. Tiedottamisesta ja projektin laajamittaisesta tavoitteiden esittelystä huolimatta tiedon perillemenossa olisi voinut olla toivomisen varaa. Muun muassa joidenkin TE- keskusten sisällä on ollut selviä puutteita tiedon kulussa. Projekti on tuottanut TE- keskusennakoinnin intranet- sivut, jonne on koottu linkkejä ennakoinnin tietokantoihin, ennakointimenetelmiin ja TE-keskuksissa työstettyihin ennakointianalyyseihin ja -dokumentteihin. Sivuilta löytyy myös keskustelufoorumi, jossa on mahdollisuus käydä keskustelua TE- keskusennakoinnista ja sen kehittämisestä. Näin ollen projekti onkin onnistunut luomaan valtakunnallisen perustan alueelliselle ennakoinnille ja ennakoijien verkottumiselle. Projekti ei luonnollisestikaan ole edennyt ongelmitta. Se, mikä projektin tavoitteista on jäänyt toteutumatta ja mihin projektin toiminnassa on jatkossa keskityttävä, on ennakoinnin kytkeminen päivittäiseen työhön TE-keskuksissa. Tätä voidaan perustella mm. TE-keskuksissa toteutettujen ennakoinnin käynnistyssuunnitelmaraporttien laihoilla tuloksilla arkipäivän kytkennöistä. Raporttien perusteella ongelmat liittyvät ennen muuta ennakoinnin kytkemiseen TE-keskusten tulosjohtamiseen, strategiseen suunnitteluun, päätöksentekoon ja palveluprosesseihin. Toisaalta sekä ennakointitoiminnan organisoiminen TE-keskuksissa ja työnjaon järjestäminen eri organisaatioiden välillä näyttävät tuottavan ongelmia. TE-keskusennakointiprojektin toisen väliraportin tarkoituksena on tehdä yhteenveto projektin tähänastisesta toiminnasta ja esittää perusteluja sille, miksi projektin jatkaminen on saavutettujen tulosten vakiinnuttamiseksi ja hyödyntämisen varmistamiseksi perusteltua. Vaikka raportissa ja siinä esitetyissä toimenpide-ehdotuksissa onkin annettu paljon painoarvoa erilaisten tietojärjestelmien kehittämiselle, ei kirjoittajien näkökulma ole kuitenkaan yksisuuntaisesti tietojärjestelmäpainotteinen. Samanaikaisesti kun on selvinnyt, että tietojärjestelmien kehittäminen, ylläpitäminen ja päivittäminen on perusteltua järjestää valtakunnallisesti, on perusteltua antaa vastuu alueellisesta ennakoinnista alueille. Projektin rooliksi onkin muodostunut sellaisen ennakointidatan, informaation ja tiedon tuottaminen, jollaista TE- keskuksissa voidaan jalostaa kunkin omiin tarpeisiin - alueellisen ymmärryksen välineeksi. Projektin viimekätinen tarkoitus on siis muutoksen ymmärryksen lisääminen TE-keskuksen toiminnoissa.

5 5 2. Projektin tavoitteiden toteutuminen 2.1. TE- keskusten käynnistyssuunnitelmat TE-keskusten alueellisen ennakoinnin kehittämis- ja tukiprojektin yhtenä keskeisenä tavoitteena on ollut ennakoinnin käynnistäminen TE-keskuksissa. Tämän tavoitteen toteuttamiseksi projektin yhteydessä on laadittu kaikissa Euroopan sosiaalirahaston tavoiteohjelma 4-alueeseen kuuluvissa TE-keskuksissa erityiset ennakoinnin käynnistyssuunnitelmat. Näille käynnistyssuunnitelmille projektin ohjausryhmä on asettanut seuraavat vähimmäiskriteerit. 1. Ennakointi on kytkettävä kiinteäksi osaksi TE-keskuksen strategista suunnittelua, tulosjohtamista ja päätöksentekoa. 2. On selvitettävä TE-keskuksen omat ennakointiin liittyvät tietotarpeet. Samoin on selvitettävä sidosryhmien ennakointitiedon tarpeet ja odotukset 3. On esitettävä TE-keskusten ennakointijärjestelmävisio: ennakoinnin kohteet, tietosisällöt ja menetelmät 4. On selvitettävä ennakoinnin alueellinen yhteistyö, työnjako ja verkottuminen. 5. On selvitettävä ennakoinnin organisointi TE-keskuksessa. 6. On valmisteltava ennakoinnin koulutussuunnitelma, jolla johto ja muu henkilökunta saadaan sitoutumaan ennakointiin. 7. Projektista on laadittava loppuraportti. Käynnistyssuunnitelmaraportit on suurelta osin kirjoitettu suunnitelmille asetettujen kriteerien hengessä. Kaikilta osin näin ei kuitenkaan ole, ja useassa raportissa onkin kuvattu jossain määrin ylimalkaisesti vähimmäiskriteerien toteuttamista. Ongelmallista on se, että ne kohdistuvat etupäässä siihen kriteeriin (kriteeri1), joka muodostaa koko ennakoinnin perustan. Johtopäätöksenä käynnistyssuunnitelmista voidaankin vetää tältä osin se, että ennakointia ei ole kyetty kaikilta osin kytkemään TE-keskusten strategiseen suunnitteluun, tulosjohtamiseen, päätöksentekoon ja palveluprosesseihin. Ennakointi on siis käynnistyssuunnitelmaraporttien perusteella jäänyt suurelta osin irralliseksi toiminnaksi TE-keskuksissa. Myös ennakointitietotarpeiden määrittelyn osalta TE-keskuksissa olisi parantamisen varaa. Seuraavan raporttikoosteen tarkoituksena on esitellä sitä, kuinka vähimmäiskriteereistä on selviydytty käynnistettäessä ennakointia tai sen suunnittelua eri TE-keskuksissa. Kriteeri 1. - Ennakointi on kytkettävä kiinteäksi osaksi TE-keskuksen strategista suunnittelua, tulosjohtamista ja päätöksentekoa TE-keskusten perustamisargumentteja ja keskusten tehtäviä vasten käynnistyssuunnitelmien ensimmäinen kriteeri kokoaa yhteen oikeastaan kaiken sen, mikä oikeuttaa TE-keskusten olemassa olon. TE-keskukset ovat tulosvastuullisia yksiköitä tulosalueineen ja tulostavoitteineen. Tämä tulosvastuullisuus ohjaa strategista suunnittelua ja päätöksentekoa. Vaikka TE-keskuksilla onkin käytännössä myös sellaisia tehtäviä,

6 6 joissa tulosta ei suoranaisesti kyetä mittamaan, suurin osa tehtävistä kuuluu tulosjohtamisen alaan. Tulosjohtamisen keskeisyys TE-keskuksissa tarkoittaa sen ensisijaisuutta myös ennakointitiedon tuottamisen osalta. Ennakointitieto on käytettävissä ja hyödynnettävissä TE-keskuksissa vain tulosjohtamiseen, strategiseen suunnitteluun ja päätöksentekoon kautta. Mikäli ennakointitiedolle ei ole paikkaa näissä toiminnoissa, ei sille ole paikkaa TE-keskusten toiminnassa. Ennakointitietoa ei kannata tuottaa sen itsensä vuoksi. Käynnistyssuunnitelmaraporttien perusteella ennakointitiedon kiinnittämisessä tulosjohtamiseen, strategiseen suunnitteluun, päätöksentekoon ja palveluprosesseihin on ollut TE-keskuksissa ongelmia. Raporttien perusteella on vaikeaa sanoa, kuinka paljon ennakointitietoa todellisuudessa voidaan tai halutaan em. toiminnoissa käyttää. Pohdiskeltu kuvaus ennakointitiedosta osana TE-keskusten tulosjohtamista puuttuu suurimmasta osasta raportteja: kriteeri on aktiivisesti unohdettu useimmista raporteista tai todettu lakonisesti, että kaikessa päätöksenteossa ja suunnittelussa pitäisi olla ennakointinäkökulma. Näyttääkin siltä, että TE- keskukset eivät ole kovinkaan perusteellisesti analysoineet, miksi TE-keskuksissa ylipäätään pitäisi ennakoida. Myös koko TE- keskuskonseptin tuoreus ja osittainen jäsentymättömyys on aiheuttanut sen, että ennakoinnille on pitänyt etsiä paikkaa neitseellisestä ympäristöstä. Toisaalta kiinnittämisen on saattanut tehdä vaikeaksi myös se seikka, että TE-keskusennakoijat ja TE-keskusten johtoryhmät eivät ole olleet riittävästi yhteydessä toisiinsa. Ongelmallisinta kriteerin suhteen lienee se, mitä loppujen lopuksi tarkoittavat TEkeskuksen strateginen suunnittelu, tulosjohtaminen ja päätöksenteko. Vaikka TEkeskuksille onkin määritelty tehtävät, tulosalueet ja tulostavoitteet, ei ennakoinnin kytkemistä näihin ole voitu helposti toteuttaa. Ennakoinnin käynnistäminen olisikin ollut helpompaa, mikäli TE-keskustoiminnassa olisi niiden perustamisesta lähtien ollut kirkas konsepti, ja alun perin olisi esitetty tarkasti indikaattorit, joiden varassa ja joita vasten strategista suunnittelua, tulosjohtamista ja päätöksentekoa toteutetaan. Kaikki raportit eivät kuitenkaan olleet 1. kriteerin osalta puutteellisia. Niissä raporteissa, joissa 1 kriteeriä oli käsitelty, se oli kuitenkin tehty hyvin erilaisista näkökulmista, mikä ilmensi asian jäsentymättömyyttä TE-keskuksissa. Varsinais-Suomen TE-keskuksessa ennakoinnin käynnistäminen kytkettiin kiinteästi tietotarpeiden määrittelyyn: Ennakoinnin kytkeytymistä TE-keskuksen strategiseen suunnitteluun, päätöksentekoon ja asiakaspalveluun on käsitelty osittain edellisessä kappaleessa (tietotarvekartoitus). Nykytilan kartoitus liittyy kiinteästi toimintaympäristön analysointiin sekä avaintoimijoiden ilmoittamiin yleisiin tietotarpeisiin, joita voidaan tyydyttää erityyppisillä indikaattoreilla. Suurten trendien alueellisten vaikutusten tunnistaminen liittyy sekin vielä toimintaympäristön analyysiin, joka toteutetaan kevätkaudella tujo-prosessin rakennusaineeksi. Heikkojen signaalien asiantuntijaprosessointi liittyy henkilöstön ennakointivalmiuksien kehittämiseen ensivaiheessa käynnistyvän vuoden pituisen projektin välityksellä. Hanke kytkee TE-keskuksen ja työvoimatoimistojen avaintoimijaa välittömästi ennakointitoiminnan pariin. Työelämän muutostasojen arviointi

7 7 sekä osaamis- ja koulutustarpeiden arviointi kytkeytyy TE-keskuksen päätöksentekotasolle, kuten koulutussuunnitteluun ja yrityskehitykseen. Yrityskehitys kytkeytyy mukaan esim. yritystukityöryhmän toiminnan välityksellä, joka on osastojen rajat ylittävää yhteistyötä yrityskehityksen ja siihen liittyvän rahoituksen parissa. Työryhmässä informoidaan myönnetyistä yritystuista (investointituet, kehitysaluetuet, kansainvälistymistuet yms.) Työryhmän toimintaan voisi liittää ennakoivan funktion siten, että ryhmä antaisi tiedotteen myönnettyjen tukien pohjalta nähtävissä olevasta kehityksestä yritysten investointimahdollisuuksien muutoksista, henkilöstötarpeen muutoksista jne. yritysten tietosuojaa loukkaamatta. TE-keskuksen skenaario- ja visioiden arviointiprosessi kytkeytyvät luonnollisesti johtoryhmien toimintaan. Johdon tietojärjestelmä toimii tiedon välittäjänä sekä formaalisen tiedon osalta että erilaisten menetelmien tuottaman tiedon osalta. Tiedon helppokäyttöisyyteen tulee kiinnittää riittävästi huomiota, jotta jalostettua tietoa todella myös käytettäisiin. (VSKS) Uudellamaalla ennakoinnin kytkeminen TE-keskuksen toimintaa tapahtuu suunnitteluprosessien kautta: Ennakointitoiminta on Uudellamaalla ollut alusta lähtien kiinteä osa suunnittelua. Näin mm. siksi, että TE-keskuksen yhteistä suunnittelujärjestelmää lähdettiin kehittämään samanaikaisesti ennakointityön aloittamisen kanssa. Keskukseen on perustettu suunnitteluryhmä, jonka tehtävänä on suunnittelun yleinen kehittäminen, yhteisten suunnitteluja tulosohjausasiakirjojen laadinnan koordinointi sekä strategiapäivien ja suunnittelupäivien valmistelu. Ryhmä on kartoittanut keskuksen eri osastoilla vallitsevat käytännöt toiminta- ja taloussuunnittelussa, vuosisuunnittelussa, toimintakertomuksen laadinnassa ja tulos-ohjauksessa. Suunnittelun organisointia on päätetty tehostaa niin, että tulossuunnittelusta tehdään TE-keskuksen suunnittelun pääväline. Myös strategiset pohdinnat liitetään sen yhteyteen, ja vuosittaisesta strategiapäivästä tehdään jatkuva käytäntö. Suunnittelujärjestelmä on aikataulutettu sekä koko TE-keskuksen että kaikkien kolmen osaston osalta. Kukin osasto sopeuttaa omaa suunnitteluaan yhteiseen järjestelmään niin, että päällekkäiseltä työltä vältytään. Muutoin osastojen ominaisluonne suunnittelussa säilyy. Ennakointi tuottaa suunnittelutyöhön keskeistä materiaalia erityisesti seuraavissa kohdin: - toimintaympäristön analyysissa - strategisten tavoitteiden asettamisessa ja painopisteiden määrittelyssä - menetelmällistä apua strategioiden käsittelyssä ja niiden kytkemisessä lyhyemmän tähtäyksen suunnitteluun Jo tähänastinen ennakointityö tarjoaa toimintaympäristön analyysiin oleellisesti aiempaa paremmat lähtökohdat, kun käytettävissä on useita valtakunnallisen ennakointiprojektin toimesta hankittuja määrällisiä alue-ennusteita taloudesta, työllisyydestä jne. Strategisten tavoitteiden asettamiseen on edellä olevan lisäksi saatu pohjaa ennakoinnin tietotarvekartoituksilla, joiden yhteydessä on tullut esiin varsinaisten tietotarpeiden lisäksi useita toiminnallisia kysymyksiä. Menetelmällistä apua strategioiden käsittelyyn saadaan ennakoinnin laadullisista menetelmistä (skenaariot, swot-analyysit jne.) Ennakointia on Uudellamaalla käsitelty TE-keskuksen johtoryhmässä useita kertoja sekä suunnitteluasiakirjojen yhteydessä että omana kysymyksenään. Ennakointiryhmä ja johtoryhmä ovat pitäneet yhteisen puolen päivän ennakointiseminaarin. Johdon sitoutuminen ennakointiin on vahva. Ajankohtainen asia on tietotarvekartoituksen tulosten käsittely johtoryhmässä ja johtopäätösten tekeminen ainakin seuraavista asioista: - tarvittavasta tietoaineistosta - sisällöllisistä suoraan toiminnan painopisteisiin liittyvistä kysymyksistä (mm.

8 8 muuttoliike ja maahanmuutto, yritysten kansainvälistyminen, uudet toimialat kuten sisältötuotanto, kolmas sektori) - TE-keskuksen sisäisen yhteistyön tiivistämisestä (mm. yhteiset asiakasrekisterit; yritysosaston ja työvoimatoimistojen työnantajapalvelujen yhteistyö; koulutuksen, yritysneuvonnan ja yritystukien kytkentä) (UKS) Myös Kaakkois-Suomen käynnistyssuunnitelmassa ennakoinnin kytkemistä TEkeskustoimintaan oli pohdittu, Kaakkois-Suomen TE-keskuksen alueellisen ennakoinnin suunnitelmassa on ennakointi nähty kiinteänä osana keskuksen strategista suunnittelua, päätöksentekoa ja tulosjohtamista (vrt. Marttinen 1999, 8). Ennakoinnin sisällöllinen ja rakenteellinen kehittämistyö on osoittautunut suunnitteluhankkeen edetessä entistä selvemmin tiedon hallinnan kysymykseksi. Te-keskuksen toimintaympäristöä ja omaa toimintaa ja sen tuloksellisuutta koskeva tieto on pirstaleista, eri tiedon tuottajien aikaansaamaa ja ylläpitämää heterogeenista tietomassaa. Ohjauksen, strategisen suunnittelun ja tulosjohtamisen välttämätön tietoaines on työläästi poimittavissa ja tapahtuu poikkileikkauskoonoksina tulosjohtamisprosessin aikataulutuksen mukaan, eikä palvele päivittäistä päätöksentekoa. Yhteistä tiedon hallinnan käyttöliittymää ei ole vaan kukin yksikkö kokoaa erillisesti omaan substanssiinsa liittyvän tietoaineksen, jota käsitellään manuaalisesti paperitulosteina. Toisaalta tulosjohtamiskonsepti on TE-keskusten organisaatiouudistuksen myötä koko ajan kehitysprosessissa ja toimintaympäristöä kuvaavien tietomassa on vielä varsin järjestymättömässä muodossa. TE-keskusten avaintulosalueiden määrittely on kuitenkin edennyt jo siihen vaiheeseen, että keskeisistä toiminnan tavoitteista ja painopisteistä on saavutettu kohtalainen yksimielisyys (Strategiapäivät 1999). Edellisestä seuraa, että ennakointityön kehittäminen voi kiinnittyä entistä enemmän ja konkreettisemmin 'aitoon' kontekstiinsa, joka muodostuu toiminnan ohjauksen, strategisen suunnittelun ja tulosohjauksen edellyttämien tietojen kokonaisuudesta. Näin ollen ennakoinnin lähtökohdat on johdettavissa suoraan TE-keskusten tulosalueiden uudistusehdotuksen (Strategiapäivät 1999) ja tulossuunnitelmaohjeen (Tulossuunnitelmaohje 2000) mukaisista määrityksistä seuraavien kuuden avaintulosalueen mukaisesti: Kilpailukykyisen toimintaympäristön kehittäminen Työpaikkoja yrittäjyydellä ja yritystoiminnan kehittämisellä Työmarkkinoiden toimivuuden ja työvoiman kehittäminen Maatalouden elinvoimaisuuden kehittäminen Kansallisen ja EU:n yhteisen maatalous- ja kalastuspolitiikan täytäntöönpano TE-keskuksen toimivuuden edistäminen Vaikka uusien tulosalueiden määritys on jatkuvassa kehitysprosessissa ja kattaa nykyisellään vain osan TE-keskusten toiminnasta, niin edellä todetun viiden tulosalueen määrityksen edellyttämä ennakointityön sisällön yleinen viitekehys voidaan esittää. Tällöin lähtökohtana on kehittämis- ja tukiprojektin seminaarien, workshop:ien, TE-keskuksen eri osastojen kanssa yhteistyössä työstettyjen sekä Kaakkois-Suomen TE- keskuksen laatupäivän yhteydessä tuotettujen ryhmätöiden tuotokset (liite 7). Tällöin ennakointi nähdään strategian määrittelyn, päätöksenteon prosessien, tietotarpeiden määrittelyn, tiedon hankinnan, jalostuksen ja luokituskysymyksien kokonaisuutena. Tavoitteena on TE-keskusten käyttämän tietopohjan kytkeminen konkreettisesti (muuttujatasolla) strategisen suunnittelun, päätöksenteon, ohjauksen ja tulosjohtamisen konseptiin (Mäkelä & Turtiainen 1999). ) (KaSKS) Edellisistä katkelmista käy varsin hyvin selville se, millaisissa tapauksissa ennakointia on raporteissa katsottu TE-keskuksissa tarvittavan. Samalla kuitenkin paljastuu se karu tosiasia, että ennakointitietoa ei ole voitu kovinkaan tehokkaasti voitu hyödyntää TEkeskustoiminnassa, koska keskuksilla ei ole ollut käytössään tarkkaa kuvaa siitä, mitä ja millaisessa muodossa olevia ennakointitietoja TE-keskusten strategisessa suunnittelussa, päätöksenteossa, tulosjohtamisessa ja palveluprosesseissa tarvitaan.

9 9 Kriteeri 2 -On selvitettävä TE-keskuksen omat ennakointiin liittyvät tietotarpeet. Samoin on selvitettävä sidosryhmien ennakointitiedon tarpeet ja odotukset Ennakointiseminaareissa ja workshopeissa on korostettu sitä, että ennakointitietotarpeet on kytkettävä TE-keskuksen ydinprosesseihin: suunnittelu- ja palvelu ja päätöksentekoprosesseihin. Lähtökohtana on pidettävä myös keskusten strategisia linjauksia ja ydintulosalueita. Ongelmana on ollut, ettei näitä TE-keskuksen ydinprosesseja ole vielä missään määritelty ja täsmennetty. Tietotarvekartoitusten menetelmänä on yleisesti käytetty haastattelua. Kaikkiaan on haastateltu noin 300 TE-keskuksen virkamiestä, asiakasta ja yhteistyökumppania. Ydinprosessianalyysejä on tehty joitakin. Varsinais-Suomessa jatkuu mm. ESR-tukien päätöksentekoprosessien analyyttinen tarkastelu. Mukana on myös ennakointitiedon määrittely. Useimmissa käynnistyssuunnitelmaraporteissa on ilmoitettu, että omassa TEkeskuksessa on tietotarpeet kartoitettu. Käytännössä tietotarpeiden kartoittamisesta ei ole kuitenkaan raportoitu kovinkaan systemaattisesti. Ongelmallista tietotarvekartoituksissa oli lisäksi se, että ne eivät perustuneet niinkään tarvitun vaan tarjotun tiedon tuotantoon. Tietotarpeiden selkeän ilmaisemisen sijaan käynnistyssuunnitelmista olikin monilta osin luettavissa kuvauksia valtakunnallisesti tuotettavien ja yleisesti tiedossa olevien tietokantojen sisällöistä. Toki käynnistyssuunnitelmista oli poimittavissa myös aitoja TE-keskuksissa tarvittavia tietoja. Tällaisia tietoja olivat esimerkiksi vientiä koskevat tiedot, tiedot kolmannesta sektorista jne. Tärkeimmät huomiot käynnistyssuunnitelmissa liittyivät kuitenkin muuhun kuin varsinaisiin muuttujiin tai indikaattoreihin, joiden avulla ennakointia toteutetaan. Huomionarvoista TE-keskusennakoinnin järjestämisessä olisikin ensinnäkin kerätä kunkin TE-keskuksen osalta tiedot siitä, kuka TEKissä tietää mitäkin. Toiseksi, raporttien perusteella olisi todellakin kiinnitettävä huomiota tietojen päivittämisen ajankohtaisuuteen. Tietojen perusteella tulisi voida ennakoida, ei vain katsoa mennyttä kehitystä. Kolmanneksi, tietojen tulisi olla helppokäyttöisessä muodossa. Yhtenä keskeisenä teemana käynnistyssuunnitelmissa olikin TE-keskuksen tietojärjestelmän luominen: Olisi luotava mahdollisimman pian TE- keskusten JOTIjärjestelmä, johon ennakointitieto integroidaan. Kriteeri 3

10 10 -On esitettävä TE-keskusten ennakointijärjestelmävisio: ennakoinnin kohteet, tietosisällöt ja menetelmät kohteet Kahtena keskeisenä TE- keskusennakoinnin teemana ennakointijärjestelmän osalta vilahtelevat käynnistyssuunnitelmaraporteissa toimiva TE-keskuskohtainen johdon tietojärjestelmä sekä toisaalta valtakunnallinen ennakoinnin tietojärjestelmä. Näiden lisäksi raporteissa otettiin esiin paikallisesti toteutetut erillishankkeet kuten esimerkiksi yrityskyselyt, klusterianalyysit jne. sekä muiden saman alueen toimijoiden kanssa verkottuminen. Useissa raporteissa on ennakointi haluttu nähdä läpäisyperiaatteella toimivaksi osaksi TE-keskusta. Ennakoinnin tulisi kuulua kaikkeen toimintaan. Kuten kahden ensimmäisenkin kriteerin osalta ja pitkälti niihin liittyen, ennakointijärjestelmävisio jää useissa käynnistyssuunnitelmissa irrallisen oloiseksi. Koska TEkeskusten toiminta kärsii edelleen synnytystuskista ja on jossain määrin hahmottumatonta, on vaikeaa sanoa mitään kestävää ennakoinnin kohteista, tietosisällöistä tai menetelmistä. Muutamat TE- keskukset ovat pitäneet tukiprojektin esityksiä TE- keskusennakoinnin kohteista, tietosisällöistä ja menetelmistä hyvinä lähtökohtina. Kriteeri 4 -On selvitettävä ennakoinnin alueellinen yhteistyö, työnjako ja verkottuminen. Käynnistyssuunnitelmaraporttien perusteella verkottumista eri alueellisten toimijoiden kanssa on ollut. Verkottumisen, yhteistyön ja alueellisen työnjaon merkitystä on pohdittu vain muutamassa raportissa. Oleellista olisi kuitenkin ollut miettiä sitä, kuka alueilla tekee mitäkin, eikä ainoastaan luetella yhteistyökumppaneita, joiden olemassaolo perustuu lähinnä lainsäädännön asettamiin velvollisuuksiin. Suunnitelmissa on esitetty vain muutamia esimerkkejä siitä, mikä on paras tapa verkottua ja tehdä yhteistyötä. Omaa verkottumis- ja yhteistyökuviota ei ole pohdittu tavoitteiden toteuttamisen ja työnjaon synergiaetujen näkökulmasta. Esimerkiksi maakuntaliittojen ja TE-keskusten työnjakoa ei ole kovinkaan seikkaperäisesti selvitelty missään suunnitelmassa. Tämä saattaa kuitenkin johtua siitä, että näiden kahden tahon työnjakoa ei ole pohdittu yleiselläkään tasolla kovin perusteellisesti. Pohdittavaksi jää viimeksi mainitun tosiasian osalta mm. aluekehityslain toteuttamisen tila. Käytännössä TE- keskukset eivät ole siis pystyneet täysin konkretisoimaan alueellista työnjakoa keskeisten yhteistyökumppaneiden, oppilaitosten, maakuntaliittojen ja alueellisten kehittämiskeskusten kanssa. Perusteluja tiettyjen käytäntöjen valitsemiseen verkottumisen ja yhteistyön osalta ei ole esitetty.

11 11 On toisaalta hyvä, että yhteistyötä on ollut. Käynnistyssuunnitelmaraporttien osalta on edelleen huomattava se, että niitä kirjoittaneet ennakoijat eivät välttämättä ole olleet mukana TE-keskusten suunnittelutoiminnassa. Kriteeri 5 -On selvitettävä ennakoinnin organisointi TE-keskuksessa. Ennakoinnin järjestämisessä ja koordinoinnissa keskeinen rooli on ollut kaikkialla sekä ennakoijalla että ennakointiryhmällä, jonka toiminnasta on raporteissa kerrottu lähes kaikkien käynnistyssuunnitelman tehneiden TE-keskusten osalta. Lisäksi ennakoinnissa on ollut mukana muita TE-keskuksen työntekijöitä mahdollisuuksien mukaan. Käytännössä tämä on tarkoittanut työvoimaosaston tutkijoiden ennakointipanosta. Tulevasta ennakointityöstä käynnistyssuunnitelmaraportit tarjosivat erilaisia näkemyksiä. Toisaalla painotettiin enemmän läpäisyperiaatteella toimivaa ennakointitoimintaa, jossa vastuu on toimintaansa jatkavalla ennakointiryhmällä. Toisaalla taas ennakointitoiminnan nähtiin lamaantuvan, mikäli ennakointia ei ole hoitamassa pääasiallisesti ennakointiin keskittyvä ennakoija tai analyytikko, joka on suoraan TE-keskuksen johtajan alaisuudessa koordinoimassa osastojen ennakointia. Ennakoinnin jatkamisen turvaaminen on tuonut myös paineita uudenlaisten työtapojen ja yhteistyön kehittämiselle TE-keskusosastojen (sekä työvoimatoimistojen) henkilöstön osalta. Kriteeri 6 -On valmisteltava ennakoinnin koulutussuunnitelma, jolla johto ja muu henkilökunta saadaan sitoutumaan ennakointiin. Ennakointikoulutusta oli järjestetty kaikissa TE-keskuksissa. Koulutusta oli annettu joissain keskuksissa enemmän ja suuremmalle määrälle työntekijöitä kuin toisissa, mikä onkin perusteltua, sillä tarpeet keskuksissa ovat hyvin erilaisia. Jossain oli järjestetty ennakoinnin koulutuspäivä TE-keskuksen johdolle sekä esittelijä- ja valmistelijatehtävissä oleville, toisaalla taas suuremmalle joukolle TEkeskuslaisia. Myös työvoimatoimistojen johtajille, ammatinvalinnan ohjaajille ja tietopalvelun hoitajien ennakointikoulutusta pidettiin tarpeellisena. Jossain koulutusta oli jo järjestetty, toisaalla asia oli suunnitteluasteella. Erilaisille ennakointia tukeville hankkeille oltiin järjestetty erilliskoulutusta, mm. Vaasan mallin ja osaamistarvebarometrin käyttöönotto on vaatinut ja tulee vaatimaan tietyn määrä koulutusta niille, jotka ovat vastuussa kyselyistä.

12 12 Useimmissa TE-keskuksissa on tarkoitus syksyn aikana käynnistää ennakoinnin koulutusohjelmat TE- keskuksen eri virkailijaryhmille. Ohjelmissa henkilöstölle kerrotaan ennakoinnin lähtökohdista ja menetelmistä sekä opastetaan ennakoinnin valtakunnallisille tietolähteille ja neuvotaan niiden käyttöä. Eräässä TE-keskuksessa haluttiin ottaa vastuuta myös TE-keskuksen sidosryhmien kouluttamisesta. Kriteeri 7 -Projektista on laadittava loppuraportti. Kaikkien tavoite 4 alueen TE-keskusten tuli laatia loppuraportti TE-keskuksen käynnistämisestä. Yhtä lukuunottamatta kaikki raportit on myös saatu. Pohjois-Savon TEkeskus toimittaa oman raporttinsa vuoden 2000 tammikuun loppuun mennessä. Nelosalueen ulkopuolelta käynnistyssuunnitelma raportteja on tehty kaksi: Pohjois- Karjalassa ja Pohjois-Pohjanmaalla. Käynnistyssuunnitelmista yleisesti Käynnistyssuunnitelmien keskeinen funktio on ollut käynnistää jokaisessa TEkeskuksessa ennakointiprosessi eli yhteinen keskustelu siitä, mitä ennakoinnilla tarkoitetaan, mitkä ovat sen tavoitteet ja kuka ennakointia tekee tai kenen sitä pitäisi tehdä. Käynnistyssuunnitelmilla on samalla ollut syvempi TE-keskusten toimintaan vaikuttava funktio: niiden kautta on lisätty TE-keskusosastojen välistä vuoropuhelua. Tärkeänä on pidettävä sitä, että ennakointiprosesseissa edetään kaikissa TEkeskuksissa TE- keskusten ennakointijärjestelmän kehittäminen TE- keskusten ennakointijärjestelmän keskeinen tehtävä on palvella TE- keskuksien ydintehtäviä ja ydinprosesseja. TE- keskusten ennakoinnin käynnistyssuunnitelmissa tehdyillä ennakointitietotarvekartoituksilla on pyritty määrittelemään keskeiset ennakoinnin tietoalueet TE- keskuksiin kehitettävän ennakointijärjestelmän tavoitteena on: 1. Kasvavien /supistuvien toimialojen, ammattien, kvalifikaatioiden, teknologioiden jne. tunnistaminen. 2. Tuottaa TE- keskuksen ydinprosesseja - suunnittelu-, päätöksenteko- ja palveluprosesseja - palvelevaa dataa, informaatiota ja tietoa elinkeino- ja työelämän sekä maaseutuasioiden kehitysnäkymistä. 3. TE- keskuksen toiminnan tehokkuuden, taloudellisuuden ja laadun parantaminen.

13 13 4. Ennakointitietojen laatua ja saatavuutta parantamalla lisätä työprosessien sujuvuutta ja kohentaa näin työtyytyväisyyttä. 5. Vahvistaa TE- keskusten alueellista asiantuntijaroolia. 6. Lisätä proaktiivisuutta kaikessa TE- keskusten toiminnassa. 7. Parantaa elinkeino- ja työelämän sekä osaamistarpeiden muutosten ymmärtämistä TE- keskuksissa. TE- keskusennakoinnin systeeminen rakenne on esitetty liitteessä Tieto, tietokannat ja ymmärtäminen Tietoyhteiskuntakehityksen myötä tiedon merkitys välittömänä tuotannontekijänä ja raaka-aineena lisääntyy jatkuvasti. Entistä tärkeämmäksi nousee myös tiedon hallinta (knowledge management). Tärkeää onkin tunnistaa kulloinenkin tiedonintressi; miksi TE- keskustoiminnassa tarvitaan tietoa ja mihin sitä käytetään, miten tieto määritellään, miten sitä jäsennetään jne. Käsite tieto voidaan jakaa dataksi, informaatioksi ja itse tiedoksi. Datalla tarkoitetaan merkkejä tai merkkijonoja. Informaatio on pidemmälle jalostettua dataa. Tieto puolestaan on määritelty jo antiikin filosofiassa hyvin perustelluksi tosi uskomukseksi. Jos meillä on dataa, informaatiota, tietoa sekä lisäksi kokemusta, voimme ymmärtää idean/substanssin olemusta ja siinä tapahtuvia muutoksia. Ymmärryksestä voimme yltää vielä viisauteen, jolla puolestaan voidaan ymmärtää kokonaisuutta yhdistävän tekijän eli eräänlaisen punaisen langan oivaltamista. Tämä ei tietysti tarkoita ettemme aina ymmärtäisi asioita jollain tavoin. TE- keskusennakoinnissa ei pidä tyytyä pelkästään muutoksen ymmärtämiseen, vaan ymmärryksestä on päästävä strategioihin, toimintaan ja tekoihin. Teoilla vaikutetaan substanssiin ja mittaaminen alkaa alusta. Näin syntyy hermeneuttinen kehä ja spiraalikehitys. Oikeita tekoja tekemällä (strategiat) voimme saavuttaa haluamamme tahtotilan (visio). Ks. Liite 2. Projektin alkuvaiheessa tarkoituksena oli yhteishankintana tuottaa ja koota yhteen paikkaa TE- keskusennakoinnissa tarvittavaa tietoa. Erilaisten tietokantojen hyödynnettävyys ja käyttäjäystävällisyys on kuitenkin lisääntynyt nopeasti tämän vuoden aikana (mm. Statfin). Niinpä projektissa on päädytty ratkaisuun, jossa ennakoinnin sivuilta on tehty linkit näihin tietokantoihin. Tällainen ratkaisu on edullisempi ja vaivattomampi tapa TE- keskusten kannalta varmistaa tietojen saatavuus. Vältytään tietojen siirroilta ja tietokantojen ylläpidolta. Tukiprojektissa on tehty linjaus siitä, että erillisiä mittavia tietohankintoja ei suoriteta tilastokeskuksesta vaan hyödynnetään jo olemassa olevia tietokantoja. Näistä tietokannoista käytetään niitä aikasarjoja, jotka nähdään tarpeellisiksi. Projekti on hyödyntänyt muissa ESR- ennakointihankkeissa kehitettyjä ennakoinnin menetelmiä ja niillä aikaansaatuja tietokantoja.

14 14 Liitteessä 3 on esitetty luettelo ja kuvaus TE- keskusennakoinnissa hyödynnettävistä tietokannoista. TE- keskusennakoinnissa hyödynnettävät tietokannat voidaan jäsentää seuraavan kaavion mukaisesti: Historia Määrällinen KTM OnLine Statfin ETLA TOS:n JOTI Senaattori ISA Eurostat Maaseututietokanta Laadullinen TM:n, KTM:n ja MTTL:n tutkimustietokannat Toimintaympäristöananlyysit MOS:n maaseutusuunnitelmat Klusterianalyysit KTM:n toimialaraportit ja barometrit Tulevaisuus PT- Malli, 2010 Ammattirakenne, 2010 ETLAkonsortio ETI TKTT TOS:jen ja työvoimatoimistojen työttömyyden rakenne Klusterianalyysit Asiantuntijaraadit/TANA (SWOT) Teknologia/ Foresight TE- keskusten toimintaympäristöanalyysit MOS:ien maaseutusuunnitelmat KTM:n toimialaraportit ja - barometrit Ennakoinnin dokumentit Tavoite 1- ja 2- suunnitelmat rakennerahastosuunni- Alueelliset telmat Maakuntien kehittämisohjelmat Tietokannat ovat suurelta osin valmiita, mutta niissä on edelleen kehittämistä. Kiireellisintä olisi maaseutubarometrin kehittäminen. TE- keskusten tietohuollon kannalta on jatkossa tärkeintä se, että kehitettyjen tietokantojen ylläpito ja päivitys varmistetaan. Taloudellisin tapa olisi, että tietokantojen ylläpito ja päivitys voitaisiin hoitaa valtakunnallisesti yhdestä paikasta Ennakoinnin menetelmät Projektin alkuvaiheessa keskityttiin kvantitatiivista ennakointitietoa tuottavien ennakoinnin menetelmien kehittämiseen ja hyödyntämiseen. Kesällä ja alkusyksystä käynnistyi TE- keskuksissa ennakointiprojekteja, joilla kehitetään laadullisia ennakointimenetelmiä TE- keskusten käyttöön. Erityisesti panostetaan klusterianalyysien kehittämiseen.

15 15 Tukiprojekti on osallistunut aktiivisesti ennakoinnin menetelmien kehittämiseen ja käyttöönottoon. Projektin aikana on muodostettu visio TE- keskusennakoinnin menetelmistä. Tätä visiota kuvataan tarkemmin liitteessä 4. Menetelmähankkeita, joiden kehitystyössä projekti on ollut mukana tai joita on otettu käyttöön, ovat esimerkiksi seuraavat: 1, Työvoima- ja koulutustarvetutkimus, TKTT/TANA (Vaasan malli) TKTT:n avulla lähinnä työvoimatoimistot keräävät yrityksistä tietoja niiden työvoimaja koulutustarpeista. Lisäksi menetelmään sisältyy asiantuntijaraatityöskentelyä, jolla pyritään samaan selville esimerkiksi jonkin toimialan tulevaisuuden näkymät tietyllä alueella. Asiantuntijaraadit tekevät SWOT-analyysejä Projekti organisoi maaliskuussa menetelmän koulutustilaisuuden, johon osallistui kahdentoista TE- keskuksen edustajia. Kevään ja syksyn aikana TKTT:N on kokeiltu ja käytetty kahdeksassa TE- keskuksessa. Käytöstä ja kokemuksista on tehty yhteenveto. (Liite 5) Vuonna 2000 menetelmää on tarkoitus hyödyntää ainakin kymmenessä TE- keskuksessa. Enimmillään haastatellaan yli 500 yritystä. 2. Osaamisbarometri Projekti on osallistunut osaamisbarometriprojektin ohjausryhmän työskentelyyn ja seurannut mallin käyttöönottoa. Hanketta on toteutettu Satakunnan TE- keskuksen alueella, jossa työvoimatoimistot ovat haastatelleet yrityksiä ja selvittäneet kvalifikaatioiden muutoksia. Kehitetyssä tietokannassa on tällä hetkellä 3200 kvalifikaatiota. Tukiprojekti on rahoittanut kehitystyön, jossa tehdään osaamisbarometrin demoversio ennakointisivuille. Myös Kaakkois-Suomen TE- keskus harkitsee menetelmän käyttöönottoa ensi vuonna. 3. ETI- tietokanta ETI- tietokannasta löytyvät työmarkkinajärjestöjen ja ministeriöiden yrityskyselyiden keskeiset tulokset. Syksyn aikana on valmistunut tietokannan ensimmäinen 0- versio, jossa riittää edelleen kehittämistä. Tässä vaiheessa tietokantaan on liitetty: 1. Keskuskauppakamari 2. Kunnallinen työmarkkinalaitos 3. Palvelutyönantajat - Suhdannebarometri - Työvoimatiedustelu 4. Teollisuuden työnantajat - Suhdannebarometri - Työvoimatiedustelu - Osaamistarveluotain 5. Työministeriö

16 16 Tiedon tuottajille on järjestetty neuvottelutilaisuus, jossa on sovittu mm. tietojen käyttöoikeudesta. Lisäksi on käyty keskusteluja muun muassa SAK:n kyselyn liittämisestä mukaan ETI:in. TT:n kanssa on käyty keskusteluja siitä, että TT alkaisi ylläpitää omien kyselyiden keskeisiä tuloksia itsenäisesti. Näin voitaisiin siirtää ylläpitovastuu varsinaiselle tiedon tuottajalle. 4. Delfoi- menetelmä Projekti on järjestänyt workshopin, jossa perehdyttiin Turun kauppakorkeakoulun tulevaisuuden tutkimusyksikössä kehitettyyn ProDelfiScan- menetelmän toimintaan ja hyödyntämiseen. Tarkoituksena on ottaa menetelmä pysyvästi TE- keskusten käyttöön. Menetelmää on tarkoitus hyödyntää muun muassa heikot signaalit - hankkeessa sekä klusterianalyyseissä. Myös KTM OnLinen käyttötutkimus on tarkoitus toteuttaa tällä menetelmällä. Delfoi- menetelmää voidaan hyödyntää myös laadun ja palveluiden kehittämistyössä. 5. TOOLBOX TOOLBOX:iin sisältyvä alueellisen PT- mallin ja ammattianalyysin kehitystyö on vielä kesken. Näillä menetelmillä TE- keskukset voisivat laatia omia toimiala- ja ammattirakenne- ennusteitaan Ennakointianalyysit ja tulkinnat Lähinnä ne TE- keskukset, jotka ovat toteuttaneet TKTT/TANA- menetelmällä omia yrityskyselyitään, ovat laatineet erillisiä ennakoinnin dokumentteja eli lähinnä tiivistelmiä näistä kyselyistä. Tulokset on esitetty sekä määrällisesti että laadullisesti eri toimialoilta ja alueilta. TE- keskusennakoinnin ymmärrys ja viisaus pitäisi saada koottua ja tiivistettyä ennakointianalyyseihin ja/tai ennakointidokumentteihin. Dokumenteissa voidaan esittää TE- keskusennakoinnin ydin esimerkiksi niin, että keskeisistä ennakointimuuttujista (TOP15) on esitetty alueellisesti ja toimialoittain jäsennettynä historiatiedot sekä tulevaisuuskehitys eri aikajänteellä. Lisäksi tarvitaan näiden keskeisten muuttujien kehityskulkujen tulkinnat. Projektin loppuvaiheen aikana keskitytään mm. ennakoinnin dokumentin sisällön määrittämiseen Ennakointisivut TE- keskusennakoinnissa hyödynnettävät tietokannat, menetelmät ja ennakoinnin dokumentit on koottu yhteen paikkaan TE- keskusten intranetiin. Ennen projektin päät-

17 17 tymistä on tavoitteena tehdä ratkaisu siitä, miten TE- keskusennakoinnin tulokset esitetään internetissä. TE- keskusennakoinnin sivujen uudet osa-alueet on esitetty liitteessä TOP 15- tietokanta Tähänastisessa TE- keskusten ennakointijärjestelmän kehitystyössä on ennakointisivuille koottu linkkejä tietokantoihin, jotka sisältävät niin määrällistä kuin laadullista historia- ja ennakointitietoa. Uhkana on infoähky. Tietoa on niin paljon, ettei kaivattua tietoa löydy. Tiedon hallinnan knowledge management- merkitys on nousemassa entistä tärkeimmäksi tietoyhteiskunnassa. Myös TE- keskusennakoinnissa on oltava välineet, jolla haluttu tieto löytyy ja sitä voidaan yhdistellä sekä prosessoida eri tavalla. Kuten jo aiemmin on todettu, TE- keskusennakoinnin käynnistyssuunnitelmien perusteella ei pystytty määrittelemään TE- keskusennakoinnissa tarvittavia muuttujia. Määrittelytyötä on jatkettu syksyn aikana niin, että kaikille TE- keskuksille on esitetty toivomus tuottaa itsenäisesti 15 tärkeintä ennakoinnissa tarvittavaa muuttujaa. Lähtökohtana on tällöin TE- keskusten strategiset linjaukset ja ydintulosalueet. Toisin sanoen muuttujien pitäisi heijastaa näiden prosessien tietotarpeita. Yhtä ydintulosaluetta voidaan kuvat useammallakin indikaattorilla. Esimerkiksi strategista painoaluetta työllisyyden edistäminen voidaan indikoida työllisyysasteella ja työttömyysasteella. Tiedon siirto ja koonti perustietokannosta esimerkiksi tällaiseen TOP15- metatietokantaan voidaan periaatteessa tehdä ainakin kolmella eri tavalla: 1. DataWareHouse- ratkaisut 2. ISA (Information System Analysis)-menetelmä 3. Balance Score Card (QPR- ohjelma) TE- keskusennakoinnin tietokannan ja tiedonhallinnan vaihtoehtoiset ratkaisumallit on esitetty liitteessä 7. Tiedon hallinta- ja hakujärjestelmän avulla voitaisiin kehittää myös erilaisia päätöksenteon tukijärjestelmiä ja tuottaa TE- keskuksen toimintaa ja toimintaympäristön kehitystä kuvaavaa tietoa mittaristo - tietokantaan Ennakoinnin kytkentä valtakunnallisesti kehitettäviin suunnittelu- ja ohjausjärjestelmiin Tukiprojektin toimesta on oltu yhteydessä ja käyty keskusteluja mm. TE- keskusministeriöiden TUJO- kehitystyöstä vastaavien kanssa (Koskinen/Skog). Projekti onkin esittänyt, että seuraavalla TUJO- kierroksella hyödynnettäisiin Pohjois- Pohjanmaan TE- keskuksessa kehitettyä sähköistä lomaketta, jolle toimintaympäristö/työmarkkinaanalyysit laaditaan. Sähköinen lomake helpottaa toimintaympäristöanalyysien tekemistä ja tehostaa tiedonhallintaa. Projektiin syksyllä palkattu Kai Karp on kehittänyt

18 18 hakurobottia, jolla TUJO- lomakkeesta voidaan tehdä alueellisia tai aihekohtaisia hakuja Ennakointitiedon integrointi johdon tietojärjestelmään Projektin aktiivisella myötävaikutuksella käynnistettiin elokuussa 1998 työvoimaosastojen JOTI- projekti. Järjestelmä saatiin valmiiksi viime keväänä ja se toimii moitteettomasti. Kerran kuudessa tehtävällä atk-ajolla päivitetään koko maan työvoimatoimistojen TUJO- seurannat ja työstetään maan jokaisesta TE- keskuksesta noin 20 työllisyystilannetta, avoimia työpaikkoja ja työhallinnon toimenpiteitä kuvaavaa grafiikkataulua. Pelkästään TUJO- seurannan automatisoinnilla on rationalisoitu ja säästetään noin kolme lähinnä toimistosihteeritason virkailijan henkilötyövuotta (noin mk). Lisäksi tutkijatason työtä on voitu säästää hyödyntämällä uutta atk- tekniikkaa. Projektin ohjausryhmän puheenjohtajan esityksestä on käynnistynyt TE- keskusten johdon tietojärjestelmän kehitystyö. Kaakkois- Suomen TE- keskuksen johdolla toteutettavassa pilottiprojektissa on määritelty TE- keskuksen osastojen tietotarpeita. Tämän pilottivaiheen jälkeen käynnistyy TE- keskusten tietohallintastrategian mukaisesti vuoden 2000 huhtikuussa kahden vuoden mittainen varsinainen TE- keskusten JOTI- projekti Ennakointikoulutus Projektin toimesta on järjestetty viisi ennakointiseminaaria. Seminaareissa on aihealueina käsitelty mm: - Ennakoinnin ja tulevaisuuden tutkimuksen menetelmiä - Ennakoinnin käynnistyssuunnitelmia - Ennakointitietotarpeiden määrittelyä - Alueellisia innovaatiojärjestelmiä - Ennakoinnin alueellista yhteistyötä Projektin järjestämässä 7 workshopissa teemoina on ollut - Johdon tietojärjestelmät ( 2kpl) - Heikot signaalit - Ennakoinnin menetelmät (mm. skenaariot) - TE- keskusten uusien ennakointihankkeiden koordinointi - Delfoi menetelmä - Klusterianalyysit Lähes kaikki TE- keskukset ovat käynnistäneet TE- keskuksen eri osastojen ja työvoimatoimistojen henkilökunnan ennakointikoulutusohjelmat.

19 Ministeriöiden ja TE- keskusten johdon informointi sekä palautteen hankinta TE- keskusministeriöiden yhteistyöryhmälle (ns. kansliapäällikkö- ryhmä) on raportoitu säännöllisesti tukiprojektin etenemisestä, tuloksista ja tarpeista. Projektipäällikkö on käynyt esittelemässä ryhmälle projektin lähtökohtia, tavoitteita ja tuloksia. TE- keskusten johdolle on järjestetty erillinen ennakointiseminaari. Projektin etenemisestä on tiedotettu myös johtajien neuvottelupäivillä. Projektipäällikkö on esitellyt projektia maan kaikissa TE- keskuksissa. Tilaisuuksiin ovat yleensä osallistuneet keskuksen johtajan lisäksi osastopäälliköt. TE- keskusennakoijille on teroitettu ennakointiseminaareissa, että nämä välittäisivät keskuksissa eteenpäin seminaareissa ja workshopeissa saatua uusinta ennakointitietoa TE- keskusten ennakointityön koordinointi ja ennakointihankkeiden verkottuminen Projektin toimesta on käynnistetty TE- keskuksissa koordinoidusti seuraavat, lähinnä laadulliseen ennakointiin liittyvät erillisprojektit: I Klusterianalyysit Klusterianalyysien tarkoituksena ja tavoitteena on klusterin sisäisen toimintalogiikan ymmärtäminen. Analyysillä pyritään selvittämään ja tunnistamaan nousevat/supistuvat klusterin sisäiset toiminnot, tuotteet, ammatit. kvalifikaatiot, teknologiat jne. Analyysien avulla pyritään verkottamaan yhteen yritysten strateginen suunnittelu, alueellinen päätöksenteko sekä oppilaitosten koulutussuunnittelu. Tavoitteena on myös näiden toimijoiden välillä vallitsevien kielellisten lukkojen avaaminen, ts. yhteisen kielen oppiminen. Tärkeintä on, että toimijat ovat alueellisessa vuorovaikutuksessa ja prosessissa keskenään, ei niinkään prosessin tulokset. Prosesseissa tarvitaan avoimutta, luottamusta ja tiedon jakamista. TE- keskuksissa on käynnistynyt seuraavia klusterihankkeita: 1. Business to business - projekti, tietointensiiviset yrityspalvelut, ns. KIBSyritykset. Uudenmaan TE-keskus. 2. Kaupan klusterianalyysi. Pirkanmaan TE- keskus. 3. Logistiikkaklusteri. Kaakkois- Suomen TE- keskus. 4. Rakennustuoteteollisuus. Keski- Suomen TE- keskus 5. Informaatioteknologian klusterianalyysi. Etelä- Pohjanmaan ja Pohjois- Savon TEkeskukset. 6. Ohjelmistotuotanto. Pohjois-Pohjanmaa. 7. Hyvinvointipalvelut. Pohjois- Karjala.

20 20 8. Maakunnan klusterianalyysi. Etelä- Savo. 9. Sähköteknisen klusterin ammatit. Skenaariotyöskentelyn käyttöönotto TE- keskuksen työvälineenä. Pohjanmaan TE- keskus. 10. II Muut projektit 1. Heikot signaalit ja TE- keskusennakointi. Varsinais- Suomen TE- keskus. 2. Osaamisbarometri. Satakunnan TE- keskus. 3. Maaseutubarometri. Kaakkois- Suomen TE- keskus Verkottuminen muiden ennakointihankkeiden kanssa TE- keskusennakointijärjestelmää kehitettäessä on hyödynnetty muissa ESR- ennakointiprojekteissa kehitettyjä menetelmiä ja tietokantoja. Erityisesti yhteistyötä on tehty KTM:n OnLine -projektin, kuntaliiton KOTO- projektin ja Etelä- Suomen lääninhallituksen AKE- projektin kanssa Tiedotus Projektin lähtökohtia, tavoitteita, etenemistä ja tuloksia on esitelty noin 50 eri seminaarissa tai muussa tilaisuudessa, joissa on ollut kuulijoita yhteensä 1063 henkilöä. (Liite 8.)Tämän lisäksi projektista on kirjoitettu lehtiartikkeleita ministeriöiden ja TEkeskusten sisäisiin tiedotuslehtiin sekä myös tieteellisiin julkaisuihin. Projektia on esitelty ESR- ennakointihankkeiden Turun alueellisessa tiedotustilaisuudessa syyskuussa. Ennakoinnin kansainvälisiä näkökulmia ja yhteyksiä tukiprojekti on saanut Ennakoijien EU- matkalla, teknologiaennakonnin Foresight- seminaarissa Hampurissa sekä EU:n komission Ennakoinnin parhaat käytännöt - workshopissa Projektin budjetin toteutuminen Projekti on pysynyt hyvin budjetissaan. Käytännössä projektille osoitettuja rahoja tulee jäämään käyttämättä joitakin satoja tuhansia, mikäli projektia ei jatketa sen päättyessä helmikuussa 2000.

21 21 3. Projektin jatkosuunnitelmat ja toimenpide-esitykset Projektissa vielä jäljellä olevan noin kolmen kuukauden aikana keskitytään siihen, että kehitettyjen tietokantojen ylläpito ja päivitys pystyttäisiin turvaamaan. Tärkeää olisi saada aikaiseksi myös esitys ennakoinnin dokumentin sisällöksi. Toisin sanoen, ennakoinnin vakiinnuttaminen ja jatkuvuuden turvaaminen osaksi kaikkien TE- keskusten toimintaa on jatkossa yksi projektin keskeisimpiä tehtäviä. Ennakoinnin vakiinnuttamiseksi ja sen jatkuvuuden turvaamiseksi TE-keskuksissa TEkeskusten alueellisen ennakoinnin kehittämis- ja tukiprojekti esittää seuraavia toimenpide-ehdotuksia: Maaseutubarometrin kehittäminen TE- keskusten maaseutuosastojen työvälineeksi. Alustava kehitystyö on tehty Kaakkois- Suomen ennakointiprojektissa, jossa on yhdessä MMM:n ja kolmen TE- keskuksen kanssa kehitetty barometrin kyselykaavaketta. Maaseutuasiat ovatkin yksi barometrikyselyiden katvealue. Maaseutubarometri olisi TE- keskuksen maaseutuosaston ainoa ennakoinnin työväline. Tilastokeskuksen ylläpitämän ja Valtioneuvoston kanslian sekä eduskunnan tilaaman Senaattori- tietokannan käyttöoikeuden hankkiminen TE- keskusten käyttöön. Käyttöoikeuden kustannuksia ei ole tilastokeskuksessa pystytty vielä määrittelemään. Varmistetaan TE- keskusennakoinnin sivujen käytettävyys KTMssä ja MMMssä sekä sivujen siirto internetiin kaikkien alueellisten toimijoiden ja keskushallinnon hyödynnettäviksi. KTM:llä ja MMM:llä ei ole vieläkään pääsyä TE- keskusten intranetiin. On myös selvitettävä Internetpalvelin asia ja varmistettava sen tekninen toteutus. KTM:n pk- barometrin ja TM:n työvoimatiedustelun yhdistämismahdollisuuksien selvittäminen. KTM:n pk- barometrin toteuttaa yksityinen konsultti ja työministeriö työvoimatiedustelun tekee tilastokeskus. Edellisessä otoksen lukumäärä on 4000 ja jälkimmäisessä Molemmat kyselyt sisältävät päällekkäisiä kysymyksiä muun muassa työvoiman käytön muutoksista, rekrytointiongelmista jne. TOP15- muuttujien määrittely ja kytkentä johtamisjärjestelmiin TOP-15 määrittelytyö on vielä käynnissä TE-keskuksissa. Tämän ohella tulisi selvittää TOP-15 muuttujien suhde TE-keskusten mittaristoprojektin tuloksiin ja niiden kytkennät kehitettäviin johtamisjärjestemiin.

22 22 Tehdä selvitys hakumoottoriksi, jolla TOP15 muuttujan ylläpito ja päivitys turvataan TOP15 muuttujien metatietokannan ylläpitoa varten tarvitaan palvelin, käyttöliittymä, ylläpito ja päivitys. TOOLBOX II- vaiheen toteuttaminen TOOLBOX- on työkalupakki, joka sisältää erilaisia ennakoinnin menetelmiä. Edelleen on kuitenkin ns. PT- mallin ja ammattianalyysimallin kehitystyö kesken. Erillishankkeena TOOLBOX:iin pitäisi viedä TE- keskuskohtaiset historiadatat, jotta TE- keskukset voisivat itse laatia omia pitkän tähtäimen työvoima- ja ammattirakenneennusteita. Tiivistetyssä muodossa projektin tekemä ehdotus sisältää seuraavat osat: Kehitettyjen menetelmien jatkon ja ylläpidon turvaaminen TE- keskusennakoinnin www/intranet- sivujen ylläpito ja päivitys Työvoima- ja koulutuksen tarvetutkimuksessa tarvittavan palvelimen ja tietokantojen ylläpito ja päivitys Osaamisbarometrin palvelimen ja tietokantojen ylläpito ETI- tietokannan ja palvelimen ylläpito ja päivitys KTM OnLine- tietokannan ylläpito ja päivitys Maaseututietokannan kehittäminen ja päivitys Projektiryhmä esittää, että TE- keskusennakoinnissa tarvittavien em. menetelmien ja tietokantojen ylläpito varmistetaan ensi vuonna TE- keskusministeriöiden kansallisilla määrärahoilla.