SITRAN TYHY 3.O KEVÄÄN 2017 PROJEKTIN PERUSTELUT JA SUUNNITELMA

Transkriptio

1 Ossi Aura Työhyvinvoinnin myytinmurtajat TYHY 3.0 Sitran kehittämisprojekti Sisällys Työhyvinvoinnin myytinmurtajat Sitran motiivit kehittämisprojektille Kevään 2017 kehittämisprojektin kuvaus Työhyvinvoinnin johtamisen tilanne Suomessa Sitran projekti TYHY 3.0 keväällä Strategisen hyvinvoinnin resursointi ja vaikuttavuus Strategisen hyvinvoinnin johtaminen Strategisen hyvinvoinnin asiakashyöty Strategisen hyvinvoinnin suunnitelma Kehittämisprojektin kustannukset, aikaresurssit ja aikataulu

2 Työhyvinvoinnin myytinmurtajat käynnistyi maassamme Työhyvinvoinnin myytinmurtajat -hanke STM:n, Tekesin, Sitran, Työterveyslaitoksen ja Aalto-yliopiston toimesta. Myytinmurtajien tavoitteena on kehittää työhyvinvoinnin johtamista ja toimintatapoja tukemaan suomalaisen työn tuottavuuden kasvua. Työhyvinvoinnin myytinmurtajat hanke esittelee uudet toimintatavat ja innovaatiot syksyllä 2017 Suomen 100-vuotisjuhlaa kunnioittaen. Työhyvinvoinnin myytinmurtajat -hanke alkoi Jyväskylän ammattikorkeakoulun toteuttamalla seminaarilla STM:n kansliapäällikön Päivi Sillanaukeen ja Tekesin pääjohtajan Pekka Soinin avaamassa tilaisuudessa saimme kuulla useita toimitusjohtajan alustuksia siitä, miten he ilmiön näkevät ja miten kokonaisuutta tulisi muuttaa. Puhujina kuultiin OP Ryhmän pääjohtaja Reijo Karhinen, sekä toimitusjohtajat Mikko Kuitunen Vincit Oy, Ari Rämö Sick Oy, Karoliina Jarenko Filosofian akatemia, sekä Tatu Tulokas Silta Oy. Seminaarissa pidettiin neljä työpajaa, joista Sitran vetämässä taustoitettiin TYHY 3.0 -hanketta ja kevään 2017 kehittämisprojektia. 1. Sitran motiivit kehittämisprojektille Sitran lähtökohdat TYHY 3.0 -projektiin ovat selkeät. Vaikuttavuusinvestoiminen-avainalueen suunnittelun yhteydessä tehtyjen kartoitusten mukaan organisaatioiden investoinnit työhyvinvoinnin edistämiseen ovat noin 2 miljardia euroa vuosittain. Tästä työterveyshuollon bruttokustannukset työnantajille ovat noin 650 miljoonaa euroa/vuosi, joka tarkoittaa keskimäärin 350 euroa/työntekijä. Tästä summasta noin 2/3 on sairaanhoidon kuluja fokus on siis väärä. Organisaatioissa kiinnitetään pääosin huomiota sairauspoissaoloihin ja työterveyshuollon kuluihin tuottavuuden kehittämisen sijasta. Lisäksi työhyvinvoinnin edistämistoimien vaikuttavuuden mittaaminen on alkutekijöissään, sitä on kehitettävä investointien paremman kohdentamisen varmistamiseksi. Työhyvinvoinnin edistämisen lähtökohtana on oltava työyhteisö ja sen työntekijät ja nimenomaan yrityksen liiketoiminnan ja julkisen sektorin organisaatioiden tuottavuuden edellytysten vahvistaminen Kevään 2017 kehittämisprojektin kuvaus Kevään 2017 aikana toteutetaan neljän osaseminaarin kautta projekti, joka päättyy kokonaisvaltaiseen osallistuvan organisaation strategisen hyvinvoinnin suunnitelmaan. Suunnitelma tarjoaa projektiin osallistujille täydelliset työvälineet strategisen hyvinvoinnin johtamiseen: presentaatiokalvot, tekstitiedostona suunnitelman runko, sekä raportointiin ja vaikuttavuuden analysointiin tarvittavat laskentakaaviot Exceleinä. Kehittämisprojektiin voivat osallistua sekä yrityksen että julkisen sektorin organisaatiot. Projektin kustannukset ovat pienille organisaatioille ja suurille organisaatioille Rahallisen resursoinnin lisäksi projekti edellyttää kohtuullisen paljon työpanosta erilaisten organisaatiokohtaisten tietojen hankkimiseen. Projekti tuottaa parhaan mahdollisen tuloksen osallistuvalle organisaatiolle, jos osallistujina on toimitusjohtajan ohella 1-2 johtoryhmän jäsentä. 2

3 2. Työhyvinvoinnin johtamisen tilanne Suomessa Työhyvinvoinnin (strategisen hyvinvoinnin) johtamista on Suomessa tutkittu vuodesta 2009 alkaen kuudessa tutkimuksessa. Työhyvinvoinnin johtaminen on mennyt perustasolla eteenpäin, mutta tavoitteellisuuteen ja vaikuttavuuden kartoittamiseen panostava osa organisaatioista on pysynyt 10 %:n paikkeilla. Kokonaistilanne on nähtävissä kuvasta 1. Kuva 1. Strategisen hyvinvoinnin johtamisen kehitystasojen muutokset vuosina Lähde: Aura O, Ahonen G, Hussi T ja Ilmarinen J (2016) Strateginen hyvinvointi 2016 tutkimus. Työhyvinvoinnin johtamisen tavoitteena on esimiestyön laadun ja henkilöstötuottavuuden nostaminen ja sen kautta liiketoiminnan edellytysten parantaminen. Laajoilla tutkimusaineistoilla on mallinnettu työhyvinvoinnin johtamisen ketju, jonka perustulokset esitetään kuvassa 2. Johdon toimintojen taso korreloi vahvasti esimiesten toimintatapoihin, joilla taas on suuri vaikutus henkilöstötuottavuuden tasoon. Henkilöstötuottavuus taas tukee liiketoiminnan tuloksellisuutta ihmiset tekevät tuloksen. Kuva 2. Tutkimusyhteenveto työhyvinvoinnin johtamisen (johdon toiminnat), esimiestyön tason, henkilöstötuottavuuden ja taloudellisen tuloksellisuuden yhteyksistä. Lähteet: Aura O, Ahonen G, Hussi T ja Ilmarinen J (2016) Strateginen hyvinvointi 2016 tutkimus. Aura O, Ahonen G ja Hussi T (2015) Henkilöstötuottavuus ja eurot case rakennusala. 3

4 3. Sitran TYHY 3.0 -projekti keväällä 2017 Perustelut työhyvinvoinnin uudelle aallolle ovat selkeät ja niinpä Sitra kutsuu yrityksiä ja julkisen sektorin organisaatioita mukaan kevään 2017 aikana toteutettavaan kehittämisprojektiin. Työhyvinvoinnin johtamisen, vaikuttavuuden sekä asiakas- ja taloushyötyjen analysoinnin ja tulkinnan kautta osallistujia tuetaan liiketoimintaa tukevan työhyvinvointiohjelman rakentamisessa. Hankkeessa osallistujien keskinäisellä vertaisoppimisella on tärkeä rooli. Hankkeen vastuuhenkilö on Sitran Vaikuttavuusinvestoiminen-avainalueen vetäjä Mika Pyykkö, toteutuksen kokonaisvastuussa on FT Ossi Aura, taloudellisen vaikuttavuuden analyysit tulkitsee professori Guy Ahonen. Projektin työskentelytapa ja neljän seminaarin pääsisällöt ovat seuraavat: Projektin työskentelyote Neljä työseminaaria Neljän työseminaarin kautta strategisen hyvinvoinnin suunnitelmaan Osallistujina toimitusjohtaja & johtoryhmän jäsen, julkisen sektorin organisaatiossa viraston / yksikön johtaja Aina ennakkotehtävä ja siitä saatava organisaatiokohtainen palauteraportti Mahdollisuus asiantuntijakonsultointiin työseminaarien välillä Strategisen hyvinvoinnin johtamisen ja talousvaikuttavuuden lisäksi syvennytään asiakastyytyväisyyteen ja -lojaliteettiin 1. Toiminnan vaikuttavuus ja henkilöstötuottavuuden arvo 2. Strategisen hyvinvoinnin johtaminen ja esimiesten toimintatavat 3. Strategisen hyvinvoinnin ja henkilöstötuottavuuden merkitys asiakashyötyyn ja tyytyväisyyteen 4. Strategisen hyvinvoinnin ja henkilöstötuottavuuden suunnitelma; talous- ja aikaresursoinnit, taloushyödyt, asiakashyödyt Kuva 3. TYHY 3.0 projektin yleiskuvaus neljän osaseminaarin sisältöjen kautta. Strateginen hyvinvointi = SH, johtaminen = SHJ, henkilöstötuottavuus = HTI. 4

5 3.1. Strategisen hyvinvoinnin resursointi ja vaikuttavuus Ensimmäisessä osaseminaarissa analysoidaan organisaatiokohtaisten tunnuslukujen avulla strategisen hyvinvoinnin vaikuttavuutta ja henkilöstötuottavuuden kehittymispotentiaalia. Vaikuttavuuden analysoimiseksi kerätään tiedot panostuksista (maksetut palvelut ja aikaresurssit euroina) ja tuotoksista (henkilöstötuottavuuden kasvu ja työhyvinvoinnin puutteiden kustannusten säästö). Kuva 4. Ensimmäisen osaseminaarin tiedonkeruun, analyysien ja tuotosten kuvaus. Ensimmäisen seminaarin tarkoitus on siis kartoittaa ja analysoida strategisen hyvinvoinnin tuotot ja kulut. Tuotoissa ydin on henkilöstötuottavuus, jonka tason analysoimiseen hyödynnetään osallistuvan organisaation henkilöstötutkimuksen tuloksia. Henkilöstötuottavuuden taloudellinen arvo määritetään henkilöstökulujen ja käyttökatteen mukaan. Saaduista tuloksista lasketaan kuvan 5 esittämä strategisen hyvinvoinnin vaikuttavuuden kuvaus, jossa esitetään kaikki panostukset ja kaikki tuotot. Luvuista lasketaan SHJ-ROI, joka kuvan 5 rakennusalan tutkimuksen tunnusluvuilla laskettuna on 103 %. Kuva osoittaa myös yhteenvedon toiminnan taloudellisista skenaarioista: kustannussäästöjen potentiaali on kolmessa vuodessa 55t ja henkilöstötuottavuuden kasvun potentiaali vastaavasti 548t. Tämän saavuttaminen edellyttää henkilöstön motivaation, osaamisen ja työkyvyn kehittymistä. ROI-laskelma ja erityisesti henkilöstötuottavuuden taloudellisen potentiaalin osoittaminen tukee johdon sitoutumista ja projektin seuraavien vaiheiden toteuttamista. Kuva 5. Strategisen hyvinvoinnin vaikuttavuus panostusten ja tuotosten kautta esitettynä. 5

6 3.2. Strategisen hyvinvoinnin johtaminen Toisessa osaseminaarissa paneudutaan strategisen hyvinvoinnin johtamiskäytänteiden analysoimiseen auditoinnin avulla. Menetelmällisesti ja toimialakohtaisten viitearvojen osalta työskentely pohjautuu vuosien strategisen hyvinvoinnin johtamisen tutkimussarjaan. Auditointikyselyjen lisäksi perehdytään johtoryhmän dokumentointiin, esimiesten tuloskortteihin ja työterveyshuollon raportointiin. Kuva 6. Toisen osaseminaarin tiedonkeruun, analyysien ja tuotosten kuvaus. Strategisen hyvinvoinnin johtamisen tutkimussarjan tulosten mukaan johdon toiminnot ja päätökset muodostavat tärkeimmän osan johtamiskokonaisuudessa. Näitä kartoitetaan sekä auditointikyselyjen, että johtoryhmän dokumentaation avulla. Tuloksia tulkitaan sekä suhteessa tutkimussarjan viitearvoihin, että eritoten toimialan vaatimusten henkilöstölle asettamien vaatimusten mukaan. Kehittämisehdotuksessa tavoitealueen määritetään liiketoimintaa tukeviksi. Kokonaisuus kuvataan johtamismatriisissa, josta esimerkki kuvassa 7. Esimiesten vastuu ja rooli työhyvinvoinnin eri prosesseissa analysoidaan auditoinnin ja esimiesten tuloskorttien avulla. Näiden tulosten tulkinnassa voidaan hyödyntää henkilöstötutkimusta ihmisten kokemus esimiestyöstä kertoo paljon. Työterveyshuollon toimintatavat arvioi asiakas tutkimussarja ja siitä syvennettyjen auditointikyselyjen avulla. Tulkinnassa ja kehitysehdotuksissa paneudutaan lakisääteisten tehtävien ohella organisaation asettamien strategisen hyvinvoinnin tavoitteiden edistämiseen työterveyshuollossa. Kuva 7. Esimerkki johtamismatriisista. 6

7 3.3. Strategisen hyvinvoinnin asiakashyöty Kolmas osaseminaari keskittyy strategisen hyvinvoinnin asiakashyötyyn ja taloudelliseen tuottavuuteen. Analyysissa pureudutaan jos mahdollista yksikkökohtaisiin tunnuslukuihin asiakastyytyväisyydestä ja käyttökatteesta. Näin päästään ensimmäistä osaseminaaria syvemmälle henkilöstötuottavuuden taloudellisessa merkityksessä. Kuva 8. Kolmannen osaseminaarin tiedonkeruun, analyysien ja tuotosten kuvaus. Kolmas osaseminaari antaa paljon uutta tietoa ja näkemystä strategisen hyvinvoinnin ja eritoten henkilöstötuottavuuden merkityksestä asiakastyytyväisyydelle ja toiminnan taloudelliselle kannattavuudelle. Organisaation sisäinen analyysi eri yksikköjen välillä on avain oman organisaation henkilöstötuottavuuden potentiaalin laskemiseen. Toki analyysi voidaan tehdä myös yritystasolla, siis ilman yksikköjakoa, tällöin vertailukohdaksi etsitään saman toimialan käyttökatteiden jakauma. Asiakastyön laatu ja sen kautta asiakastyytyväisyys ja -uskollisuus ovat asioita, joiden sanotaan pohjautuvat hyvään henkilöstötyytyväisyyteen. Tehtävä analyysi todentaa tämän yleisen uskomuksen jokaisen osallistuvan organisaation osalta. Mielenkiintoista on analysoida tai vähintään arvioida asiakastyytyväisyyden ja käyttökatteen yhteyksiä yritys- ja kuluttajaliiketoiminnassa; onko asiakastyytyväisyyden ja tuloksen yhteys lineaarinen vai onko asiakastyytyväisyydellä joku käyttökatteen maksimiin nostava optimitaso. Tämä tulkinta on erittäin tärkeä johtamisen tavoitteiden ja painopisteiden määrittämisessä. Kuvassa 9 on esitetty tulokset käyttökatteen eroista eri henkilöstötuottavuuden tasoilla, sekä hahmotelma asiakastyytyväisyydestä vastaavilla tasoilla. Käyttökate-eurot ovat siis tutkittua tietoa, asiakastyytyväisyys hahmotelma. Kuva 9. Henkilöstötuottavuuden merkitys käyttökatteeseen ja asiakastyytyväisyyteen. 7

8 3.4. Strategisen hyvinvoinnin suunnitelma Neljäs osaseminaari vetää yhteen kolmen ensimmäisen seminaarin tuotokset ja liittää ne osaksi strategisen hyvinvoinnin suunnitelmaa. Suunnitelmaan integroidaan, niin halutessa, organisaation eri suunnitelmat esimerkiksi työterveyshuollon, laadun ja henkilöstön kehittämisen osalta. Tällöin koko kokonaisuus siis kaikki saadaan samaan viitekehykseen. Kuva 10. Neljännen osaseminaarin tiedonkeruun, analyysien ja tuotosten kuvaus. Sitran kevään projekti päättyy organisaatiokohtaisen strategisen hyvinvoinnin suunnitelman tekemiseen. Suunnitelmapohja ei ole pelkkä tyhjä runko, vaan siihen sisällytetään aikaisemmissa seminaareissa päätetyt elementit tavoitteet, vastuut, mittarit, jne. Strategisen hyvinvoinnin suunnitelman ytimessä on henkilöstötuottavuuden kehittäminen kokonaisvaltaisesti. Kuvan 7 johtamismatriisi kuvaa hyvin toiminnan laajuutta. Mittaaminen ja mittaritiedon analysointi ovat tärkeä osa suunnitelmaa, mittaristo koostuu henkilöstötuottavuuden ja muun henkilöstöinformaation ohella asiakastulosten ja talouden tunnuslukujen mittareista. Tärkeä osa suunnitelmaa on vaikuttavuuden mallin rakentaminen organisaatiolle. Suunnitelmassa tämä mallinnetaan, käytännön toteutus edellyttää organisaatiolta useiden tietojärjestelmien yhdistämistä, tai vähintään koostettujen raporttien yhdistämistä. Käytännössä suunnitelma koostuu Wordiin rakennetusta pohjasta, Powerpointiin sisällytetyt presentaatiot - kuvat ja kaaviot, sekä Excelissa esitettävät laskentakaavat. Siis valmiit työvälineet. Kuva 11. Strategisen hyvinvoinnin johtamisen kokonaisprosessin kuvaus. 8

9 4. Kehittämisprojektin kustannukset, aikaresurssit ja aikataulu Kevään 2017 kehittämisprojektin organisaatiokohtainen kustannus perustuu konsulttipäiviin seuraavasti Tietojen keruu / kyselyt 0,5-1 pv Aineiston analysointi vaihtelee organisaation koon / yksiköiden määrän mukaan 1,5 3 pv o organisaation koko ei siis riipu henkilöstömäärästä, vaan analyyseihin mukaan otettavien yksiköiden lukumäärästä o pieni/keskisuuri organisaatio käsittää yhdet tunnusluvut, suuri taas useampia yksiköitä ja sen kautta tunnuslukukoosteita Tulkinta ja raportointi 1-2 pv SHJ-suunnitelmapohja 1 pv Kokonaiskustannus on keskisuurissa organisaatioissa 4 pv, yhteensä ja isoissa organisaatioissa 7 pv, yhteensä Nämä summat laskutetaan osallistuvilta organisaatioilta, jonka lisäksi Sitra osallistuu projektin kustannuksiin. Osallistuvan organisaation osalta ajankäyttö painottuu neljään osaseminaariin (a 4 h) osallistumiseen ja analyyseissa tarvittavien tietojen etsimiseen ja toimittamiseen. Tämän ajankäytön arvio on 2-4 tuntia osaseminaaria kohden. Projektin osavaiheiden käsittely organisaatiossa kannattaa kytkeä johtoryhmän kokouksiin. Projektin aikataulu on seuraava: Ma projektiesittely / tarjous projektiin mukaantulosta Vastausaikaa osallistumisesta saakka vastaukset Anna Tonterille anna.tonteri@sitra.fi Vahvistukset osallistujille mennessä Kevään 2017 projektin aikataulutus Kick-off ja ensimmäinen seminaari Toinen seminaari Kolmas seminaari Neljäs seminaari Lisätietoja antavat Sitran näkökulma Projektin sisältö Mika Pyykkö Ossi Aura mika.pyykko@sitra.fi ossi.aura@gmail.com

10 Työhyvinvoinnin myytinmurtajat avausseminaarin osallistujien näkemys Mikä muutos meidän pitää saada Suomessa aikaan? 10