Huhtikuu Käyttöönottosuunnitelma SYNKKA-MEDIAPANKKI

Koko: px

Aloita esitys sivulta:

Download "Huhtikuu Käyttöönottosuunnitelma SYNKKA-MEDIAPANKKI"

Seppo Nieminen
7 vuotta sitten
Katselukertoja:

1 Käyttöönottosuunnitelma SYNKKA-MEDIAPANKKI 1

2 Versionhallinta Versio Päiväys Tila Muokkaaja Kommentit Kesken Ensimmäinen versio Kesken Muokattu aikataulua Vaihdettu dokumenttipohja Dokumentin tiedot Valmistumispäivä Tulostettu :28 2

3 Sisällys Perustiedot... 4 Tavoitteet... 4 Strateginen päämäärä... 4 Hyödyt... 4 Tausta... 4 Toteutus, käyttöönotto ja aikataulu... 5 Asiakkaiden Käyttömaksut Projektiorganisaatio... 8 Ohjausryhmä... 8 Projektiryhmä... 8 Viestintä... 8 Riskienhallinta

4 Perustiedot Projektin perustiedot Virallinen nimi Synkka-mediapankin käyttöönotto Omistaja, GS1 Finland Alkupvm Päättymispvm Tavoitteet Strateginen päämäärä Projektin strategisena tavoitteena on vastata kaupan alan digitalisoitumisen haasteisiin ja ottaa päivittäistavarakaupan sektorilla käyttöön digitaalisten aineistojen välityspalvelu Synkka Media. Tällä hetkellä yritysten kuvanhallintaprosessit ovat tehottomia; aineistoja jaetaan useita eri reittejä ja sekä tavarantoimittajat että vastaanottajat joutuvat muokkaamaan kuvia manuaalisesti. Kuvia ei myöskään ole riittävästi tarjolla, ne eivät ole riittävän laadukkaita ja niistä liikkuu markkinoilla vanhentuneita versioista. Synkka-mediapankin avulla turvataan tuotekuvien saatavuus, määrä ja laatu ja varmistetaan yhtenäinen kuluttajabrändi eri kanavissa. Mediapankki automatisoi, tehostaa ja yhdenmukaistaa yritysten aineistonhallintaprosesseja. Standardin ansiosta kuvia voidaan myös hyödyntää tulevaisuudessa sellaisenaan eri markkinoilla, esimerkiksi Ruotsissa. Hyödyt Tausta Tehokkuus toimialalla on vain yksi digitaalisten aineistojen välitysratkaisu Laatu otetaan käyttöön standardoidut kuvat ja varmistetaan niiden laatu teknisillä tarkistuksilla ja ohjeistuksella Kustannustehokkuus GS1 on voittoa tavoittelematon organisaatio Päivittäistavarakaupan sektorilla oli jo tuotetietopankin perustamisesta vuodesta 2004 lähtien keskusteltu digitaalisten aineistojen kuten tuotekuvien keskitetystä välittämisestä tavarantoimittajien ja kaupparyhmien kesken. Tarve kasvoi 2010-luvulle tultaessa verkkokaupan ja digitaalisen markkinoinnin kasvun myötä. GS1 Finland toteutti syksyllä 2012 esiselvityksen keskitetyn mediapankin perustamisesta Suomeen. Esiselvityksessä kartoitettiin mm. suurimpien päivittäistavarakauppaketjujen sekä muutamien 4

5 tavarantoimittajien keskeiset laatu-, käyttö- ja integraatiovaatimukset, kuvaukset käyttötapauksista sekä listaus mahdollisista järjestelmätoimittajista. Esiselvitys valmistui lokakuussa Projektia jatkettiin tämän jälkeen tarjouspyyntövaiheeseen. Siinä oli tavoitteena löytää mediapankille sopiva järjestelmätoimittaja ja toteutusmalli. Tarjouspyyntövaihe alkoi joulukuun alussa 2012 ja päättyi maaliskuussa 2013, minkä jälkeen portugalilaisen Saphetyn kanssa jatkettiin kaupallisia neuvotteluja. GS1 Finland Oy:n hallitus päätti kesäkuussa 2013, että Suomeen perustetaan päivittäistavarakaupan ja teollisuuden yhteinen digitaalisten aineistojen välityspalvelu. Järjestelmätoimittajaksi valittiin portugalilainen Saphety, jonka ratkaisu oli käytössä jo Ruotsissa. Järjestelmä oli tarkoitus ottaa käyttöön keväällä Projekti kuitenkin siirtyi tuotetietopankin alustanvaihdon vuoksi ja käynnistyi uudelleen huhtikuussa Palvelu oli tuotantovalmis vuodenvaiheessa , mutta käyttöönottoa on päätetty siirtää, kunnes kaupan ja teollisuuden kanssa on vahvistettu palvelumalli ja aikaikkuna, johon mennessä riittävä määrä vastaanottajia ja tavarantoimittajia siirtyy käyttämään Synkka-mediapankkia. Yhteinen käyttöönottoikkuna varmistaa, että siirtymä on tehokas ja hyödyttää koko sektoria. Toteutus, käyttöönotto ja aikataulu Tämä projektisuunnitelma on alustava käyttöönoton projektisuunnitelma. Kun käyttöönottoaikataulu varmistuu, mediapankin Business Service Manager täydentää suunnitelman. Projekti etenee alustavien suunnitelmien mukaan seuraavasti: Q2/2016 Projektin toisen vaiheen loppuunsaattaminen Q3/2016 Vastaanottajien integraatiotestaus Tavarantoimittajien integraatiotestaus Q4/2016 Vastaanottajien käyttöönotto, lokakuu Tavarantoimittajien käyttöönotto, marrasjoulukuu Q1/2017 Mediapankki otettu laajasti käyttöön ptsektorilla Q1/2016 Järjestelmän ensimmäisen vaiheen käyttöönotto 5

6 Alla on avattu projektin keskeiset tehtävät joulukuusta 2015 alkaen. Päivämäärä Tehtävä Vastuuhenkilö(t) Joulukuu Projektitoimituksen 2. vaiheen käynnistyminen Käyttöönoton projektisuunnitelma ja taloudelliset laskelmat valmistuvat Lise-Lotte Holmberg Yvonne Backas Tammikuu Neuvottelut kaupan ja teollisuuden kanssa palvelumallista käyttöönottoaikataulusta käynnistyvät Helmikuu Mediapankin Business Service Manager Ari Vuorio aloittaa työskentelyn Esitys GS1 hallitukselle toteutus- ja rahoitusmallista valmistuu Timo Rajala Maaliskuu GS1:n hallitus päättää toteutus- ja rahoitusmallin sekä käyttöönottoaikataulun Käyttöönottosivusto avataan (synkka.fi) Lise-Lotte Holmberg Paavo Reponen Huhtikuu GS1:n hallitus päättää toteutus- ja rahoitusmallin sekä käyttöönottoaikataulun Lopullinen käyttöönottoaikataulu ja palvelumalli julkistetaan asiakkaille Asiakaspilotointi (integraatiot, käyttöliittymä) alkaa Item Information Profile ja olemassa oleva teknisen dokumentaation julkaistaan asiakkaille Paavo Reponen Lise-Lotte Holmberg Toukokuu

7 Mediapankki integroidaan Synkka Tuotteen versioon 6.0 GS1:n hallitus päättää toteutus- ja rahoitusmallin sekä käyttöönottoaikataulun Projektin vaiheen 2 hyväksyminen Kesäkuu Asiakkaiden käyttöönottosuunnitelma valmistuu Lopullinen käyttöönottoaikataulu ja palvelumalli julkistetaan asiakkaille Vaiheen 2 integraatiotestaus alkaa Heinäkuu 2016 Paavo Reponen Samu Hämäläinen + kehitystiimi Vaiheen 2 integraatiotestaus päättyy Samu Hämäläinen + kehitystiimi Elokuu Käyttöönottovaiheen asiakasviestintä alkaa Paavo Reponen Lise-Lotte Holmberg Asiakkaiden integraatiotestaus käynnistyy Samu Hämäläinen + kehitystiimi Syyskuu Vastaanottajien integraatiotestausvaihe Samu Hämäläinen + kehitystiimi Lokakuu Tuotantokäyttöönotto: Vastaanottajat Samu Hämäläinen Online-koulutusten avaaminen asiakkaille Lise-Lotte Holmberg Marraskuu Tuotantokäyttöönotto: Tavarantoimittajat käyttöliittymä integraatiot Joulukuu 2016 Tammikuu 2017 Tuotantokäyttöönotto: Tavarantoimittajat jatkuu Synkka Media on otettu laajasti käyttöön ptsektorilla Lise-Lotte Holmberg Samu Hämäläinen 7

8 Asiakkaiden Käyttömaksut 2017 GS1 Finlandin hallitus päättää mediapankin vuosikustannuksista huhtikuussa Projektiorganisaatio Ohjausryhmä Projektin ohjausryhmänä toimii Synkka-palveluiden ohjausryhmä. Projektiryhmä Projektiryhmän kokoonpano on seuraava: Nimi Projektinimike Rooli / vastuu ( sakka Lise-Lotte Holmberg) Projektipäällikkö Mediapankkiprojektin projektipäällikkö Lise-Lotte Holmberg Asiantuntija Määrittely ja testaaminen, online-koulutusmateriaalien tuottaminen Asiantuntija Projektin konsultointi, määrittely Synkka Asiakaspalvelu Asiantuntija Mediapankin testaus, käyttöönoton ja ylläpitovaiheen asiakaspalvelu, viestintä Samu Hämäläinen Tekninen asiantuntija Käyttöliittymätestaus, integraatiotestaus, Integraatioasiakkaiden käyttöönotto ja tekninen tuki Kehitystiimi Tekninen asiantuntija Integraatiotestaus, integraatioasiakkaiden käyttöönotto ja tekninen tuki Paavo Reponen Asiantuntija Viestintä ja markkinointi, uutiskirjeet, synkka.fi, onlinekoulutusten toteutuksen koordinointi Tuomo Kronbäck Asiantuntija Käyttöönoton tuki syksyllä 2016 Viestintä Projektilla on erillinen viestintäsuunnitelma, jota ylläpidetään projektisuunnitelman rinnalla. 8

9 Riskienhallinta Projektilla on erillinen riskienhallintasuunnitelma, jota ylläpidetään ja seurataan projektisuunnitelman rinnalla. Keskeisimmät tunnistetut riskit ovat (suluissa todennäköisyys asteikolla 1-5): Vastaanottajat eivät koe palvelua tarpeelliseksi ja tarjoavat muitakin reittejä kuvien toimittamiseen (5) Palvelu osoittautuu huonolaatuiseksi teknisen toteutuksen, käytettävyyden ja/tai tarjolla olevan GS1:n asiakastuen osalta (3) Tavarantoimittajat eivät sitoudu palveluun, koska käyttäminen koetaan hankalaksi tai aineistovaatimukset liian tiukoiksi (3) IT-toimittajalla on toimitusongelmia (2) 9