Seurantakohdemalli, seurantakohteet ja kustannuslaskennan kehittäminen

Transkriptio

1 malli, seurantakohteet ja kustannuslaskennan kehittäminen HAUS Taloushallinnon kevätseminaari Juha Halonen Projektipäällikkö Juha Halonen

2 Seurannan ja suunnittelun kokonaisuus malli Seurannan yhteinen konsepti, malli Kehitetty tarvelähtöisesti Kieku-tietojärjestelmän mahdollisuudet ja rajoitteet Seurantakohteet mallissa seurattavat kohteet Seurantakohteet, laskentakohteet, tilipuitteet Kirjaustaso Laskentaperiaatteet Ulkoinen ja sisäinen laskenta Tulot ja menot Välitön vai välillinen kustannus Välillisten kustannusten kohdistamisperiaate Raportointi Raportoinnin tarpeet Päätöksenteon tukeminen Suunnittelu, seuranta, johtaminen Raportoinnin mahdollisuus Juha Halonen

3 Seurantakohteiden eri versiot Versio 1 Aloitus ennen valmisteluvaihetta Valmis valmisteluvaiheen alussa Ei pidä olla täydellinen, pohja jatkotyöstämiselle ja työpajoille Soveltuvin osin käyttöön vanhaan järjestelmään Versio 2 Työstäminen Kiekun valmisteluvaiheen aikana Valmis eroanalyysiin Pitää ilmetä KPY:n tarpeet Valmiina: Organisaatio, lkp, TaKp. Muista seukoista rakenne Versio 2.5 Työstäminen määrittelyvaiheessa Valmis määrittelyvaiheen lopuksi Eroanalyysissä ilmenneet asiat ratkaistu Lopullinen / jäädytettävä seurantakohdemalli, kaikki seukot Versio 3 Viimeiset muutokset suoraan tuotantoon Palkeet vie muutokset Kiekuun 2-4 viikkoa ennen käyttöönottoa Sisältää määrittelyvaiheen jälkeen tulleet muutokset Juha Halonen

4 Kieku-seurantakohdemalli Seukoto/ valtio LKP-tili Toimintayksikkö TaKP-tili Valtuus Projekti Toiminto Suorite Alue/ kunta Seuranta kohde 1 Kirjanpitoyksikkö Kumppani 2 Varalla 1 Varalla 2 Kieku Yritys Kustannuspaikka Tulosyksikkö Segmentti Sisäinen tilaus Projekti (PRR-osa) Rahasto Alue/ kunta Pääkirjatili Rahoitusrivi Toimintoalue Kumppaniyhtiö 1 Seuranta -kohde P/V P P V/P (tuotto- ja kulutileillä) V/P V/P V V V V V/P V V Ei käytössä Ei käytössä Laskentatoimen alue Ulkoinen Ulkoinen Sisäinen Ulkoinen Ulkoinen Ulkoinen Muu ulkoinen Sisäinen Sisäinen Sisäinen Muu sisäinen Ulkoinen Muu sisäinen Muu sisäinen Muu sisäine n Muu sisäine n Pituus 4 8 (5+3) ) Kirjanpitoyksikkö (Kirjanpitoyksikkö) 2) LKP tili (Liikekirjanpidon tilit) 3) Toimintayksikkö (Virastot ja sisäinen organisaatio) 4) TaKP tili (Talousarviokirjanpidon tilit) 5) Valtuus (Valtuus) 6) Projekti (Virasto, useamman viraston, valtakunnalliset) 7) Toiminto (Ydintoimintojen hierarkia ja tukitoimintojen ylätaso) 8) Suorite (Viranomaissuorite, maksullinen toiminnan suoritteet) 9) Alue/Kunta (Kunta 3 nro + maat SAP:n vakiokoodit) 10) Kumppanikoodi (Valmius konsernilaskentaan, sisäinen laskutus) 11) 1 (Vapaa 1, viraston omaan käyttöön) 12) 2 (Vapaa 2, viraston omaan käyttöön) 13) 3 (Varalla 1, virastokohtainen, ei käytössä) 14) 4 (Varalla 2, yhteinen, ei käytössä) Valtiotasoinen Kirjanpitoyksikkökohtainen P = pakollinen V = vapaaehtoinen 15) Henkilö (Käytössä ainoastaan henkilöstöhallinnossa) Juha Halonen

5 Seukot Kiekun eri moduleissa ja yhteisissä järjestelmissä Seukon nimi ao. järjestelmässä, mikäli ei ole merkitään ( -- ) SEUKO-MALLI LKP-tili Toimintayksikkö TaKP-tili Valtuus Projekti Toiminto Suorite Alue/kunta Kumppani Kumppaniyhtiö Kieku Pääkirjatili Kustannuspaikka Rahoitusrivi Sisäinen Projekti Toiminto- Rahasto Alue/kunta SAP/Fico Tili Tulosyksikkö tilaus (PRR-osa) alue Kumppani SeuKo1 SeuKo2 Segmentti Tilaus SAP/käyttöomaisuus LKP-tili Kustannuspaikka* (--) Sisäinen tilaus (--) Valtuus ProjRakOsa* PRR-osa Toimintoalue* Rahasto* Alue/kunta Kumppaniyhtiö Toimintoalue Rahasto Alue/kunta Projekti Projektimääritys Toiminto Suorite Alue/kunta (--) Projekti-rakenteen osa Logica Palkat LKP-tili Toimintayksikkö TaKP-tili Valtuus Projekti Toiminto Suorite Alue/kunta Ajanhallinta (--) Toimintayksikkö (--) Valtuus Projekti Toiminto Suorite (--) (--) Kumppaniyhtiö 1 SAP/laskutus Pääkirjatili Tulosyksikkö Rahoitusrivi TA-tili Rahoitusrivi SAP/BIraportointi Toimintayksikkö Rahoitusrivi LKP-tili Tulosyksikkö pisteellinen SAP/HCM (henkilön (--) sopimus) Kustannuspaikka TA-tili Kumppaniyhtiö 1 (--) (--) (--) Viraston vapaa 1 (--) (--) (--) Toimintoalue (--) 2 2 (--) (--) Cats Toimintayksikkö Rondo 8 Tilinnumero Toimintayksikkö TaKP-tili Valtuus Projekti, yhteinen projekti Toiminto Suorite (--) (--) 1 Valtuusnumero Projekti Toiminto Suorite Alue/kunta Kumppani M2 Tili Toimintayksikkö TA-tili Valtuus Projekti Toiminto Suorite Alue/kunta Kumppani * Seurantakohteelle kirjataan poistot, mikäli tämä seurantakohde on tallennettu käyttöomaisuusyksikölle. Cats: Toimintayksikköä on käytössä asiakkaan tarpeiden mukaisesti. 1 2 Tilaisuus, Juha Halonen

6 Kuke linjaukset Tilaisuus, Esittäjä 6

7 Kuke - kustannuslaskennan linjaukset KUKE - kustannuslaskennan linjaukset Laskentamalli Pakollinen toiminto Ns. hybridimalli, Mahdollistaa jako-, lisäys- ja toimintolaskennan tai näiden yhdistelmän. Suoraan kirjaamalla Ajureiden avulla kohdistettuna Pakollinen työajan kohdistaminen Työaika kohdistettava toiminnolle ja tarvittaessa muille seurantakohteille kuten projektille Todellinen työaika kohdistettava Työaika, joka on tehty palvelussuhteessa Laskentaperustana todellinen palkka Jakopalkka seurantakohteelle lasketaan kohdistettujen tuntien ja todellisen palkan pohjalta Juha Halonen

8 Kuke - kustannuslaskennan linjaukset KUKE - kustannuslaskennan linjaukset Seurantakohteet Toimintayksikkö- ja toimintokirjausta voidaan tarkentaa suoritteella, projektilla tai muulla ulottuvuudella kuten asiakkaalla Kustannuksia voidaan kohdistaa ajureiden avulla lopullisille laskentakohteille. Viranomais-, maksullinen ja yhteisrahoitteinen toiminta Välilliset kustannukset ja toiminnot Välillisten kustannusten kohdentamisperuste Kaikilla toiminta-alueilla, eli viranomais-, maksullisessa ja yhteisrahoitteisessa toiminnassa, on kirjanpitoyksikön sisällä käytössä sama laskentamalli. Välilliset toimintokustannukset kohdennetaan jako-, lisäys- tai toimintolaskennan menetelmin lopullisille laskentakohteille. Välilliset kustannukset kohdennetaan aiheuttamisperiaatteen mukaisesti. Työaikaa tai työkustannusta voidaan pitää useimmissa tapauksissa riittävän kuvaavana aiheuttamisperiaatteena. Juha Halonen

9 Kustannuslaskennan huomioiminen seurantakohteissa Tilaisuus, Esittäjä 9

10 Kieku-tietojärjestelmän sisäinen laskenta Seurantakohteet - Perustuvat kpy:n seurannan tarpeeseen Erityispiirteitä - projektiseurantakohde, laskutus, nimike, segmentti Välillisten kustannusten kohdistaminen - Tukitoimintojen vyörytys ydintoiminnoille, suoritteille, projekteille, optiona asiakkaat -hierarkiat - valtiotaso - KPY-kohtaiset - rinnakkaishierarkia Palkkakustannusten ja työajan kohdistaminen seurantakohteille ja niiden raportointi Raportointi - tietovarastoraportointi, päätöksenteon tuki - perusjärjestelmä, virallisraportointi Budjetointitiedot seurantakohteille - liittymän kautta Tulot ja menot seurantakohteille - Rondo, Kieku-palkat, Tilha, M2, muut yhteiset - substanssijärjestelmät Juha Halonen

11 Kiekun kustannuslaskennan pääperiaatteet Välittömät kustannukset Toimintayksikön ja toiminnon lisäksi kirjataan: Yhteisrahoitteisessa toiminnassa suoraan projektille Maksullisessa toiminnassa tarvittaessa suoraan suoritteelle Viranomaistoiminnassa tarvittaville seurantakohteille Välittömät henkilöstökustannukset ja työtunnit Jakopalkkojen avulla kohdistetaan tuntikirjausten suhteessa Yhteisrahoitteisessa toiminnassa suoraan projektille Maksullisessa toiminnassa tarvittaessa suoraan suoritteelle Viranomaistoiminnassa tarvittaville seurantakohteille Välilliset kustannukset Välilliset kustannukset ovat omilla alkuperäisillä seurantakohteillaan Kohdistusmallia tarkennetaan ja määritetään Kipi-projektissa Pääperiaate, että tukitoiminnot kohdistetaan ydintoiminnoille työtuntien suhteessa Projekteille ja suoritteille kohdistetaan aiheuttamisperiaatteen mukaan (usein tehdyt työtunnit) Raportointi Välittömät kustannukset saadaan raportoitua seurantakohteittain Välittömät henkilöstökustannukset ja tunnit saadaan raportoitua seurantakohteittain päivä, euro ja tuntitarkkuudella Väliset kustannukset saadaan raportoitua tällä hetkellä vain niiltä seurantakohteilta, joille ne on kirjattu, usein tukitoiminnoilla Tilaisuus, Esittäjä 11

12 Kipi-projekti Kiekun kustannuslaskennan kehittämisen pilotoinnin eli Kipin yhtenä tavoitteena oli varmistaa, että SAP:n PCM - järjestelmä vastaa valtionhallinnon kustannuslaskennan vaatimuksiin ja tarkennetaan Kuken linjauksia toteutukseen. SAP:n PCM järjestelmä ei vastannut vaatimuksiin ja siitä on luovuttu Kipi:ssä on tarkennettu ja edelleen tarkennetaan kustannuslaskennan määrityksiä Kieku ympäristössä ja Kiekun seurantakohteilla touko-kesäkuun aikana Elo-syyskuussa tuotokset esitellään Kuke-ryhmälle Syksyllä 2013 haetaan ratkaisua kustannuslaskennan toteutukseen Kiekussa Tilaisuus, Esittäjä 12

13 Palkat seurantakohteittain Sisältää pääosan maksetuista palkoista jaettuna tuntikohdistusten suhteessa seurantakohteille Raportti ei sisällä työaikakorvauksia eikä palkallisia poissaoloja. - Lisäksi henkilöstöasiantuntijoilla on käytössä mm. raportti maksetuista palkoista. Maksettujen palkkojen raporttiin sisältyvät myös työaikakorvaukset ja palkalliset poissaolot. Raportointi vain niiden henkilöiden osalta, jotka kohdistavat työaikansa. Mahdollisuus porautua - Päivätason, henkilötason ja seurantakohdetason, kuten projektin tietoihin. - Eurot ja tunnit

14 Palkat ja tunnit seurantakohteittain Vapaiden ominaisuuksien avulla käyttäjä saa raportille näkyviin mm. kohdistettujen henkilötason palkkojen eurot ja tunnit eri seurantakohteittain

15 Perusperiaate; suorakirjaukset vs. kohdistettavat SUORAKIRJAUKSET LKP-tili Tulosyksikkö TaKP-tili Ydin- tai ohjaustoiminto Suorite tai Projekti KOHDISTETTAVAT LKP-tili TaKP-tili Tulosyksikkö Tukitoiminto Yleisseurantaprojekti 1. vyörytys LKP-tili Tulosyksikkö Ydin- tai 2. ja 3. TaKP-tili ohjaustoiminto vyörytys Suorite tai Projekti Tilaisuus, Esittäjä 15

16 Vyörytysvaiheiden eteneminen X-mallissa LKP-tili Tulosyksikkö TaKP-tili Tukitoiminto Tukitoiminnon projekti Ydintoiminto Välisuorite Suorite Projekti Asiakas 1. Tukitoiminnoilta kohdistus ydintoiminnoille kohdistettujen tuntien suhteessa 2. Ydintoiminnoilta tukitoiminnot edelleen kohdistetaan suoritteille ja projekteille Tilaisuus, Esittäjä 16

17 Avi: Tehtäväluokitus / Prosessikartta Tasot ja vastaavuudet tunnistetaan 04 LUVAT Alkoholiluvat Lupien myöntäminen alkoholijuomien anniskeluun Lupien myöntäminen alkoholijuomien tilapäiseen anniskeluun Lupien myöntäminen alkoholijuomien vähittäismyyntiin Palveluprosessit ja tukiprosessit kuvataan. Kuvauksissa esitetään prosessin toiminnot, asiakirjallinen tieto ja käytetyt tietojärjestelmät. Etelä- Suome n aluehall intovira sto / AVIen toiminn an kehittä misyksi kkö, Jouni Niemin 17 en

18 220 Sosiaali- ja terveysministeriön toimialaan kuuluvat 2201 Terveyden ja sosiaalisen hyvinvoinnin edistäminen sekä sairauksien ja sosiaalisten ongelmien ehkäisy Oikeusturvaprosessit Lupa Alkoholiluvat Anniskelulupa + muutos + lopetus Tilapäinen anniskelulupa + muutos Vähittäismyyntilupa + muutos Ohjaus ja valvonta Alkoholivalvonta Alkoholijuomien anniskelun ja Hyvinvointiprosessit Ohjaus ja valvonta Sosiaalihuollon järjestämisen ohjaus ja valvonta Ehkäisevän päihdetyön ohjaus ja 2202 Sosiaali- ja terveyspalvelut Oikeusturvaprosessit Lupa Sosiaalihuollon luvat Lupa yksityisten sosiaalipalvelujen Yksityisten luvanvaraisten Ilmoitus yksityisten Perheasioiden sovittelulupa Terveydenhuollon luvat Lupa yksityisen terveydenhuollon Yksityisen terveydenhuollon Itsenäisen ammatinharjoittajan Kliinisen mikrobiologian laboratorion 230 Ympäristöministeriön toimialaan kuuluvat 2301 Ympäristönsuojelu ja ympäristövahinkojen torjunta Oikeusturvaprosessit Oikeusturva Oikeudelliset palvelut Vesilain mukaiset hallintopakkoasiat Merkitseminen ympäristönsuojelun Vesiyhteisön sääntöjen Erimielisyyden käsittely Tilaisuus, Esittäjä 18

19 Avien toimintoja ja suoritteita Kiekussa Tuotot ja kpl? SD:stä ja Vakavasta suoritteille Meno kirjataan toiminnoille Työaika (=jakopalkat) toiminnoille 1 Maksullisen toiminnan suoritteet 11 Julkisoikeudelliset suoritteet Alkoholiluvat Alkoholijuomien.annisk.lupa enint.4, Alkoh.ann.lupa, muu voim/enint. 4, Tilp.ann.enit 200 aspa enint 4,7 10 Ydintoiminnot Tilp.ann.ennt 200 aspa,muu,enint 4,7 220 Sosiaali- ja terveysministeriön toimialaan kuuluvat Tilap.ann.lupa,yli 200 aspa enint 4, Terveyden ja sosiaalisen hyvinvoinnin edistäminen sekä sairauksien ja sosiaalisten ongelmien ehkäisy Tilap.ann.lupa,yli 200 aspa,muu enint4, Oikeusturvaprosessit Ann.ajan jatkolupa enint.4, Lupa Ann.jatkoaikavalv.vuosim enint 4, Alkoholiluvat Annisk.alueen muutoslupa enint 4, Anniskelulupa + muutos + lopetus Ilm.maksu ann.alueen laajent enint 4, Tilapäinen anniskelulupa + muutos + lopetus Ilm.maksu omistusuht.muut enint 4, Vähittäismyyntilupa + muutos + lopetus Muu anniskelua kosk.lupa enint 4,7 Vyörytys 1 (X1) Alkoholijuomien annisk.lupa yli 4,7 Vyör Alkoh.ann.lupa, muu voim yli 4, Tilp.ann.enint 200 aspa,yli 4,7 ytys 2? (X2) 60 Tukitoiminnot Tilp.ann.enint 200 aspa,muu,yli4,7 600 Tukitoiminnot Tilap.ann.lupa,yli 200 aspa yli 4, Johtaminen Tilap.ann.lupa,yli 200 aspa,muu yli 4, Yleishallinto Anniskeluajan jatkolupa yli 4, Henkilöstön kehittäminen Ann.jatkoaikavalv.vuosim yli 4,7 80 Palkalliset poissaolot Annisk.alueen muutoslupa yli 4,7 800 Palkalliset poissaolot (vuosiloma, sairaspoissaolot, muut palkalliset poissaolot) Ilm.maksu ann.alueen laajent yli 4, Palkalliset lomat Ilm.maksu omistusuht.muut yli 4, Palkalliset lomat Muu anniskelua kosk.lupa yli 4, Alkoholijuomien vähittäismyyntilupa Suoriteraportointi, kustannusvastaavuus ydintoimintoa Alkoholiyhtiön myymälän sij.paikan hyväk 53 tukitoimintoa 371 suoritta Seukot ja kustannuslaskenta, Juha Halonen

20 Toimintotermejä Toimintokokonaisuus Toimintoryhmä Toiminto Tehtävä Toimenpide Tietyn tavoitteen saavuttamiseksi tehtävien toimintojen joukko Tietty säännönmukainen ja yhteenkuuluva toimintojen kokonaisuus Yksittäinen asiakokonaisuus, joka muuttaa panoksen tuotoksi/suoritteeksi Toiminnon suorittamiseen kuuluvien tehtäviä Pienin tehtävään kuuluva osakokonaisuus Tilaisuus, Juha Halonen 20

21 Toimintolaskennan johtamis- ja laskentaulottuvuudet Laskentaulottuvuus Kustannusten kohdistaminen Resurssit Prosessien johtamisulottuvuus Prosessin arviointi Kustannusten aiheuttajat Toiminnot Suoritusmittarit Suoritteet Objektiivisesti lasketut kustannukset Toimintolaskennan kaksi ulottuvuutta. (Turney ä (1993) soveltaen). Kuke, Juha Halonen 21

22 HTV-kyselyn tuloksia Tilaisuus, Esittäjä 22

23 kpl/htv kpl/htv Menojen käsittelyn ja tulojen käsittelyn tuottavuudet Menojen käsittelyn tuottavuus Tulojen käsittelyn tuottavuus BM - 25% BM - Mediaani BM - 75% Valtio 0 BM - 25% BM - Mediaani BM - 75% Valtio Vertailuaineisto (BM) on jaettu kolmeen luokkaan: 1) alakvartiiliin (BM 25 %), jonka osoittaman tuottavuuden alle jää vertailuaineistosta 25 % 2) mediaaniin, joka osoittaa jakauman keskimmäisen havaintoarvon 3) yläkvartiiliin (BM 75 %), jonka osoittaman tuottavuuden alle jää vertailuaineistosta 75 %. Menojen käsittelyssä valtionhallinnon tuottavuus (11 ha yhteensä) jää alle vertailuaineiston alakvartiilin tuottavuusarvon. Tässä yhteydessä valtionhallainnon tuottavuusarvo on laskettu huomioiden vain PK ja KPY taloushallintoyksiköiden htvmäärät (substanssiyksiköiden työmäärä rajattu ulkopuolelle) Tulojen käsittelyssä valtionhallinnon tuottavuus (11 ha yhteensä) yltää vertailuaineiston alakvartiilin yläpuolelle, mutta jää kuitenkin vertailuaineiston mediaaniarvon alapuolelle. Tässä yhteydessä valtionhallainnon tuottavuusarvo on laskettu huomioiden vain PK ja KPY taloushallintoyksiköiden htv-määrät (substanssiyksiköiden työmäärä rajattu ulkopuolelle)

24 Kiitos Juha Halonen, Valtiokonttori Juha Halonen