PÖYTÄKIRJA OSAKUNNAN HALLITUKSEN KOKOUKSESTA 18/2014. Aika: klo 14:00 Paikka: HO / Osakuntabaari

Transkriptio

1 PÖYTÄKIRJA OSAKUNNAN HALLITUKSEN KOKOUKSESTA 18/2014 Aika: klo 14:00 Paikka: HO / Osakuntabaari Läsnä: Pekka Hassinen, kuraattori Jenni Rönkkö, sihteeri Olga Penkkilä Juhani Takkunen Paula Talonen Kari Tuominen Mari Teinilä Anna Zitting Laura Kylliäinen, taloudenhoitaja Iina Jokilaakso Teemu Laakso (saapui kohdassa 9.) 1. Avaus Kuraattori avasi kokouksen kello 14: Laillisuus ja päätösvaltaisuus Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 3. Työjärjestys Esityslista (liite 1) hyväksyttiin työjärjestykseksi. 4. Edellisten kokousten pöytäkirjat (liitteet 2 ja 3) Pöytäkirjoja korjattiin muutamasta kohdasta, hyväksyttiin tehdyin muutoksin. 5. Ilmoitusasiat Toiminannohjaaja ei ollut paikalla. 6. Tehdyt edustusvierailut Kuraattori, toimari, inspehtori, säätiön hallituksen puheenjohtaja ja Tavastia ry:n edustaja olivat kunniajäsenemme Esko Rekolan hautajaisissa.

2 7. Toiminnanohjaajan asiat Päätettiin, että palataan asiaan tarvittaessa. 8. Taloudenhoitajan asiat Taloudenhoitajan asia oli budjetti. 9. Budjetti 2015: toinen käsittely Viime budjettikokouksen jälkeen oltiin käyty keskustelua erityisteemoista. Kuraattori sanoi, että valtuuskunnalle voi vielä viedä tiedoksi, että toimintamäärärahan tarve olisi suurempi kuin säätiön hallituksen ehdottama. Viime kokouksen tuloksena budjettiehdotus 2015 olisi yli 8000 euroa miinuksella. Keskusteltiin remonttiin määrättävästä rahasta. Ajateltiin 1500 euroa budjetoitavaksi talkoisiin ja muuttolaatikoita varten. Mikäli joudutaan palkkaamaan muuttofirma tai ylimääräisiä varastotiloja, ensi vuoden hallitus pyytää yleiskokoukselta mandaattia käyttää rahaa puskurirahastosta. Päätettiin budjetoida 1500 euroa remonttikuluihin. Muut juhlat: kuraattorinvaihtokaronkkaan budjetoitiin 1700 euroa. Vappusillikseen budjetoitiin 100 euroa, linjattiin että tarvittaessa silliksen osallistujahintaa voi nostaa. Toiminnanohjaaja kertoi, että Juristikerhon Kristot järjestetään 16.5., eli alustavan aikataulun mukaan remontti osakunnalla on silloin jo alkanut. Kristoilla ei välttämättä olekaan cocktail tai jatkopaikkaa osakunnalla, joten Juristikerhon tulevan vuoden puheenjohtaja Paula Talonen haki 1200 euron lisärahaa Juristikerholle muita juhlatiloja varten. Määräraha on ehdollinen: jos kerho ei tarvitsekaan muita juhlatiloja, raha palauu muuhun käyttöön. Raha voitaisiin budjetoida myös YTM:aan. Selkeyden vuoksi kuraattori ehdotti 1200 euron budjetoimista momenttiin muut juhlat. Ehdotus hyväksyttiin. ATK: YVK:n ehdottamien hankintojen budjetointi oli sijoitettu momenttiin ATK. Puhuttiin, jospa 100 euron oheislaitteet momentti poistettaisiin ja nostettaisiin atk momenttia 400 euroon. Näin päätettiin tehdä. Keskusteltiin YVK:n hakemien erittelyjen myöntämisestä. Ratinan koneen

3 uusi näyttö jäi vielä epävarmaksi, muut saivat kannatusta. Muut huoneistokulut: YVK:n hakema kiuas ja päältäajettava ruohonleikkuri Koivuniemeen eivät saaneet rahaa. Kiukaan maksaa luultavasti säätiö ja ruohonleikkurin hankinta siirretään myöhemmille vuosille. Koivuniemen pyykinpesukoneesta keskusteltiin, YVK:n hallitusvastaava oli sitä mieltä, että uusi tarvitaan, joten 800 euroa myönnettiin pesukoneelle. Koivuniemen tuvan sisustamiseen oli haettu 300 euroa. Päätettiin lykätä sisustusrahaa Koivuniemeen tulevan keittiöremontin yhteyteen ensi vuoden hallitukselle. Budjetoitiin 200 euroa Koivuniemen keittiön varustelutason korjaamiseen. USB kaiuttimia varten oli tehty 250 euron hakemus. Päätettiin budjetoida tähän 150 euroa. Perinnönhankkimiskuluista keskusteltiin. Juristin palkkion voisi merkitä negatiivisiksi tuloiksi, joka saadaan perinnöstä. Budjetoitiin euroa juristin palkkioon momenttiin Tilintarkastus ja asianajokulut ja lisättiin muihin tuottoihin euroa. Päätettiin, että lisäbudjetissa 2014 budjetoitua 5000 euroa lakimiehen palkkioon ei laiteta siirtovelkoihin, koska laskutus ei toteudu vielä vuonna Pidettiin tauko. UAV: 300 euroa oli haettu Tarton yliopiston juhliin osallistumiseen. Ei nähty tarpeellisena tukea matkaa noin suurella summalla. Hallitusvastaava Kari Tuominen sanoi, että vierailut ystävyysosakuntiin momentti on kasvanut paljon viime vuosina. Vierailijat Hämäläis Osakunnassa momenttiin haettiin 300 euroa enemmän kuin tälle vuodelle oli haettu. Taloudenhoitaja ehdotti UAV:n määrärahan korottamista, mutta ei niin paljon kuin mitä oli haettu. Kaunasin reissuun ei budjetoitu haettua 400 euroa. Vierailijat Hämäläis Osakunnassa momenttiin budjetoitiin 3000 euroa. KoVK: Koulutusvaliokunta oli pohtinut momenttien abi infot ja maakuntatoiminta yhdistämistä. Kuraattori ehdotti momenttien pitämistä erillään, ehdotus hyväksyttiin. Maakuntatoimintaan budjetoitiin 100 euroa, Abi infoihin 300 euroa. YVK: Hakemus hyväksyttiin sellaisenaan. Kesäpaikkatoiminnan kulut ja kesäpaikan korjauskulut ja hankinnat momenttien yhdistämisestä keskusteltiin. Momentit päätettiin

4 yhdistää ja kutsua sitä momentiksi Kesäpaikkatoiminnan kulut. JVK: Kappakankaita ei oltu hankittu. Edellisessä budjettikokouksessa tehdyt muutokset hyväksyttiin JVK:n budjetiksi. VVK: Edellisen budjettikokouksen ehdotus hyväksyttiin VVK:n budjetiksi. LVK: Maanantaitarjoilujen määräraha laskettiin 500 euroon. Varsinainen toiminta Ilveshiihto: 3800 euroa budjetoitiin ilveshiihtoon. Pidot: Vähennettiin määrärahaa 200 eurolla, budjeotitiin 2800 euroa. Lynces Academici: Ei nähty ongelmaa budjetoida lyncesille rahaa, mikäli se onnistuu järjestämään toimintaa osakuntalaisille. Pohdittiin, tehdäänkö määrärahasta ehdollinen. Budjetoitiin 800 euroa ehdollisesti, mutta ehtoa ei muotoiltu. Kesäjuhlaan budjetoitiin 1800 euroa. Vuosijuhlan budjettia ehdotettiin laskettavaksi 9000 euroon, ehdotus hyväksyttiin. Fuksisitsien ja itsenäisyyspäiväsitsien määräraha pidettiin 150 eurossa, kuten ennenkin. Momenttiin Muut juhlat budjetoitiin 100 euroa Tavastia sitseille. Kerhot HOL: Ei oltu tarkistettu, onko kuoromatkaa Eurooppaan aikaisemmin sponsoroitu. Oltiin sitä mieltä, että matkaa voitaisiin tukea, sillä osakunnan sponsoroima määrä on hakemuksen mukaan kohtuullinen. Päätettiin budjetoida 1300 euroa HOLille. HOLin palkat hyväksyttiin. HOT: Päätettiin aiempien keskustelujen perusteella budjetoida HOTille 0 euroa. HOS: Toiminnanohjaaja sanoi, että tilanne on se, että HOS voi jatkaa ilman kapellimestarin

5 palkkaa. Palkanmaksun lakkauttamisen tavoite oli nostaa kerhon osakuntalaisuusastetta, mutta se ei ole toiminut. Päätettiin maksaa puolet kapellimestarin palkasta eli kevään palkka, 1170 euroa budjetoitiin momenttiin HOS palkat. HOSin määrärahaan myönnettiin haettu 300 euroa. HORes: Määrärahan kasvatusta kannatettiin. Budjetoitiin HOResille 500 euroa, joista 100 euroa on seppelettä varten. Pop klubben: Hakemusta ei ollut tullut. Budjetoitiin Pop klubbenille 300 euroa. HäVis: Budjetoitiin 700 euroa. HONK: Kerho oli hakenut 850 euron määrärahaa. Kerhon toiminnasta keskusteltiin. Kerholle budjetoitiin 350 euroa. Määrärahaa laskettiin näytelmäprojektin vaikeuksien takia. Jos näytelmä kuitenkin lähtee toteutumaan, voi HONK hakea ylimääräistä toiminta avustusta. Mimmikerho: Kerholla on ollut enemmän toimintaa kuin viime vuosina. Päätettiin budjetoida Mimmikerholle 450 euroa. Kokkikerho: Budjetoitiin 300 euroa. Koirakerho: Ei budjetoitu mitään. Pidettiin tauko. Palkat: Lomarahojen lopettamisesta oltiin keskusteltu, lomarahan summa siirrettäisiin palkkioihin. Ehdotettiin, että momentin nimi muutettaisiin Palkkioiksi. Ehdotusta kannatettiin. Palkkiot pyöristettiin indeksikorotuksen jälkeen lähimpään kymppiin. Hallintokulut Momenttiin Toimistotarvikkeet oli lisätty 800 euroa tulostinten mustekasettien säännöllistä hankkimista varten. Budjetoitiin momenttiin 1350 euroa.

6 Vakuutuksiin hyväksyttiin taloudenhoitajan ehdotus. Budjetoitiin 2700 euroa. Vartiointiin budjetoitiin 3000 euroa ja toiminnanohjaaja ehdotti, että vartiointi kilpailutettaisiin ensi vuonna uudestaan. Virkailijaedut momentti laskettiin 7050 eurosta selkeämpään 7000 euroon. Juhani Takkunen ehdotti, että Riemuylioppilasjuhlia ei järjestettäisikään vuonna 2015, koska silloin säästettäisiin budjetissa 1400 euroa ja erityisesti siksi, koska ei ole varmuutta, ovatko mitkään osakunnan tilat vapaana juhlille floran päivän aikaan. Ehdotusta kannatettiin, riemut poistettiin budjetista. Henkilöstökulut eivät olleet kokonaisuudessaan valmiit, päätettiin hyväksyä budjetin valmis versio seuraavassa kokouksessa. 10. Saapunut posti Postia ei ollut tullut. 11. Saapuneet kutsut Kutsuja ei ollut tullut. 12. Valiokuntien ja kerhojen kuulumiset (liite) Paula Talonen ilmotti, että LVK on palkkaamassa toista jumppaohjaajaa. Hyväksyttiin kerhojen kuulumiset. 13. Ulkojäsenhakemukset Ulkojäsenhakemuksia ei ollut. 14. Määräraha anomukset a. Nettisivujen uudistaminen (vuodelle 2014) (liite) Hakemuksesta oltiin keskusteltu edellisissä kokouksissa, mutta keskusteltua jatkettiin vielä. Hakemus hylättiin.

7 15. Tilahakemukset Tilahakemuksia ei ollut tullut. 16. Muut asiat Juhani Takkunen kertoi, että virkailijawikiin tulee päivitys, jonka avulla wiki on helppo laittaa salasanan taakse. Iina Jokilaakso sanoi, että olisi hyvä pitää taidekerhon sääntömääräinen syyskokous osakuntalaisten voimin, sillä on oletettavissa, ettei puheenjohtaja pidä kokousta. Sovittiin, että kerhon hallitusvastaava Mari Teinilä järjestää syyskokouksen. Mari Teinilä lupasi järjestää myös kokkikerhon syyskokouksen aktiivisten kerhovirkailijoiden puuttuessa. 17. Kokouksesta tiedotettavat asiat Budjettiehdotus tulisi laittaa vähintään virkailijalistalle, lisäksi joulukuun yleiskokouksen kokouskutsussa mainitaan budjetin sijaitsevan ilmoitustaululla. 18. Seuraava kokous Taloudenhoitaja avaa sähköpostikokouksen budjetin hyväksymisestä. Sihteeri tekee doodlen seuraavista kokouksista. 19. Kokouksen päättäminen Kuraattori päätti kokouksen kello 19:58. Tämän pöytäkirjan vakuudeksi Hämäläisten talossa Pekka Hassinen Kuraattori Jenni Rönkkö Sihteeri