Muutosjohtaminen askel kohti uudistumiskykyisyyttä

Transkriptio

1 Hyvinvointia työstä

2 Muutosjohtaminen askel kohti uudistumiskykyisyyttä Krista Pahkin johtaja, Uudistuva työ 2

3 Organisaatiomuutos Organisaatiomuutokset tarkoittavat hyvin erilaisia toimenpiteitä, joista osa tähtää toiminnan supistamiseen (mm. toiminnan ulkoistaminen, toiminnan lakkautuminen) osa tähtää toiminnan laajentamiseen (mm. yritysostot) osa on rakenteellisia (sisäisiä muita muutoksia)

4 Muutosten vaikutus ja laajuus vaihtelee Muutos henkilöstö- (/tuotanto) määrissä + / - Organisaatiomuutos Muutoksen laajuus henkilöstön keskuudessa

5 Onko organisaatiomuutos uhka vai mahdollisuus henkilöstön hyvinvoinnille? 5

6 Tutkimukset osoittavat, että Toiminnan supistamisen vaikutuksena voi työtekijöiden mm. kokemus työn epävarmuudesta lisääntyä, mikä voi aiheuttaa hyvinvoinnin heikkenemistä (Kivimäki ym., 2000; Kivimäki ym., 2001; Sverke ym., 2002; De Witte, 2005) koettu terveys heiketä nopeammin (Kivimäki ym., 2000) stressin kokeminen lisääntyä (Ferrie ym., 2008) sairauspoissaolot lisääntyä (Vahtera, Kivimaki & Pentti, 1997; Vahtera ym., 2004) riski kuolla sydän- ja verisuonisairauksiin kaksinkertaistuu (Vahtera ym., 2004) mielenterveysongelmat (mitattuna psyykelääkkeiden lääkemääräyksinä) lisääntyä (Kivimäki ym., 2007)

7 vaikutuksia on muutostyypistä Toiminnan supistamisen vaikutuksena voi työtekijöiden mm. kokemus työn epävarmuudesta lisääntyä stressin kokeminen lisääntyä mielenterveysongelmat lisääntyä Toiminnan laajentamisen vaikutuksena voi työntekijöiden mm. kokemus työn epävarmuudesta lisääntyä (Pahkin & Hakanen 2014) stressin kokeminen lisääntyä (Scheck ym., 2000; Haruyama ym., 2008) mielenterveysongelmat lisääntyä (Väänänen ym. 2011)

8 riippumatta! Irtisanomisia sisältyi muutosprosessiin stressin kokeminen lisääntyi työtyytyväisyys väheni työn varmuus heikkeni Irtisanomisia ei sisältynyt muutosprosessiin stressin kokeminen lisääntyi työtyytyväisyys väheni työn varmuus heikkeni (Pahkin ym. 2013)

9 Tottuuko muutokseen? pitkittynyt muutos: (organisaatiomuutoksia kahtena peräkkäisenä vuonna): pitkittyneen muutoksen kokeneilla oli uuden muutoksen seurauksena enemmän uupumisasteista väsymystä matalampi työtyytyväisyys vähemmän "työlle omistautumista" enemmän sairauspoissaoloja kuin niillä, jotka eivät olleet kokeneet organisaatiomuutoksia (PSYRES: Wiezer ym. 2011) toistuva muutos: (kolmen vuoden aikana useampia samankaltainen muutos) työn epävarmuus kasvaa stressin kokeminen lisääntyy työn imu heikkenee (Pahkin ym. 2015) Huom! yksittäinen muutos ei näkynyt em. tekijöissä

10 Muutosten konkreettinen vaikutus työhön ja Enemmän Työtehtävät muuttuneet (useita muutoksia työhön) stressiä uupumusta Heikompi työtyytyväisyys (PSYRES: Wiezer ym., 2011)

11 muutoskokemus ovat keskeisiä tekijöitä Lisääntynyt/Enemmän stressiä uupumusta aikomuksia vaihtaa työpaikkaa riski mielenterveysongelmiin Parempi/Enemmän työtyytyväisyys innovatiivisuutta sitoutumista työkyky suoriutuminen työn ilo (PSYRES: Wiezer ym. 2011, Väänänen ym. 2011, Pahkin ym. 2014a)

12 ja muutostyyppiä merkittävämpää (?) Muutostyyppi Toiminnan laajentuminen Toiminnan supistuminen n= vastaajamäärä Muutosten koettu vaikutus Myönteinen muutos Kielteinen muutos Myönteinen muutos Kielteinen muutos n Työn imu Sig. Työhön tylsistyminen* Sig.= Independent samples t-test for equality of means; ***p<.001, **p<.01, *p<.05 *Pienempi arvo = Parempi tilanne Sig. Stressin kokeminen* Sig. Työn varmuus keskiarvo keskiarvo keskiarvo keskiarvo *** *** *** *** *** *** Sig. *** *** (Pahkin & Hakanen 2014)

13 Muutos vaikuttaa aina työpaikan toimintaan! Muutos näkyy esimerkiksi uusina ja/tai muuttuneina työtehtävinä (omien tai muiden) työtovereina (työpaikan sisällä tai yhteistyöverkostoissa) esimiehinä ja johtajina työprosesseina (omina tai muiden) toimintatapoina (esim. päätöksentekoprosessissa) työskentely paikkana (esim. paikkakunnan vaihtuminen) jne. Muutosten seurauksena sosiaaliset (työ)verkostot katosivat ja työntekijät kaipasivat entisiä kollegoitaan Työmäärät eivät muutoksen jälkeen jakautuneet tasan: toiset olivat ylityöllistettyjä, toisilla ei juurikaan ollut tekemistä. Muutosten seurauksena työtehtävät erikoistuivat ja työntekijät kokivat olevansa tärkeä resurssi työnantajalle.

14 Muutokset henkilöstön työssä MEADOW-tutkimuksen mukaan (Alasoini ym., 2014) Vajaa puolet suomalaisista arvioi, että muutokset olivat merkittävästi vaikuttaneet omiin työtehtäviin sekä työn mielekkyyteen ja kuormittavuuteen Enemmistö näki vaikutukset myönteisinä Julkisella sektorilla vaikutukset työn kuormittavuuden kannalta koettiin kielteisesti Työn itsenäisyyden on myös todettu olevan korkeampaa työpaikoilla, joissa on toteutettu organisaatiomuutos (ERM, 2012)

15 Mitä mielekäs organisaatiomuutos vaatii? 15

16 Muutoksen pyörteissä selviää parhaiten, kun Oma tunne-elämä on tasapainossa ja luottaa omaa selviytymiseen On varma omasta osaamisestaan työssä ja sitä kautta tietoinen, että selviää muuttuvistakin työtehtävistä Kehittää omaa osaamistaan ja ylläpitää ammattitaitoaan jatkuvasti Tukena on hyvä työyhteisö ja johtaminen (PSYRES: Wiezer ym. 2011, Pahkin 2015)

17 Organisaatiomuutos - mitä tarvitaan? KANNUSTIMET TAIDOT RESURSSIT SUUNNITELMA VISIO 17

18 Organisaatiomuutos - mitä tarvitaan? KANNUSTIMET Vähittäinen muutos Turhautuminen RESURSSIT TAIDOT Ahdistus Pelkkiä alkuja SUUNNITELMA VISIO Sekaannus 18

19 Organisaatiomuutos mitä tarvitaan? Palkitsemista Rohkeutta tehdä päätöksiä Käsitystä ja keskustelua tulevasta KANNUSTIMET RESURSSIT TAIDOT SUUNNITELMA VISIO Yhteistyötä ja -henkeä Osaamista luottamusta toisten osaamiseen 19

20 Muutoksen toteuttamiseksi kaikilla on roolinsa ja vastuunsa Johto - muutoksen kasvot, päätösten tekijä HR asiantuntijat - toimeenpaneva voima Esimiehet muutoksen ohjaajat Työntekijöiden edustajat työntekijöiden ääni Työntekijät muutokseen osallistujia Muut tahot: Työterveyshuolto, Työ- ja elinkeinotoimistot, eläkelaitokset, kirkko ym. tahot (PSYRES: Wiezer ym. 2011)

21 Mitä muutoksen kasvoina oleminen tarkoittaa? Olisi joku jonka kanssa asiasta voisi keskustella ja mennä eteenpäin. Osoita oma sitoutuminen muutokseen Ole helposti tavoitettavissa, jalkaudu kentälle Pidä muutoksen tavoitteet muutosprosessin aikana selkeinä mielessä (ja ole valmis tarvittaessa tarkistamaan niitä) Hissipuhe muutoksen syistä ja tulevaisuuden tavoitteesta! Tiedota koko muutosprosessin ajan riittävästi eri kohderyhmille Kuinka muutos etenee, onko viivästyksiä, kertaamalla aikatauluja, asettamalla välietappeja Malta antaa aikaa ja resursseja riittävästä muutokseen Huomioi ja palkitse muutoksen onnistumisesta

22 Mikä on esimiesten rooli? Esimiehenä: Toimii ylemmän johdon päätösten tulkkeina, kiteyttää asioita Seisoo johdon päätösten takana Puuttuu epäkohtiin ja epäasialliseen käyttäytymiseen Toimii roolimalleina Huolehtii työryhmän työskentelyilmapiiristä ja siitä, että ryhmä pysyy fokusessaan Keskustelee työntekijöiden kanssa muutoksen nostamista myrskyistä Suunnittelee, mahdollistaa työryhmän tulevaisuutta Yksilönä: On itse (oma työ) muutoksen kohteena Tekee arkityönsä

23 Mielekkään muutosprosessin avaintekijät Viestintä mahdollistaa ymmärtämisen! Viestintä Johtaminen Osallistumismahdollisuudet Tuki Tuki auttaa vastaamaan haasteeseen! Luottamus Osallistuminen johtaa sitoutumiseen! Oikeudenmukaisuus (PSYRES: Wiezer ym. 2011)

24 Viestintä = Molemmin suuntainen & monipuolinen vuorovaikutus Viestintä mahdollistaa ymmärtämisen! Vastauksia tarvitaan: Miksi organisaatiomuutos tehdään juuri nyt? Mitä tavoitellaan? Mihin pyritään? Mitä voidaan tehdä? mielekkyys ymmärrettävyys hallittavuus Vähentää epävarmuutta ja palauttaa luottamuksen organisaatioon Mitä tämä tarkoittaa minun kannalta? (Pahkin ym Antonosvky 1987 Sense of coherence: salutogeeninen lähestymistapa; - Schweiger & Denisi 1991)

25 Tuki Tuki auttaa vastaamaan haasteeseen! Tukea tarvitaan muutosuutisten ymmärtämiseksi, tulevaan valmistautumiseksi ja haasteisiin vastaamiseksi organisaation eri tasoilla. Esimerkiksi: Henkilökohtaiset keskustelut esimiehen, tth:n tai muun luotettavan tahon kanssa (Individual) Työryhmän osaamisen kartoittaminen (Group) Haastaviin keskusteluihin valmentaminen (Leaders) Tiedotustilaisuudet & tiedotteet (Organization) (PSYRES: Wiezer ym. 2011, Pahkin ym. 2014b )

26 Osallistumismahdollisuudet Osallistuminen johtaa sitoutumiseen! Keskustelu: ajatusten ja tunteiden jakaminen Osaamisen tukeminen & kehittäminen Osallistuminen & vaikuttaminen omaa työtään koskeviin päätöksiin läheisyys kyvykkyys vapaaehtoisuus Psykologisten perustarpeiden tukeminen edistää luontaista motivaatiota ja sisäistämistä Richard Ryan (PSYRES: Wiezer ym Ryan: Self-determination theory)

27 Kuinka organisaation toimintatavat muutoksen aikana vaikuttavat hyvinvointiin? Vähemmän 1) stressiä Hyvä/ vahva viestintä/tuki johdolta (1-9) viestintä/tuki esimieheltä (1-3 ja 5-9) osallistumismahdollisuudet (1,2 ja 5-9) luottamus (1-3 ja 5-9) 2) uupumusta 3) aikomuksia vaihtaa työpaikkaa 4) sairauspoissaoloja Parempi 5) työtyytyväisyys 6) innovatiivisuus 7) sitoutuminen 8) työkyky 9) suoriutuminen (PSYRES: Wiezer et al., 2011)

28 Muutoksen toteuttamistapa on tärkeää, koska työntekijöiden hyvinvointi on edellytys toimintakykyiselle organisaatiolle muutosten jälkeen haasteena on varmistaa, että organisaatiomuutoksen jälkeen työntekijät ovat motivoituneita työskentelemään ja voivat hyvin huomiota on kiinnitettävä tapaan toteuttaa muutos, jotta saavutetaan tavoite - toimiva organisaatio

29 hyvinvoiva (työn imuinen) henkilöstö on tärkeää myös tuottavuuden näkökulmasta! Tutkimusten mukaan työn imu on myönteisessä yhteydessä hotelli- ja ravintoalan asiakkaiden asiakasuskollisuuteen ja arvioihin työntekijöiden hyvästä työsuorituksesta (Salanova ym. 2005) ennustaa vähäisempiä toistuvia sairauspoissaoloja yritysjohtajilla (Schaufeli ym. 2009) ennustaa kassatuloja kreikkalaisen pikaravintolan työntekijöillä (Xanthopoulou ym. 2009) ennustaa pitkälläkin aikavälillä suomalaisten hammaslääkäreiden aloitteellisuutta ja työyhteisön innovatiivisuutta (Hakanen ym. 2008a), suurempaa sitoutumista työpaikkaan (Hakanen ym. 2008b) ja aikomuksia pidempään työuraan (Hakanen & Perhoniemi 2008) 29

30 Milloin organisaatiomuutos on valmis? 30

31 Muutos on aina prosessi, joka etenee vaiheittain Tietty ajankohta Viikoista kuukausiin Tietty ajankohta Kuukausia Muutosprosessi alkaa.. ja uusi organisaatio alkaa toimia (PSYRES: Wiezer ym. 2011) 31

32 samoin reaktiot muutokseen! (Pahkin ym. 2014b)

33 Muutosprosessin hallinta Muutossuunnitelmat Mitä? Miten? Milloin? Kuka tekee? Keitä koskee? Miksi? Mitä opittiin: mitkä asiat toimivat hyvin, mitkä huonosti? Millaista materiaali on valmiina tulevia muutoksia varten? Organisaation oppiminen Muutoksen tukeminen Tiedottaminen Tukitoimet Osallistaminen Muutoksen toteutuksen arviointi Kuinka toimenpiteiden toteuttamisessa onnistuttiin? Miten muutos vaikutti henkilöstön hyvinvointiin ja organisaation toimintaan?

34 Onko oma organisaatiosi uudistumiskykyinen? KYLLÄ, KOSKA KYLLÄ, MUTTA EI, KOSKA EI, MUTTA JOS 34

35 Uudistumiskykyisyys Terve ja joustava organisaatio (Healthy and Resilient Organization) kehittää suunnitellusti, systemaattisesti ja proaktiivisesti työntekijöiden hyvinvointia ja organisaation taloudellista tilannetta. Voimavarat kohdistetaan työskentely-ympäristön kehittämiseen. (Salanova ym. 2012) Uudistumista ja kehittämistä tukeva kulttuuri saadaan aikaiseksi kehittämällä osaamista, luottamusta ja yhteistyötä, työhyvinvointia ja terveyttä, sekä innovointia ja tuottavuutta (Työelämä2020 hanke) Innostavissa työpaikoissa a) epäonnistuminen ei ole ainoastaan hyväksyttävää, vaan jopa suotavaa, b) niissä vallitsee ystävällisyyden ja vastavuoroisuuden ilmapiiri ja c) että jokainen ottaa omasta tahdostaan vastuuta yhteisestä ilmapiiristä (Innostuksen Spiraali -hanke) Organisaation kyky selviytyä kriiseistä ja kukoistaa epävarmuudessa perustuu a) johtamiseen ja organisaatiokulttuuriin, b) muutosvalmiuteen ja c) verkostoihin (

36 Uudistumiskykyisessä johtamisessa ja organisaatiokulttuurissa korostuu (1/2) ( mukautettu Lee, Vargo & Seville, 2013) Selkeä ja yhteisesti jaettu visio, joka heijastaa organisaation arvoja ja mahdollistaa organisaation tulevaisuuden tarkastelun (myönteisesti) Eri toimijoiden yhteistyötä estävien toimintatapojen vähyys; eri toimijoiden yhteistyön ja vuorovaikutuksen sujuvuus (siilojen minimisointi) Hyvä johtajuus: ml. toiminnan arviointia suhteessa organisaation tavoitteisiin, selkeä päätöksenteko Henkilöstön sitoutuminen ja osallistuminen: henkilöstö on tietoinen oman toiminnan merkityksestä organisaation pitkäntähtäimen menestyksen kannalta, he käyttävät osaamistaan ongelmien ratkaisemiseksi

37 Uudistumiskykyisessä johtamisessa ja organisaatiokulttuurissa korostuu (2/2) ( mukautettu Lee, Vargo & Seville, 2013) Tiedosta ja osaamisesta huolehtiminen: olennainen tieto on tunnistettu ja sen säilymisestä on huolehdittu, kriittinen osaaminen on jaettu useammalle henkilölle (osaamisriskienhallinta) Jaettu päätöksenteko: henkilöstö voi tehdä työtään koskevia päätöksiä ja heidän asiantuntijuutta arvostetaan päätöksenteossa Innovatiivinen ilmapiiri: henkilöstöä kannustetaan osaamisen hyödyntämiseen innovatiivisilla tavoilla ja ongelmien ratkaisemiseksi Tilannetietoisuus, jatkuva arviointi ja ennakointi: henkilöstöä kannustetaan valppauteen ja avoimuuteen organisaation toimintaan liittyvistä tekijöistä, heitä palkitaan hyvien ja huonojen uutisten kertomisesta johdolle

38 Askeleet kohti uudistumiskykyisyyttä Ole tilannetietoinen älä ummista silmiä Luo innostava visio tulevaisuudesta Edistä yhteistyötä ja vuorovaikutusta Luo verkostoja - hyödynnä kontakteja Uskalla kokeilla - opi epäonnistumisesta Osoita arvostusta - ole avoin Varmista uudistuminen - tue oppimista Ammenna erilaisuudesta - ole joustava Tue muutosta anna aikaa muuttua 38

39 Ehdotus: Haasta itsesi ja työntekijät tuunaamaan työtään! Jokainen voi itse lisätä oman työnsä mielekkyyttä ja siten omaa työhyvinvointiaan muokkaamalla toimenkuvansa puitteissa työnsä sisältöä, sen tekemisen ympäristöä tai työtä koskevaa ajatteluaan paremmin itselleen sopivaksi Esimiehenä: Auta työntekijöitä näkemään työn merkitys osana kokonaisuutta kerro mitä odotetaan & auta seuraamaan suoriutumista Kannusta ottamaan vastuu omasta työtoiminnasta ja sen kehittämisestä rohkaise kokeilemaan & salli epäonnistuminen

40 Lisää tietoa:

41 tyoterveyslaitos tyoterveys Tyoterveyslaitos