KOULUTUS- JA TUTKIMUSPALVELUIDEN (KOTU) SEKÄ AVOIMEN YLIOPISTON LAATUJÄRJESTELMÄ (KOLA)

Transkriptio

1 SISÄLLYSLUETTELO 1 (13) A. LAATUKÄSIKIRJA... 4 A1. KOTUN MENESTYSTEKIJÄT... 4 A2. JOHDON VASTUU JA VALTUUDET SEKÄ ORGANISAATION KUVAUS... 4 A3. TOIMINNAN SUUNNITTELUN KUVAUS... 4 A4. LAATUJÄRJESTELMÄN RAKENNEKUVAUS... 4 A5. LAATUJÄRJESTELMÄN KÄYTTÖ JA PÄIVITTÄMINEN... 4 B. LAATUOPAS - TOIMINTAOHJEET JA SEN LIITTEET... 4 B1. TOIMINTAOHJEET (TOIMINTAKÄSIKIRJA = SISÄISET MENETTELYTAVAT KIRJALLISINA, LUVUT 1-7) JOHTAMINEN LAATUPOLITIIKKA JOHDON VASTUU TOIMINNAN SUUNNITTELU Strategia KOTUn strategia Avoimen yliopiston strategia Sidosryhmätyö KOTU Avoin yliopisto MARKKINOINTI KOTU Avoin yliopisto TOIMINNAN JOHTAMINEN, TOTEUTUS JA SEURANTA Johdon katselmus Johtokunnan toiminta KOTUn ohjausryhmän toiminta Avoimen yliopiston ohjausryhmän toiminta Seurannan työkalut HENKILÖSTÖ KOTUN TOIMENKUVAT ERI HENKILÖRYHMILLE Johtaja Johtajan varahenkilö Kehityspäällikkö (tuoteryhmän vetäjä) Talouspäällikkö Osastosihteeri Taloussihteeri Tietohallinnon tukihenkilö Projektisihteeri Projektipäällikkö (suunnittelija) Laatupäällikkö Muu henkilöstö AVOIMEN YLIOPISTON TOIMENKUVAT ERI HENKILÖRYHMILLE... 6

2 2.2.1 Kehityspäällikkö Suunnittelija (1) Suunnittelija (2) Osastosihteeri Projektisihteeri Opintoasiainsihteeri (1) Opintoasiainsihteeri (2) Muu henkilöstö (harjoittelijat, opettajat) HENKILÖSTÖLUETTELO KEHITYSKESKUSTELU PALKKAUS- JA KANNUSTINJÄRJESTELMÄT (VPJ) HENKILÖSTÖN KOULUTUS UUDEN TYÖNTEKIJÄN PEREHDYTTÄMINEN TYÖTERVEYSHUOLTO VAPAA-AJAN TOIMINTA TYKY- TOIMINTA PERUSTOIMINNAN PROSESSIT YDINPROSESSIT - KOTU Johtamisprosessi Tuotekehitysprosessi Koulutuksen tuottamisprosessit Uusi ohjelma Toistuvat ohjelmat Yhteistyöohjelma Kehityshankkeiden toteuttamisprosessi Sisäiset kehittämisprosessit YDINPROSESSIT - AVOIN YLIOPISTO Johtamisprosessi Prosessi 2 jne Prosessi 3 jne TARJOUS- JA SOPIMUSTOIMINTA KOTU Tarjouksen valmistelu: resurssit, osaaminen, tietotekniset valmiudet Tarjouksen laatiminen Tarjouksen seuranta Sopimuksen laatiminen AVOIN YLIOPISTO Sopimuksen laatiminen PROJEKTITOIMINNOT PROJEKTIEN LUOKITTELU PROJEKTIKÄSIKIRJA Projektin toteuttaminen Projektin käynnistäminen Sopimuksen tekeminen ja aloitus/sopimuskatselmus Projektin läpivienti Edistymiskatselmukset Projektin päättäminen Päätöskatselmus (13)

3 5.3 PROJEKTISUUNNITELMA ASIAKASTYYTYVÄISYYDEN MITTAAMINEN (PALAUTTEET) Rahoittajat Opiskelijat TUKITOIMINNAN PROSESSIT HENKILÖSTÖHALLINTO TALOUSHALLINTO VIRASTOMESTARIN PALVELUT TIETOHALLINTO KOTU Avoin yliopisto PROJEKTINHALLINTA Tarjousseuranta Resurssiseuranta LAADUN YLLÄPITO JA KEHITTÄMINEN HENKILÖSTÖN REKRYTOINTI PEREHDYTTÄMINEN OSAAMISEN KEHITTÄMINEN RAHOITUS MARKKINOINTI KOTU Asiakashallinta Sähköposti Lehti-ilmoitukset Avoin yliopisto Asiakashallinta Sähköposti Lehti-ilmoitukset ULKOPUOLISTEN PALVELUJEN KÄYTTÖ OSTOT JA HANKINNAT YKSIKÖN KIRJASTO YLIOPISTON JA YHTEISKUNNAN OHJAUS (ULKOISET VIITETIEDOSTOT) Lait, asetukset, ohjeet ja normit TOIMINNAN ARVIOINTI JA KEHITTÄMINEN LAATUASIAKIRJOJEN HALLINTA LAATUAUDITOINNIT Sisäiset laatuauditoinnit Ulkoiset laatuauditoinnit (yliopiston sisällä) ASIAKKAIDEN TARPEET JA MUUTOKSET STRATEGIAN ASETTAMAT TAVOITTEET JA NIIDEN TOTEUTUMINEN LAATUTIEDOSTOJEN YLLÄPITO, KEHITTÄMINEN JA SÄILYTYS Asiakirjojen ja tietojen valvonta Laatutiedostojen ylläpito ja säilytys Tietoverkko Intranet Tuotteen tunnistus ja jäljitettävyys: laatudokumentit, raportit, jne B2. LIITEDOKUMENTIT (13)

4 LAATUJÄRJESTELMÄN RAKENNE 4 (13) A. LAATUKÄSIKIRJA - Erillinen ja julkinen yleisdokumentti, pohjana KOTUn ja Avoimen yliopiston strategiat 2009 sekä tulosneuvottelut 2009, maksimi 10 sivua. A1. KOTUn menestystekijät A2. Johdon vastuu ja valtuudet sekä organisaation kuvaus A3. Toiminnan suunnittelun kuvaus A4. Laatujärjestelmän rakennekuvaus A5. Laatujärjestelmän käyttö ja päivittäminen B. LAATUOPAS - toimintaohjeet ja sen liitteet B1. Toimintaohjeet (toimintakäsikirja = sisäiset menettelytavat kirjallisina, luvut 1-7) - Yksityiskohtainen kuvaus KOTUN toiminnoista ja niiden kytkennöistä muihin osiin. B2. Liitedokumentit - Sisältää kaikki projektinhoidon kannalta tärkeät asiakirjamallit ja -pohjat sekä mahdolliset erillisohjeet. Toimintaohjeisiin tulee viittaus niihin.

5 1 JOHTAMINEN 1.1 Laatupolitiikka 1.2 Johdon vastuu 1.3 Toiminnan suunnittelu Strategia KOTUn strategia Avoimen yliopiston strategia Sidosryhmätyö KOTU Avoin yliopisto Linkitetään avoimen yliopiston verkkosivuille. 1.4 Markkinointi KOTU Avoin yliopisto 1.5 Toiminnan johtaminen, toteutus ja seuranta Johdon katselmus Johtokunnan toiminta KOTUn ohjausryhmän toiminta Avoimen yliopiston ohjausryhmän toiminta Seurannan työkalut 5 (13)

6 6 (13) 2 HENKILÖSTÖ 2.1 KOTUn toimenkuvat eri henkilöryhmille Johtaja Johtajan varahenkilö Kehityspäällikkö (tuoteryhmän vetäjä) Talouspäällikkö Osastosihteeri Taloussihteeri Tietohallinnon tukihenkilö Projektisihteeri Projektipäällikkö (suunnittelija) Laatupäällikkö Muu henkilöstö 2.2 Avoimen yliopiston toimenkuvat eri henkilöryhmille Kehityspäällikkö Suunnittelija (1) Suunnittelija (2) Osastosihteeri

7 2.2.5 Projektisihteeri Opintoasiainsihteeri (1) Opintoasiainsihteeri (2) Muu henkilöstö (harjoittelijat, opettajat) 2.3 Henkilöstöluettelo 2.4 Kehityskeskustelu 2.5 Palkkaus- ja kannustinjärjestelmät (VPJ) 2.6 Henkilöstön koulutus 2.7 Uuden työntekijän perehdyttäminen 2.8 Työterveyshuolto 2.9 Vapaa-ajan toiminta 2.10 TYKY- toiminta 3 PERUSTOIMINNAN PROSESSIT 3.1 Ydinprosessit - KOTU Johtamisprosessi Tuotekehitysprosessi Koulutuksen tuottamisprosessit Uusi ohjelma Toistuvat ohjelmat Yhteistyöohjelma 7 (13)

8 3.1.4 Kehityshankkeiden toteuttamisprosessi Sisäiset kehittämisprosessit 3.2 Ydinprosessit - Avoin yliopisto Johtamisprosessi Prosessi 2 jne Prosessi 3 jne 8 (13) 4 TARJOUS- JA SOPIMUSTOIMINTA 4.1 KOTU Tarjouksen valmistelu: resurssit, osaaminen, tietotekniset valmiudet Tarjouksen laatiminen Tarjouksen seuranta Sopimuksen laatiminen 4.2 Avoin yliopisto Sopimuksen laatiminen

9 9 (13) 5 PROJEKTITOIMINNOT 5.1 Projektien luokittelu 5.2 Projektikäsikirja Projektin toteuttaminen Projektin käynnistäminen Sopimuksen tekeminen ja aloitus/sopimuskatselmus Projektin läpivienti Edistymiskatselmukset Projektin päättäminen Päätöskatselmus 5.3 Projektisuunnitelma 5.4 Asiakastyytyväisyyden mittaaminen (palautteet) Rahoittajat Opiskelijat

10 6 TUKITOIMINNAN PROSESSIT 6.1 Henkilöstöhallinto 6.2 Taloushallinto 6.3 Virastomestarin palvelut 6.4 Tietohallinto KOTU Avoin yliopisto 6.5 Projektinhallinta Tarjousseuranta Resurssiseuranta 6.6 Laadun ylläpito ja kehittäminen 6.7 Henkilöstön rekrytointi 6.8 Perehdyttäminen 6.9 Osaamisen kehittäminen 6.10 Rahoitus 6.11 Markkinointi KOTU Asiakashallinta Sähköposti Lehti-ilmoitukset 10 (13)

11 11 (13) Avoin yliopisto Asiakashallinta Sähköposti Lehti-ilmoitukset 6.12 Ulkopuolisten palvelujen käyttö 6.13 Ostot ja hankinnat 6.14 Yksikön kirjasto 6.15 Yliopiston ja yhteiskunnan ohjaus (ulkoiset viitetiedostot) Lait, asetukset, ohjeet ja normit

12 7 TOIMINNAN ARVIOINTI JA KEHITTÄMINEN 7.1 Laatuasiakirjojen hallinta 7.2 Laatuauditoinnit Sisäiset laatuauditoinnit Ulkoiset laatuauditoinnit (yliopiston sisällä) 7.3 Asiakkaiden tarpeet ja muutokset 7.4 Strategian asettamat tavoitteet ja niiden toteutuminen 7.5 Laatutiedostojen ylläpito, kehittäminen ja säilytys Asiakirjojen ja tietojen valvonta Laatutiedostojen ylläpito ja säilytys Tietoverkko Intranet Tuotteen tunnistus ja jäljitettävyys: laatudokumentit, raportit, jne. 12 (13)

13 13 (13) B2. Liitedokumentit Sisältää kaikki projektinhoidon kannalta tärkeät asiakirjamallit ja -pohjat sekä mahdolliset erillisohjeet. Toimintaohjeisiin tulee viittaus niihin. Verkkolevyllä!Pohjat-hakemisto....\!Pohjat\ Aikataulu Arkistointiohje Budjettipohjat Esitepohjat Fax_&_lahetepohjat HAKEMISTORAKENNE_ItseArkistoituva Ilmoituspohjat Kalvopohjat Katselmukset Kirjepohjat KOTU_julkaisusarja_kannet Koulutuksen_jarjestaminen_muistilista Logot_KOTU_uudet_2007 Logot_yliopisto Loppuraportti Muistiot Opastepohjat Optima_ehdot_ja_ohjeita Outlook_listat Palautelomakkeet Perehdyttaminen Projektiesitys Projektikasikirja Projektimappitekstit Projektisuunnitelma Prosessi_projektit Resurssit Sopimuspohjat Tarjouspohjat Tarjouspyyntopohja X_Muut_pohjat