Tilauksesta perintään - ajankohtaista

Transkriptio

1 Tilauksesta perintään - ajankohtaista Taloushallinnon kevätseminaari Valtiokonttori, Talous ja henkilöstö Perustietojen ylläpito Myyntilaskujen käsittely Suoritusten käsittely Saatavien valvonta ja perintä Asiakasrekisterin ylläpito Myyntilaskutus Palkeissa Viivästyskorkolaskutus Nimikerekisterin ylläpito Myyntilaskutus kirjanpitoyksikössä Maksukehotukset 1

2 Taloushallinnon htv-kehitys, kun aineisto skaalattu vastaamaan koko valtionhallintoa Valtionhallinnon skaalattu taha htv-määrät pääprosesseittain Kieku-valmistelu Kirjanpito Menojen käsittely Sisäinen laskenta Suunnitteluprosessi Tulojen käsittely /2011 Menojen käsittely sitoo yhä 40 % taloushallinnon resursseista vuonna 2010/2011. Vuosien 2008 ja 2010/2011 välillä htv-määrät ovat laskeneet eniten menojen käsittelyssä (6 %, 58 htv) ja sisäisessä laskennassa (20 %, 88 htv). Htv-muutoksia on menojen ja tulojen käsittelyssä hyvä verrata myös tapahtumamäärien muutoksiin. Vuoden 2010/2011 tiedot on saatu skaalaamalla 11 hallinnonalan tiedot vastaamaan koko valtionhallintoa Vuoden 2008 tiedot perustuvat ko. vuonna toteutettuun htv-kyselyyn ja myöhemmin saatuihin tarkentaviin tietoihin. Koska vastausprosentti ei 2008 ollut 100% on tiedot skaalattu vastaamaan koko valtionhallintoa. Vuoden 2002 taloushallintoselvityksen tiedot on skaalattu vastaamaan koko valtionhallintoa. Tiedoista on poistettu matkustus-prosessin htv:t. Yliopistot ja korkeakoulut eivät sisälly /2011 tietoihin. Taloushallinnon osaprosessit suuruusjärjestyksessä Taloushallinnon osaprosessien htv-määrät 2010/2011 Menotositteiden hyväksymiskierto 571,3 Suunnitteluprosessi 366,5 Menotositteiden käsittely 259,8 Kirjanpito ja tilinpäätös 259,2 Analysointi ja raportointi 205,0 Laskutus 180,7 Sisäinen laskenta 150,0 Suoritusten käsittely 67,3 Maksuunpano 64,0 Käyttöomaisuuskirjanpito 47,5 Saatavien valvonta 33,5 Toimittajarekisterin ylläpitäminen 23,1 Kieku-valmistelu 16,5 Laskuun perustuvien tulotos. käsittely 16,5 Valtuuskirjanpito 15,6 Asiakasrekisterin ylläpitäminen 13, Tietoihin sisältyvät kirjanpitoyksiköiden ja palvelukeskuksen tiedot. Kieku-käyttöönoton valmistelu palvelukeskuksen osalta VM hallinnonalalta on N/A. Neljä suurinta prosessia sitovat yhteensä 64 % taloushallinnon työmääristä. Näiden prosessien kehittäminen nousee siten keskeiseen asemaan. Menotositteiden hyväksymiskierto -osaprosessi sitoo 25 % kaikista taloushallinnon työmääristä 11 hallinnonalalla Menotositteiden hyväksymiskierto ja menotositteiden käsittely osaprosessit sitovat yhdessä 36 % työmääristä Suunnitteluprosessi ei jakaannu osaprosesseihin, kuten muut taloushallinnon pääprosessit. Suunnittelu sitoo 16 % työmääristä 2

3 Palvelukeskuksen työn osuus tulojen käsittelyssä 14 % (tilanne 2010/2011) 25% 11 HA: Palvelukeskuksen työn osuus (% htv-määristä) prosesseittain 20% 19% 15% 15% 14% 10% 7% 10% 8% 5% 0% 4% 1% 1% 0% 0% Kieku-valmistelu Kirjanpito Menojen käsittely Sisäinen laskenta Suunnitteluprosessi Tulojen käsittely /2011 Luvut sisältävät palvelukeskuksen OM, PLM, SM, VM, MMM, UM, YM, LVM, STM, OKM ja TEM hallinnonaloille tuottamien palveluiden htv-määrät yhteensä. Kieku valmistelu on VM hallinnonalan osalta NA. Palvelukeskuksen työn osuus kasvanut eniten kirjanpidon pääprosessissa Palvelukeskuksen työn osuuden kasvu johtuu suurelta osin uusista asiakkuuksista Tulojen käsittelyssä palvelukeskuksen työn osuus vaihtelee 2 % - 28 % välillä hallinnonaloittain 30% 28% Palvelukeskuksen työn osuus (% htv-määristä) 2010/ % 22% 20% 18% 19% 15% 15% 15% 15% 14% 10% 10% 5% 3% 2% 0% OM PLM SM VM MMM UM YM LVM STM OKM TEM Tulojen käsittely Palvelukeskuksen työn osuutta on hyvä arvioida myös suhteessa hallinnonalan painoarvoon tapahtumamäärien avulla. Suurimmat tapahtumamäärät menojen käsittelyssä on seuraavilla hallinnonaloilla: MMM, OM, LVM, VM, TEM Selvästi eniten työtä palvelukeskukseen on siirtynyt OM hallinnonalalla (28 %) ja toiseksi eniten YM hallinnonalalla (22 %) Vähiten työtä palvelukeskukseen ovat siirtäneet STM (2 %) ja MMM (3 %) 3

4 kpl/htv kpl/htv Tulojen käsittelyn tuottavuus on kasvanut 6,4 % vuodesta Hallinnonalat yhteensä: Tulojen käsittelyn tuottavuus Tulojen käsittely -prosessin htv:t Myynti- ja hyvityslaskujen lukumäärä / ,80 310, Tuottavuus (kpl/htv) /2011 Htv 2008: Myyntireskontra ja maksuliike (Saapuva raha) + Laskutus Htv 2010: Asiakasrekisterin ylläpitäminen + Laskuun perustuvien tulotositteiden käsittely + Suoritusten käsittely + Saatavien valvonta + Laskutus Volyymi 2008 ja 2010/2011: myynti- ja hyvityslaskujen lkm Htv-määrä pysynyt käytännössä ennallaan (vähentynyt alle 1 %, 2,5 htv) Tapahtumamäärät kasvaneet 5,5 % ( kpl) Tuottavuus kasvanut 6,4 % vuodesta 2008 Vertailutietoa valtionhallinnon ulkopuolelle on tulojen käsittelyn tuottavuudesta esitetty dialla 92 Menojen käsittelyn ja tulojen käsittelyn tuottavuudet: valtiolla tehty keskitetty työ vs. BM-aineisto Menojen käsittelyn tuottavuus Tulojen käsittelyn tuottavuus BM - 25% BM - Mediaani BM - 75% Valtio 0 BM - 25% BM - Mediaani BM - 75% Valtio Vertailuaineisto (BM) on jaettu kolmeen luokkaan: 1) alakvartiiliin (BM 25 %), jonka osoittaman tuottavuuden alle jää vertailuaineistosta 25 % 2) mediaaniin, joka osoittaa jakauman keskimmäisen havaintoarvon 3) yläkvartiiliin (BM 75 %), jonka osoittaman tuottavuuden alle jää vertailuaineistosta 75 %. Menojen käsittelyssä valtionhallinnon tuottavuus (11 ha yhteensä) jää alle vertailuaineiston alakvartiilin tuottavuusarvon. Tässä yhteydessä valtionhallainnon tuottavuusarvo on laskettu huomioiden vain PK ja KPY taloushallintoyksiköiden htvmäärät (substanssiyksiköiden työmäärä rajattu ulkopuolelle) Tulojen käsittelyssä valtionhallinnon tuottavuus (11 ha yhteensä) yltää vertailuaineiston alakvartiilin yläpuolelle, mutta jää kuitenkin vertailuaineiston mediaaniarvon alapuolelle. Tässä yhteydessä valtionhallainnon tuottavuusarvo on laskettu huomioiden vain PK ja KPY taloushallintoyksiköiden htv-määrät (substanssiyksiköiden työmäärä rajattu ulkopuolelle) 4

5 Perustietojen ylläpito Perustietojen ylläpito- pääprosessi Asiakasrekisterin ylläpito Nimikerekisterin ylläpito Asiakasrekisterin ylläpidossa prosessia muutetaan siten, että uusi asiakas voidaan perustaa Palkeissa laskutuksen yhteydessä Prosessissa asiakkaan perustaminen ja laskutus tapahtuu eri rooleissa, joten vaarallista työyhdistelmää ei synny 5

6 Perustietojen ylläpito- pääprosessi Asiakasrekisterin ylläpito Nimikerekisterin ylläpito Nimikerekisterissä haetaan Kiekuun ratkaisua yhteisestä valtiotasoisesta nimikerekisteristä Suuri haaste tällä hetkellä nimikerekisterin paisuminen yhteisen nimikerekisterin puutteesta johtuen (tuotehierarkian puuttuminen) Nimikerekisterin ylläpito siirretty Palkeissa rekisteriryhmästä laskutusryhmään osaamisen kasvattamiseksi Prosessialuepalavereissa selvitetty, että laskuttaja ja nimikerekisterin ylläpitäjä voivat olla sama henkilö, vaarallista työyhdistelmää ei synny Tuotenimikkeen pituudessa huomioitava, että se voi olla enintään 40 merkkiä Myyntilaskujen käsittely 6

7 Myyntilaskujen käsittely - pääprosessi Myyntilaskutus Palkeissa Myyntilaskutus kirjanpitoyksikössä Laskutuksessa haasteet liittyvät kirjanpitoyksikön Palkeisiin lähettämiin laskutuspyyntöihin - Pyynnöissä paljon virheitä, jotka hidastavat laskutusprosessia - Korjaavat toimenpiteet Laskutuksen keskittäminen virastossa Älykkyyden ja kontrollien lisääminen excel laskutuspyyntölomakkeelle tai erillisen kontrollit sisältävän portaaliratkaisun tarjoaminen laskutuspyyntöjen tekemiseen Kieku käyttöönoton yhteydessä panostus koulutukseen ja ohjeistukseen Myyntilaskujen käsittely - pääprosessi Myyntilaskutus Palkeissa Myyntilaskutus kirjanpitoyksikössä Laskutuksessa haasteena kirjanpitoyksiköt, joiden laskutusta ei ole vielä sähköistetty eikä verkkolaskun lähetys ole mahdollista (esim. Vakava) - Virasto joutuu tekemään verkkolaskut niitä vaativille asiakkaille BW laskutusportaalin tai OC:n verkostopalvelun (pilotissa) kautta manuaalinen lisätyö virastossa - Tulostetaanko ja kuoritetaanko laskut manuaalisesti kirjanpitoyksikössä? - Laskutus ei ole mukana OC:n laskujen välityspalveluista sovitussa palvelutasoseurannassa eikä muussa raportoinnissa - Viitteettömiä laskuja ei saisi enää esiintyä, vaikka laskutusta ei olisi sähköistetty 7

8 Myyntilaskujen käsittely - pääprosessi Myyntilaskutus Palkeissa Myyntilaskutus kirjanpitoyksikössä Laskuaineistojen kierrätys ja arkistointi Rondossa - Laskuaineistojen hyväksynnän harmonisointi kirjanpitoyksiköissä - Kierrätyksessä ja arkistoinnissa yhdenmukaistetaan käytännöt prosessin sujuvoittamiseksi ja manuaalityön vähentämiseksi Palkeissa ja kirjanpitoyksiköissä - Kierrätettävien ja arkistoitavien aineistojen sisäänluvun ja hakutekijöiden automatisointi (kaikki Palkeiden laskutusjärjestelmät) - Pienimmän laskutettavan summan määrittäminen valtiotasolla ohjeistettava Suoritusten käsittely 8

9 Suoritusten käsittely - pääprosessi Suurin haaste on virheelliset viitteet tai viitteen puuttuminen kokonaan, joka aiheuttaa turhaa selvittelytyötä - Ratkaisua on haettu mm. pankeilta vaatimalla verkkopankkeihin ns. viitepakkoa laskun maksamisen yhteydessä - Lisäksi on tarkoitus ohjeistaa joitakin suuria maksajaryhmiä (esim. kunnat ja vankien omaiset puutteellisin tiedoin lähetetyistä suorituksista ) - Viitelistojen hyväksyntää ei tarvitse enää jatkossa tehdä kirjanpitoyksiköissä, hyväksyntä tehdään Palkeissa. Yli- ja alisuoritusten käsittely Milloin aiheellista palauttaa ja milloin tulisi vaatia erotus maksuun? Saatavien valvonta ja perintä 9

10 Saatavien valvonta ja perintä - pääprosessi Viivästyskorkolaskutus Maksumuistutus Viivästyskorkolaskut lähtevät tällä hetkellä Kiekusta neljännesvuosittain - Keskusteltu, pitäisikö laskutusta tihentää? - Minimilaskutettava summa? Nykyisin kymmenen euroa - Nimikkeistön yhdenmukaistaminen Saatavien valvonta ja perintä - pääprosessi Viivästyskorkolaskutus Maksumuistutus Kuinka monta maksumuistutusta tulisi lähettää? - Ehdotus: Yksi ja samalla tarkennettaisiin tekstiä laskun siirtämisestä ulosottoon. - Miten suhtautua perintätoimiston käyttöön? - Aukiolevien suoritusten ulosottokelpoisuus? Julkisoikeudelliset maksut Muut maksut Laaja vai suppea haastehakemus? 10

11 Lisätietoja VK: ja Kristiina Seppälä Sähköposti Palkeet: Pia Lehto ja Eija Hiltunen Sähköposti on muotoa 11