KA-opit hyötykäyttöön. Kokonaisarkkitehtuuri toiminnan muutosvoimana Kangasniemen kunnassa

Transkriptio

1 KA-opit hyötykäyttöön Kokonaisarkkitehtuuri toiminnan muutosvoimana Kangasniemen kunnassa

2 Lähtötilanne - Täysin hajautettu tietohallinto, jossa toimialoilla omat IT-tukihenkilöt, yksi ATKsuunnittelija vastuussa ylläpidosta - Tekninen ylläpito itse tuotettu, pl. suurin osa palvelimista - Tietohallinnon johtaminen ( hankintapäätökset, resurssit, budjetointi) osana substanssia, osastopäälliköiden ja työyksiköiden esimiehien vastuulla, määrärahat sisällä toimialojen budjeteissa. Muodollinen kokonaisvastuu hallintojohtajalla. - Pitkään tiedostettu tarve selvittää, mitä tämä IT meille oikein maksaa? - Mikä on tietohallintoa? 2

3 Tietohallinto on usein näkymätöntä! Tiedostettuja hajautetun tietohallinnon ongelmia: - Hankintapäätös tehdään puutteellisen tiedon varassa tai hankintapäätös tulee ilmi vasta, kun jotakin pitäisi asentaa - Kokonaisnäkemystä ei synny palvelujen suunnittelussa, josta seuraa: - Oletetaan teknisen yhteentoimivuuden olevan automaattista - Oletetaan, että tekniikka ratkaisee toiminnalliset ongelmat 3

4 KA-työn hallinnolliset virstanpylväät Kangasniemellä - Ensimmäiset arkkitehtuuriperiaatteet työn tueksi, kunnanhallitus 1/13 - Arkkitehtuurin vastuutahot ja hallintaorganisaatio, kunnanhallitus 1/13 ei pelkästään IT-asia! - Arkkitehtuuriryhmässä johtoryhmän edustaja, ATK-suunnittelija, arkistonhoitaja ja toimistopalvelujen tietohallintotiimin (pääkäyttäjäryhmä) vetäjä, myöhemmin mukaan potilastietojärjestelmän pääkäyttäjä - Ohjausryhmänä kunnanhallitus, joka hyväksyy tuotokset 4

5 - Tietohallintomallin mukainen kypsyysanalyysi johtoryhmälle 5/13, jossa keskityttiin liiketoiminnan johtamisen tasoon tietohallinnon näkökulmasta - Tuloksena kaikkien osa-alueiden ( strategia, hankinnat, projektien johtaminen) kokonaistulos oli alkeellinen (välillä alkeellinen-edistynyt) 5

6 - Omaa roolia nim. tietohallinnon johtamisessa ei oltu sisäistetty - Tietohallinto jää väistämättä teknisen tukitoiminnon rooliin, muutoskumppanuutta ei pääse syntymään - Palautekeskustelussa johtoryhmän kanssa linjattiin, että parasta olisi tähdätä kohti keskitettyä tietohallinnon johtamista - Jatkovalmistelu KA-ryhmälle ilman selkeää tavoiteaikataulua - Selkeä foorumi muutoksen jalkautukselle puuttui, toimivaltakysymykset jäivät avoimeksi 6

7 - Tietohallinnon keskittämisideaa käsiteltiin valtuustoseminaarissa 5/14, evästys valmistelun jatkamiseen - Tietohallintosuunnittelijan toimi, vastuulla tulosyksikön perustaminen suunnittelu, tietohallinnon nykytilan kuvaus ja tavoitteen asettelu 6/14 - Tietohallintohenkilöstön työnkuvien päivittäminen ja vastuiden jakaminen - Kunnanhallituksen päätös keskitetyn tietohallinnon tulosyksikön perustamisesta 2015 ja valmistelun jatkamisesta 6/14 - Budjetin valmistelu ja yt-neuvottelut 7-12/14 7

8 Kangasniemen kunnan Tiedonhallintapalvelut alkaen - laaja tulkinta tietohallinnosta: IT-tuki- ja ylläpidon asiantuntijat Potilastietojärjestelmän pääkäyttäjä, jolla myös IT-tuen tehtäviä Arkistonhoitaja, vastuulla asiakirjahallinnon ja tiedonohjauksen suunnittelu Tietosuoja- ja viestintävastaava, vastuulla myös käyttäjähallinta Tietohallintosuunnittelija, vastuulla KA, toimialayhteistyö ja yksikön johtotehtävät 8

9 Kangasniemen kunnan tärkeimmät tietohallinnon sidosryhmät : - Poikkihallinnollinen hyvinvointityöryhmä, kehittää mm. osallisuutta - Kaikki toimialueiden pääkäyttäjät ja toimialajohto - Naapurikunnat, yhteistyötä mm. hankinnoissa - Mikkelin seudun sosiaali- ja terveystoimi, järjestämisvastuu sote-palveluissa - Sairaanhoitopiirin tietohallinto, vastaa alueellisesta potilastietojärjestelmästä - ESVE alueverkon toimijat - Palveluntarjoajat, IT-talot - Valtakunnalliset asiantuntijaverkostot, KA, viestintä, avoin hallinto 9

10 Haasteita ja huomioita matkan varrelta: - Yhteisen kielen puuttuminen on haaste, mutta se on ehkä voitettavissa! - Tietohallinto on muutoskumppani - Johdon mukana pitäminen vaikka väkisin, jollei KA-työ ole johto- tai strategialähtöistä - Sitovat päätökset mahdollisimman ylhäällä organisaatiossa - Päätös ei aina riitä muutoksen läpivientiin, tarvitaan myös sitoutumista - On nähtävä kyllin korkealta, ei vain tekniikkaa, myös ihmisten toiminta 10

11 Kiitos!