Taloushallinnon kevätseminaari Ajankohtaisia asioita Valtiokonttorin Hallinnon ohjauksesta

Transkriptio

1 Taloushallinnon kevätseminaari Ajankohtaisia asioita Valtiokonttorin Hallinnon ohjauksesta Maileena Tervaportti Valtiokonttori/Hallinnon ohjaus

2 Aiheet Maksuliikkeen ja laskujenvälityspalveluiden kilpailuttaminen Verkkolaskutus-sivusto Tilha, Tilausten hallintajärjestelmä Rondo R8 Netra-palvelu Viitta Keskuskirjanpidon järjestelmien uusiminen, esiselvitys Laskentatoimen ohjaus Henkilötyövuosi- ja tuottavuuskysely Seurantakohdemalli

3 Maksuliikkeen ja laskujen välityspalveluiden kilpailutus (1) VM asetti ohjausryhmän, jonka tehtävänä on - Määrittää valtion maksuliikkeen ja laskujenvälityspalvelun hoidossa sovellettavat menettelytavat - Päättää kilpailuttamisen toteuttamisesta Valtiokonttori sai tehtäväksi kilpailuttamisen Valtiokonttorissa perustettiin projektiryhmä kilpailuttamiselle

4 Maksuliikkeen ja laskujen välityspalveluiden kilpailutus (2) Projektiryhmää tukemaan kutsuttiin kirjanpitoyksiköiden edustajista koostuvat asiakasryhmät Erikseen maksuliikkeelle ja erikseen laskujen välitykselle Ryhmien tehtävänä tukea kilpilutusprosessia sen eri vaiheissa Kevään aikana oli asiakasvirastojen ja toimittajien (maksuliikepalvelut ja laskujen välityspalvelut) tapaamisia Tapaamiset lähtökohtana tarjouspyynnön sisällölle

5 Maksuliikkeen ja laskujen välityspalveluiden kilpailutus (3) Kilpailutuksen aikataulusta - Hankintailmoitus julkaistiin Osallistumisilmoitusten jättöpäivä oli Tarjouspyynnöt lähetettiin Tarjoukset jätettävä Päätöksen tiedoksianto tarjouksen jättäneille Osallistumishakemuksen jättäneistä 9 yritykselle lähetettiin tarjouspyyntö Nyt odotetaan tarjouspyyntöön liittyviä kysymyksiä, joita toimittajat voivat esittää saakka ja niihin vastataan viimeistään

6 Maksuliikkeen ja laskujen välityspalveluiden kilpailutus (4) Muutoksia aikaisempaan kilpailutukseen (maksuliike) Palvelujen auditointi suoritetaan ennen puitesopimuksen allekirjoittamista Keskuspankin tilin kattamista muutettu Konsernitilin luottolimiittiä korotettu 100 miljoonaan euroon Kahden salasanan vaade maksuja lähetettäessä poistettu ja korvattu PKI - varmenteella Palautesanomien sisältökuvaus ja sitä koskeva vaade otettu mukaan Maksuliikenteen turvallisuus ja varajärjestelmät kuvattu paljon yksityiskohtaisemmin Sopimusvastuita tarkennettu

7 Maksuliikkeen ja laskujen välityspalveluiden kilpailutus (5) Muutoksia aikaisempaan kilpailutukseen (maksuliike) Maksuaineiston välittämisessä vaaditaan ns. ws-kanavan tarjoamista Sähköinen sopimustenhallintapalvelu lisätty vaateena Neuvontapalvelujen raportointia tarkennettu ja edellytetty niiden olevan maksuttomia Ns. passiivisen hyväksymisen käyttäminen kuluttajaverkkolaskutuksen edistämisessä Laatuosiota supistettu ja valtaosa aikaisemmin laatuosiossa olleista kohdista siirretty ehdottomiin vaatimuksiin Sopimuskausi muutettu neljä plus yhdestä seitsemän plus yhteen

8 Maksuliikkeen ja laskujen välityspalveluiden kilpailutus (6) Muutoksia aikaisempaan kilpailutukseen (laskujen välitys) Palveluiden auditointi suoritetaan ennen puitesopimuken allekirjoittamista Laskutusportaalin tarjoaminen virastoille, joilla laskutus vähäistä, on lisätty vaateisiin Raportointi- ja neuvontapalveluja tarkennettu merkittävästi mm. sisällön, vasteaikojen ja sanktioiden suhteen Sähköisten dokumenttien välittäminen otettu aikaisempaa laajemmin mukaan Turvallisuusvaateet paljon yksityiskohtaisempia Sopimuskausi muutettu neljä plus yhdestä seitsemän plus yhteen

9 Valtion verkkolaskutus-sivusto (1) Taustaa - Valtiolle tulevat ostolaskut ovat kaikki (100 %) verkkolaskuja Toteutuma nyt noin 50 % - Valtiolta lähtevistä myyntilaskuista 10 % on verkkolaskuja Toteutuma nyt noin 4 % - Sähköisen laskutuksen valmius on 95 % valtion laskutusvolyymistä Toteutuma nyt yli 90 % - Ostolaskujen sähköistämistä aktivoitu tänä keväänä mm. kahdella toimittajille suuntautuneella kirjeellä - Verkkolaskutus-sivusto otettu käyttöön

10 Valtion verkkolaskutus-sivusto (2) Valtiokonttori/Hallinnon ohjaus Valtion talous- ja henkilöstöhallinto Laskutus Verkkolaskutus Baswaren tarjoama palvelu Toistaiseksi käyttäjälle maksuton Käyttöohjeet ja tuki >>

11 Tilausten hallintajärjestelmä TILHA (1) Valtion hankintastrategia Valtion uusi hankintastrategia syksyllä Valtion hankintatoimen kehittämisen lähtökohtia ja periaatteita: - Hankintojen tulee perustua todelliseen tarpeeseen ja vuosittain hyväksyttävään hankintasuunnitelmaan, jonka laatiminen tulee kytkeä viraston toiminnan ja talouden suunnitteluun. - Hankintojen toteuttamisessa tulee ensisijaisesti hyödyntää Hanselin puitejärjestelyjä. - Hankintatoimen kehittämisessä pyritään alentamaan kokonaiskustannuksia hyödyntämällä sähköistä asiointia, standardisoimalla tuotevalikoimaa ja optimoimalla toimittajien määrää.

12 Tilausten hallintajärjestelmä TILHA (2) Valtioneuvoston periaatepäätös Tilha käytössä koko valtionhallinnossa vuoden 2011 loppuun mennessä. - VK on laatinut aikataulun yhteistyössä ministeriöiden ja kirjanpitoyksiköiden kanssa. Ministeriöt vastaavat oman hallinnonalansa käyttöönotoista. Tavoitteena on, että kirjanpitoyksiköt tekevät kaikki tavarahankinnat ja puolet palveluhankinnoista Tilhan kautta vuoden 2011 loppuun mennessä.

13 Tilausten hallintajärjestelmä TILHA (3) Tilhan hyötyjä Hankintojen haltuunotto - Sähköinen tilauskanava kilpailutettujen tuotteiden ja palveluiden hankintaan - Tarkempi konserni- ja virastotason kulutuksen ja tilauskannan seuranta ja raportointi - Toimittajien karsinta - Valtion volyymietujen hyödyntäminen - Hanselin puitesopimusten käyttösuhteen kasvattaminen Hankinnasta maksuun prosessin tehostaminen

14 Tilausten hallintajärjestelmä TILHA (4) Käyttöönottojen tilanne/tuotannossa - Maanmittauslaitos - Tilastokeskus - Geologian tutkimuskeskus - Tullilaitos - MEK - Valtiovarainministeriö - Mikes - Kansallisarkisto - Kuluttajavirasto - Liikenne- ja viestintäministeriö - Verohallinto - Sisäasiainministeriö - Haltik - Valvira - Ilmatieteen laitos - Viestintävirasto - Patentti- ja rekisterihallitus - Ulkoasiainministeriö

15 Tilausten hallintajärjestelmä TILHA (5) Toimittajatilanne - Tilhan toimittajaportaaliin on rekisteröitynyt 224 toimittajaa, joista Hanselin toimittajia vajaa Rekisteröityneitä toimittajia mm.: BusinessForum, Isku, Martela, Atea, Logica Suomi, Lindell, Fujitsu, Paperipalvelu, Haus, Lassila&Tikanoja, DataInfo, ISS Palvelut, Dell, - Punch out / tilausintegraatioita tuotannossa 7, projekti käynnissä 12 toimittajan kanssa

16 Rondon versionvaihto (1) Yleistä Valtion virastojen käytössä olevan laskujen käsittely- ja kierrätysjärjestelmä sekä arkistointijärjestelmä Rondon uuden version (Rondo R8) pilotointivaihe on saatu päätökseen..versionvaihdon tavoitteet - Järjestelmän yhtenäistäminen huomioidaan palvelukeskusnäkökulma ja uusi teknologia - Yhtenäistää toimintatapoja - Versionvaihto on järjestelmän ylläpidon ja palvelun jatkuvuuden näkökulmasta välttämätön, myös Kiekun käyttöönotto edellyttää R8 versiota

17 Rondon versionvaihto (2) Rondo R8-version tuotantokäytön ovat aloittaneet kirjanpitoyksiköistä Suomenlinnan hoitokunta, Valtiokonttori, Kuluttajatutkimuskeskus, Valtion Taidemuseo, Matkailun edistämiskeskus ja Suomen Akatemia. Muiden kirjanpitoyksiköiden versionvaihtoaikataulu laaditaan jo tehtyjen versionvaihtojen kokemusten pohjalta. Tavoitteena on, että aikataulutus saadaan valmiiksi vaiheittain ja mennessä. Versionvaihdot on tarkoitus tehdä käyttöönottoerittäin noin kuukauden välein.

18 Rondon versionvaihto (3) Valtiokonttori järjestää kirjanpitoyksiköille infotilaisuuksia R8 versionvaihdosta ja vastaa koko versionvaihtoa koskevasta tiedottamisesta yhdessä Palkeiden kanssa. Palkeiden asiakkaille versionvaihtoprojektin tarjoaa erillisenä kehitysprojektina Palkeet. Kirjanpitoyksikön vastuulla on huolehtia taloussäännön päivittämisestä sekä loppukäyttäjien kouluttamisesta. Lisäksi kirjanpitoyksikön tulee varmistaa käyttöympäristö-vaatimusten toteutuminen. Muille virastoille (kuin Palkeiden asiakkaille) sen tarjoaa vastaavasti Valtiokonttori/VIP

19 Rondon versionvaihto (4) Rondon käytön kustannukset Valtion It-palvelukeskuksen (VIP) hintoihin on lähtien sisältynyt Rondo-ympäristöjen ylläpidosta ja tuotannosta aiheutuvat kustannukset. Rondolla tehtävän laskujen käsittelyn ja arkistoinnin työkustannukset sisältyvät vastaavasti Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksen (Palkeet) palveluhintoihin. Palkeiden asiakkaille edellä mainitut kustannukset näkyvät yhtenä, eriteltynä laskuna

20 Rondon versionvaihto (5) Versionvaihdon kirjanpitoyksikkökohtaiset kustannukset Virastokohtaisten kustannusten määrä riippuu tehtävien töiden laajuudesta ja vaihtelee tyypillisesti ja euron välillä. Töistä ja niiden kustannuksista on tarkoitus tehdä erillinen sopimus (eivät sisälly palvelusopimukseen) Erillisen sopimuksen mukaiset kustannukset veloitetaan Palkeiden asiakkaiden osalta Palkeiden laskulla ja muiden virastojen osalta VIP:n laskulla.

21 Valtion raportointipalvelu Netra ja Johdon raportointi Valtion raportointipalvelu Netra on julkinen palvelu, joka sisältää ajankohtaista tietoa valtion toiminnasta, resursseista ja tuloksellisuudesta. Valtion tulostietojärjestelmä Valtionhallinnon tuloksellisuustiedot kootaan keskitetysti tulostietojärjestelmän avulla ja tiedot julkaistaan Valtion raportointipalvelu Netrassa.

22 Valtion raportointipalvelu Netra julkinen raportointiportaali Johdon raportointipalvelu keskeiset tunnusluvut sähköpostitse kuukausittain

23 Johdon raportointipalvelu Talousjohdon raportit - Valtion taloustiedot* - Hallinnonalan talousjohto - Kirjanpitoyksikön talousjohto* Henkilöstöjohdon raportit Johdon raportoinnin tietolähteinä ovat valtion keskuskirjanpito ja työnantajan henkilöstötietojärjestelmä Tahti - Kirjanpitoyksikön henkilöstöjohto* - Työnantajaviraston henkilöstöjohto* Matkahallinnon raportit - Valtion matkakulut - Hallinnonalan matkakulut - Kirjanpitoyksikön matkakulut Tilauslinkki Netran etusivun alareunassa: > Tilaa raportteja Uusien raporttien pilotointiin osallistuminen: netra@valtiokonttori.fi * Pilotointi käynnistyy 06/2011

24 Tulostavoiteasiakirja-raportti Tulostietojärjestelmään on tulossa mahdollisuus määrämuotoisen tulossopimuksen tekemiseen Tavoitteet saadaan asiakirjaan automaattisesti Tulostietojärjestelmään syötetyistä tiedoista Asiakirjan rakenne noudattaa valtion tulosprismaa, perusotsikointi valmiina Mahdollisuus vapaan tekstin lisäämiseen Käytettävissä syksyn 2011 aikana

25 Viitta talous- ja henkilöstöhallinnon itsearviointi (1) Viitta- itsearvioinnin taustaa Viitta-itsearviointityökalu valmistui keväällä Työkalua pilotoivat Tulli ja SM alkuvuonna Viitta-itsearviointityökalun tavoitteena on auttaa virastoa - arvioimaan talous- ja henkilöstöhallintonsa nykytilaa - määrittämään niille tavoitetilat - ja asettamaan kehittämistoimenpiteitä tavoitetilan saavuttamiseksi. - Kehittämistoimenpiteet vastuutetaan ja aikataulutetaan virastossa ja niiden toteuttamista seurataan.

26 Viitta talous- ja henkilöstöhallinnon itsearviointi (2) Viitta- itsearvioinnin taustaa Viitta-itsearviointityökalu tukee virastoa mm. - Tarpeellisten talous- ja henkilöstöhallinnon roolien määrittämisessä - Tehtävien, toimintatapojen ja prosessien uudelleenorganisoinnissa - Talous- ja henkilöstöhallinnon ja johdon välisen yhteistyön kehittämisessä

27 Itsearviointiprosessi Projektin aloitus virastossa ja Viittakoordinaattorin valinta Työkalun luovuttaminen koordinaattorille Tekninen osuus Virastojen itsearviointien konsolidointi esim. hallinnonaloittain, viraston koon mukaan tms. Tulosten analysointi ja vertailu esim. muihin hallinnonaloihin Palautteen kerääminen Viraston koordinaattorin perehdyttäminen työkaluun ja prosessiin Vastaajien valitseminen ja perehdytys Itsearviointilomakkeiden konsolidointi Itsearvioinnin tulosten analysointi Tavoitteiden asettaminen tulosten perusteella Itsearviointilomakkeiden luominen Itsearviointilomakkeen täyttäminen Mahdollinen osa prosessia Vastaajan vastuulla Viraston koordinaattorin vastuulla Viraston johdon vastuulla Valtiokonttorin vastuulla

28 Viitta - käyttöönotot Arvioinnin tehneet/tekemässä olevat kirjanpitoyksiköt/virastot - Kaikki SM:n hallinnonalan virastot (pl. Rajavartiolaitos) - Evira (taha), Verohallinto, Tilastokeskus, UM, YM, PLM, VM Tekijät saavat käyttöönsä muiden arvioinnin tehneiden tulokset Viitta- itsearviointia suositellaan tehtäväksi Kiekun käyttöönoton valmistelutoimenpiteenä noin vuosi ennen käyttöönottoa

29 Viitta- itsearviointien tulosten hyödyntäminen Virastossa Varsinainen hyöty Viitta- itsearvioinnista realisoituu tulosten analysoinnin ja tarpeellisten kehittämistoimenpiteiden toteuttamisen myötä. Valtiotasolla Virastojen Viitta-itsearviointien pohjalta saadaan kattavat tiedot talous- ja henkilöstöhallinnon nyky- ja tavoitetilasta eri virastoissa. - Vertailu muihin virastoihin tai hallinnonaloihin - Hyvien käytäntöjen tunnistaminen ja niiden levittäminen - Virastoille yhteisten kehittämiskohteiden tunnistaminen

30 Keskuskirjanpidon järjestelmien uusiminen: esiselvitys (1) Talousarvion tilijaottelu (TATI), Keskuskirjanpito (KKP), Valtuusseuranta Nykyiset keskuskirjanpidon järjestelmät ovat elinkaarensa lopussa ja niiden tekniikka on uudistettava järjestelmien toimivuuden turvaamiseksi. Valtion taloushallinnon toimintaympäristö muuttuu Palkeiden ja Kiekun myötä, mistä johtuen keskuskirjanpidon ja sen järjestelmien tehtäviä on arvioitava suhteessa Kiekuun ja valtion taloustiedon tietotuotantoon kokonaisuutena (ml. laajentuneet tietotarpeet).

31 Keskuskirjanpidon järjestelmien uusiminen: esiselvitys (2) Esiselvitys tuottaa analyysin keskuskirjanpidon järjestelmien uudistamisen mahdollisista ratkaisuvaihtoehdoista. Keskuskirjanpidon toteuttamisvaihtoehtoja arvioidaan järjestelmänäkökulmaa laajemmin, muuttuva toimintaympäristö ja laajentuneet tietotarpeet huomioiden. Esiselvityksen perusteella tehdään päätöksiä uudistuksen etenemisestä ja aikataulusta. Esiselvitysprojekti valmistuu vuoden 2011 lopussa. TATIn uudistamisessa ollaan etenemässä muita keskuskirjanpidon järjestelmiä nopeammalla aikataululla

32 Laskentatoimen ohjaus Vuonna 2011 Liikekirjanpidon tilit 2011 julkaistu Kirjanpidon käsikirja 2011 julkaistu Uutisia valtion taloushallinnosta (2 uutiskirjettä ) Ajankohtaista laskentatoimen ohjauksesta (4 tiedotetta) Kysymyksiä ja vastauksia julkaistu 8 kpl Määräys liikekirjanpidon tileistä (vakuutusmaksutuotot) Tuki kirjanpitoyksiköille seurantakohderakenteen luomisessa Liikekirjanpidon verokantakohtaisten tilien poisto?

33 Henkilötyövuosi- ja tuottavuuskysely (1) tavoitteet Henkilötyövuosi- ja tuottavuuskyselyn tavoitteena on - Todentaa kehitystä vuosina Sitoutuneet henkilötyövuodet Tuottavuuden tunnusluvut (volyymit/htv) - Antaa lähtötasotietoa Kieku-tietojärjestelmän käyttöönotoille Mahdollistaa seurannan ja arvioinnin käyttöönottojen jälkeen Tavoitteena kuvata tapahtunutta kehitystä, mutta myös tunnistaa taustalla vaikuttavia tekijöitä - Tulosten käsittely referenssiryhmissä - Hallinnonalakohtaiset purkutilaisuudet Tarpeet toimintatapojen kehittämiselle

34 Henkilötyövuosi- ja tuottavuuskysely (2) toteutus Ensimmäisessä vaiheessa kohderyhmänä vanhojen palvelukeskushallinnonalojen kirjanpitoyksiköt sekä Palkeetpalvelukeskus - SM, VM, OM, PLM Keskeistä vertailtavuuden säilyttäminen vuoden 2008 kyselyyn. Kyselymenetelmää päivitetään vastaamaan Kiekuprosessijakoa. Kysely vastattavana kirjanpitoyksiköillä touko-kesäkuun taitteessa. Tulosten käsittely elo-syyskuun aikana. Työn edetessä tehdään valtiovarainministeriön kanssa päätös toisen kyselyerän toteuttamisesta syys-joulukuussa. Tällöin kysely laajenisi kattamaan muita hallinnonaloja.

35 Kieku-tietojärjestelmän käyttöönotto ja seurantakohteet Kieku-tietojärjestelmän kanssa kirjanpitoyksiköissä otetaan käyttöön uusi, valtion yhteinen seurantakohdemalli Yhteinen tietojärjestelmä edellyttää riittävän - Yhtenäisiä prosesseja ja - Yhtenäisiä tietorakenteita Yhtenäiset tietorakenteet on tiivistetty yhteiseen seurantakohdemalliin

36 Seurantakohteista vastaavat osapuolet Seurantakohdemallissa on sekä - yhteisiä eli valtiotasoisia, että - kirjanpitoyksikkökohtaisia seurantakohteita. Yhteisistä seurantakohteista vastaa pääsääntöisesti Valtiokonttori. Ministeriö koordinoi hallinnonalansa seurantakohdemallia ja seurantakohteita. Kirjanpitoyksikön tehtävänä on omaa toimintaansa palvelevien seurantakohteiden määrittäminen seurantakohdemalliin. Palvelukeskuksen rooli kehittyy konsultoivampaan suuntaan

37 Seurantakohdemalli Seukoto/ valtio LKP-tili TaKP-tili Valtuus Projekti Toiminto Suorite Alue/ kunta Seuranta kohde 1 Kirjanpitoyksikkö Toimintayksikkö Kumppani Seurantakohde 2 Varalla 1 Varalla 2 Kieku Yritys Kustannuspaikka Tulosyksikkö Segmentti Sisäinen tilaus Projekti (PRR-osa) Rahasto Alue/ kunta Pääkirjatili Rahoitusrivi Toimintoalue Kumppaniyhtiö Seurantakohde 1 Seuranta -kohde 2 Seurantakohde 3 Seurantakohde 4 P/V P P V/P (tuotto- ja kulutileillä) V/P V/P V V V V V/P V V Ei käytössä Ei käytössä Laskentatoimen alue Ulkoinen Ulkoinen Sisäinen Ulkoinen Ulkoinen Ulkoinen Muu ulkoinen Sisäinen Sisäinen Sisäinen Muu sisäinen Ulkoinen Muu sisäinen Muu sisäinen Muu sisäine n Muu sisäine n Pituus 4 8 (5+3) ) Kirjanpitoyksikkö (Kirjanpitoyksikkö) 2) LKP tili (Liikekirjanpidon tilit) 3) Toimintayksikkö (Virastot ja sisäinen organisaatio) 4) TaKP tili (Talousarviokirjanpidon tilit) 5) Valtuus (Valtuus) 6) Projekti (Virasto, useamman viraston, valtakunnalliset) 7) Toiminto (Ydintoimintojen hierarkia ja tukitoimintojen ylätaso) 8) Suorite (Viranomaissuorite, maksullinen toiminnan suoritteet) 9) Alue/Kunta (Kunta 3 nro + maat SAP:n vakiokoodit) 10) Kumppanikoodi (Valmius konsernilaskentaan, sisäinen laskutus) 11) Seurantakohde 1 (Vapaa 1, viraston omaan käyttöön) 12) Seurantakohde 2 (Vapaa 2, viraston omaan käyttöön) 13) Seurantakohde 3 (Varalla 1, virastokohtainen, ei käytössä) 14) Seurantakohde 4 (Varalla 2, yhteinen, ei käytössä) Valtiotasoinen Kirjanpitoyksikkökohtainen P = pakollinen V = vapaaehtoinen 15) Henkilö (Käytössä ainoastaan henkilöstöhallinnossa)

38 Huomioitavaa seurantakohdemallista Seurantakohteiden suunnittelu Kannattaa aloittaa hyvissä ajoin Vie aikaa n kuukautta Muutoksia seurantakohteisiin Numerot muuttuvat, Koodit suhteellisen pitkiä Yhteinen numeroavaruus, koodien alussa kirjanpitoyksikkönumero Useita toimijoita Kirjanpitoyksikkö, Palkeet, ministeriö, VK Yhteinen kieli Syntyy uutta osaamista Vaatii yhteistyötä ja verkostoitumista

39 Seurantakohteiden eri versiot Versio 1 Aloitus ennen Kiekun valmisteluvaihetta Valmis valmisteluvaiheen alussa Ei pidä olla täydellinen Pohja jatkotyöstämiselle ja työpajoille Versio 2 Työstäminen Kiekun valmisteluvaiheen aikana Valmis eroanalyysiin Pitää ilmetä KPY:n tarpeet Versio 3 Työstäminen Kiekun määrittelyvaiheessa Valmis määrittelyvaiheen lopuksi Lopullinen seurantakohdemalli

40 Kiitos!